controle interne et audit (cb 2012/03)
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7/29/2019 Controle Interne et Audit (CB 2012/03)
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La Pratique des Affaires en ChinePar Dezan Shira & Associates
Numro 122 Mars 2012
Contrle Interne
et Audit
Dans Ce Numro
Contrle Interne et Audits dans le contexte Chinois
La Rglementation du Contrle Interne et des Audits en Chine
Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne
Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list
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Bienvenue dans le Numro de Mars de China Briefng
Alors que de plus en plus dentreprises confrent la prioritde leur stratgie dexpansion la Chine, les mthodeschinoises inefcaces de contrle interne ne reprsentent
plus une option. Dans ces circonstances, ce numrode China Brieng est ddi la comprhension des
mthodes efcaces de contrle interne en Chine et du rle des auditsdans la dtection et la prvention des fraudes.
Dans ce Numro:
Contrle Interne et Audits dans le contexte chinois La rglementation chinoise du Contrle Interne et des Audits Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne
Contrle Interne et Prvention des Fraudes: La Check-list
Chaleureusement,
Samantha L. Jones, Rdacteur en Chef, Asia Brieng
Tous droits rservs 2012 Asia Briefng Ltd.
Toute reproduction, traduction interdite sans autorisation de lditeur.
Luvre en couverture de ce numro,Porte de train (Acrylique sur toile, 60*80 cm, 2010) est due Liu Weijian (n en1981).
ShanghART Gallery et Liu Weijian, tous droits rservs.
ShanghART Gallery, 50 Moganshan Rd., Bldg 16&18 Shanghai, Main Space (10h-18h), H-Space (13h-18h), +86 (21) 6359
3923. www.shanghartgallery.com
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3China Briefng
En priodes d incert i tudeconomique aggrave, lasensibilit des dirigeants auxrisques de fraude et la valeuraccorde au contrle interne
dans la prvention des fraudes saccentuent.Dans une tude globale rcente mene
par Deloitte, la plupart des dirigeantsenvisageaient de renforcer le contrleinterne en 2012.
Les spcialistes rappellent aux petites etmoyennes entreprises (PME) que le contrleinterne et les audits ne sont pas le fardeaudes grands. La fraude aux emplois ctifs(un employ inexistant sur la paye, et dontle salaire savre tre vers sur le comptedun employ ou dun proche), par exemple,
peut concerner des entreprises ne comptantque 20 salaris.
Les fraudes sont souvent plus faciles,bien que moins rentables, dans les petitesentreprises , explique Bob Youill,
spcialiste des fraudes et directeur de FTIConsulting.
De nombreuses PME ne disposent pasde mthodes effectives de contrle interneet nenvisagent pas la possibilit dunedtection lors d un audit.
Le contrle ne varie pas gographiquement ;les mthodes efficaces en Chine sontsimilaires celles qui prvalent New Yorkou Milan.
Toutefois, quand les activits, dissimules parla barrire linguistique et un environnementconomique opaque, ont lieu lautre boutdu monde, les procdures de contrle interne
passent de simple aide la performance une ncessit de survie.
Le contexte chinois comporte des risquesaccrus de violation de certains principes etune comprhension diffrente de la mise enuvre des procdures de contrle et dauditinternes.
Ceci reprsente un d particulier pour lesentreprises soumises un code dthique et
des rglementations trangres imposs la socit-mre, comme la loi amricainesur les pratiques de corruption ltranger(Foreign Corrupt Practices Act ou FCPA)[pour plus dinformation sur le sujet,consulter le numro de mai 2011 de China
Brieng].
Dnitions du contrleInterne et de lAudit.Laudit et le contrle interne vont de pair,le premier constituant une valuation de laqualit des processus tablis par le second.
Les procdures de contrle interne servent garantir raisonnablement la ralisation detrois objectifs :
1. Lefcacit et la rentabilit des activits.
2. La abilit de linformation nancire.3. La conformit aux lois et rglements envigueur.
Aux objectifs mentionns ci-dessus onpeut ajouter la protection de lactif, lesappropriations abusives de lactif constituantlessentiel des problmes engendrs par unmauvais contrle interne.
Comme les warnings dun tableau de bordet le contrle technique, un systme efcacede contrle interne consiste en un suivi
permanent et des valuations ponctuelles.Mener une due diligence pralablement lacquisition dune entreprise ou lembauche dun cadre dirigeant neconstituent quune prcaution ponctuelle et
prventive. Une voiture qui a pass le testdans le showroom ne fonctionnera toujours
parfaitement.
Laudit interne value lefficacit de la
gestion du risque, le niveau de contrle etles procdures de gouvernance dun pointde vue systmatique et rationalis.
Contrle Interne et Auditdans le Contexte Chinois
[ Par Samantha L. Jones, Dezan Shira & Associates ]
Comme les clignotants du tableau de bord etle contrle technique, un contrle interne efcace
est assur la fois par un suivi permanent et des
valuations indpendantes.
