control de indicadores de gestion
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CONTROL: INDICADORES DE GESTION
OBJETIVOS Dotar a los participantes, de elementos tanto teóricos como prácticos, que les
permitan identificar el valor estratégico del control de Gestión, para hacer el
seguimiento a los procesos, e introducir los correctivos necesarios de manera
oportuna.
Establecer las pautas y parámetros, a través de los cuales, se diseñan Indicadores de
Gestión para los diferentes procesos de una organización, partiendo de la estrategia
definida, orientada a garantizar el cumplimiento de las metas organizacionales.
CONTEXTO DE LOS INDICADORES DE GESTION
FUNCIONES BASICAS DEL PROGRESO DE CONTROL
La fijación de estándares de actuación.
La comprobación de los resultados reales, frente a los estándares fijados.
La toma de decisiones correctas cuando los resultados reales, no satisfacen los estándares.
La puesta en marcha de una acción correctora.
CONTROL DE GESTION
HERRAMIENTA PARA EVALUAR LAS ESTRATEGIAS IMPLEMENTADAS
El control de gestión se centra en la identificación
de los factores claves de éxito de cada proceso.
Esto implica que sus miembros identifiquen con
claridad, lo que sus clientes, ya sean internos o
externos, esperan de ellos.
Oportunidad
Calidad
Cumplimiento, etc.
CONTROL DE GESTIÓN MARCO DE LOS INDICADORES DE GESTIÓN
Esta herramienta enfatiza en el mejoramiento permanente de la
organización, más allá del cumplimiento de las previsiones.
El control de gestión es un proceso mediante el cual, la organización se
asegura de la obtención de recursos, y del empleo eficaz, y eficiente de
tales recursos en el cumplimiento de los objetivos organizacionales.
PAPEL DE LA ALTA DIRECCIÓN EN EL CONTROL DE GESTIÓN
Apoyo equipo de control de gestión en la
implementación.
Participación intensa y continúa.
Favorecer la participación de todos los
niveles.
Elección del estilo para el proceso de
control de gestión.
FUNCIONES DEL EQUIPO DE CONTROL DE GESTION
Concebir el sistema de información que se requiere y asumir la responsabilidad por su buen funcionamiento.
Establecer, coordinar, administrar con la alta dirección, un plan para asegurar el control de los indicadores de los procesos críticos.
Comparar la realización con las metas y con los estándares establecidos.
Escribir informes en los cuales se interpreten los resultados para todos los niveles.
Discutir con los responsables de cada proceso, lo que concierne a los objetivos a alcanzar, y a los procedimientos de consecución de esos objetivos.
Formular avisos de precaución sobre el desenvolvimiento de los aspectos claves, a través del comportamiento de sus indicadores y razones.
PARADIGMAS ACERCA DE LA MEDICIÓN
La medición precede al castigo.
No hay tiempo para medir.
Medir es difícil.
Hay cosas imposibles de medir.
Es más costoso medir que hacer.
¿QUÉ ES UN INDICADOR?
INDICADORES DE GESTION • Los indicadores de gestión son medidas utilizadas para
determinar el éxito de un proyecto o una organización. Los indicadores de gestión suelen establecerse por los líderes del proyecto u organización, y son posteriormente utilizados continuamente a lo largo del ciclo de vida, para evaluar el desempeño y los resultados.
Los indicadores de gestión suelen estar ligados con resultados cuantificables, como ventas anuales o reducción de costos en manufactura.
Según los expertos en Contabilidad Gerencial, por ejemplo, los indicadores de gestión se clasifican en seis tipos: de ventaja competitiva, de desempeño financiero, de flexibilidad, de utilización de recursos, de calidad de servicio y de innovación. Los dos primeros son de "resultados", y los otros cuatros tienen que ver con los "medios" para lograr esos resultados.
TIPOS DE INDICADORES DE GESTION
Otro acercamiento al tema de los indicadores de gestión es el Balanced Scorecard, que plantea la necesidad de hacer seguimiento, además de los tradicionales indicadores financieros, de otros tres tipos: perspectiva del cliente, perspectiva de los procesos y perspectiva de mejora continua.
