copyright © stanley security oy 2014t22_regatweb_user_manual_fi (9.6.2014 17:58) | 3 (34) 1...

Stanley Security Oy www.stanleysecurity.fi Kumpulantie 13 B / PL 47, 00521 Helsinki

Puhelin 020 4705 Faksi 020 470 4101 Y-tunnus 1936772-6, Alv. rek.

Copyright © Stanley Security Oy 2014

T22_RegAtWeb_User_Manual_fi (9.6.2014 17:58) | 2 (34)

Stanley Security Oy suunnittelee ja valmistaa tuotteita, jotka täyttävät työajanseurannan ja kulunohjauksen eri tarpeet. Toimitettu asiakaskohtainen järjestelmä voi sisältää vain osan hyvin monista eri toiminnoista vastaten tietyn asiakaspiirin erikoistarpeita. Tämä ohje selvittää tietyn järjestelmän toiminnot. Se ei ole tarkoitettu ohjeeksi tietylle toimitetulle järjestelmälle, vaan on kyseisen tuotteen ohje kaikkine lisäyksineen. Ohjetta ei saa tulkita toimitetun järjestelmän selosteeksi, kaikki ohjeessa olevat asiat eivät välttämättä kuulu toimitukseen. Tämän ohjeen tiedot voidaan ilman erillistä sopimusta muuttaa. Stanley Security Oy ei vastaa ohjeessa mahdollisesti esiintyvistä virheistä. Ohjetta tai sen osia ei saa kopioida ilman Stanley Security Oy:n lupaa. Stanley Security Oy 2014


1 Johdanto ................................................................................................................................ 4 2 Vaatimukset ........................................................................................................................... 5 3 Kirjautuminen ........................................................................................................................ 6 4 Leimaus .................................................................................................................................. 7 4.1 Työaika .................................................................................................................................... 8 4.2 Työnumero .............................................................................................................................. 9 4.3 Lounas ..................................................................................................................................... 9 5 Raportointi ........................................................................................................................... 10 5.1 Työaika .................................................................................................................................. 10 5.2 Työnumero ............................................................................................................................ 12 6 Leiman korjaus .................................................................................................................... 13 6.1 Haku ...................................................................................................................................... 14 6.2 Tekeminen, muokkaus ja poisto............................................................................................ 14 7 Leimojen hyväksyntä .......................................................................................................... 16 7.1 Raportista .............................................................................................................................. 16 7.2 Korjauksesta.......................................................................................................................... 18 8 Hallinnointi ........................................................................................................................... 19 8.1 Käyttäjätilit ............................................................................................................................. 19 8.1.1 Muokkaus .............................................................................................................................. 20 8.1.2 Haku ...................................................................................................................................... 20 8.1.3 Lisäys .................................................................................................................................... 20 8.1.4 Poisto .................................................................................................................................... 22 8.2 Raporttipohjat ........................................................................................................................ 23 8.2.1 Teko ja muokkaus ................................................................................................................. 23 8.3 Asetukset ............................................................................................................................... 25 8.4 Loki ........................................................................................................................................ 26 9 Salasanan vaihto ................................................................................................................. 27 10 Liite: Timecon 22 järjestelmän esimääritykset................................................................. 28 10.1 Työnumeroleimaaminen ........................................................................................................ 29 10.2 Lounasleimaaminen .............................................................................................................. 29 10.3 Hyväksyjän määritteleminen / Leimojen hyväksyntä ............................................................ 31 11 Liite: Työnumeroleimauskäytännöt .................................................................................. 32 11.1 Johdanto ................................................................................................................................ 32 11.2 Huomioitavaa ........................................................................................................................ 32 11.3 Leimauskäytännöt ................................................................................................................. 33 11.3.1 Leimataan vain SISÄÄN -suuntaan (alkamista) .................................................................... 33 11.3.2 Leimataan sekä SISÄÄN ja ULOS -suuntaan (alkamista ja päättymistä) ............................. 34


1 Johdanto

Reg@Web on selainsovellus, jolla voidaan:

Tehdä työaika-, työnumero- ja lounasleimauksia

Muokata tehtyjä työaika-/työnumeroleimoja

Ajaa työaika/-työnumeroraportteja

Hyväksyä työaika-/työnumeroleimoja

Käyttäjä voi myös ajaa raportteja sekä hyväksyä ja muokata leimoja henkilöille, joiden hyväksyjäksi/esimieheksi hän on määritelty.

Seuraavilla käyttöoikeuksilla voidaan rajata sovelluksen käyttöä:

Hallintaoikeudet: mahdollistavat käyttäjien lisäämisen, poiston ja muokkaamisen sekä

raporttipohjien teon

Leimausoikeudet: mahdollistavat leimaamisen

Korjausoikeudet: mahdollistavat leimojen teon, poiston ja muokkaamisen

Raportointioikeudet: mahdollistavat raporttien ajamisen

Kuva 1: Reg@Webin Leimaus -näyttö


2 Vaatimukset

Reg@Web sovellusta voidaan käyttää useimmilla moderneilla selaimilla (alla lueteltu), mutta osa käyttöliittymän toiminnoista toimii vain, jos selaimessa on JavaScript-tuki aktivoitu, esim. päivämäärän valinta kalenterinäkymältä. Ennen käyttäjän lisäämistä Reg@Webiin on henkilön oltava lisättynä Timecon 22 järjestelmään (ks. liite). Testattuja selaimia:

Internet Explorer 7+

Firefox 3+ (Windows ja Linux)

Google Chrome 7+ (Windows) / Chromium 9+ (Linux)

Opera 10+ (Windows)

Safari 4+ (Windows ja Macintosh)


3 Kirjautuminen

Reg@Webin käyttö aloitetaan kirjoittamalla selaimen osoiteriville sovellukselle määritelty osoite (esim. http://sovelluksen_osoite/), minkä jälkeen käyttäjä ohjataan kuvan (Kuva 2) mukaiselle kirjautumisnäytölle. Kirjautuminen tapahtuu

1. Kirjoita käyttäjätunnuksesi ja salasanasi Käyttäjä ja Salasana -kenttiin

(Tarvitset pääkäyttäjältä henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen sekä salasanan)

2. klikkaa Kirjaudu sisään -painiketta.

