controlaria - informe contabilidad municipalidad de paraiso

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INFORME N.° DFOE-DL-IF-20-2012 14 DE NOVIEMBRE, 2012

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22001122


CONTENIDO

Página N.°

RESUMEN EJECUTIVO

1. INTRODUCCIÓN.............................................................................................................. 1

ORIGEN DEL ESTUDIO .................................................................................................... 1

OBJETIVO DEL ESTUDIO ................................................................................................. 2

NATURALEZA Y ALCANCE DEL ESTUDIO ......................................................................... 2

COMUNICACIÓN PRELIMINAR DE LOS RESULTADOS DEL ESTUDIO .............................. 3

GENERALIDADES ACERCA DEL ESTUDIO ........................................................................ 4

METODOLOGÍA APLICADA ............................................................................................. 5

2 RESULTADOS .................................................................................................................. 5

DEBILIDADES EN LA CONTABILIZACIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LAS TRANSACCIONES ..................................................................................................... 5

AUSENCIA DE MANUALES, REGISTROS Y POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS RESPECTO DEL PROCESO CONTABLE ............................................................................. 7

CARENCIA DE CONTROLES EFECTIVOS QUE COADYUVEN A LA PROTECCIÓN DE LAS FINANZAS Y DE LOS ACTIVOS MUNICIPALES ..................................................... 9

3. CONCLUSIONES ............................................................................................................ 12

4. DISPOSICIONES ............................................................................................................ 14

AL CONCEJO MUNICIPAL ............................................................................................. 14

AL ALCALDE MUNICIPAL .............................................................................................. 14

CONSIDERACIONES FINALES ........................................................................................ 16


INFORME N.° DFOE-DL-IF-20-2012

RESUMEN EJECUTIVO ¿Qué examinamos?

El sistema contable de la Municipalidad de Paraíso, a efecto de verificar si suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero-económicas, garantiza de manera razonable el control y la salvaguarda de los bienes patrimonio municipal y contribuye a los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas de ese ayuntamiento. El estudio abarcó el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario. ¿Por qué es importante?

En estudios realizados en los años 2009, 2010 y 2011, este órgano contralor ha determinado que gran parte de las entidades del sector municipal presentan debilidades estructurales, conceptuales y de gestión que inciden negativamente en el reconocimiento, medición, presentación y revelación de partidas significativas de los estados financieros, y que van en menoscabo de una gestión contable financiera eficaz, lo cual no le permite a esas instituciones contar con información de calidad para los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas, y del control y salvaguarda de los bienes municipales. Además, la mayoría de los gobiernos locales carecen de una contabilidad patrimonial acorde con un marco normativo contable y de sistemas de información integrados. Por ende, con el presente estudio se pretende impulsar a la Municipalidad de Paraíso para que implemente acciones que le permitan ir superando esas debilidades y avanzar hacia una contabilidad apegada a las exigencias de la normativa contable vigente ¿Qué encontramos?

Los resultados del presente estudio revelan debilidades importantes en el registro y clasificación de las transacciones que inciden en la confiabilidad, exactitud y oportunidad de la información financiera y no coadyuvan a la toma de decisiones, rendición de cuentas, ni al control efectivo de las finanzas y bienes municipales. Los saldos por concepto de cuentas por cobrar que muestra el Balance General al 31 de diciembre de 2011, difieren en más de ¢22, 0 millones respecto de la suma que mantiene la Unidad de Cobros en esa fecha. Además, existen notas de crédito sin

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contabilizar por más de ¢14, 6 millones, cuyo origen se desconoce, lo que dificulta su aplicación, en perjuicio de los servicios a los contribuyentes. Tampoco se contabilizan las provisiones para litigios, cesantía, las cuentas de dudosa recuperación y los inventarios de materiales y suministros. No se cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable que exige el artículo 114 de Código Municipal, ni con políticas y procedimientos específicos que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los informes y estados financieros.

También se carece del plan general contable y de los libros contables –Diario, Mayor e Inventarios y Balances– para el registro y control de las operaciones o transacciones de los hechos financieros que le afectan, contrario a lo que exigen las normas de contabilidad y en detrimento de un sistema contable que se ajuste a los requerimientos establecidos en las normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de las municipalidades, a los principios contables y a las directrices y circulares establecidos por la Contabilidad Nacional. Aunado a ello, también se determinó que en esa corporación municipal no se ejerce un control efectivo sobre los bienes municipales, lo cual incrementa el riesgo de hechos irregulares, usos indebidos, abusos, sustracciones y pérdidas de los activos municipales, sin que sean detectados de manera oportuna por la administración municipal. En conclusión, la información financiera que se genera carece de confiabilidad, oportunidad y exactitud y no contribuye a la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales, tampoco favorece a los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas.

¿Qué sigue? Las acciones de la administración municipal de Paraíso para cumplir con las disposiciones giradas por esta Contraloría General. En ese sentido, se le dispone al Concejo, como máxima autoridad de esa entidad, brindar el apoyo necesario a las acciones que proponga el Alcalde Municipal para el cumplimiento de las disposiciones giradas en este informe. Asimismo, al Alcalde, en su carácter de jerarca administrativo, se le dispone realizar las acciones necesarias para superar las debilidades en cuestión y contribuir al logro de una gestión financiera contable eficaz y eficiente, asunto que es de exclusiva responsabilidad de esa administración conforme el ordenamiento jurídico.


