control administrativo-rubiano, bejarano, calvo
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7/23/2019 Control Administrativo-Rubiano, Bejarano, Calvo
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Control AdministrativoBejarano G.
Calvo R.
Rubiano C.
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Control Administrativo
• Es el proceso de producir información para tomar
decisiones sobre la realización de objetivos
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Control Administrativo
El proceso de control ofrece información y posibilita tomar
decisiones sobre:
•Cuáles objetivos debe alcanzar una organización.
•El desempeño de la organización en comparación con losobjetivos.
•iesgos y oportunidades en el trayecto! desde el inicio de
las actividades "asta el objetivo.
•#o $ue debe "acerse para asegurar la realización deobjetivos.
•#a necesidad de cambiar el objetivo.
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Control Administrativo
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Control Administrativo
Adquisición de información:
El proceso de control depende de información sobre el
rumbo de las actividades y su progreso "acia los objetivos
a) ¿Qué
información#a definición de la información a producir depende
de los patrones de control. %i pretende controlar la
calidad de un proceso! el administrador necesita
información sobre la calidad! planeada y real! de los
productos y servicios
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Control Administrativo
b) ¿Cómo Adquirir
!nformación• &nspección visual.
• euniones con el e$uipo.• Cuestionarios llenados por los clientes! como los $ue
se usan en aviones y "oteles.• %istemas automatizados de recolección y
procesamiento de información.
• &nformes verbales o escritos.• 'ráficos y mapas
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Control Administrativo
"ases del control.
• Establecimiento de
estándares de desempeño.
• Evaluación del desempeño.• Comparación entre el
desempeño y el patrón.• Acción correctiva.
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Control Administrativo
#iveles o $i%os de Control.
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Control Administrativo
Control &straté'ico
El control estrat(gico! tambi(n llamado control
organizacional! es tratado en el nivel institucional de la
empresa y se refiere a los aspectos globales $ue cobijan a
la empresa como un todo.
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Control Administrativo
Control $(ctico:
El ejecutivo necesita asegurar $ue el desempeño de la
ejecución corresponda a los planes ! para esto desarrolla un
proceso de control $ue implica las siguientes cuatro fases:
• Establecimiento de patrones
• Evaluación de resultados
• Comparación de los resultados con los patrones
• Aplicación de medidas Correctivas
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Control Administrativo
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Control Administrativo
Control %eracional:
%e trata de una forma de control realizada sobre la ejecución
de las tareas y las operaciones desempeñadas por el
personal no administrativo de la empresa
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Control Administrativo
*atrones de com%aración
Acción Correctiva
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Control Administrativo
$i%os de controles o%eracionales
• Producción en línea de montaje.
• Cuadros de %roductividad:
• Automati+ación:
• Control de calidad
• CC ,--
• CC %or muestreo:
•CC aleatorio
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) *or $u( controlar+,uc"as veces se vuelve necesario modificar la planeación! la organización o
la dirección! para $ue los sistemas de control puedan ser más eficientes.
El control favorece:
•#a medición y la evaluación de losresultados de la acción empresarial• A partir de la planeación! la organización y
la dirección.
• #a esencia del control reside en la
verificación de si la actividad controlada
está alcanzada o no los resultados
deseados
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Cuando se "abla de resultados deseados!
se parte del principio de $ue estos
resultados estaban previstos y re$uieren
ser controlados.
El control presupone la e-istencia de
objetivos y de planes! ya $ue no se puede
controlar sin $ue "aya planes $ue definan lo
$ue se debe "acerse.
Cuanto más completos! definidos y coordinados
sean los planes y mayor sea el periodo para el
cual fueron "ec"os! más complejo será el control.
) *or $u( controlar+
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) *or $u( controlar+
El control está presente! en mayor o menor grado! en casi todas las
formas de acción empresarial.
Control Administrador
#os administradores pasan
buena parte de su tiempo
observando! revisando y
evaluando el desempeño.
