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Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 1 de 40
Fecha de Vigencia: 28/05/2018
HISTORIAL DE CAMBIOS
VERSIÓN NATURALEZA DEL CAMBIO
1 Adopción del procedimiento
2
Modificación del objetivo Modificación De Finalizar Proceso e iniciar Procesos Modificación en 8. Desarrollo del procedimiento “Tramites aeroportuarios (llegada de comitivas presidenciales y/o Organizaciones internacionales a Colombia)”
3 Ajustar el alcance Modificación los entes de control Modificación de Finalizar Procesos o iniciar Procesos
4 Alcance Documentos asociados: Manual del Protocolo - formatos que exige OPAIN Desarrollo del procedimiento
5
Actualización del alcance – se especifica el responsable de aplicación del documento. Actualización del desarrollo del procedimiento - Cambio de Flujogramas a cuadros de desarrollo del proceso. Actualización Base Legal
6 Correcciones ortográficas y de redacción. Se agrega Políticas de Operación
CONTROL DE REVISIONES
ELABORÓ CARGO FECHA
ANA CARLINA PLAZAS Embajadora 11/05/2018
CESAR ORLANDO RINCON RODRIGUEZ AUXILIAR ADMINISTRATIVO 11/05/2018
REVISÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
MARÍA PEÑA SARMIENTO Asesora 24/05/2018
REVISÓ CARGO FECHA
RODRIGO PINZÓN NAVARRO Director General del Protocolo 28/05/2018
APROBÓ METODOLÓGICAMENTE CARGO FECHA
LIZ ALEXY JEREZ ARAQUE Jefe Oficina Asesora de Planeación y
Desarrollo Organizacional 28/05/2018
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1. OBJETIVO Establecer la secuencia de actividades requeridas que permitan facilitar los trámites aeroportuarios y otorgar las cortesías protocolarias a que haya lugar a los funcionarios y/o Delegaciones Oficiales nacionales y extranjeros, así como, a las Altas Personalidades a su arribo y salida del país. 2. ALCANCE El procedimiento inicia con la recepción de la nota de solicitud de Cortesías Aeroportuarias y si ellas proceden se agendan y se informa al interesado el protocolo a seguir. Seguidamente se coordina el arribo o salida del funcionario y/o delegación extranjera en Visita Oficial a Colombia, con autoridades y entidades estatales (Migración Colombia, DIAN y Policía) involucradas en los procesos habituales del viajero en el Aeropuerto Internacional El Dorado de la ciudad de Bogotá y en los demás terminales aéreos del país, así como con las diferentes empresas de transporte aéreo de pasajeros y las respectivas entidades administrativas aeroportuarias. El presente procedimiento es de responsabilidad de aplicación de la Dirección de Protocolo; del Grupo Interno de Trabajo de Ceremonial Diplomático y del responsable del Salón de Autoridades en el Aeropuerto El Dorado. 3. BASE LEGAL • Convención de Viena de 1963, sobre Relaciones Consulares (Ley 17 de 1971). • Convención de Viena de 1961, sobre Relaciones Diplomáticas (Ley 6ª. De 1972). • Convención de Nueva York de 1946, sobre Privilegios e Inmunidades de los Organizaciones
Internacionales. • Decreto 2148 de 1991, por medio del cual se regulan algunos privilegios e inmunidades. • Resolución 3084 de 1991 Ministerio de Hacienda. • Resolución 3596 de 2015 de la Unidad Administrativa Especial de Aeronáutica Civil • RAC 160 de la Aeronáutica Civil adoptado por Resolución 03596 del 28 de diciembre de 2015, modificado
Resolución 01085 del 21 de abril de 2017
