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LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
(64 artículos)
Establece:
La obligación de Administración Pública Federal de proporcionar información a cualquier persona (art.1°.)sin que se motive o justifique su utilización (art.40.IV) excepto la información considerada reservada y confidencial.
Los titulares de las unidades administrativas serán responsables de clasificar la Información de conformidad con los criterios establecidos en esta Ley, su Reglamento y los lineamientos expedidos por el Instituto o por la instancia equivalente a que se refiere el Artículo 61, según corresponda. (art.16)
COMIMSA
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/pdf/244.pdf
Publicada en el Diario Oficial de la Federación el 11 de junio de 2002 – Vicente Fox Quesada
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Transparentar la Gestión Pública (art.4)Objetivo:
I. Proveer lo necesario para que toda persona pueda tener acceso a la información mediante procedimientos sencillos y expeditos;
II. Transparentar la gestión pública mediante la difusión de la información que generan los sujetos obligados;
III. Garantizar la protección de los datos personales en posesión de los sujetos obligados;
IV. Favorecer la rendición de cuentas a los ciudadanos, de manera que puedan valorar el desempeño de los sujetos obligados;
V. Mejorar la organización, clasificación y manejo de los documentos, y
VI. Contribuir a la democratización de la sociedad mexicana y la plena vigencia del Estado de derecho.
COMIMSA
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Las personas y sus organizaciones (art.2)
Beneficiados:
● Toda la información gubernamental a que se refiere esta Ley es pública y los particulares tendrán acceso a la misma en los términos que ésta señala.
COMIMSA
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Los tres grandes ejes:
● Se crea el Instituto Federal de Acceso a la Información y Protección de Datos
IFAI (art. 33).
El IFAI es un órgano de la Administración Pública Federal, con autonomía
operativa, presupuestaria y de decisión. Es el encargado de promover y difundir el
ejercicio del derecho a la información; resolver sobre la negativa a las solicitudes
de acceso a la información y proteger los datos personales en poder de las
dependencias y entidades.
1° - DISEÑO INSTITUCIONAL
COMIMSA
http://www.ifai.org.mx/
● Establece la obligación, de publicar información relevante para transparentar la Gestión Pública (arts.7-12), excepto la reservada y confidencial (arts.13-19)
2° - OBLIGACIONES ESTÁTICAS
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
COMIMSA
http://www.comimsa.com.mx
Los tres grandes ejes:
LEY FEDERAL DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIÓN PÚBLICA GUBERNAMENTAL
Los tres grandes ejes:
● Establece la obligación del Estado de atender las solicitudes de información de los ciudadanos, debiendo entregarla en un plazo no mayor de 20 días hábiles (arts. 40, 41,44y 8 transitorio)
3° - OBLIGACIONES DINÁMICAS
https://www.infomex.org.mx
COMIMSA
El Archivo General de la Nación y el Pleno del Instituto Federal de Acceso a laInformación Pública, con fundamento en lo dispuesto por los artículos 32 y 37fracción IV de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información PúblicaGubernamental, 42 del Reglamento de dicha ley y,
Que para el ejercicio del derecho de acceso a la información es indispensable que losdocumentos estén organizados y conservados bajo criterios uniformes de tal manera quepermitan su localización expedita, disponibilidad e integridad;
CONSIDERANDO
COMIMSA
CONSIDERANDO
Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica Federal
Que la correcta organización archivística contribuirá a sentar las bases para la modernización yeficiencia de las actividades de la Administración Pública Federal, por lo que las dependencias yentidades deberán prever la aplicación de tecnologías de la información en el manejo documental;
Que el acceso restringido a la información reservada y confidencial requiere asegurar suconservación y custodia, por lo cual los archivos se convierten en el instrumento fundamental paraevitar que se usen, oculten, destruyan, divulguen o alteren indebidamente los expedientes ydocumentos, y
Que los servidores públicos están obligados a garantizar la integridad y conservación de losexpedientes y documentos, facilitar y controlar su uso y destino final, así como permitir la adecuadaconformación de la memoria institucional de las dependencias y entidades de la AdministraciónPública Federal, se han tenido a bien expedir los siguientes:
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.(25 artículos)
Disposiciones Generales
Los titulares de las dependencias y entidades asegurarán el adecuado funcionamiento de sus archivos, para lo cual deberán adoptar las medidas necesarias de acuerdo con lo dispuesto por la ley, su reglamento, los presentes Lineamientos y, en su caso, por los criterios específicos que formulen los comités de información de aquéllas. A efecto de cumplir con esta obligación, los titulares de las dependencias y entidades podrán delegar dicha responsabilidad en los servidores públicos que consideren conveniente.
COMIMSA
http://www.diputados.gob.mx/LeyesBiblio/regla/26.PDF
PUBLICADO EN EL DIARIO OFICIAL DE LA FEDERACIÓN EL 20 DE FEBRERO DE 2004
De la organización de los archivos
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
La organización de los archivos deberá asegurar la disponibilidad, localización expedita, integridad y conservación de los documentos de archivo que poseen las dependencias y entidades.
Podrán contar con un Área Coordinadora de Archivos, el responsable del área, será nombrado por el titular de la dependencia o entidad.
Responsable del área Coordinadora de archivos: Ing. José Ángel Reyes Dávalos
Director de Ingeniería de la Región Centro y Norte
I. Apoyar al Comité de Información en el establecimiento de criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos;
II. Elaborar y presentar al Comité de Información los procedimientos archivísticos para facilitar el acceso a la información;
III. Elaborar, en coordinación con los archivos de trámite, de concentración e histórico, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición documental, así como el inventario general de la dependencia o entidad;
IV. Coordinar las acciones de los archivos de trámite;V. Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para
la dependencia o entidad;VI. Elaborar y actualizar el registro de los titulares de los archivos de la dependencia o
entidad;VII. Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación,
con base en la normatividad vigente y la normalización establecida por el Archivo General de la Nación, y
VIII. Coordinar con el área de tecnologías de la información de la dependencia o entidad, las actividades destinadas a la automatización de los archivos y a la gestión de documentos electrónicos.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
FUNCIONES
Documento: aquel que registra un hecho, acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de las dependencias y entidades.
