KATA PENGANTAR

Assalamu’alaikum Wr.Wb.

Puji syukur kehadirat Allah SWT yang telah memberikan rahmat, taufik

dan hidayahnya kepada ilahi sehingga kami dapat menyelesaikan tugas makalah

ini dengan baik. Adapun makalah yang kami buat ini yang berjudul ‘’Controlling

Dalam Manajemen”. Penulisan makalah ini dapat terselesaikan atas bantuan dari

berbagai pihak, baik secara langsung maupun tidak langsung. Oleh karena itu

kami mengucapkan terima kasih kepada Bapak H.Yitno, Skp, MPd selaku dosen

pembimbing kami.

Kami menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih jauh dari

sempurna. Oleh karena itu kritik maupun saran yang bersifat membangun sangat

kami harapkan demi menyempurnakan tugas makalah ini. Semoga tugas makalah

ini dapat bermanfaat bagi kita semua. Amin .

Wassalamu’alaikum Wr.Wb.

Tim Penyusun

Tulungagung 14 September 2015

1

DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ................................................................................. 1

DAFTAR ISI................................................................................................. 2

BAB I PENDAHULUAN ............................................................................ 3

1.1 Latar Belakang ........................................................................................ 3

1.2 Rumusan Masalah ................................................................................... 4

1.3 Tujuan ..................................................................................................... 4

BAB II PEMBAHASAN ............................................................................. 6

1.1 Definisi Fungsi Controlling .................................................................... 6

1.2 Prinsip – Prinsip Fungsi Controlling ...................................................... 8

1.3 Prinsip Pokok Controlling ....................................................................... 8

1.4 Manfaat Controlling ................................................................................ 8

1.5 Proses Controlling ................................................................................... 10

1.6 Obyek Controlling ..................................................................................11

1.7 Jenis Controlling .....................................................................................11

1.8 Tujuan Dari Controlling ..........................................................................12

1.9 Asas- Asas Controlling ...........................................................................13

1.10 Cara – Cara Untuk Melakukan Controlling ..........................................14

1.11 Sifat Dan Waktu Controlling ................................................................15

1.12 Alat Fungsi Controlling ........................................................................16

1.13 Tipe- Tipe Controlling ..........................................................................17

1.14 Faktor Yang Membuat Controlling Diperlukan ....................................18

1.15 Syarat Controlling .................................................................................19

1.16 Pentingnya Controlling .........................................................................19

1.17 Tahap – Tahap Controlling ...................................................................20

1.18 Metode Controlling ...............................................................................23

1.19 Karakteristik – Karakteristik Controlling Yang Efektif ........................24

BAB III PENUTUP .....................................................................................25

1.1  Kesimpulan ............................................................................................25

1.2  Saran ......................................................................................................26

DAFTAR PUSTAKA ..................................................................................27

2

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Pengawasan atau controling merupakan salah satu fungsi dalam

manajemen suatu organisasi. Dimana memiliki arti suatu proses mengawasi dan

mengevaluasi suatu kegiatan. Suatu Pengawasan dikatakan penting karena tanpa

adanya pengawasan yang baik tentunya akan menghasilkan tujuan yang kurang

memuaskan, baik bagi organisasinya itu sendiri maupun bagi para pekerjanya. Di

dalam suatu organisasi terdapat tipe-tipe pengawasan yang digunakan, seperti

pengawasan Pendahuluan (preliminary control), Pengawasan pada saat kerja

berlangsung (cocurrent control), Pengawasan Feed Back (feed back control).

Di dalam proses pengawasan juga diperlukan Tahap-tahap

pengawasan untuk mencapai tujuan yang diinginkan. Tahap-tahap pengawasan

tersebut terdiri dari beberapa macam, yaitu Tahap Penetapan Standar, Tahap

Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan, Tahap Pengukuran Pelaksanaan

Kegiatan, Tahap Pembandingan Pelaksanaan dengan Standar dan Analisa

Penyimpangan dan Tahap Pengambilan Tindakan Koreksi.

Suatu Organisasi juga memiliki perancangan proses pengawasan,

yang berguna untuk merencanakan secara sistematis dan terstruktur agar proses

pengawasan berjalan sesuai dengan apa yang dibutuhkan atau direncanakan.

Untuk menjalankan proses pengawasan tersebut dibutuhkan alat bantu manajerial

dikarenakan jika terjadi kesalahan dalam suatu proses dapat langsung diperbaiki.

Selain itu, pada alat-alat bantu pengawasan ini dapat menunjang terwujudnya

proses pengawasan yang sesuai dengan kebutuhan. Pengawasan juga meliputi

bidang-bidang pengawasan yang menunjang keberhasilan dari suatu tujuan

organisasi.

