CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOS

CONTROL INTEGRADO DE CAMBIOSAo de la Diversificacin Productiva y del Fortalecimiento de la Educacin

1. DEFINICIN DE LOS CAMBIOS

Realizar Control Integrado de cambios es el proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios, aprobar los cambios y gestionar los cambios a los entregables, a los activos de los procesos de la organizacin, a los documentos del proyecto y al plan para la direccin del proyecto.

Es un cambio en cualquiera de los factores crticos de xito (alcance, calendario, costes, calidad y criterios de aceptacin del proyecto).

El problema no es que haya un cambio, de hecho, en muchos proyectos los cambios, especialmente las expansiones en el alcance, se esperan y se fomenta.

EL PROBLEMA ES EL CAMBIO INCONTROLADO Un cambio en cualquiera de los aspectos que afecta a los dems factores, afectarn a su vez al rendimiento del proyecto y a la capacidad del proyecto para lograr los criterios de xito, lo que implicar un impacto en los niveles de satisfaccin y en las percepciones de los implicados.EJEMPLO

Una expansin en el alcance del proyecto, aumentar el trabajo que haya que hacer.

El aumento del trabajo implica que el calendario debe cambiar y que los costes subirn, y eso como mnimo.

Muchas veces el aumento de trabajo tambin afecta a los planes de recursos y aaden nuevos riesgos.

Uno de los propsitos del establecimiento de procedimientos para la Gestin de Cambios en los Requisitos es el de asegurar que, cuando existan cambios en los requerimientos, su impacto en el proyecto pueda cuantificarse y acordarse con el Cliente o Usuario en cuanto a plazo, esfuerzo y compensacin econmica si corresponde.As que si en cualquier momento hay un cambio, el proyecto necesita una forma de reconocerlo, evaluar su afectacin, comunicar ese cambio y hacer los ajustes pertinentes en la planificacin si al final se acepta el cambio.

Este mecanismo se llama normalmente SISTEMA DE CONTROL DE CAMBIOS.

2. REQUISITOS PARA GESTIONAR CAMBIOSPara cada cambio, se registrar la siguiente informacin:

Formulario de Peticin de Cambio.Catlogo de Necesidades.Anlisis Funcional del Cambio.Estimacin de Esfuerzo.Variaciones en Coste y Plazos.

Es importante mencionar que las actividades de control y seguimiento de los cambios de requisitos se diluyen dentro de las actividades normales de seguimiento y control de todo el proyectoLa primera actividad en la Gestin de Cambios es la peticin realizada por el usuario para alterar las especificaciones iniciales.

En la tabla siguiente se especifica la tarea que comprende esta actividad:TAREASPRODUCTOSTCNICAS Y PRCTICASPARTICIPANTEPeticin deCambio deRequisitosRegistro de Cambios: o Formulario dePeticin de CambioCatalogacin- Usuario- Jefe de ProyectoToda Gestin de Cambios implica:

Influir en los factores que crean cambios.Revisar, analizar y aprobar las solicitudes de cambio de forma rpida.Gestionar los cambios aprobados y mantener la integridad de las lneas de base.Revisar, aprobar o rechazar todas las acciones preventivas y correctivas recomendadas.Coordinar los cambios a travs de todo el proyectoDocumentar el impacto de todas las solicitudes de cambio.

3. HERRAMIENTAS Y TCNICASJUICIO DE EXPERTOS Adems del juicio de los expertos del equipo de direccin del proyecto, se puede solicitar a los interesados que aporten su experiencia y que formen parte del comit de control de cambios (CCC).

Durante este proceso, el juicio y la experiencia se aplican a cualquier detalle tcnico y de gestin, y se pueden obtener de varias fuentes, entre las que se incluyen: consultores; interesados, incluidos clientes y patrocinadores; asociaciones profesionales y tcnicas; grupos industriales; expertos en la materia (SMEs) y oficina de direccin de proyectos (PMO).