INFORME N.° DFOE-DL-IF-20-2012

INFORME ACERCA DEL SISTEMA CONTABLE DE LA

MUNICIPALIDAD DE PARAÍSO

1. INTRODUCCIÓN

Origen del estudio

1.1 El presente estudio se realizó con fundamento en las competencias que le confieren a esta Contraloría General los artículos 183 y 184 de la Constitución Política, 17, 21 y 37 de su Ley Orgánica N.° 7428.

1.2 En el año 2009 la Contraloría General de la República emitió el informe DFOE-SM-8-2009, en el que señaló que gran parte de las entidades municipales presentaban limitaciones estructurales, conceptuales y de gestión que iban en menoscabo del desarrollo de una actividad contable financiera eficaz y eficiente.

1.3 A raíz de los resultados obtenidos y como parte del cumplimiento de las disposiciones giradas en ese informe, conforme a la realidad de cada municipalidad, las administraciones municipales respectivas formularon un plan de acciones para subsanar las debilidades comentadas en dicho documento.

1.4 En ese contexto, en el año 2011, se realizó un estudio transversal en 60 municipalidades, con el fin de evaluar las medidas de mejora implementadas por esos gobiernos locales. Producto de ese estudio se emitió el informe N.° DFOE-DL-IF-24-2011. De acuerdo con los resultados consignados en ese documento, 21 de esos 60 ayuntamientos, seguían mostrando avances limitados en el proceso de mejora de sus contabilidades y por consiguiente, sus sistemas contables continuaban generando información carente de confiabilidad, oportunidad y exactitud. Dicha situación, entre otros asuntos, incide negativamente en la efectividad de los controles internos financieros y en los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas.

1.5 Es así como esta Área de Fiscalización, para el presente año programó un estudio acerca del funcionamiento de los sistemas contables en ocho municipalidades del país que presentaron, según lo consignado en el informe N.° DFOE-DL-IF-24-2011, avances precarios en relación al fortalecimiento de sus sistemas contables, entre las que se incluye la Municipalidad de Paraíso.

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Objetivo del estudio

1.6 Verificar si el sistema contable de la Municipalidad de Paraíso suministra información confiable, oportuna y exacta de las transacciones financiero-económicas, garantiza de manera razonable el control y la salvaguarda de los bienes y contribuye a los procesos de toma de decisiones, evaluación de resultados y rendición de cuentas de ese ayuntamiento.

Naturaleza y alcance del estudio

1.7 El estudio comprendió la evaluación y análisis acerca de los temas básicos que deben estar presentes en el sistema contable de una municipalidad, como son:

Estructura organizacional: acciones orientadas a fortalecer la unidad o área contable como parte de la estructura organizativa institucional, para apoyar efectivamente el logro de los objetivos institucionales, efectuar las actividades, procesos y transacciones contables, y distribuir esas funciones entre diferentes funcionarios de la unidad contable, asignarles la responsabilidad y la autoridad suficiente para ejecutarlas.

Normativa contable: conjunto de normas, principios, directrices, lineamientos, circulares, políticas y procedimientos técnicos que regulan las operaciones de los procesos de reconocimiento, medición, presentación y revelación de los hechos de carácter financiero contable de la institución.

Registros contables: los libros contables y las actividades o acciones que se realizan para desarrollar la contabilidad y los mecanismos de control aplicables a los procesos contables para garantizar la razonabilidad y confiabilidad sobre la información financiera contable.

Contabilización de transacciones: los registros contables y la información financiera de los estados financieros, deben prepararse y presentarse respecto de todo lo sustancial, de acuerdo con un marco normativo contable, a fin de garantizar la razonabilidad en la presentación de la situación financiera y de los resultados de las operaciones de la entidad, y para garantizar su eficacia como base en la toma de decisiones por parte de los diferentes usuarios. Dicha información debe cumplir, al menos, con las características de utilidad, oportunidad, importancia significativa, confiabilidad, racionalidad y verificabilidad.

Estados financieros: constituyen una representación de la situación financiera y de las operaciones contables que realiza la entidad, como producto del proceso contable y en cumplimiento de los fines económicos

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de la institución, los cuales están orientados a proporcionar información confiable y veraz sobre la situación financiera de la institución, flujos de efectivo a una fecha y período contable, información útil para la toma de decisiones y rendición de cuentas y muestran el grado de manejo de los recursos económicos que le son confiados a la entidad.

Documentación y archivo contable: los documentos que se utilizan para respaldar o soportar las transacciones contables y que sirven de base para registrar y comprobar los hechos o eventos económicos que ocurren en la entidad y su correspondiente archivo, que permita clasificar, controlar y conservar la documentación contable disponible para los diferentes usuarios.

1.8 El análisis abarcó el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2011, ampliándose cuando se consideró necesario y se efectuó de conformidad con el “Manual de Normas Generales de Auditoría para el Sector Público”, promulgado mediante la Resolución del Despacho de la Contralora General, N.° R-CO-94-2006, publicada en La Gaceta N.° 236 del 8 de diciembre de 2006.

