convencion en mallorca (trabajo de postgrado)

PROPUESTA CONVENCIÓN SOCIAL MEDIA S.A

MALLORCA, DEL 5 AL 8 DE FEBRERO 2015

OPC: Viajes y Eventos S.AWeb: viajesyeventos.es Email de contacto: [email protected] de contacto: Julia CominoTeléfono de contacto: 690 26 63 58

mailto:[email protected]

INDICE

Propuesta………..……...…………………………………………………………… 3 Destino……………………………………………..………………………………… 3 Lugar de celebración…………………………………………………….………… 4 Alojamiento y servicio de restauración………………………………………… 7 Plan de vuelos…………………………………………………….……………….. 8 Traslados……………………………………………………………………………. 13 Programa……………………………………………………………………………. 14 Salas de reuniones…………………………………..……………………………. 22 Menús……………………………………………………………………………………….…. 24 Personal………………………………………………….………………………….. 27 Protocolo……………………………………………………………………………. 29 Encuesta de satisfacción………………………………..……………………….. 33 Presupuesto………………………………………………………………..………. 34 Contrato de servicio………………………………………………………………. 35

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PROPUESTA

La empresa Social Media S.A solicita realizar su convención anual de carácter internacional en Mallorca del 5 al 8 de Febrero del 2015 para 200 empleados (70 mujeres y 130 hombres) procedentes de la península (120 españoles), Portugal (30 portugueses) y de diferentes puntos de Europa (20 ingleses, 20 alemanes y 10 franceses). Los asistentes acuden a la convención sin acompañantes y con el objetivo de debatir asuntos propios de la empresa y realizar diversas dinámicas de grupo para fortalecer las sinergias entre el personal.

La OPC Viajes&Eventos S.A (Empresa Profesional de Organización de Congresos) será la encargada de la planificación, ejecución y seguimiento de los resultados de dicha convención. Viajes&Eventos cuenta con una dilatada experiencia en el sector y una amplia cartera de proveedores para cubrir todas las necesidades del evento.

No se ha determinado el importe económico destinado a la convención por parte de la organización por lo que se presenta una propuesta que ofrece la mejor relación calidad-precio según el criterio de la OPC.

DESTINO

Mallorca y en especial la ciudad de Palma ofrecen la infraestructura necesaria para la realización de una convención de gran tamaño como la solicitada.

- Aeropuerto internacional, que ofrece conexión con España y Europa durante todo el año.

- Amplia oferta hotelera especializada en congresos, con amplias salas de reuniones totalmente equipadas.

- Completa oferta gastronómica, con restaurantes de comida internacional y comida mallorquina.

- Magnífica oferta lúdica, cultural y deportiva para que los asistentes conozcan y disfruten de la ciudad y de su clima afable durante todo el año.

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LUGAR DE CELEBRACIÓN

Palma de Mallorca no dispone en la actualidad de un Palacio de Congresos pero si de una planta hotelera especializada en la celebración de grandes eventos, con amplias salas totalmente equipadas, cuidados menús de empresa, habitaciones adaptadas a clientes de negocios y disponibilidad durante todo el año.

Se ha realizado un estudio de los hoteles de Palma tendiendo en cuenta su situación, el precio, el número de habitaciones dobles e individuales, su oferta gastronómica, el número de salas y su capacidad, los medios audiovisuales con los que cuenta, la conexión WIFI en salas, habitaciones y zonas comunes.

Dado el número de asistentes a la convención se ha seleccionado el Hotel Amic Horizonte (www.hotelamichorizonte.com) ya que ofrece la mejor oferta relación calidad-precio, gran capacidad, unas completas y modernas instalaciones, un personal multilingüe y una excelente situación a tan sólo 15 minutos del aeropuerto.

Debido a la naturaleza de la convención en torno al Social Media y las nuevas tecnologías, el Hotel Amic Horizonte es el lugar ideal por su presencia activa en los medios online y por estar especializado en la celebración de este tipo de eventos sociales.

Este hotel de ciudad abierto todo el año se encuentra a tan sólo 2km del centro de la ciudad, su situación en lo alto de una colina ofrece unas vistas privilegiadas de la Bahía de Palma y un ambiente relajado.

Vistas desde el Hotel Amic Horizonte

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http://www.hotelamichorizonte.com/

Cuenta con un total de 199 habitaciones adaptadas para el cliente de negocios con un diseño moderno y actual, climatización, televisión plana, mesa de trabajo, conexión wifi y un canal de televisión propio y personalizable para mantener informados a los asistentes de la programación de la convención en todo momento.

Habitaciones dobles

El hotel cuenta con 5 salas de reuniones, dos de ellas con una capacidad máxima de 200 personas. Cuenta con 3 salas modulables para poder adaptarlas a las necesidades de la convención en cada momento, pudiendo realizar pequeñas charlas o presentaciones más grandes. Por último dispone de 2 salas más pequeñas ideales para realizar pequeños talleres o presentaciones más íntimas.

Las salas están totalmente equipadas con WIFI, pantalla, proyector, sistema de audio y micrófonos, un mobiliario moderno y funcional, material de papelería y servicio de fotocopias y fax. Ofrece además un completo servicio de Coffe Break para servir durante o tras las reuniones con máquina de Nespresso y una cuidada selección de pastas y aperitivos salados.

Sala Mediterráneo

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El Hotel Amic Horizonte dispone de un servicio de buffet para desayunos y comidas con un variado menú de comida internacional y mallorquina, con servicio de show cooking de carnes y pescados frescos cocinados al momento. Ofrece también la posibilidad de realizar cenas de gala con servicio en mesa.

Cuenta por último con un amplio salón para la celebración de cócteles y fiestas de empresa con unas impresionantes vistas panorámicas a la Bahía de Palma.

Restaurante Bar PanorAmic

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ALOJAMIENTO Y SERVICIO DE RESTAURACIÓN

Se han reservado 100 Habitaciones Dobles para los empleados, 14 Habitaciones Individuales para los directivos de zona y 3 Junior Suite para los altos directivos procedentes de París.