REUNIONES DE CONTROL DE CAMBIOS

Un Comit de Control de Cambios (CCC) es responsable de reunirse y de aprobar o rechazar las solicitudes de cambio.Sus decisiones se documentan y comunican a los interesados para su informacin e implementacin de acciones de seguimientoToda peticin de cambio debe ser analizada en detalle por el Equipo del Proyecto, contemplando los posibles cambios en la funcionalidad y el impacto que el cambio pedido tendra sobre el resto del Sistema de Informacin. TAREAPRODUCTOSTCNICAS Y PRCTICASPARTICIPANTES Estudio de la Peticin de Cambio de Requisitos- Registro de Cambios:*Catlogo de Necesidades- Entrevistas- Catalogacin- Equipo del Proyecto- UsuarioImpacto de la Peticin de Cambio de Requisitos- Registro de Cambios:* Anlisis Funcional del cambio* Diseo Tcnico- Las propias de Anlisis y Diseo- Equipo del ProyectoEstudio de Alternativas y Propuesta de Solucin- Registro de Cambios:* Propuesta de Solucin- Sesiones de Trabajo- Jefe de Proyecto- Equipo del ProyectoEn la siguiente tabla se expresan las tareas que componen esta actividad:ESTUDIO DE LA PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS

El Jefe de Proyecto entrega la peticin de cambio al Equipo del Proyecto para su estudio.

El miembro del equipo encargado de realizarlo deber mantener las entrevistas necesarias con el usuario para aclarar todas las dudas y poder efectuar un anlisis completo.

4. RESULTADOS DE LA GESTIN DE CAMBIOSIMPACTO DE LA PETICIN DE CAMBIO DE REQUISITOS

Una vez conocidas las nuevas necesidades, el Equipo del Proyecto por medio de sus analistas realizar un anlisis funcional de alto nivel de los nuevos requerimientos y el correspondiente diseo tcnico a grandes rasgos, ya que es necesario contemplar ambos para poder estimar adecuadamente el esfuerzo de desarrollo que conlleva.

ESTUDIO DE ALTERNATIVAS Y PROPUESTA DE SOLUCIN

A partir del Anlisis Funcional y Diseo Tcnico obtenido en la tarea anterior, el Jefe de Proyecto y el Equipo de Proyecto estudiarn las posibles alternativas de solucin, considerando para cada alternativa los recursos, esfuerzo, tiempo y coste que supone, presentando la ms adecuada al Comit de Seguimiento para su aprobacin.

Esta actividad tiene como objeto que el Comit de Seguimiento considere la solucin propuesta en la actividad anterior y decida sobre la procedencia o improcedencia del cambio de requisitos.

En la tabla siguiente se resume la tarea que comprende esta actividad:TAREAPRODUCTOSTCNICAS Y PRCTICASPARTICIPANTESAprobacin de laSolucin- Registro de Cambios:-Aprobacin /Rechazo de la Solucin- Comit de Seguimiento- Jefe de ProyectoComo consecuencia de esta evaluacin pueden darse cuatro posibilidades:El Comit de Seguimiento rechaza la peticin. En este caso la peticin se archiva como rechazada indicndose los motivos.El Comit de Seguimiento estima que la peticin es necesaria pero que el coste o la dilatacin son excesivos. Se pide al Equipo del Proyecto que revise las condiciones.El Comit de Seguimiento aprueba la peticin. En este caso se desarrolla como se haba previsto.El Comit de Seguimiento aprueba la peticin pero decide aplazar su desarrollo hasta otro momento.

APROBACIN DE LA SOLUCINEs necesario que el Comit de Seguimiento est de acuerdo con los costes que el cambio va a ocasionar y con la dilatacin que se producir en los plazos de entrega.

5. PROCEDIMIENTO DE GESTIN DE CAMBIOSIntroduccinPara cumplir con las metas establecidas del proyecto, los tiempos y el presupuesto asignado, es recomendable evitar cualquier tipo de cambio en el alcance definido originalmente para el proyecto. Una buena gestin de cambios es clave para el xito de cualquier proyecto.

ObjetivoEl Objetivo, es otorgar a todas las partes involucradas en el proyecto de un mecanismo controlado y ordenado para solicitar los cambios definidos originalmente en el alcance del proyecto estipulado, as como cualquier otro tipo de cambio que afecte el presupuesto, el cronograma y/o el contenido del proyecto.

Reglas GeneralesPara realizar un cambio en el proyecto se seguirn las siguientes reglas:

El Gerente del Proyecto es el responsable de la Gestin de Cambios y de llevar el control de los cambiosExistir un Comit de Cambios (CC) que estar integrado por todas las partes involucradas en el proyecto.El CC ser responsable del tratamiento y aprobacin final de todos los cambios solicitados.Los cambios pueden ser identificados y solicitados por cualquiera de las partes.Cada cambio deber ser canalizado a travs del Gerente de Proyecto para su clasificacin, valoracin y anlisis.Todas las Solicitudes de Cambio sern aceptadas, rechazadas diferidas y adems formarn parte de la documentacin del proyecto.Las solicitudes de Cambio una vez aprobadas por el Comit de Cambios, forman parte del contrato.Cada solicitud de Cambio identificada en el proyecto, deber ser manejada en forma centralizada de acuerdo al procedimiento de Gestin de Cambios

