El Control de Gestión en Escenarios Complejos

•Control de Gestión y Presupuestos

•Auditorías de Gestión Operativa Dra: Sonia Sotomayor-Sistemas Administrativos

Nota: Material de utilización exclusiva y solo con fines didácticos en el Curso :

FCE-UBA.

ESQUEMA DEL PROCESO DE PLANIFICACION

MARCO

GLOBAL

SECUENCIA

LOGICA

HERRAMIENTAS

PLANEAMIENTO

Determinación de Objetivo

Estrategia y Actividades

Configuración Estructural

Normas y Procedimientos

PRESUPUESTO

GESTION

Toma de Decisiones

Acción

Resultados

SISTEMAS DE INFORMACION

CONTROL

Evaluación de Desempeño

MEDICION DEL DESEMPEÑO

PLANEAMIENTO: DIMENSIONES

NIVEL

ALCANCE

TEMPORAL

AMPLITUD

RESULTADO

Estratégico

Largo plazo

Toda la

Organización

Plan Estratégico

Táctico

Mediano

Plazo

Áreas

Programas

Operativo

Corto Plazo

Funciones

Procedimientos

LOS SISTEMAS DE PLANEAMIENTO Y CONTROL

Planeamiento de la Acción

Decisión 1 Decisión 2 Decisión 3

ACCIONES

Control del Desempeño

PLANIFICACION POR ACCIONES

“ El Planeamiento de la Acción esta orientado hacia las actividades

específicas mejorar”

“ El Propósito de la Planificación por Acciones es determinar con

anticipación que decisiones o acciones específicas se requieren”

PLANIFICACION POR OBJETIVOS

“ La Planificación por Objetivos (PO) o Control de Desempeño (CD):

Regula los resultados generales de una unidad dada”

“ El Control de Desempeño se ocupa de la supervisión

de resultados desde el hecho”

ENFOQUES EN EL CONTROL DE GESTION

CONTROL

FINANCIERO

CONTROL

ESTRATEGICO

AUDITORIAINTERNA

CONTROLPRESUPUESTARIO

REACTIVO (RETROSPECTIVO) PROACTIVO (PROSPECTIVO)

NIVEL DIRECCION

OPERATIVO

ALTO

SISTEMA PRESUPUESTARIO

• Es un plan de acción dirigido a cumplir una meta

prevista, expresada en valores y términos

económicos y financieros que, debe cumplirse en

determinado tiempo y bajo ciertas condiciones

previstas.

SISTEMA GENERAL DE PRESUPUESTACION

SISTEMA PRESUPUESTARIO: Objetivos

• Planear integral y sistemáticamente todas las actividades que la empresa debe desarrollar en un periodo determinado.

• Controlar y medir los resultados cuantitativos, cualitativos y, fijar responsabilidades en las diferentes dependencias de la empresa para logar el cumplimiento de las metas previstas.

• Coordinar los diferentes centros de costos para que se asegure la marcha de la empresa en forma integral.

SISTEMA PRESUPUESTARIO:

Finalidades

• El presupuesto debe ser objeto de adaptación constante, siendo un medio de evaluación, proporcionando las pautas de posibles deficiencias así como señalando los objetivos que se persiguen con el mismo:

• El presupuesto debe constituir un instrumento de apoyo a la actividad de planificación, contribuyendo a que la misma sea más objetiva.

• El establecimiento de la coordinación de todas las actividades para lograr dicho plan.

• Asegurar la liquidez financiera de la empresa.

• Establecer un control para analizar su relación con los objetivos establecidos

Cambio del Paradigma en el Ámbito del Presupuesto

Presupuestación

Tradicional

Nueva Gestión

Financiera

Proceso presupuestario Políticas e instituciones

presupuestarias

Reglas Incentivos

Insumos Resultados/ Impacto

Cumplimiento formal Desempeño

Control centralizado Responsabilidad

descentralizada

Opacidad burocrática Transparencia y

rendición de cuentas

CONTROL, SEGUIMIENTO Y AJUSTE DE

LOS PLANES DE ACCIÓN

REVISIÓN REGULAR DE LOS PLANES

ANÁLISIS DE DESVÍOS

FLEXIBILIDAD/ ADAPTACIÓN

DIVULGACIÓN DE LOS RESULTADOS

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INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• La administración por resultados implica la priorización del

logro de los objetivos estratégicos generales y específicos en

el proceso de gestión de los recursos organizacionales.

• En tanto que la medición del desempeño implica la

determinación de elementos mensurables, cuantitativa y

cualitativamente, relacionados con el logro de los propósitos

de la administración así como la determinación de expectativas

sobre ellos .