Se ha ofertado un precio lineal especial para grupos de 60€ por habitación y noche para todos los tipos de habitaciones, y como gratuidades 2 habitaciones para la OPC. El precio del alojamiento incluye desayuno buffet con show cooking y late check out el día de la salida.

El coffe break tiene un precio de 5€ por persona e incluye: café, té, agua, zumos, variedad de pastas dulces y saladas.

Las comidas extras o picnics tienen un precio de 14€ por persona (buffet con bebidas y café incluidas), el cóctel de bienvenida 8€ por persona y la cena de gala 35€ por persona. Según programa habrá una cena que se realizará fuera del hotel.

La mayoría de las habitaciones tienen estupendas vistas al mar y disponen de un pequeño balcón o terraza. Todas ellas cuentan con bañera o ducha, secador de pelo, amenities (cepillo dientes, peine, kit de afeitado, gorro ducha, gel y champú), mesa de trabajo, televisión de pantalla plana, conexión wifi y un mobiliario moderno y funcional.

Será necesario el envío de un roomlist por parte de la empresa organizadora para programar la distribución de las habitaciones y realizar así un fast chek-in a la llegada.

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PLAN DE VUELOS

Se han seleccionado los horarios de los vuelos para que el programa de la convención pueda dar comienzo el jueves 5 de febrero por la tarde y finalice el domingo 8 de febrero tras la comida.

Desde cada comunidad autónoma se ha seleccionado el aeropuerto que mayor conectividad ofrece con el aeropuerto de Palma de Mallorca, los traslados hasta el aeropuerto de salida no se han incluido en el presupuesto.

Se ha intentado también que los vuelos lleguen a horas similares para agilizar y economizar el sistema de transfers para el traslado de los asistentes del aeropuerto al hotel y viceversa. Los 2 asistentes de Mallorca vendrán con su coche propio.

GALICIA – AEROPUERTO DE SANTIAGO

Precio por persona: 254,61€, 10 asistentes.

o Ida con escala

05/02/15 IB3877 09:15H SALIDA SANTIAGO 10:35H LLEGADA MADRID 05/02/15 IB3914 11:25H SALIDA MADRID 12:50 LLEGADA MALLORCA

o Regreso vuelo directo

08/02/15 IB8365 18:55H SALIDA MALLORCA 20:45 SANTIAGO

PAIS VASCO – AEROPUERTO DE BILBAO

Precio por persona 113,44€, 15 asistentes.

o Ida con escala

05/02/15 UX7156 08:55H SALIDA BILBAO 10:00H LLEGADA MADRID05/02/15 UX6085 11:30H SALIDA MADRID 12:55 LLEGADA PALMA DE MALLORCA


08/02/15 UX7506 18:35H SALIDA PALMA DE MALLORCA 20:00H LLEGADA BILBAO

VALENCIA – AEROPUERTO DE VALENCIA


o Vuelo directo

05/02/115 UX4014 16:10H SALIDA VALENCIA 17:05 LLEGADA P.MALLORCA

o Vuelo directo

08/02/15 UX4011 7:45H SALIDA P.MALLORCA 18:45H LLEGADA VALENCIA

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CATALUÑA – AEROPUERTO DE BARCELONA


o Ida vuelo directo

05/02/12 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/015 VY3903 17:30 SALIDA P.MALLORCA 18:20H LLEGADA BARCELONA

MADRID Y CASTILLA LA MACHA – AEROPUERTO DE MADRID

Precio por persona 139.12€, 20 asistentes.

o Ida vuelo directo

05/02/15 UX6085 11:30H SALIDA MADRID 12:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/15 UX6084 17:25h SALIDA P.MALLORCA 18:50H LLEGADA MADRID

MENORCA – AEROPUERTO DE MENORCA

Precio por persona 55,72€ (PRECIO RESIDENTE), 1 asistente.

o Ida vuelo directo

05/02/15 IB8485 12:20H SALIDA MENORCA 12:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/15 IB8490 18:05H SALIDA P.MALLORCA 18:40H LLEGADA MENORCA

IBIZA – AEROPUERTO DE IBIZA

Precio por persona 55,72€ (PRECIO RESIDENTE), 2 asistentes.

o Ida vuelo directo

05/02/15 IB8111 12:50H SALIDA IBIZA 13:15H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/15 IB8114 18:50H SALIDA P.MALLORCA 19:30 LLEGADA IBIZA

CANARIAS – AEROPUERTO DE GRAN CANARIA

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o Ida con escala

05/02/12 VY3001 07:00H SALIDA GRAN CANARIA 11.15 LLEGADA BARCELONA05/02/15 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA

o Regreso con escala

08/02/15 VY3903 17:30H SALIDA P.MALLORCA 18:20H LLEGADA BARCELONA08/02/15 VY3002 21:00H SALIDA BARCELONA 23:20H LLEGADA GRAN CANARIA

CANARIAS – AEROPUERTO DE TENERIFE NORTE


o Ida con escala

05/02/15 VY3215 07:00 SALIDA TENERIFE NORTE 11:20 LLEGADA BARCELONA05/02/15 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55 LLEGADA P.MALLORCA


08/02/15 VY3903 17:30 SALIDA P.MALLORCA 18:20 LLEGADA BARCELONA08/02/15 VY3218 20:15 SALIDA BARCELONA 22:35H LLEGADA TENERIFE NORTE

ANDALUCIA – AEROPUERTO DE MÁLAGA


o Ida con escala

05/02/15 VY2110 07:00H SALIDA MÁLAGA 08:30H LLEGADA BARCELONA05/02/15 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/15 VY3903 17:30H SALIDA P.MALLORCA 18.20H LLEGADA BARCELONA 0802/15 VY2119 18:55H SALIDA BARCELONA 20:25H LLEGADA A MÁLAGA