Comunicación preliminar de los resultados del estudio

1.9 En reunión efectuada el 23 de octubre del 2012, en las instalaciones de la Municipalidad de Paraíso, se expusieron los principales resultados y las disposiciones del presente estudio a la Licda. Damaris Solano Castillo, Presidenta del Concejo Municipal, Sr. Jorge Rodríguez Araya, Alcalde Municipal, Licda. Adela Meza Sandoval, Auditora Interna, Licda. Mauren Solano Veba, Planificadora Municipal, Lic. Oscar Sánchez Soto, Encargado de Presupuesto y al Sr. Rafael Corrales Loría, Contador Municipal.

1.10 Asimismo, en cumplimiento de las “Directrices para la remisión del borrador del informe de fiscalización posterior” se hizo entrega de ese documento, impreso y en disco compacto, mediante el oficio N.° DFOE-DL-1043 del 23 de octubre de 2012. En dicho oficio se indicó que la Administración contaba con un plazo de cinco (5) días hábiles para formular y remitir a esta Área de Fiscalización, las observaciones al respecto, acompañadas del respectivo sustento documental y en disco compacto.

1.11 Al respecto, mediante oficio N.° ALC-INT C.G.R. 10-2012 del 31 de octubre de 2012, el Sr. Jorge Rodríguez Araya, Alcalde Municipal, indica que no tiene ninguna objeción y acogen en todos sus extremos el informe, razón por la cual han girado las directrices pertinentes para corregir las debilidades citadas en el informe.

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Generalidades acerca del estudio

1.12 El régimen municipal costarricense se ha visto sujeto a una serie de reformas que han transformado paulatinamente su accionar respecto al subsistema de contabilidad.

1.13 En este sentido, el Código Municipal, entre otros asuntos, establece que los responsables del área financiero-contable deberán rendir al Alcalde los informes relacionados con las funciones atinentes a ellos, que serán remitidos al Concejo para su discusión y análisis. Además, dispone que las normas relativas a los asuntos financieros contables de la municipalidad deberán estar estipuladas en el manual de procedimientos financiero-contable aprobado por el Concejo, cuyo proyecto debe ser analizado y dictaminado previamente por la unidad de auditoría interna.

1.14 Por su parte, las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos1, establecen que el subsistema de contabilidad está conformado por el conjunto de órganos participantes, principios, normas y procedimientos técnicos para recopilar, registrar, procesar y controlar, en forma sistemática, toda la información referente a las operaciones y otros hechos de carácter financiero, expresados en términos monetarios.

1.15 Lo indicado en las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera citadas, debe estar en concordancia con la normativa que sobre el particular emitan las instancias internas y externas competentes. En ese sentido, la Administración deberá ejecutar las acciones necesarias para que dicho subsistema cumpla, al menos, los siguientes objetivos:

Registrar de forma sistemática todas las transacciones que afecten la situación económico-financiera de la institución, así como mostrar que éstas se realizaron de conformidad con las disposiciones legales y técnicas propias de la materia, de manera que permita el control interno y posibilite el control externo.

Proveer información útil, adecuada, oportuna y confiable, de fácil análisis e interpretación, que sirva de apoyo para la toma de decisiones del jerarca y titulares subordinados, así como para terceros interesados.

1 Resolución No

. R-CO-8-2007 publicada en el Diario Oficial La Gaceta No. 58 del 22 de marzo de 2007.

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Suministrar la información contable y la documentación pertinente de conformidad con las disposiciones vigentes, sobre la gestión financiera, patrimonial y presupuestaria para apoyar las tareas de control y evaluación presupuestaria, de auditoría y otros fines.

1.16 Por otra parte, cabe indicar que en las instituciones del sector municipal las funciones relacionadas con la contabilidad financiera, están a cargo de una unidad de contabilidad, a la cual le corresponde, entre otras actividades, el registro, control y documentación de las operaciones financieras y contables. También le corresponde a dicha unidad la elaboración de los estados financieros y de los informes de carácter financiero para la toma de decisiones y rendición de cuentas.

1.17 Por lo tanto, las municipalidades necesariamente deben aspirar a contar con un sistema contable integrado que permita, a partir del registro único de cada transacción, generar las correspondientes afectaciones presupuestarias, financieras y patrimoniales de manera oportuna, confiable y exacta y que a su vez, favorezca un control efectivo de las operaciones financiero-contable y del patrimonio de la entidad.

Metodología aplicada

1.18 Para los efectos del presente estudio, entre otras técnicas de auditoría, se aplicaron entrevistas y cuestionarios al funcionario encargado de la contabilidad.

1.19 También, se realizaron inspecciones físicas a las instalaciones y a la bodega municipal. Además, se revisaron documentos que se generan como parte de la labores de las unidades administrativas involucradas en el proceso contable de las transacciones financieras.

1.20 Adicionalmente, se obtuvo y analizó información contenida en el Sistema de Administración Contractual (SIAC), en el Sistema de Presupuestos Públicos (SIPP) y en el Sistema Integrado de Información Municipal (SIIM).

