Contract management Multi support

Oslo 22. oktober 2015 advokat Kjell Steffner

1  

CONTRACT MANAGEMENT

2

Forhandling  og  inngåelse  -­‐  Behovsverifikasjon  -­‐  Forhandlingsstrategi  -­‐  Formulering  av  krav    Leveranse  /  forvaltning  -­‐  Vilkår  -­‐  Risiko  og  oppfølging  -­‐  Arkivering  og  ruAner  Avslutning  

Budskapet er: gjør det enkelt •  Bruk  kontrakten  som  et  verktøy  

– Vær  pedagogisk  ved  uDorming  – Få  kontrakten  opp  av  skuffen  

•  Risikoanalyse  –  flyH  fokus  og  innsats  fremover  i  prosessen  –  mindre  opprydding  

•  Lær  av  andres  feil  -­‐  alle  feil  er  gjort  før  •  Det  er  vanligvis  de  enkleste  og  små  hendelsene  som  velter  lasset  

3

Eksempler på CM-aktiviteter

•  Oppbevaring av avtaler og kontrakter (elektronisk).

•  Oppdatering av kontrakter i prosjekter. •  Oppdatering av f.eks. forhandleravtaler eller

arbeidsavtaler. •  Hente frem kunde- eller leverandøravtaler

og reforhandle til riktig tid. •  Oppfølging av avtaler som har automatisk

fornying.

Dokumentér! • Muntlige utsagn er også

forpliktende, men upresise og vanskelige å bevise.

• Krav om signatur? – Vanligvis forpliktende uten, men

skjerper sansene. – Forpliktelsene havner i riktig

beslutningssløyfe på begge sider.

Fordeler ved automatisert prosess

• Mindre arbeid • Lett tilgjengelig og korrekt

informasjon • Redusert risiko • Bedre forhold kunde/leverandør

6

Forhandling av kontrakt

1

Du får ikke resultatet du fortjener Du får det du forhandler

”Show  up  on  Ame  with  a  plan,  a  commitment  to  carry  it  out,  and  then  execute  it-­‐  and  you’ll  beat  the  compeAAon  100%  of  the  Ame.”  

Harvey  Mackay    

Harvey Mackay

”The  single  most  powerful  tool  for  winning  a  negoAaAon  is  the  ability  to  walk  away  from  the  table  without  a  deal.”  

BATFOL Beste  alternaAv  Al  forhandlet  løsning  

BATNA  Best  AlternaAve  To  a  NegoAated  Agreement    

Momenter til bakhodet •  EAkk  og  respekt  for  leverandørens  forretningsmodell  

•  ”Det  finnes  ingen  faste  priser”  •  Prising  og  forhandling  

– Trenering  av  prisforhandlingen  – Hierarkisk  godkjenningssystem  – Ketchupeffekt  

•  Mulig  å  oppnå  Alsynelatende  gode  rabaHnivåer  – Kvartalsavslutninger  – Bli  kviH  konkurrenter  

12

Kravspesifikasjon og

-Forstå problemet og lag en løsning

løsningsspesifikasjon

Egentlig ikke en juridisk disiplin …men problemene havner ofte hos juristene, vanligvis etter en lang, lang stund med prøving og feiling. Og opphavet til tvisten er vanligvis banal – ofte med opphav i spesifikasjonen av krav til løsningen. Flytt innsatsen frem i prosessen!

14

Husk at kontrakten"påvirker og understøtter

Strategi Teknologi Økonomi

15

Oversikt i.  Intro – hva/hvordan ii.  Spesifikasjonstyper iii.  Formulering av krav iv.  Formulering av løsning v.  Oppsummering

Hva & hvordan

i

Hva Kravspesifikasjon fra kunden

Hvordan Løsningsspesifikasjon fra leverandøren

Kontrakten fordeler risiko Konfliktforebyggende!Konfliktløsende!

Ikke undervurder verdien av å skrive det selvsagte i kontrakten. Og bruke den.