Expediente: unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de una dependencia o entidad.
Vocabulario Básico
• Un Oficio• Una Requisición de compra• Un Pedido• Un informe del tercer trimestre del 2010
• Oficios Recibido• Oficios Emitido• Pedidos del 2010• Requisiciones de compra 2009• Informes 2010
Archivo: conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos en el ejercicio de sus atribuciones por las dependencias y entidades.
Documentación semiactiva: aquélla de uso esporádico que debe conservarse por razones administrativas, legales, fiscales o contables en el archivo de concentración.
Documentación histórica: aquella que contiene evidencia y testimonios de las acciones de la dependencia o entidad, por lo que debe conservarse permanentemente.
Vocabulario Básico
Archivo de concentración: unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica por parte de las unidades administrativas de las dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta su destino final.
Archivo histórico: unidad responsable de organizar, conservar, administrar, describir y divulgar la memoria documental institucional.
Documentación activa: aquélla necesaria para el ejercicio de las atribuciones de las unidades administrativas y de uso frecuente, que se conserva en el archivo de trámite.
Archivo de trámite: unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa.
Inventarios documentales: los instrumentos de consulta que describen las series documentales y expedientes de un archivo que permiten de acuerdo con su uso: su localización (inventario general), transferencia (inventario de transferencia) o baja documental (inventario de baja documental).
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
Del control de gestión documental
Las dependencias y entidades, así como sus delegaciones o equivalentes determinarán elnúmero de áreas responsables de realizar las siguientes funciones:I. Recibir y distribuir la correspondencia de entrada;II. Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida, yIII. Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.
Las dependencias y entidades, elaborarán una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la unidad administrativa; la ficha deberá contener como elementos mínimos de descripción:
I. El número identificador (folio consecutivo de ingreso renovable anualmente);II. El asunto (breve descripción del contenido del documento);III. Fecha y hora de recepción, yIV. Generador y receptor del documento (nombre y cargo).
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
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ARCHIVOS
Trámite Concentración Histórico
Unidad responsable de la administración de documentos
de uso cotidianoy necesario para el ejercicio de las atribuciones de una
unidad administrativa.
Unidad responsable de la administración de documentos cuya consulta es esporádica
por parte de las unidades administrativas de las
dependencias y entidades, y que permanecen en él hasta
su destino final.
Unidad responsable de organizar, conservar,
administrar, describir y divulgar la memoria
documental institucional.
COMIMSA
Capítulo II; Sección IIArchivos de trámite
En cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
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●Responsable del archivo de tramite
Nombre Cargo Área
Graciela Galindo Rodriguez Responsable del Archivo en Tramite Dirección General
Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de Tramite Dirección de Administración
María del Carmen Enríquez Martinez
Responsable del Archivo en Tramite
Gerencia de Recursos HumanosMaría Griselda Tovias Eguia Responsable del Archivo en Tramite
María del Carmen Bazaldua Sanchez
Préstamo o Consulta del Archivo en Tramite
Martín J. Carillo Alviso Responsable de Archivo de Tramite Gerencia de Plantación y Vinculación
Sergio Torres Medina Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Finanzas
Diana Mónica Rodriguez Zorrilla Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Asuntos Jurídicos
Hiram Jaime Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Recursos Materiales
Jorge Luis Rodriguez García Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Tecnologías de Información y Comunicaciones
Nombre Cargo Área
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
COMIMSA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
Noemí Aracely Rodriguez Sandoval Responsable del Archivo de TramiteDirección de Ingeniería Materiales y Manufactura
Mayela Sanchez Davila Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de CalidadBertha Estela Rodriguez Díaz Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Asistencia Tecnológica Hector E. Sauceda Zárate Responsable del archivo en Tramite Gerencia de Ingeniería de Manufactura Narcedalia Ortega Gonzalez;
Responsable del archivo en Tramite Gerencia de Ingeniería en Materiales
Noelia Moreno FuentesVeronica Garcia HernandezCarlos Ramos MendezJose Antonio Garcia RamosAlberto Badillo RamosSergio Cenovio Armendariz DavilaAraceli Campa CastillaClaudia Teresa Saucedo SalazarYolanda Fraga Torres
Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Centro Norte
Salvador I. de la Garza González Responsable del Archivo de Tramite Gerencia de Ingeniería Ambiental
Sergio Mendoza Avila Responsable del Archivo de Tramite Gerencia Región Centro
Irma Leticia Gamez Arevalo Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Norte
Nombre Cargo Área
Alma Delia Santos Ramírez Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Ingeniería Región Sur
Hector Olivares Tapia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia Región Sur
Alma Delia Retama Ortiz Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Unidad Región Marina
Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Aplicación Tecnológica
Nombre Cargo Área
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
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Fabiola Alejandra Briones Garcia Responsable del Archivo en Tramite Dirección de Transferencia de Tecnología
Lucero del Rocio Garcia Garcia Responsable del Archivo en Tramite Gerencia de Desarrollo Tecnológico
Blanca Esthela Valdes Cisneros Responsable del Archivo en Tramite
Gerencia de Desarrollo Humano
Maria de Jesus Vega Luna Responsable del Archivo en Tramite
Maria del Pilar Granillo Velazquez; Responsable del Archivo en Tramite
Maria Eugenia Herrera Lopez Responsable del Archivo en Tramite
Silvia Margarita Silva Sandoval Responsable del Archivo en Tramite
Archivos de trámiteEn cada unidad administrativa de las dependencias y entidades existirá un archivo de trámite. Los responsables de los archivos de trámite, serán nombrados por el titular de cada unidad administrativa, quien definirá su nivel jerárquico y tendrán las siguientes funciones:
I. Integrar los expedientes de archivo;
II. Conservar la documentación que se encuentra activa y aquella que ha sido clasificada como reservada o confidencial, conforme al catálogo de disposición documental;
III. Coadyuvar con el área coordinadora de archivos o, en su caso, con el archivo de concentración, en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general;
IV. Elaborar los inventarios de transferencia primaria, y
V. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental a que se refiere el Lineamiento decimoséptimo.