Sovelluksen kieli (suomi, ruotsi tai englanti) valitaan lipuista ja kirjasinkoko lippujen vieressä sijaitsevista painikkeista.

Kuva 3: Kirjautumisnäyttö


4 Leimaus

Leimaus -näytössä (Kuva 4) käyttäjä voi tehdä työaika-, työnumero- ja lounasleimoja. Näkymä sisältää myös informaatiota: käyttäjä näkee kuluvan päivän ja ajan, sen hetkisen saldonsa ja viimeisimmät leimauksensa. Jos käyttäjä on tehnyt vain joko työaika- tai työnumeroleimoja, näkee hän neljä viimeisintä leimaansa, muuten vain kaksi. Tulevaisuuden –leimoja näkyy neljä.

Kuva 4: Leimaus -näyttö

Kuvakkeet

Kuvake Kuvaus

Työaikaleima SISÄÄN

Työaikaleima ULOS

Työnumeroleima SISÄÄN (työnumero)

Työnumeroleima ULOS (määrä)

Tulevaisuuden leima voidaan poistaa tätä kuvaketta klikkaamalla

Taulukko 1: Leimaus –näytön (Kuva 4) kuvakkeiden merkitykset


4.1 Työaika

Työajan leimaaminen tapahtuu joko Työaika tai Tulevaisuus -välilehdeltä (Kuva 5). Työaika -välilehdeltä tehdään reaaliaikaiset työaikaleimaukset ja Tulevaisuus –välilehdeltä (Kuva 6) ennakkoon tehtävät työaikaleimaukset, esim. lomat. ULOS-leimattaessa voidaan määritellä paluupäivä ja -aika (puhelininfoa varten). Annettavat parametrit:

Leiman syy: listassa näkyvät yrityksen/organisaation käyttöön määritellyt syykoodit, jotka ovat määrityksistä riippuen joko työaikaa tai poissaoloaikaa. Työpaikalle tultaessa leimataan pääsääntöisesti työaikaa SISÄÄN ja sieltä poistuttaessa ULOS.

Paluupäivä: annetaan paluupäivä (pp.kk.vvvv). Jos selaimessa on JavaScript-tuki päällä, päivämäärä valitaan kalenterinäkymältä.

Paluuaika: annetaan paluuaika (HH:mm).

Alkamispäivä (tulevaisuuden leima): annetaan leiman alkamisajankohta (pp.kk.vvvv).

Kuva 5: Työaika -välilehti (pakollinen kenttä on ympyröity)

Kuva 6: Tulevaisuus -välilehti (pakolliset kentät ovat ympyröity)


4.2 Työnumero

Työnumeron leimaaminen tapahtuu Työnumero -välilehdeltä (Kuva 7). Annettavat parametrit:

SISÄÄN-leimattaessa annetaan työnumero/projekti ja ULOS-leimattaessa työmäärä.

(Jos käyttäjälle on määritelty oletustyönumero (ks. liite), Työnumero / Määrä -kenttä voidaan jättää tyhjäksi SISÄÄN-leimattaessa.)

Kuva 7: Työnumero -välilehti (pakollinen kenttä on ympyröity; ei ole pakollinen SISÄÄN-leimauksen yhteydessä, jos on määritelty oletustyönumero)

4.3 Lounas

Lounaan leimaaminen tapahtuu Lounas –välilehdeltä (Kuva 8) klikkaamalla Leimaa painiketta. Timecon-työasemalta (ks. liite) määritellään leimattava annostyyppi.

Kuva 8: Lounas -välilehti


5 Raportointi

Raportointi –näytöltä käyttäjä voi tulostaa oman työaika- ja työnumeroraporttinsa sekä niiden henkilöiden, joiden hyväksyksi/esimieheksi hän on määritelty Timecon-työasemalta (ks. liite).

5.1 Työaika

Työaikaraportin tulostaminen tapahtuu syöttämällä lomakkeeseen (Kuva 9) parametrit (alla) ja klikkaamalla Näytä -painiketta. Mikäli käyttäjällä on Leiman korjaus -käyttöoikeudet, raportissa päivät näkyvät vihreinä linkkeinä, joita klikkaamalla käyttäjä voi siirtyä suoraan vastaavalle päivälle Korjaus -näyttöön ja tarvittaessa muokata kyseisen päivän leimoja. Annettavat parametrit:

Henkilö (vain hyväksyjän/esimiehen näkymässä): valitaan käsiteltävä henkilö (alainen).

Leimatyyppi: valitaan työaika (käsiteltävä leimatyyppi tässä tapauksessa).

Raporttipohja: valitaan raporttipohja, jonka mukaisesti raportti tulostuu. Vakiona on vain yksi raporttipohja (Oletusraportti), mutta tarvittaessa voidaan määritellä uusia raporttipohjia (ks. kohta raporttipohjan luonti ja muokkaus).

Alkamispäivä: syötetään raportin alkamispäivämäärä (pp.kk.vvvv). Jos selaimessa on JavaScript-tuki päällä, päivämäärä valitaan kalenterinäkymältä.

Päättymispäivä: syötetään raportin päättymispäivämäärä (pp.kk.vvvv); JavaScript-tuki; ks. Alkamispäivä.

Kuva 9: Raportin ajamiseen tarkoitettu lomake


Kuva 10: Raportti -näytöltä ajettu esimerkki työaikaraportti.