3

1.2  Rumusan Masalah

1.      Apa definisi fungsi controlling ?

2.      Apa saja prinsip – prinsip fungsi controlling ?

3.      Apa prinsip pokok controlling ?

4.      Apa manfaat controlling ?

5.      Bagaimanakah proses controlling ?

6.      Apa saja obyek controlling ?

7.      Apa saja jenis controlling ?

8.      Apakah tujuan dari controlling ?

9.      Apa saja asas- asas controlling

10.  Bagaimanakah cara – cara untuk melakukan controlling ?

11.  Apa saja sifat dan waktu controlling ?

12.  Apa saja alat fungsi controlling ?

13.  Apa saja tipe- tipe controlling ?

14.  Apa saja faktor yang membuat controlling diperlukan ?

15.  Apa saja syarat controlling ?

16.  Apakah pentingnya controlling ?

17.  Bagaimana tahap – tahap controlling ?

18.  Apa saja metode controlling ?

19.  Bagaimana karakteristik – karakteristik controlling yang efektif itu ?

1.3  Tujuan

1.      Mengetahui definisi fungsi controlling

2.      Mengetahui prinsip – prinsip fungsi controlling

3.      Mengetahui prinsip pokok controlling

4.      Mengetahui manfaat controlling

5.      Mengetahui proses controlling

6.      Mengetahui obyek controlling

7.      Mengetahui jenis controlling

8.      Mengetahui tujuan controlling

9.      Mengetahui asas- asas controlling

4

10.  Mengetahui cara - cara controlling

11.  Mengetahui sifat dan waktu controlling

12.  Mengetahui alat fungsi controlling

13.  Mengetahui tipe- tipe controlling

14.  Mengetahui faktor yang membuat controlling diperlukan

15.  Mengetahui syarat controlling

16.  Mengetahui pentingnya controlling

17.  Mengetahui tahap – tahap controlling

18.  Mengetahui metode controlling

19.  Mengetahui karakteristik – karakteristik controlling yang efektif

5

BAB II

PEMBAHASAN

1.1    Definisi Fungsi Controlling

Menurut Robert J. Mockler pengawasan yaitu usaha sistematik menetapkan

standar pelaksanaan dengan tujuan perencanaan, merancang sistem informasi

umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar, menentukan dan

mengukur deviasi-deviasi dan mengambil tindakan koreksi yang menjamin bahwa

semua sumber daya yang dimiliki telah dipergunakan dengan efektif dan efisien.

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan

pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan

sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut. Controlling is the process of

measuring performance and taking action to ensure desired results. Pengawasan

adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai

dengan apa yang telah direncanakan . The process of ensuring that actual

activities conform the planned activities.

George R. Tery (2006:395) mengartikan pengawasan sebagai

mendeterminasi apa yang telah dilaksanakan, maksudnya mengevaluasi prestasi

kerja dan apabila perlu, menerapkan tindakan-tindakan korektif sehingga hasil

pekerjaan sesuai dengan rencana yang telah ditetapkan.

Robbin (dalam Sugandha, 1999 : 150) menyatakan pengawasan itu

merupakan suatu proses aktivitas yang sangat mendasar, sehingga membutuhkan

seorang manajer untuk menjalankan tugas dan pekerjaan organisasi.

Kertonegoro (1998 : 163) menyatakan pengawasan itu adalah proses melaui

manajer berusaha memperoleh kayakinan bahwa kegiatan yang dilakukan sesuai

dengan perencanaannya.

”. Sementara itu, Robert J. Mocker sebagaimana disampaikan oleh T. Hani

Handoko (1995) mengemukakan definisi pengawasan yang di dalamnya memuat

6

unsur esensial proses pengawasan, bahwa: “pengawasan manajemen adalah suatu

usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan – tujuan

perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan

nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan

mengukur penyimpangan-penyimpangan, serta mengambil tindakan koreksi yang

diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan

dengan cara paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan

perusahaan.” Dengan demikian, pengawasan merupakan suatu kegiatan yang

berusaha untuk mengendalikan agar pelaksanaan dapat berjalan sesuai dengan

rencana dan memastikan apakah tujuan organisasi tercapai. Apabila terjadi

penyimpangan di mana letak penyimpangan itu dan bagaimana pula tindakan

yang diperlukan untuk mengatasinya

Dale (dalam Winardi, 2000:224) dikatakan bahwa pengawasan tidak hanya

melihat sesuatu dengan seksama dan melaporkan hasil kegiatan mengawasi, tetapi

juga mengandung arti memperbaiki dan meluruskannya sehingga mencapai tujuan

yang sesuai dengan apa yang direncanakan.

Admosudirdjo (dalam Febriani, 2005:11) mengatakan bahwa pada pokoknya

pengawasan adalah keseluruhan daripada kegiatan yang membandingkan atau

mengukur apa yang sedang atau sudah dilaksanakan dengan kriteria, norma-

norma, standar atau rencana-rencana yang telah ditetapkan sebelumnya.

Controlling atau pengawasan adalah fungsi manajemen dimana peran dari

personal yang sudah memiliki tugas, wewenang dan menjalankan pelaksanaannya

perlu dilakukan pengawasan agar supaya berjalan sesuai dengan tujuan, visi dan

misi perusahaan. Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang tidak kalah

pentingnya dalam suatu organisasi. Semua fungsi manajemen yang lain, tidak

akan efektif tanpa disertai fungsi pengawasan. Dalam hal ini, Louis E. Boone dan

David L. Kurtz (1984) memberikan rumusan tentang pengawasan sebagai: “the

process by which manager determine wether actual operation are consistent with

plans”.

