convocatoria de licitación...parte 1 – instrucciones para la presentaciÓn de la oferta y...
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Convocatoria de Licitación
Tabla de información
Referencia de la licitación RFP-FY20- 0111 CRM
Fecha de lanzamiento de la licitación 24 de Julio 2019
Supervisor del Contrato Gerrit Saen
Plazo de entrega de ofertas 23 de Agosto 2019, 23:59 BST
Porfavor enviar oferta a:
La referencia de licitación RFP-FY20- 0111 CRM deberá ser incluída en toda la
correspondencia y comunicación enviada para fines de este proceso de licitación.
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Tabla de Contenido
PARTE 1 – INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y
CONDICIONES DE LICITACIÓN .................................................................................................. 5
1. 1 Definiciones ..................................................................................................................... 5
1. 2 Resumen de requisitos ................................................................................................... 5
1. 3 Estructura de este documento ....................................................................................... 6
1. 4 Fechas de la convocatoria a licitar................................................................................. 6
1. 5 Contactos de la Compania ............................................................................................. 7
1. 6 Preguntas y aclaraciones sobre esta convocatoria ...................................................... 7
1. 7 Demostraciones del sistema y presentación de la Propuesta ..................................... 7
1. 8 Enmiendas a los Documentos de Licitación ................................................................. 7
1. 9 Condiciones para la presentación de la Oferta ............................................................. 7
1. 10 Ofertas tardías ............................................................................................................. 8
1. 11 Aceptación de Ofertas ................................................................................................. 8
1. 12 Validez de la Oferta ..................................................................................................... 8
1. 13 Evaluación de la Ofertas ............................................................................................. 8
1. 14 Retiro de la Convocatoria ........................................................................................... 9
1. 15 Licitantes deben recaudar la información necesaria ................................................ 9
1. 16 Costos de preparación de la propuesta ..................................................................... 9
1. 17 Confidencialidad .......................................................................................................... 9
1. 18 Inconsistencias y omisiones ..................................................................................... 10
1. 19 Referencias ................................................................................................................ 10
1. 20 Aceptación de términos de esta Convocatoria a Licitar ......................................... 10
1. 21 Devolución de documentos ...................................................................................... 10
2.1 Información sobre Plan International ................................................................. 11
2.2 Contexto de esta Convocatoria a Licitar ............................................................ 12
2.3 Objetivo del proyecto ............................................................................................. 13
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2.4 Lógica y Definiciones de Recaudación de Fondos ................................................. 13
2.4.1 Reglas de negocio .............................................................................................. 14
2.4.2 Reportes y Análisis: ............................................................................................ 15
2.5 Licencias ................................................................................................................ 17
PARTE 3 – INFORMACIÓN REQUERIDA DE LOS LICITANTES .......................................... 18
3. 1 Información sobre el licitante ........................................................................................ 18
3. 2 Oferta Técnica y Funcional ........................................................................................... 18
3. 3 Requisitos del Servicio – SLAs (Service Level Agreement) ...................................... 18
3. 4 Oferta Comercial / Lista de precios.............................................................................. 18
3. 5 Cronograma del Proyecto ............................................................................................. 18
3. 6 Documentos e información adicional ........................................................................... 19
PARTE 4 – ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO ........................................................................ 20
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PARTE 1 – INSTRUCCIONES PARA LA PRESENTACIÓN DE LA OFERTA Y
CONDICIONES DE LICITACIÓN
1. 1 Definiciones
Para efectos de esta convocatoria y el contrato resultante, y a menos que así se indique, los siguientes términos tendrán los significados que se indicant a continuación:
Compania Significa Plan Limited, de aquí en adelante Plan
Contrato Significa cualquier contrato que resulte de esta convocatoria
Contratista Significa la entidad que forma un contrato con la Compania
para la prestació del servio y de acuerdo a los requisitos
senalados en este documento
Propuesta/Oferta Significa una propuestau oferta escrita enviada como
respuesta a esta convocatoria
Licitante
Significa la entidad que presenta, o es invitada a presentar
una oferta en respuesta a esta convocatoria a licitar.
Requisitos Significa los servicios o producto que debe proveer el
Contratista a la Compania de acuerdo a la Parte 2 de esta
convocatoria.
