control de y salidas) reportes complementarios …
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MANUAL MODULEX POS Programa de Facturación Pos y Control de Inventario
Modulex Pos, permite a las empresas Pymes realizar sus ventas a
través de facturación Pos, de acuerdo a lo requerido por los
informes de la DIAN, siendo usted régimen simplificado o régimen
común.
Su ambiente gráfico y su diseño intuitivo, permite registrar de una
forma ágil y seguro los productos de su empresa bien sea en código
de barras o manualmente.
Sus módulos permiten realizar actualizaciones en escala de
acuerdo a la necesidad de nuestros clientes, consolidando un ERP a
su medida.
Gerente
CONTROL DE
FACTURACION POS
CONTROL DE
KARDEX (ENTRADAS
Y SALIDAS)
REPORTES
COMPLEMENTARIOS
ERP A SU
NECESIDAD, SIN
PAGAR
RENOVACIONES
SOPORTE,
GARANTIA Y
CALIDAD
MODULEX
TECNOLOGY &
SERVICES Clle 8N 11E – 67 Barrio
Guaimaral www.modulexts.com
[email protected] Cel.3016364192
INGRESO AL SISTEMA
El Ingreso de turno es indispensable cuando se manejan diferentes cajeros, se pueda realizar el
arqueo o cuadre de caja; en el caso que hubiere turnos continuos la cual el cajero estuviera 2 o más
veces en el día, es importante crear más de un turno, este campo de es editable.
Ej: Carlos es un cajero que el día tiene 2 turnos, T1 los hace de 6-11 am y T2 lo hace de 2-8 pm. Cada
vez que el termine un turno este debera entregar el dinero de base con su respectiva tira de cuadre,
de esta manera se llevara un control preciso de la venta de cada cajero y turno realizado
USUARIO: Debe ingresar el usuario y clave asignado por el administrador del programa o aquella
persona autorizada que tenga Nivel 1.
El sistema permitirá solo 3 intentos, después se cerrar automáticamente.
Al ingresar el usuario y clave correcto el sistema activara el botón de entrada al Programa.
Activation del
Botón de entrada
al Sistema
PANEL PRINCIPAL
El Panel Principal contiene los botones de acceso a los diferentes módulos del programa en él se
reflejan los datos como el usuario, nivel y turno del usuario actual. El Botón de Seguridad de Usuario
estará activo solamente para usuarios administrador de nivel 1.
Datos usuario
Actual
Creación
Usuarios
BASICAS
El menú de Básicas contiene las opciones obligatorias de ingreso de las tablas para operar y controlar
el sistema, algunas opciones especiales estarán desactivadas de acuerdo al nivel de usuario asignado
por el administrador del sistema.
Los datos básicos corresponden al nombre de la empresa, código, nit de la empresa, es importante
definir el encabezado y el pie de factura para que los documentos a imprimir contengan la
información básica como también su logo; Si eres régimen común, se deberá ingresas los datos de la
autorización de facturación como, prefijo asignado por la DIAN, Resolución, Fecha de la resolución y
el rango inicial y rango final.
La categoría y Subcategoria define la clasificación de los productos disponibles para la venta, la cual
es muy importante en la organización de los reportes para poder ubicar un producto o servicio.
El ítem es un auto numérico que en el momento de ingresar el nombre este se agrega
automáticamente.
CREACION DE ARTICULO O PRODUCTOS
La creación de los productos es una de las tablas más importantes del aplicativo, pues ingresando los
datos correctos se obtendrán los resultados esperados en el control de facturación e inventarios; la
asignación de los códigos de productos por códigos de barras de las cuales tiene el producto a facturar
es el mejor control para no generar errores humanos al ingresarlos manualmente; mas sin embargo
cuando se obtiene productos que no están identificados por códigos de barras se debe identificar de
mejor manera por el nombre propio del producto.
La asignación de Código Manual se asigna automáticamente Pulsando el botón de
Código de barras, la cual es un incrementable, la cual asignara el mismo en el código de producto.
