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DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA ÁREA DE SERVICIOS SOCIALES

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Página Nro.

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN ...................................................................................................................................... 1

ORIGEN DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................................... 1

OBJETIVO DE LA AUDITORÍA ................................................................................................................................. 1

NATURALEZA Y ALCANCE DE LA AUDITORÍA ......................................................................................................... 1

GENERALIDADES ACERCA DE LA AUDITORÍA ......................................................................................................... 2

METODOLOGÍA APLICADA ................................................................................................................................... 3

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DE LA AUDITORÍA ................................................................. 3

2. RESULTADOS ........................................................................................................................................... 4

RAZONABILIDAD DE LOS SALDOS DE LAS CUENTAS REVISADAS ............................................................................. 4

CUENTAS DE ACTIVOS FIJOS ................................................................................................................................ 4

DEBILIDADES EN LA INFORMACIÓN PARA RESPALDAR LAS DIFERENCIAS ENTRE

LOS SALDOS DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN

FINANCIERA (SIGAF) Y DEL SISTEMA DE REGISTRO Y CONTROL DE BIENES

DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA (SIBINET) .......................................................................................... 4

AUSENCIA DE ESTUDIOS PARA EL CONTROL Y MONITOREO DE LOS BIENES

REGISTRADOS EN EL SIBINET .................................................................................................................. 7

CUENTAS DE GASTOS .......................................................................................................................................... 8

AUSENCIA DE ESTUDIOS PERIÓDICOS POR PARTE DE LA AUDITORÍA INTERNA PARA

VERIFICAR EL PROCESO DE VISADO ............................................................................................................ 8

3. CONCLUSIONES ...................................................................................................................................... 9

4. DISPOSICIONES ............................................................................................................ 10

A LA DRA. DAISY MARÍA CORRALES DÍAZ, EN SU CALIDAD DE MINISTRA DE SALUD O

A QUIEN EN SU LUGAR, OCUPE EL CARGO ......................................................................................... 10


2


A LA LICDA. VANESSA ARROYO CHAVARRÍA, EN SU CALIDAD DE PROVEEDORA

INSTITUCIONAL DEL MINISTERIO DE SALUD ...................................................................................... 10 A LA MSC. BERNARDITA IROLA BONILLA, EN SU CALIDAD DE AUDITORA INTERNA

DEL MINISTERIO DE SALUD ........................................................................................................... 11 CONSIDERACIONES FINALES .......................................................................................................... 12

CUADROS

CUADRO NRO. 1 CUENTAS DEL BALANCE DE COMPROBACIÓN

SELECCIONADAS…………………………………………………………………………………………….………………………2 CUADRO NRO. 2 COMPARACIÓN DE LOS SALDOS DE BIENES DURADEROS SIGAF

SIBINET.………………………………………………………………………………………………………….…………………4



INFORME Nro. DFOE-SOC-IF-14-2013

RESUMEN EJECUTIVO

¿Qué examinamos?

El estudio comprende una auditoría financiera en el Ministerio de Salud orientada a examinar las cuentas de Activo Fijo y de gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital del ejercicio económico 2012.

¿Por qué es importante?

El examen de las cuentas mencionadas contribuye al mejoramiento del sistema de control interno, a la confiabilidad de la información financiera-contable y a la transparencia en la gestión del Ministerio. Asimismo, sirve de sustento para que la Contraloría General de la República, emita el dictamen sobre los estados financieros de la Administración Central, en cumplimiento del artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro. 8131.

¿Qué encontramos?

El Ministerio de Salud presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de Activos Fijos y de gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital del año que finalizó el 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la normativa técnica aplicable. Con respecto a la cuenta contable de Activo Fijo, se identificaron debilidades en cuanto al análisis y documentación de respaldo de las diferencias entre los saldos según el Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y el Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (SIBINET). La ausencia de estos análisis y los registros de soporte respectivos impide generar información clara y precisa acerca de la composición y naturaleza de estas diferencias. Por otra parte, no se evidenciaron estudios orientados hacia el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET que permitieran comprobar la existencia de los bienes y la actualización de los registros, en concordancia con las disposiciones técnicas vigentes. Además, se comprobó que se carecen de estudios periódicos relacionados con la verificación del proceso de visado en los últimos tres años.