1. 2 Resumen de requisitos
Plan International invita a presentar su oferta para la implementación de un Sistema CRM que busca
optimizar y estandarizar la gestión y fidelización de donantes individuales y empresariales en las
oficinas de país de Plan Internacional de América Latina.
Se pronostica que la implementación de este sistema CRM regional se llevará acabo los siguientes
países:
Primary Countries Secondary Countries
▪ Brasil ▪ Ecuador ▪ Perú ▪ El Salvador ▪ República Dominicana ▪ Guatemala ▪ Honduras ▪ Colombia
▪ Paraguay ▪ Bolivia ▪ Nicaragua ▪ Haiti
Más información sobre los requisitos de esta convocatoria disponible en la Parte 2 de este dcoumento.
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1. 3 Estructura de este documento
Esta convocatoria a licitar esta compuesta por cuatro partes como se describe a continuación:
Parte Título Descripción 1 Instrucciones para licitantes
y condiciones de la licitación Establece las reglas y
requisitos para participar en esta convocatoria.
2 Requisitos Señala los detalles de los requisitos y alcance del
proyecto.
3 Información requerida de los licitactantes
Senala los requisitos mínimos que los licitantes
deben incluir en sus ofertas. 4 Contrato sugerido Senala los términos y
condiciones que aplicarán en el contrato que resulte de esta convocatoria a licitar.
1. 4 Fechas de la convocatoria a licitar
Las siguientes son las fechas clave de esta convocatoria:
Publicación de la convocatoria
a licitar
24 de Julio de 2019
Fecha limite para confirmar
participación en esta
convocatoria
29 de Julio de 2019
Fecha limite para solicitar
aclaraciones sobre los
documentos sobre esta
convocatoria
2 de Agosto de 2019
Fecha límite para presentar
oferta a esta covocatoria
23 de Agosto de 2019
Pre-selección y notificación de
proveedores
5 de Septiembre de 2019
Invitacion a presentar
demostraciones (online)
Del 9 de Septiembre al 18 de
Septiembre de 2019
Pre-selección del proveedor 5 de Octubre de 2019
Negociación de terminos del
contrato
Del 6 de Octubre al 26 de Octubre
de 2019
Adjudición del contrato 28 de Octubre de 2019
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Inicio de la Implementación 29 de Octubre de 2019
1. 5 Contactos de la Compania
Los siguientes son los contactos designados por la compania para efectos de esta convocatoria:
Nombre Alejandra Agredo
Cargo Procurement Officer
Teléfono +44 01483 733330
Dirección de correo electrónico [email protected]
Dirección Block A, Dukes Court, Duke Street,
Woking, Surrey GU21 5BH, United
Kingdom
1. 6 Preguntas y aclaraciones sobre esta convocatoria
Toda pregunta o solicitud de aclaración relacionada con esta convocatoria deberá ser dirigida al
contacto designado por Plan International (ver sección 1.5). Ningún otro miembro de Plan
International deberá ser contactado a menos que así sea especificado por el contacto designado.
Plan se reserva el derecho de descalificar o rechazar Propuestas que no cumplan con este Requisito.
Todas las preguntas, comentarios o solicitudes de aclaracion deberán ser enviadas por escrito al
correo electrónico del contacto designado.
Plan, a su propia discreción determinará responder y compartir todas las preguntas, comentarios y
solicitudes de aclaración de todos los Licitantes con el propósito de que todos los Licitantes tengan la
misma información.
1. 7 Demostraciones del sistema y presentación de la Propuesta
Plan invitará a los Licitantes pre-seleccionados a realizar demostraciones del Sistema y una
presentación corta de sus Ofertas. Estas presentaciones se realizarán a distancia via Skype. Cada
Licitante deberá asignar no más de dos representates para dicha presentación. Información adicional
sobre las presentaciones será comunicada a los Licitantes pre-seleccionados.
1. 8 Enmiendas a los Documentos de Licitación
En cualquier momento previo a la presentación de las Ofertas, Plan, por cualquier razón, podrá
enmendar los Documentos de Licitación. Plan comunicará las enmiendas a los Licitantes.
A fin de proporcionarle al Licitante el tiempo razonable para considerar las enmiendas y preparar su
Oferta, Plan, a su discreción, podrá extender el plazo para la presentación de las Ofertas.