Tradicionalmente, las empresas han medido su desempeño basándose exclusivamente en indicadores financieros clásicos (aumento de ventas, disminución de costos, etc.). La gerencia moderna, sin embargo, exige al gerente realizar un seguimiento mucho más amplio, que incluya otras variables de interés para la organización.
En el diseño de indicadores es importante tener en cuenta los conceptos de Actualidad, Capacidad y Potencialidad:
Actualidad:
Valor fluctuante, basado en la medición acerca de lo que se hace en el presente con los recursos y restricciones existentes.
Capacidad: Es un valor fijo, significa lo máximo que se podría hacerse con los recursos existentes y bajos las restricciones presentes. Es importante hacer explícitos los recursos y restricciones que se relacionan con la capacidad máxima
Potencialidad:
Es lo máximo que se puede obtener si se desarrollan los recursos.
La gestión se desarrolla en la organización en tres niveles diferentes:
Gestión Estratégi
ca
Gestión Táctica
Gestión Operativ
a:
¿POR QUÉ MEDIR INDICADORES DE GESTIÓN?
• La evaluación cualitativa y cuantitativa del desempeño, conlleva el compromiso de todos los involucrados en la generación del servicio o "producto" que ofrece su respectiva organización o unidad.
PAUTAS PARA EL ESTABLECIMIENTO DE INDICADORES
Conocimiento de la organización
Información de soporte.
Identificación de las necesidades de la organización
¿A QUIÉN INTERESA O BENEFICIA LA MEDICIÓN DE GESTIÓN?
• La medición de indicadores de gestión, que en estricta lógica tendría que iniciarse por el proceso integral Planificación Estratégica.
¿QUÉ SON LAS METAS DE PRODUCTIVIDAD Y DE
GESTIÓN? Para evaluar adecuadamente la gestión
de una organización.
Establecer metas de
productividad y de gestión
Según parámetros previamente establecidos y acordados
por todos sus miembros.
¿QUÉ INFORMACIÓN SE REQUIERE PARA EVALUAR LA GESTIÓN?
Además de las definiciones estratégicas, la medición de indicadores de gestión está condicionada por la
capacidad de la institución de generar la información necesaria y de elaborar los indicadores, con niveles
adecuados de calidad, certeza y confiabilidad.
CÓMO SE CONSTRUYEN LOS INDICADORES DE GESTIÓN?
ECONOMIA
EFICACIA
EFICIENICA
CALIDAD DE
SERVICIO
EFICACIA
Extensión en la que se realizan las
actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planificados. (ISO 9000 numeral
3.2.14).
VALOR DE ACTUALIDAD (Capacidad)
El valor de actualidad es el resultado
obtenido al analizar la situación real de
la empresa en este momento.
Se asocia al concepto de eficacia.
VALOR DE POTENCIALIDAD
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados. (ISO 9000 numeral 3.2.15)
EFICIENCIA
Se asocia con el concepto de eficiencia y por lo tanto, con el de productividad.Se orienta a la mejor situación posible, con los recursos disponibles.
Ventajas Indicadores de Gestión
• Motivar a los miembros del equipo para alcanzar
metas retadoras, y generar un proceso de
mantenimiento continuo que haga que su proceso
sea líder
• Estimular y promover el trabajo en equipo
Contribuir al desarrollo y crecimiento tanto personal como del equipo dentro de la
organización
• Generar un proceso de innovación e
enriquecimiento del trabajo diario.
• Impulsar la eficiencia la eficacia y productividad
de las actividades de cada uno de los negocios.
• Disponer de una herramienta de
información sobre la gestión del negocio para determinar que tan bien
se están logrando los objetivos y metas
propuestas.
Identificar fortalezas en las diversas actividades que
puedan ser utilizadas para reforzar
comportamiento preactivos.
• Contar con información que permita priorizar
actividades basadas en la necesidad del cumplimiento de
objetivos de corto, mediano y largo plazo.
• Establecer una gerencia basada en
datos y hechos.