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4 China Briefng
Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois
Info
rmatio
n&Communica
tion
La procdure de Contrle Interne.
Contrle de lEnvironnement Intgrit, thique et qualication des salaris de lentit
Philosophie de gestion et des oprations
Mthode dattribution des responsabilits et autorits, dorganisation et dveloppement
des ressources humaines
vigilance et direction du conseil dadministration
valuation du Risque Identication et analyse des risques portant sur latteinte des objectis,
prenant en compte les changements du contexte de lactivit
Contrle des Activits Rglements et procdures (au sein de
lorganisation) pour garantir la mise en place
efective des directives de la direction
Comprend : les approbations, autorisations,
vrications, rconciliations, valuations de
la perormance, scurisation des actis etsparation des comptences
Un message clair de la direction sur le srieux des
responsabilits
Les individus comprennent leur rle dans
le systme du contrle interne, ainsi que
leur relation aux tiers.
Moyen de communiquer et aire
remonter linormation cle.
C o m m u n i c a t i o n
eicace avec les tiers
(clients, ournisseurs,
l g i s l a t e u r s ,
actionnaires).
Suivi Continu
valuations spares
Le contrle interne est une procdure mise en place par le conseil dadministration de lentit et les cadres, destine
soutenir les trois objectis suivants :
1. Ecacit et rentabilit des oprations.
2. Fiabilit de linormation nancire.3. Respect des lois et rglementations en vigueur.
En plus des objectis ci-dessus la protection des actis, lappropriation rauduleuse des actis demeure la consquence
la plus rpandue dun mauvais contrle interne.
Source : American Institute of CPAs
Les procdures de contrle interne de toute entreprise doivent crotre avec le risque, comme les nouvellesrglementations sur les nouveaux marchs, les risques de rputation sur les rseaux sociaux, et les risques lis audveloppement des technologies de linormation en gnral.Les audits internes sont considrs comme moins ecaces dans lidentication des risques mergents en Chine quau
niveau global (les personnels inorms des risques ne ont pas remonter linormation), selon une tude de la mi 2011
de PWC Hong Kong.
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Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois
Un audit interne commandit directementpar le sige constitue le meilleur moyen dedcouvrir et prvenir les fraudes dans lesentits chinoises pour de nombreuses raisons.Tout dabord et avant tout, parce quun auditinterne commandit par lentit chinoiseelle-mme ne sera prsent qu lentit.Une fraude dcouverte au niveau local ne
sera pas ncessairement rapporte au sige.
Ronin Lin, auditeur au bureau de Shanghaide Dezan Shira & Associates rapporteque, dans une affaire rcente, une fraudesignificative au niveau du dpartementcommercial (comprenant des faussesfactures) tait volontairement ignoreau niveau local, dans la mesure o ledpartement se portait bien. Comme lentitlocale avait commandit laudit interne, lesauditeurs nont pas rapport la situation ausige social ltranger.
Un audit de lentit chinoise commanditpar le sige social comporte galementlavantage de maintenir la conance entreexcutif et employs locaux. Dans lamesure o les dirigeants locaux nont pascommandit laudit, il nindique pas unecrise de conance.
Bien que la responsabilit de la mise enplace et du suivi du contrle interne delentit incombe aux dirigeants, le recours un prestataire de services professionnel peutmettre jour des faiblesses systmiques. Les
professionnels de laudit interne jouissantdun regard global sur lentreprise peuvent
jouer un rle crucial dans le renforcement long terme des procdures de contrledune socit.
En plus des obligations lgales, les auditsrevtent des formes multiples.
Ceci implique que lorganisation a dj misen place un protocole de contrle interne etque linformation nancire de lentreprise
reflte la ralit. Ce type dassurance,qui ncessite nettement moins dargent etdnergie permettra de dterminer si un full
scope estncessaire.
Les risques defraude en Chine.Face aux nombreux cas trs mdiatiss defraudes haut niveau dans les entrepriseschinoises ces dernires annes, denombreuses personnes se sont interrogessur la spcicit du risque de fraude enChine. La rponse la plus courante semble
tre, oui, mais non
Toutefois, les opportunits de fraudes enChine sont souvent plus importantes quedans dautres localisations, les transactionstant plus opaques et la barrire linguistiqueimportante. la fraude tant avant tout le
produit de laction dhumains agissant dansleur propre intrt, certains aspects de laculture des affaires en Chine ont un impactconsidrable sur la prvention des fraudes.Les contrats en Chine ont moins dautorit
quailleurs, offrant une grande margede manuvre aux les fraudes. De plus,lapproche choisie par les entreprises pourfaire face la question des fraudes enChine peut diffrer de celle employe dansdautres pays. Les sanctions prises aprsla dcouverte dune fraude sont moinssvres, ce qui reprsente un encouragement
supplmentaire.
