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Este manual contiene información PÚBLICA y está integrado por:

•Carátula

•Hoja de Validación, en la que firman las áreas involucradas en su elaboración, revisión y autorización.

•Índice

•Hojas numeradas de las páginas 1-12 (OR-COARC—A5)

•Todas las hojas se encuentran selladas por la unidad resguardante con la leyenda “VIGENTE”

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

Centros de Integración Juvenil, A.C.

AGOSTO 2017

DEPARTAMENTO DE DESARROLLO ORGANIZACIONALDIRECCIÓN DE PLANEACIÓN

Centros de Integración Juvenil, A.C.

MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE LA COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

CÓDIGO: OR-COARC-A5

ÍNDICE

PAG.

INTRODUCCIÓN 1

OBJETIVOS 2

REFERENCIAS 2

UBICACIÓN ESTRUCTURAL 3

ORGANIGRAMA DE PUESTOS 4

FUNCIONES GENERALES 5

DESCRIPCIÓN DE PUESTOS:

Titular de la Coordinación de Archivos (Jefe/a de Departamento

de Inventarios, Almacén y Seguros)

7

Personal adscrito a la Coordinación de Archivos (Técnico/a “B”) 10

PARA SER LLENADO ÚNICAMENTE POR LA DIRECCIÓN DEL ÁREA EMISORA

Fecha de Revisión/Aprobación Fecha de Emisión Ubicación del archivo

Julio 2017 Agosto 2017 U: COORD. DE ARCHIVOS

Centros de Integración Juvenil, A.C. Clave del Documento OR-COARC-A5

Vigencia Agosto 2017 a Agosto 2019


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INTRODUCCIÓN

El presente documento es un instrumento administrativo que contiene en forma

ordenada y sistemática información específica de la Coordinación de Archivos de

Centros de Integración Juvenil, A.C., respecto a su Objetivo, Ubicación, Estructura

Interna y Funciones, con el objeto de que se utilice como medio de optimización del

trabajo que se desarrolla en el área, así como instrumento de orientación y

capacitación del personal que la integra.




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OBJETIVO S

Establecer y dar seguimiento a las responsabilidades y acciones de archivo para que cada una

de las áreas de la Entidad, regule, controle la producción, organización, acceso y consulta de

la documentación de archivo, así como su valoración y destino final, que permita garantizar la

transparencia y acceso a la información, así como la rendición de cuentas en Centros de

Integración Juvenil, A. C.

Diseñar, proponer, desarrollar, instrumentar y actualizar los planes, programas y proyectos de

desarrollo, procesos y métodos de control archivístico, durante el ciclo vital de la

información, que describan las actividades realizadas por Centros de Integración Juvenil,

A.C., de manera específica y sistemática; las cuales deriven de facultades previstas en leyes ,

reglamentos y disposiciones relacionadas con la materia objeto.

Realizar a través del responsable de la Coordinación de Archivos y de sus unidades

administrativas, las acciones necesarias para la administración de archivos y gestión

documental, a fin de garantizar la organización, disponibilidad, localización, integridad y

conservación de los archivos.

REFERENCIAS

- Ley General de Bienes Nacionales.

- Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

- Ley Federal del Procedimiento Administrativo.

- Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

- Ley Federal de Entidades Paraestatales.

- Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública y su Reglamento.

- Ley Federal de Archivos y su Reglamento.

- Ley Federal sobre Monumentos y Zonas Arqueológicas, Artísticas e Históricas.

- Ley de Fiscalización Superior de la Federación.

- Acuerdo que tiene por objeto emitir las Disposiciones Generales en las materias de Archivos

y de Gobierno Abierto para la Administración Pública Federal y su Anexo Único.




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- Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación sea la entidad central y

de Consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los Archivos Administrativos e

Históricos de la Administración Pública Federal.

- Acuerdo por el que se establecen los lineamientos a que se sujetará la guarda, custodia y

plazo de conservación del Archivo Contable Gubernamental.

- Decreto por el que las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal, La

Procuraduría General de la República, las Unidades Administrativas de la Presidencia de la

República y los Órganos Desconcentrados donarán a título gratuito, el desecho de papel y

cartón a su servicio cuando ya no les sean útiles.

- Norma Oficial Mexicana NOM-004-SSA3-2012 del Expediente Clínico.

- Plan Nacional de Desarrollo 2013-2018

- Programa para un Gobierno Cercano y Moderno 2013-2018.