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Beneficios de la evaluación a través de indicadores de desempeño

– Facilita el proceso de planificación y de formulación de

políticas de mediano y largo plazo.

– Permite detectar sectores de la organización con

problemas de gestión.

– Permite realizar ajustes y readecuar cursos de acción

– Permite asignar más eficazmente los recursos.

– Aumenta la transparencia

– Permite evaluar los procesos y realizar evaluaciones ex

post

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Que puede ser controlado con los

indicadores?

• Procesos

• Productos

• Resultados Intermedios

• Resultados Finales o Impacto

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Los indicadores de desempeño que han sido

definidos como indicadores de insumo,

producto, resultado e impacto (IPRI), son

instrumentos de medición de las principales

variables asociadas al cumplimiento de los

objetivos.

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Áreas donde el desarrollo de sistemas de

indicadores resulta importante:

– Dichas áreas son:

• Desempeño operativo

• Desempeño financiero

• Congruencia

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Economía

Eficacia

Eficiencia Efectividad

Equidad

Excelencia – Calidad

Entorno

Sostenibilidad

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

METODOLOGIA BASICA PARA LA CONSTRUCCION DE INDICADORES

• Qué se hace ?

• Qué se desea medir ?

• Quién utilizará la información ?

• Cada cuánto tiempo ?

• Con que se compara ?

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

MODELOS BASICO DE EVALUACIÓN

• MODELO PLAN

• MODELO PRESUPUESTO

• MODELO MIXTO (PLAN-PRESUPUESTO)

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

ALGUNAS DE LAS DIFICULTADES MAS IMPORTANTES EN LA CONSTRUCCION DE LOS INDICADORES DE DESEMPEÑO

Debilidad en el nombramiento del personal

directivo

Falta o escasos incentivos para asumir

mayores niveles de responsabilidad

Las escasas consecuencias respecto del

desempeño logrado

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

Definición de indicadores de medición del desempeño

• a) Identificación de las unidades programáticas

• b) Definición de indicadores de medición del

desempeño

• c) Establecimiento de valores a alcanzar

INDICADORES DE CONTROL DE GESTION

• Es necesario que los valores a alcanzar en cada

indicador sean:

• Viables

• Realistas

• Comprensivos

Pilares de una implantación exitosa de la

administración por resultados

• Planificación estratégica

– Facilita la identificación

priorización y solución de

problemas permitiendo

diseñar acciones

estratégicas.

• Reingeniería de Procesos.

– Permite luego del análisis

correspondiente introducir

los cambios necesarios en

las practicas de trabajo

habituales, orientando los

procesos internos a los

productos identificados

como prioritarios en el plan

estratégico.

Administración

por Objeto del gasto Administración

por resultados

Altamente burocrática

Rígida

Basada en normas y

procedimientos

Vs.

Descentralización de las

decisiones.

Mayor Flexibilidad

Basadas en Procesos y

resultados

VENTAJAS

Alta

Dirección

Nivel Directivo

Nivel Operativo

Planificación estratégica

Control de Gestión

Control de Actividades

TIPOS DE

INDICADORES

Indicadores Gestión

Global de la Entidad o Resultado

Final

Resultado Final o Impacto

Resultado Intermedio

Indicadores por Centro

de Responsabilidad

Eficiencia, Eficacia, Economía,

Calidad

Indicadores

Operacionales

Insumos, Productos,

Eficacia

NIVELES ORGANIZACIONALES ACTIVIDAD DE PLANIFICACIÓN Y

CONTROL

TIPOLOGÍA DE INDICADORES SEGÚN NIVEL ORGANIZACIONAL Y PLANIFICACIÓN

AUDITORIA INTERNA

• Auditor interno es un profesional que trabaja en

el ámbito interno de la empresa y entre los

objetivos que persigue se encuentran el alcance

del trabajo de la auditoría.

• El trabajo de auditoría comprende el examen y

evaluación de la idoneidad y efectividad del

Sistema de Control Interno y de su eficacia

para alcanzar los objetivos encomendados.

AUDITORIA INTERNA PLANEAMIENTO

• CONOCIMIENTO INICIAL DE LAS ACTIVIDADES Y OPERACIONES DE LA UNIDAD O DEPENDENCIA A AUDITAR

• ANALISIS MACRO DE LA DEPENDENCIA Y PLAN DE REVISIÓN PRELIMINAR.

• FORMULACION DEL DIAGNOSTICO GENERAL Y PLAN DE AUDITORIA

• PREPARACION DEL PROGRAMA DE AUDITORÍA

EJECUCION

• APLICACIÓN DE PRUEBAS Y OBTENCIÓN DE EVIDENCIAS

• INTERPRETACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS.