7

Kesimpulannya, pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk

menetapkan standar pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan

perencanaan,merancang system informasi umpan balik,membandingkan kegiatan

nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya,menentukan dan

mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil tindakan koreksi yang

diperlukan.

1.2    Prinsip – prinsip Fungsi Controlling

1.    Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan

hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang

harus diselesaikan oleh staf.

2.   Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat

penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3.  Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan

terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward

kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

1.3    Prinsip Pokok Controlling

Fungsi pengawasan adalah aktivitas yang mengusahakan agar pekerjaan-

pekerjaan terlaksana sesuai dengan rencana yang ditetapkan atau hasil yang

dikehendaki. Untuk dapat menjalankan pengawasan, perlu diperhatikan 2 prinsip

pokok, yaitu:

1.      Adanya Rencana

2.      Adanya instruksi-instruksi dan pemberian wewenang kepada bawahan.

Dalam fungsi pengawasan tidak kalah pentingnya adalah sosialisasi

tentang perlunya disiplin, mematuhi segala peraturan demi keselamatan kerja

bersama. Sosialisasi perlu dilakukan terus menerus, karena usaha pencegahan

adalah penting untuk mendapat perhatian.

Pengawasan dan pengendalian (controlling) sebagai fungsi manajemen

bila diikerjakan dengan baik, akan menjamin bahwa semua tujuan dari setiap

orang atau kelompok konsisten dengan tujuan jangka pendek maupun jangka

panjang. Hal  ini membantu menyakinkan bahwa tujuan dan hasil tetap konsisten

8

satu sama lain dengan dalam organisasi. Controlling berperan juga dalam menjaga

pemenuhan (kompliansi) aturan dan kebijakan yang esensial.

Proses pengendalian mulai dengan perencanaan dan pembangunan

tujuan penampilan kerja. Tujuan penampilan didefinisikan dan standar-standar

untuk mengukurnya disusun. Ada 2 tipe standar:

Standar out-put (keluaran): mengukur hasil-hasil tampilan dalam istilah kuantitas,

kualitas, biaya atau waktu.

Standar in-put (masukan):  mengukur usaha-usaha kerja yang masuk ke dalam

tugas penampilan.

1.4    Manfaat Controlling

Bila fungsi wasdal dilaksanakan dengan tepat, organisasi akan memperoleh

manfaat berupa:

1. Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, apakah sesuai

dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai

dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi

kegiatan program.

2. Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam

melaksanakan tugas-tugasnya.

3. Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan

dan telah dimanfaatkan secara efisien.

4. Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.

5. Untuk memberikan ruang regular untuk superviesees untuk merenungkan isi dan

pekerjaan mereka

6. Untuk menerima informasi dan perspektif lain mengenai pekerjaan seseorang

7.  Untuk menjadi dukungan baik segi pribadi ataupun pekerjaan

8. Untuk memastikan bahwa sebagai pribadi dan sebagai orang pekerja tidak

ditinggalkan tidak perlu membawa kesulitan, masalah dan proyeksi saja.

9.      Untuk menjadi pro-aktif bukan re-aktif

10.  Untuk memastikan kualitas pekerjaan

9

1.5    Proses Controlling

1) Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

Tahap pertama dalam pengendalian adalah penetapan standar pelaksanaan.

Standar mengandung arti sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan

sebagai “patokan” untuk penilaian hasil-hasil. Standar adalah kriteria-kriteria

untuk mengukur pelaksanaan pekerjaan. Kriteria tersebut dapat dalam bentuk

kuantitatif ataupun kualitatif. Standar pelaksanaan (standard performance) adalah

suatu pernyataan mengenai kondisi-kondisi yang terjadi bila suatu pekerjaan

dikerjakan secara memuaskan.

Standar pelaksanaan pekerjaan bagi suatu aktifitas menyangkut kriteria: ongkos,

waktu, kuantitas, dan kualitas. Tipe bentuk standar yang umum adalah:

a) Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang atau jasa, jumlah langganan, atau

kualitas produk.

b) Standar-standar moneter, yang ditunjukkan dalam rupiah dan mencakup biaya

tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapatan penjualan, dan lain-lain.

c) Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi atau batas waktu suatu

pekerjaan harus diselesaikan.

2) Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Penentuan standar akan sia-sia bila tidak disertai berbagai cara untuk mengukur

pelaksanaan kegiatan nyata. Oleh karena itu, tahap kedua dalam pengendalian

adalah menentukan pengukuran pelaksanaan kegiatan secara tepat.

3) Pengukuran pelaksanaan kegiatan

Setelah frekuensi pengukuran dan sistem monitoring ditentukan pengukuran

pelaksanaan dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-menerus.

Ada berbagai cara untuk melakukan pengukuran pelaksanaan yaitu pengamatan

(observasi), laporan-laporan (lisan dan tertulis), pengujian (tes), atau dengan

pengambilan sampel.

4) Pembandingan pelaksanaan dengan standar dan analisa penyimpangan

Tahap kritis dari proses pengawasan adalah pembandingan pelaksanaan nyata

dengan pelaksanaan yang direncanakan atau standar yang telah ditetapkan.