#as personas
#os m(todos y procesos
,á$uinas y E$uipos
,aterias primas*roductos y %ervicios
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*roceso de Control
• &stablecimiento de est(ndares: $ue es una unidad de medida $ue sirve como
modelo! gu/a o patrón con la base la cual se efect0a el control.• /edición de Resultados: consiste en cuantificar la ejecución y los resultados de
acuerdo a los estándares predeterminados.• Corrección: son las acciones para modificar las situaciones $ue no nos llevaron a
buen t(rmino al plan.• Retroalimentación: es la parte $ue eval0a los resultados obtenidos durante todo el
proceso y cierra todo el proceso de control.
Establecimiento
de estándares
,edición de
esultados
Correcciónetroalimentación
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*roceso de Control#os controles se pueden clasificar de acuerdo a su actuación en estos tres nivelesorganizacionales! es decir! de acuerdo a su aplicación. En tres amplias categor/as:
controles en el nivel institucional0 controles en el nivel intermedio 1 controles en el
o%eracional.&2 C#$R2 &# 23 $R&3 #!4&2&3 5& 2A &/*R&3A
#ivel de la
em%resa
1ipo de
control
Contenido 1iempo Amplitud
!nstitucional Estrat(gico 'en(rico 2rientado a largo
plazo
,acro orientado. Considera la
empresa en su totalidad! como
un sistema.
!ntermedio 1áctico ,enos
gen(rico y más
detallado
2rientado a
mediano plazo
Considerando cada unidad de
la empresa 3departamento4 o
cada conjunto de recursos por
separado.
%eracional 2peracional 5etallado y
anal/tico
2rientado a corto
plazo
,icro orientado.
Considerando cada tarea u
operación.
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*roceso de Control#a finalidad del control es asegurar $ue:•#os resultados de las estrategias y pol/ticas.•5irectores 3elaboradas en el nivel institucional4! de los planes tácticos 3elaborados e
el nivel intermedio4.•#os planes operacionales 3elaborados en el nivel operacional4.
%e ajusten tanto como sea posible a los objetivos previamente establecidos.
debemos "acer un respectivo seguimiento de las fases del proyecto para guiarlo
en lo posible por la ruta más directa y as/ evitar obstáculos y p(rdidas de tiempo
innecesarias.
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*roceso de ControlEs necesario $ue el control no solo se efectu( durante la actividad! sino
tambi(n antes y despu(s de la misma! esto permite el desarrollo completo
del proyecto $ue se ve reflejado en la eficiencia del proceso de control.
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ACC&26E% *E7E61&7A% 5E# C2612#
A5,&6&%1A1&72
• Es a$uel $ue se efect0a antes de
realizar las actividades. Es el tipomás deseable de control! dado$ue previene los problemas poranticipado. A este control se lellama control para fomentar elavance debido a $ue se lleva acabo antes de la actividad real 3se
dirige al futuro4.
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1EC6&CA% 5E C2612#
*E7E61&7A%• *resupuesto
• Análisis de redes de tiempos y eventos
• 1(cnica de evaluación y de revision deprogramas 3*E14
• %istemas de informacion
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*resupuesto
• #a preparación depresupuestos es la
formulación de planespara futuro en t(rminosnum(ricos. #ospresupuestos sondeclaraciones deresultados anticipados!
ya sea en t(rminos8nancieros
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*eli'ros en el uso de los
%resu%uestos
• #os presupuestos se usan para laplaneación y para el control.
• ,iden los insumos pero ignoran ciertosresultados! como calidad del producto osatisfacción de los clientes.
• *or ejemplo! no invierten en investigacióny desarrollo! "acer inversiones de capitalolvidándose de la productividad o invertiren actividades $ue al cabo traigan unamayor participación de mercado
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*resu%uestos de base cero
• #a idea de la t(cnica es dividir los programasde la empresa en 9pa$uetes compuestos de
metas! actividades y recursos necesarios y acontinuación calcular los costos desde elprincipio 3desde cero4 cada pa$uete.
• #a principal ventaja de esta t(cnica es $ueobliga a los administradores a planear denuevo cada pa$uete del programa. Al "acerlo!los administradores revisan completamentelos programas establecidos y sus costos! junto con otros programas más recientes.