1. 9 Condiciones para la presentación de la Oferta
Los Licitantes deberán presentar su Oferta de acuerdo a las siguientes condiciones:
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a) Por correo electrónico a [email protected]. Toda correspondecia enviada a
Plan por motivos de esta convocatoria deberá tener la referencia de licitación FY20- 0111- CRM
System en el asunto o encabezado del e-mail. Las Ofertas deberán ser enviadas en formato
electrónico en PDF y también en su formato original (por ejemplo, en MS Word). Si es necesario,
el Licitante podría enviar varios emails, los cuales deberán estar secuencialmente marcados (por
ejemplo: correo 1 de 2) o como archivo compromido (zip) en caso de que los archivos sean muy
grandes para ser enviados en un mismo email.
b) Las Ofertas deberán ser presentadas en Español y de acuerdo a los requisitos senalados en la
parte 3 de este documento de Licitación.
c) Las Ofertas deberan ser presentadas en Dólares Americanos (USD)
1. 10 Ofertas tardías
Es responsabilidad del Licitante presentar sus propuestas/ofertas dentro del plazo para la
presentación de Ofertas de acuerdo a los requisitos descritos en la sección 1.9 de este documento
de Licitación. Cualquier Oferta recibida por Plan después de este plazo será rechazada y no será
considerada por Plan.
1. 11 Aceptación de Ofertas
Las Ofertas podrán ser presentadas for la totalidad o por una parte de los Requisitos. De igual
manera, Plan podría, bajo su propia discreción, aceptar Ofertas en su totalidad o parcialmente. Para
efectos de este proceso de Licitación, se entiende que una Propuesta no es aceptada por Plan a
menos que Plan haya formado un Contrato o enviado una carta de Adjudicación del Contrato por
escrito al Licitante seleccionado.
Plan no esta en obligación de aceptar la Oferta más económica o ninguna Oferta y se reserva el
derecho a rechazar cualquier Oferta incompleta, condicionada o que no cumpla con las condicones y
requisitos estipulados en este documento de Licitación.
1. 12 Validez de la Oferta
Las Ofertas presentadas en respuesta a esta convocatoria de Licitación deberán ser validas por un
periodo de 90 días desde la fecha de cierre de esta convocatoria.
1. 13 Evaluación de la Ofertas
Los siguientes son los criterios mínimos de evaluación con los que las ofertas recibidas serán
evaluadas. Sin embargo, la evaluación de cada Oferta no se limitará solamente a estos criterios.
− Adaptabilidad del CRM con lógica de recaudación de fondos
− Cumplimiento de Requerimientos técnicos y funcionales
− Cumplimiento con integraciones a otros sistemas: se refiere a integraciones como plataformas de
pago, plataformas digitales.
− Seguridad y Confidencialidad del CRM
− Soluciones de Implementación
o Tiempos
o Equipos de trabajo para implementación
− Soluciones de capacitación
o Capacitación Inicial (Implementación)
o Capacitación constante: acceso a plataformas que permitan auto-capacitación y
formación continua de los usuarios.
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o Materiales de capacitación: Guías, tutoriales, etc.
− Costos y Financiamiento
o Costos de implementación Inicial
o Costos de mantenimiento
o Costos de licencias
o Estabilidad de los costos: Se refiere a incrementos que puedan surgir por licencias,
capacidad, almacenamiento, etc.
− Continuo servicio y resolución de problemas técnicos despues de la implementación
o SLA (Service Level Agreement): Se refiere a las expectiticas del servicion, sus
indicadores, tiempos de resolución, medidas correctivas en caso de incumplimiento etc
o Manejo de la relación (Account Management): se refiere a la persona o equipo designado
para manejar la relación entre la Compania y Plan International. En caso de más de una
persona, sus roles y responsabilidades deberan ser pescificados.
o Mecanismos de escalada de situaciones y plan para adoptar medidas correctivas: Se
refiere al proceso o metodologia a seguir en caso de que Plan necesite escalar un
problema o situación y las medidas correctivas que se deberán tomar.
Los criterios de evaluación descritos anteriormente no estan organizados en un order particular y no
representan el mismo porcentaje de la evaluación.
En caso de que asi lo requiera el Panel de Evaluadores, Plan podría requerir información adicional de
los Licitantes.