5)      Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan

10

Bila hasil analisa menunjukkan perlunya tindakan koreksi, tindakan ini harus

diambil. Tindakan koreksi mungkin berupa:

a. Mengubah standar mulu-mulu (barangkali terlalu tinggi atau terlalu rendah)

b. Mengubah pengukuran pelaksanaan

c. Mengubah cara dalam menganalisa dan menginterpretasikan penyimpangan-

penyimpangan.

1.6    Obyek Controlling

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang

perlu dijadikan sasaran pengawasan.

1.   Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini

bersifat fisik.

2.   Keuangan

3.   Pelaksanaan program dilapangan

4.   Obyek yang bersifat strategis

5.   Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

1.7    Jenis Controlling

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :

1) Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan

pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja,

absensi pegawai dan lain-lain.

2) Pengendalian keuangan (financial control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang

pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian

anggaranya.

3) Pengendalian produksi (Production control).

Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas

produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4) Pengendalian waktu (Time control)

11

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu

untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5) Pengendalian teknis (Technical control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan

dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6) Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan

organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

7) Pengendalian penjualan (Sales control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan

terjual sesuai rencana yang ditentukan.

8) Pengendalian inventaris (inventory control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih

ada semuanya atau ada yang hilang.

9) Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan

dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan.

1.8    Tujuan Controlling

Adapun tujuannya adalah:

1. Menghentikan atau meniadakan kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,

pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

2. Mencegah terulangnya kembali kesalahan, penyimpangan, penyelewengan,

pemborosan, hambatan, dan ketidakadilan

3.      Mendapatkan cara-cara yang lebih baik atau membina yang telah baik

4. Menciptakan suasana keterbukaan, kejujuran, partisipasi, dan akuntabilitas

organisasi

5. Meningkatkan kelancaran operasi organisasi

6. Meningkatkan kinerja organisasi

7. Memberikan opini atas kinerja organisasi

8. Mengarahkan manajemen untuk melakukan koreksi atas masalah-masalah

pencapaian kerja yang ada

9. Menciptakan terwujudnya organisasi yang bersih

12

1.9    Asas- Asas Controlling

Harold Koontz dan Cyril O’Donnel menetapkan asas pengawasan sebagai

berikut :

1. Asas tercapainya tujuan (Principle of assurance of objective), pengawasan harus

ditujukan kearah tercapainya tujuan, yaitu dengan mengadakan perbaikan (koreks)

untuk menghindari penyimpangan-penyimpangan/deviasi dari perencanaan.

2. Asas efisiensi pengawasan (principle of efficiency of control). Pengawasan itu

efisien bila dapat menghindari deviasi-deviasi dari perencanaan, sehingga tidak

menimbulkan hal-hal lain yang diluar dugaan.

3. Asas tanggung jawab pengawasan (principle of control responsibility).

Pengawasan hanya dapat dilaksanakan apabila manager bertanggung jawab penuh

terhadap pelaksanaan rencana.

4. Asas pengawasan terhadap masa depan (principle of future control). Pengawasan

yang efektif harus ditujukan kearah pencegahan penyimpangan perencanaan yang

akan terjadi baik pada waktu sekarang maupun masa yang akan datang.

5. Asas pengawasan langsung (principle of direct control). Teknik kontrol yang

paling efektif ialah mengusahakan adanya manager bawahan yang berkualitas

baik. Pengawasan itu dilakukan oleh manager atas dasar bahwa manusia itu sering

berbuat salah .Cara yang paling tepat untuk menjamin adanya pelaksanaan yang

sesuai dengan perencanaan ialah mengusahakan sedapat mungkin para petugas

memiliki kualitas yang baik.

6. Asas refleks perencanaan (principle of replection of plane). Pengawasan harus

disusun dengan baik, sehingga dapat mencerminkan karakter dan susunan

perencanaan.

7. Asas penyesuaian dengan organisasi (principle of organizational suitability).

Pengawasan harus dilakukan sesuai dengan struktur organisasi. Manager dan

bawahannya merupakan sarana untuk melaksanakan rencana. Dengan demikian

pengawasan yang efektif harus disesuaikan dengan besarnya wewenang manager,

sehingga mencerminkan struktur organisasi.

8. Asas pengawasan individual (principle of individuality of control). Pengawasan

harus sesuai dengan kebutuhan manager. Teknik kontrol harus ditunjukan

13

terhadap kebutuhan-kebutuhan akan informasi setiap manager. Ruang lingkup

informasi yang dibutuhkan itu berbeda satu sama lain, tergantung pada tingkat dan

tugas manager.

9. Asas standar (principle of standard). Control yang efektif dan efisien memerlukan

standar yang tepat, yang akan dipergunakan sebagai tolak ukur pelaksanaan dan

tujuan yang tercapai.

10. Asas pengawasan terhadap strategis (principle of strategic point control).

Pengawasan yang memerlukan adanya perhatian yang ditujukan terhadap faktor-

faktor yang strategis dalam perusahaan.