ANDALUCIA – AEROPUERTO DE SEVILLA

Precio por persona 162.32€, 10 asistentes.

o Ida con escala

05/02/14 IB5940 09.25H SALIDA SEVILLA 11:00H LLEGADA BARCELONA05/02/14 IB5408 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 IB5701 18:15H SALIDA P.MALLORCA 19:05H LLEGADA BARCELONA 08/02/14 IB5646 20:55H SALIDA BARCELONA 22:30H LLEGADA SEVILLA

EXTREMADURA – AEROPUERTO DE BADAJOZ

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o Ida con escala

05/02/14 UX5442 09:10H SALIDA BADAJOZ 10:25H LLEGADA MADRID05/02/14 UX6067 13:45H SALIDA MADRID 15.05H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 UX6048 12:25H SALIDA P.MALLORCA 13:50H LLEGADA MADRID08/02/14 UX5441 17.35H SALIDA MADRID 18.50H LLEGADA BADAJOZ

LONDRES – AEROPUERTO DE LONDRES (HEATHROW)


o Ida con escala

05/02/14 IB7459 09:50H SALIDA LONDRES 12:55H LLEGADA BARCELONA05/02/14 IB5408 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 IB5701 16:15H SALIDA P.MALLORCA 19:05H LLEGADA BARCELONA08/02/14 IB7460 20:25H SALIDA BARCELONA 21:40H LLEGADA LONDRES

BERLIN – AEROPUERTO DE BERLIN (TEGEL)


o Idea vuelo directo

05/02/14 AB7762 10:55H SALIDA BERLIN 13:30H LLEGADA P.MALLORCA


08/02/14 AB7763 19:55H SALIDA P.MALLORCA 22:35H LLEGADA BERLIN

LISBOA – AEROPUERTO DE LISBOA


o Ida con escala

05/02/14 VY8461 08:30H SALIDA LISBOA 11:20H LLEGADA BARCELONA05/02/14 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 IB5321 16:55H SALIDA P.MALLORCA16:45H LLEGADA BARCELONA08/02/14 IB5777 17.55H SALIDA BARCELONA 18:50H LLEGADA LISBOA

ROMA – AEROPUERTO DE ROMA (FIUMICINO)

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Precio por persona 258.30€. 20 asistentes.

o Ida con escala

05/02/14 VY6101 09:45H SALIDA ROMA 11:30H LLEGADA BARCELONA05/02/14 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 IB5701 18:15H SALIDA P.MALLORCA 19:05H LLEGADA BARCELONA08/02/14IB5708 20.45H SALIDA BARCELONA 22:30H LLEGADA ROMA

PARIS – AEROPUERTO DE PARIS (ONLY)

Precio por persona 202,77€ ,10 asistentes.

o Ida con escala

05/02/14 VY8013 09:45H SALIDA PARIS 11:20H LLEGADA BARCELONA05/02/14 VY3918 14:10H SALIDA BARCELONA 14:55H LLEGADA P.MALLORCA


08/2/14 IB5698 17.30H SALIDA P.MALLORCA18:20H LLEGADA BARCELONA08/02/14 IB5756 19:15H SALIDA BARCELONA 21:05H LLEGADA PARIS

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TRASLADOS

El sistema de traslados se ha contratado con el Hotel Amic Horizonte quien ofrece este servicio a sus clientes a través de la empresa HotelExtras.

El traslado de los 198 asistentes se realizará en autobuses privados y tendrá un coste de 5€ por persona y trayecto.

Para agilizar la organización de los traslados se le ha hecho llegar al hotel el plan de vuelos, estableciendo las siguientes recogidas:

Aeropuerto Palma de Mallorca – Hotel Amic horizonte (jueves 5 de febrero):

Transfer para 68 pax a las 14:00h para los asistentes procedentes de Galicia, País Vasco, Madrid, Menorca, Ibiza y Berlín

Transfer para 95 pax a las 15.30h para los asistentes procedentes de Badajoz, Barcelona, Gran Canaria, Tenerife Norte, Málaga, Sevilla, Londres, Roma y París.

Transfer para 35 pax a las 17:30h para los asistentes procedentes de Valencia y Lisboa.

Hotel Amic Horizonte – Aeropuerto Palma de Mallorca (domingo 8 de febrero):

Transfer para 5 pax a las 10:30h para los asistentes con destino a Badajoz (pueden recoger el picnic en recepción).

Transfer para 30 pax a las 13.00h para los asistentes con destino a Lisboa (pueden recoger el picnic en recepción).

Transfer para 20 pax a las 14:00h para los asistentes con destino a Londres (pueden recoger el picnic en recepción).

Transfer para 65 pax a las 15:30h para los asistentes con destino a Valencia, Barcelona, Madrid, Canarias, Tenerife, Málaga y París.

Transfer para 58 pax a las 16:30h para los asistentes con destino a Galicia, País Vasco, Menorca, Ibiza, Sevilla y Roma.

Transfer para 20 pax a las 18:00h para los asistentes con destino a Berlín.

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PROGRAMA

Día Horario ActividadLugar de

celebraciónObservaciones

Jueves 05/02

14:00 - 20:00hCheck - in,

acreditación y tiempo libre

Las acreditaciones se realizarán en la Sala Mediterráneo junto a la recepción del hotel.

Se realizarán las inscripciones a las

conferencias y a las actividades.

Durante la acreditación se

ofrecerá un cóctel de bienvenida.

20:00 - 00:00hActo de apertura

Cena de GalaSalón PanorAmic

Imprescindible vestir de etiqueta.

Viernes 06/02

09:00 - 10:00h Desayuno Comedor hotel Buffet

11:00 - 13:00h

ActividadesLúdico / Deportivas

Actividad 1

*Ruta de orientación por el centro

histórico de Palma en bicicleta eléctrica

Actividad 2

Gimcana en el Jungle Park de Santa Ponça.