1. 14 Retiro de la Convocatoria
Los Licitantes podrán retirar su candidatura de esta convocatoria en cualquier momento previo al
cierre de la convocatoria. Para tal efecto, el Licitante deberá notificar a Plan de su retiro de manera
escrita.
1. 15 Licitantes deben recaudar la información necesaria
Plan ha tomado todas las medidas necesarias para asegurar que la información disponible en este
documento sea precisa. Sin embargo, Plan no garantiza o se hace responsible de la presicion o
suficiencia del contenido de la información y de que todos los Licitantes reciban la misma
información. Es por esto que los Licitantes deben informarse de todas las condiciones, riesgos y
otras circumstancias relacionadascon el contrato sugerido antes de presentar una Oferta.
Los precios presentados por el Licitante deben incluir el costo asociado con el cumplimiento de
todas las condiciones de esta convocatoria y con todo los elementos y actividades necesarias para el
cumplimiento de los requisitos.
1. 16 Costos de preparación de la propuesta
El Licitante deberá asumir todos los costos relacionados con la preparación y presentación de su
Oferta, y Plan en ningún caso, será responsable de tales costos, independientemente, de la conducta
o resultado de la licitación.
1. 17 Confidencialidad
Con excepción de lo requerido para la preparación de la Oferta, los Licitantes no deberán sin previo
consentimiento escrito de Plan, divulgar a terceras partes el contenido de este documento de
Licitación. Los Licitantes deberán asegurarse de que sus empleados, contratistas y asociados
también cumplan con esta condición de confidencialidad.
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1. 18 Inconsistencias y omisiones
Los Licitantes deberán informar por escrito a Plan de cualquier inconsistencia u omisión en este
documento de Licitación.
1. 19 Referencias
Como parte de esta convocatoria a licitar, los Licitantes deberán proveer información de contacto the
tres referencias profesionales. Plan contactará las referencias para verificar las competencias del
Licitante. Los datos de contacto de las referencias deberán incluir: Tipo de contrato, periodo de
provision del servicio, nombre de la compania, nombre del contacto, teléfono y dirección de correo
electrónico.
1. 20 Aceptación de términos de esta Convocatoria a Licitar
La participación en esta convocatoria indica que el Licitante acepta las condiciones de esta Licitación.
Los Licitantes deberán reconocer la aceptación de estas condiciones por escrito y dentro del plazo
para reconocer la aceptación de las condiciones de acuerdo a las sección 1.4 de este documento.
Así mismo, los Licitantes deberán suministrar los datos de quien será el representante o punto de
contacto para todo lo relacionado con este proceso licitorio.
Los Licitantes que decidan no participar en este proceso deben informar a Plan de manera escrita y
devolver a remover de manera segura toda la documentació suministrada por Plan. Esto debera
hacerse dentro del plazo indicado para el reconocimiento de aceptación de los términos o
condiciones de etsa convocatoria en la section 1.4 de este documento.
1. 21 Devolución de documentos
Los Licitantes deberán retornar a Plan todas las copias físicas (si existieran) de los documentos de
esta convocatoria dentro de los siete primeros dias de haber sido notificados como no pre-
seleccionados. Los Licitantes no pre-seleccionados deberán remover o borrar permanentemente
todos los documentos electrónicos creados por Plan o por el Licitante en relación con esta
convocatoria.
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PARTE 2 – REQUISITOS
2.1 Información sobre Plan International Plan International es una organización que trabaja por un mundo justo y la igualdad de las niñas. Colaboramos activamente con los niños y niñas, sus comunidades y otras personas y organizaciones con este compromiso para conseguir cambios positivos y duraderos en la vida de la infancia y los jóvenes. A lo largo de más de 75 años hemos construido alianzas sólidas con socios para mejorar la vida de la infancia. En la actualidad estamos presentes en 70 países y llevamos a cabo programas en más de 50 países en desarrollo en África, América Latina y Asia.
Plan International está comprometida con la salvaguardia de niños, niñas y jóvenes y todos sus empleados actúan de manera acorde a este compromiso.