2 RESULTADOS

Debilidades en la contabilización y clasificación de las transacciones

2.1 La Municipalidad de Paraíso presenta debilidades importantes en el registro y clasificación de las transacciones económicas y financieras, que inciden negativamente en la confiabilidad, exactitud y oportunidad de la información financiera incluida en los Estados Financieros, en detrimento de los procesos de toma de decisiones y la rendición de cuentas y del control eficiente del patrimonio institucional.

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2.2 En los siguientes acápites, se exponen las debilidades más significativas referentes al registro y clasificación contable:

a) Los saldos por concepto de cuentas por cobrar que muestra el Balance General al 31 de diciembre de 2011, difieren en más ¢22, 0 millones respecto de la suma que mantiene la Unidad de Cobros en esa fecha. Por ende, no se conoce el monto correcto de la cartera de cuentas por cobrar en esa corporación municipal, lo que pone en duda la confiabilidad de las cifras que muestra ese estado financiero.

b) La cifra de la cuenta de Bancos del Balance General al 31 de diciembre de 2011 refleja una diferencia de unos ¢17, 0 millones de menos, respecto al registro que mantiene la Unidad de Tesorería en esa fecha, sin que la Administración se haya abocado a determinar las razones de esa diferencia.

c) Las cuentas por cobrar no se clasifican en corto o largo plazo de acuerdo con la posibilidad de cobro, por lo que se desconoce lo que está pendiente de cobrar a menos o más de un año del ejercicio económico.

d) No contabilizan, entre otros hechos o transacciones, las provisiones para atender litigios y cesantía, las cuentas de dudosa recuperación, los activos intangibles y los inventarios de materiales y suministros que utiliza la administración municipal para su consumo y en la prestación de servicios.

e) No informan en los estados financieros, las notas explicativas de los activos y pasivos contingentes u otros eventos que surgen como parte de la actividad normal de la institución, en detrimento de una revelación suficiente para conocimiento de las propias autoridades municipales y de terceros interesados.

f) Según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 30 de junio del 2012, existen notas de crédito (ingresos) sin contabilizar por más de ¢14, 6 millones. El origen de esos créditos por ingresos a favor de las arcas municipales se desconoce, lo que dificulta o impide su aplicación, en perjuicio de los servicios a los contribuyentes.

2.3 Las situaciones expuestas contradicen los principios de contabilidad aplicables al Sector Público, que indican que todos los hechos de carácter contable deben ser registrados en oportuno orden cronológico en el que se produzcan. Asimismo, los estados financieros deben contener toda la información necesaria que exprese la situación económica-financiera y de los recursos y gastos del ente.

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2.4 También, señalan que cuando ocurran eventos o transacciones en términos monetarios extraordinarios o que ameriten algún tipo de explicación para que la información sea transparente, se deberán incluir notas explicativas al pie de los estados financieros.

2.5 Las debilidades comentadas en este aparte son contrarias a normas, principios y técnicas de contabilidad y a las más elementales normas de control interno y prácticas administrativas y van en detrimento de la confiabilidad, exactitud y oportunidad de la información contable y financiera de esa municipalidad, del control efectivo de sus finanzas y de su patrimonio y de los procesos de toma de decisiones y rendición de cuentas, responsabilidades ineludibles de las autoridades municipales competentes.

Ausencia de manuales, registros y políticas y procedimientos respecto del proceso contable

2.6 Ese ayuntamiento no cuenta con el manual de procedimientos financiero-contable que exige el artículo 114 de Código Municipal, ni con políticas y procedimientos específicos que regulen el proceso de registro, clasificación y emisión de los informes y estados financieros. Estas carencias van en perjuicio del orden, claridad y uniformidad que debe existir en el registro de las transacciones financiero contables. Tampoco coadyuva con los mecanismos de control que deben mantenerse sobre las finanzas y los bienes municipales.

2.7 Como parte de las acciones tendentes a cumplir con este requerimiento, al asignar las labores a cada puesto, es preciso asegurar que en ninguno de ellos se concentren funciones de carácter incompatible, entendidas éstas como aquellas tareas cuya combinación en las competencias de una sola persona, eventualmente podría permitir la realización o el ocultamiento de fraudes, errores u omisiones. De conformidad con lo dicho, entre otras, las funciones de autorización, ejecución, aprobación y registro de transacciones, así como las de custodia de recursos, deben separarse adecuadamente para reducir el riesgo de que se presenten situaciones irregulares que menoscaben la seguridad de los bienes de la institución.

2.8 De igual manera, se debe tener presente que los manuales o compendios de procedimientos aplicados por la institución deben prever la secuencia lógica de las actividades que conforman un proceso organizativo, y su asignación a funcionarios diferentes (de unidades distintas hasta donde sea posible) con base en la incompatibilidad existente entre ellas, según se indicó en el aparte inmediato anterior del presente informe.

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2.9 Además, es necesario que las instrucciones sean emitidas de manera clara, concisa y por escrito, independientemente de que se encuentren impresas o disponibles en medios electrónicos. Lo anterior conlleva la necesidad de que se utilice un estilo de redacción que las haga fácilmente comprensibles con el fin de evitar que las disposiciones internas para la ejecución de las labores sean olvidadas o se presten a interpretaciones erróneas, lo que a su vez podría conducir a resultados insatisfactorios o adversos.