La fraude en Chine revt des formesvariables, du petit larcin en caisse desfraudes extrmement sophistiques qui secalquent sur la structure oprationnelleelle-mme. Les contrles internes destins protger la proprit intellectuellereprsentent un enjeu croissant, dans lamesure o de nombreuses entreprises enChine sont passes dun modle de simple
production un modle o la valeur ajouterside dans la proprit intellectuelle.
Les risques augmentent avec la complexitde la structure organisationnelle. uneentreprise commerciale (entreprise capitaux trangers ou FICE) ne requiertquun systmes basique de contrle interne,les organisations recourant beaucoup demarketing et ou traitant avec de nombreuxintervenants et une chane de valeurcomplexe sexposent des risques accrusde fraude, selon Ronin Lin.
Dans les faits, mme dans le modle le plussimple, les comportements inappropris quine sont pas mis jour par les audits internes
peuvent tre dissimuls profondment danslentreprise. Un audit interne rcent a ainsidcouvert un contrat de location la socitde lune de ses rsidences par un grantde joint-venture (sans la moindre mise enrelation des implications pour les activitsde lentreprise). Ce dirigeant tait lun desactionnaires majoritaires de la socit, maiscela va sans dire, le seul au courant de cescontrats de location.
Fraude Haut niveau de risque pour les Entreprises bases en Chine
Chane
dapprovisionnement
Paye Ventes
Achats de matires premires
des prix suprieurs en raison dune
relation inapproprie entre les
personnels charg des ournitures
et des ournisseurs. Traitement inappropri des dchets.
Fausses actures de TVA
Mauvais contrle des stocks.
Difrences entre les salaires perus et les
salaires contractuels
Survaluation et mauvaise attribution
des contributions sociales
Emplois ctis Remboursements non autoriss
Non-versement des taxes et des
prestations de scurit sociale.
Ventes perte ou en dessous des
cots en raison dune relation
inapproprie entre le salarie et les
acqureurs.
Versement de commissi ons nonautorises aux amis des salaris.
Manquement aux procdures
dappels dofres.
Nous suggrons engnral nos client de menerlun des deux contrlessuivants : soit un house checksoit un full scope, expliqueRonin Lin, avec le housecheck, nous passons tout enrevue selon une check-listde contrle interne et noustentons dvaluer la mesuredu contrle des risques duneorganisation.
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6 China Briefng
Contrle Interne et Audit dans le Contexte Chinois
La prvention desFraudes en Chine. On nassiste pas une explosiondhonntet en Chine. En revanche, le degrde tolrance des fraudes aussi bien dans lesentreprises chinoises et trangres au niveaulocal sabaisse, explique Bob Youill.
Nous avons eu des chos que Pkindemandait aux grandes entreprises chinoisesde se reprendre en main et nombreusesse tournent vers des socits de conseilinternationales pour les assister dans leursenqutes internes. Ceci survient dans uncontexte dinvestissements internationauxlocaux et chinois dans lesquels denombreuses entreprises chinoises se sontfait escroquer signicativement .
De plus, nous assistons une monte delintrt pour la prvention des fraudes,
notamment pour couvrir les cots associsaux investigations et pertes, particulirementde la part des entreprises chinoises.
Pour les entreprises capitaux trangersen Chine, ceci implique une vigilanceaccrue dans le renforcement du mcanismede contrle interne prventif. Bob Youillsuggre denvisager la prvention desfraudes selon lapproche du trianglede la fraude opportunit, motivationet rationalisation. Le contrle interne est
destin limiter les opportunits de fraudes.Un exemple clef rside dans le renforcementde la scurit physique des stocks, non pasau niveau des inventaires, mais du systmede suivi des entres et sorties.
Par exemple, lemploy dun fabricant deconfection bas en Chine qui commandaitdimmenses quantits de tissus tiquetaitfaussement les bons matriaux comme dudchet et les revendait bas prix une autreentreprise qui fabriquait des contrefaons.
Un bon systme de scurit physique
peut se rv ir de prvention de tout eactivit frauduleuse destine couvrir lesmouvements non autoriss de biens hors delentreprise , explique Youill.
Le recrutement reprsente une des zones explorer dans le cadre de la prvention dela motivation. Un examen des antcdents
prcdant lembauche devrait tre menpour tous les postes sensibles, cest--diresitus dans la zone de fraude potentielle .
Les zones potentiel de
fraudes comprennent toutesles positions de cadre dirigeantdans les fonctions nancireset dapprovisionnement, ainsique les ventes, fournisseurs,marketing, entreposage etdistribution.
Les investigations de pr embaucheconstituent d en Chine car le droit dutravail est en faveur des employs, et siune entreprise dcouvre un comportementfrauduleux, elle devra envisager de se
protger de poursuites potent ielles et
signer un pr accord de licenciement aveclemploy. Si un employeur prospectifdemande un candidat pourquoi il a quittson poste, il pourra voquer un vague accordde licenciement. Ainsi, une investigationdiscrte peut rvler les raisons relles dulicenciement.