- Lineamientos Generales para la organización y conservación de los archivos del Poder

Ejecutivo Federal.

- Lineamientos para la Organización y Conservación de los Archivos.

- Lineamientos para analizar, valorar y decidir el destino final de la documentación de las

dependencias y entidades del Poder Ejecutivo Federal.

- Norma de Archivo Contable Gubernamental NACG 01. Disposiciones Aplicables al

Archivo Contable Gubernamental.

- Recomendaciones para la organización y conservación de correos electrónicos

institucionales de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Federal.

- Manual de Organización Específico de Centros de Integración Juvenil, A. C.




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UBICACIÓN ESTRUCTURAL (organigrama)

DIRECCIÓN GENERAL

ADJUNTA ADMINISTRATIVA

SUBDIRECCIÓN DE

ADQUISICIONES Y SERVICIOS

DIRECCIÓN GENERAL

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS

DEPARTAMENTO DE

INVENTARIOS, ALMACÉN Y

SEGUROS




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ORGANI GRAMA DE PUESTOS

PERSONAL ADSCRITO A LA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS(Técnico/a “B”)

TITULAR DE LA

COORDINACIÓN DE ARCHIVOS(Jefe/a de Departamento de Inventarios, Almacén y

Servicios)




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FUNCIONES GENERALES

Elaborar y aplicar las normas, criterios y lineamientos archivísticos determinados en

disposiciones aplicables en la materia a efecto de lograr la homogeneidad entre las

unidades administrativas.

Coordinar y supervisar la aplicación de la normatividad emitida por el Instituto

Nacional de Acceso a la Información y Protección de Datos y el Archivo General de la

Nación, en materia de archivos y acceso a la información.

Establecer y dar seguimiento a las responsabilidades y acciones de archivo, para que cada

una de las áreas de la Entidad clasifique y organice la documentación generada; en cuanto

al proceso de valoración, dictamen, transferencia y baja de la misma, que permita

garantizar la transparencia y acceso a la información de Centros de Integración Juvenil,

A.C.

Asesorar al personal de la Entidad responsable de los Archivos de Trámite en el manejo

de los archivos en las diferentes etapas del ciclo de vida de los documentos.

Llevar a cabo el proceso de transferencia primaria y baja documental en la Entidad.

Supervisar que las áreas de la Entidad, mantengan organizados y en resguardo los

expedientes que integran el Archivo de Trámite, garantizando la rápida y correcta

localización para su consulta.

Apoyar al Comité de Transparencia de la Entidad, en el establecimiento de criterios

específicos en materia de organización de Archivos.

Proporcionar la información referente a sus funciones, a solicitud de la ciudadanía y que le

requiera la Unidad de Transparencia.




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Nombre del puesto: T I T U L A R D E L A C O O R D I N A C I Ó N D E AR C H I V O S

( J E F E / A D E D E P A R T A M E N T O I N V E N T A R I O S , A L M A C É N Y

S E G U R O S )

Objetivo: Promover, coordinar y vigilar el funcionamiento eficiente y

oportuno de los archivos de trámite y de concentración, hasta el

proceso de valoración y baja documental con base en los

principios definidos en la materia por las instancias

correspondientes.

Ubicación: Dirección General Adjunta Administrativa.

Subdirección de Adquisiciones y Servicios.

Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros.

Coordinación de Archivos.

Jefe/a Inmediato/a:

Subdirector/a de Adquisiciones y servicios.

Personal a su cargo: Personal Adscrito a la Coordinación de Archivos (Técnico/a B)




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Funciones:

Elaborar los criterios específicos para la organización y conservación de archivos en

coordinación con el titular de la unidad administrativa productora, tratándose del Archivo

de Trámite.

Coordinar las acciones necesarias para garantizar que los responsables de los Archivos de

Trámite, cumplan con las disposiciones internas que en materia de archivos apruebe el

Comité de Transparencia, así como aquellas de aplicación general.

Supervisar que los archivos de la Entidad se encuentren actualizados, organizados y

conservados de conformidad con las disposiciones aplicables en la materia, y permitan la

localización expedita de los Expedientes, su disponibilidad e integridad.

Establecer y desarrollar un programa de capacitación y asesoría archivística para el sujeto

obligado.

Proporcionar asesoría a los responsables de los Archivos de Trámite, en materia de gestión

de documentos y administración de archivos.

Verificar la actualización en forma permanente del registro de los titulares de Archivo de

Trámite en la Institución.

