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Introducción a lasOrganizaciones 1
CONTROL
CUARTA ETAPA DEL PROCESO ADMINISTRATIVO
Introducción a lasOrganizaciones 2
DEFINICIONES Y CONCEPTO
Las organizaciones utilizan el control :
para asegurarse que van en camino correcto
para verificar que utilizan los recursos deforma eficiente
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de Fayol
Que todo se efectúe de acuerdo al plan que hasido adoptado, a las órdenes dadas y a losprincipios establecidos. Su objeto es señalar loserrores a fin de que sean rectificados y prevenirde que ocurran nuevamente.
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de Koontz yO´Donnell
Es la medición y correción de las actividades delos subordinados para asegurar que los eventosse ajustan a los planes.
Mide el desempeño en relación a las metasMuestra la existencia de desviacionesPromueve la corrección de las desviacionesContribuye al cumplimiento de los planes
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
Definición de Control de PeterDrucker
CONTROLES• Medición e Información• Medios• Sobre hechos ocurridos• Analítico, lo que era y es
CONTROL• Dirección• Fin• Sobre expectativas• Normativo, lo que deberíaser
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
Evolución del concepto de control
Verificar los desvíos,con un fin de penalizar,
e indirectamentecorregir
Complemento delproceso de planear, más
ligado al objetivo dela organización
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DEFINICIONES Y CONCEPTO
PLANIFICACIÓN
CONTROL
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IMPORTANCIA DEL CONTROL
FACTORES QUE LA DETERMINAN :
• PERMITE A LOS ADMINISTRADORESVALORAR LOS CAMBIOS
• FACILITA VERIFICAR SI LA DELEGACIÓNDE AUTORIDAD SE CUMPLIO COMOESTABA PREVISTO
• POSIBILITA LA DETECCIÓN DE ERRORESA TIEMPO, PARA EVITAR PERDIDAS
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TIPOS DE CONTROL
POR EL MODO DE OPERAR :
• SOBRE RESULTADOS (OPEN) - una vezterminada la tarea
• AUTOMATICO (FEED BACK) - a medidaque se lleva a cabo la acción
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA CONTINUIDAD :
• CONTÍNUO - sin interrupciones
• PERIÓDICO - a intervalos
• EVENTUAL - en circunstancias
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN EL MOMENTO EN QUE SEREALIZA:
• PREVENTIVO - antes de los hechos aexaminar
• CONCOMITANTE - durante el desarrollode los hechos
• POSTERIOR - luego de realizados
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA INTENSIDAD CON QUE SEREALIZA:
• ANALÍTICO - sobre todos los hechos
• SINTÉTICO - sobre parte de ellos
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN EL OBJETO DEL CONTROL:
• DE LEGALIDAD - verifica el cumplimientocon las normas
• DE MÉRITO (OPORTUNIDAD OCONVENIENCIA) - atiende a éstosatributos
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TIPOS DE CONTROL
SEGÚN LA UBICACIÓN DE LOSÓRGANOS QUE LO EFECTÚAN :
• EXTERNO - de fuera de la organización
• INTERNO - pertenecientes a la empresa
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TIPOS DE CONTROL
DE ACUERDO AL NIVEL JERÁRQUICOEN EL QUE SE REALIZA :
• ESTRATÉGICO - en el máximo nivel deresponsabilidad
• DE GESTIÓN - en un nivel intermedio
• OPERATIVO - en el nivel operativo
ETAPAS DEL PROCESO DECONTROL
1
ESTABLECERESTÁNDARESY MÉTODOS
2
MEDIR ELDESEMPEÑO
TOMARMEDIDAS
CORRECTIVAS
Introducción a lasOrganizaciones
NO HACERNADA
SI
CUMPLE LOSESTANDARES
3NO
16
4
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FACTORES DE CONTINGENCIADEL PROCESO DE CONTROL
•••••
TAMAÑO DE LA ORGANIZACIÓNNIVEL JERÁRQUICO CONTROLADOGRADO DE DESCENTRALIZACIÓNESTRUCTURA ORGANIZACIONALIMPORTANCIA DE LA ACTIVIDAD
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REQUISITOS QUE DEBECUMPLIR UN SISTEMA DE
CONTROL EFECTIVO• PROPORCIONAR INFORMACIÓN ÚTIL Y
COMPRENSIBLE• PROPORCIONAR INFORMACIÓN PRECISA Y
OPORTUNA• PROPORCIONAR INFORMACIÓN COMPLETA Y
JUSTA• OFRECER RESPUESTAS RÁPIDAS Y ADECUADAS• FLEXIBILIDAD PARA ADAPTARSE A LOS
CAMBIOS• ECONOMICIDAD• GUIAR HACIA LA ACCIÓN CORRECTIVA• ADECUACIÓN A LA ACTIVIDAD Y AL NIVEL
JERÁRQUICO CONTROLADOS• OBJETIVIDAD
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INSTRUMENTOS DE CONTROL
♦INSTRUMENTOS DE CONTROLPRESUPUESTARIO
♦RATIOS
♦CUADRO DE MANDO
♦PUNTO DE EQUILIBRIO
♦ANALISIS DE VARIACIONES
♦AGENTES DE CONTROL
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INSTRUMENTOS DE CONTROLINSTRUMENTOS DE CONTROL PRESUPUESTARIOComparar las previsiones con los gastos o ingresos reales
PRESUPUESTOS OPERATIVOS - de gastos, ingresos o utilidadesen cantidades y en pesos
PRESUPUESTOS FINANCIEROS - fuentes y usosPto. de Caja y Balance General.