Langle de la rationalisation est le plus difcile aborder. Toutefois, on doit considrer lesquestions dapprovisionnement et desfournisseurs qui grent des marges trsrduites. Dans la mesure o ceux-ci setrouvent dj dans la zone de fraude
potentielle , un examen approfondi peutdterminer si les employs en chargedes approvisionnements agissent danslintrt de lentreprise et si les fournisseursrespectent leurs obligations contractuelles.
Pour plus de conseils sur lvaluation et
la prvention des fraudes, se rfrer lacheck-list qui gure la dernire page dece magazine.
Pour plus dinformation sur le contrle
interne et les audits, merci de contacter
Dezan Shira & Associates par mail
[email protected] ou rendez-vous
surwww.dezshira.com.
Bien que globalement,les auditeurs ont tendance se ocaliser sur les risques pour
lentreprise et la stratgie sur trois ans,
les audits internes en Chine sont toujours
bass sur les questions rglementaires, selon
ltude de 2011 de PWC Hong Kong.
Audit Interne : Les 5 prochaines annesIIAs Global Internal Audit Survey, 2010
Accent sur La gouvernance dentreprise
La gestion des risques
Les valuations stratgiques
Les audits dthique
Le passage lIFRS (International
Financial Reporting Standards)
Relchement Audits oprationnels Audits de conormit
Audit des risques nanciers
Investigation des raudes
valuation des contrles internes
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7China Briefng
Les tentatives de contrle etdaudit interne en Chine sontsouvent critiques pour leurfocalisation exclusivement
juridique, cont ribuant peuaux activits, et privilgiant la forme sur lefond. Ceci nest pas du, toutefois, un vide
juridique dans le pays.
La Chine dispose dun cadre juridique desaudits et du contrle interne relativement
nouveau par rapport reste du monde et enpleine volution.
Contrle InterneLe Standard gnralLe SOX chinois, la version chinoise de laloi Sarbanes-Oxley de 2002 (la loi fdraleamricaine qui augmente les exigencesde contrle des risques an de prvenirles scandales nanciers comme Enron etWorldcom), a t adopt 2008, et les textesdapplication en 2010.
Les Standards de Base du Contrle Internedes Entreprises (Basic Standard for
Enterprise Internal Control (Caikuai [2008]No. 7)), dits les standards gnraux,retent leur contrepartie amricaine surde nombreux points, dans la mesure oils sont destins amliorer la qualit delinformation financire des entreprisescotes.
Les textes dapplication sappliquent auxentreprises cotes sur les marchs locaux et
ltranger depuis le 1er Janvier 2011, et auxentreprises cotes sur le premier march des
bourses de Shanghai et Shenzhen (ShanghaiStock Exchange et Shenzhen Stock Exchange )depuis le 1er janvier 2012.
Les PME et les entreprises cotes sur leMarch de Croissance des Entreprises(Growth Enterprise Market) devront adopterces rglementations plus tard. Les grandessocits prives ne sont quencourages adopter ces rglementations.
Les textes dapplication.Pour la mise en place du standard de base,en avril 2010, cinq entits gouvernementaleschinoises ont adopt les Textesdapplication pour le contrle interne desentreprises (Supporting Guidelines for
Internal Contrle of Enterprises)(Caikuai
[2010] No.11).
Les textes dapplication consistent en troislignes directrices.
Directives dApplication.Guides dvaluationGuides dAudit
Les textes dapplication requirent dessocits cotes et des grandes entreprises
prives auxquelles sapplique le standardgnral de divulguer un rapport annueldautovaluation sur lefficacit de leurcontrle interne, et dengager un cabinetdaudit et publier un rapport sur lefcacit
du contrle interne de linformationnancire.
Les textes dapplication mentionnent 18points pour les entreprises devant instituerdes mcanismes de contrle interne, ainsique des dnitions et exemples (se rfrer autableau ci-joint), et les guides dvaluationoffrent un modle dvaluation exhaustivede llaboration et de la mise en uvre ducontrle interne. Ces lignes directrices sonten gnral alignes sur les rglementationsinternationales.
Enn, en plus de la partie concernant lauditdes textes dapplications du standard, laChine dispose dun grand nombre de lois etrglements sur ce sujet.
Audit InterneLa Chine a rejoint lInstitute of Internal
Auditors (IIA) en 1987 et cre le ChineseInstitute of Internal Auditors la mmeanne. Depuis, le pays a graduellementmis en place le cadre dun systme standarddaudit interne en promulguant des guides
de base, des codes de conduite pourles auditeurs, et des rgles et directivesspciques aux pratiques daudit interne,dont la promulgation en 2003 de la Rglementation sur les Audits Internes (Internal Audit Regulations).
Lune des diffrences signicatives du cadrerglementaire des audits internes chinois parrapport aux contreparties internationales
porte sur la dnition plus troite et focalise
sur laudit.