1 actividad a elegirMáximo 100 pax por actividad en grupos

de 25 pax

Hora recogida hotel 10:30h

Hora regreso hotel 13:30h

*Según condiciones meteorológicas se

realizará en bicicleta o a pie

14:00 - 15:00h Comida Comedor hotel Buffet

15:00 - 17:00h Tiempo libreEl Bar del Hotel está abierto y dispone de

conexión Wifi

El Centro Comercial Porto Pi se

encuentra a tan sólo 10min a pie del

hotel.

17:00 - 18:00h Reunión empresa Sala MediterráneoTodos los asistentes

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Viernes 06/02

18.00 - 19:00h Coffe Break Sala PanorAmic 1

19:00 – 20:00h Conferencia1 Sala Mediterráneo Max 140 pax

19:00 – 20:00h Conferencia 2 Sala PanorAmic 2 Max 60 pax

20:00 - 21:00 Tiempo libreEl Bar del Hotel está abierto y dispone de

conexión Wifi



hotel.

21:00 - 22:00h Cena Comedor Hotel Cena Mexicana

22.00 - 00:00hSesión chill-out con DJ local a cargo del

hotelBar PanorAmic

Coste bebidas a cargo de los participantes.

Sábado 07/02


11:00 - 13:00h

Visitas culturales

Visita 1

Visita teatralizada al Castillo de Bellver

Visita 2

Visita Fundación Pilar y Joan Miró

1 actividad a elegir

Máximo 100 pax por actividad en grupos

de 25 pax


Hora regreso hotel 13:30h

14:00 - 15:00h Comida Comedor hotel Buffet

15:00h - 16:00h Tiempo libreEl Bar del Hotel está abierto y dispone de

conexión Wifi



hotel.

16:00h - 17:00h Conferencia 1 Sala Mediterráneo Max 140 pax

16:00h - 17:00h Conferencia 2 Sala PanorAmic 2 Max 60 pax

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Sábado 07/02

17.00 - 18:00h Coffe Break Sala PanorAmic 1

18:00 - 19:00 h Tiempo libreEl Bar del Hotel está abierto y dispone de

conexión Wifi



hotel.

20:00 - 00.00h Cena EspectáculoRestaurante Son Amar


Hora regreso hotel00:30h

Domingo 08/02


11:00 - 12.00 hTaller de Yoga

Turno 1Sala Mediterráneo Máximo 50 pax

12:00 - 13.00 hTaller de Yoga

Turno 2Sala Mediterráneo Máximo 50 pax

11:00 - 12.00 hTaller de

Danzas OrientalesSala Panorámic 2 y 3 Máximo 150 pax

12:00 - 13.00 hTaller de

Danzas OrientalesSala Panorámic 2 y 3 Máximo 150 pax

13:00 – 14:00h Tiempo libre El Bar del Hotel

Permanecerá abierto y dispone de WIF

14:00 - 15:00h Comida Comedor Hotel Buffet Mallorquín

15:00 - 18:00hTiempo libre y

Check-out

El Bar del Hotel Permanecerá abierto y dispone de WIFI.

Se puede hacer uso de la habitación

hasta el momento de la recogida del

transfer al aeropuerto.

Sube tus fotografías a Instagram con el hashtag #csmhorizonte y gana un fantástico Fin de semana en Mallorca

La reunión de empresa y las conferencias contarán con traducción simultánea.

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Desarrollo del programa

Para el desarrollo del programa de conferencias será necesario enviar por parte de los organizadores:

- Listado de ponentes, título de la ponencia e idioma de la ponencia. El envío de la presentación se realizará 1 semana antes del evento en formato PDF. Los ponentes son trabajadores de la empresa de diferentes departamentos.

- Material de la empresa a incluir en la bolsa de bienvenida.

Para el desarrollo de las actividades lúdico-deportivas, visitas culturales y actividades en el hotel será necesaria inscripción previa a la llegada durante las acreditaciones, escogiendo entre las diferentes opciones ofertadas. Las azafatas entregarán las identificaciones, la bolsa de bienvenida y la información necesaria para realizar las inscripciones.

Se podrá consultar el programa a través del canal de TV propio del hotel disponible en todas las habitaciones y zonas comunes. A través de dicho canal también se podrán enviar notificaciones de última hora si se produce algún cambio en el programa. Mediante el hashtag #csmhorizonte también se harán llegar los avisos correspondientes a través de Twitter.

Bolsa de bienvenida

La bolsa de bienvenida incluye:

- Programa- Descripción excusiones y actividades- Mapa del hotel- Mapa de Palma de Mallorca- Material de la empresa - Muestra de productos mallorquines

Concurso

El Hotel Amic Horizonte ha organizado un concurso a través de Instagram y sorteará un fin de semana en Habitación Doble Superior Vista Mar con Jacuzzi con pensión completa entre todos los asistentes que suban fotografías durante la convención utilizando el hasthtag #csmhorizonte.

La fotografía que tenga más likes será la ganadora, las fotografías se podrán ir viendo en todo momento a través del Canal de TV propio del hotel.

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Descripción actividades lúdico deportivas

Ruta de orientación por el centro histórico de Palma en bicicleta eléctrica

La ruta dará comienzo con un agradable paseo en bicicleta eléctrica por el Paseo Marítimo de Palma desde el Hotel Amic Horizonte hasta el Parque de Sa Feixina en grupos de 25 personas (organizados por la empresa).

Una vez en el parque se distribuirá el material necesario por parte de los monitores y se explicará como orientarse en la ciudad de Palma haciendo uso del carril bici para visitar los lugares de mayor interés cultural de la ciudad.

La situación de cada lugar de interés tendrá que ser adivinada por los participantes de cada grupo a través de las pistas proporcionadas por el monitor. Muchas de las respuestas las encontrarán en la App Passion For Palma (disponible en 6 idiomas para Play Store e Itunes).

Se elegirá también en grupo qué ruta seguir para optimizar el tiempo y qué lugares de interés visitar primero, fomentando así el trabajo en equipo.