4. DEFINICIONES. INSPECTOR DE PLATAFORMA – IP: Según la resolución 1258 de 2012: “Es la persona debidamente entrenada y competente, encargada de supervisar, fiscalizar y apoyar la gestión de circulación de aeronaves, vehículos terrestres o peatones en área de movimiento, exceptuando el área de maniobras área en la cual se presta el servicio de carro guía (y apoyo a la gestión de la torre de control.” INSPECTOR DE TERMINAL AÉREO INTERNACIONAL O NACIONAL: Según la Resolución 1258 de 2012: “Es la persona debidamente entrenada y competente de efectuar la supervisión diaria y permanente del área concesionada, incluidos terminales y áreas públicas…”
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PERMISO DE ACCESO A LAS ÁREAS RESTRINGIDAS: Documento de identificación expedido por el concesionario del Aeropuerto -OPAIN S.A-, para realizar actividades en las áreas restringidas del Aeropuerto. Este puede ser de carácter permanente (carné) o temporal (Adhesivo). SALÓN DE AUTORIDADES: Espacio del aeropuerto asignado en Comodato por OPAIN S.A. al Ministerio de Relaciones Exteriores para la recepción y despedida de altos dignatarios del orden nacional- e internacional, y delegaciones extranjeras en visita oficial. MIGRACIÓN COLOMBIA: La Unidad Administrativa Especial Migración Colombia es la encargada de ejercer control como autoridad migratoria a ciudadanos nacionales y extranjeros en el territorio colombiano de manera técnica y especializada, brindando servicios de calidad, en el marco de la Constitución y la ley. DIAN: La Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN- tiene como objeto coadyuvar a garantizar la seguridad fiscal del Estado colombiano y la protección del orden público económico nacional, mediante la administración y control al debido cumplimiento de las obligaciones tributarias, aduaneras, cambiarias, los derechos de explotación y gastos de administración sobre los juegos de suerte y azar explotados por entidades públicas del nivel nacional y la facilitación de las operaciones de comercio exterior en condiciones de equidad, transparencia y legalidad. OPAIN S.A: Concesionario del Aeropuerto Internacional el Dorado de Bogotá S2: Jefe de Seguridad Aeroportuaria del Aeropuerto Internacional el Dorado. CCO: Centro Control de Operaciones del Aeropuerto Internacional El Dorado
5. DOCUMENTOS ASOCIADOS
• DP-MA-02 Manual del Protocolo.
• Formatos que exige OPAIN: (estos documentos podrán ser consultados a través de la página: www.opain.co
- RAC 160 de la Aeronáutica Civil adoptado por Resolución 03596 del 28 de diciembre de 2015,
modificado por la Resolución 01085 del 21 de abril de 2017 - Resolución 1258 de 2012 de la Aeronáutica Civil,
6. REGISTROS
• Programación de actividades diarias (Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los Organismos Internacionales, así como por las demás entidades oficiales del Estado.
• Registro de solicitudes cursadas. (Formato: Permisos: Carnés y Adhesivos-).
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7. SISTEMAS DE INFORMACION Y OTROS MEDIOS ELECTRONICOS No Aplica 8. POLÍTICAS DE OPERACIÓN El Oficial de Protocolo, durante la realización de las actividades protocolarias deberá tener en cuenta y acatar los parámetros establecidos por: • Trámites Migratorios: Inmigración y Emigración. • Trámite Aduanero • Trámite de Aerolínea: Registro (pasabordos y facturación de equipajes) • Trámite Tributario: – Orientar y acompañar para la gestión de la- exoneración de impuestos (tasa
aeroportuaria / impuesto de timbre) cuando haya lugar. • Trámite de tránsito de vehículos en la plataforma • Tránsito de personas en las zonas restringidas • Conexiones: De vuelos Internacionales a Vuelos Nacionales y viceversa • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos en CATAM • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos privados • Trámites para atender llegadas y salidas de vuelos internacionales y privados en aeropuertos en otras
capitales de departamentos.