CONFECCIÓN DEL INFORME

• CONFECCION DEL INFORME DE AUDITORIA HALLAZGOS, OBSERVACIONES, CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

SEGUIMIENTO

• APROBACION DEL INFORME DE AUDITORIA Y REMISIÓN A LA UNIDAD AUDITADA SEGUIMIENTO DE LA

IMPLANTACIÓN DE LAS MEDIDAS CORRECTIVAS

AUDITORIA INTERNA

1) Sujeto: Empleado ( Evitar que traslade información a otros sitios) Económico: Salvaguarda Patrimonio.

2) Grados de Independencia Limitada: El auditor interno no se limita exclusivamente a dar un informe de todo sino que se dedica a evaluar las peticiones de la dirección o del consejo.

3) Responsabilidad: Laboral

4) Objetivo: Examen de gestión de toda actuación que se realice sobre activos o pasivos de la empresa.

5) Informe emitido: Dirigido a la gerencia, dirección y/o Consejo de Administración. Puede hacerse para cualquier tipo de empresa

6) Uso del Informe: Va dirigido exclusivamente a la empresa.

AUDITORIA INTERNA

TIPOS DE AUDITORÍA INTERNA

• Auditorías para garantizar objetivos operacionales: Medir la eficacia y eficiencia de la empresa.

– AUDITORIA OPERATIVA O DE GESTIÓN - AUDITOR DE CALIDAD.

• Auditorías especializadas en evaluar la obtención de la fiabilidad de los estados económicos financieros. – AUDITORIA ADMINISTRATIVA CONTABLE Y SISTEMAS

• Auditorías que evalúan el soporte y seguridad informática.

– AUDITORIA INFORMÁTICA.

• Auditorías que están dirigidas al cumplimiento de normas que la empresa está obligada a cumplir tanto en sentido específico como en sentido genérico.

• Auditorías de calidad destinadas a salvaguardar que se cumplan las normas ISO.

ANÁLISIS F.O.D.A

Consumidoras

Nutritivas

INTERNAS EXTERNAS

FORTALEZAS OPORTUNIDADES • Qué cosas se hacen muy

bien.

• Qué cosas son exclusivas.

• Qué cosas aseguran a la

Organización la actual y

futura efectividad

• Qué cosas ofrece el

entorno.

• Análisis de los usuarios

actuales y futuros.

DEBILIDADES AMENAZAS

• En qué aspectos la

Organización es

particularmente débil.

• Qué cosas arriesgan su

efectividad.

• Qué riesgos muestra el

entorno.

• Cuáles son las amenazas

que afectan a la

Organización.

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FORMULACIÓN DE PROYECTOS

1- Descripción sumaria

2- Justificación

3- Objetivos y metas

4- Metodología

5- Recursos Humanos

6- Recursos Materiales

7- Resultados/productos

8- Calendario

¿Qué? ¿Dónde?

¿Por qué?

¿Para qué? ¿Cuánto?

¿Cómo?

¿Quiénes?

¿Con qué?

¿Qué se va a lograr?

¿Cuándo?

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PREGUNTAS PARA ELABORAR PROYECTOS

QUE

SE QUIERE HACER

Especificar la Naturaleza

del proyecto

PORQUE

SE QUIERE HACER

Origen y Fundamentación

PARA QUE

SE QUIERE HACER

Objetivos y Propósitos

CUANTO

SE QUIERE HACER

Metas / Factores de Éxito

DONDE

SE QUIERE HACER

Localización y Cobertura

COMO

SE VA A HACER

Actividades, Métodos y

Técnicas

CUANDO

SE VA A HACER

Cronograma

A QUIENES

VA DIRIGIDO

Destinatarios

QUIENES

LO VAN A HACER

Recursos Humanos

CON QUE

SE VA A HACER

Recursos Materiales y

Financieros

INEXISTENCIA DE COMPROMISO

DESCONOCIMIENTO PRECISO DE LA

TÉCNICA DE PLANIFICACIÓN

ERRORES DE DIAGNÓSTICO

FIJACIÓN DE OBJETIVOS POCO CLAROS

O IMPOSIBLES DE ALCANZAR

RAZONES DEL FRACASO DE

LA PLANIFICACIÓN

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DEPENDENCIA EXCESIVA DE

EXPERIENCIAS ANTERIORES

DESCONOCIMIENTO DE LAS

RESTRICCIONES

FALTA DE DELEGACIÓN APROPIADA

FALTA DE INFORMACIÓN Y DE TÉCNICAS

DE CONTROL ADECUADAS

FALTA DE CONSTANCIA Y DISCIPLINA

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