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PUBLICA FEDERAL.
COMIMSA
Sección VDe los instrumentos de consulta y de control archivístico
Los titulares de las dependencias y entidades deberán asegurarse de que seelaboren los instrumentos de consulta y control que propicien la organización,conservación y localización expedita de sus archivos, por lo que deberán contar almenos con los siguientes:
I. El cuadro general de clasificación archivística;II. El catálogo de disposición documental;III. La guía simpleIV. Los inventarios documentales:
a) General,
b) De Expediente
c) De transferencia,
d) De baja
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PUBLICA FEDERAL.
El cuadro general de clasificación archivística;Es el principal instrumento organizador de los archivos. Se estructura con base en las funciones de las Unidades y sirve para clasificar los expedientesintegrados con la documentación producida o recibida, facilitando con ello su localización y consulta.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CVFONDO 000
SECCIÓN 300
SUBSECCIÓN 301
Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura
Información de la Dirección de Ingeniería de Materiales y Manufactura.
Gerencia de Ingeniería de Materiales.
Subgerencia de Laboratorio.
Gerencia de Ingeniería de Manufactura
Subgerencia de Procesos de Manufactura
Subgerencia de Ingeniería y Desarrollo en Manufactura
Gerencia de Calidad
Gerencia de Asistencia Tecnológica
Subgerencia de Relaciones Empresariales
310
311
320
321
322
330
340
341
El cuadro general de clasificación archivística;
FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.
SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.
SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.
CÓDIGONOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE
SERIE SUBSERIE
1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERALASUNTOS Y/O INSTRUCCIONES DE LA DIRECCIÓN GENERAL
2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS INSTRUCCIONES A LAS GERENCIAS ADSCRITAS A LA DIRECCIÓN
1 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES
2 GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA
3 GERENCIA DE CALIDAD4 GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA
3CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA
SE ENCUENTRA LA INFORMACIÓN RELACIONADA A OFICIOS, MEMORANDUMS, CIRCULARES, ETC. DE LA DIRECCIÓN
Actividad no. 1 Actualizar el Cuadro de Clasificación de su área de responsabilidadFecha límite: 8 de abril 2011
El catálogo de disposición documental
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
El Catálogo de Disposición Documental es el instrumento que establece los valores documentales administrativo, fiscal, legal que por su naturaleza poseen los documentos; la clasificación de la información reservada, confidencial y pública; los plazos de conservación de la documentación y el valor histórico de los documentos una vez concluido su ciclo vital.
Actividad no. 2 Actualizar el Catálogo de Disposición Documental, Fecha límite: 8 de abril 2011
FONDO: 000 CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.
SECCIÓN: 300 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.
SUBSECCIÓN: 301 INFORMACIÓN DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.
CÓDIGONOMBRE
VALORACIÓN PRIMARIA CLASIFICACIÓN PLAZOS DE CONSERVACIÓN (AÑOS) VALOR
HISTÓ-RICO
OBSER-VACIONE
SSERIE SUBSERIE ADTVO LEGAL FISCAL / CONTABLE RESER-VADA CONFI-
DENCIALTRA-MITE
CONCEN-TRACIÓN TOTAL
1ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL
X 1 5 6 Análisis
2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS X 1 5 6 Análisis
1GERENCIA DE INGENIERÍA DE MATERIALES
X 1 5 6 Análisis
2GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA
X 1 5 6 Análisis
3 GERENCIA DE CALIDAD X 1 5 6 Análisis
4GERENCIA DE ASISTENCIA TECNOLÓGICA
X 1 5 6 Análisis
3
CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA
X 1 5 6 Análisis
El catálogo de disposición documental
La guía simple.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
Esquema general que nos permite conocer el nombre de la Unidad Administrativa propietaria de los documentos, el nombre del responsable de archivo de tramite y de la descripción de las series documentales de los archivos de la institución que indica sus características fundamentales conforme al cuadro de clasificación archivistita.
GUÍA SIMPLE
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES SA DE CV.
DATOS GENERALES
ARCHIVO DE TRAMITE DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA.
BOULEVARD OCEANIA #190 FRACCIONAMIENTO SALTILLO, 400. SALTILLO, COAH.
(844) 411 - 32 - 00SERIES DOCUMENTALES
RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: CHALITA….