¿Qué sigue?

Se emiten disposiciones a la señora Ministra de Salud para que emita un lineamiento, con el fin de que la Proveeduría Institucional realice al menos un estudio al año para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET.


ii


A la Proveedora Institucional se le dispone establecer y comunicar las medidas necesarias a los usuarios encargados de registrar y controlar los bienes en SIBINET, para que suministren, cuando corresponda, a la Proveeduría, un detalle de las modificaciones y movimientos de bienes realizados en el periodo. Lo anterior, con el fin de consolidar y analizar esa información para justificar apropiadamente las diferencias identificadas en las conciliaciones de los saldos de bienes en SIGAF y SIBINET. Además, realizar estudios de control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET, al menos una vez cada año, para que progresivamente se realicen los recuentos físicos en su totalidad y las verificaciones pertinentes. Por otra parte, a la Auditora Interna se le dispone definir la periodicidad, con la cual, a partir del año 2014, se van a realizar los estudios de visado en cumplimiento de la Normativa respectiva.



INFORME N° DFOE-SOC-IF-14-2013

DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA

ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS SOCIALES

IINNFFOORRMMEE DDEE LLAA AAUUDDIITTOORRÍÍAA FFIINNAANNCCIIEERRAA RREEAALLIIZZAADDAA EENN EELL MMIINNIISSTTEERRIIOO DDEE

SSAALLUUDD SSOOBBRREE LLAASS CCUUEENNTTAASS DDEE AACCTTIIVVOOSS FFIIJJOOSS YY DDEE GGAASSTTOOSS DDEE

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DDEELL EEJJEERRCCIICCIIOO EECCOONNÓÓMMIICCOO 22001122

1. INTRODUCCIÓN

Origen de la Auditoría

1.1. El presente trabajo se llevó a cabo en cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 52 de la Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Nro. 8131, que establece que a más tardar el 1° de marzo el Ministerio de Hacienda deberá remitir a la Contraloría General de la República los estados financieros consolidados de los entes y órganos incluidos en los incisos a) y b) del artículo 1°, entre otros, con el propósito de que esta Contraloría remita el informe correspondiente del Resultado Contable del período y su dictamen a la Asamblea Legislativa. Objetivo de la auditoría

1.2. El objetivo del examen es auditar las cuentas de activos fijos y de gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital correspondientes al ejercicio económico del 2012, con el fin de emitir una opinión sobre la razonabilidad de los saldos, presentación y revelación en los Estados Financieros consolidados del Poder Ejecutivo y comprobar su correspondencia con el marco normativo y técnico aplicable. Naturaleza y alcance de la auditoría

1.3. La auditoría comprende la revisión selectiva de los registros y transacciones de las partidas antes mencionadas, del Ministerio de Salud, correspondientes al período 2012.


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1.4. Se revisaron los registros efectuados de las transacciones financieras, así como los procedimientos utilizados para efectuar esos registros, y la documentación comprobatoria que los ampara. Generalidades acerca de la auditoría

1.5. De acuerdo con el Balance de Comprobación del Poder Ejecutivo para el período 2012, el Ministerio de Salud presenta un activo total de ₡14.166.974.920, el cual está constituido por la cuenta contable Activo Fijo. Por su parte, el Estado de Resultados presenta un total de gastos por ¢237.418.381.664.

1.6. A continuación, se desglosan los saldos de las cuentas auditadas en el siguiente cuadro:


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Metodología aplicada

1.7. El estudio se realizó atendiendo en lo aplicable, el Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, el Manual General de Fiscalización Integral (MAGEFI), y demás normativa atinente a los procesos de fiscalización.