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9. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO
9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar proceso
2 Recibir la Nota de solicitud en físico o
por correo electrónico con el requerimiento del Salón de Autoridades
Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
Aportar en la solicitud
datos sobre Delegación,
itinerario de llegada y
salida, aerolínea, # de
vuelo, hora e
información sobre
persona de contacto.
3 Agendar
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Programación de actividades diarias
(Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos
remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los
Organizaciones Internacionales, así
como por las demás entidades
oficiales del Estado.
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
4 Coordinar con las autoridades aeroportuarias competentes
Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
Especialmente con:
Migración Colombia
Direccion de Imuestos y
Aaduanas Nacionales
OPAIN S.A.
Concesionario del
Aeropuerto Internacional
El Dorado
Policía Nacional
5
Diligenciar formatos para solicitar autorización de ingreso de las personas a las áreas restringidas del Aeropuerto
Internacional El Dorado.
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Para solicitar carné o adhesivo el interesado debe revisar el portal web www.opain.co
opción Menú en donde figura “Seguridad
Aeroportuaria”. Allí están los requisitos para
expedirlos, valores a cancelar y la ventana de ingreso para recibir las
inducciones nivel I y nivel II de OPAIN sobre seguridad aeroportuaria.
6 Diligenciar formatos, cuando sea del
caso, para que se autorice el ingreso de Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Estos permisos
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
vehículos a la plataforma para apoyar el recibimiento de altos dignatarios y/o
delegaciones extranjeras
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
únicamente se
tramitarán a las
personas que
pertenezcan a la Misión,
previo cumplimiento de
requisitos.
Si los vehículos y
conductores son
contratados por la
Misión Diplomática,
deben cumplir requisitos
exigidos por OPAIN S.A.
–Ver pág. web
www.opain.co
OPAIN S.A. si se cumple con requisitos aprueba la solicitud y
expide los documentos.
7
Verificar con el Centro Control de Operaciones del Aeropuerto El Dorado,
posición y hora de llegada de la aeronave.
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Además de verificar con el CCO se consultan las diferentes herramientas
Web en donde se muestra el recorrido de
la aeronave
8 Realizar avanzadas para facilitar el paso Oficial del Protocolo
Las avanzadas deben
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
de los delegados por los diferentes puntos de control
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
estar mínimo media
hora antes de la salida
del vuelo, previendo
cambio de turnos en
filtros y en demás
puertas de acceso hacia
el arribo de la Aeronave.
Igualmente se informa si
alguno de los viajeros es
portador de pasaporte
ordinario, para que siga
el procedimiento normal
de inspección, si así lo
consideran pertinente.
9 Coordinar con la Misión la hora de
llegada del vuelo
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Se mantiene comunicación con el Funcionario indicado
como contacto para que estén por lo menos 40
minutos antes del recibimiento
10 Orientar sobre el procedimiento a seguir
para obtener el Carné o Adhesivo
Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo
Esta actividad se lleva a
cabo en caso de ser requerido
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
11
Acompañar cuando corresponda, en Salón de Autoridades a los Encargados de recibir al Funcionario y/o delegación
en visita oficial
Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
12 Averiguar la posición de parqueo del
avión en el Centro Control de Operaciones
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
13
Informar oportunamente al Jefe de la delegación o al Funcionario de la misma
sobre datos de aproximación de la aeronave, posición y hora de la llegada -
.
Responsable por el Salón de Autoridades u Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
14 Guiar y acompañar al Funcionario y/o comitiva de recepción a la posición de
desembarco del avión.
Responsable por el Salón de Autoridades y Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
15 Recibir a la Alta Personalidad y/o
Delegación que llega en visita oficial a Colombia en la puerta del avión.
Responsable por el Salón de Autoridades y Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
16 Conducir a la Alta Personalidad y/o
Delegación hacia el Salón de Autoridades.
Responsable por el Salón de Autoridades y Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
18 Realizar ante Migración Colombia, el proceso de Inmigración de los Ilustres
Visitantes
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
19 Coordinar con el Encargado de la Misión la recepción del equipaje que acompaña
al Funcionario y/o comitiva visitante.