e-mail: [email protected] NOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE
300.301.1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN GENERAL
300.301.2 ACUERDOS CON LAS GERENCIAS
300.301.3 CIRCULARES DE LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES Y MANUFACTURA
300.310.4 INGENIERÍA DE MATERIALES
300.311.1 INGENIERÍA DE MATERIALES
RESPONSABLE DE ARCHIVO DE TRAMITE: FULANITA……
e-mail: [email protected] NOMBRE DESCRIPCIÓN DE LA SERIE
300.320.1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA DE MATERIALES YMANUFACTURA
300.320.2 ACUERDOS CON LAS SUBGERENCIAS
300.320.3 CIRCULARES DE LA GERENCIA DE INGENIERÍA DE MANUFACTURA
300.321.1 INGENIERÍA DE MANUFACTURA METALMECÁNICA
Actividad no. 3 Actualizar el Catálogo de Guía Simple - Fecha límite: 8 de abril 2010
Archivo de Expedientes
Los expedientes además de contener documentos, deben tener una portada o guarda exterior, la cual deberá incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. La identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos:
I. Unidad administrativa;II. Fondo;III. Sección;IV. Serie;V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes;VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente;VII. Asunto (resumen o descripción del expediente);VIII. Valores documentales;IX. Vigencia documental; documentos del expediente.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
COMIMSA
PORTADA O GUARDA EXTERIOR
COMIMSA
Número de Expediente:
Fondo: COMIMSA
Sección: Serie:
Subsección: Subserie:
Asunto:
Fecha de apertura: Fecha de cierre:
Vigencia documental:Administrativa:
Legal:Fiscal/Contable: Numero de fojas:
Corporación Mexicana de Investigación en Materiales SA de CV
Unidad Administrativa:
Tomo ___ de ___
Valores documentales
Datos Generales
Expediente PúblicosExpediente Reservados
o Confidenciales
Nombre del área o departamento generador de la documentación.
Indicar el código del fondo al que corresponde el expediente
Anotar el código de la sección, subseccion, serie, subserie en a la que pertenece el expediente, conforme al Cuadro General de Clasificación Archivística.
Marcar con una "X" si, la documentación es de tipo Administrativo, Legal o Fiscal, conforme al Catálogo de Disposición Documental
Escribir la unión de los caracteres y dígitos (códigos) de: fondo, sección, serie y subserie, el número contable y año en que se generó el expediente.
Se indicara la fecha de apertura del expediente
Se indicara la fecha de cierre del expediente
Anotar el número de años en que deberá permanecer el expe-diente en el Archivo de Trámite, de acuerdo a los tiempos estable-cidos en el Catálogo de DisposiciónDocumentalactualizado
Indicar el número total de fojas que integra el expediente
Anotar brevemente un extracto del asunto del expediente
Datos Generales
COMIMSA
Contenido
Marcar con una "x" el tipo de documento administrativo que integra el expediente
Marcar con una "x" el tipo de documento técnico que integra el expediente
Anotar cualquier dato que se considere importante, si los documentos son originales y/o copias, si contiene CD´s, fotografías, planos, etcétera
COMIMSA
Fundamento LegalAnotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservadosNombre de la Unidad Administrativa
generadora de la documentación (Direcciones Generales o Delegación)
Si la información es de acceso pública, reservada o confidencial
Anotar el tiempo de reserva de la documentación de 1 hasta 12.
Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que corresponda
Indicar con el día, mes y año, el periodo de reserva del expedienteSi la información es de
acceso confidencial
Anotar el nombre de la ley, artículo, fracción y párrafo, aplicable al caso que correspondaEstampar la rúbrica del Titular
de la Unidad Administrativa (Director General o Delegado)
Anotar el día, mes y año en que se condiciona el acceso a la información, por contener datos confidenciales o reservados
Indicar las partes o secciones del expediente clasificadas como reservada o confidencial
Anotar el nombre y cargo del Servidor Público (de base o estructura) quien realiza la clasificación archivística
COMIMSA
De los instrumentos de consulta y de control archivístico :a) Inventario Documental General (Publico y Reservado)b) Inventario Documental por expedientec) Transferencia Primaria.
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
Dia Mes Año
UNIDAD ADMINISTRATIVA:
ClaveFONDO: 000SECCIÓN:SUBSECCIÓN:
Dia Me Añ Dia Me Añ
VALOR DE LA INFORMACIÓN: Reservado: Confidencia:Público:
Periodo de reserva:
Fundamento Legal:
Amp. Periodo de reserva:
Soporte Documental Observaciones
Fecha de inicio
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL
Descripción del ExpedienteNo.
HojasFecha Final Serie Año
NombreCOMIMSA
Fecha
UbicaciónSubserie
Medio de almacenamiento de expedientesa) Estantes
NOMENCLATURA: UB# -ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP
1 2 3 4EST
LDD
ABCD
CH
FGHI
Lado Derecho
Lado Izquierdo
LDILD0
Posición
123
45
67
89
UB10- EST3-LD0-CHB-01
Para los estantes que estén pegados a la pared la nomenclatura del “LADO”, siempre será LD0
Medio de almacenamiento de expedientesb) Archiveros
NOMENCLATURA: UB# - ARCH#-CJL-SP#-Posición-PPPP
UB1 - ARC2-CJC-SP15-03
1
23
ARC
A
B
A
B
C
AB
C
DCJ
SP 12 3
12 3 4
Medio de almacenamiento de expedientesc) Libreros
NOMENCLATURA: UB# - LIBR#-LD0-ENL-Posición-PPPP
12
3
4
LIB
A
B
C
D
EN
ELD0
Posición
12 3
45
67
8 9
UB2 - LIB1-LD0-ENH-05
10
A
B
C
D
A
B
C
A
B
A
BCDEFG
H
Como algunas áreas tienen varios espacios para el almacenamiento de expedientes,será necesario crear un catálogo de todos los archivos de tramite y con ello agregar a la nomenclatura el identificador que especifique la ubicación física del espacio en donde
se encuentra archivado los expedientes
ArchivoNo. Ubicación física Perteneciente a: Tipo de
Archivo1 Edificio B, sótano Gerencia de finanzas Tramite
2 Estacionamiento Sur Gerencia de finanzas Tramite
3 Edificio A, segundo piso, área norte, oficina de Fulanita de Tal
Laboratorios de Análisis Químicos Tramite
Etc. Etc. Etc. Etc.