LIIA dnit les audits internes comme: une activit de conseil indpendante,
objective, destine apporter de la valeur et
amliorer les oprations de lorganisation
(qui) aide lorganisation accomplir ses
objectifs par lapport dune approche
systmatique, discipline pour valuer et
amliorer lefcacit de la gestion et du
contrle des risques et les procdures de
gouvernance.
En revanche les rglementations chinoises
dnissent laudit interne comme:
une activit consistant en une supervision
indpendante et une valuation de
lauthenticit, de la validit et des bnces
scaux et nanciers et des frais de lactivit
conomique de lentreprise et de ses entits
aflies, an de mettre en valeur et renforcer
sa gestion et la ralisation de ses objectifs
conomiques .
Si les auditeurs internes doivent examiner et
valuer la gestion des risques et lefcacitdes systmes contrle interne, la dnitionde lIIA est beaucoup plus large que celledes rglementations chinoises ; celles-cisont plus concentres sur lamlioration ducontrle et de la gestion des risques et les
procdures de gouvernance.
Cadre juridique des ContrlesInternes et Audit en Chine
[ Par Eunice Ku, Dezan Shira & Associates ]
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8 China Briefng
Cadre juridique des Contrles Internes et Audit en Chine
Le SOX Chinois Aspects du Contrle Interne (et Exemples)
Structureorganisationnelle.
Assurer que la prise de dcisions, lexcution et la supervision sont spars et quilibrs Conduite rgulire dune valuation globale de lefcacit et de la performance de la structure oprationnelle et
des oprations.
Stratgie deDveloppement.
Mise en place dun comit de stratgie cadre de gestion des stratgies de dveloppement et de formulationdune proposition de stratgie de dveloppement mise en place aprs adoption suite dlibration du conseildadministration et laccord lors de lassemble gnrale des actionnaires.
Ressources Humaines Formuler des plans sur les besoins en ressources humaines et valuer rgulirement leur excution.
Responsabilit sociale. Mise en place dun systme de scurit au travail strict, dun contrle et dune inspection de la qualit rigoureux. Raliser des conomies dnergies et remplir les obligations de rduction des missions. Mettre en place un systme de rmunration et dincitation des salaris. Assurer le repos et les vacances des employs.
Culture dentreprise. Dvelopper activement une culture dentreprise et un mcanisme dvaluation focalis sur la faon dont les directeurs,superviseurs, cadres et autres membres de la direction remplissent leurs devoirs dans la construction de la culturedentreprise et dont les employs sidentient aux valeurs de fond de lentreprise.
Activits de levsde fonds.
Sur la base de son systme de collecte de fonds et de planication, des bauches de projets de leves de fonds,spcier les objectifs, montants et structures des fonds collecter, les mthodes et mener une valuation des cotset risques des leves de fonds.
Activitsdapprovisionnement
Placer les activits dapprovisionnement sous le contrle de la direction centrale et viter le recours trop defournisseurs ou un systme dapprovisionnement dcentralis.
Gestion de lactif Adoption de systmes labors et standardiss de gestion des stocks
Mis en place dun systme dinventaire post comptableVentes Renforcer les tudes de march et ajuster dynamiquement les stratgies de ventes aux volutions du march
Renforcer la gestion des crances douteuses ou irrcouvrables Pour les crances douteuses irrcouvrables en partie ou totalit, lentreprise doit clarier les rasions et les
responsabilits et prendre en charge les problmes selon les procdures dexamen et dapprobations conformesaux mthodes comptables de Chine
Recherche etDveloppement (R&D)
Mise en place dun systme de protection des avances de la recherche et renforcer la gestion des brevets, technologiesnon brevetes, secrets professionnel, ainsi que les divers schmas condentiels et autres donnes issus des processusde R&D
Mise en place dun systme dvaluation de lactivit de R&D pour renfoncer le suivi des programmes
Projets dingnierie Dsigner un dpartement spcique central grant les projets dingnierie Choix des sous-traitants et des entits de supervision des projets dingnierie sur la base du mrite par un systme
dappels doffres ouvert.
Garanties Dsigner un dpartement responsable des activits de garantie, de la conduite des investigations de lignes de crditet dvaluation des risques des candidats et production de rapports crit sur les rsultats de lvaluation
Mise en place dun systme de garantie responsabilisant les dpartements et personnels qui commettent des erreursde dcision lies aux garanties ne passent pas par le systme dvaluation collective ou narrivent pas grer lesoprations comme requis.
Sous traitance Mise en place et amlioration des systmes de gestion des sous traitances, spcication du champ, de la faon,des conditions, procdures et mise en uvre de la sous traitance, clarier les devoirs et responsabilits de chaquedpartement et fonction et renforcer les mthodes de suivi de la chane de sous traitance.
Information nancire Tenue de runions rgulires sur linformation nancire et utiliser pleinement linformation exhaustive des rapportsnanciers pour mener une analyse approfondie des oprations et de la gestion et des problmes de lentreprise, etamliorer en continu la gestion de lentreprise et ses activits
Budget Crer un comit de gestion du budget pour accomplir les devoirs du budget au sens large. Prparer annuellement un budget exhaustif adhrant la stratgie de dveloppement et un plan de dveloppement
de la production et des activits par la prise en compte de lenvironnement rglementaire, du march et des autresfacteurs pour la priode du budget.