5.2 Työnumero

Työnumeroraportin tulostaminen tapahtuu syöttämällä lomakkeeseen (Kuva 9) parametrit (alla) ja klikkaamalla Näytä -painiketta; työnumeroiden yhteydessä ei ole raporttipohjaa valittavana. Työnumeroraporttiin tulostuvat vain ns. leimaparit eli SISÄÄN ja ULOS -leimat (työnumero ja kappalemäärä), jotka liittyvät toisiinsa. Mikäli käyttäjällä on Leiman korjaus -käyttöoikeudet, raportissa päivät näkyvät vihreinä linkkeinä, joita klikkaamalla käyttäjä voi siirtyä suoraan vastaavalle päivälle Korjaus –näyttöön ja tarvittaessa muokata kyseisen päivän leimoja. Annettavat parametrit:


Leimatyyppi: valitaan käsiteltävä leimatyyppi eli työnumero tässä tapauksessa.

Alkamispäivä: syötetään raportin alkamispäivämäärä (pp.kk.vvvv). Jos selaimessa on JavaScript-tuki päällä, päivämäärä valitaan kalenterinäkymältä.

Päättymispäivä: syötetään raportin päättymispäivämäärä (pp.kk.vvvv); JavaScript-tuki; ks. Alkamispäivä.

Kuva 11: Raportti -näytöltä ajettu esimerkki työnumeroraportti.


6 Leiman korjaus

Korjaus –näytössä käyttäjä voi katsoa, tehdä, muokata ja poistaa omia työaika- (myös tulevaisuuden) ja työnumeroleimoja sekä niiden henkilöiden, joiden hyväksyjäksi/esimieheksi hän on Timecon-työasemlta määritelty (liite). Korjaus -näyttö koostuu kolmesta osasta (Kuva 12): ylimpänä ovat käsiteltävän käyttäjän tiedot ja käsiteltävän päivän/jakson hakutoiminnot. Keskellä ovat käsiteltävän päivän leimaustiedot ja alimpana uuden leiman tekemiseen tarkoitettu lomake; näytön ulkoasu vaihtelee valitun leimatyypin mukaan.

Kuva 12: Kuvan esimerkissä käyttäjä on hakenut näytölle alaisensa työaikaleimat.

Kuvakkeet

Kuvake Kuvaus

Leimaus –näytöltä tai (muulta) työaikapäätteeltä tehty reaaliaikainen

leimaus tai realisoitunut tulevaisuuden leima.

Korjaus –näytöltä tai Timecon-työasemalta tehty leima; vastaa työaseman

’!’ -merkintää.

Korjaus –näytöltä tai Timecon-työasemalla muokattu leima; vastaa työaseman ’*’ -merkintää.

Korjaus –näytöltä tai Timecon-työasemalla poistettu leima; vastaa työaseman ’+’ -merkintää.

Päivitä -kuvake, jota klikkaamalla tallennetaan muokattu leima.


Poista -kuvake, jota klikkaamalla poistetaan leima.

Taulukko 2: Korjaus –näytön (Kuva 12) kuvakkeiden merkitykset; ks. vielä Taulukko 1.

6.1 Haku

Leimojen haku tapahtuu syöttämällä lomakkeeseen (Kuva 13 ja 13) parametrit (alla). Poiketen tavallisesta käyttäjästä hyväksyjän/esimiehen näkymässä on valintalista, jossa näkyvät ne henkilöt (alaiset), joiden leimauksia hänellä on oikeus katsoa ja hyväksyä (sekä tehdä, muokata ja poistaa leimoja). Jos käyttäjän selaimessa on JavaScript-tuki käytössä, Hae -painiketta ei käytetä (ei ole näkyvissä) vaan näyttö päivittyy aina kun käsiteltävää henkilöä, leimatyyppiä tai päivämäärää vaihdetaan tai Näytä poistetut leimat -valinta rastitetaan. Annettavat parametrit:


Leimatyyppi: valitaan käsiteltävä leimatyyppi; joko työaika, työnumero tai tulevaisuuden työaika.

Viikonpäivä/Jakso: syötetään käsiteltävä päivämäärä (pp.kk.vvvv) tai tulevaisuden leimojen yhteydessä jakso. Jos selaimessa on JavaScript-tuki päällä, valitaan käsiteltävä viikonpäivä kalenterinäkymältä.

Näytä poistetut leimat: kun valinta on rastitettuna, näytetään myös poistetut leimat (+).

Kuva 13: Korjaus -näytössä annettavat parametrit

Kuva 14: Tulevaisuuden leimojen selaamisessa ei anneta päivämäärä tai jaksoa.

6.2 Tekeminen, muokkaus ja poisto

Leimojen tekeminen tapahtuu syöttämällä lomakkeeseen (Kuva 15, 15 ja 16) parametrit (alla). Leimojen poisto tapahtuu klikkaamalla leiman poisto -kuvaketta (Taulukko 2) ja leimojen muokkaus tallennetaan klikkaamalla päivitä -kuvaketta; tulevaisuuden leimoja ei voi muokata, vaan leima pitää poistaa ja tehdä uudestaan.


Annettavat parametrit:

Aika: annetaan leimausaika (HH:mm)

Päivä: annetaan leimauspäivä (pp.kk.vvvv).

Suunta: valitaan leiman suunta; joko SISÄÄN tai ULOS.

Syy: valitaan syykoodi; yrityksen/organisaation käyttöön määritellyt syykoodit.

Työnumero / Määrä: Annetaan leimattava työnumero/projekti (SISÄÄN) tai työmäärä (ULOS)

Paluupäivä / -aika: syötetään tulevaisuuden leiman loppumispäivämäärä /-aika (pp.kk.vvvv HH:mm). Jos selaimessa on JavaScript-tuki päällä, päivämäärä valitaan kalenterinäkymältä.

Kuva 15: Työaikaleiman tekemiseen tarkoitettu lomake

Kuva 16: Työnumeroleiman tekemiseen tarkoitettu lomake

Kuva 17: Tulevaisuuden leimojen tekemiseen tarkoitettu lomake Miten teen työaikaleiman?