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Por más de 50 anos Plan ha ayudado a ninos ninas y jóvenes de Latin América a acceder a sus derechos de salud, educación, protección y una manera sistenible de vivir sus vidas. La Oficina Regional para las Américas (ROA por sus siglas en inglés) proporciona apoyo a 12 países y esta situada en Ciudad de Panamá. El trabajo de ROA en cada uno de los 12 países se concentra en las siguientes áreas:
• Igualdad de género
• Salvaguardia de ninos, ninas y jóvenes
• Promoción de los derechos de la niñez La región de ROA está llevando a cabo un proceso de transformación, dentro del cual una de sus prioridades es el tema de recaudación de fondos locales con donantes empresariales e individuales de América Latina. En la actualidad los países cuentan con una base total de aproximadamente 10.000 donantes individuales. Y se viene trabajando en alianzas empresariales con socios como:
• Crédit Suisse
• Citi
• Accenture
• Samsung
• Microsoft
• Etc.
Más información sobre Plan International y su estrategia global: 100 Millones de Razones disponible en https://plan-international.org/es/latin-america/100-millones-de-razones
2.2 Contexto de esta Convocatoria a Licitar En la actualidad a nivel de la región de América Latina, Plan International no cuenta con un CRM
regional para gestionar la información de los donantes individuales y empresariales. Esto
principalmente se dío, debido a que el foco de la recaudación local no se centraba en este tipo de
captación, pero ya que esto ha cambiado en el último periodo, y ahora regionalmente se está
trabajando en el desarrollo y crecimiento de las estrategias de recaudación local centradas en
donantes individuales y empresariales, considderamos que es el tiempo adecuado para implementar
un CRM regional que sirva para gestionar la información de dichos donantes.
Contar con un CRM regional que permita gestionar la información de los donantes con el fin de
optimizar las estrategias de captación y fidelización, permitirán impulsar la recaudación local y así
aportar con los fondos suficientes que impulsen el cumplimiento del objetivo global de Plan
Internacional: “100 millones de razones para 100 millones de niñas”.
Algunos de nuestra oficina de país, sin embargo, han auto-gestionado sus propias soluciones
tecnológicas para un CRM:
− El Salvador & Guatemala: licencia básica y gratuita de Salesforce
− Ecuador: licencia avanzada de Salesforce
− Brasil: Huara
− Colombia: Microsoft Dynamics
− Perú: Hubspot
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2.3 Objetivo del proyecto Implementar un nuevo CRM para la gestión y fidelización de donantes individuales y empresariales
en las oficinas de país de Plan Internacional de América Latina.
Este sistema deberá ser un software prediseñado que responda a las lógicas y definiciones de
Recaudación de Fondos de la organización, y que a la vez pueda adaptarse a las necesidades
puntuales de cada oficina de país en Latinoamérica. Así mismo, este sistema deberá tener un
carácter regional y permitir el manejo de la base de cada país de forma independiente, es decir el
manejo de datos de forma local y regional.
Se pronostica en que la implementación de este CRM regional sea en los siguientes países:
Primary Countries Secondary Countries
▪ Brasil ▪ Ecuador ▪ Perú ▪ El Salvador ▪ República Dominicana ▪ Guatemala ▪ Honduras
▪ Colombia
▪ Paraguay ▪ Bolivia ▪ Nicaragua ▪ Haiti
2.4 Lógica y Definiciones de Recaudación de Fondos − Prospecto: Datos de contacto de un potencial donante, ya sea individual o empresarial.
− Donante: Es un persona o una organización que contribuye con Plan Internacional a través
de un aporte económico o en especies.
− Donante Socio: Un Donante Socio, llamado internamente Socio, realiza una
contribución financiera a largo plazo, con una cantidad fija de dinero y sobre
bases regulares (por ejemplo: mensualmente), basados en un acuerdo formal
entre la persona y Plan. El socio puede ser una persona natural o una persona
jurídica.
− Donante Esporádico, llamado internamente Donante: Cuando una donación
no cuenta con una frecuencia repetitiva, se considera una donación esporádica.
En tal caso no hablamos de Socios, sino de Donantes Puntuales o esporádicos
Hay algunas donaciones realizadas por una sola vez, en las que el donante
contribuye en reacción a una llamada o incluso sin recibir una comunicación para
recaudar fondos. El donante puede incluso contribuir múltiples veces al año, sin
embargo no ha hecho un acuerdo formal para donar un monto específico de
forma regular.
− Donaciones: Significa una donación financiera, donación en especie o en servicios, que es
realizada sin obtener nada a cambio y es voluntaria.