Forskjell på resultatansvar og innsatsforpliktelse"(oppdrag/bistand)

60% av alle feil har sitt opphav i

krav og spesifikasjon

60% av alle feil har sitt opphav i

krav og spesifikasjon

Ikke forstått

Spesifikasjonstyper ii

Typer spesifikasjon Behov eller ytelse Funksjon Standard Detalj

25

Påvirker • Hvor mange som kan konkurrere •  Elementet av leverandørråd i

tilbudet •  Fremtidig fleksibilitet og

kostnader • Risikofordeling

26

Formulering av krav

iii

Forstå problemet Forstå forretningsbehovet Finne det virkelige problemet Prioriter

Forskjellige oppfatninger ”R

ekre

asjon

smid

del fo

r opp

heng

i tre

”

Hvordan finne kravene? • Hva er naturlige avgrensninger? • Noen krav eksisterer enten du finner dem

eller ei. • Hvem er interessentene for leveransen? •  Finnes gjenbrukbare krav? • Hva skal ikke leveres? •  Test med etterpåklokskapsperspektivet

30

Krav til kravet Formuler • Entydig • Forståelig • Kommuniserbart • Testbart

Kontroller for • Fullstendighet • Relevans • Etterprøvbarhet • Sammenheng

31

For detaljerte krav?

Ikke rette egenskaper •  Leverandøren får ikke

gitt sine beste råd •  Kunden kjenner sin

egen virksomhet best, men behersker ikke hele mulighetsrommet

Unngå overskridelser i tid og penger •  Detaljerte krav •  Fastpris og

dagbøter •  Risikoen plassert

hos leverandøren

Litt om forskjellen mellom smidig og

fossefall

Fossefall – utvikling og tilpasning

Kravspesifikasjon

Overordnet / detaljdesign

Utvikling (enhetstest)

Integrasjons- og systemtest

Akseptansetest

Iterativ konstruksjon

Fossefall kravspesifikasjon i kontrakt, akseptansetest til slutt, helst ikke endringer

Smidig behovsbeskrivelse i kontrakt, delvis godkjennelse underveis, ønsker endringer

Disposisjon (eksempel) 1.  Formål 2.  Rammer og begrensninger 3.  Funksjonelle krav 4.  Ikke-funksjonelle krav

1.  Brukervennlighet og universell utforming 2.  Ytelse 3.  Sikkerhetskrav 4.  Miljø, offentligrettslige krav, etc.

leveranse 2

Kontrakten som verktøy  

Kontrakten fordeler risiko Konfliktforebyggende!Konfliktløsende!

Ikke undervurder verdien av å skrive det selvsagte i kontrakten. Og bruke den.

For leverandører •  Vurdering av forespørsel •  Tilbudsfasen •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse (kjøp/tilpasning) • Drift •  Terminering

For kunder •  Behovsverifikasjon

–  Hva trenger du /skal du egentlig ha? •  Kravspesifisering •  Konkurransegrunnlag m/kontrakt •  Forhandling •  Kontraktsinngåelse •  Leveranse & aksept •  Terminering og overgang til nytt system

(transisjonsaktiviteter / bevaring av data som ikke konverteres)

Vilkår

Endringsordrer

reklamasjon

Obligasjonsrettslige    prinsipper

Les  kjøpsloven!  

45

Mangler og forsinkelse

avtalt  -­‐levert  

=mangel  

•  Kontraktsbrudd  •  Forsinkelse  •  Vesentlig  

kontraktsbrudd  

Re^ng  /  omlevering  /  prisavslag  /  Albakehold  av  kjøpesum  /  erstatning  /  dagbot  /  heving  

46

reklamasjon

47

§  32.Reklamasjon.    (1)  Kjøperen  taper  sin  reH  Al  å  gjøre  en  mangel  gjeldende  dersom  han  ikke  innen  rimelig  Ad  eHer  at  han  oppdaget  eller  burde  ha  oppdaget  den,  gir  selgeren  melding  som  angir  hva  slags  mangel  det  gjelder.      (2)  Reklamerer  kjøperen  ikke  innen  to  år  eHer  den  dag  da  han  overtok  Angen,  kan  han  ikke  seinere  gjøre  mangelen  gjeldende.  DeHe  gjelder  ikke  dersom  selgeren  ved  garanA  eller  annen  avtale  har  påtaH  seg  ansvar  for  mangler  i  lengre  Ad.  