1. Valitse Henkilö -alasvetovalikosta henkilö, jolle leima tehdään. 2. Selaa Viikonpäivä -kentän vihreillä nuolilla oikea päivämäärä tai kirjoita se suoraan kenttään. 3. Kirjoita Aika -kenttään leimausaika (HH:mm). 4. Valitse leimauksen suunta: joko SISÄÄN tai ULOS. 5. Valitse leiman syykoodi Syy -alasvetovalikosta. 6. Valitse päivämäärä Loppupäivä -kentästä avautuvasta kalenterista tai kirjoita tarvittaessa

syötä se käsin. 7. Klikkaa Tallenna -nappia.

Miten muokkaan työaikaleimaa?

1. Valitse Henkilö -alasvetovalikosta henkilö, jolle leima tehdään. 2. Selaa Viikonpäivä -kentän viereisillä vihreillä nuolilla oikea päivämäärä tai kirjoita se suoraan

kenttään. 3. Muuta tarvittaessa leimauksen syykoodia Syy -riviltä. 4. Klikkaa päivitä -kuvaketta.

Huom! Leiman aikaa eikä suunta voi muuttaa, vaan tällöin leima on poistettava ja luotava uudestaan. Huom! Hyväksyttyjä leimoja ei voi muokata. Jos hyväksyttyjä leimoja halutaan muokata, on niiden hyväksyntä ensin poistettava.


7 Leimojen hyväksyntä

Timecon-työasemalta hyväksyjäksi/esimieheksi määritelty käyttäjä (ks. liite) voi hyväksyä alaistensa työaika- ja/tai työnumeroleimat kahdella eri tavalla: 1. Raportointi -näytöltä ajetusta raportista, 2. Korjaus -näytöltä. Hyväksyttyjä leimoja ei voi poistaa tai muuttaa ellei hyväksyntää ensin poisteta. Sovellus myös mahdollistaa leimojen tilan muuttamisen hyväksyttäviksi (lippu -kuvake), millä kuvataan sitä, että leimat ovat valmiita hyväksyttäväksi. Leimat voidaan kuitenkin hyväksyä, vaikkei niitä oltaisikaan asetettu ensin hyväksyttäviksi.

7.1 Raportista

Käyttäjä asettaa leimat hyväksytyiksi/hyväksyttäviksi klikkaamalla joko ko. päivän kuvakkeita tai Hyväksy/Hyväksyttävissä -painikkeita. Painikkeiden klikkaaminen vaikuttaa kaikkien leimojen tiloihin, jotka näkyvät ajetussa raportissa, toisin kuin kuvakkeiden painaminen, mikä vaikuttaa vain ko. päivän leiman tiloihin. Leimojen hyväksytty -tilaa kuvaa väkänen (Taulukko 3) ja hyväksyttävissä -tilaa lippu. Toimintojen peruuttaminen tapahtuu samaan tapaan klikkaamalla Hylkää/Ei hyväksyttävissä -painikkeita tai vaihtoehtoisesti klikkaamalla kuvakkeita.

Kuva 18: Käyttäjän (Hyväksyjä/Esimies) näytössä näkyvät painikkeet, kun alainen on valittuna: Hyväksy ja Hylkää.

Kuva 19: Käyttäjän (omat tiedot valittuna) näytössä näkyvät painikkeet: Hyväksyttävissä ja Ei hyväksyttävissä.


Kuvakkeet

Kuvake Kuvaus

(punainen)

Leima, jota käyttäjä ei ole asettanut hyväksyttäväksi

(vihreä)

Leima, jonka käyttäjä on asettanut hyväksyttäväksi

(punainen)

Leima, jota hyväksyjä/esimies ei ole hyväksynyt (vahvistanut)

(vihreä)

Leima, jonka hyväksyjä/esimies on hyväksynyt (vahvistanut)

Taulukko 3: Leimojen tila -kuvakkeet (Kuva 15 ja 15) ja niiden merkitykset Miten asetan leimat hyväksyttäviksi?

1. Aseta haluttu päivämääräväli, jonka leimat haluat asettaa hyväksyttäviksi. Voit myös suoraan asettaa leimat hyväksyttäviksi klikkaamalla lippu -kuvaketta.

2. Aja raportti asetetun päivämäärävälin mukaisesti klikkaamalla Näytä -painiketta. 3. Aseta raportissa näkyvät leimat hyväksyttäviksi klikkaamalla Hyväksyttävissä –painiketta.

Miten poistan leimojen hyväksyttävissä -tilan?

1. Aseta haluttu päivämääräväli, joista haluat poistaa hyväksyttävissä -tilan. Voit myös suoraan poistaa leiman hyväksyttäviksi –tilan klikkaamalla lippu -kuvaketta.

2. Aja raportti asetetun päivämäärän mukaisesti klikkaamalla Näytä -painiketta. 3. Poista raportissa näkyvien leimojen hyväksyttäviksi –tila klikkaamalla Ei hyväksyttävissä –

painiketta. Miten hyväksyn leimat?

1. Aseta haluttu päivämääräväli, jonka leimat haluat asettaa hyväksyä. Voit myös suoraan asettaa leimat hyväksytyksi klikkaamalla väkänen –kuvaketta.

2. Aja raportti asetetun päivämäärävälin mukaisesti klikkaamalla Näytä -painiketta. 3. Aseta raportissa näkyvät leimat hyväksyttäviksi klikkaamalla Hyväksy -painiketta.

Miten peruutan leimojen hyväksynnän?

1. Aseta haluttu päivämäärä, jonka leimojen hyväksynnän haluat poistaa. Voit myös suoraan poistaa leiman hyväksynnän klikkaamalla väkänen –kuvaketta.

2. Aja raportti asetetun päivämäärävälin mukaisesti klikkaamalla Näytä -painiketta. 3. Poista raportissa näkyvien leimojen hyväksyntä klikkaamalla Hylkää -painiketta.