1.8. El examen de las cuentas se llevó a cabo con base en muestras obtenidas mediante el software IDEA. Comunicación preliminar de los resultados de la Auditoría

1.9. La comunicación preliminar de los principales resultados, conclusiones y disposiciones producto del estudio a que alude el presente informe, se efectuó el pasado 6 de diciembre de 2013 en el Ministerio de Salud y estuvieron presentes los siguientes funcionarios: Licda. Sandra Barrientos Escobar, Directora Administrativa y Oficinal Mayor, designada por la Sra. Ministra, Licda. Vanessa Arroyo Chavarría, Proveedora Institucional y el Lic. Gerardo Calderón Castro, Subauditor Interno a.i. en representación de la MSc. Bernardita Irola Bonilla, Auditora Interna, actividad a la que se convocó mediante el oficio No. 13497 (DFOE-SOC-1030) del día 4 de diciembre, 2013.

1.10. El borrador del presente informe se entregó el 6 de diciembre, en versión digital, a la Directora Administrativa, mediante el oficio No. DFOE-SOC-1028 del 4 de diciembre, 2013 y a la Auditora Interna mediante el oficio No. DFOE-SOC-1029 del 4 de diciembre, 2013, con el propósito de que en un plazo no mayor de cinco días hábiles, formularan y remitieran a la Gerencia del Área de Servicios Sociales, las observaciones que consideraran pertinentes sobre su contenido.

1.11. En respuesta a lo anterior, la administración del Ministerio de Salud, mediante oficio DM-10222-2013 del 9 de diciembre de 2013 suscrito por la Dra. Daisy María Corrales Díaz, Ministra de Salud, indicó que no tenía observaciones al documento y adjunto un cronograma del cumplimiento de las disposiciones emitidas. Asimismo, se recibió el oficio DGA-522-2013 del 11 de diciembre de 2013 suscrito por la MSc. Bernardita Irola Bonilla, Auditora Interna, quien señaló que no tenía observaciones al referido documento, en consecuencia no se realizaron ajustes al presente informe.


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2. RESULTADOS

Razonabilidad de los saldos de las cuentas revisadas

2.1. De acuerdo con los resultados obtenidos de la revisión de la información y documentación suministrada, el análisis y pruebas efectuadas, los criterios de materialidad definidos en esta auditoría y las normas aplicables, los saldos de las cuentas auditadas de Activos Fijos y de gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital, se consideran razonables. No obstante, se determinaron los siguientes hallazgos. Cuentas de Activos Fijos

Debilidades en la información para respaldar las diferencias entre los saldos del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y del Sistema de Registro y Control de Bienes de la Administración Pública (SIBINET)

2.2. De acuerdo con las conciliaciones que prepara ese Ministerio relativas a los saldos acumulados entre el SIGAF y el SIBINET al 31 de diciembre del 2012, según lo que establece la Contabilidad Nacional, se observaron diferencias, como se muestra en el siguiente cuadro:


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2.3. Como se puede apreciar, las diferencias se presentan particularmente para las cuentas: Equipo y Mobiliario, Equipos Varios y Maquinaria y Equipo Construcción. Asimismo, a partir de la revisión de las conciliaciones de saldos entre ambos sistemas, se determinaron debilidades de control, debido a que la documentación suministrada no permitió conocer la naturaleza y composición de estas partidas conciliatorias; además, porque el enunciado de esas partidas, tanto para el periodo 2011 como para el 2012, no permite reflejar de manera precisa la naturaleza de esas diferencias, ya que en todos los casos se describe la misma leyenda que dice: “Modificaciones realizadas en SIBINET de valores de compra, fechas de compra y clasificaciones de activos fijos”, lo anterior, según se señaló a esta Contraloría1, por una recomendación de la Unidad de Registro Contable Patrimonial de la Contabilidad Nacional.

2.4. Al respecto se indicó2 que esas diferencias se encuentran explicadas en el oficio DFBS-UBS-0448-2013 que se envió a la Contabilidad Nacional; no obstante, las explicaciones que se rinden a partir de esos saldos, no permiten aclararlos debidamente, puesto que se señaló que “La cuenta de Equipo y mobiliario, muestra un saldo negativo lo cual se justifica con las modificaciones realizadas en SIBINET por los usuarios del Nivel Regional y Local de igual forma la cuenta de Equipos varios y Equipo de transporte que muestra un saldo en positivo./ Lo anterior nos presenta un saldo total en positivo de 0,01 sobre todos los registros realizados en el 2012”.