PROCEDIMIENTO1 PasoSolicitud de Cambio2 PasoIdentificacin y Clasificacin3 PasoValoracin y Anlisis4 PasoAprobacin de la Valoracin5 PasoDesarrollo del Cambio

ProcedimientoCada solicitud de Cambio va a cumplir con el siguiente procedimiento:1 Paso: Solicitud de Cambio: Cuando una de las parte identifica un cambio, presenta el documento de Solicitud de Cambio al Gerente de Proyecto, completando el campo Descripcin del Problema.2 Paso: Identificacin y Clasificacin: El Gerente de Proyecto identificar con un nmero nico la Solicitud y Clasificar el cambio como: cambio de alcance, evolucin o reparacin y definir su criticidad en: alta, media o baja.

3 Paso: Valoracin y Anlisis del Cambio: El Gerente del Proyecto junto con el equipo del proyecto, hace el anlisis del cambio, estimacin, costos, cronograma, e impacto, en 5 das hbiles. Pudiendo ser definido un nuevo proyecto.4 Paso: Aprobacin de la Valoracin: El Comit de Cambio deber aprobar formalmente el Cambio respecto a la estimacin, costos, impacto, cronograma, etc. en un mximo de 10 das hbiles. El estado de la solicitud de cambio podr ser: aprobada, cancelada, en estudio o en espera.5 Paso: Desarrollo del Cambio: Puede ser un proyecto nuevo, cumpliendo con las etapas correspondientes de Anlisis, Diseo, Implementacin, Pruebas e Implantacin del Cambio. O puede ser un cambio que genere cambios en el Alcance, con las tareas de modificacin de los planes de gestin, cronograma, costos, equipo, etc.CASO SNIP - PERQu es el SNIP?Sistema administrativo del Estado que acta como un sistema de certificacin de calidad de los Proyectos de Inversin Pblica.Herramienta de planificacin de la inversin que es anterior a la formulacin del presupuesto.

Por qu es necesario el SNIP?Para gastar bien los recursos pblicos.Para garantizar proyectos de inversin socialmente rentables, efectivos y sostenibles.Para reducir lo ms rpido posible nuestros dficit de infraestructura y servicios bsicos.

La fase de inversin comprende: La elaboracin del Estudio Definitivo, Expediente Tcnico u otro documento equivalente, y La ejecucin del PIP.

Las disposiciones establecidas en la Directiva para los estudios definitivos o expedientes tcnicos tambin son de aplicacin a los trminos de referencia, especificaciones tcnicas u otro documento equivalente que se requiera para la ejecucin del PIP, conforme al marco legal vigente.Artculo 27.- MODIFICACIONES DE UN PIP DURANTE LA FASE DE INVERSIN

27.1 Durante la fase de inversin, un PIP puede tener modificaciones no sustanciales que conlleven al incremento del monto de inversin con el que fue declarado viable el PIP.

Las variaciones que pueden ser registradas por el rgano que declar la viabilidad o el que resulte competente sin que sea necesaria la verificacin de dicha viabilidad, siempre que el PIP siga siendo socialmente rentable, debern cumplir con lo siguiente:

a. Tratarse de modificaciones no sustancialesSe consideran modificaciones no sustanciales a: el aumento en las metas asociadas a la capacidad de produccin del servicio; el aumento en los metrados; el cambio en la tecnologa de produccin; el cambio de la alternativa de solucin por otra prevista en el estudio de pre-inversin mediante el que se otorg la viabilidad; el cambio de la localizacin geogrfica dentro del mbito de influencia del PIP; el cambio de la modalidad de ejecucin del PIP; el resultado del proceso de seleccin y el plazo de ejecucin.

b. El monto de inversin total con el que fue declarado viable el PIP es:Menor o igual a S/.3 millones de Nuevos Soles, la modificacin no deber incrementarlo en ms de 40% respecto de lo declarado viable.Mayor a S/.3 millones de Nuevos Soles y menor o igual a S/.6 millones de Nuevos Soles, la modificacin no deber incrementarlo en ms de 30% respecto de lo declarado viable.Mayor a S/.6 millones de Nuevos Soles, la modificacin no deber incrementarlo en ms de 20% respecto de lo declarado viable.

c. No podrn sustentarse en modificaciones sustanciales al PIPDebiendo entenderse por modificaciones sustanciales a las siguientes: el cambio de la alternativa de solucin por otra no prevista en el estudio de pre-inversin mediante el que se otorg la viabilidad; el cambio del mbito de influencia del PIP; y el cambio en el objetivo del PIP. Para la aplicacin de lo dispuesto en la presente norma entindase por mbito de influencia a la zona geogrfica afectada por el problema central sobre el cual interviene un proyecto de inversin pblica.

d. Debern registrarse en el Banco de ProyectosA travs de la Ficha de Registro de Variaciones en la Fase de Inversin, en el plazo mximo de 03 das hbiles, como requisito previo a la ejecucin de las variaciones. Dicho registro tiene carcter de declaracin jurada, siendo el rgano que declar la viabilidad, o quien haga sus veces, el responsable por la informacin que se registra.