Gestion des contrats Dsigner un dpartement centralis de gestion des contrats, spcication des procdures et conditions de la rdactiondes contrats, de leur examen et approbation, de leur ralisation et des autres aspects, et conduite dexamens etvaluations
Mise en place dun systme de mesure de la performance des contrats, analyse et valuation de la situation et dela performance de chaque contrat au moins une fois par an la n de lexercice.
Communication Interne Cration dun systme rigoureux de reporting interne, utiliser pleinement les technologies de linformation, renforcerlintgration et le partage de linformation pour crer un rseau scientique de reporting
Utiliser efcacement les rapports internes dans lvaluation des risques, lidentication effective et systmique desrisques internes et externes dans les activits de production et oprationnelles et dterminer les stratgies de gestiondes risques pour raliser un contrle effectif
Systme dInformation Dsignation dun dpartement centralis charg de la mise en place dun systme dinformation. Renforcement de la gestion des informations et des quipements critiques comme les serveurs.
Source: The Basic Standard Supporting Guidelines, Articles 4-18
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Audits Oprationnels:Leons pour le Contrle Interne
[ Par Zvi Shalgo, PDG, PTL Group ]
Pendant les trente derniresannes, le foss technologiquee n t r e l e s b i e n s l o c a u xet trangers a compens lemanque srieux en termes de
gestion et dinfrastructures des entreprises capitaux trangers en Chine, mais ceci nestdsormais plus le cas.
Actuellement, alors que march chinoisdevient la cible des grands acteurs et desnouveaux entrants, Chine vit une sorteun renouveau oprationnel qui placeen priorit lexcellence de la gestionoprationnelle et les infrastructures.
Lune des raisons primordiales des auditsoprationnels en Chine rside dans la
barrire linguistique qui empche les grantsbass en Chine de transmettre au sige socialune information exhaustive et prcise des
oprations de terrain. De fait, la plupartdes informations transmises ne sont pas
bases sur des sources multiples mais sur latraduction des opinions dun grant ou dun
partenaire local.
De plus, le dveloppement de cyclesdamlioration en interne ncessite uneouverture aux critiques constructives etune intervention multidisciplinaire peurpandues chez les cadres chinois.
Un audit oprationnel peut contribuer
surmonter le dficit dinformation etconstruire un pont entre les barriresculturelles en Chine pour tablir un systmequilibr et renforcer le contrle interne.
Les audits purement nanciers ou juridiquesne sufsent pas valuer le contrle interne,dans la mesure o ils sont bass sur lesdonnes volontairement communiques parlentreprise. Un audit oprationnel est la clefde la abilit de ces donnes.
Les audits oprationnels peuvent rvlerdes comportements pouvant affecter
drastiquement une entreprise et ne seraientpas dcouverts autrement, comme:
Les employs ayant sign un contrat detravail lgal mais qui ne satisfont pas ladescription de leur poste, voire pire, descontrats ctifs.
Des pertes lors de la production visibles
en usine mais qui ne sont pas enregistrescomptablement. Utilisation des ressources de lentreprise
enregistre en comptabilit mais quinont pas lieu
De plus, une communication amliore entredpartements et une conance accrue dansles gestionnaires sont les fruits dun auditoprationnel efcace.
Dans cet article, nous soulignerons les cinqleons retenues lors des audits oprationnels
pour ltablissement de contrles internesefcaces:
1. Sassurer dun transfert actif et able desconnaissances
2. Investir dans les procdures devrications lors du recrutement
3. Systmatisation des procdures internes4. Garder lil sur les canaux de distribution5. prioriser la prvention des pertes
Sassurer duntransfert actif et abledes connaissancesUn phnomne notable dans pratiquementtous les audits oprationnels rside dans ledcalage surprenant dans lexcution desux de contrle entre la maison mre et laliale chinoise.
Logiquement, lors doprations loin dusige, un effort particulier devrait tre port
pour augmenter les contrles. De fait, dansla plupart des business plans pr pntration,les PME particulirement allouent des
ressources insuffisantes au transfert ducontrle de gestion et des mthodologies.
Trs souvent, des dpartements du sigesupervisent les activits de la liale Chine,
mais lexcution du plan est cone unseul cadre et limplication des autres cadresdiminuera au fur et mesure.
La bonne excution dun plan doit assurerque le directeur gnral (General managerou GM) joue le mme rle en Chinequailleurs et que ses subordonns disposentdes qualications professionnelles requises.La visite de professionnels trangers permetde crer des mcanismes de contrepoidsadapts la ralit de la Chine tout au longde la chane dcisionnelle des organisations.
De plus, ces professionnels doivent trepersonnellement responsabil iss sur laqualit des mcanismes de contrle internequils mettent en place.