• Evaluar y visualizar periódicamente el comportamiento de las actividades claves de
la organización, y la gestión general de las unidades del negocio con respecto al
cumplimiento de sus metas.
• Reorientar políticas y estrategias con respecto a la
gestión de la organización
ATRIBUTOS DE LA INFORMACION PARA LOS INDICADORES
Exactitud
Forma
Frecuencia
Extensión
Origen
Temporalidad
Relevancia
Integridad
Oportunidad
PRINCIPIOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES
Los Indicadores deben ser sencillos, objetivos
y de fácil manejo.
Se deben adecuar a las necesidades de la
organización.
Los indicadores deben estar ligados a la
evaluación sistemática de resultados.
• Contar con Objetivos y Planes
• Identificar Factores críticos de éxito
• Establecer Indicadores para cada Factor Crítico
Metodología para establecer los indicadores de Gestión
Características que deben reunir los indicadores
RELEVANCIA PERTINECIA OBJETIVIDAD
ACCESIBILIDAD
SENSIBILIDAD PRECISION
ELEMENTOS PARA EL DISEÑO DE INDICADORES DE GESTION
1. Nombre2. Procedimiento de cálculo3. Unidad4. Sentido5. Fuente de información6. Frecuencia de la toma de datos7. Valor de actualidad (capacidad)8. Valor de potencialidad9. Meta10. Frecuencia de análisis11. Responsable del análisis
CUADRO DE MANDO INTEGRAL (BSC)
Es un sistema de gestión integral que une indicadores financieros y no financieros. Éste ofrece una manera práctica de llevar a la práctica los contenidos estratégicos, traduciéndolos en indicadores, inductores y metas. Es una forma concreta de saber cómo vamos, si cumplimos o no lo que dijimos que íbamos a hacer, cómo van los indicadores que hablan de las fortalezas y las debilidades, cuáles son los procesos que tenemos que sostener o cambiar. Se trata de una herramienta que se diseña y aplica a partir de una visión y misión estratégicas, con definiciones y objetivos claros.
El Cuadro de Mando Integral está concebido como el instrumento para monitorear y revisar regularmente el cumplimiento de los objetivos estratégicos y de esta forma saber que tan cerca o que tan lejos estamos de cristalizar la Planificación Estratégica.
• EL BSC fue desarrollado, por el profesor Robert Kaplan de Harvard y el consultor David Norton de la firma Nolan & Norton (inicios de 90´s)
• Este modelo de gestión parte de un principio básico :“sólo se puede gestionar lo que se puede medir”
De acuerdo con Robert S. Kaplan y David P. Norton, el Cuadro de Mando Integral traduce la estrategia y la misión de una organización en un amplio conjunto de medidas de la actuación, que proporcionan la estructura necesaria para un sistema de gestión y medición estratégica, poniendo a la disposición de los directivos el equipo de instrumentos que necesitan para navegar hacia un éxito competitivo futuro.
El cuadro de mando mide la actuación de la organización desde cuatro perspectivas equilibradas: las finanzas, los clientes, los procesos internos, y la formación y crecimiento.
Pone énfasis en la consecución de objetivos financieros y no financieros, pero también incluye los inductores de actuación de esos objetivos y así, el Cuadro de Mando Integral complementa los indicadores de la actuación pasada con medidas de los inductores de actuación futura.
PASOS PARA LA CONSTRUCCION DE CUADROS DE MANDO
Identificación de los factores claves.
Determinación de los indicadores que se
van a analizar.
Estructuración de los indicadores.
Análisis comparativo entre los resultados
y los estándares establecidos.
CARACTERISTICAS DEL CUADRO DE MANDO
- Presentar sólo información relevante de una forma sencilla y resumida.
- Evidenciar los parámetros que no evolucionan como estaba previsto.
- Simplificar su presentación mediante gráficos, tablas, curvas, cuadros de datos, etc. (juego de colores).
- Uniformidad en su elaboración para facilitar el contraste de resultados entre procesos.
- Se elaboran periódicamente y facilitan la evaluación en el corto plazo.