48

Når / på hvilken måte?

•  Står  i  kontrakten,  men  uanseH  fordel  med  så  snart  som  mulig  

•  Ikke  vær  redd  for  å  være  upopulær    •  Skriclig  reklamasjon  –  må  kunne  dokumenteres  

•  Kan  tape  din  reH  ved  manglende  reklamasjon  

49

mangel

50

Mangler • UrikAge  opplysninger  om  produktet  •  Tilbakeholdt  vesentlig  informasjon  om  produktet  

•  Produktet  avviker  fra  krav  i  avtalen  

51

Ikke reklamasjonsadgang

•  NegaAve  egenskaper  kjøper  kjente  Al  •  Kjøper  ikke  hadde  rimelig  grunn  Al  å  være  uvitende  

•  Grovt  uaktsomt  å  ikke  avdekke  mangel  før  avtaleinngåelse  

•  Uten  rimelig  grunn  har  unnlaH  å  undersøke  produktet  eHer  risikoovergang  

52

Rettsmangler §  41.  Re,smangler.  Andre  tredjemannskrav.    (1)  Har  tredjemann  eiendomsreH,  pantereH  eller  annen  reH  i  Angen  (reHsmangel),  gjelder  reglene  om  mangler  Alsvarende  dersom  det  ikke  følger  av  avtalen  at  kjøperen  skal  overta  Angen  med  den  begrensning  tredjemanns  reH  medfører.  Toårsfristen  for  reklamasjon  i  §  32  (2)  gjelder  likevel  ikke.      (2)  Kjøperen  kan  i  alle  høve  kreve  erstatning  for  tap  som  følge  av  reHsmangel  som  forelå  ved  kjøpet  og  som  han  verken  kjente  eller  burde  ha  kjent  Al.      (3)  Gjør  tredjemann  krav  på  å  ha  reH  i  Angen  og  deHe  bestrides,  gjelder  reglene  i  første  og  andre  ledd  Alsvarende  når  kravet  ikke  er  klart  ugrunnet.      (4)  For  tredjemannskrav  som  bygger  på  immaterialreH  (jf  §  96)  gjelder  reglene  i  første  ledd  Alsvarende.  

53

Vesentlig mangel

54

forsinkelse

Prisavslag  /  dagbot  /  erstatning  

55

Detensjonsrett

§  42.Kjøperens  7lbakeholdsre,.  Har  kjøperen  krav  som  følger  av  selgerens  kontraktbrudd,  kan  kjøperen  holde  Albake  så  mye  av  kjøpesummen  som  vil  sikre  at  han  får  kravet  dekket.  

56

Retting / omlevering

57

§  34.Krav  på  re;ng  og  omlevering  (avhjelp).    (1)  Kjøperen  kan  kreve  at  selgeren  for  egen  rekning  reHer  mangel  dersom  deHe  kan  skje  uten  å  volde  selgeren  urimelig  kostnad  eller  ulempe.  Selgeren  kan  isteden  foreta  omlevering  eHer  §  36.      (2)  Kjøperen  kan  kreve  omlevering  når  mangelen  er  vesentlig.  DeHe  gjelder  ikke  dersom  det  foreligger  hindring  eller  misforhold  som  nevnt  i  §  23.  Omlevering  kan  heller  ikke  kreves  når  kjøpet  gjelder  en  Ang  som  foreligger  ved  kjøpet  og  har  slike  egenskaper  at  den  ut  fra  partenes  forutsetninger  ikke  med  rimelighet  kan  erstaHes  med  en  annen.      (3)  Oppfyller  ikke  selgeren  sin  plikt  Al  å  reHe  eller  omlevere,  kan  kjøperen  kreve  erstatning  for  sine  forsvarlige  utgicer  ved  å  få  mangelen  reHet.      

58

§  36.Selgerens  re,  7l  re;ng  eller  omlevering  (avhjelp).    (1)  Selv  om  kjøperen  ikke  krever  det,  kan  selgeren  for  egen  kostnad  reHe  mangel  eller  foreta  omlevering,  når  deHe  kan  skje  uten  vesentlig  ulempe  for  kjøperen  og  uten  risiko  for  at  kjøperen  ikke  får  dekket  sine  utlegg  av  selgeren.