2.5. A pesar de que se remitieron archivos, que según se indicó, son soportes enviados

por la Contabilidad Nacional para el respectivo informe relacionado con los bienes modificados en ese periodo 2012, éstos no permitieron determinar con claridad la composición de los saldos de esas partidas conciliatorias, ya que de acuerdo con las pruebas realizadas los montos no coinciden con dichos saldos, por esa razón no se pudo determinar cuáles registros las conforman.

2.6. Cabe señalar, que una causa de las diferencias que podrían presentarse entre los saldos de SIGAF y SIBINET, es que los bienes que se adquieren con ingresos distintos al Presupuesto de la República3 se registran en SIBINET, aumentando estos saldos considerablemente en relación con los de SIGAF. Al respecto, se indicó que el SIBINET imposibilita la identificación o separación de esos bienes4, en consecuencia, impide el adecuado control sobre los que se adquieren.

1 Oficio DFBS-UBS-0964-2013-MINSA.

2 Oficio DFBS-UBS-1218-2013 del 06 de noviembre de 2013-MINSA.

3 Decreto Ejecutivo Nro. 29379. Gaceta Nro. 59 del 23 de marzo del 2001- Incorpora recursos del Consejo Técnico de Asistencia

Médico Social (CTAMS) y los de la Oficina de Cooperación Internacional de la Salud-Desarrollo Social y Asignaciones Familiares (OCIS-DESAF), en los gastos de los programas ordinarios del Ministerio de Salud. 4 Oficio DFBS-UBS-0964-2013 del 04 de setiembre de 2013-MINSA.


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2.7. Asimismo, ese Ministerio señaló que no ha sido posible eliminar las inconsistencias porque éstas son generadas por una gran cantidad usuarios adscritos al sistema SIBINET5 y también señaló a la Contabilidad Nacional lo siguiente6:

“...el Ministerio no cuenta una Unidad de Bienes consolidada y para poder cumplir con los registros en el sistema SIBINET contamos con usuarios destacados en regiones y áreas rectoras de salud que realizan el registro y control de bienes y se nos han venido presentando mes a mes inconsistencias generadas por estos usuarios quienes realizan registros y cambios en los bienes, lo cual nos es imposible determinar y el sistema no cuenta con un reporte que genere esas diferencias por lo que en esas conciliaciones se determina en el caso de los saldos que las diferencias positivas o negativas se trata de modificaciones realizadas en SIBINET en los bienes”.

2.8. Si bien esta Contraloría reconoció7 que la base de datos del SIBINET presenta

inconsistencias en los registros, debido a que no cuenta con mecanismos de alerta para evitar que los usuarios incurran en errores u omisiones al realizar los registros para depurar y corregir la información, ello debería conllevar a la adopción de medidas de control alternativas para contar con información confiable, hasta tanto no se instaure el nuevo sistema SIBINET.

2.9. La ausencia de registros soporte debidamente detallados y de análisis preparados por ese Ministerio que permitan explicar las diferencias, impide contar con información clara y precisa para establecer la composición y naturaleza de los registros que comprueben los saldos de las partidas conciliatorias, acorde con lo que establecen las Normas de Control Interno 4.4.1 y 4.4.58, al indicar que el jerarca y los titulares subordinados, según sus competencias, deben establecer las medidas pertinentes para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten en el lapso adecuado y conveniente, y se garanticen razonablemente la confidencialidad y el acceso a la información pública, según corresponda. Asimismo, impide el cotejo contra los documentos fuentes y el recuento físico de los activos para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes.

5 Oficio DFBS-UBS-1089-2013 del 18 de octubre de 2013-MINSA.

6 Oficio DFBS-UBS-0448-2013 del 22 de abril de 2013-MINSA.

7 Informe DFOE-SAF-IF-07-2013.

8 Normas de Control Interno para el Sector Público (N-2-2009-CO-DFOE). Gaceta Nro. 26 del 6 de febrero de 2009.


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Ausencia de estudios para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET

2.10. No se evidenciaron estudios para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET, que permitieran comprobar la existencia de los bienes y la actualización de los registros, acorde con las disposiciones técnicas emitidas, según lo que establece el artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central9, que señala la obligación de mantener actualizado el registro del patrimonio institucional y valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto ha dictado la Contabilidad Nacional.