UB10- EST3-LD0-CHB-01
UB1 - ARC2-CJC-SP15-03
UB2 - LIB1-LD0-ENH-05
AT Archivo de Tramite
1 400_410 - Gerencia Región Norte
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO
400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA
+
+
+
2
3
4
+
Modelo de Archivo de Tramites Digitales
Se modifican la imagen de las carpetas del
explorador de Windows
AT Archivo de Tramite
1 400_410 - Gerencia Región Norte
400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE
Inventario Documental General Público
Inventario Documental General Reservado
Catalogo de Disposición Documental
Cuadro General de Clasificación Archivística
Guía Simple
400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA
400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
A
B
C
Formatos
+
+
+
2
-
+
AT Archivo de Tramite
A
1 400_410 - Gerencia Región Norte
B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA
400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE
C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
-
+
Portada expediente público
Inventario Documental del Expediente Públicos
2010
Documentos que integran el expediente
Oficio DICN-001/2010
Oficio DICN-035/2010
-
NOMENCLATURA: UB5- SSEC1-SEA-SS00-2010-0000
2+
+
::
2010
AT Archivo de Tramite
A
1 400_410 - Gerencia Región Norte
B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA
400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE
-
NOMENCLATURA: UB5-SSEC1-SEB-SSB1-2010-0000
+
B2
B1-400_410_2_ 1 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
400_410_2_ 2 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO
-
2010
2011
Portada Expediente público
Oficio SIM-01/2010
Inventario Documental del Expediente
Oficio SIM-045/2010
Portada Expediente público
Oficio SIM-18/2011
Inventario Documental del Expediente
Oficio SIM-065/2011
-
C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE+
AT Archivo de Tramite
A
1 400_410 - Gerencia Región Norte
B 400_410_2 ACUERDOS DE LAS SUBGERENCIA
400_410_1 ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE
C 400_410_3 CIRCULARES DE LA GERENCIA REGIÓN NORTE
-
+
+
Portada Expediente público
Inventario Documental del Expediente Públicos
2010 400_410_3_2010 Expedientes
Oficio GRN-001-2010
Oficio GRN-015-2010
-
-
:
2011 400_410_3_2011 Expedientes+
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE2+
AT Archivo de Tramite
1 400_410 - Gerencia Región Norte
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
-
+ 2400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE
DUCTOS
400_411_2 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS
400_411_3 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES
A
B
C+
+
+
400_411_4 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS
400_411_5 PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE
D
E+
+
400_412 SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO
400_413 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECANICA REGION CARBONNIFERA
+
+
3
4
AT Archivo de Tramite
1 400_410 - Gerencia Región Norte
400_411 SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
-
+ 2400_411_1 SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE
DUCTOSA+
2007
2008
Portada de Expediente de ProyectoInventario Documental del Expediente
Oficio SIM-089/2007
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6077 6077 Inspección por END a equipos de perforación y reparación de pozos de la división Norte propiedad de la UPMP.
Cotización
Pedido
Factura
20092010
-
NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS00-2007-6077
MANUAL PARA CAMBIAR LA IMAGEN DE LAS CARPETAS
1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono.
2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo.
3º) Se abre la ventana “Propiedades”.
Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Elegir imagen”.
4º) Elegir imagen
Haces clic en “Elegir Imagen” buscas la imagen que tengas en mis documentos y. Cuando la ayas elegido hacemos clic en “aplicar” y luego en “aceptar” para terminar.
1º) Elegir la carpeta o archivo a cuál queremos cambiarle el icono.
2º) Hacer clic derecho sobre el icono de y luego elegimos la opción “Propiedades”, que se encuentra abajo del todo.
MANUAL PARA CAMBIAR EL ICONO DE LAS CARPETAS
3º) Se abre la ventana “Propiedades”.
Aquí debes elegir la pestaña “Personalizar” y luego hacer clic en “Cambiar icono”.
4º) Aparece la siguiente ventana:
Ahora puedes elegir entre cualquiera de los iconos que te ofrece Windows o buscar los iconos que tengas mis documentos . Si deseas buscar algún icono hacer clic en “Examinar” y busca la carpeta con esos iconos. Cuando hayas elegido alguno hacer clic en “Aceptar”.
5º) Volverá a aparecer la ventana “Propiedades” pero ahora se verá el nuevo icono elegido.
6º) Hacer clic en “Aplicar” y el icono de “Mi Carpeta” cambiará. Luego hacer clic en Aceptar para terminar.
Inventario Documental General
Dia Mes Año2 Enero 2010
ClaveFONDO: 000 COMIMSA
SECCIÓN: 400SUBSECCIÓN: 410
Dia Me Año Dia Me Año
1 2010 25 3 1 2010 29 3 2010
2 1 2010 12 3 1 2010 15 2 2010
3 2 2010 8 3 1 2010 15 5 2010
ESTN2-LD0-CHA-0004
ESTN2-LD0-CHA-0005
ESTN2-LD0-CHA-0006
Fecha
Ubicación
ACUERDOS CON LA DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTE
ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL
Descripción del ExpedienteNo.
HojasFecha Final Serie AñoSubserie
ACUERDOS CON LA SUBGERENCIA DE INGENIERÍA DE MANTENIMIENTO
Soporte Documental Observaciones
Fecha de inicio
Papel
Papel
Papel
Periodo de reserva:
Fundamento Legal:
Amp. Periodo de reserva:
DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTEGERENCIA REGIÓN NORTE
Nombre VALOR DE LA INFORMACIÓN:
Reservado: Confidencia:Público: x
ESTN2-LD0-CHA-0004
ESTN2-LD0-CHA-0005
ESTN2-LD0-CHA-0006
Un formato por cadaSubsección
NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP
NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077
Inventario Documental General
Un formato por cadaSub_sección
Dia Mes Año2 Enero 2010
ClaveFONDO: 000 COMIMSA
SECCIÓN: 400 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA REGIÓN CENTRO NORTESUBSECCIÓN: 411
Dia Me Año Dia Me Año
1 2010
1 1
1 1 2010 4256 95 3 1 2010 31 12 2010
1 1 2010 5863 75 4 3 2010 15 1 2011
1 2 2010
1 2 2010 4366 256 8 2 2010 20 11 2010
1 3 2010 150 3 1 2010 25 6 2010
1 4 2010 423 3 1 2010 17 7 2010
1 5 2010 341 3 1 2010 31 12 2010
Servicio de DEF……….Papel y
Electrónico ESTN5-LD0-CHC-0004
Servicio de GHI………. Papel ESTN7-LD0-CHB-0001
No. Contable
SUBGERENCIA DE INTEGRIDAD MECÁNICA REGIÓN NORTE
Servicio de ABC……….