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Protocolo
Para el retiro de
equipaje de bodega los
Funcionarios y o
delegaciones que
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
arriben en misión oficial
a Colombia deberán
entregar, al Encargado
por su misión, los
Adhesivos de
identificación de
equipaje, y formatos 520
de la DIAN. El Oficial del
Protocolo GIT de
Ceremonial Diplomático
- Dirección General del
Protocolo, de ser
necesario, orientará al
Responsable del manejo
del equipaje para que
cumpla sus funciones
sin inconvenientes.
Tener en cuenta que si
traen en efectivo más de
US$10.000. (dólares
americanos) deben
declararlo y aclarar en el
reverso del formato la
cantidad que excede a
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9.1. TRÁMITES AEROPORTUARIOS: LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/U ORGANIZACIONES INTERNACIONALES A COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
dichos US$10.0000.
Procedimiento de
carácter estrictamente
personal.
20
Orientar al Funcionario y/o Delegación en la presentación de la Declaración Aduanera ante la DIAN –equipaje,
divisas y otros
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
21 Entregar los pasaportes sellados al
Funcionario de la misión Responsable de los mismos y/o titular
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
22
Guiar al Funcionario y/o Delegaciones hacia los vehículos si se encuentran en
la plataforma o hacia la salida del Aeropuerto
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
23 Finalizar Proceso
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2
Recibir la Nota de solicitud en físico o por correo electrónico con el
requerimiento de las cortesías aeroportuarias.
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Con la información de la delegación a la que se va a asistir debe figurar
No. de vuelo, hora, solicitud de permiso de
ingreso a áreas restringidas, No. de
vehículos y personas).
3 Agendar
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Programación de actividades diarias
(Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos
remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los
Organizaciones Internacionales, así
como por las demás entidades
oficiales del Estado.
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
4
Diligenciar formatos de solicitud de autorización dirigido a OPAIN S.A. para
ingreso de personas a las áreas restringidas.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
4.1
¿se requieren vehículos
en la plataforma?
Si
Remítase a la actividad 5
No Remítase a la actividad
6
5
Recibida la solicitud de la Misión correspondiente, se diligencia formato
dirigido a OPAIN S.A. para la expedición de los Adhesivos que autoricen el
ingreso de vehículos y conductores a Plataforma
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
En el Portal Web de Opain S.A. se publican
requisitos, tiempos, valores a pagar y demás detalles para expedir y
entregar los permisos de ingreso de vehículos y personas a las áreas
restringidas del Aeropuerto El Dorado
6
Coordinar con los Designados por la Misión Diplomática hora de registro en la aerolínea, así como el proceso de
control migratorio.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Esta actividad debe realizarse tres (3) horas
antes de la salida del vuelo de conformidad con la reglamentación
Aeronáutica Colombiana
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
–RAC-. Se debe determinar hora de
arribo e ingreso por la puerta que facilite llegar
directo al counter.
7
Orientar y si es necesario acompañar a los Encargados de realizar el registro
ante la aerolínea, devolución o pago de impuesto y cómo tramitar pasabordo
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Tener presente que ya
la mayoría de
Aerolíneas exigen, para
realizar el registro, la
presencia del titular del
equipaje.
No se aceptan autorizaciones a
terceros.
8 Realizar ante Migración Colombia el
trámite de Emigración
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
9 Realizar avanzada en filtros y demás
accesos hacia la Sala de abordaje
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Protocolo
10 Esperar en el Salón de Autoridades al
Funcionario (s) Encargado (s) de recibir a los viajeros.
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
10.1
¿Está autorizado ingreso
de vehículos a
plataforma?