RATIOSRelaciones entre variables significativas para la empresa
COMERCIAL - Satisfacción del cliente medida por encuesta
FINANZAS - Liquidez = Act. Cte./ Pas. Cte.
PERSONAL – Ausentismo promedio mensual año 2007 =
[Σ(faltas en – jun 2007)]/6PRODUCCIÓN – Rotación de inventarios = Ventas / Inventario Promedio
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INSTRUMENTOS DE CONTROLCUADRO DE MANDO INTEGRAL (BALANCE
SCORECARD)
ES UN INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE CONTIENE ELEMENTOS DELA PLANIFICACIÓN ESTRATÉGICA Y PERMITE VERIFICAR SUCUMPLIMIENTO.
UN1.2.3.4.
FORMATO DEL CMI PRESENTA 4 ELEMENTOS DE LA GESTIÓN :PERSPECTIVA FINANCIERAPERSPECTIVA DEL CLIENTEPERSPECTIVA DE PROCESOS INTERNOSPESPECTIVA DE FORMACIÓN Y CRECIMIENTO
PLANTEA DISTINTOS OBJETIVOS DE CADA UNA DE ESAS PERSPECTIVASY PARA CADA UNO ESTABLECE INDICADORES
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CUADRO DE MANDO INTEGRAL
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INSTRUMENTOS DE CONTROLPUNTO DE EQUILIBRIO
ES OTRO INSTRUMENTO DE GESTIÓN, QUE DETERMINA LAS UNIDADESVENDIDAS QUE PERMITEN NI GANAR NI PERDER.
ESE VALOR SE DA PARA
Qeq = CF / (p – cv)
CONOCIDO ESTE VALOR, LAS DISTINTAS ÁREAS DE LA EMPRESA,DEBERÁN TOMARLO EN CONSIDERACIÓN PARA QUE LAS VENTASSUPEREN ESE NIVEL, DE FORMA DE OBTENER RENTABILIDAD.
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INSTRUMENTOS DE CONTROLANÁLISIS DE VARIACIONES
ESTE INSTRUMENTO DE CONTROL, BUSCA EXPLICAR LA RAZÓN PORLA QUE SE PRODUCEN VARIACIONES ENTRE LOS VALORESREALES Y ESTIMADOS TANTO EN CANTIDADES COMO EN PRECIOS.
VAR = CR x PR – CE x PE
HACIENDO OPERACIONES LLEGAMOS A :
PR x (CR – CE) + CE x (PR – PE) = VAR
VARIACIÓNCANTIDAD
VARIACIÓNPRECIO
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INSTRUMENTOS DE CONTROLAGENTES DE CONTROL
DESDE QUE EL CONTROL ABARCA A TODA LA EMPRESA, EXISTENDISTINTOS AGENTES QUE CUMPLEN TAREAS DE CONTROL :
1. INTEGRANTES DE LA CÚPULA ESTRATÉGICA2. INTEGRANTES DE LA LÍNEA JERÁRQUICA3. AUDITORES EXTERNOS
a) AUDITORÍAS CONTABLESb) AUDITORÍAS DE GESTIÓNc) AUDITORÍAS DE CALIDADd) AUDITORÍAS AMBIENTALES
4. AUDITORES INTERNOSa) CONTROL INTERNOb) RIESGO