Investir dans lesinvestigations lorsdu recrutementLes cadres suent sang et eau tablir desmesures de contrle prventives, mais neconsacrent souvent que quelques heures valuer la capacit dun candidat appliquerces mesures et ux.
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Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne
Pour les PME, la perte dun cadre dans les2-3 premires annes de la pntration peutavoir des consquences dvastatrices. Lesventes en Chine, particulirement au coursde la phase de pntration, dpendent plusdu relationnel que de la marque et toutrepose sur le cadre. Selon ces rgles du jeu,il ne faut jamais sous-estimer limportance
du processus dvaluation initiale descadres clefs.
De nombreux checs sont dus lincomptence du cadre de faire faceaux changements induits par la croissanceopra t ionnel le ou le changementdorientation de sa fonction, son incapacit dlguer et dvelopper des subordonns,une focalisation sur le court terme audtriment de perspectives plus large, un
besoin dindpendance li lego, pour neciter que quelques raisons. Ces incapacits
et tendances sont difciles identier lorsdun entretien dembauche classique, mais
peuvent tre dceles par des valuateursprofessionnels.
Les tests de masse informatiss reprsententen Chine un nouvel outil dvaluationde larges cohortes cots relativementrduits. Ces tests sont faciles utiliser etcomprennent un test de crdibilit hritdes organisations de scurit. Les rsultatsde ces tests peuvent mettre jour lesfaiblesses dun candidat et linterviewerdy concentrer son temps limit. Cestests peuvent permettre des conomiessignicatives durant les recherches pour
prioriser les candidats.
Systmatiser lesprocdures deContrle InterneLes efforts de systmatisation des procduresde contrle interne seront rentables longterme en termes de limitation des risquesoprationnels.
Le retour sur investissement des systmesde gestion ne se mesure pas quen chiffres,mais dans ltablissement dune culturesystmatise base sur un bon contrleinterne. Comme la culture locale secaractrise par lattente dinstructions pluttque linitiative, lentreprise doit laborerdes plans clairs et faire en sorte que lesinstructions arrivent temps aux employsconcerns.
Une faon de faire passe par le recours des
systmes de gestion informatiss commeERP, WMS ou CRM pour structurer les
procdures. De nombreuses PME hsitenten raison des cots et surtout des tracas lis la formation et ladoption de nouvellesmthodologies, mais de tels projetsreprsentent une chance de restructurer leux de gestion dune entreprise de faondtaille, de dlguer de nombreusesactivits aux subordonns, dinterconnecter
les ux de dcisions et de minimiser leszones dombre.
La mme logique prvaut quand unePME instaure des procdures comme lestableaux de bord (balance scorecards)ou le strategic mapping. Ceci permet unnouveau niveau de coordination et decommunication entre dpartements etcadres qui avaient auparavant tendance attendre les instructions pour prendrelassurance de devenir des leaders.
Bien que cet exemple ne semble pasconcerner directement le systme descontrepoids du contrle interne, i lest essentiel dencourager les cadresintermdiaires mettre des ides surlamlioration des processus, ce quireprsente un grand pas dans la constructiondune opration dote dun bon contrleinterne.
Garder lil lescanaux de distributionAlors que les pressions du march Chinesont similaires celle du reste du monde,lenvironnement juridique plus flou etla culture des affaires ont tendance
permettre ces pressions de gnrer plusde comportements non thiques. Ceci
prvaut particulirement pour les canauxde distribution.
Avec la croissance de lentreprise, lesdistributeurs ont tendance sassocieraux commerciaux pour carter les autresdistributeurs. Le commercial na qu
dclarer le nouveau contrat au nom dun sous-distributeur pour canaliser lespaiements vers le nouveau partenariatet sapproprier une activit gnrant des
bnces importants.
La possibilit de mettre en place une telleescroquerie en Chine est assez leve, carla plupart des cadres dirigeants trangersentretiennent des contacts limits avec lescommerciaux. Lors de la phase de pntration,une expansion rapide par la multiplicationdes canaux de distribution est la clef du
succs et de tels partenariats peuvententraver le dveloppement de lentreprise.
Aucun audit juridique ou financier nepeut prdire le risque quun commercialquitte lentreprise avec une partie de sescontacts, mais un audit oprationnel permetdidentier une centralisation des canauxde distribution et de focaliser lattentionsur la structure des ventes et lexcutiondobjectifs non nanciers (NDO ou non-
dollar objectives).
Priorit la prventiondes pertesAutrefois assimile une activit criminelle
plutt qua une gestion prventive, dansde nombreux cas, la responsabilit dela prvention des pertes incombe aux
personnels de scurit, ce qui en rduitsignicativement lefcacit.
Les cabinets de conseils professionnelspeuvent analyser les pertes par dpartement,
mettre en place des systmes de prventiondes pertes et aider lentreprise mettre jour ses ux de gestion et rduire les
pertes. Avec une planication soigne, undpartement de la scurit peut devenir un centre de prot et non plus un centrede cots .