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Análisis de redes de tiempos y
eventos
• 'ráficas de 'antt
• ;enry 'antt a principios del siglo <<
• ,uestra las relaciones temporales
entre los 9eventos de un programa de
producción.
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5iagrama pert
• *&R$ es un sistema de an(lisis de redes de
tiem%os 1 eventos en el que los eventos de un
programa o proyecto se identi8can y se les asignael tiempo previsto.
C/*#&#$& 5&"!#!C!#
&ndica un evento! los circulos seenumeran en el orden $ue ocurrenlo eventos
&nidca una actividad ! el esfuerzo$ue debe "acerse en cada evento
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uta cr/tica
• El siguiente paso es calcular la ruta crítica,
es decir, las actividades que no tengan
holgura para empezar y terminarlas
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%istemas de información
• #a tecnolog/a de la información "a
promovido el desarrollo de los sistemas deinformación administrativa 63!A). 2a
de7nición del 3!A var8a. Aqu8 se de7ne
como un sistema formal de recolección,
integración, comparación, análisis y difusión
de información interna y externa para la
empresa, de una manera oportuna, eficaz y
eficiente para apoyar a los administradoresen el desempeño de su trabajo
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=ases del control
>. Establecimiento de patrones
?. Evaluación de desempeño@. Comparación entre el
desempeño y el patrón
. Acción correctiva
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Acciones correctivas en el
control administrativo
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Control estrat(gico
• >. 6ivel de decisión : Es decidido en el
nivel institutional de la empresa
• ?. 5imension 1emporal : Es orientado a
largo plazo
• @. Cobertura : Es gen(rico y abarca la
empresa en su totalidad.
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Comparación entre el
desempeño y el patron
• Resultados: cuando la comparación entre el patrón y la
variable se hace despus de terminada la operación. #a
medición se realiza en t(rminos de algo listo y acabado!
al final de la l/nea.
• Desempeño: cuando la comparación entre el patrón y la
variable se efect!a paralelamente a la operación! es
decir! cuando la comparación acompaña la ejecución dela operación
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• ! nf o r me s c o nt ab l e s• E l c o nt r o l d e d e se mpe ño gl o bal d e l a e mpr e sa! po r l o ge ne r al ! t o ma
l a f o r ma d e i nf o r me s c o nt abl e s $ue c o nst i t uy e n una c o nc l usi ó n d e t o d o s l o s pr i nc i pal e s "e c "o s d e l a e mpr e sa! c o mo v o l ume n d e v e nt as! v o l ume n d e pr o d uc c i ó n! v o l um
e n d e gast o s ge ne r al e s! c o st o s! ut i l i d ad e s!
ut i l i z ac i ó n d e l c api t al ! r e t o r no so br e l a i nv e r si ó n
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• Con tro l de 'ananc
ia s 1 %érd ida s
• E l ba lance de ga
nanc ias y p(rd idas
3'B * 4 o frece una v is ión re
sum ida
de la s i tuac ión d
e gananc ias o
p(rd idas de la em
presa en un
de term inado per iodo
.
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C o n t r o l
1 á c t i c o
• En el nivel intermedio de lasempresas! losadministradores mantienen
y concentran en sus manosel control sobre una infinidadde asuntos! y solamenteautorizan la continuación delas actividades despu(s deverificar $ue los diversospatrones se están siguiendo.
C
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Comparación de resultados con
los patrones
• #a comparación proporciona la información en relación
con la cantidad! la calidad! el tiempo y el costo de las
actividades de cada departamento! capaz de permitir su
evaluación respecto a los patrones preestablecidos.• Medición: se refiere a la información sobre el
desempeño de un departamento, sobre la forma de
evaluarlo de acuerdo con un criterio cuantitativo o
cualitativo
• Varianza: es el grado de desviación o distanciamiento
del desempeño actual en relación con el patrón
preestablecido.
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• Co n t a b i l id ad
d e co s to s
• # a c o n t a b i l i d a d d e c o s t o s s e
c o n s i d e r a u n a r a m a
e s p ec i a l i z a d a d e l a c o n t a b i l i d a d.