2.11. Sobre este particular, la Proveeduría Institucional indicó que se ha tratado de implementar el Registro y Control de Bienes, en el Área de Almacenamiento, Registro y Control de Bienes de la Proveeduría Institucional, sin embargo por falta de recurso humano no ha sido posible eliminar las inconsistencias generadas por tantos usuarios adscritos al sistema SIBINET10, asimismo no se han podido realizar verificaciones físicas en todo el país, a partir del inventario reportado por las distintas unidades organizativas del Ministerio y que por esa razón es que existen funcionarios destacados en cada una de esas unidades, quienes además deben emitir trimestralmente una certificación para señalar que el inventario se encuentra al 100% incluido en el SIBINET y agrega que con los datos anteriores, es que esa Proveeduría certifica que el 100% de los bienes se encuentran registrados en el SIBINET11.

2.12. Cabe señalar que la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (DGABCA)12 realizó en el año 2012, un estudio en ese Ministerio para verificar que el registro de bienes en el SIBINET fuera consistente con la situación real de los bienes y comprobar la información emitida en las certificaciones presentadas.

2.13. Como resultado de esa revisión a un grupo de 158 bienes muebles, esa Dirección determinó que 134 (85%) fueron localizados y 24 (15%) no se localizaron, en consecuencia solicitó al MINSA, entre otras cosas, realizar las gestiones necesarias para establecer la ubicación de los bienes no localizados y gestionar la baja de los bienes si eso era lo que correspondía, con la justificación respectiva. Además, le indicó la responsabilidad de verificar la información total de sus bienes para

9 Decreto Ejecutivo Nro. 30720. Gaceta Nro. 188 del 01 de octubre del 2002 y sus reformas.

10 Oficio DFBS-UBS-0964-2013 del 04 de setiembre de 2013-MINSA.

11 Oficio DFBS-UBS-1089-2013 del 18 de octubre de 2013-MINSA.

12 Oficio DGABCA-CS-846-12 del 21 de junio del 2012-Ministerio de Hacienda.


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identificar otras situaciones que requieran ser corregidas, mantener actualizada y depurada la información incorporada al sistema SIBINET.

2.14. Debido a las razones expuestas por la Proveeduría Institucional y a que no se evidenciaron estudios para verificar la información total de los bienes para identificar otras situaciones que requieran ser corregidas, es que se concluye que las acciones solicitadas por la DGABCA no se han cumplido a la fecha.

2.15. En consecuencia, la falta de acciones que permitan realizar verificaciones de los bienes para depurar la información y subsanar las inconsistencias, impide tener certeza sobre la calidad la información y se debilita el control sobre los bienes, a efecto de proteger y conservar todos los activos institucionales. Sobre el particular la Norma de Control Interno 4.3 señala que “… se deben establecer, evaluar y perfeccionar las actividades de control pertinentes a fin de asegurar razonablemente la protección, custodia, inventario, correcto uso y control de los activos pertenecientes a la institución.”. Asimismo, la Norma 4.4.5 establece la importancia en la exactitud de los registros la cual debe ser comprobada periódicamente mediante las conciliaciones y otras verificaciones que se definan, incluyendo el cotejo contra documentos fuentes y el recuento físico de activos tales como el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega u otros, para determinar cualquier diferencia y adoptar las medidas procedentes, en procura del resguardo del patrimonio público y la revisión por parte de terceros.

Cuentas de Gastos

Ausencia de estudios periódicos por parte de la Auditoría Interna para verificar el proceso de visado

2.16. El visado es un proceso previo de control del gasto, el cual permite la emisión de una orden de pago contra los fondos del Estado contenidos en el Presupuesto de la República, en donde el jerarca y los titulares subordinados serán responsables de establecer los mecanismos de control interno que respalden su gestión y garanticen razonablemente el manejo adecuado de los recursos públicos que administran.