− Monetarias
− En especie
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− Compromiso de donación: Corresponde a la promesa de donación monetaria que los
donantes se comprometen a dar a la organización. Es el enlace entre los donantes y las
donaciones. Tiene un principio en una fecha dada y puede tener un final determinado en una
fecha dada. Además tiene una frecuencia que puede ser mensual, bimestral, trimestral,
cuatrimestral, semestral y anual. Además, debe registrar un medio de pago.
Los compromisos de donaciones monetarias pueden ser:
− Esporádica
− Regular
− Interacciones: Son las comunicaciones entre los donantes y la organización.
− Llamada telefónica
− Correo postal
− Correo electrónico
− Colaborador cara a cara
− SMS
− Redes sociales
− Campaña: Es un conjunto de acciones que se realizan en un período de tiempo,
encaminadas a conseguir un objetivo y que cuentan con un financiamiento específico.
− Canal: Es el medio por el cual se hacen efectivas las acciones de una campaña de
recaudación de fondos. Estos pueden ser:
− Face to Face
− Telemarketing
− Digital (paginas web, redes sociales, e-mail marketing)
− Click to Call
− Correo Postal
− Actividad: Es una acción realizada con la finalidad de recaudar fondos en el contexto de una
campaña.
2.4.1 Reglas de negocio
− Un donante puede tener más de un compromiso de donación.
− Un donante puede aportar por adelantado su promesa de donación o aportar por meses
devengados.
− El aporte que realiza el donante no necesariamente corresponde al monto comprometido en
la promesa de donación. De ser un aporte mayor al esperado, el excedente se considera
como una donación esporádica adicional. De ser menor al monto que especifica el
compromiso de donación, se considera una donación esporádica y que ese mes no se
cumplió con el compromiso de donación regular.
− Cada donante y cada campaña deberá contar con un historial de pagos (aprobados y
rechazados).
− Un donante puede estar relacionado a un/a colaborador/a de la organización. Por ejemplo,
un donante captado por X captador.
− Una interacción puede estar relacionada con un/a colaborador/a de la organización. Por
ejemplo, un llamado telefónico fue realizado por X operador.
− Todos los donantes captados deberán relacionarse con una acción. Las acciones a su vez
pertenecen a una campaña y se llevan a cabo a través de un canal (Face to Face,
Telemarketing, Web, Mobile, Redes Sociales).
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− Las alertas de interacción deben ser personalizables. Por ejemplo: cumpleaños, vencimiento
de tarjeta de crédito, aumento de aporte y falta de pago en los últimos 6 meses, entre otras.
− Reglas y flujos de aprobación: Algunos procesos deben contar con la aprobación del equipo
de donantes individuales, por ejemplo, el ingreso de donantes vía web o la actualización de
datos sensibles de un donante.
− Se asignarán permisos por usuario y por rol.
− Existirán reglas de validación generales y además, cada país solicitará sus propias reglas de
validación para el ingreso de datos en el sistema.
2.4.2 Reportes y Análisis:
Se precisan 3 reportes prediseñados:
− Reporte de pagos efectivos ( de forma mensual y en resumen total de pagos)
− Reporte de pagos rechazados
− Reporte de contactos (interacciones con el donante)
Adicionalmente, se precisan reportes personalizados con posibilidad de guardarlos y ejecutarlos
automáticamente de acuerdo a niveles de seguridad, por localidades y por país. Así mismo, se
precisa tener una visualización gráfica de resultados (dashboards), un registro histórico de los
mismos y la posibilidad de hacer análisis cruzados. Debe existir la posibilidad de hacer análisis de
cumplimiento en función a la información real. Los reportes creados deben poder ser exportados a
Excel.
Los principales indicadores que deberán calcularse automáticamente son:
− Donantes Socio Activos: Con un compromiso de “Donación Activa” Se define como un
donante que además de cumplir la definición de Socio ha realizado aportes según las
siguientes reglas:
− Al menos una vez en los últimos 3 meses para un donador mensual
− Al menos una vez en los últimos 6 meses para un donador bimestral
− Al menos una vez en los últimos 9 meses para un donador trimestral
− Al menos una vez en los últimos 12 meses para un donador semestral
− Al menos una vez en los últimos 24 meses para un donador anual
− Donantes Socios Captados: Son todos los socios captados en un determinado periodo sin
importar si realizan su primer pago.