11. Asas pengecualian (the exception principle). Efisien dalam control membutuhkan

adanya perhatian yang ditujukan terhadapfaktor kekecualian. Kekecualian ini

dapat terjadi dalam keadaan tertentu ketika situasi berubah/atau tidak sama.

12. Asas pengawasan fleksibel (principle of flexibility of control). Pengawasan harus

luwes untuk menghindarkan kegagalan pelaksanaan rencana.

13. Asas peninjauan kembali (principle of review). Sistem kontrol harus ditinjau

berkali-kali agar sistem yang digunakan berguna untuk mencapai tujuan.

14. Asas tindakan (principle of action). Pengawasan dapat dilakukan apabila ada

ukuran-ukuran untuk mengoreksi penyimpangan-penyimpangan rencana,

organisasi, staffing dan directing.

1.10 Cara - Cara Controlling

1. Pengawasan Langsung

Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang

manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui

apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang

dikehendakinya. Kebaikan :

a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya

dilakukan dengan cepat.

b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan

memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.

c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan

atasanya.

14

d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna

bagi kebijaksanaan selanjutnya.

e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

KEBURUKAN :

Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya

berkurang,misalnya planning lain-lainya.

Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu

mengamatinya.

Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.

Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di

tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report))

2. Pengawasa Tidak Langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan

maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai.

Kebaikan :

a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya

perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.

b. Biaya pengawasan relatif kecil.

c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan

pekerjaan.

1.11 Sifat dan Waktu Controlling

Sifat dan waktu pengendalian/control dibedakan atas :

1. Preventive control, pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dilakukan

untuk menghindari terjadinya penyimpangan-penyimpangan dalam

pelaksanaannya.

Cara melakukannya:

a. Menentukan proses pelaksanaan pekerjaan

b. Membuat peraturan dan pedoman pelaksanaan pekerjaan itu

c. Menjelaskan dan mendemonstrasikan cara pelaksanaan pekerjaan

d. Mengorganisasi segala macaam kegiatan

15

e. Menentukan jabatan, job description, authority, dan responsibility bagi setiap

karyawan

f.       Menetapkan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan

g. Menetapkan sanksi bagi karyawan yang membuat kesalahan

preventive control ini adalah pengendalian yang terbaik karena dilakukan

sebelum terjadi kesalahan.

2.  Repressive control, pengendalian yang dilakukan setelah terjadi kesalahan dalam

pelaksanaannya, agar kesalahan yang sama tidak terjadi lagi di waktu yang akan

datang. Cara melakukannya:

a. Membandingkan antara hasil dengan rencana

b. Menganalisis sebab-sebab yang menimbulkan kesalahan dan mencari tindakan

perbaikannya

c. Memberikan penilaian terhadap pelaksananya, jika perlu dikenakan sanksi

hukuman kepadanya

d. Menilai kembali prosedur-prosedur pelaksanaan yang ada

e. Mengecek kebenaran laporan yang dibuat oleh petugas pelaksana

f. Jika perlu meningkatkan keterampilan atau kemampuan pelaksana melalui

training atau education.

3. Pengendalian saat proses dilakukan, jika terjadi kesalahan segera diperbaiki.

4. Pengendalian berkala, pengendalian yang dilakukan secara berkala.

5. Pengendalian mendadak, pengawasan yang dilakukan secara mendadak untuk

mengetahui apa pelasakanaan atau peraturan-peraturan yang ada dilaksanakan

dengan baik.Pengendalian mendadak ini sekali-kali perlu dilakukan,supaya

kedisiplinan karyawan tetap terjaga dengan baik.

6. Pengamatan melekat, pengendalian yang dilakukan mulai dari sebelum, saat,

dan sesudah kegiatan dilakukan.

1.12 Alat Fungsi Controlling

1.  Budget

Adalah suatu ikhtisar hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan

untuk mencapai hasil tersebut. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik

16

pemerimaan maupun pengeluaran maupun hasil yang diperoleh maka perusahaan

itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan.

Tipe-tipe budget:

a. Sales budget

b. Production budget

c.  Cost Production Budget

d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan

bermacam-macam tingkat tingkat produksi

e. Purchasing budget

f. Personnel budget

g. Cash & Financial budget

h. Master budget (budget keseluruhan)

2. Non-Budget

Alat pengenalian non budget:

a. Personal observation, pengawasan langsung secara pribadi oleh pimpinan

perusahaan terhadap para bawahan yang sedang bekerja.

b. Report, laporan yang dibuat oleh para manajer.

c. Financial statement, daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari Balance

sheet dan Income Statement (neraca rugi laba)

d. Statistic, merupakan pengumpulan data, informasi, dan kejadian yang tealh

berlalu.

e. Break event point, suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak

mendapat laba ataupun rugi.

f. Intenal Audit, pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang

meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang menyangkut masalah

keuangan. Auditing ini juga menyangkut pengendalian persediaan yang baik,

pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup, apakah barang

yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

1.13 Tipe- tipe Controlling

Ada tiga tipe dasar dalam controlling (pengawasan) yaitu :

17

a. Pengawasan Pendahuluan (Feedforward Control)