     (2)  Dersom  selgeren  spør  om  kjøperen  vil  godta  re^ng  eller  omlevering,  eller  underreHer  kjøperen  om  at  han  vil  reHe  eller  omlevere  innen  en  angiH  Ad,  men  kjøperen  ikke  svarer  innen  rimelig  Ad  eHer  at  han  har  fåH  meldingen,  kan  selgeren  foreta  det  nødvendige  innen  den  Ad  som  er  angiH.      (3)  Selgeren  kan  ikke  gjøre  gjeldende  at  han  ikke  har  fåH  høve  Al  å  reHe  eller  omlevere,  dersom  kjøperen  har  sørget  for  å  få  reHet  mangelen  og  det  eHer  forholdene  ville  være  urimelig  å  kreve  at  han  ventet  på  selgerens  re^ng  eller  omlevering.  

59

prisavslag

60

erstatning

Direkte  tap  Indirekte  tap    

61

heving

Vesentlig  kontraktsbrudd  Vesentlig  mangel  Vesentlig  forsinkelse  Flere  mangler  eller  forsinkelser  samlet     62

Risikoanalyse Bedre føre var enn etter snar

av kontrakter

Umulig /

Hva er risiko?

Virkningen av usikkerhet på organisasjonens mål på en positiv eller negativ måte Virkningen er en kombinasjon av sannsynlighet for at hendelsen inntreffer og konsekvensen dersom den gjør det. Risikostyring er aktiviteter for å avdekke og kontrollere risiko i organisasjonen. ISO 31000

Risiko

Sannsynlighet x Konsekvens = RISIKO

66

Noen observasjoner

•  Risikoene det er vanskelig å håndtere rapporteres ikke

•  ”Glemt”: Noen har identifisert risikoen lenge før den uønskede situasjonen oppstår

• Det er svært enkle feil som velter prosjekter

Tema i.  Hva er risiko? ii.  Kontrakten som verktøy iii.  Prosessrisiko

Kontrakten fordeler risiko mellom partene

…naturlig å vurdere risiko både i forkant og underveis

Bruk risikoanalyse og målrettet innsats i innledende faser, fremfor kostbar opprydding når det skjærer seg.

Essensen!

70

Unngå uønskede situasjoner."Iverksett risikoreduserende tiltak."Vær forberedt når det uønskede inntreffer.

Poenget er!

71

Prosessrisiko

Forskjell på å ha rett og få rett

Risikoen for å tape saken

Erstatning, saksomkostninger, ressurskrevende, ikke kjernevirksomhet, omdømme

Tvisteloven § 20-2."Sakskostnader til en part som har vunnet(1) En part som har vunnet saken, har krav på full erstatning for sine sakskostnader fra motparten. (2) Saken er vunnet hvis parten har fått medhold fullt ut eller i det vesentlige, eller hvis motpartens sak er avvist eller hevet fordi den er frafalt eller ikke hører under domstolene. Gjelder saken flere krav mellom samme parter, er det samlede utfallet avgjørende. (3) Motparten kan helt eller delvis fritas for erstatningsansvar hvis tungtveiende grunner gjør det rimelig. Det legges særlig vekt på

a) om det var god grunn til å få saken prøvd fordi den var tvilsom eller først ble bevismessig avklart etter saksanlegget, b) om den vinnende part kan bebreides at det kom til sak eller har avslått et rimelig forlikstilbud, eller c) om saken er av velferdsmessig betydning og styrkeforholdet partene imellom tilsier slikt fritak.

Mangelsvurdering

Arkivering og rutiner

Avslutning av kontrakt

3

Oppsummering

LYNX advokatfirma DA Hieronymus Heyerdahls gate 1 N-0160 Oslo

Flere presentasjoner på http://www.slideshare.net/kjellsteffner/

Kjell Steffner ks@lynxlaw.no Tlf. 905 11 901 Twitter: @Ksteffner Blogg: steffner.no