2.10 Las instrucciones escritas ordenadas en un manual o compendio de esa naturaleza deben ser actualizadas periódicamente para ajustarlo a los cambios en las necesidades y procesos organizacionales. También, es necesario que tanto el manual como sus actualizaciones se divulguen ampliamente en la organización, en especial, entre los funcionarios responsables de su cumplimiento, y estén disponibles para su ulterior consulta por parte del personal interesado.

2.11 Por otra parte, esa corporación municipal carece del plan general contable, contrario a lo que exigen las normas de contabilidad y en detrimento de un sistema contable que se ajuste a los requerimientos establecidos en las normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de las municipalidades, a los principios contables y a las directrices y circulares establecidos por la Contabilidad Nacional.

2.12 Tampoco existen políticas y procedimientos en materia contable financiero para normar su proceso contable que, entre otras cosas, promuevan la existencia de una coordinación efectiva entre la Unidad de Contabilidad y otras unidades como las de Tesorería, Proveeduría, Cobros y Presupuesto, las cuales deben remitirle la información pertinente para el registro y control financiero contable. Asimismo, no cuentan con políticas para asegurar que se mantengan actualizados los registros contables y la preparación oportuna de los Estados Financieros y otros informes financieros de la institución.

2.13 Al respecto, es fundamental impulsar una cultura contable institucional que deje claro que el sistema contable no es una tarea únicamente de la unidad de contabilidad, sino que se requiere de una coordinación efectiva y de trabajo sistemático entre las unidades que conforman el sistema de administración financiera de la municipalidad.

2.14 En ese sentido, es necesario que tales unidades administrativas se encarguen de estar vigilantes en la adopción, adecuación e implementación de las normas y criterios técnicos que deben regir el eficaz y eficiente registro y control de las transacciones de la entidad. Asimismo, que estén claros los distintos roles y responsabilidades del personal encargado del funcionamiento del sistema de administración financiera, de modo que se garantice el desarrollo coordinado

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de las funciones propias de cada unidad y pueda generarse información confiable y oportuna para el registro sistemático de las transacciones y el control efectivo de las finanzas y el patrimonio municipal.

2.15 La legislación vigente establece figuras administrativas, entre ellas, una que controla el ingreso, depósito o custodia y egreso de los recursos por medio de su función de tesorería, todo lo cual debe estar articulado y vinculado a un efectivo control contable sustentado en normas de registro eficaces y vigentes, que garanticen el registro oportuno de las transacciones y la salvaguarda de los activos, complementándose el Sistema de Administración Financiero con otra instancia administrativa que se encarga del efectivo proceso o gestión de compra, así como de la sana administración de bienes. En este contexto de interacción sistémica, la Municipalidad de Paraíso, presenta situaciones susceptibles de mejora, que influyen para que no exista una operación armónica y eficaz, entre las unidades citadas.

2.16 Aunado a las debilidades expuestas en este aparte, relacionadas con la necesidad de fortalecer la integración de las actividades de las unidades de Contabilidad, Tesorería, Proveeduría, Presupuesto y Cobros, se determinó que esa Municipalidad tampoco cuenta con los libros contables -Diario, Mayor e Inventarios y Balances- para el registro y control de las operaciones o transacciones de los hechos financieros que le afectan, a pesar de que normas de control interno y sanas prácticas de administración demandan el uso de estos registros.

2.17 Finalmente, cabe indicar que esa Municipalidad incluyó en el plan de acciones de julio de 2010, producto de disposiciones giradas por esta Contraloría General en estudios anteriores relativo a este tema, actividades orientadas a fortalecer los asuntos comentados en este aparte; sin embargo, el avance ha sido muy limitado, tal como se infiere de los resultados expuestos en este informe. Entre las acciones propuestas en ese plan estaba la implementación de manual de procedimientos financieros-contables y de las políticas y procedimientos para normar su proceso contable, aspectos que no han sido resueltos aún por esa administración municipal.

Carencia de controles efectivos que coadyuven a la protección de las finanzas y de los activos municipales

2.18 El gobierno local de Paraíso no cuenta con mecanismos de control efectivos que garanticen de manera razonable, la custodia, protección y conservación de las finanzas y bienes municipales, lo cual van en detrimento de la confiabilidad y oportunidad de la información financiera e incrementa el riesgo de errores, usos indebidos, sustracciones o pérdidas de activos. Seguidamente

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se consignan las debilidades de control observadas en el desarrollo del presente estudio:

a) Ese gobierno local no realiza un control eficiente sobre las existencias de materiales y suministros ubicados en el plantel municipal, que le permita comprobar periódicamente la exactitud de los registros del inventario de la institución.

En ese sentido, pese a que en setiembre del 2011 la Unidad de Contabilidad realizó un conteo físico del inventario, esa administración no se abocó a investigar y ajustar las diferencias detectadas, contrario a lo establecido en las Normas de Control Interno para el Sector Público.