*Si el tiempo no permite realizar la ruta en bicicleta se llevará a cabo a pie y el traslado hasta el centro de la ciudad será en el autobús turístico CitySightSeeing.

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https://itunes.apple.com/es/app/passion-for-palma/id799415783?mt=8

https://play.google.com/store/apps/details?id=app.mallorca

Gimcana en el Jungle Park de Santa Ponça

La proximidad de la ciudad de Palma a espacios naturales y el clima afable permite realizar actividades al aire libre durante todo el año.

A tan sólo 15 minutos del Hotel Amic Horizonte se encuentra el centro Jungle Park ubicado en un bosque de 9 hectáreas de Santa Ponça donde se realizará esta actividad.

Se realizarán dos tipos de circuitos según el nivel de los participantes (en grupos de 25 personas), un recorrido de explorador para principiantes y otro extremo para los más aventureros. Los participantes se desplazarán de árbol en árbol, a varios metros de altura, y con total seguridad, pasando por puentes, lianas, redes y muchas tirolinas.

Una actividad lúdico-deportiva, muy entretenida, en un marco incomparable que fomentará los lazos entre los trabajadores en todos los sentidos.

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Descripción visitas culturales

Visita teatralizada al Castillo de Bellver

A tan sólo 15 minutos del Hotel Amic Horizonte se encuentra el Castillo de Bellver (visible también desde las terrazas del hotel y desde algunas de sus habitaciones). Este castillo de estilo gótico es de los pocos de planta circular de Europa y actualmente alberga el Museo de la Historia de la ciudad de Palma de Mallorca.

Los asistentes participan en una ruta teatralizada con la que conocerán la historia de este monumento medieval, así como los orígenes del Reino de Mallorca desde que el rey Jaume I desembarcó en la isla en el año 1229.

Los dos guías de esta actividad lúdico-cultural se transforman en personajes de la época y se recrean en ella para explicársela a los visitantes de forma amena y sencilla.

La segunda parte de la visita corre a cargo de un mimo, que lleva a cabo una representación teatral de improvisación cómica con la ayuda del público y utilizando la información que han aprendido previamente.

Visita Fundación Pilar y Joan Miró

La Fundación Pilar y Joan Miró se sitúa a 5 minutos del Hotel Amic Horizonte y durante la visita los asistentes podrán conocer la residencia del artista, los estudios donde creaba sus obras y el espectacular museo que alberga una amplia colección de las obras de la última etapa de Miró.

Las obras y la perfecta armonía del entorno lo hace un lugar especial y único donde conocer de primera mano la historia de este gran pintor catalán casado con una mallorquina.

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http://miro.palmademallorca.es/

Descripción actividades en el hotel

Taller de Yoga

La escuela de Ashtanga Yoga Palma realiza periódicamente sesiones de Yoga en el Hotel Horizonte ya que goza de grandes espacios diáfanos y con unas vistas a la Bahía de Palma ideales para la práctica de este deporte.

Ashtanga Yoga Palma cuenta con los mejores profesores de la isla y programará los talleres en función del nivel de los participantes, con posturas sencillas para los que practican esta disciplina por primera vez y con posturas más avanzadas para los que practican yoga habitualmente. Aprenderán también diversas técnicas de relajación que les ayudarán a afrontar los nuevos retos profesionales.

Taller de Danzas Orientales

La prestigiosa escuela de danza Zara Bellydance será la encargada de impartir los talleres de baile durante la convención.

Bollywood, danza del vientre, shymmy y otros ritmos orientales para hacer vibrar a los asistentes en un taller dinámico y divertido en los que todos disfrutará (tengan o no experiencia bailando) y en el que los asistentes descargarán las tensiones del trabajo.

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https://www.facebook.com/zarabellydancer

http://www.ashtangayogapalma.com/

SALAS DE REUNIONES

Para el desarrollo de algunas de las actividades del programa se han alquilado las salas de reuniones en el Hotel Amic Horizonte.

El coste de la Sala Mediterráneo es de 225€ medio día (jueves, viernes y sábado).

El coste de la Sala PanorAmic 2 es de 150€ medio día (viernes y sábado).

El precio de las clases de Yoga y Danza Oriental ya incluye el alquiler de la sala para su realización.

*El precio incluye agua, pantalla, proyector, televisión, sistema de audio, papelería, montaje salas, pizarra y wifi,

En la siguiente tabla se indica el uso de las salas, horarios, montaje necesario y los 2 coffe breaks solicitados.

Fecha Sala Horario Montaje Actividad

Jueves 05/02

Mediterráneo 14:00 - 20:00h

2 mesas para acreditación con una silla cada una

2 mesas auxiliares para material

Acreditaciones e inscripciones (recogida de identificación y bolsa bienvenida)

Viernes06/02

Mediterráneo 17:00-18.00h

Teatro 200 pax

Pantalla y proyector

Sistema de audio y micrófono

Papelería (carpeta, bolígrafos y folios)

Cabinas de traducción y mesa auxiliar para material

Reunión de empresa

Las azafatas repartirán sistema de traducción.

BarPanorAmic

18:00 – 19:00h Coffe Break 200 pax

Mediterráneo 19:00 – 20.00h Teatro 140 pax


Sistema de audio y micrófonoConferencia

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Papelería (carpeta, bolígrafos y folios)



Panoramic 2

19:00 – 20:00hTeatro 60 pax



Papelería (carpeta, boligrafo y folios)


Conferencia


Sábado 07/02

Mediterraneo 16:00 – 17:00h

Teatro 140 pax




Conferencia


PanorAmic 2

16:00 – 17:00hTeatro 60 pax





Conferencia


Bar PanorAmic 17.00 – 18:00h Cofffe break 200 pax

Domingo 07/02

Mediterraneo (sin coste) 11:00 – 13.00h

Sala totalmente despejada

Sistema de audio y micrófono Clases de Yoga

PanorAmic 2 y 3

(sin coste)11.00 – 13:00h

Sala totalmente despejada


Clases Danza Oriental

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MENUS

Desayunos en el hotel

Los desayunos cuentan con una gran variedad de productos artesanales y un servicio de show cooking donde podrá degustar huevos, tortitas, bacon y otros productos recién hechos.