Papel ESTN7-LD0-CHE-0001PROYECTOS INDUSTRIALES DE INGENIERÍA BÁSICA Y DE DETALLE
SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INSPECCIÓN Y CERTIFICACIÓN DE PIEZAS Y COMPONENTES Papel ESTN7-LD0-CHC-0001
SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN SUPERVISIÓN DE ESTRUCTURAS DE INSTALACIONES EN CAMPOS Papel ESTN7-LD0-CHD-0001
SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE DUCTOS
Papel ESTN7-LD0-CHA-0001
SEGURIDAD DE INSTALACIONES Y PROCESOS EN INTEGRIDAD MECÁNICA DE PLANTAS
Fecha Final Soporte Documental Observaciones Ubicación
INGENIERÍA DE PROYECTOS
Amp. Periodo de reserva:
Serie Subserie Año Descripción del ExpedienteNo.
Hojas
Fecha de inicio
Periodo de reserva: 12 años
Fundamento Legal: Ley de la propiedad industrial 82, 1 y LFTAIPG 14, II
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. FechaINVENTARIO DOCUMENTAL GENERAL
VALOR DE LA INFORMACIÓN: Nombre Público: Reservado: X Confidencia:
NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#-ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP
NOMENCLATURA DIGITAL: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077
Inventario Documental Expediente Público
NOMENCLATURA ESTANTERIA: UB#- ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPPUn formato por cada
Expediente
Dia Mes Año
ClaveFONDO: 000 COMIMSA Total de Carpetas: de
SECCIÓN:SUBSECCIÓN: Ubicación:
SERIE:SUBSERIE:
AÑO:
ObservacionesFolio o
ReferenciaNo. De
CarpetaFecha
Dia Mes AñoDescripción del Expediente
EXPEDIENTE
Soporte Documental
No. Hojas
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. FechaINVENTARIO DOCUMENTAL DE EXPEDIENTES PÚBLICOS
Nombre
NOMENCLATURA: UB3-SSEC2-SEA-SS0-2007-6077
Inventario Documental Expediente de Proyecto
NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN:
ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaNº CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Ubicación:
Dia Mes Año
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V.INVENTARIO DOCUMENTAL DE PROYECTOS
NombreCOMIMSA
Fecha Soporte DocumentalDescripción del Documento No. Hojas
EXPEDIENTE
Tipo de documentoNo. de Carpeta No. de folio
NOMENCLATURA ESTANTERIA: ESTN#-LDL-CHL-Posición-PPPP
NOMENCLATURA: SSEC2-SEA-SS0-2007-6077
ADMINISTRATIVO TÉCNICOS
• Solicitud de Cotización • Análisis
• Propuesta Técnico - Económica • Paquetes de Concurso• Aceptación de PTE • Paquete de Ingenierías• Convenio Específico • Ensayos• Carta de Inicio • Pruebas• Generadores • Respaldo Electrónico • Estimaciones • Planos• Facturas • Memorias de Cálculo• Minutas • Estudios• Acuse de Entregables • Informes• Acta de Entrega - Recepción • Reportes• Carta de satisfacción • Bitacora de Obra• Oficios de Ampliación/Cancelación• Convenio modificatorio
Un formato por proyecto
Transferencia Primaria
El archivo de Trámite
Inventario Documental de transferencia Primaria
por expediente
Transferir
El archivo de Concentración
Folear en forma cronológica
Todas las hojasdel expediente
Inventario Documental de transferencia Primaria
Dia Mes Año
VALOR DE LA INFORMACIÓN: VALOR DOCUMENTAL:Clave Nombre
FONDO: 000 COMIMSA Público: AdministrativoSECCIÓN: Reservado: Legal
SUBSECCIÓN: Confidencia: Fiscal/ContableSERIE:
SUBSERIE:AÑO: Total de Carpetas: de
Periodo de conservación
Dia Me Año
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. Fecha de elaboraciónINVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
No. de carpeta
Folio de las hojas del
documento
No. de folio o Referencia del
documento Descripción del Documento
No. Hojas
Fecha del documento
Soporte Documental Observaciones
Inventario Documental de transferencia Primaria
Dia Mes Año
NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN:
ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaN CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Periodo de conservación
Dia Mes Año
Soporte DocumentalDescripción del Documento
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. Fecha de elaboraciónINVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
EXPEDIENTE
NombreCOMIMSA
No. de carpeta
Folio de las hojas del
documento
No. de folio o Referencia del
documento
No. Hoja
sTipo de documento
Fecha del documento
ADMINISTRATIVO TÉCNICOS
• Solicitud de Cotización • Análisis
• Propuesta Técnico - Económica • Paquetes de Concurso• Aceptación de PTE • Paquete de Ingenierías• Convenio Específico • Ensayos• Carta de Inicio • Pruebas• Generadores • Respaldo Electrónico • Estimaciones • Planos• Facturas • Memorias de Cálculo• Minutas • Estudios• Acuse de Entregables • Informes• Acta de Entrega - Recepción • Reportes• Carta de satisfacción • Bitacora de Obra• Oficios de Ampliación/Cancelación• Convenio modificatorio
Conservación de archivos
Las dependencias y entidades adoptarán medidas y procedimientos técnicos que garanticen la conservación de la información y la seguridad de sus soportes, entre otros:
I. Contar con espacios diseñados y destinados exclusivamente a la recepción, organización y resguardo temporal o definitivo de los documentos, yII. Contar con sistemas de control ambiental y de seguridad para conservar los documentos
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
COMIMSA
•Seguimiento y control de documentos de trámite.