2.17. De acuerdo con lo que establece el artículo 14 del Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República, corresponde a las Auditorías Internas verificar periódicamente el cumplimiento del proceso de visado, con base en las disposiciones que emita la Contraloría General13, el órgano rector del Sistema de Administración Financiera y la propia Administración, sin perjuicio de lo que

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Resolución de la Contraloría General de la República R-2-2003-CO-DFOE emitida el 01 de diciembre de 2003. Gaceta Nro. 235 del 05 de diciembre de 2013.


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establece el artículo 15 por el incumplimiento de las disposiciones si se infringe esa normativa.

2.18. No obstante, se comprobó que la Auditoría Interna no ha realizado estudios periódicos relacionados con la verificación del proceso de visado, ni se han incorporado en sus planes de trabajo para los periodos 2011, 2012 y 2013, a pesar de lo que establece la normativa técnica aplicable. Sobre este particular, esa unidad de control indicó que se han realizado estudios en relación con gastos de viáticos y uso de vehículos en diferentes regiones, pero específicamente sobre el proceso de visado no, pero se tiene contemplado un estudio para el año 201414.

2.19. Lo anterior denota una gestión insuficiente por parte de esa Auditoría, puesto que no incorpora en sus planes de trabajo estudios periódicos para verificar el cumplimiento de la normativa por parte de la administración y dar fiel cumplimiento con lo que le establece las normas técnicas. En consecuencia, se debilita el sistema de control interno, como parte de los componentes orgánicos, debido a que la ausencia de estudios impide proporcionar seguridad y mejoras en las operaciones que realiza la administración en relación con el proceso de visado e incumple con lo dispuesto en la normativa técnica emitida por la Contraloría General.

3. CONCLUSIONES

3.1. En conclusión, el Ministerio de Salud presenta de manera razonable los saldos de las cuentas de Activos Fijos y de gastos de Remuneraciones, Servicios, Transferencias Corrientes y Transferencias de Capital del año que finalizó el 31 de diciembre de 2012, de conformidad con la normativa técnica aplicable.

3.2. Las diferencias que se presentan en los saldos de los sistemas SIGAF y el SIBINET, mayormente generadas por la adquisición de bienes con recursos distintos al Presupuesto Nacional y ante las limitaciones que presenta SIBINET, como registro auxiliar que imposibilita la identificación o separación de esos bienes, la ausencia de registros soporte debidamente detallados y de análisis para explicar las diferencias que se presentan en las conciliaciones y la ausencia de estudios periódicos para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET, son debilidades de control que impiden tener certeza sobre la calidad la información y sobre los bienes; por lo cual, el Ministerio debe adoptar las medidas de control necesarias, a efecto de contar con información confiable para proteger y conservar todos los activos institucionales y en especial, hasta tanto no se instaure el nuevo sistema SIBINET.

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Oficio DGA-228-2013 de 4 de junio de 2013-Auditoría Interna del MINSA.


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3.3. Además, resulta de vital importancia que la Auditoría Interna realice estudios periódicos en relación con la verificación del proceso de visado, no solo para verificar el cumplimiento de la normativa, sino para proporcionar seguridad y mejoras en las operaciones que realiza ese Ministerio.

4. DISPOSICIONES

4.1. De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Nro. 7428, y el artículo 12 inciso c) de la Ley General de Control Interno, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo (o en el término) conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2. Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, por los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar el establecimiento de las responsabilidades que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

A la Dra. Daisy María Corrales Díaz, en su calidad de Ministra de Salud o a quien en su lugar, ocupe el cargo

4.3. Emitir las directrices que considere convenientes para que la Proveeduría Institucional, realice estudios periódicos, para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET, que comprendan recuentos físicos, la verificación del precio de acuerdo con las disposiciones técnicas y el cotejo contra documentos fuentes, a efecto de que se cumpla con lo que establece el numeral 4.3 y 4.4.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público. Para acreditar la presente disposición se deberá remitir, a más tardar el 31 de enero del 2014, un oficio que contenga las directrices emitidas y que certifique que se dieron a conocer a esa Proveeduría Institucional. Ver párrafos del 2.10 al 2.15 de este informe. A la Licda. Vanessa Arroyo Chavarría, en su calidad de Proveedora Institucional del Ministerio de Salud