Pengawasan ini sering disebut juga dengan Steering Control. Ini dirancang untuk

mengantisipasi masalah-masalah atau penyimpangan-penyimpangan dari standar

dan tujuan dan memungkinkan koreksi dibuat sebelum suatu tahap diselesaikan

(kegiatan belum dilaksanakan).

b. Pengawasan Concurrent

Pengawasan concurrent maksudnya pengawasan yang dilakukan bersamaan

dengan melakukan kegiatan. Pengawasan ini sering disebut pengawasan “ Ya-

Tidak “, screening control, “berhenti terus” dilakukan selama suatu kegiatan

berlangsung.

c. Pengawasan Umpan Balik (Feedback Control)

Pengawasan ini bias juga dikenal sebagai “Past-Action Control” yang mengukur

hasil-hasil dari suatu kegiatan yang telah diselesaikan dan pengukuran ini

dilakukan setelah kegiatan terjadi.

Ketiga bentuk pengawasan ini sangat berguna bagi manajemen karena

memungkinkan manajemen membuat tindakan koreksi dan tetap dapat mencapai

tujuan

1.14 Faktor Yang Membuat Controlling diperlukan

1.      Perubahan lingkungan organisasi,

melalui fungsi pengawasan manajer mendeteksi perubahan- perubahan yang

berpengaruh pada barang dan jasa organisasi, sehingga mampu menghadapi atau

memenfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan-perubahan yang

terjadi.

2.      Peningkatan Kompleksitas Organisasi.

Semakin besar organisasi semakin memerlukan pengawasan yang lebih

formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin bahwa

kualitas dan profitabilitas tetap terjaga, penjualan eceran pada penyalur perlu

dianalisa dan dicatat secara tepat.

3.      Kesalahan-Kesalahan.

18

Sistem pengawasan memungkinkan manajer mendeteksi kesalahan-

kesalahan yang ada sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan Manajer untuk mendelegasikan wewenang.

Bilamana menejer mendelegaikan wewenang kepada bawahannya,

tanggung jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer

dapat menentukan apakah bawahan telah melakukan tugas-tugas yang telah

dilimpahkan kepadanya adalah dengan mengiplementasikan sistem pengawasan.

1.15 Syarat Controlling

1.    Pengawasan harus mendukung sifat dan kebutuhan kegiatan.

2.    Pengawasan harus melaporkan setiap penyimpangan yang terjadi

3.    Pengawasan harus mempunyai pandangan ke depan.

4.    Pengawasan harus obyektif,teliti,dan sesuai dengan standar.

5.    Pengawasan harus luwes atau fleksibel.

6.    Pengawasan harus serasi dengan pola organisasi.

7.    Pengawasan harus ekonomis.

8.    Pengawasan harus mudah dimengerti.

9.    Pengawasan harus diikuti dengan perbaikan atau koreksi.

1.16 Pentingnya Controlling

Suatu organisasi akan berjalan terus dan semakin komplek dari waktu

ke waktu, banyaknya orang yang berbuat kesalahan dan guna mengevaluasi atas

hasil kegiatan yang telah dilakukan, inilah yang membuat fungsi pengawasan

semakin penting dalam setiap organisasi. Ada beberapa alasan mengapa

pengawasan itu penting, diantaranya :

1.      Perubahan lingkungan organisasi

Berbagai perubahan lingkungan organisasi terjadi terus-menerus dan tak

dapat dihindari, seperti munculnya inovasi produk dan pesaing baru,

diketemukannya bahan baku baru dsb. Melalui fungsi pengawasannya manajer

mendeteksi perubahan yang berpengaruh pada barang dan jasa organisasi

sehingga mampu menghadapi tantangan atau memanfaatkan kesempatan yang

diciptakan perubahan yang terjadi.

19

2.      Peningkatan kompleksitas organisasi

Semakin besar organisasi, makin memerlukan pengawasan yang lebih

formal dan hati-hati. Berbagai jenis produk harus diawasi untuk menjamin

kualitas dan profitabilitas tetap terjaga. Semuanya memerlukan pelaksanaan

fungsi pengawasan dengan lebih efisien dan efektif.

3.      Meminimalisasikan tingginya kesalahan-kesalahan

Bila para bawahan tidak membuat kesalahan, manajer dapat secara

sederhana melakukan fungsi pengawasan. Tetapi kebanyakan anggota organisasi

sering membuat kesalahan. Sistem pengawasan memungkinkan manajer

mendeteksi kesalahan tersebut sebelum menjadi kritis.

4.      Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang

Bila manajer mendelegasikan wewenang kepada bawahannya tanggung

jawab atasan itu sendiri tidak berkurang. Satu-satunya cara manajer dapat menen-

tukan apakah bawahan telah melakukan tugasnya adalah dengan

mengimplementasikan sistem penga-wasan.