SI
Remítase a la actividad 11
NO Remítase a la actividad
12
11 Coordinar el ingreso de vehículos a Plataforma con el carro guía que se
solicita oportunamente
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
12
Asesorar a los Funcionarios de las Misiones en el trámite de
autorización para ingreso a las áreas restringidas.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
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TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
13
Recibir y atender en el Salón de Autoridades al Funcionario (s)
designado (s) por la Misión para despedir a su Delegación, previo a la
salida del vuelo
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
14 Coordinar con la aerolínea la hora inicial
y finalizar proceso de embarque
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
15 . Informar al Funcionario y/o Delegación
el momento de abordaje.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
16 Guiar o acompañar al Funcionario y/o
Delegaciones al avión
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
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PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
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9.2. TRAMITES AEROPORTUARIOS: SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O ORGANIZACIONES INTERNACIONALES DE COLOMBIA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
17 Acompañar a las comitivas de regreso al
Salón de Autoridades o a la puerta de salida del aeropuerto
Oficial del Protocolo /
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
17.1
¿Hay vehículos en la
plataforma?
Si Remítase a la actividad
18
No Remítase a la actividad
19
18 Solicitar a OPAIN S.A. vehículo guía para transitar por plataforma desde la
aeronave hasta la puerta de salida
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
19 Finalizar Proceso
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NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 19 de 40
9.3 TRAMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
SI NO
1 Iniciar Proceso
2 Recibir solicitud
Responsable por el
Salón de Autoridades
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
3
Verificar si la solicitud de ingreso de
vehículos a rampa cumple con los
requisitos exigidos por OPAIN S.A.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
3.1 ¿La información es
correcta?
Si
Remítase a la actividad
4
No Remítase a la actividad
3
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9.3 TRAMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
SI NO
4 Solicitar aclaraciones a la Dirección del
Protocolo o a la Misión solicitante
Responsable por el
Salón de Autoridades
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
5 Diligenciar el formato con destino a
OPAIN
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Registro de
solicitudes
cursadas.
(Formato:
Permisos: Carnés y
Adhesivos-).
6
Revisar que la solicitud cumpla los
requisitos de forma y/o contenido al
igual que los anexos que la sustentan.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 21 de 40
9.3 TRAMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
SI NO
6.1 ¿la información es
correcta?
Si
Remítase a la actividad
7
No Remítase a la actividad
6
7
Informar al Funcionario de la Misión
solicitante, Encargado del trámite o a la
misma Representación Diplomática
sobre las correcciones a realizar bien
sea por forma y/o contenido, de la nota
de solicitud y/o en sus anexos.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
8
Entregar al solicitante el formato y sus
anexos, rubricados por el Oficial del
Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo para que proceda a radicarlos
y hacer los demás trámites y pagos ante
OPAIN S.A.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 22 de 40
9.3 TRAMITE PERMISO DE VEHÍCULOS EN RAMPA
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE
TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA
RESPUESTAS
SI NO
9
Coordinar con OPAIN S.A. servicio de
vehículo guía para ingreso y salida del
vehículo.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
10 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 23 de 40
9.4 TRAMITES DE CARNETS EN EL AEROPUERTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2 Recibir la solicitud de la Representación
Diplomática.
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
3 Revisar que la solicitud y anexos
cumplan con los requisitos establecidos por OPAIN SA. -
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
3.1
¿la información es
correcta?
Si
Remítase a la actividad 4
No Remítase a la actividad
3
4 Solicitar correcciones y/o aclaraciones a la Misión Diplomáticos u Organizaciones
como Internacional.
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
5 Entregar al solicitante el formato y sus anexos, debidamente rubricados por el Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Registro de solicitudes
cursadas. (Formato:
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 24 de 40
9.4 TRAMITES DE CARNETS EN EL AEROPUERTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Diplomático - Dirección General del Protocolo para que proceda a la
correspondiente radicación, pagos y demás trámites ante OPAIN S.A..
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Permisos: Carnés y Adhesivos-).