− Donantes Socios Nuevos: Tienen su primer “Compromiso de Donación Regular Activo”
“Cobrada” en un período determinado, independientemente de cuando fueron captados.
− Donantes Socios Inactivos: Son todos los Socios que no cumplan los requisitos
enunciados para ser un Donante Socio Activo.
− Donantes Socios Cancelados: Cancelan su “Compromiso de Donación Regular Activa” en
un período determinado. Son los Donantes Socios que por decisión voluntaria de alguna de
las partes (del donante o de Plan) se dan de baja como donantes recurrentes.
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− Donantes Socios Reactivados: Son los Donantes Socios que con al menos un aporte
ratifican su intención de volver a estar activos. Es decir, estos donantes ya estaban en el
sistema y asumen una nuevo “Compromiso de Donación Regular Activo”, y/o, son donantes
que han pasado a ser inactivos por definición de “Donante Socio Activo” y con un pago
efectivo nuevamente regresan a su estado de “Activo”.
− Tasa de cancelación (attrition rate): La tasa en la cual los donantes socios no renuevan
sus donaciones. Es la tasa de cancelaciones durante un periodo determinado, sea por
petición propia del Donante o sea por no cumplir con las definiciones de un Donante Socio
Activo. Por lo general se expresa como el porcentaje de los donantes activos.
Calculo: (=) Número de Donantes Socios Cancelados al final del periodo (/) Número Total de Donante Socios Activos al comienzo del Periodo (x) 100 (=) Tasa de Atrición (en %)
− Donantes Socios con Incremento de Aportes: Hace referencia a Donantes Socios que
aumentan su aporte por valor nominal o por frecuencia.
− Donantes Socios con disminución de Aportes: Hace referencia a Donantes Socios que
disminuyen su aporte por valor nominal o por frecuencia.
− Porcentaje de Efectividad de cobranza: La tasa en la cual los Donantes Socios sean
cobrados efectivamente. Se expresa como un porcentaje de los donantes socios activos y
captados. La medición es trimestral.
Cálculo:
(=) Número de donantes socios efectivamente cobrados en determinado periodo de tiempo
(/) Número de donantes socios por cobrar en determinado periodo de tiempo
(x) 100
(=) Tasa de Efectividad en la Cobranza (%)
− Donantes Esporádicos: Cuando una donación no cuenta con una frecuencia repetitiva, se
considera una donación esporádica. En tal caso no hablamos de Socios, sino de Donantes
Esporádicos. Hay algunas donaciones realizadas por una sola vez, en las que el donante
contribuye en reacción a una llamada o incluso sin recibir una comunicación para recaudar
fondos. El donante puede incluso contribuir múltiples veces al año, sin embargo no ha hecho
un acuerdo formal para donar un monto específico de forma regular.
− Donantes Socios a cancelar por falta de pago: son los donantes socios que no han
realizado una cancelación de su aporte, pero no cumplen con la definición de donante socio
activo.
Estos indicadores deben desarrollarse por donantes individuales y empresariales.
Los indicadores deberán poder visualizarse de forma mensual (snapshots), en una vista única y
también de forma gráfica.
Los indicadores deberán mostrar sus históricos.
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Los indicadores deber mostrase independientemente para cada país, y también mostrarse a nivel
agrupado regional.
2.5 Licencias
Se pronostica que Plan International requerirá las siguientes licencias:
Usuarios y Roles
A nivel global:
− Administrador general (2) - puede modificar, crear, personalizar.
− Desarrollador (2)
− Usuarios regionales nivel A (3) - ve y modifica todos los datos de todos los países.
A nivel local:
− Directores/as de Recaudación de Fondos (12) ve reportes, pero solo puede visualizar la
información de su país.
− Coordinadores de Donantes Individuales (12-24): Ve y modifica todos los datos del país, ve y
crea reportes.
− Coordinadores de Empresas (12): Ve y modifica todos los datos del país, ve y crea reportes.
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PARTE 3 – INFORMACIÓN REQUERIDA DE LOS LICITANTES
Para la evaluación de Ofertas, Plan require que la Oferta o Propuesta incluya la siguiente
información:
3. 1 Información sobre el licitante
Este deberá ser un resumen ejecutivo de no más de tres paginas acerca de el estatus legal,
elegibilidad para participar, datos de la empresa, acreditaciones, portafolio de servicios y si es
posible, estudios de caso de servicios prestados a organizaciones similares a Plan International.