Además, de una toma física realizada por esta Contraloría General con base en una muestra de los materiales y suministros, se determinaron diferencias significativas entre la cantidad de artículos registrados en tarjetas o ficheros respecto al conteo físico. El siguiente cuadro muestra los resultados de ese recuento físico:

En consecuencia, es necesario que ese gobierno local realice periódicamente tomas físicas de las existencias de materiales y suministros -al menos una vez al año- con el fin de verificar el inventario, y detectar y ajustar las diferencias que surjan, debido al deterioro, errores de registro, pérdidas o robos del inventario. Además, tomar las acciones que en derecho procedan cuando producto de estas actividades de control se determinen irregularidades en perjuicio de la hacienda municipal.

Municipalidad de Paraíso Diferencias de la toma física realizada en el plantel municipal

por este órgano contralor 2012

Descripción

Cantidad registrada

en la tarjeta

Conteo físico

Diferencias

Aceite de transmisión 85w 37 23 14

Bolsa grande olympic 84 44 40

Camisas uniformes 77 0 77

Desinfectante 92 61 31

Adaptador 4” 66 0 66

Codos 4 45” 48 0 48

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b) No existe la práctica de registrar las salidas de materiales y suministros cada vez que ocurre su consumo, es decir, cuando se hace la boleta de requisición, lo cual genera información desactualizada de las existencias, contrario a lo establecido en las Normas de control interno, en cuanto a contar con información financiera oportuna y exacta.

c) La Unidad de bodega carece de un registro sistemático para el control efectivo de las existencias en bodega, que contenga, al menos, la cantidad, el registro de las entradas y salidas, la descripción, la ubicación, el tipo y costo de los artículos.

d) Además, esa Corporación Municipal no cuenta con registros que permitan ejercer un control efectivo sobre la ubicación, uso y condición de los bienes propiedad, planta y equipo que están ociosos, retirados u obsoletos, lo cual no garantiza la razonabilidad de que los registros de esos bienes sean exactos y confiables.

e) No someten a revisión y aprobación las operaciones contables, por ejemplo, los asientos y ajustes contables y los estados financieros, por lo que la información contable podría contener datos duplicados y errores que afectarían la calidad de la información financiera.

f) No existe la práctica de conciliar periódicamente los saldos de ingresos y egresos producto de la contabilidad con los de presupuesto, que permita identificar de manera oportuna diferencias o errores en el registro de la información contable y presupuestaria.

2.19 La necesidad de contar con información financiera y administrativa para la toma de decisiones es indicativa de la importancia de que los registros sean oportunamente actualizados y, aun más, que sean exactos y confiables. Una práctica orientada a fomentar estos dos atributos es la verificación física de las cantidades y características de los activos que puedan ser sujetos a recuento, como son el mobiliario y equipo, los vehículos, los suministros en bodega, así como la información y el conocimiento clave para la institución.

2.20 La aplicación de esta medida pretende detectar eventuales discrepancias entre los registros y los activos o existencias físicas, que pueden obedecer a causas tales como la sustracción, la omisión de anotaciones o una contabilización o custodia errónea. En consecuencia, una vez efectuado el inventario físico, es preciso analizar las desviaciones y su origen, a efecto de implantar las acciones procedentes para corregir o ajustar los registros y, si es del caso, mejorar el control. Por su parte, las autoridades competentes de la administración municipal deben establecer y mantener actualizadas las políticas y procedimientos que deberán observarse para tales efectos.

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2.21 En general, las situaciones comentadas en este informe, no responden a normas contenidas en la Ley General de Control Interno, N.° 8292, en las Normas de control interno para el Sector Público, en el Código Municipal, en los Principios de Contabilidad Aplicables al Sector Público, en las Normas técnicas básicas que regulan el Sistema de Administración Financiera de la Caja Costarricense de Seguro Social, Universidades Estatales, Municipalidades y otras entidades de carácter municipal y Bancos Públicos y, en la Ley contra la corrupción y el enriquecimiento ilícito en la función pública, N.° 8422.

2.22 Esta normativa señala, entre otros aspectos relevantes, que el funcionario público está obligado a administrar los recursos públicos con apego a los principios de legalidad, eficacia, economía y eficiencia, rindiendo cuentas satisfactoriamente. De ahí, que los jerarcas y titulares subordinados de las entidades públicas, deben disponer de sistemas de control interno aplicables, completos, razonables, integrados y congruentes con sus competencias y atribuciones institucionales, estableciendo las acciones para proteger y conservar el patrimonio público contra cualquier pérdida, despilfarro, uso indebido, irregularidad o acto ilegal, exigir confiabilidad y oportunidad de la información y cumplir con el ordenamiento jurídico y técnico.

2.23 Además, según ese cuerpo normativo, se deben adoptar las medidas para que los actos de la gestión institucional, sus resultados y otros eventos relevantes, se registren y documenten de manera apropiada. Deben establecerse y mantenerse actualizados los registros contables y presupuestarios que brinden un conocimiento razonable y confiable de las disponibilidades de recursos, las obligaciones adquiridas y las transacciones y eventos realizados, disponerse de los libros contables y que se definan y apliquen políticas y procedimientos de control relativas a su apertura, custodia, mantenimiento, actualización, disponibilidad y cierre.