Los desayunos se servirán en el restaurante del hotel según los horarios previstos en el programa.

Comidas y cenas en el hotel

El buffet cuenta con una amplia y variada selección de platos fríos y calientes de cocina internacional y un servicio de show cooking para disfrutar de las mejores carnes y pescados recién hechos.

El viernes se servirá un Buffet Mexicano y el domingo se ofrecerá un Buffet Mallorquín con platos típicos como la lechona, el trampó o el bacalao con pimientos.

Las comidas y cenas se servirán en el restaurante del hotel según los horarios previstos en el programa.

Picnics

Para los participantes que el domingo no pueden realizar la comida en el hotel porque su vuelo sale al mediodía, el hotel preparará unos picnics para comer en el aeropuerto.

El picnic incluye dos sándwiches fríos de ibéricos, una ensalada cesar o mixta, agua o refresco, dos piezas de fruta y pastelería.

Cocktail de bienvenida con cata de vinos

El jueves, día de la llegada de los participantes, se servirá un cocktail de bienvenida durante las acreditaciones en la Sala Mediterráneo según el horario previsto en el programa.

El menú constará de una selección de aperitivos elaborados con productos típicos de Baleares y se servirán vinos de las mejores bodegas de Mallorca. Aperitivo

Pinchito de queso mahonés con cherryCanapés de paté de FelanitxCucharita de trampó mallorquín con galletas Quely de IncaTosta de sobrasada con mielCoca de trampó

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Coca de pimientos

Bebidas

Vinos Mallorquines (blanco y tinto) RefrescosCervezas nacionales e internacionales

Cena de Gala

El jueves por la noche tendrá lugar una cena de Gala en la Sala PanorAmic para todos los participantes y autoridades invitadas al evento y contará con el siguiente menú donde se han incluido platos y productos típicos de las Islas Baleares.

Aperitivo

Cava Cervezas nacionales e internacionalesRefrescos

Entrantes

Dátiles con bacon Croquetitas de jamón ibérico Cucharita de carpaccio con rúcula y parmesano Montadito crujiente de escalibada y bacalaoChupito de gazpacho

Platos principales

Caldereta de merluza y gambas de Soller con crujiente al ajillo

Sorbete de limón Xoriguer (Ginebra menorquina)

Solomillo ibérico con reducción de vino de rioja y cebolla caramelizada conpatatita panadera con aromas mediterráneos.

Postres

Hojaldre con frutas naturales al Grand Marniere

Bebidas

Vinos del Penedés (blanco y tinto) Agua mineral y refrescosCava (durante el postre) Café y licores

Cena en Son Amar

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El sábado por la noche la cena se realizará en el Restaurante Espectáculo Son Amar, la reserva será gestionada a por el hotel e incluye el trasporte. Una fascinante cena espectáculo, cargada de música, risas, bailes internacionales y el mejor flamenco de clase mundial.

El menú será el siguiente:

Aperitivo

Aperitivos surtidos

Entrante

Ensalada César con pollo o pasta con verduras para los vegetarianos.

Plato Principal

Entrecot servido con patatas y verduras de temporada. La opción vegetariana es rollitos de primavera con guarnición.

Postre

Helado de vainilla servido con frutas del bosque.

Bebidas

Vino blanco y tinto, agua mineral, copa de Cava Brut.

PERSONAL

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Al realizar la convención en un hotel el 90% del personal necesario para cubrir el evento lo proporciona el propio hotel (camareros, personal de limpieza, técnicos de sonido, personal montaje salas, etc). El hotel también se encarga de contratar los camareros extras necesarios para la cena de gala a una empresa de su confianza.

El personal externo a contratar por la OPC es el siguiente:

Azafatas

La OPC se encargará de contratar, formar y dirigir a las azafatas durante la convención.

Las azafatas recibirán un curso de formación previo al evento sobre: quien dirigirá el evento (personal del la OPC), el hotel y su personal (ubicación de las habitaciones, zonas comunes, salas de conferencias, material, etc), el tipo de evento, la empresa organizadora y sus objetivos, las características de los asistentes y los ponentes, el desarrollo del las diferentes actividades del programa y sus respectivas funciones. Recibirán también la información necesaria para evacuar a los participantes en caso de incendio.

Las azafatas se contratarán a través de AICO, empresa de servicios auxiliares para eventos en Mallorca con amplia experiencia en el sector y que cuenta con personal altamente cualificado, multilingüe y muy profesional.

Serán necesarias las siguientes azafatas:

- 2 azafatas el jueves 5 de febrero de 14:00 a 20:00h en la sala Mediterráneo cuyas funciones serán colocar el material, recibir a los participantes, entregarles las acreditaciones y la bolsa de bienvenidas, informar a los asistentes de las actividades y excursiones disponibles durante el evento y realizar las inscripciones a las mismas.

- 2 azafatas el jueves 5 de febrero de 20:00 a 22:00h en la Sala PanorAmic cuyas funciones serán recibir a los participantes e invitados especiales para indicarles sus respectivos asientos según el planning establecido para el desarrollo del acto de apertura y posterior cena de gala. También deberán encargarse del micrófono durante el acto de apertura si algún participante desea intervenir.

- 2 azafatas el viernes 6 de febrero de 16:00 a 18:30h en la Sala Mediterráneo cuyas funciones serán revisar el montaje de la sala y que todo el material necesario esté colocado y funcione correctamente (material traducción, pantalla, proyector, micrófono, máquina de agua, etc).

Deberán distribuir el sistema de traducción simultánea a los participantes.

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http://aico.es/

Durante la reunión atenderán cualquier petición por parte de los ponentes y los asistentes. Tras la reunión deberán recoger todo el material.