DECISIONES
PRINCIPIOS PARA EL USO DE LOS CUADROS DE MANDO
Estructura organizacional bien definida con responsabilidades
predeterminadas.
Flujo permanente, sistemático y objetivo de la información.
Convergencia de objetivos, coherencia de políticas y unidad de criterio
respecto a los factores claves de desarrollo.
ACCIONES DE MEJORAMIENTO
ELEMENTOS DEL PLAN DE MEJORA (Plan de Acción):
1. Aspecto a mejorar.
2. Determinación de los resultados a esperar
en el indicador.
3. Fecha límite para obtener resultados.
4. Actividades a desarrollar.
5. Recursos necesarios.
6. Costo de los recursos.
7. Plazo para reunir todos los recursos
necesarios.
TIPOS DE INDICADORES DE GESTION
Su grado de fidelidad con respecto a la realidad que representa.
Su relevancia y comprensibilidad para el usuario de la información.
Por la magnitud del costo de la recolección y el análisis de la información contenida en el indicador.
LOS INDICADORES SON JUZGADOS POR:
LOS INDICADORES SE USAN PARA
Variaciones de un estándar Análisis de desvíos con respecto a una
programación (de producción de servicios, de presupuesto, etc).
Tendencias históricas. Comportamiento de la variabilidad de
costos y gastos
ENFOQUE DE INDICADORES
EFICIENCIA EFICACIA EFECTIVIDAD
Es el uso racional de los recursos disponibles en el funcionamiento de la organización y en la prestación del servicio.
1. Es la evaluación del impacto de la gestión del proceso en el cliente de acuerdo al uso racional de los recursos.
2. Es la evaluación de la utilidad de los resultados en función de los intereses más amplios de la organización.
Es el logro de las metas organizacionales y de los atributos de calidad del producto que satisface las necesidades y demandas de los clientes y partes interesadas.
CLASIFICACIÓN DE LOS INDICADORES DE
GESTION A. INSTANCIA EN QUE SE GENERAN
B. LO QUE PUEDEN MEDIR
A. DESDE LA INSTANCIA DONDE SE GENERAN
Corporativos.
Por unidades estratégicas de negocios o centros de responsabilidad.
Operativos
INDICADORES DE GESTION CORPORATIVOS
Permiten monitorear el comportamiento total de
la organización. Ejemplo: Cobertura del régimen
subsidiado en la población durante un
determinado período.
INDICADORES DE GESTION POR UNIDADES ESTRATEGICAS DE
NEGOCIOS O CENTROS DE RESPONSABILIDAD
Miden los resultados de cada una de las
dependencias que tiene bajo su responsabilidad
una línea de producción o de apoyo
INDICADORES DE GESTION OPERATIVOS
Son el resultado de la gestión a nivel de las
dependencias más operativas, que hacen parte de
una unidad estratégica de negocios o un centro
de responsabilidad.
B. DESDE EL PUNTO DE VISTA DE LO QUE PUEDEN MEDIR
(TIPOS DE INDICADORES DE GESTION)
De eficiencia.
De eficacia (corporativos y por unidades estratégicas de negocios).
INDICADORES DE EFICIENCIA
Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.
COMO UNA RAZÓN:
Consumo de Recursos
Producto
Grado de aprovechamiento de los recursos
Recursos/Productos o Actividades
COMO UN ÍNDICE :
Unidad de Recursos
Unidades Esperadas/ Unidad de Recurso
X 100indicador
es de eficacia
EJEMPLO INDICADORES DE EFICIENCIA
COMO UNA RAZÓN:
No. H-H laboradasPuestos de Trabajo
Atendidos
No. H-H laboradas
Usuarios Atendidos
No. H-Ausentismo
No. De Horas Programadas
266 Uds/Hora
279 Uds./Hora EsperadasX 100
COMO UN ÍNDICE:
Ejecución presupuestal
Calidad de los Insumos
Cantidad de los Insumos
Oportunidad en la entrega de los Insumos
INDICADORES DE EFICIENCIA
De ejecución o cumplimiento. De suficiencia o disponibilidad. De productividad. De utilización De concentración. De rendimiento. De costos. De oportunidad.