7.2 Korjauksesta

Hyväksyjä/esimies hyväksyy leimat klikkaamalla Hyväksy -painiketta (Kuva 21). Tämän toiminnon voi peruuttaa klikkaamalla Hylkää -painiketta (Kuva 20).

Kuva 20: Hyväksyjän/Esimiehen näytössä on Hylkää -painike, jos leimat on hyväksytty.

Kuva 21: Hyväksyjän/Esimiehen näytössä on Hyväksy -painike, jos leimoja ei ole hyväksytty. Miten hyväksyn leiman?

1. Aseta haluttu päivämäärä, jonka leimat haluat hyväksyä. 2. Aseta leimat hyväksytyiksi klikkaamalla Hyväksy –painiketta.

Huom! Korjaus –näytössä voi hyväksyä kerralla vain yhden päivän leimat. Miten poistan leiman hyväksynnän?

1. Aseta haluttu päivämäärä, jonka leimojen hyväksynnän haluat poistaa. 2. Poista leimojen hyväksyntä klikkaamalla Hylkää –painiketta.

Huom! Korjaus –näytössä voi poistaa leimojen hyväksynnän vain yhdeltä päivältä kerrallaan.


8 Hallinnointi

Käyttäjä voi lisätä, poistaa ja muokata käyttäjiä, muokata asetuksia, lukea käyttäjälokia sekä tehdä ja muokata raporttipohjia, jos hänelle on annettu Hallinta -käyttöoikeudet. Jos käyttäjällä on Hallinta –käyttöoikeuksien lisäksi annettu muita käyttöoikeuksia, näytöllä näkyy Vaihda tila –painike (Kuva 22). Tällä painikkeella käyttäjä voi siirtyä Hallinta -tilasta Leimaus -tilaan, jossa on sovelluksen muu toiminnallisuus.

Kuva 22: Hallinta -tilan toiminnot

8.1 Käyttäjätilit

Käyttäjätilit -näytössä (Kuva 23) näytetään listaus määritellyistä käyttäjistä. Suluissa oleva numero Käyttäjämäärä -tekstin jälkeen kertoo käyttäjätilien maksimimäärän kyseisessä järjestelmässä eli lisenssin maksimin. Käyttäjätilit -näytössä on käytettävissä seuraavia toimintoja:

(Käyttäjän) lisäys

Muokkaus (käyttöoikeudet ja salasana)

Poisto

Tulostus listauksena (tulostin -kuvake)

Haku

Kuva 23: Kaikki käyttäjät voidaan tulostaa listauksen alla olevasta tulostin -kuvakkeesta.


Kuvakkeet

Kuvake Kuvaus

Muokkaus -kuvake, jota klikkaamalla muokataan ko. käyttäjän asetuksia

mm. käyttöoikeuksia tai vaihdetaan salasana.

Poisto -kuvake, jota klikkaamalla poistetaan ko. käyttäjä.

Tulostin -kuvake, jota klikkaamalla sovellus listaa kaikki käyttäjät käyttöoikeuksineen ”tulostettavampaan” muotoon.

Taulukko 4: Käyttäjätilit -näytön kuvakkeiden (Kuva 23) merkitykset

8.1.1 Muokkaus

Käyttäjätilin muokkaukseen siirrytään klikkaamalla käyttäjätilien muokkaus -kuvaketta (Taulukko 4). Ruudulle avautuvassa näytössä (Kuva 22) voidaan määritellä käyttäjän käyttöoikeudet (alla), salasana ja lounasleimauksessa käytettävä lounaspääte. Tiedot tallennetaan klikkaamalla Tallenna tai Tallenna ja palaa -painiketta. Käyttäjän salasana ei vaihdu, vaikka molemmat salasana –kentät jätetään tyhjiksi ja valitun käyttäjätilin –asetukset tallennetaan. Käyttöoikeudet:

Leimaus: oikeudet työaikaleimaamiseen (ks. kohta leimaus - työaika)

Raportointi: oikeudet raportointiin (ks. raportointi -luku)

Leiman korjaus: oikeudet leimojen muokkaamiseen (ks. leiman korjaus -luku)

Hallinta: oikeudet hallintaan (ks. hallinnointi -luku) Miten vaihdan salasanan?

1. Kirjoita haluamasi salasana Uusi salasana -kenttään. 2. Vahvista haluamasi salasana kirjoittamalla se uudestaan Vahvista salasana -kenttään. 3. Jos haluat pakottaa käyttäjän muuttamaan salasanan ensimmäisen kirjautumisen jälkeen

rastita Pakota muutos -valinta.

8.1.2 Haku

Käyttäjätilejä voidaan hakea kirjoittamalla Etsi -painikkeen viereiseen kenttään haettavan henkilön nimi tai sen osa ja klikkaamalla painiketta (Kuva 23). Käyttäjätilejä voidaan myös järjestellä klikkaamalla käyttäjätilien vihreitä sarakkeiden otsikoita, jotka järjestelevät käyttäjätilit kyseisen otsikon mukaiseen joko numero-/aakkosjärjestykseen.

8.1.3 Lisäys

Käyttäjätili lisätään syöttämällä alla olevaan lomakkeeseen (Kuva 24) Timecon 22 järjestelmän henkilönumero ja käyttäjätunnus niille varattuihin kenttiin ja klikkaamalla Lisää -painiketta, minkä jälkeen sovellus generoi uudelle käyttäjälle salasanan (Kuva 25); käyttäjä joutuu vaihtamaan generoidun salasanan oletusarvoisesti heti ensimmäisen kirjautumisen jälkeen. Jos lomaketta ei näy näytössä, järjestelmään ei ole määritelty yhtään henkilöä, jolta puuttuu käyttäjätili. Henkilönumero –kentässä näytetään kaikki Timecon-työasemalla määritellyt henkilöt alasvetovalikossa, jos heitä on 50 tai alle.