El código del producto es único y el sistema no permitirá agregar un código ya existente.
Categoría, permite clasificar y organizar sistemáticamente los productos para poder ser ubicados con
mayor facilidad. si la categoria no esta creada puedes pulsar el boton dentro del
mismo formulario de productos.
Nombre del artículo, para productos que no cuentan con código de barras este será la forma más fácil
de ubicarlo, por consiguiente, se debe ingresar tal cual con el nombre del producto.
Es importante que al nombrar los productos no se seleccionen nombres
iguales.
Referencia, al igual que la categoría es un nombre que nos ayudara a identificar el producto, también
se puede utilizar la marca o procedencia.
Unidad, es la cantidad en la cual se presenta el producto generalmente es 1
La opción del Peso permite generar la ventana de peso de la báscula automática o
manual para determinar el precio de acuerdo al peso, en el momento de facturar o seleccionar el
producto a registrar.
Unidad Mayor, corresponde a la presentación en la cual se presente la venta o facturación por mayor
de un producto la cual tiene un precio diferente al precio comercial Unid, Caja, metros etc.
Factor de unidad mayor, campo que diligenciamos para la opción de poder vender este producto a un
precio diferente al de la unidad y que le permite activar en el módulo de facturación para agilizar su
registro lleva la cantidad de unidades que lleva la presentación dada al mayor.
Costo interno, comprende el valor en que se adquirió el producto o el costo y esta es compuesto, con
el fin de tener una referencia para la adjudicación del precio de venta.
Valor Total Unidad, se debe ingresar el valor en el cual se va a ofrecer en venta, incluyendo los
impuestos o valores fiscales.
Valor Total Unid x Mayor, este refiere al valor comercial cuando se vende a la presentación mayor, este
incluye impuesto o valores fiscales.
Subtotal o antes de IVA, e IVA son valores que se ingresan automáticamente depende de los campos
Aplica IVA, IVA del producto aplicado y factor de IVA, este corresponde si la empresa es régimen
común o debe gravar sus ventas con impuesto.
Este Producto se encuentra incluido en Facturación, permite dar de baja a un producto que ya no se
tiene en existencia y no tiene rotación en nuestra empresa, la cual no se reflejara en la lista de producto
al momento de facturar, permitiendo una selección más rápida.
Este producto se Acumula en el código, muy importante para productos derivados de un producto
principal la cual se acumulará en el kardex, permitiendo identificar la existencia real.
Proveedor, identifica el origen del producto dejando referencia para poder
ubicar o solicitar un pedido. Si no se encuetra registrado puedes pulsar el boton
y creear uno nuevo. Nos facilita el tener los datos de contacto directo para la solicitud de
pedidos.
Los Botones de Tique Pequeño y Grande permite Generar una impresión con la información
del producto, precio, código para identificarlo en los stands de ubicación del producto.
La Opción de Stock Mínimo permite llevar un control para el
saldo de solicitud de pedido en el Kardex, registrando este dato, por este mismo se solicitará al
proveedor la necesidad de producto según sea el caso.
La ubicación del producto permite localizar de manera exacta la posición dentro del almacén, muy útil
para piezas pequeñas o inventarios muy grandes.
Para productos o servicios que tienen un valor variante según el caso se debe activar para
poder ingresar el valor de venta del producto en facturación, teniendo presente que si son varios se
debe digitar el valor total.
Las Opciones de Tiquete Pequeño y Tiquete Grande Permiten hacer impresión de los
habladores o identificadores de lotes de los productos permitiendo llevar un control de actualización
de precios en el stand de producto o exhibidor.
La asignación de una imagen al producto, será muy útil en el momento de facturar, pues al seleccionar
el producto este traerá la imagen que hemos seleccionado previamente en la creación del producto,
confirmando tanto para el cliente como para el cajero la veracidad del seleccionado.