Considrations nalesLa mise en place dun contrle interneefficace requiert la mobilisation denombreuses ressources et du temps, maisles entreprises ne sont pas seules faceaux ds en Chine. Un autre aspect du renouveau oprationnel en Chine rsidedans laugmentation de loffre de servicesoprationnels.
Les prestataires de services peuvent aiderles entreprises en Chine maximiserleurs ressources pour tablir une gestionoprationnelle et des infrastructuresefcaces dans de nombreux dpartements,dont les approvisionnements, les ressourceshumaines, la logistique, la gestion du back
ofce et la fabrication.
Zvi Shalgo est le PDG de PTL Group,
qui propose des solutions de gestion,
de redressement et des services
industriels aux entreprises simplantant,
se dveloppant ou rencontrant des
difficults oprationnelles en Chine.
www.PTL-Group.com
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Audits Oprationnels: Leons pour le Contrle Interne
Contrle Interne pour la Prvention des Fraudes: la Check-list
Lgal Financier Oprationnel
Nominations lors de la
constitution dune socit
Lors de la constitution dune socit
en Chine, les pouvoirs conrs au
reprsentant lgal, au directeur
gnral ne doivent pas tre sous-
estims. Il aut considrer avec soin
les personnes nommes ces postes,
leur relation lentreprise et aux tiers.
Pour les PME qui choisissent de
nommer une seule personne au poste
de directeurs gnral et de grant,la position de reprsentant lgal est
particulirement puissante et une
seule personne ne doit remplir ces
trois rles.
Business License & sceaux
Dans la mesure o un grand nombre
dactivit requirent le cachet original
de la socit ainsi que la business
License, il aut mettre en place un plandestin assurer leur accessibilits
contrles. Selon les champs dactivit,
la socit disposera dun sceau
dentreprise, dun cachet inancier
pour les payements importants
comme les salaires ou les loyers et
peut tre un contrat de douane, des
seaux pour les actures et les liales.
Il aut suivre qui est en charge de
chacun, une seule personne ne
pouvant tous les contrler. Le cachet
de lentreprise, par exemple, peut
permettre dembaucher dix membres
de la amille dun employ mcontent
qui il audra ensuite verser des
indemnits de licenciement.
Mots de passe scuriss
Dans le cas de la gestion des comptes
bancaires, garder le contrle du
dispositi de mot de passe scuris, un
petit appareil ressemblant un porte-
cles qui ache un mot de passe qui
change constamment et qui est requis
dans de nombreuses transactions.
Com p t e s d e s oc i t
multiples
Grer les transerts entre comptes
avec soin car une ois que lagent est
transr la socit aura moins de
contrle.
Audits et contrles de la
comptabilit
Faire vrier mensuellement ou du
moins chaque trimestre par uncabinet de comptables les livres de
comptes, pour vrier que tout est en
ordre. Ceci ne garantit pas seulement
lhonntet des personnels, mais
permet aussi de grer les questions
scales et les procdures qui peuvent
proter lactivit.
Les audits peuvent tre des audits
relativement simples ou au contraire
exhaustis. Les audits commanditspar la maison mre sont souvent les
plus ecaces car ils garantissent la
remonte de linormation ltranger
et permettent de maintenir un climat
de conance au niveau des cadres et
personnels locaux.
Contrle des inventaires
Bien que les inventaires sur les
relevs et lentrept ne sont jamais
identiques, il aut maintenir ceux-ci
aussi proches que possible avec des
inventaires rguliers. Il aut garder
lil les potentielles collusions entre
personnels de la comptabilit et de
linventaire qui pourraient dissimuler
de raudes grande chelle.
Recrutement et paye
Pour les postes direction dans
la zone de raude potentielle
inance, contrats et achats, ainsi
que marketing, entrepts, sassurer
quaucun comportement contraire
lthique na entran le licenciement
de la position prcdente.
Aprs em ba u che, v r i ier l es
inconsistances de la paye, comme les
emplois ctis qui sont verss sur le
compte dun autre employ.
A c h a t s , v e n t e s e t
distribution
Mener des dues diligences sur les
ournisseurs et distributeurs pour
vriier quils se conorment aux
termes du contrat original et que le
dpartement des approvisionnementsagit dans l intrt de lentreprise.
Faire appel une assistance externe
si les commerciaux eectuent
des remises contre pot de vin ou
tablissent des partenariats avec
distributeurs qui centralisent les
canaux de distribution.Proprit intellectuelle
Sassurer que la de disposer de la
documentation prouvant la propritintellectuelle de la socit, dpose
en anglais et chinois en Chine.
Source: Dezan Shira & Associates
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Assistance lgale, rglementaire, Due Diligence, scale et oprationnelle dans toute la Chine
Conseil aux investissements directs en Chine
Vingt ans dexcellence
1992-2012
Beijing: +86 10 6566 0088
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