6
Orientar sobre los procedimientos y pago a seguir para que el Encargado de
la Misión u Organismo Internacional realice el trámite correspondiente.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
7
Asistir al Jefe de Misión, Jefe de Oficina Consular, en caso de presentarse alguna dificultad, para agilizar los
trámites correspondientes.
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
8 Verificar datos y funcionamiento del
carné
Titular del documento o miembro de la
delegación
8.1
¿la información es
correcta?
Si
Remítase a la actividad 9
No Remítase a la actividad
10
9 Orientar y si es del caso acompañar
para que se hagan las correcciones, en carnés con incorrecciones
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 25 de 40
9.4 TRAMITES DE CARNETS EN EL AEROPUERTO
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
10 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 26 de 40
9.5 TRAMITES PARA LEGALIZACIÓN IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2 Recibir la solicitud de la Representación
Diplomática. con información sobre la importación temporal de armas
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Anexos: Permiso de
Importación otorgado
por el Comando General
de las Fuerzas Militares
en su Departamento de
Control Comercio
Armas, Municiones y
Explosivos (DCCA),
documento de viaje con
sello de ingreso por
parte de Migración
Colombia, de la persona
autorizada a realizar la
importación. Información
sobre medio de arribo al
país. Aerolínea, número
de vuelo, procedencia.
3
Revisar que la solicitud y anexos cumplan con los requisitos establecidos
por la DIAN
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo GIT de
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 27 de 40
9.5 TRAMITES PARA LEGALIZACIÓN IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo
3.1
¿la información es
correcta?
SI
Remítase a la actividad 4
NO
Remítase a la actividad
3
4
Solicitar a la Misión Diplomática u Organismo Internacional las
correcciones y/o aclaraciones ante el Comando General de las Fuerzas
Militares en su Departamento de Control Comercio Armas, Municiones y
Explosivos.
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
5 Acompañar y orientar al Autorizado
durante proceso para ingresar el arma a territorio nacional.
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
El autorizado debe
presentarse ante la
DIAN.
Retirar el armamento del
sitio de Equipaje
sobredimensionado y
llevarlo directamente a
las dependencias de la
DIAN en el Aeropuerto.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 28 de 40
9.5 TRAMITES PARA LEGALIZACIÓN IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
6 Importación temporal ante la DIAN Persona Autorizada a
Realizar la Importación
La Dirección de
Aduanas e Impuestos
DIAN, realiza el trámite
de importación temporal,
en presencia del
autorizado y haciendo la
revisión de los
elementos. Se
diligencian los formatos
que la Autoridad
Aduanera establezca y
el autorizado los firma
aceptando las
condiciones que la
misma establece.
7 Salida del Armamento Persona Autorizada a
Realizar la Importación
Concluido el proceso ante la DIAN sale el
armamento sin cargar, por la salida normal de
viajeros.
8 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 29 de 40
9.6 TRÁMITE DE CIERRE IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 30 de 40
9.6 TRÁMITE DE CIERRE IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
2 Coordinar con el Encargado de la Misión la llegada del armamento al aeropuerto
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Coordinar con la delegación que la persona que figura
como titular del armamento en la
Importación Temporal, se presente tres horas antes del vuelo para
realizar los trámites de legalización de salida
del mismo
3 Acompañar al Funcionario Autorizado a
la importación, para el envió del armamento en la aerolínea
Persona Autorizada a Realizar la Importación
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Presentar el arma y la
documentación ante el
counter de la aerolínea
para ser enviada como
equipaje de bodega. Allí
la aerolínea entregará el
precinto o bagtag con su
número de
reconocimiento interno.