El Botón Asignar Imagen permite abrir el buscador de imágenes en la cuales se debe
crear una carpeta en cada equipo o terminal, ya que de esta manera la base datos no crecerá su tamaño
pues en una vinculación que permitirá al programa ser muy rápido al momento de cargarlo.
El Botón Eliminar Ruta desvincula el link de la foto anteriormente cargada.
EMPLEADOS
El Visor de Producto nos permite visualizar la fotos o graficos del producto o servicio y darlos en presentacion o navegar sobre ellos
CLIENTES
La creacion de clientes permite el registro y fidelizacion para datos posteriores de consumo, si
selección en facturacion por solicitud del cliente
La tabla empleados permite identificar el personal de ventas para un análisis de costos o bonificaciones sobre ventas, o control del servicio. El IdeEmpleados lo ingresa automáticamente el sistema. Ingresar los datos personales para identificarlo.
VERIFICAR FACTURAS
El modulo de verificacion permite monitoriar todos los productos que fueron eliminados en el
modulo de facturación por errores de cajero la selección puede hacerse por producto o por cajero y
un rango de fecha. Esto es una auditoria de comportamiento de cajero.
ACTIVOS
El modulo de activos se controlan las herramientas, mobiliarios, equipos etc. Cargando las fotos
evidencia fisica del estado del articulo, asignandole un responsable a la misma.
EXPORTAR LISTA DE PRODUCTOS
La opcion permite poder exportar la tabla de productos en diferentes
formatos en de acuerdo a la lista de opciones.
ACTIVAO O DESACTIVA PRODUCTO
La opcion de desactivar los productos que se agotaron o
que por algun motivo salieron de rotacion de venta y que no tengas unidades existentes, se pueden
dar de baja para depurar o dar mantenimiento a la tabla de productos.
CONTABLE
El modulo de gasto permite llevar un registro sencillo de los gastos generados, el tipo de gasto permite clasificarlo para poder registrarlo de la manera mas organizada para la parte contable.
FACTURAR
El modulo de facturacion, es el principal formulario, su diseño permite realizar los registros de los
productos de una manera mas agil y segura sea por medio de captura de codigo de barra o nombre
del producto.
El modulo de facturacion nos permite antes de realizar un registro de venta y consultar precios de
productos seleccionando el Boton de Consulta.
Para iniciar a facturar oprimimos nueva factura la cual nos ubica en ingrese el codigo producto
si este esta diligenciado por un producto que se consulto o se facturo anteriormente
puedes presionar la tecla de funcion F10 y el cursos se ubicara nuevamente en este campo para
iniciar con el registro de productos, si el producto no tiene codigo de barra y se va a ingresar por el
nombre del producto se pulsara la tecla -> , la cual ubicara el cursor
para la selección del producto por su nombre, este la hace a
medida que se va escribiendo el va generando el nombren sugerido sin necesidad de completar todo
el nombre; Todo producto ingresado por nombre que no tenga la opción de bascula, debera terminar
su registro pulsando el boton .
Por defecto la cantidad es 1, mas pulsando F2 puedes cambiar la cantidad si son mas de 1,
cada registro nuevo de producto volvera a dejar por defecto unidad 1 por defecto, si desean dar un %
de descuento en los productos pulsamos la tecla F3 ; si en algun momento se desea ingresar
un producto.
Para consultar Precios de productos que no tenga codigo de barras o este no etuviera visible
pulsamos F8 para generar la busqueda del producto escribiendo su nombre.
+
Cuando se selecciona un producto que se vende pesado en el momento de ingresar el codigo o el
nombre este genera la opcion de peso. este puede ser
capturado automaticamente por la interfaz adicional para adaptar cualquier balanza, o ingresar el
peso manualmente.
Si se quiere facturar a nombre de una empresa o persona pulsa F6, ingresas la
identificación, si no existe o es nuevo se crea primero pulsando el boton cliente y el sistema actualiza
para posteriormente se elegido en el campo de barra combinado.
El modulo de Facturación no permitira generar una factura en saldo $0, es decir que no se puede
facturar sin valor, si el producto se obsequia se debe selecciónar para este en descuento el 100%,
siempre y cuando este acompañado de un producto con valor.