1 r a t a l a s i n f o r m ac i o n e s s o b r e l a
ac u m u l ac i ó n y e l a n á l i s i s d e
c o s t o s! a s e n t a n d o l o s c o s t o s e n
a l g 0 n t i p o d e u n i d a d b a s e! c o m o
p r o d uc t o s! s e r v ic i o s!
s u bc o n j u n t o s! c o m p o n e n t e
s!
p r o y ec t o s o d e p a r t a m e n t o s.
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C2612# 2*EAC&26A#
• El propósito de la acción correctiva consiste en corregir
las desviaciones observadas en relación con el patrón yreducirlas o eliminarlas! con el fin de $ue el trabajo
pueda continuar.
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• P r o d u c c i ó n e n l í n e a d e m o n t a j e • E s un mec ani smo i mpe
r so nal d e
c o nt r o l $ue e j er c e! más $ue l a
j er ar $u/ a ad mi ni st r at i v a! una c o nt i nua l i mi t ac i ó n al d esempeño d e l o s subo r d i nad o s. #a l / nea d e mo nt a j e r ed uc e l as r espo nsabi l i d ad es d el j ef e en l a super v i si ó n d e sus subo r d i nad
o s y
aument a su r espo nsabi l i d ad d e ay ud ar l o s y ent r enar l o s
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• Cuadr os de pr oduct iv idad:
• %on los cuadros es tad/s ticos
$ue abordan aspec tos
cuan ti ta ti vos y cuali ta ti vos del
desempeño de los
subordinados! y $ue se coloc
an
en lugares p0blicos para $u
e
todos tengan conocimien to de
ellos
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• Au t o m a t i + a c i ó n • s e u t i l i z a p a r a d e f i n i r
o p e r a c i o n e s d e s e m p e ñ a d a s
p o r m á $ u i n a s o s i s t e m a s
c o n t r o l a d o s a u t o m á t i c a m e n t e .
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• Contr ol de calid
ad
• E l con tro l de
ca l idad cons is te e
n
asegurar $ue la ca l idad
de l
produc to o ser v ic io cump la los
pa trones prescr i tos
. #a ca l idad
s ign i f ica la adecuac ió
n a los
pa trones pre v iamen te de f i
n idos.
Es tos pa trones se denom ina
n
espec i f icac iones cu
ando se tra ta
de pro yec tar
un produc to o un
ser v ic io $ue se va a rea l i zar.
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Estudio de Caso
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• Cada estación tiene su control de calidad
• ,ateria prima
• Armada
• %oldadura• *intura
• Ensamble
• C"e$ueos electricos• *ruebas finales 3*rueba dinamica y prueba de
agua4
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• Cada e$uipo tiene un lider de e$uipo
• =unciones
• >. ,otivar a sus compañeros
• ?. &ncentivar el trabajo en grupo
• @. C"eclist de su area
• . ,anejo de tiempos.
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• E-iste un lider general $ue es $uien regulatodos los grupos de trabajos! los lideres se
de cada e$uipo se reunen con el parareportar fallas! y "acer las respectivascorreciones a sus planes de trabajo.
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Auditoria de calidad
• %e "ace directamente cuando el ve"iculo
ya esta completamente terminado ! donde
se realiza un estudio de cada ve"iculo$ue entra a$ui! con el fin de poder calificar
el producto final y medir la calidad del
proceso.
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', C2#,212E%
• %e implementa el
uso de *2DA
2DE 3 a *rueba
de errores4
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Fibliograf/a
G>H ;arold Doontz ;einz Iei"ric"! Elementos de administración un enfo$ue
internacional! Ed ,c 'raJ ;ill! %(ptima Edición! cap. >K El sistema y el
proceso de control
G?H &dalberto C"iavenato! Administración procesos admirativo! Ed ,c 'raJ ;ill!
1ercera Edición! *arte 7& Control de la acción empresarial.
G@H Antonio cesar Amaru! =undamentos de administración! Ed. *EA%26!
Capitulo ?K 5irección y Control.
GH'eneral ,otors Colmotores.3pagina Ieb4"ttp:LLJJJ.c"evrolet.com.coLmundoc"evroletLgeneralmotorsempresa."tml