4
Acompañar y orientar al autorizado
durante proceso para presentar el arma
ante la Policía Nacional
Persona Autorizada a Realizar la Importación
Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático -
Con el bagtag y el pasabordo a la mano, se
llevará toda la documentación y el arma ante la Policía
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 31 de 40
9.6 TRÁMITE DE CIERRE IMPORTACIÓN TEMPORAL DE ARMAS
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Dirección General del Protocolo
Nacional, quien verificará los elementos y acompañará de ahí en
adelante el proceso
5 Acompañar proceso de cierre de
importación ante la DIAN
Persona Autorizada a Realizar la Importación – Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo - Policía
Nacional
Se llevará el arma y la documentación ante la
DIAN, en donde se procederá a cerrar la importación temporal
6 Entregar el armamento, en la ventana
de equipaje sobre dimensionado
Persona Autorizada a Realizar la Importación – Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial Diplomático -
Dirección General del Protocolo - Policía
Nacional
Se lleva el arma ante la ventanilla de recepción
de equipaje sobredimensionado,
donde el personal de la aerolínea la recibirá
sellada y con el bagtag.
7 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 32 de 40
9.7 TRAMITES LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES A LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2 Recibir la nota de solicitud en físico o
por correo electrónico con el requerimiento de las cortesías
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Programación de actividades diarias
(Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos
remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los
Organizaciones Internacionales, así
como por las demás entidades
oficiales del Estado.
3
Coordinar con la Fuerza Aérea Colombiana las reuniones de avanzada
previas a la visita oficial
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Se informa al
Comandante de CATAM
para confirmar fecha y
hora de reunión con la
Avanzada. Asisten las
autoridades
correspondientes:
Migración Colombia,
Fuerza Aérea
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 33 de 40
9.7 TRAMITES LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES A LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Colombiana, miembros
de la Avanzada,
Protocolo de Cancillería
y la Misión Diplomática y
se informa sobre
pormenores del
recibimiento y salida de
la Alta Personalidad –
Sala SALÓN DE
AUTORIDADESasignad
a, empresa de servicios
en tierra, procesos
migratorios, horas de
llegada y salida del
vuelo, sitio en donde
pernoctara el avión y
otras necesidades-
3.1
¿se realizan honores militares?
Si Remítase a la actividad
5
No
Remítase a la actividad
4
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 34 de 40
9.7 TRAMITES LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES A LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
4 Coordinar los Honores Militares
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Se coordina con la FAC
instalación de tapete
rojo y banda marcial
para el recibimiento; con
el Oficial a cargo del
vuelo en CATAM se
acuerda la instalación
de los elementos
necesarios en los actos
protocolarios de
recibimiento de altas
personalidades – luces,
sonido, entre otros-
5 Coordinación de ingreso de vehículos
de la comitiva a la base aérea de CATAM
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Orientar el ingreso y
posicionamiento de las
caravanas que recibirán
a las comitivas
6 Recibimiento del personal de la delegación que recibirá a la alta
personalidad llegando
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Ubicar a las personas que recibirán a la alta
personalidad en la puerta de la aeronave,
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 35 de 40
9.7 TRAMITES LLEGADA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES A LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
al lado de la calle de honor y al personal de prensa acreditado para
cubrir la llegada.
7 Llegada de la Alta Personalidad
Recibimiento de la Alta Personalidad y
coordinación de todos los procesos necesarios a su arribo. (Migración,
si se trata de vuelo internacional.)
8 Salida de la Alta Personalidad
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Orientar a la delegación, para que aborden sus vehículos de Salida.
9 Acompañamiento verificación de la salida del equipaje de la delegación
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Constatar la salida de
los vehículos con el
equipaje de la
delegación, hacia su
destino asignado.
10 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 36 de 40
9.8 TRAMITES SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES DE LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
1 Iniciar Proceso
2 Coordinar con la Delegación y CATAM
la hora de salida del vuelo
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Programación de actividades diarias
(Agenda) de conformidad con la información y los requerimientos
remitidos por las diferentes Misiones Diplomáticas y los
Organizaciones Internacionales, así
como por las demás entidades
oficiales del Estado.