4.4. Establecer y comunicar las medidas necesarias a los usuarios encargados de registrar y controlar los bienes en SIBINET, para que suministren, cuando corresponda, a esa Proveeduría, un detalle de las modificaciones realizadas en el registro de los bienes, las compras y los retiros realizados en el periodo, a efecto de conocer de manera clara la composición y naturaleza de cada uno de los saldos que se presenten en las partidas conciliatorias entre SIGAF y SIBINET. Para acreditar esta disposición se


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deberá remitir a esta Contraloría General un oficio que certifique y mencione las medidas que se adoptaron en relación con el registro y control de los bienes en SIBINET por parte de los usuarios encargados, y se indique el medio con el cual fueron comunicadas a dichos funcionarios, a efecto de cumplir con los requerimientos de la presente disposición, a más tardar el 28 de febrero del 2014. Ver párrafos del 2.2 al 2.9 de este informe.

4.5. Incorporar los respaldos en las conciliaciones de los saldos entre el SIGAF y el SIBINET, con el fin de detallar los saldos que componen las partidas conciliatorias y justificar apropiadamente las diferencias identificadas con el soporte correspondiente, considerando que el enunciado debe ser preciso a efecto de que se identifique su naturaleza y composición. Lo anterior, tomando como insumo la información que suministren los usuarios encargados de registrar y controlar los bienes en el SIBNET, la cual deberá ser analizada y consolidada. Para acreditar esta disposición se deberá remitir a esta Contraloría General un oficio que certifique que se incorporaron los respaldos en las conciliaciones, tanto el análisis como el detalle de los movimientos que componen los saldos de las partidas conciliatorias, a efecto de cumplir con la normativa técnica, a más tardar el 28 de febrero del 2014. Ver párrafos del 2.2 al 2.9 de este informe.

4.6. Realizar estudios periódicos para el control y monitoreo de los bienes registrados en el SIBINET, para que progresivamente se realicen los recuentos físicos de todos los bienes, la verificación del precio de acuerdo con las disposiciones técnicas y el cotejo contra documentos fuentes. En caso de determinar inconsistencias, se deberán tomar las medidas necesarias, con el fin de que los usuarios de SIBINET de las unidades institucionales correspondientes corrijan los registros. Lo anterior en cumplimiento de lo que establece el numeral 4.3 y 4.4.5 de las Normas de Control Interno para el Sector Público y el artículo 2 del Reglamento para el Registro y Control de Bienes de la Administración Central. Para acreditar esta disposición deberá enviar un oficio, a más tardar el 28 de noviembre del 2014, en el que se certifique que se realizó el estudio para el control de bienes registrados en el SIBINET para el año 2014, se indiquen los resultados de dicho estudio, así como que las inconsistencias que se determinen fueron corregidas. Ver párrafos del 2.10 al 2.15 de este informe.

A la MSc. Bernardita Irola Bonilla, en su calidad de Auditora Interna del Ministerio de Salud

4.7. Definir la periodicidad con la cual, a partir del año 2014, se van a realizar los estudios de visado y se cumplirá con lo establecido en el artículo 14 del Reglamento sobre el Visado de Gastos con cargo al Presupuesto de la República. Para acreditar el cabal cumplimiento de esta disposición, deberá enviar un oficio mediante el cual


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comunique la decisión respecto de la periodicidad con que se van a realizar los estudios de visado, a más tardar el 31 de enero del 2014. Ver párrafos del 2.16 al 2.19 del presente informe. Consideraciones finales

4.8. La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los términos antes fijados, al Área de Seguimiento de Disposiciones de la Contraloría General de la República. Ese Ministerio debe designar y comunicar a esa Área, en un plazo no mayor de cinco días hábiles a partir del recibo de la comunicación del informe, el nombre, número de teléfono y correo electrónico de la persona que fungirá como el contacto oficial con esa Área con autoridad para informar sobre el avance y cumplimiento de las disposiciones correspondientes.

4.9. De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el presente informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de la sesión de Junta Directiva inmediata posterior al recibo de la comunicación del presente informe, correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación.

4.10. De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

contraloría general de la república - innffoorrme nn°° … · 2015-03-16 · 1.4. se revisaron...

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