3. CONCLUSIONES

3.1 La Municipalidad de Paraíso administra un presupuesto superior a los ¢4 000, 0 millones, y por ende, está obligada a responder y a rendir cuentas a su comunidad por el manejo eficiente de esos recursos; no obstante, de acuerdo con los resultados del presente estudio, su sistema contable presenta una serie de debilidades que no coadyuvan a la toma de decisiones, rendición de cuentas ni al control efectivo de sus finanzas y patrimonio institucional.

3.2 Al respecto, existen inconsistencias en el registro y clasificación de las transacciones que afectan la confiabilidad y veracidad de la información financiera contenida en los estados financieros del 31 de diciembre de 2011, tales como: diferencias en los saldos de las cuentas por cobrar y de bancos, notas de crédito sin contabilizar, no se clasifican las cuentas por cobrar en

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corto y largo plazo. Tampoco se contabilizan las provisiones para litigios, cesantía, las cuentas de dudosa recuperación y los inventarios de materiales y suministros.

3.3 Además, carece de normativa contable que determine sus procesos contables como son: el manual de procedimientos financiero-contable y el plan general contable, herramientas fundamentales para el desarrollo de la contabilidad patrimonial. Asimismo, no cuenta con los libros contables –Diario, Mayor e Inventarios y Balances– para el registro y control de las operaciones o transacciones de los hechos financieros que le afectan.

3.4 Aunado a ello, existen debilidades de control que inciden en la protección de las finanzas y de los activos municipales, como por ejemplo, la ausencia de controles efectivos sobre las existencias de materiales, carencia de un registro sistemático para el control de las existencia en bodega, y no someten a revisión y aprobación las operaciones contables, lo cual incrementa los riesgos de hechos irregulares, usos indebidos, abusos, sustracciones y pérdidas de los activos municipales, sin que sean detectados de manera oportuna.

3.5 En las circunstancias actuales, el proceso de contabilidad de ese gobierno local, no está contribuyendo a la protección y salvaguarda efectiva de los activos municipales, pues la información que genera carece de confiabilidad, oportunidad y exactitud, tampoco garantiza razonablemente que sus registros reflejan el verdadero valor de sus activos, pasivos y patrimonio, en ese sentido, se desconoce la exactitud de la cuantía de sus derechos, obligaciones y del capital o patrimonio institucional.

3.6 En síntesis, las inconsistencias de registro que presenta el sistema contable, la ausencia de normativa contable y de controles efectivos sobre las finanzas y el patrimonio institucional, demuestra que esa corporación municipal debe realizar esfuerzos para fortalecer su gestión contable, amparada a un esquema, que le permita a los jerarcas municipales y ciudadanía en general conocer y contar con información, acerca de la situación económica y financiera, el valor del patrimonio municipal y, de la cuantía de los derechos y deberes que tiene el gobierno local de Paraíso.

3.7 Por lo tanto, las autoridades competentes de la Municipalidad de Paraíso en cumplimiento fiel de sus responsabilidades, deben promover en definitiva y con carácter de urgente e impostergable, la definición de políticas, acompañada ineludiblemente de la implantación de acciones efectivas, para solventar de manera integral y sistemática los problemas señalados que, en general, revelan un manejo de los fondos públicos apartado de la técnica contable y de un control efectivo de los recursos públicos que administra.

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4. DISPOSICIONES

4.1 De conformidad con las competencias asignadas en los artículos 183 y 184 de la Constitución Política y en los artículos 12 y 21 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N.° 7428, se emiten las siguientes disposiciones, las cuales son de acatamiento obligatorio y deberán ser cumplidas dentro del plazo o en el término conferido para ello, por lo que su incumplimiento no justificado constituye causal de responsabilidad.

4.2 Este órgano contralor se reserva la posibilidad de verificar, mediante los medios que considere pertinentes, la efectiva implementación de las disposiciones emitidas, así como de valorar la aplicación de los procedimientos administrativos que correspondan, en caso de incumplimiento injustificado de tales disposiciones.

Al Concejo Municipal

4.3 En función de lo que establece el artículo 13 del Código Municipal, en el sentido de que son atribuciones del Concejo, aprobar los presupuestos, dictar los reglamentos de la corporación, organizar, mediante reglamento, la prestación de los servicios municipales, celebrar convenios, comprometer los fondos o bienes y autorizar los egresos de la municipalidad, excepto los gastos que son de competencia del Alcalde, se gira la siguiente disposición a ese órgano colegiado:

4.4 Apoyar, en la medida y forma que le corresponde a ese Concejo, las iniciativas que proponga la Administración para el efectivo y oportuno cumplimiento de las disposiciones giradas por la Contraloría General al Alcalde Municipal en el presente informe, de forma que se dote de los recursos necesarios (financieros, humanos, tecnológicos y logísticos) para la implementación del Manual de Procedimientos Financiero-Contable, y el Plan General Contable.

4.5 Aprobar el Manual de Procedimientos Financiero Contable, elaborado por la administración municipal y dictaminado previamente por la Auditoría Interna, en cumplimiento de lo establecido en el artículo 114 del Código Municipal. Al respecto, se le solicita remitir a esta Contraloría General una certificación en el cual conste el acuerdo tomado por ese Concejo Municipal, en el plazo de tres meses contado a partir de la fecha de recibo de dicho manual.