5.      Komunikasi

6.      Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi

7.      Langkah terakhir adalah pembandingan penunjuk dengan standar, penentuan

apakah tindakan koreksi perlu diambil dan kemudian pengambilan tindakan

1.17 Tahap – tahap Controlling

1. Penetapan Standar Pelaksanaan

Maksudnya sebagai suatu satuan pengukuran yang dapat digunakan sebagai

patokan untuk penilaian hasil-hasil. Tipe bentuk standar yang umum adalah :

a)Standar-standar fisik, seperti kuantitas barang atau jasa serta kualitas produk.

b)Standar-standar moneter yang ditujukan dalam rupiah yang mencakup biaya

tenaga kerja, penjualan, laba kotor, dll

c)Standar-standar waktu, maksudnya meliputi kecepatan produksi atau batas

waktu pekerjaan yang harus diselesaikan.

2. Penentuan Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

20

Maksudnya menentukan pengukuran secara tepat dan harus diukur setiap

jam, harian, mingguan dan bulanan. Pengukuran itu dapat berbentuk laporan

tertulis.

3. Pengukuran Pelaksanaan Kegiatan

Maksudnya pengukuran dilakukan sebagai proses yang berulang-ulang dan terus-

menerus.

4. Pembanding Pelaksanaan Dengan Standar dan Analisa Penyimpangan

Digunakan untuk mengetahui penyebab terjadinya penyimpangan dan

menganalisanya mengapa bisa terjadi demikian, juga digunakan sebagai alat

pengambilan keputusan bagai manajer.

5.      Pengambilan Tindakan Koreksi Bila Diperlukan.

Bila diketahui dalam pelaksanaannya terjadi penyimpangan, dimana perlu ada

perbaikan dalam pelaksanaan.

Menurut Kadarman (2001, hal. 161) langkah-langkah proses pengawasan yaitu:

a) Menetapkan Standar

Karena perencanaan merupakan tolak ukur untuk merancang pengawasan, maka

secara logis hal irri berarti bahwa langkah pertama dalam proses pengawasan

adalah menyusun rencana. Perencanaan yang dimaksud disini adalah menentukan

standar.

b) Mengukur Kinerja

Langkah kedua dalam pengawasan adalah mengukur atau mengevaluasi kinerja

yang dicapai terhadap standar yang telah ditentukan.

c) Memperbaiki Penyimpangan

Proses pengawasan tidak lengkap jika tidak ada tindakan perbaikan terhadap

penyimpangan-penyimpangan yang terjadi.

Menurut G. R. Terry dalam Sukama (1992, hal. 116) proses pengawasan terbagi

atas 4 tahapan, yaitu:

a)    Menentukan standar atau dasar bagi pengawasan.

b)    Mengukur pelaksanaan

c)    Membandingkan pelaksanaan dengan standar dan temukanlah perbedaan jika ada.

d)    Memperbaiki penyimpangan dengan cara-cara tindakan yang tepat.

21

Menurut Terry (dalam Winardi, 1986:397) bahwa pengawasan terdiri daripada

suatu proses yang dibentuk oleh tiga macam langkah-langkah yang bersifat

universal yakni:

a)    mengukur hasil pekerjaan,

b) membandingkan hasil pekerjaan dengan standard dan memastikan perbedaan

(apabila ada perbedaan),

c) mengoreksi penyimpangan yang tidak dikehendaki melalui tindakan perbaikan.

Menurut Maman Ukas (2004:338) menyebutkan tiga unsur pokok atau tahapan-

tahapan yang selalu terdapat dalam proses pengawasan, yaitu:

a) Ukuran-ukuran yang menyajikan bentuk-bentuk yang diminta. Standar ukuran ini

bisa nyata, mungkin juga tidak nyata, umum ataupun khusus, tetapi selama

seorang masih menganggap bahwa hasilnya adalah seperti yang diharapkan.

b) Perbandingan antara hasil yang nyata dengan ukuran tadi. Evaluasi ini harus

dilaporkan kepada khalayak ramai yang dapat berbuat sesuatu akan hal ini.

c) Kegiatan mengadakan koreksi. Pengukuran-pengukuran laporan dalam suatu

pengawasan tidak akan berarti tanpa adanya koreksi, jikalau dalam hal ini

diketahui bahwa aktivitas umum tidak mengarah ke hasil-hasil yang diinginkan.

Dari pendapat diatas dapat disimpulkan bahwa proses pengawasan dilakukan

berdasarkan beberapa tahapan yang harus dilakukan:

Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan)

Sehingga dalam melakukan pengawasan manajer mempunyai standard yang jelas.

Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

Mengukur kinerja pegawai, sejauh mana pegawai dapat menerapkan perencanaan

yang telah dibuat atau ditetapkan perusahaan sehingga perusahaan dapat mencapai

tujuannya secara optimal.

Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan penganalisa

penyimpangan-penyimpangan

Pengambilan tindakan koreksi

22

Melakukan perbaikan jika ditemukan penyimpangan-penyimpangan yang

terjadi

 

1.18 Metode Controlling

Metode controlling (pengawasan) terdiri atas dua kelompok, yaitu metode

bukan kuantitatif (non-quantitative) dan metode kuantitatif.

a.Metode Controlling Non-Kuantitatif

Metode ini adalah metode-metode pengawasan yang digunakan manajer dalam

pelaksanaan fungsi-fungsi manajemen. Teknik-teknik yang sering digunakan

meliputi :

(1) pengamatan (control by observation),

(2) inspeksi teratur dan langsung (control by regular and spot inspection),

(3) pelaporan lisan dan tertulis (control by report),

(4) evaluasi pelaksanaan, dan

(5) diskusi antara manajer dan bawahan tentang pelaksanaan suatu kegiatan.

b. Metode Controlling Kuantitatif

Sebagian besar teknik-teknik pengawasan kuntitatif cenderung untuk

menggunakan data khusus dan metode kuantitatif untuk mengukur dan memeriksa

kuantitas dan kualitas keluaran (output). Metode-metode kuantitatif tersebut

terdiri dari :

1.   Anggaran (budget) seperti :

a) anggaran operasi, anggaran pembelanjaan modal, anggaran penjualan, anggaran

kas, dll, dan

b) anggaran-anggaran khusus, seperti planning-programming-budgeting systems

(PPBS),dll.

2.   Audit, seperti

a) internal audit,

b) external audit, dan

c) management audit.

3.  Analisa break-even

4. Analisa Rasio

23

5. Bagan dan teknik yang berhubungan dengan waktu pelaksanaan kegiatan, seperti

Program Evaluation and ReviewTechnique, dll.

1.19 Karakteristik – karakteristik Controlling yang Efektif

Karakteristik-karakteristik controlling yang efektif dapat diperinci sebagai berikut :

a.       Akurat

b.      Tepat waktu

c.       Obyektif dan menyeluruh

d.      Terpusat pada titik-titik controlling yang strategik

e.       Realistik secara ekonomis

f.       Terkoordinasi dengan aliran kerja organisasi

g.      Fleksibel

h.      Bersifat sebagai petunjuk dan operasional

i.        Realistik secara organisasional

j.        Diterima para anggota organisasi

24

BAB III

PENUTUP

1.1  Kesimpulan

Pengawasan merupakan suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar

pelaksanaan tujuan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem

informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah

ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan

serta mengambil tindakan koreksi yang diperlukan.

Tipe-tipe pengawasan yaitu ; Pengawasan Pendahuluan (preliminary

control),Pengawasan pada saat kerja berlangsung (cocurrent control),

Pengawasan Feed Back (feed back control). Tahap Proses Pengawasan ;

Menetapkan standar pelaksanaan (perencanaan), Penentuan pengukuran

pelaksanaan kegiatan, Pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standard dan

penganalisa penyimpangan –penyimpangan, Pengambilan tindakan koreksi.

Pengawasan penting disebabkan karena Perubahan lingkungan organisasi,

Peningkatan kompleksitas organisasi, Meminimalisasikan tingginya kesalahan-

kesalahan, Kebutuhan manager untuk mendelegasikan wewenang, Komunikasi

dan Menilai informasi dan mengambil tindakan koreksi.

Tahap-tahap dalam proses controlling adalah :

a. Penetapan standar pelaksanaan

b. Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

c. Pengukuran pelaksanaan kegiatan

d. Pembanding pelaksanaan dengan standar dan analisa

penyimpangan

e. Pengambilan tindakan koreksi bila diperlukan.

Karakteristik-karakteristik proses controlling yang efektif diantaranya

adalah : akurat, tepat waktu, obyektif dan menyeluruh, terpusat pada titik-titik

controlling strategik, realistik secara ekonomis, terkoordinasi dengan aliran kerja

25

organisasi, fleksibel, bersifat sebagai petunjuk dan operasional, realistic secara

organisasional, serta diterima para anggota organisasi.

1.2  Saran

Pengawasan dirasa sangat dibutuhkan dalam suatu organisasi. Karena jika

tidak ada pengawasan dalam suatu organisasi akan menimbulkan banyaknya

kesalahan-kesalahan yang terjadi baik yang berasal dari bawahan maupun

lingkungan.

Pengawasan menjadi sangat dibutuhkan karena dapat membangun suatu

komunikasi yang baik antara pemimpin organisasi dengan anggota organisasi.

Serta pengawasan dapat memicu terjadinya tindak pengoreksian yang tepat dalam

merumuskan suatu masalah.

Pengawasan lebih baik dilakukan secara langsung oleh pemimpin

organisasi. Disebabkan perlu adanya hak dan wewenang ketegasan seorang

pemimpin dalam suatu organisasi. Pengawasan disarankan dilakukan secara rutin

karena dapat merubah suatu lingkungan organisasi dari yang baik menjadi lebih

baik lagi.

Daftar Pustaka

26

A.A. Gde Manunjaya. 1999. Manajemen Kesehatan. Jakarta: EGC. Azrul Azwar.

1988. Pengantar Administrasi Kesehatan. Edisi kedua. Jakarta: PT. Bina Rupa

Aksara.

Dee Ann Gillies. 1989. Nursing Management. Philadelphia: WB. Saunders

Company.

Eleanor J. Sullivan dan Phillip J. Decker. 1985. Effective Management in

Nursing. California: Addison-Wesley Publishing Company. H. Moh. Isa

http:\\www.elearning.gunadarma.ac.id/...

http://www.zulfikarfathoni.com/2013/04/controling.html

Malayu S.P. Hasibuan, Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, hlm.243

27