Coordinar los procedimientos de valoración y destino final de la documentación, con base

en la normatividad vigente y las disposiciones establecidas por el Archivo General de la

Nación.

Colaborar con la Comisión Nacional de Libros de Texto Gratuitos a fin de donar la

documentación que ya no tiene valor documental.

Elaborar y someter a autorización del Comité de Transparencia el establecimiento de

criterios específicos en materia de organización y conservación de archivos, así como de

los expedientes que contengan información y documentación clasificada como reservada

y/o confidencial, a fin de asegurar su integridad, de conformidad con lo establecido en

disposiciones aplicables en la materia.




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Elaborar y someter a autorización del Comité de Transparencia los procedimientos y

métodos para administrar y mejorar el funcionamiento y operación de los archivos de la

Entidad.

Elaborar en coordinación con los responsables de los Archivos de Trámite y de

Concentración, el cuadro general de clasificación archivística, el catálogo de disposición

documental, el inventario general, así como los demás instrumentos descriptivos y de

control archivístico.

Coordinar normativa y operativamente las acciones de los archivos de trámite,

concentración y en su caso histórico.

Coordinar con el área de tecnologías de la información, las actividades destinadas a la

automatización de los Archivos y a la gestión de documentos electrónicos.

Coordinar y supervisar que se solicite en tiempo y forma a los responsables de los

Archivos de Trámite, la clasificación y desclasificación de información reservada, para

llevar a cabo la actualización del Índice de Expedientes Reservados de la Entidad.

Realizar las actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por el

Subdirector/a de Adquisiciones y Servicios.




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Nombre del puesto: P E R S O N A L AD S C R I T O A L A C O O R D I N A C I Ó N D E

AR C H I V O S ( T É C N I C O “A”)

Objetivo: Supervisar y dar seguimiento a las actividades relativas al

Archivo de Trámite, la custodia y control del Archivo de

Concentración, así como supervisar la administración del espacio

físico en el que se conservarán los documentos, con objeto de

facilitar la localización y consulta de los expedientes semiactivos

a las áreas de la Entidad que así lo requieran.

Ubicación Dirección General Adjunta Administrativa

Subdirección de Adquisiciones y Servicios

Departamento de Inventarios, Almacén y Seguros

Coordinación de Archivos

Jefe/a Inmediato/a:

Coordinador/a de Archivos (Jefe/a de Departamento de Inventarios,

Almacén y Seguros)

Personal a su cargo: No tiene personal a cargo




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Funciones:

Recibir de los responsables de los Archivos de Trámite la documentación semiactiva y

conservarla precautoriamente hasta que cumpla su vigencia documental, de conformidad

con el Catálogo de Disposición Documental vigente, o en su caso, al cumplir su período de

reserva.

Revisar que la documentación enviada por parte de los Archivos de Trámite sea entregada

conforme a las políticas de rotulación de la Carátula de Expediente e Inventario de

Trámite.

Recibir, retirar y depurar oportuna y correctamente la documentación cuyos valores

primarios hayan prescrito, aplicando los instrumentos y técnicas establecidas dentro de la

Entidad para la disposición documental y la selección de materiales de carácter histórico.

Revisar que la documentación recibida de los Archivos de Trámite sea trasferida al

Archivo de Concentración debidamente organizada, garantizando la rápida y correcta

localización para su consulta, así como conservarla en condiciones adecuadas al volumen y

características de la misma.

Solicitar al Coordinador/a de Archivos, requiera el Visto Bueno de las áreas

administrativas generadoras de información, para realizar la liberación de los expedientes y

determinar su destino final.

Colaborar con el Coordinador/a de Archivos, en la elaboración del Cuadro General de

Clasificación Archivística, el Catálogo de Disposición Documental y el Inventario General

del Archivo de Concentración.

Elaborar los inventarios de Baja Documental y de Transferencia Secundaria en su caso.

Valorar en coordinación con el Coordinador/a de Archivos, los documentos y expedientes

de las series resguardadas conforme al Catálogo de Disposición Documental vigente.




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Realizar y supervisar el préstamo de expedientes del Archivo de Concentración al personal

que lo solicite.

Realizar las transferencias secundarias de documentos y expedientes en su caso, al Archivo

Histórico del Archivo General de la Nación.

Realizar las actividades relacionadas con su puesto, que le sean encomendadas por el

Coordinador/a de Archivos.

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