- 2 azafatas el viernes 6 de febrero 18:30 a 20:30h una azafata en la Sala Mediterráneo y otra en la Sala PanorAmic 2 cuyas funciones serán revisar el montaje de la sala, colocar los carteles de las conferencias, y comprobar que todo el material esté colocado y funciona correctamente (material traducción, pantalla, proyector, micrófono, máquina de agua, etc).

Comprobarán las inscripciones a cada una de las conferencias e informarán sobre del título y temática de cada una de ellas, distribuirán el sistema de traducción simultánea a los participantes.


- 2 azafatas el sábado 7 de febrero 16:30 a 19:30h una azafata en la Sala Mediterráneo y otra en la Sala PanorAmic 2 cuyas funciones serán revisar el montaje de la sala, colocar los carteles de las conferencias, comprobar que todo el material esté colocado y funciona correctamente (material traducción, pantalla, proyector, micrófono, máquina de agua, etc).

Comprobarán las inscripciones a cada una de las conferencias e informarán sobre del título y temática de cada una de ellas, distribuirán el sistema de traducción simultánea a los participantes.


Traductores y técnicos montaje

Para el desarrollo del evento es necesario un sistema de traducción simultánea en 6 idiomas (inglés, francés, alemán, italiano, portugués y castellano) para viernes y sábado y en 2 salas diferentes.

Los interpretes y el servicio técnico de montaje se contratará a través de la empresa AICO, empresa de servicios auxiliares para eventos en Mallorca con amplia experiencia en el sector. El presupuesto para los 2 días en ambas salas incluye:

- Cabinas de Traducción ISO Silent (6 en cada sala) - Emisora de Traducción Digital Bosch Int (1 en cada sala) - Radiador digital Infrarrojos +/-2.600 (2 en cada sala) - Pupitre de Traducción Bosch LBB-3222/04 (12 en cada sala) - Receptor Traducción Digital Bosch Integr (200 unidades) - Asistencia Técnica para el montaje, desarrollo del evento y desmontaje (2

técnicos en cada sala)- Interpretes (6 en cada sala) - Gastos Interpretes (vuelos, alojamiento y manutención)

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PROTOCOLO

Para el desarrollo del acto de apertura y para la cena de gala será necesario seguir el siguiente protocolo.

Precedencias y etiqueta

La OPC, junto con el departamento de relaciones públicas de la empresa organizadora de la convención, diseñará el seating de la cena de gala estableciendo las precedencias oportunas para los 200 asistentes y los 2 invitados (Alcalde de Palma de Mallorca y Delegado de Turismo de Baleares). Las azafatas serán las encargadas de recibir a todos los asistentes e indicarles su mesa según el seating establecido.

El seating a seguir para 202 comensales será el siguiente:

En la mesa presidencial (preparada para 12 personas de cara al resto de asistentes) se colocará en el centro al más alto directivo de la empresa procedente de París. A su derecha, en el sito de honor, al Alcalde de Palma de Mallorca y a su izquierda al Delegado de Turismo de Baleares. En los sitos restantes se situará un representante de cada delegación de la empresa o dos hasta completar la mesa.

Además de la mesa presidencial se dispondrán 19 mesas redondas para 10 comensales cada una. En cada una de ellas, siempre que sea posible, habrá el mismo número de mujeres y hombres, de diferentes nacionalidades. Los sitios en la mesa se ocuparán de manera alterna hombre – mujer, se evitará colocar 2 hombres o 2 mujeres juntos.

Los directivos se situarán en las mesas colindantes a la presidencial y el resto de asistentes a continuación según su puesto en la empresa, los de menor rango estarán en las mesas más alejadas a la mesa presidencial.

Los asistentes de la mesa 1 a la 4 entrarán por la entrada 1, de la mesa 5 a la 12 por la entrada 2 y de la mesa 13 a la 20 por la entrada 3.

El más alto directivo dará la bienvenida a todos los asistentes y abrirá el acto, cediendo la palabra por orden de precedencia al resto de integrantes de la mesa presidencial. El acto de apertura no contará con intérpretes por lo que el idioma general del evento será siempre el inglés.

Para asistir a la cena de gala se requiere media etiqueta, en los hombres traje de chaqueta oscuro y en las mujeres vestido de cóctel, traje de chaqueta o traje pantalón.

Queda prohibido fumar en el interior del salón pero si está permitido en las terrazas colindantes tras el postre.

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SEATING SALA PANORAMIC

VENTANALES VISTAS PANORAMICAS

MESA PRESIDENCIAL 12 PAX

BANDERAS

1

3 42

ENTRADA 1

5 6 7

8

9 10 11 12

13 14 15 16

17 18 19 20

ENTRADA 2

ENTRADA 3

BAÑOS

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Orden de banderas

Dado que no es un acto institucional y no es posible determinar la importancia de cada delegación de la empresa, las banderas se ordenarán por orden alfabético de derecha a izquierda según el idioma del país anfitrión y se colocarán tras la mesa presidencial.

Decoración y montaje mesas

Se dispondrá una mesa presidencial junto a los ventanales de la Sala PanorAmic para 12 comensales en dirección al resto de invitados y 19 mesas redondas distribuidas uniformemente en el espacio para permitir un servicio cómodo.

Todas las mesas serán decoradas con un centro floral de Lilium, los centros serán entregados por Flores de Mallorca 1 hora antes del evento.

Los indicadores se colocarán sobre la cabecera de los cuchillos para que cada asistente sepa cual es su sitio, la OPC será la encargada de colocarlos según el seating establecido.

Montaje de las mesas:

Manteles de tela con adornos florales en color azul con cubremantel blanco y servilletas también de tela con el mismo motivo que el mantel colocadas sobre el plato del aperitivo.

Copa de agua, 2 copas de vino de igual tamaño y copa de cava, colocadas de forma escalonada a partir del eje del plato.

Plato llano para los aperitivos y plato para el pan colocado a la izquierda sobre el tenedor.

