cop documentbeheer en archivering iv: materieel archiefbeheer - centraal depot 4 juni 2009
TRANSCRIPT
COP Documentbeheer en archivering IV:
Materieel archiefbeheer- centraal depot
4 juni 2009
26 mei 2009
Agenda
9u.30 – 10u.40 Introductie Vilvoorde Coördinerende archiefdienst
10u.40 – 11u. Pauze Balkon 2 midden
11 – 12u. Best practice: OCMW-archief Gent
Tom Haeck
Introductie Vilvoorde
Coördinerende archiefdienst
26 mei 2009
Inhoud• Achtergrond
• Doelstelling
• Bereik
• Doelpubliek
• Beheersprincipes
• Dienstverlening
• Inrichting
• Wat overdragen, hoe & wanneer?
• Planning
26 mei 2009
Achtergrond - 1
• Stijgende vraag naar archiefruimte door overstap naar Anders Werken: minder individuele bergruimte t.o.v. onvoldoende centrale archiefruimte in kantoorgebouwen
• Geen geschikt depot voor bewaring semistatisch archief VO (cf. situatie in Machelen)
26 mei 2009 6
Achtergrond - 2
Depot in Machelen is ongeschikt om archief te bewaren:
• Slechte materiële omstandigheden (vocht, stof, ongedierte, …)
• Geen brandbeveiliging
• Historiek van slecht beheer
Wordt uitgefaseerd: projectstart zomer 2009
26 mei 2009
Achtergrond - 3
• VR beslist op 14/9/2007 tot het nemen van een aantal maatregelen ter optimalisatie van het archiefbeheer bij de VO, waaronder de oprichting van een centraal depot in Vilvoorde.
• Eisen voor de inrichting:
• Moet voldoen aan de minimumeisen voor archiefbewaring
• Moet voldoende ruimte bieden voor de opslag van het semistatische archief van, in eerste instantie, de Vlaamse ministeries.
26 mei 2009 8
Doelstelling
• Centraal hulpdepot voor de bewaring van semistatisch archief (Anders Werken)
• Aanbieden van professioneel ingerichte bewaarplaats in combinatie met professionele dienstverlening
• Creëren van referentiekader voor semistatisch archiefbeheer binnen de VO
26 mei 2009 9
Bereik - 1
• Semistatisch archief
• In eerste instantie gericht op de ministeries (departementen en IVA’s zonder rp)
• Is geen totaaloplossing! Uitbreiding in functie van behoeften.
26 mei 2009 10
Bereik - 2
• Statisch archief:
– Cultureel-maatschappelijk belang
– Permanente bewaring (zie ABP)
• Op dit moment door het Algemeen Rijksarchief
• Er loopt onderzoek naar mogelijke oprichting eigen bewaarplaats voor statisch archief: ‘Vlaams Archiefhuis’ (gekoppeld met archiefdecreet)
26 mei 2009
Doelpubliek
• Ontsluiting in eerste instantie intern, voor de ambtenaren zelf
• Ontsluiting voor de burger enkel mogelijk via de betrokken entiteit (i.k.v. openbaarheid van bestuur en onderzoek)
26 mei 2009 12
Beheersprincipes - 1
• Uitgangspunten:
– Zo efficiënt mogelijk gebruik van de beschikbare ruimte
– Optimale kennisdeling
– Nauwkeurige registratie van metadata
– Laagdrempelig
– Gebaseerd op uniforme en gestandaardiseerde principes
– Zo tijdsresistent en institutioneel flexibel mogelijk
26 mei 2009 13
Beheersprincipes – 2Plaatsing
• Elk legbord in het depot krijgt een unieke plaatsingscode, gekoppeld aan een archiefdoos en een locatie• bv. 3.12.04.06
staat voor blok 3, rij 12, rek 4, legger 6
• Uniforme en gestandaardiseerde depotplaatsing
26 mei 2009 14
Beheersprincipes - 3Continue berging
• Iedere overdracht wordt aangeschoven bij de vorige
– Plaatsefficiënt
– Onafhankelijk van institutionele evoluties
– Geen hiaten of leegstaande ruimte
– Zeer nauwgezette depothuishouding
– Archief moet goed verpakt en ontsloten zijn
26 mei 2009 15
Dienstverlening – 1Personeelsbezetting
• 2 fulltime depotmedewerkers
• Beurtrol binnen de Coördinerende archiefdienst voor permanentie ter plaatse
• Mogelijkheid tot verwerking ter plaatse door entiteiten (enkel i.k.v. selectie = vernietiging of overdracht voor permanente bewaring)
26 mei 2009
Dienstverlening - 2Depotbeheersysteem
Centraal depotbeheersysteem:
• Koppelt inhoudelijke beschrijvingen aan locaties in het depot
• Beheert de bezoekers en bruiklenen
• Voorziet ontsluiting en ter beschikking stellen
• Ondersteunt depotwerking
26 mei 2009
Dienstverlening - 3
• Leeszaal (raadpleging ter plaatse)
• Interne bruikleen(raadpleging via estafette)
Voorwaarden:
– Voor een vooraf bepaalde termijn
– Mits registratie in databank
• Op termijn: scanning-on-demand
26 mei 2009
Let op!
Hoe beter het archief is ontsloten, hoe beter de dienstverlening is die we kunnen bieden.
Het depot te Vilvoorde biedt enkel faciliteiten voor materiële bewaring. De opmaak van archiefbeheersplannen, overdrachtslijsten, … blijft ten laste van de overdragende instantie.
26 mei 2009 19
Wanneer overdragen?
• Als je ondanks het voeren van een goed beleid voor de archiefruimte, toch plaatsgebrek krijgt
• Als het archief semistatisch wordt én
• een middellange of lange bewaartermijn heeft
• niet frequent meer wordt geconsulteerd
26 mei 2009 20
Hoe overdragen?• Contact opnemen met depotbeheerders
• Schonen
• Verpakken in archiefdozen (afm. maximaal 385*260*110 mm)
• Opmaken van de overdrachtslijst
• Inhoudelijke ontsluiting
• Bewaartermijn
• Bestemming (Bewaren / Vernietigen)
• Etikettering
26 mei 2009
Inrichting - 1
• Loods voor archiefbewaring
– Rolklassement met capaciteit van ca. 20 km
– Klimaatbeheersingssysteem
– Quarantaineruimte
26 mei 2009
Inrichting - 2
26 mei 2009
Inrichting - 3
• Voorbouw voor administratieve werking
– Onthaal- en kantoorruimte
– Leeszaal
– Refter
26 mei 2009
Inrichting - 4
26 mei 2009 25
Planning
• De afwerking en ingebruikname van het depot worden voorzien voor het begin van 2010
• De CA neemt contact op met de entiteiten die momenteel archief in Machelen hebben
26 mei 2009
ContactIlse Baert
E-mail: [email protected]
Tel. 0478 56 06 25
Dries Vandaele
E-mail: [email protected]
Tel. 02 553 01 25 of 0499 54 64 09
Website:
Intranet: http://bz.vonet.be/proces&informatiebeleid
Internet: http://www2.vlaanderen.be/proces-en-informatiebeleid/ca
26 mei 2009
Vragen ?
26 mei 2009
Dank voor uw aandacht!
Tijdens de pauze wordt u een drankje aangeboden op balkon 2 midden
Graag stipt terug om 11u.