Coordinar con suficiente
antelación, con la
delegación y el Oficial
Encargado, los
procedimientos de
salida de la Aeronave,
Plan de Vuelo.
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 37 de 40
9.8 TRAMITES SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES DE LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
3
Coordinar y verificar que todas entidades y empresas encargadas de
atender a la Aeronave y a la Delegación en el Aeródromo hayan realizado su
labor
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Coordinar que los
equipajes, pasaportes,
Migración Colombia
lleguen con suficiente
antelación, para
adelantar los procesos
correspondientes. Estar
atentos a que el servicio
a tierra esté listo.
4 Honores Militares
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
4.1
¿se realizan honores militares?
Si
Se coordina con la FAC
instalación de tapete
rojo y banda marcial
para los Honores; con el
Oficial a cargo del vuelo
No
Remítase a la actividad
5
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 38 de 40
9.8 TRAMITES SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES DE LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
5 Coordinar el ingreso de vehículos de la
comitiva a la base aérea de CATAM
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Se tramitan los permisos de ingreso por las
puertas de acceso hacia CATAM
6 Recibimiento de la Personalidad en
CATAM
Responsable por el Salón de Autoridades Oficial del Protocolo GIT de Ceremonial
Diplomático - Dirección General del
Protocolo
Se está pendiente que
el sitio para la Caravana
que llega a CATAM este
despejado y
debidamente ubicados
quienes lo esperan por
parte de la Misión. El
Comandante de la Base
Aérea de CATAM lo
recibe.
7 Salida de la Alta Personalidad
Responsable por el
Salón de Autoridades
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Sale del vehículo y acompañado por el
Comandante de la Base Aérea, Altos Directivos
de la Cancillería, Embajador en Colombia y Funcionarios se dirige
hacia la aeronave
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 39 de 40
9.8 TRAMITES SALIDA DE COMITIVAS PRESIDENCIALES Y/O DE OTRAS ALTAS PERSONALIDADES DE LA BASE MILITAR DE CATAM EN VUELO OFICIAL
No. ACTIVIDAD RESPONSABLE TOMA DE DECISIONES
REGISTROS OBSERVACIONES PREGUNTA RESPUESTAS
Protocolo
8 Salida Aeronave
Oficial del Protocolo
GIT de Ceremonial
Diplomático -
Dirección General del
Protocolo
Esperar hasta que la aeronave despegue sin
novedad.
9 Finalizar Proceso
Ministerio de Relaciones Exteriores República de Colombia
TIPO DE DOCUMENTO: PROCEDIMIENTO CÓDIGO: DP-PT-81
NOMBRE: DESARROLLO DE LA POLITICA EXTERIOR / ACTIVIDAD
PROTOCOLARIA EN AEROPUERTOS VERSIÓN: 6
RESPONSABILIDAD POR APLICACIÓN: DIRECCIÓN DEL PROTOCOLO / GRUPO INTERNO
DE TRABAJO DE CEREMONIAL DIPLOMÁTICO Página 40 de 40
10. PUNTOS DE CONTROL
11. ANEXOS
No Aplica.
PUNTOS DE CONTROL
No. ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD CRITICA O
VULNERABLE
DESCRIPCIÓN DEL CONTROL
FRECUENCIA RESPONSABLE REGISTRO
2
Filtración de Información en las solicitudes de requerimiento del salón VIP, se corre el riesgo de atender delegaciones no oficiales y realizar así mismo actividades no oficiales.
Chequeo de la solicitud y verificación con la Dirección General del Protocolo así como con las Misiones Diplomáticas y Embajadas de Colombia de ser pertinente.
Con cada solicitud.
Funcionario diplomático Encargado de la sala y/o Oficial de Protocolo
Agenda
2
No se desarrolle la actividad protocolaria por comunicación ineficiente o por no haber agendado.
Constante comunicación Con cada solicitud.
Oficiales del aeropuerto
Solicitudes