Kuva 24: Uuden käyttäjätilin lisäämiseen tarkoitettu lomake.

Kuva 25: Sovellus generoi uudelle käyttäjälle salasanan (käyttäjätilin muokkausnäyttö).


Kuva 26: Ilmoitus käyttäjätilin lisäämisestä ilmestyy, kun käyttäjä palaa takaisin Käyttäjätilit –näytölle (Tallenna ja palaa -napilla).

8.1.4 Poisto

Käyttäjätili poistetaan klikkaamalla poistettavan käyttäjän poisto -kuvaketta (Taulukko 4). Käyttäjätilin poisto estää käyttäjää käyttämästä Reg@Webiä, mutta kaikki käyttäjän työaikatiedot ja -määrittelyt säilyvät Timecon-palvelimella.


8.2 Raporttipohjat

Raporttipohjat -näytössä (Kuva 27) voidaan tehdä ja muokata raporttipohjia yrityksen/organisaation tarpeisiin. Järjestelmässä on valmiiksi määriteltynä yksi oletusraporttipohja: Oletusraportti. Oletusraporttipohja on suojattu eikä sitä voi siksi muokata tai poistaa; tosin eri nimelle voi tallentaa suojatusta raporttipohjasta muokatun raporttipohjan. Jokaisella raporttipohjalla pitää olla sen yksilöivä (oma) nimi. Jos käyttäjän selaimessa on JavaScript-tuki päällä, raporttipohjan määritykset haetaan näytölle automaattisesti, muuten käyttäjän on klikattava Hae -painiketta.

Kuva 27: Oletusraporttipohjaksi määritelty Oletusraportti.

8.2.1 Teko ja muokkaus

Raporttipohjien tekeminen jakautuu asetusten osalta karkeasti kolmeen eri kategoriaan (Kuva 27).

1. Ylimpänä ovat piilottamiseen liittyvät asetukset, joilla voidaan piilottaa raportissa tulostettavia tietoja liittyen yhteenvetoihin ja yksittäisiin päiviin.

2. Keskellä olevat asetukset liittyvät syykoodien tulostamiseen.

3. Alimpana olevat asetukset ns. työaikakoodit raporttien yksityiskohtaiseen määrittelemiseen esim. käyttäjä voi jättää pois raportista ruokatunnit (koodi 103); rastittamalla Näytä -sarakkeen ruutu tulostetaan raporttiin kyseinen tieto sekä rastittamalla Korosta -sarake rastitetut työaikatiedot tulostetaan raportissa ”korostettuna” punaisena. Kaikki Näytä/Korosta –kentät voidaan valita/tyhjentää klikkaamalla ko. kentän otsikkoa. Seuraavaksi käsitellään tarkemmin vain piilottamiseen liittyvät asetukset.

Piilottamisen asetukset (Kuva 28):

Piilota päivä: raportista piilotetaan päivä, joka täyttää annettavan ehdon; valittavana vain yksi valinta kerrallaan.

Ei koskaan: kaikki yksittäiset päivät tulostetaan raporttiin.


Aina: raporttiin ei tulosteta yksittäisiä päiviä koskaan. Käytetään silloin, kun halutaan vain yhteenvetoraportteja.

Kun ei leimoja: päivää ei tulosteta raporttiin, jos sille ei ole yhtään leimoja.

Kun ei laskettuja aikoja: päivää ei tulosteta raporttiin, jos sille ei ole laskettu saldoa tai muuta vastaavaa arvoa.

Kun ei tuloksia: päivää ei tulosteta raporttiin, jos sille ei ole leimoja eikä laskettua aikoja; kahden edeltävän valinnan yhdistelmä.

Kun hyväksytty: päivää ei tulosteta raporttiin, jos sen leimat ovat hyväksytty.

Kun hyväksymättä: päivää ei tulosteta raporttiin, jos sen leimoja ei ole hyväksytty.

Piilota viikkoyhteenveto: raportista piilotetaan viikkoyhteenveto (kuva 9) rastittamalla valinta.

Piilota raporttiyhteenveto: raportista piilotetaan koko raportin yhteenveto (kuva 9) rastittamalla valinta.

Kuva 28: Asetukset, joilla voidaan piilottaa raportista tietoja liittyen yhteenvetoihin ja päiviin. Miten luon uuden (/ muokkaan) raporttipohjan?

1. Kirjoita uuden raportin nimi Nimi -kenttään. 2. Valitse asetukset, joiden mukaisesti piilotetaan raportista tietoja liittyen yhteenvetoihin ja

päiviin. 3. Kirjoita raporttipohjan kuvaus Kuvaus –kenttään (ei ole pakollinen). 4. Valitse tulostettavat syykoodit ja työaikatiedot rastittamalla Näytä -sarakkeen ruutu. Korosta -

sarakkeessa rastitetut työaikatiedot näytetään raportissa ”korostettuna” punaisena. Kaikki Näytä/Korosta –kentät voidaan valita/tyhjentää klikkaamalla ko. kentän otsikkoa.

5. Tallenna raporttipohja klikkaamalla Tallenna -painiketta. Huom! Suojattuja raporttipohjia ei voi muokata. Miten poistan raporttipohjan?

1. Valitse poistettava raporttipohja Raportti -alasvetovalikosta. 2. Poista valittu raporttipohja klikkaamalla Poista -painiketta.

Huom! Suojattuja raporttipohjia ei voi poistaa.


8.3 Asetukset

Asetukset -näytössä (Kuva 29) voidaan tehdä sovellusta koskevia määrityksiä, jotka ovat kaikille käyttäjille yhteisiä.

Kuva 29: Asetukset -välilehti

Kenttä Kuvaus

Oletuskieli Käyttöliittymälle voidaan määritellä oletuskieli.

Valittu oletuskieli on käytössä vain siinä tapauksessa, jos selaimessa ei

ole määritelty ensisijaista oletuskieltä tai sovellus ei tue sitä (tukee vain

suomea, ruotsia ja englantia).

