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Control como fase del proceso Administrativo
Presentado por:David Muñoz
Control como fase del proceso Administrativo
Presentado por:David Muñoz
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DIRECCION
La eficiencia con la cual puede ser operada cualquier organización dependerá, en gran medida, de la forma en que se utilice y administre a sus trabajadores.
Definición:
Es el elemento mas dinámico del proceso administrativo que implica la responsabilidad que tiene todo jefe de dirigir, conducir, motivar, ordenar e impulsar al personal subordinado a la mejor realización de sus funciones, con el máximo de eficiencia y colaboración.
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IMPORTANCIA DE LA DIRECCION
Algunos autores consideran que es el elemento mas importante y complejo de la administración, puesto que se ponen en juego aspectos relacionados con el comportamiento individual y de grupo.
En la dirección se ejerce el mando, se delega la autoridad, se toman decisiones, se coordinan y supervisan las actividades y todo ello a través de un proceso de comunicación que ya de por si es complejo
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PRINCIPIOS DE LA DIRECCION
COORDINACION: Lograr coordinar los intereses individuales y grupales
IMPERSONALIDAD DEL MANDO: Cuanto mas se impersonalice la orden, será mejor obedecida.
RESPECTO A LA LINEA JERARQUICA: Al transmitirse una orden deben asegurarse los conductos previamente establecidos y jamás saltarlos sin razón.
RESOLUCION DE CONFLICTOS: Debe procurarse que los conflictos se resulevan lo mas pronto posible de modo que, sin lesionar la disciplina, puedan producir mayor tranquilidad a los implicados en el.
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ALGUNAS CARACTERISTICAS DE LA
DELEGACION DE AUTORIDAD
- Puede ser general o específica
- Puede ser temporal o ilimitada
- Puede ser individual o colectiva
- Aumenta la eficacia administrativa
- Favorece la especialización
- Permite que las decisiones sean tomadas con mayor base sobre la realidad
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MANDO
Si la autoridad es la capacidad de mandar y el derecho a ser obedecido, el mando es el ejercicio de ese derecho y de esa capacidad.
El poder mandar, incluye tres elementos:
Determinar lo que debe hacerse
Establecer como debe hacerse
Propiciar y vigilar que lo que debe hacerse se haga
Algunos autores identifican a estas tres funciones como sigue: Directiva la primera, propiamente administrativa, la segunda y supervisora de ejecución la tercera
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La toma de decisiones es un factor esencial de la función directiva, ya que, con base en ellas se marca el cambio a seguir de la organización.
El proceso de la toma de decisiones es como sigue:
- Diagnosticar el problemaDefinir el problema
- Definir las aternativas mas adecuadas
- Analizar las alternativas y compararlas
- Seleccionar la alternativa mas adecuada
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PRINCIPIOS DE SUPERVISION
El concepto actual de la supervisión, supone un ámbito de responsabilidad mas amplio y complejo que el de la administración tradicional basada unicamente en la autoridad y el conocimiento del trabajo, sino que ademas ubica como fundamental la satisfacción del usuario y el desarrollo personal.
- Satisfacción del cliento o usuario: Es la única razón de la organización
- Rentabilidad: Costo rendimiento de las operaciones cotidianas
- Desarrollo de Personal. Mediante oportunidades y aprendizaje
- Aceptación del cambio: Verlo como algo natural
- Actitud crítica constructiva: Comunicar juicios e ideas
- Excelencia en la persona: Calidad de vida y trabajo
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TRES PASOS EN EL PROCESO DE CONTROL
1.- Establecimiento de normas o estándares de ejecución
Define el estado de equilibrio o eficiencia que se desea lograrLa administración enfocada a procesos se basa en mejorar procesos mas que en perfeccionar funcionesCon este enfoque se marcan estándares que comprenden sistemas, procedimientos , métodos de trabajo, seguimientos operacionales y auditorías que deben formar parte de un sistema de calidadLas normas de calidad mexicanas están sustentadas en las normas ISO-9000
2.- Medición de la ejecución real en relación con los estándares establecidos
Requiere que la información sea procesada, interpretada y comparada con los estándares de ejecución a fin de establecer conclusiones sobre la ejecución real.
3.- Aplicación de la acción correctiva
Requiere una tomas de decisiones sobre modificaciones o ajustes a los recursos de la empresa, para esto es necesario conocer las causas de desviación
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CARACTERISTICAS DE UN BUEN CONTROL
- Selección de los criterios de control
- Recolección, concentración y procesamiento de datos
- Interpretación de los resultados
- Elaboración de reporte de resultados
- Utilización del mismo, para aplicar las medidas correctivas
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EL CONTROL CONSTA DE CUATRO ETAPAS
Evaluación de resultados
Comparación de los resultados con los planeado
Determinación de las causas de desviación
Retroalimentación
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INDICADORES
Son los intrumentos cuya aplicación nos muestra la tendencia y la desviación de una actividad sujeta e influencias internas y externas con respecto a una unidad de medida convencional.
En la administración y evaluación por procesos, los indicadores fortalecen la autonomía de gestión, en virtud de que a través de la medición que realicen los responsables en los niveles de operación conocerán de manera inmediata la situación en que se desarrollan sus servicios y de tomar oportunamente las medidas correctivas o de preferencia preventivas, que mejoren su actuación y resultados
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Los indicadores deben contar con las tres características siguientes:
CONGRUENCIA: Característica de la información que la hace coincidir en su forma y tamaño
CONSISTENCIA: Característica de la información estadística mediante la cual los datos se basan en los mismos principios y reglas particulares de cuantificación
CONFIABILIDAD: Característica de la información que el usuario acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ellas.
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TIPOS DE INDICADORES
INDICADORES DE EFICIENCIA Son los que permiten determinar cuantitativamente el grado de cumpliiento de las metas en un período determinadoEFICACIA: = Resultados obtenidos Metas programadasLa eficiencia es la capacidad de lograr los objetivos y metas programados con los recursos disponibles en un tiempo determinado
INDICADORES DE PRODUCTIVIDAD Se utilizan para determinar el rendimiento de los insumos empleados en la consecución de una meta o en la ejecución de una tarea, en una unidad de tiempo. Productividad: Bienes o servicios producidos Insumos utilizadosLa productividad puede medirse en función de los recursos humanos, materiales y financieros, sin embargo, no es siempre necesario utilizr las tres relaciones. El indicador se seleccionará en función del insumo mas relevante a considerar en el proceso que mida.
INDICADORES DE CALIDAD Los indicadores de calidad persiguen dimensionar o cuantificar valores de tipo cuantitativo, es decir, maniifiestan el grado de satisfacción de las expecttvas o requerimientos de nuestros usuarios internos y externos, tales como: tiempos de espera, oportunidad, atención y solución a quejas, satisfacción por el otorgamiento del servicio, tiempos de traslado, etc.Se dice que un producto o servicio es de calidad cuando satisface plenamente al usuario