De wijkorganisaties en het gemeentebestuur

Overwegende, dat • partijen willen samenwerken op basis van wederzijdse betrokkenheid en vertrouwen • partijen de acht elementen van dit convenant zien als instrumenten om vorm te geven aan het streefbeeld en de intentie van een open adviesrelatie; • dit convenant geldt voor onbepaalde tijd• partijen dit convenant periodiek evalueren tijdens de ontmoetingen tussen bestuur en wijkorganisaties om de kwaliteit van samenwerking te bewaken, om te beginnen eind 2009.

maken de volgende afspraken:

1.Regelmatig overleg tussen de wijkorganisaties en de gemeente.

Partijen hebben regelmatig overleg. Op uitvoerend niveau vindt dat gesprek plaats op het niveau van de wijken, met de betrokken gemeentelijke diensten. Op beleids-matig niveau vindt tenminste eenmaal per jaar een stadsdeeloverleg plaats. Op bestuurlijk niveau treffen wijkbewoners en collegeleden elkaar in ieder geval tijdens de wijkbezoeken van het college.

2.Het recht op advies aangaande alle wijkgebonden aandachtsgebieden.

Wijkorganisaties hebben het recht op het verlenen van advies in alle wijkgebon-den beleidsonderwerpen. Het gaat in beginsel om alle dienstactiviteiten van de gemeente in de wijk op de gebieden van onderhoud, beheer, dienstverlening en andere onderwerpen die door het gemeentebestuur gedelegeerd zijn. Maar het gaat ook om beleidszaken, planontwikkeling en andersoortige onderwerpen die specifiek over de wijk gaan. En tenslotte betreft het ook de inzet van de in de wijk ingezette menskracht en middelen.

Niet tot dit convenant behoren alle beleidszaken die de wijk overstijgen en concrete projectplannen op wijkniveau waarbij ook andere overheden, publieke lichamen, in-stellingen, bedrijven en dergelijke bij betrokken zijn. In die situaties gelden adviezen van de wijkorganisatie zonder toepassing van dit convenant, en geldt de algemene inspraakverordening.

Convenant tussen wijkorganisaties en gemeentebestuur

3.Het recht op meedenken in een zo vroeg mogelijk stadium.

Partijen willen het recht op meedenken in een zo vroeg mogelijk, omkeerbaar stadium van de besluitvorming vormgeven. Dat geldt voor algemeen beleid, maar ook voor het ontwikkelen van beheer-, onderhouds-, veranderings- en uitbreidings-plannen. Zo wordt de kwaliteit van die plannen en de betrokkenheid van de wijk-organisaties bij de ontwikkelingen gewaarborgd. Ook is er dan ruimte voor een zorgvuldige afstemming met of correctie door bewoners en kan de inspraak met zorg plaatsvinden. Bij het organiseren van adviezen wordt rekening gehouden met schoolvakanties tijdens de zomer- en kerstperiode.

4.Er kan geen finaal besluit genomen worden dan na een advies van de wijkorganisatie.

Deze betrokkenheid in het besluitvormingsproces mondt uit in een eindadvies in een beslissend stadium. Om het belang van bewonersparticipatie te bewaken, wordt aan besluitnota’s een ‘participatieparagraaf’ toegevoegd. Hierin staat om-schreven hoe bewoners en wijkorganisaties zijn betrokken bij een voorstel, en wat het advies van de wijkorganisatie is. Mocht het voorkomen dat de wijkorganisatie niet tot een advies in staat is, dan wordt de reden hiervoor opgegeven.

5.Het gemeentebestuur wijkt in beginsel alleen om zwaarwegende redenen af van een advies. Het gemeentebestuur deelt de reden waarom wordt afgeweken mee aan de wijkorganisatie.

De uiteindelijke zeggenschap wordt bij het gemeentebestuur gelaten. Om de advie-zen gewicht mee te geven, zijn partijen overeengekomen dat alleen van adviezen wordt afgeweken als daar zwaarwegende redenen voor zijn. Deze redenen worden dan aan de wijkorganisatie meegedeeld.Er is sprake van ‘zwaarwegende redenen’ wanneer bijvoorbeeld een advies financieel niet is uit te voeren; wanneer het advies in strijd blijkt te zijn met wet- en regelgeving; wanneer het advies strijdig is met beleid waarover al besloten is; of wanneer het advies niet in overeenstemming te brengen is met het stedelijk (tussen wijken) gewogen belang. De beslissing om van een advies af te wijken kan alleen genomen worden door of namens het gemeentebestuur, de (portefeuille)-wethou-der, de burgemeester, het college en de gemeenteraad.

6.Het recht op informatie over alle wijkgebonden zaken.

Om adviezen te kunnen verstrekken moet over voldoende informatie worden beschikt. Voorwaarde daarvoor is een recht op informatie, waarbij wordt gestreefd naar een permanente informatiestroom in een zo vroeg mogelijk stadium over alle wijkgebonden zaken. De selectie, rangschikking en het inschatten van het belang van de informatie wordt door of namens de wijkorganisatie geregeld. Rond speci-fieke projecten op bovenwijks niveau wordt met besturen van betrokken wijkorgani-satie afgesproken hoe en op welke momenten zij geïnformeerd willen worden: via vertrouwelijke informatie vooraf, kortstondig voorafgaand aan de besluitvorming, of tegelijkertijd met de betrokken bewoners.

7.Bij uitvoering wordt (ongeacht de werkvorm) een planafspraak gemaakt. Bij afwij-kingen van die afspraken vindt terugkoppeling plaats voor hernieuwde afstemming.

Waar plannen worden uitgevoerd, moeten ze soms worden aangepast. Het is van belang om samen te werken op een manier die de betrokkenheid vergroot en die voorkomt dat verwachtingen over de uitkomsten van beleid uiteenlopen. Tussen partijen vindt daarom overleg plaats over de uitvoering van beleid. Deze overleg-gen verlopen zoveel mogelijk met afspraken vooraf. Wanneer afspraken worden gewijzigd, wordt dat teruggekoppeld. Door te werken aan het realiseren van gemaakte afspraken en door terug te kop-pelen wanneer bijstellingen nodig zijn, is er meer zekerheid op uitkomsten die voor alle partijen wenselijk zijn.

8.De wijkorganisaties hebben de inspanningsverplichting aangenomen zoveel moge-lijk wijkbewoners bij hun activiteiten te betrekken en met zoveel mogelijk bewo-ners te communiceren, ook langs digitale weg.

De wijkorganisatie activeert de leden, betrekt nieuwe inwoners uit de wijk bij de activiteiten van de wijkorganisatie en communiceert nadrukkelijk met de achterban. De wijkorganisatie gebruikt daarbij ook (experimentele) vormen van digitale com-municatie en meningsvorming.

Wijkorganisaties kunnen voor het leveren van voldoende kwaliteit en de uitoefening van het adviesrecht - indien gewenst - over ondersteuning beschikken. Deze onder-steuning kan, afhankelijk van de behoefte van de wijkorganisatie worden gericht op:

• Het achterhalen, selecteren, bundelen en inzichtelijk maken van de informatie;• Het organiseren van de bestuursvergaderingen en het bewaken van de goede voortgang en afhandeling van onderwerpen;• Het onderhouden van externe contacten en de verzorging van de correspondentie.

Namens het gemeentebestuur

de burgemeester de secretaris

drs. Jacq. Wallage drs. H. P. Bakker

22 mei 2008