Piilota sisääntekosaldo Näkymästä voidaan piilottaa sisääntekosaldo, jos se ei ole

yrityksessä/organisaatiossa käytössä


Autom. tulostusikkuna Valitaan näytetäänkö tulostuksen yhteydessä Windowsin Tulostimen

valinta –lomake, kun painetaan tulostin –kuvaketta.

Aakkosjärjestyksessä Käyttäjätilit tulostetaan näytölle aakkosjärjestyksessä.

Minimipituus

Vaihtoväli (päivää)

Salasanalle voidaan määritellä minimipituus ja vaihtoväli.

Taso

Koko

Lokitus taso ja koko (mitä tallennetaan tietokantaan ja kuinka pitkäksi

aikaa)

Reg@Webin loki näkyy kaikille käyttäjille, joilla on hallintaoikeudet.

Sis. - oletus TNRO sis. SISÄÄN-työaikaleima generoi SISÄÄN-työnumeroleiman

oletustyönumerolla (työaikaleimauksen yhteydessä automaattisesti).

Sis. - edel. TNRO sis. SISÄÄN-työaikaleima generoi SISÄÄN-työnumeroleiman edellisen

leiman työnumerolla (työaikaleimauksen yhteydessä automaattisesti).

Ulos - oletus TNRO ulos ULOS-työaikaleima generoi ULOS-työnumeroleiman työmäärällä 1

(työaikaleimauksen yhteydessä automaattisesti).

8.4 Loki

Loki -näytöltä hallinnoija voi havoinnoida järjestelmän vikatilanteita tai seurata järjestelmän käyttöä – kuka on tehnyt, mitä ja milloin.

Kuva 30: Loki -näyttö Annettavat parametrit (tapahtumien suodattamiseen):

Taso: valitaan lokitustaso

Lähde: valitaan toiminne

Istunto: syötetään istunto

Kuka: valitaan käyttäjä ketä halutaan tarkastella – tämän henkilön tekemiset

Kenelle: valitaan käyttäjä kenelle on tehty

Sanoma: viesti toiminteelle (lähde)

Alku: alkuaika

Loppu: loppuaika


9 Salasanan vaihto

Käyttäjä voi vaihtaa salasanansa kuvan (Error! Reference source not found.) lomakkeella; avautuu klikkaamalla Vaihda salasana -linkkiä (Kuva 31). Hallinta -tilan Asetukset –näytöllä (ks. Asetukset) on määritelty erikseen salasanan minimipituus ja vaihtoväli. Jos käyttäjälle on annettu Hallinta -käyttöoikeudet, hän voi muokata haluamansa käyttäjän salasanaa Hallinta -tilan Käyttäjätilit –näytöltä klikkaamalla muokkaus -kuvaketta.

Kuva 31: Salasanan vaihto -linkki sijaitsee näytön oikeassa yläreunassa

Kuva 32: Salasanan vaihto -linkistä avautuva näyttö


10 Liite: Timecon 22 järjestelmän esimääritykset

Ennen Reg@Web-käyttäjätilien tekemistä, käyttäjät on määriteltävä Timecon 22 järjestelmään. Tämä tapahtuu Timecon- työaseman Henkilötiedot -lomakkeelta (kuva L1) täyttämällä kaikki Reg@Webin tarvitsemat kentät: Nimi, Henkilönumero, Yritys, Osasto, Tunniste ja Työaika –ryhmä/kaavio. Näiden pakollisten määritysten ohella, henkilölle voidaan tehdä vaihtoehtoisia määrityksiä koskien leimojen hyväksyntää, työnumero- ja lounasleimaamista sekä hyväksyjän/esimiehen asettamista. Reg@Web-käyttäjä, jolle on asetettu hyväksyjä-/esimiesoikeudet, voi raportoida/muokata määriteltyjen henkilöiden työaika- ja/tai työnumeroleimoja leimojen hyväksynnän ohella.

Kuva L 1: Henkilötiedot -lomakkeen pakolliset kentät ovat ympyröity


10.1 Työnumeroleimaaminen

Työnumeroseuranta käytössä -valinta pitää olla rastitettuna ko. henkilölle ennen kuin Reg@Webillä voi tehdä työnumeroleimoja. Henkilölle voidaan määrittää oletustyönumero, joka mahdollistaa SISÄÄN-leimauksen ilman erikseen annettavaa parametria; tällöin työnumeroksi määräytyy automaattisesti oletustyönumero.

Kuva L 2: Henkilötiedot –lomake

10.2 Lounasleimaaminen

Ennen lounasleimaamista on Timecon-työasemalta tehtävä seuraavat määritykset (WEB_CAN1 on esimerkki Reg@Web -pääte): Määritellään (Ruokailuseuranta/Ruokalat) Reg@Web leimauspäätteeksi; pitää määritellä erikseen käsin tietokantaan.

Kuva L 3: Ruokalat -lomake Määritellään (Ruokailuseuranta/Ruokailuryhmät) kohdassa 1. määritelty Reg@Web –(ruokala) leimauspääte osaksi jotakin ruokailuryhmää ja annetaan sille käyttöoikeudet.


Kuva L 4: Ruokalailuryhmät -lomake Määritellään (Ruokailuseuranta/Ruokailupäätteen painikkeet) leimattava annostyyppi kohdassa A (Painike).

Kuva L 5: Ruokailupäätteen painikkeet –lomake Määritellään (Perusohjelmisto/Järjestelmän listaukset/Henkilötiedot) ruokailuryhmä henkilölle, joka luotiin kohdassa 2.