DE EJECUCIÓN O CUMPLIMIENTO
El cumplimiento en la ejecución de objetivos,
metas, actividades y presupuesto de todos los
planes, programas y proyectos de la institución.
DE SUFICIENCIA O DISPONIBILIDAD
Se refieren a los aspectos estructurales de la
entidad y miden la capacidad de la estructura
para desarrollar un proceso. Es decir, se mide la
cantidad de recursos existentes en términos de
las necesidades de la institución y de la
población.
DE PRODUCTIVIDAD
Expresan el desempeño y funcionamiento frente
a los sujetos y/o medios atendidos. Expresa los
recursos invertidos en términos del producido
como número de actividades en un tiempo
determinado
DE UTILIZACIÓN
Expresan la relación que hay entre la cantidad
del recurso efectivamente aprovechado con
respecto al existente según tipo o actividad.
DE CONCENTRACIÓN Expresa la relación existente entre el número de
servicios o actividades finales o intermedias por
cada usuario en un período definido
INDICADORES DE EFICACIA
Extensión en la que se alcanzan los resultados planificados.
COMO UNA RAZÓN:
Atributos de calidad, Producto/Grado de
satisfacción del cliente
COMO UN ÍNDICE :
X 100
Cantidad de unidades aceptadasTotal Unidades Producidas
Cantidad de Unidades Aceptadas / Unidades Producidas
Nivel de Referencia
EJEMPLO INDICADORES DE EFICACIA
COMO UNA RAZÓN:
COMO UN ÍNDICE:
Número de Personas Capacitadas
Total Empleados
Número de Asesorías Eficaces
Total Asesorías
No. de Personas Capacitadas / Total Empleados
0.90X 100
No. de Asesorías OportunasTotal Asesorías Programadas
No. de Solicitudes Informáticas Oportunas
Total Solicitudes
No. de Documentos entregados
Total Documentos Recibidos
INDICADORES DE EFICACIA
(CORPORATIVOS O DE IMPACTO)
De cobertura
De equidad
De competitividad externa
COBERTURA
Proporción de la población que usa un servicio
determinado en un período de tiempo
EQUIDAD
Miden la justicia, imparcialidad o igualdad con
que la organización retribuye sus grupos de
interés: comunidad, colaboradores y Estado.
(Balance social de la institución)
DE COMPETITIVIDAD EXTERNA.
(Benchmarking externo).
Comparación de los resultados de la
gestión de toda la organización en un
período con respecto al mejor
estándar logrado por cualquiera de
las instituciones similares en ese
mismo período.
INDICADORES DE EFECTIVIDAD
COMO UNA RAZÓN:
Extensión en la que se realizan las actividades
planificadas y se optimizan los recursos.
COMO UN ÍNDICE :
Actividades Realizadas
Actividades Esperadas
Número de Personas Beneficiadas /Población Objetivo
Nivel de ReferenciaX 100
EJEMPLOS INDICADORES DE EFECTIVIDAD
COMO UNA RAZÓN:
Número de Personas Beneficiadas
Población Objetivo
Número de Asistencias Efectivas
Total de Asistencias
COMO UN ÍNDICE:
X 100
Número de Personas Beneficiadas / Población Objetivo
0.98
GESTION DEL VALOR GANADO
Es un método para medir el desempeño de un proyecto, permite comparar la cantidad de trabajo planificado con la cantidad de trabajo real que se ha realizado. Así se puede determinar si el trabajo va según lo previsto y dentro del presupuesto del proyecto.
EVM cubre las tres líneas base de la Gestión de Proyectos: Alcance, Costo y Tiempo. Unificándolo en un marco común que permite representar matemáticamente las
VARIABLES PRINCIPALES DEL EVM
VARIACIONES DE COSTO Y COBRANZA
INDICES DE DESEMPEÑO
GRAFICO DE VALOR GANADO, COSTO REAL Y VALOR PLANEADO