Si se va a dar debaja solo el producto sin facturar, bien sea para consumo interno, muestra,
promoción, este debe ser registrado en notas de salida. Asi de esta manera le damos de baja en el
inventario y no generamos factura en $0, la cual no es permitido por la DIAN.
Al terminar el registro de los productos debemos totalizas pulsando la tecla CTRL, la cual desplazara
el cursor TOTAL FACTURA. El valor total a cobrar al cliente siempre sera
navegando y rellenando con los valores recibidos, y parte o el total de la factura es cancelado con
tarjeta debito, credito o bono autorizado, debera pulsar
ingresando los datos necesarios
tipo de tarjeta, N° Aprobacion, y el valor del Bauche; terminando con el boton de salir el sistema
actualizara el valor recibido por tarjeta, como el sistema tiene un verificacion que le permite al cajero
recibir valores iguales o mayores a la venta pero no menos del total,
si esto ocurre nos avisara que falta dinero para completar la
totalidad de la factura o el valor pendiente. Pulsando aceptar, el sistema nos llevara al campo
VALOR RECIBIDO para ingresar el valor total de la factura.
Para terminar la Factura e imprimir pulsamos el boton Cobrar, nos permitira generar la
factura o guardar como archivo PDF, RTF y expulsar la gaveta del dinero.
Dejando el sistema para una nueva factura .
El modulo de Facturacion tiene las herramientas de calculadora de windows para poder
realizar cualquier calculo matematico.
Tambien se prodra imprimir una copia de las facturas generadas seleccionando primero la factura a
imprimir y pulsamos el boton .
El cajero con autorización a modificar precios de productos tendra accesso a este por medio del
boton y si este es modificado cuando se esta facturando el mismo producto se debera
actualizar mediante .
Cuando el Cajero deba corregir una factura ya impresa o registrada, se debera hacer en la misma caja
bajo la opcion la cual el sistema solicitara la tarjeta de autorizacio SUPERVISOR que fue
entregada con el sistema
La cual se debera para por el lector de codigo de Barras en la siguiente
solicitud.
esta tarjeta la tendra en poder el cajero Principal, Administrador o
Supervisor de Ventas.
CONTABILIDAD
El Formulario de Gastos Cancelados nos permite registrar o llevar un control sencillo de los los dineros cancelados en gasto operativos la cual genera un listado para contabilidad como soporte diario o por fecha, este reporte se consolida por la fecha del sistema.
NOTAS ENTRADA Y SALIDA
Las Notas de Entrada y Salida permiten el buen funcionamiento del Kardex, Registrado las entradas
de los productos de una manera sencilla mediante el documento o soporte de compra o remision,
dejando los datos principales de donde proviene los productos el tipo de entrada y el tipo de pago, es
importante que al terminar el ingreso bien sea de entrada o salida se genere la impresión mediante el
boton IMPRIMIR NOTA
Al ingresar los datos basicos del registro podemos ingresar el codigo por medio del lector o de foma manual pulsando F5, seleccionando e ingresando la cantidad, valor de unidad y si este tiene alguna observacion relevante por producto. Para adicionar un producto se debe
pulsar Agregar Producto. , o se quiere consultar un precio o las existencia de un producto.
La nota de salida al igual que entrada se deben ingresar los datos basicos y el tipo de movimiento, tiene el mismo procedimiento de ingreso que la de entrada.
KARDEX
El kardex es generado es cualquier momento y resume de una manera sencilla pero eficiente el
estado del saldo de un producto reflejando el historico de ENTRADA - SALIDAD – FACTURADAS,
dejando entre ver la evidencia desde el inicio del sistema a la fecha en que se genera. Sol.Ped Esta
opcion permitira verificar cuales son los productos que se deben solicitar a nuestro proveedores
siempre y cuando se lleve control del producto minimo en stock.