27.2 Las variaciones que no se enmarquen en lo dispuesto por el numeral 27.1, conllevan a la verificacin de la viabilidad del PIP que consiste en que el rgano que declar la viabilidad o el que resulte competente, realice una nueva evaluacin del PIP considerando las modificaciones que tendr el PIP como requisito previo a la ejecucin de dichas modificaciones. Para efectos de la verificacin de la viabilidad, deber tenerse en cuenta lo siguiente:

La OPI o la DGPM sealarn la informacin o estudio adicional, que fuera necesaria.

b. La OPI o la DGPM, segn corresponda, realizan una nueva evaluacin del PIP considerando en el flujo de costos, aquellos que ya se hubieren ejecutado y emite el Informe Tcnico elaborado de acuerdo al Anexo SNIP-16 y el Formato SNIP-17 respectivo. Si se trata de un Programa de Inversin se debe tomar en cuenta lo sealado en el Anexo SNIP-17.

c. Si el monto de inversin del PIP vara de tal forma que correspondera ser evaluado con un nivel de estudio de pre-inversin distinto a aquel al que sirvi para declarar su viabilidad, la UF deber presentar a la OPI, la informacin correspondiente al nuevo nivel de estudio.

d. Si el proyecto pierde alguna condicin necesaria para su sostenibilidad; se suprimen metas asociadas a la capacidad de produccin del servicio o componentes; o, se aumentan o cambian componentes, inclusive si el monto de inversin no vara o disminuye, tambin corresponde la aplicacin de lo sealado en el presente numeral.

e. En el caso de las verificaciones de viabilidad realizadas por las OPI, deber remitirse una copia del Informe Tcnico a la DGPM, en el plazo mximo de 05 das hbiles de emitido dicho documento.

f. La DGPM tiene un plazo mximo de 10 das hbiles para registrar en el Banco de Proyectos, las conclusiones y recomendaciones del Informe Tcnico de Verificacin de Viabilidad, salvo que emita recomendaciones en el marco de lo dispuesto por el literal j) numeral 3.2 del artculo 3 del Reglamento.

27.4 Para efectos de lo dispuesto en el presente artculo, la UE, bajo responsabilidad, debe informar sobre las variaciones antes sealadas al rgano que declar la viabilidad o al que resulte competente en el momento en que se produzcan tales cambios, con un plazo mnimo de 20 das hbiles antes de su ejecucin.27.5 Siempre que se solicite informacin o estudios adicionales a la UE, sta deber coordinar con la UF la elaboracin y remisin de la misma.27.6 La OPI o la DGPM, segn sea el caso, realizarn el anlisis para determinar la existencia de prdidas econmicas que el Estado estara asumiendo en el caso que la UE ejecute las variaciones sin el registro o evaluacin previa dispuestas en el presente artculo, informando de ello al rgano de control respectivo, para las acciones que correspondan.VENTAJAS DEL SNIP

ALGUNOS CASOS ILUSTRATIVOS

FORTALECIMIENTO DE LA TELEVISIN NACIONAL

Proyecto inicial: Recuperacin de la capacidad de transmisin de Canal 7 y creacin de un segundo canal en UHF.

Proyecto final aprobado: Recuperacin de la capacidad de transmisin de Canal 7, codificacin de la seal e incremento de su capacidad de produccin de programas nacionales. El estudio de demanda determin que solo eran requeridas 2.5 horas adicionales de programacin.

Ahorro aproximado de s/. 40 millones, lo que permite la creacin de 700 estaciones retransmisoras en zonas rurales.BIBLIOTECA NACIONAL

Proyecto inicial: Infraestructura y equipamiento.

Proyecto final aprobado: Infraestructura, equipamiento, fortalecimiento institucional, capacitacin y Sistema Nacional de Bibliotecas.HOSPITAL DE VENTANILLAProyecto inicial: Demoler Centro de Salud y construir Hospital de 40 camas.

Proyecto final aprobado: Construir hospital de 45 camas adecuando infraestructura del Centro de Salud.GRACIAS