Al Alcalde Municipal

4.6 En su condición de administrador general y jefe de las dependencias municipales y de su responsabilidad de vigilar por la organización, el funcionamiento, la coordinación y el fiel cumplimiento de los acuerdos municipales, las leyes y los reglamentos en general, tal como lo establece el

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artículo 17 inciso a) del Código Municipal, se le emiten las siguientes disposiciones:

4.7 Emitir y divulgar una directriz al Contador Municipal para que se concilien y ajusten periódicamente los saldos de las partidas de Cuentas por cobrar y Bancos que refleja el Balance General, con las cifras que registran las unidades de Cobro y Tesorería, respectivamente, a fin de establecer los saldos correctos que corresponde mostrar en dichas cuentas de balance. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.2 incisos a) y b) de este informe.

4.8 Emitir y divulgar una directriz al Contador Municipal para que se registren contablemente las provisiones para atender los litigios y la cesantía, las cuentas de dudosa recuperación, los activos intangibles y las existencias de materiales y suministros, así como para que se clasifiquen las cuentas por cobrar en corto o largo plazo de acuerdo con la posibilidad de cobro, e informar en los estados financieros, las notas explicativas los activos y pasivos contingentes. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.2 incisos c), d) y e) de este informe.

4.9 Emitir y divulgar una directriz al Contador Municipal para que se realice el registro contable de las notas de crédito que, según las conciliaciones de las respectivas cuentas bancarias al 30 de junio del 2012, están pendientes de contabilización, a efecto de clasificarlo en la cuenta de ingreso correspondiente y disponer de esos recursos en el cumplimiento de los objetivos institucionales. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de un mes contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.2 inciso f) de este informe.

4.10 Realizar la apertura y mantener actualizados los registros contables, en los libros de Diario, Mayor e Inventarios y Balances, para lo cual deben tomar las previsiones, a fin de que la información quede asentada en hojas debidamente foliadas y legalizadas conforme la normativa que regula estas actividades contables. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.15 de este informe.

4.11 Elaborar y divulgar a los encargados de las Unidades de Contabilidad, Presupuesto, Tesorería, Cobros y Proveeduría, el Manual de Procedimientos Financiero Contable que exige el artículo 114 del Código Municipal. Este manual deberá remitirse a la Auditoría Interna para que lo dictamine y al Concejo Municipal para su aprobación, conforme lo dispone el numeral citado. Remitir a esta Contraloría General, en un plazo de diez meses contado a partir

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de la fecha de recibo de este informe, una certificación en la cual conste que dicho documento fue elaborado; y en un plazo de un mes contado a partir de la fecha de aprobación del manual por el Concejo Municipal, enviar una certificación de la divulgación del manual. Ver párrafos del 2.5 al 2.9 de este informe.

4.12 Elaborar y divulgar al encargado de Contabilidad, el plan general contable establecido por la normativa técnica que regula el tema contable del sector municipal. Remitir a este órgano contralor una certificación en el cual conste que dicho documento fue elaborado y divulgado, en el plazo de nueve meses contado a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.11 de este informe.

4.13 Emitir y divulgar una directriz al encargado de la bodega municipal, para que se realice periódicamente (al menos una vez al año) inventarios físicos de los materiales y suministros ubicados en el plantel municipal y ajustar con base en los resultados de los inventarios, el saldo que muestra el Balance General y el registro manual que contiene los saldos del inventario. Esta disposición debe estar atendida en el plazo de seis meses contados a partir de la fecha de recibo de este informe. Ver párrafo 2.18 inciso a) de este informe.

4.14 Establecer e implementar un registro sistemático de los materiales y suministros que se encuentran ubicados en el plantel municipal, que contenga al menos, la cantidad, las entradas y salidas, la descripción, la ubicación, el tipo y costo de los artículos. Remitir a este órgano contralor una certificación en la cual conste la implementación de dicho registro, en un plazo de cinco meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.18 incisos c) y d) de este informe.

4.15 Emitir y divulgar una directriz a las unidades de Contabilidad y Presupuesto para que se realicen periódicamente conciliaciones de los saldos de ingresos y egresos producto de la contabilidad con los de presupuesto, que permita identificar de manera oportuna diferencias o errores en el registro de la información contable y presupuestaria. Esta disposición debe ser atendida en un plazo de dos meses contado a partir de la fecha de recibo del presente informe. Ver párrafo 2.18 inciso f) de este informe.

Consideraciones finales

4.16 La información que se solicita en este informe para acreditar el cumplimiento de las disposiciones anteriores, deberá remitirse, en los plazos y términos señalados al Área de Seguimiento de las Disposiciones de la Contraloría General de la República.

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4.17 De conformidad con lo establecido por los artículos 343, 346 y 347 de la Ley General de la Administración Pública, contra el informe caben los recursos ordinarios de revocatoria y apelación, que deberán interponerse dentro del tercer día a partir de la fecha de la comunicación de este informe; correspondiéndole a esta Área de Fiscalización la resolución de la revocatoria y al Despacho Contralor, la apelación.

4.18 De presentarse conjuntamente los recursos de revocatoria y apelación, esta Área de Fiscalización en caso de rechazo del recurso de revocatoria, remitirá el recurso de apelación al Despacho Contralor para su resolución.

controlaria - informe contabilidad municipalidad de paraiso

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