Como el menú ya está establecido se colocarán todos los cubiertos, de fuera hacia dentro se colocarán los cubiertos para el aperitivo, cuchara para la caldereta y cubierto de carne para el solomillo. La cuchara para el sorbete se colocará en la parte superior del plato. Para el postre se pondrá tenedor y cuchillo de postre para el hojaldre de frutas.

Los cuchillos deben estar siempre con el filo hacia el plato en el lado derecho y los tenedores con las puntas hacia arriba.

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Personal y protocolo de servicio Número de camareros y tipo de servicio:

Habrá 1 camarero bilingüe por mesa redonda cada 10 comensales, en la mesa presidencial habrá 2 camareros. Se ofrecerá un servicio a la francesa y con servicio de pasavinos.

Se servirá en primer lugar a la mesa presidencial y después al resto de las mesas.

Los camareros entrarán por una determinada entrada según su rango, es decir mesa a servir. Los camareros de la mesa 1 a la 4 entrarán por la entrada 1, de la mesa 5 a la 12 por la entrada 2 y de la mesa 13 a la 20 por la entrada 3.

A la llegada de los asistentes en la mesa ya estará dispuesto: sal y pimienta, el pan y el agua. Tras el postre en la mesa sólo puede quedar la copa de cava.

Durante los aperitivos se ofrecerán refrescos y cerveza si los asistentes lo desean. El vino blanco se servirá con el primer plato, el tinto con el segundo y el cava con el postre. Tras el postre se servirá café y licores.

Azafatas

Dos azafatas recibirán a los asistentes e indicarán el número de mesa que ocupa cada uno de ellos según el seating establecido.

Una vez estén sentados todos los asistentes ofrecerán un micrófono a la persona que preside el acto y dispondrán de otro micrófono para hacerlo llegar a los asistentes si desean realizar preguntas.

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ENCUESTA DE SATISFACCION

Tras la celebración de la convención se enviará por email a todos los asistentes una encuesta de satisfacción para determinar si se han conseguido los objetivos de la empresa (aumentar la motivación de los trabajadores) y los de la OPC (lograr una perfecta organización para el desarrollo del evento).

La encuesta será enviada a través de un formulario de Google Drive para hacer una mejor recogida de de datos y el contenido será el siguiente:

Valore del 1 al 5 su grado de satisfacción con respecto a los servicios prestados, siendo 5 la mayor puntuación.

INFORMACIÓN PREVIA Y ORGANIZACIÓN 1 2 3 4 5¿Los horarios de los vuelos han sido acertados?¿Se han realizado correctamente los traslados desde el aeropuerto al hotel y viceversa?¿Ha recibido suficiente información sobre las actividades antes de inscribirse?¿Ha sido correctamente atendido por las azafatas?

PROGRAMA 1 2 3 4 5¿Le ha parecido un programa variado y completo?¿Los horarios para cada actividad era adecuados? ¿Las conferencias le han resultado útiles e interesantes? ¿Se han cumplido los horarios establecidos?¿El programa ha cubierto sus expectativas?

ACTIVIDADES 1 2 3 4 5¿Las actividades lúdico-deportivas le han parecido originales?¿Las actividades lúdico-deportivas han fomentado sus lazos laborales? ¿Las visitas culturales le han parecido interesantes?¿Las actividades en el hotel le han parecido acertadas? ¿Le ha gustado Mallorca como destino de vacaciones?

SALAS 1 2 3 4 5¿Las salas le han parecido amplias, luminosas y confortables?¿El wifi ha funcionado de forma correcta?¿El material audiovisual ha funcionado de forma correcta?¿El sistema de traducción le ha sido de utilidad?¿Las azafatas le han informado adecuadamente?

ALOJAMIENTO 1 2 3 4 5¿El personal del hotel estaba bien informado sobre el programa del evento?¿El personal del hotel le ha atendido correctamente?¿El estado y decoración de las habitaciones ha sido de su agrado?¿Las habitaciones están bien equipadas para clientes de negocios?¿Le ha gustado la localización del hotel? ¿El servicio de restauración del hotel ha sido de su agrado?

GENERAL 1 2 3 4 5¿Cuál es su grado de satisfacción general con el desarrollo del evento?

Agradecemos sus comentarios y sugerencias, muchas gracias

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PRESUPUESTO

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CONTRATO DE SERVICIOS

o Validez de la oferta

La validez del presupuesto presentado es de dos meses desde su recepción, los precios están establecidos para un número mínimo de 200 asistentes, si este número varia el presupuesto puede sufrir modificaciones.

Asimismo, Viajes&Eventos se reserva el derecho de modificar el contenido del mismo en caso de posibles alteraciones de los precios de mercado del los servicios contratados con terceros.

o Servicios incluidos

Queda incluido en el presupuesto todo el personal necesario para el desarrollo del evento como; coordinador/a de eventos, camareros extras, personal de montaje/desmontaje de salas, técnicos de sonido, azafatas, guías, traductores, etc.

o Visita de sede e realizarán una visita previa al evento por parte de los organizadores y la OPC a la sede con la finalidad de visitar las instalaciones, realizar una prueba del menú y ultimar los detalles organizativos.

o Condiciones generales

Todos los precios ofertados en el presupuesto incluyen IVA.

o Reserva

Como garantía de la reserva del evento se requiere un pago del 20% del importe total a la firma de este contrato de servicios.

o Forma de pago

Dos meses antes de la celebración del evento se realizará el pago del 50% de la cantidad restante, el resto se facturará 7 días antes de la fecha del evento.

Las cancelaciones en el número de asistentes informadas con menos de 7 días antes de la fecha del evento no se descontarán del presupuesto acordado.

o Política de cancelación

Si la cancelación se lleva a cabo con más de 3 meses de antelación a la fecha del evento se devolverá el 50% de la reserva pagada. Si la cancelación se lleva a cabo con menos de 1 mes de antelación a la fecha del evento, no se devolverá ningún pago anticipado.

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convencion en mallorca (trabajo de postgrado)

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