Kuva L 6: Henkilötiedot -lomake

10.3 Hyväksyjän määritteleminen / Leimojen hyväksyntä

Henkilölle voidaan määritellä hyväksyjä/esimies kirjoittamalla Henkilötiedot -lomakkeelle joko Hyväksyjä/esimies tai Varahyväksyjät –kenttään (kuva L7) tämän henkilönumero. Ja vaikkei henkilöllä olisikaan käytössä leimojen hyväksyntää, hyväksyjällä/esimiehellä on mahdollisuus raportoida/muokata ko. henkilön leimoja Reg@Webillä. Leimojen hyväksyntä otetaan käyttöön rastittamalla Hyväksyntä käytössä -valinta.

Kuva L 7: Henkilötiedot -lomake


11 Liite: Työnumeroleimauskäytännöt

11.1 Johdanto

Tämä ohje on tarkoitettu henkilöille, jotka leimaavat työnumeroita: lukemalla tämän ohjeen ja noudattamalla sitä, käyttäjä voi varmistua siitä, että työnumeroleimaus toimii kuten on suunniteltu – laskenta ja raportointi toimivat oikein. Tässä ohjeessa on kuvattu kaksi vaihtoehtoista käyttötapaa (leimauskäytäntöä) saada työnumeroleimaus toimimaan oikein. Valittua käyttötapaa pitää kaikkien käyttäjien noudattaa. Seuraavaksi käsitellään nämä kaksi vaihtoehtoista tapaa leimata työvaiheita/projekteja. Ennen leimauskäytäntöihin perehtymistä, Huomioitavaa luvussa (2. luku) käydään läpi työnumeroleimauksen ”pitää tietää” asiat. Huom! Jos on epäselvyyksiä tai kysyttävää, ota yhteyttä Timecon 22 -järjestelmän toimittajaan.

11.2 Huomioitavaa

Työnumeroleimoilla voidaan pitää kerrallaan vain yksi työvaihe/projekti aktiivisena: eli ei ole mahdollista tehdä samanaikaisia tai sisäkkäisiä työvaiheita/projekteja.

Tehtyyn ULOS-leimaan (eli kappalemäärä) käytetään arvoa 1: jos ei ole pakottavaa syytä antaa muuta arvoa, esim. tehty työvaihe/projekti on tuottanut n klp jotakin, ULOS –suuntaan leimataan arvolla 1.

Kysymysmerkkileimat (?) eli raportoinnin generoimat leimat eivät näy Reg@Webin Korjaus –näytöllä tai Työaseman Työaikatietojen muutos henkilölle -lomakkeella: Timecon generoi puuttuvat työnumeroleimat (joille ei löydy leimaparia) raporteille.

Reg@Webin työnumeroraportti: Reg@Web versioon 4.2 on lisätty kuvake (?) raportoinnin generoimalle työnumeroleimalle; merkitty samoin kuin työaseman työnumeroraporteissa.

Samalle minuutille tehdyt työnumeroleimat noudattavat tekojärjestystä: jos kaksi työnumeroleimaa sijoittuvat samalle minuutille, aikaisemmin tehty työnumeroleima raportoidaan aina aikaisemmin. Jos työnumeroleimoja korjattaessa tehdään uusia työnumeroleimoja samalle minuutille (jonkin aikaisemmin tehdyn työnumeroleiman kanssa), uusin leima sijoitetaan aina jälkimmäiseksi.

Työvaihe/projekti ei voi jatkua vuorokauden vaihteen yli: tai se näkyy kahtena erillisenä työvaiheena/projektina.

Työnumeroleimojen maksimimäärä on 99 per henkilö per vuorokausi


11.3 Leimauskäytännöt

Seuraavaksi käsitellään kaksi vaihtoehtoista käyttötapaa (leimauskäytäntöjä) saada työnumeroleimaus toimimaan oikein; näitä tapoja ei tule käyttää ristiin. Jokaisen käyttäjän on myös hyvä varmistua itse siitä, että hänen työnumeroleimauksensa noudattavat valittua käyttötapaa ja tarvittaessa korjattava/korjautettava työnumeroleimansa, jos ne eivät noudata valittua käyttötapaa.

Huom! Kaikki käytettävät leimauspäätteet (Touch, Reg@Web ym. työaika-/työnumeropäätteet), joilla tehdään työnumeroleimoja (tai jotka generoivat työnumeroleimoja), pitää määritellä toimimaan käytettävän leimauskäytännön mukaisesti.

11.3.1 Leimataan vain SISÄÄN -suuntaan (alkamista)

Käyttötapa: käyttäjä leimaa työnumeroita vain SISÄÄN-suuntaan (eli työnumeron alkamista) ja ULOS-työaikaleima generoi päivän viimeisen ULOS-työnumeroleiman (kappalemäärä).

Lisätieto: järjestelmä generoi (tekemättömät) ULOS-työnumeroleimat (arvolla 1) raportoinnin yhteydessä. tätä leimauskäytäntöä noudatettaessa, kaikki ULOS-työnumeroleimat pitäisivät olla kysymysmerkkityyppisiä (?) työnumeroleimoja lukuunottamatta päivän päättävää ULOS-työnumeroleimaa. Määrittely: kaikki käytettävät työaikaleimauspäätteet on määriteltävä generoimaan ULOS-työaikaleimasta ULOS-työnumeroleima; eikä mitään muita työnumeroleimoja generoida leimauspäätteiden toimesta.


11.3.2 Leimataan sekä SISÄÄN ja ULOS -suuntaan (alkamista ja päättymistä)

Käyttötapa: käyttäjä leimaa/tekee kaikki työnumeroleimansa; sekä SISÄÄN (eli työnumeron alkamista) ja ULOS (kappalemäärät) -suuntaan eikä työnumeroleimoja generoida leimauspäätteiden toimesta.

Lisätieto: tätä leimauskäytäntöä noudatettaessa, raportissa ei pitäisi olla kysymysmerkkityyppisiä (?) työnumeroleimoja. Määrittely: yksikään työnumero-/työaikaleimauspääte ei saa generoida työnumeroleimoja.

copyright © stanley security oy 2014t22_regatweb_user_manual_fi (9.6.2014 17:58) | 3 (34) 1...

Documents