1.-Garantizar que las gestiones que tengan lugar en la Dependencia, con el ingreso de la documentación oficial se lleve a cabo con la debida oportunidad y calidad
2.-Que la información tramitada sea sistemáticamente recuperada y conservada a nivel institucional, a efecto de brindar antecedentes completos y precisos para la correcta toma de decisiones en los trámites futuros de la dependencia
COMIMSA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
•Despacho de Documentos.
Garantizar que los documentos generados por las entidades administrativas de la Dependencia sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso continuo de tramitación y comunicación documental
Conservar sistemáticamente organizados los documentos gestionados por la Dependencia, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta
•Organización y control de expedientes.
COMIMSA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
•Control y préstamo de expedientes.
Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes en el archivo de trámite de manera eficiente.
Es el traslado sistemático de la documentación que deja de tener utilidad inmediata y es entregada oportunamente a los responsables de su conservación( Archivo de Concentración).
•Transferencia Primaria.
COMIMSA
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACION Y CONSERVACION DE LOS ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACION
PUBLICA FEDERAL.
ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales
(archivo de tramite)
Que la Secretaría de la Función Pública cuenta con atribuciones para organizar y coordinar el desarrollo administrativo integral de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, a fin de que los recursos humanos, patrimoniales y los procedimientos técnicos de la misma, sean aprovechados y aplicados con criterios de eficiencia, buscando en todo momento la eficacia, descentralización, desconcentración y simplificación administrativa, así como para realizar o encomendar las investigaciones, estudios y análisis que al efecto se requieran, y dictar las disposiciones administrativas correspondientes para las propias dependencias y entidades
CONSIDERANDO:
COMIMSA
http://intranet.comimsa.com/planeacion/docs/manuales_grales_adtvos/Manual%20de%20Recursos%20Materiales%20y%20Servicios%20Generales.pdf
Publicado en el DIARIO OFICIAL el Viernes 16 de julio de 2010
El responsable del archivo de trámite, en el ejercicio de sus funciones, deberá observar el presente Acuerdo y los procedimientos a que se refiere el Manual, así como las leyes, reglamentos y disposiciones administrativas que de forma específica regulen esta materia
Procedimientos
● Archivo de Trámite ● Préstamo o Consulta en Archivo de Trámite● Transferencia Primaria
CAPITULO XIV ARCHIVOS
COMIMSA
El archivo de trámite deberá contar con un registro actualizado de servidores públicos y firmasautorizadas de cada una de las unidades administrativas generadoras o receptoras de información,documentación o expedientes habilitados para realizar la consulta de expedientes clasificados comoreservados y/o confidenciales.
Actividad no. 4 Apoyar a la Dirección o Gerencia en la elaboración del oficio en el que designen al personal autorizado para realizar consultas a los expedientes clasificados como Reservados y/o confidenciales. Fecha límite: 8 de abril 2010
ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales
(archivo de tramite)
COMIMSA
archivo de tramiteObjetivo
Administrar los expedientes activos de la unidad administrativa de adscripción, mediante el establecimiento de un mecanismo de control ágil y eficiente, prestando el soporte administrativo necesario para el correcto y oportuno desempeño de la unidad, mediante el adecuado seguimiento,
recuperación, organización y conservación de los documentos de archivo.
DescripciónConsiste en:
I. Recibir y clasificar la documentación con base en las disposiciones aplicables;II. Registrar en el inventario documental, yIII. Realizar acomodo de expedientes en los espacios asignados.
ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales
(archivo de tramite)
Unidad Administrativa Responsable del archivo de Trámite Documento de trabajo
1 Recibe documento original, aceptaregistro en sistema y turna. Documentos.
2
Proporciona asesoría para la adecuada integración de expedientes (clasificación archivística, conforme a los Lineamientos Generales para la Organización y Conservación de Archivos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal).
3 Integra expediente. Expediente definitivo.
4
Integra documentación original, genera nuevos documentos y clasifica conforme a la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.
Documentos.
5 Solicita asesoría para la clasificación adecuada de expedientes.
6 Elabora la portada o guarda exterior, requisita el formato "Inventario documental" (en anexos), y enviar al responsable de archivo de trámite.
"Inventario documental".
7 Recibe "Inventario documental" y lo registra en el sistema (manual o informático) definido por cadadependencia o entidad.
8 Firma el "Inventario documental".
9 Genera archivo electrónico del "Inventario documental".
Archivo electrónico del "Inventario documental".
10 Entrega expedientes, "Inventario documental" y archivo electrónico.
11 Recibe inventario y designa espacio para expedientes e informa a las unidades administrativas.
12 Realiza el acomodo de expedientes en los espacio asignados.
13 Firma y sella de recibido el "Inventario documental”. 14 Actualiza base de datos.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Actividades secuenciales por responsable
COMIMSA
Préstamo o consulta en archivo de trámiteObjetivo
Atender oportunamente las solicitudes de préstamo o consulta de expedientes activos resguardados en el archivo de trámite, emitidos por las
diversas áreas administrativas en las dependencias y entidades.
.