INFORMES
Los informes estan divididos en 3 secciones:
1. Consolidado Diario Facturado.
2. Cuadre Cajero 3. DIAN Y ESPECIALES
1. Consolidado Diario Facturado: Nos suministra toda la informacion relacionada con las ventas
de acuerdo a la fecha Facturacion, y la podemos visualizar para imprimir pulsando visualizar.
2. Cuadre Cajero: Nos permite visualizar el resumen del turno registrado por usuario y por turno
si es el caso, permitiendo realizar el cuadra de turno, bien sea por cambio de cajero o
terminacion del turno. Es indispensable cada vez que se termine un turno imprimir el cuadre
turno,Cuadre de cajero, Sobrante de Cajero oprimiendo el boton con su mismo nombre y
realizar el arqueo de efectivo. Asi de esta manera el cajero siguiente o la administracion tendra
el resumen del movimiento por turno.
Cuadre Cajero permite generar una tira consolidada o resumida por categoria.
Sobrante de Cajero Esta opcion permite generar un informe de sobrantes de acuerdo a los
valores en ajuste al peso, es decir si se tienen producto por facturados por peso lo mas
probable es que cuando este se facture genere un valor a la cual no se ajusta al total de la
moneda ej: el total facturado es 1.130 para el cajero es condicionante saber que debera cobrar
1.150 al cliente, ya que no se puede devolver vueltas exactas, el sistema asume que cobro
1.150 pero al final del cualdre generar un total aritmetico de los cobrado en facturacion versus
lo que debio cobrar en total.
Cuando se encuentren varios cajeros en el mismo dia, se debe seleccionar y ubicar el cursor sobre
la linea del turno a imprimir y pulsar el boton Imprimir Cuadre turno.
3. DIAN : Estos informes son los establecidos cumpliendo los requisitos exigidos por la DIAN, las
cuales se deberan imprir diariamente, y no tienen nada que ver con los turnos; es decir durante
el dia se realizan registro las cuales deacuerdo a los turnos laborales pasaran al siguiente dia;
para la parte contable y para la DIAN se sobre entiende que el dia INICIA a las 00:01 Horas y
termina a las 24:00, en el reporte diaria se vera reflejado es de esta manera sin tener en cuenta
los turnos.
Las 2 opciones de impresión son la diaria y la Consolidada, la cual es un resumen en un rango
de fecha cuando la DIAN los solicite o cada mes, en la cual se le pase a la parte Contable, para
sus respectivos descargue de ventas.
Ejemplo de reporte Consolidado diario Facturado: puede tambien guardarse como archivo en
PDF.
Ejemplo Cuadre por Cajero: Genera la Tirilla con el comportamiento de registro de Facturación por
cajero, la cual hace parte fundamental del cuadre de caja.
Ejemplo de informe DIAN diaria y Consolidada, suministran la información necesaria para la parte
contable y DIAN, reflejando la cantidad de facturas generadas, tipos de IVA, y tipos de pago
consolidados.
Los informes Especiales son importantes en la toma de decisiones:
Entre la opción de Pedidos de Productos por Stock Mínimo + Foto son los reportes que se deben
verificar para del stock, o saldo pendiente.
El Stop de 10 producto más vendidos nos permite analizar los productos de mayor rotación en un
rango de fecha seleccionado.
Ventas Acumuladas por Rango, permite imprimir día a día dependiendo del rango seleccionado las
ventas acumuladas, al igual que las ventas por cajero.
Entradas Acumuladas permite imprimir la entrada detallada por Proveedor que se han realizado
durante el rango seleccionado.
Inventario Valorizado nos permite valorizar el inventario en saldo del negocio.
HERRAMIENTAS
Las Herramientas del sistema nos permite Verificar Red
Muestra el estado de la Red y los Equipo conectados.
La impresión de tarjeta de autorización permite sacar el acceso actual.
El menú de Fact.Eliminadas permite verificar una auditoria por cajero, fecha, o registros eliminados
en el proceso de facturación bien sea antes de imprimir o después de imprimir.