3. 2 Oferta Técnica y Funcional
Los requerimientos tecnicos y funcionales estás descritos en el Annexo 1 de esta convocatoria. Los
Licitantes deberán describir cómo sus productos y servicios satisfacerían las necesidades y
demandas de las oficinas de país de Plan Internacional de América Latina en cuanto a la gestión y
fidelización de donantes individuales y empresariales.
Se espera que los Licitantes también expliquen cómo se realizaría la transferencia de datos e
información de los sistemas existentes al nuevo CRM y cómo se llevaría a cabo la implementación
teniendo en cuenta los desafíos que este proyecto podría implicar (por ejemplo, el Licitante debe
tener la capacidad de proveer capacitación y apoyo en Español y en Inglés; diferentes zonas
horarias, audiencias con diferentes niveles de experiencia y conocimiento en CRM etc). Los
Licitantes deberán identificar los posibles riesgos y desafíos y así mismo explicar cómo afrontarlos
desde una perspectiva de manejo de proyectos.
3. 3 Requisitos del Servicio – SLAs (Service Level Agreement)
De acuerdo a los requerimientos técnicos y funcionales del servicio descritos a lo largo de esta
convocatoria, los Licitantes deberán proponer SLAs y KPIs para el cumplimiendo del servicio
ofrecido a Plan Internaional.
3. 4 Oferta Comercial / Lista de precios
Los precios presentados en la Oferta comercial deberán incluir todos los costos, seguros, impuestos,
tarifas, gastos, obligaciones de riesgo y todo los elementos incluídos durante la prestación del
servicio de acuerdo a los requisitos. Cualquier gasto no incluído en al Oferta como gatso adicional no
será considerado bajo el contrato resultante de esta convocatoria.
Para presentar la Oferta comercial, los Licitantes deberán usar el Anexo 2 . Cualquier otro gasto que
deba ser considerado tendra que ser anadido a este Anexo.
Para Plan International es muy importante optimizar nuestros fondos en relación a costo y calidad de
servicions y bienes. Es por eso que cada dolar ahorrado se reflejará en el alcance de nuestro trabajo
humanitario y de desarrollo alrededor del mundo.
3. 5 Cronograma del Proyecto
Teniendo en cuenta los requerimientos técnicos, funcionales, de servicio y el contexto en el que se
realizara la implementación, los Licitantes deberán proponer un cronograma del proyecto. Dicho
cronograma deberá seguir las siguientes directrices:
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Resultado (que se espera cumplir al final de esta etapa?)
Actividad (que pasará durante esta fase?)
Quién es responsible?
Tiempo estimado (días) Costo
Fase
3. 6 Documentos e información adicional
El Licitante deberá proporcionar pruebas documentales de su condición de proveedor elegible y
calificado, así mismo como aspectos legales del sistema en cuanto al manejo de información
confidencial, almacenamiento de datos, obligaciones legales, polizas, limitaciones de obligación etc.
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PARTE 4 – ADJUDICACIÓN DEL CONTRATO
El contrato de largo plazo o LTA(Long Term Agreement) será adjudicado al Licitante más calificado y
que reúna las condiciones que se estime responda a las exigencias de los requisitos y
requerimientos y que así mismo ofresca la mejor oferta comercial en relacion a costo y calidad.
Plan se reserva el derecho de aceptar o rechazar cualquier oferta, declarar que una o todas las
ofertas no cumplen con todos los requisitos solicitados, y rechazar todas las Ofertas en cualquier
momento antes de la adjudicación del contrato, sin incurrir en ninguna responsabilidad u obligación
de informar a los Licitantes afectados de los motivos de la decisión. Plan no estará obligado a
adjudicar el contrato a la oferta de precio más bajo.
Los Licitantes no seleccionados podrán solicitar una retroalimentación sobre las fortalezas y
debilidades de la Propuesta presentada. Plan se reserva el derecho de aceptar dichas solicitudes.
En el momento de la adjudicación del Contrato, Plan se reserva el derecho a modificar la cantidad de
licencias inicialmente estimadas, asi como los requerimientos del producto.