Los expedientes activos se prestarán a través del "Vale de préstamo de expedientes" como se describe en el Manual. Cuando el usuario requiera en calidad de préstamo algún expediente perteneciente a una unidad administrativa diferente a la suya, será necesaria la autorización del titular de la unidad administrativa o del servidor público que este último designe.
ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales
(archivo de tramite)
Actividades secuenciales por responsablePréstamo y/o consulta
No. Unidad Administrativa Responsable de archivo de tramite Documento de trabajo
1Solicita préstamo o consulta de expediente, requisitando vale correspondiente.
Vale de préstamo de expedientes.
2Recibe vale y verifica los datos y firmas autorizadas.
3Localiza, verifica integridad y entrega los expedientes. Expediente.
4 Recibe expediente y verifica integridad. Expediente.
5Registra los datos necesarios del préstamo realizado.
6Emite y archiva vale de préstamo de expedientes con la firma y fecha de recepción. Vale de préstamo.
7 Devuelve el expediente.
8
Recibe expediente, verifica integridad y registra devolución en sistema (manual o informático) definido por cada Dependencia o Entidad.
¿Está completo el expediente?Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO.No: Pasa a actividad 9.
9Notifica al superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda. Oficio de Notificación.
Fin de proceso
Actividades secuenciales por responsable
Seguimiento del préstamoNo. Unidad Administrativa Responsable de archivo de tramite Documento de
trabajo
1 Realiza seguimiento prestados.de expedientesListado de
expedientes prestados.
2
Identifica expedientes no devueltos.¿Existen expedientes no devueltos?
Sí: pasa a la actividad 3.No: FIN DEL PROCEDIMIENTO.
3
Informa al usuario, fin del plazo delpréstamo y solicita entrega deexpediente.¿Requiere de más tiempo?Sí: pasa al procedimiento de Préstamo oConsulta a la actividad 1.No: pasa a la actividad 4.
4Devuelve expediente, verificandocontenido e integridad.
5
Recibe expediente, verifica integridad, yregistra en sistema.¿Está completo el expediente?Si: FIN DEL PROCEDIMIENTO.No: Pasa a actividad 6.
6Notifica superior jerárquico del faltante en el expediente correspondiente para que se proceda según corresponda.
Oficio de Notificación.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
Vale de préstamo de expediente archivo de tramite:● Facilitar en préstamo los expedientes concentrados en el archivo a los usuarios autorizados para consultarlos, estableciendo y haciendo efectivos los elementos para garantizar el control y recuperación de la documentación, de acuerdo a las disposiciones contenidas en los procedimientos aplicables.
COMIMSA
Transferencia PrimariaObjetivo
Realizar el traslado sistemático y controlado de expedientes cuyo trámite ha terminado y cuya consulta es esporádica, a los archivos de concentración, mientras prescriba el plazo de conservación establecido en el Catálogo de Disposición Documental correspondiente, según lo indicado por el Archivo
General de la Nación.
.
ACUERDO por el que se establecen las disposiciones en Materia de Recursos Materiales y Servicios Generales
(archivo de tramite)
Transferencia PrimariaNo. Unidad
Administrativa Responsable de archivo de trámite Area coordinadora de
archivos Responsable archivo de
concentración Documento de
trabajo
1Selecciona y revisa expedientes (expurgo).
Expedientes.
2 Analiza conjuntamente con el área usuaria, el inventario documental.
Inventario documental.
3 Elabora "Inventario documental" paratransferencia primaria.
transferenciaprimaria.
4
Solicita el Visto Bueno del “Inventario documental” de la transferencia primaria al área coordinadora de archivos.
Inventariodocumental y oficiode transferencia.
5 Recibe, otorga Visto Bueno y envía.
6 Recibe el "Inventario documental" y firma.
Inventario documental.
7 Entrega expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico.
Inventario documental y espediente en archivo electrónico
8Recibe expedientes e "Inventario documental" en archivo electrónico.
9
Coteja inventario contra expedientes.¿Existen diferencias? Sí: pasa a la actividad 3. No: pasa a la actividad 10.
10Otorga el Visto Bueno al “Inventariodocumental”
11 Recibe y sella inventario.
12 Registra los datos del “Inventariogeneral”.
13Integra expedientes en el espacio físico designado y archiva el “Inventario general”.
FIN DE PROCEDIMIENTO
Transferencia primaria
COMIMSA
Dia Mes Año
NOMBRE DEL PROYECTO: VALOR DE LA INFORMACIÓN:
ClaveFONDO: 000 Público: SECCIÓN: Reservado: PERIODO DEL PROYECTO:SUBSECCIÓN: Confidencia: Inicia: Termina:SERIE:SUBSERIE: Periodo de reservaN CONTABLE: Fundamento Legal Total de Carpetas: de AÑO: Ubicación:
Dia Mes AñoDescripción del Documento Tipo de documento
CORPORACIÓN MEXICANA DE INVESTIGACIÓN EN MATERIALES S.A. DE C.V. Fecha de elaboraciónINVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA
No. de carpeta
Folio de las hojas del
documento
No. de folio o Referencia del
documento
No. Hojas
Fecha del documento
EXPEDIENTE
NombreCOMIMSA
ADMINISTRATIVO TÉCNICOS
• Solicitud de Cotización • Análisis
• Propuesta Técnico - Económica • Paquetes de Concurso• Aceptación de PTE • Paquete de Ingenierías• Convenio Específico • Ensayos• Carta de Inicio • Pruebas• Generadores • Respaldo Electrónico • Estimaciones • Planos• Facturas • Memorias de Cálculo• Minutas • Estudios• Acuse de Entregables • Informes• Acta de Entrega - Recepción • Reportes• Carta de satisfacción • Bitacora de Obra• Oficios de Ampliación/Cancelación• Convenio modificatorio
Se demolieron las oficinas del área norte de la nave, para liberar el espacio destinado para el archivo de concentración