COSTEO ABC - GESTIÓN ABM

Según (Toro López, 2010)

El Costeo ABC es una metodología relativamente nueva que surge a principios

de la década de los 90 y consiste fundamentalmente en asignar costos a los

insumos necesarios para ejecutar todas las actividades de un proceso

productivo – identificadas como las relevantes para obtener un determinado

objeto de costo – y luego calcula el costo de estas actividades productivas

mediante mecanismos de absorción del costo. Una actividad es un trabajo que

consume recursos de una organización, y es generalmente una parte

integrante de un proceso compuesto de varias tareas cumpliendo un objetivo;

las actividades se expresan mediante verbos o expresiones que signifiquen

acción.

Durante el desarrollo de este método de costeo, es recomendable tener

siempre presente estos dos conceptos:

Costos Directos: Mano de obra directa, materia prima y materiales directos,

costos directos de producción, etc.

Costos Indirectos: Mano de obra de soporte general, servicios y facilidades

comunes a todo el proceso productivo o proyecto, apoyo administrativo, etc.

La forma de asignar costos a las actividades se explica entonces gráficamente

así:

Bases unitarias y no unitarias

Asignación de la Base

Objetos de Costo

Actividades

Costo de recursos

Los objetivos planteados por (Toro López, 2010) en la metodología ABC son

los siguientes:

Identificar el (o los) productos(s), líneas de producto/servicio(s) o

resultado(s) final(es) de procesos de producción respectivo, su marco de

tiempo y las tareas necesarias para su realización.

Calcular el costo de las tareas o actividades necesarias para la

consecución de cada objeto de costo.

Seleccionar una base para la asignación de cada uno de los costos, por

cada una de las actividades detalladas en el objetivo anterior, teniendo

en cuenta el principio de causa-efecto; estos serán los factores que

determinarán el valor de los costos.

Con base en tarifas unitarias específicas de cada uno de los factores

agrupados homogéneamente y que generan los costos, se calculan y

asignan los costos a los diversos objetos de costo.

Según (Kaplan & Cooper, 1999)

¿Qué es ABC?

El ABC "Activity Based Costing" o "Costo Basado en Actividades" se desarrolló

como herramienta práctica para resolver un problema que se le presenta a la

mayoría de las empresas actuales. Los sistemas de contabilidad de costos

tradicionales se desarrollaron principalmente para cumplir la función de

valoración de inventarios (para satisfacer las normas de "objetividad,

verificabilidad y materialidad"), para incidencias externas tales como

acreedores e inversionistas. Sin embargo, estos sistemas tradicionales tienen

muchos defectos, especialmente cuando se les utiliza con fines de gestión

interna.

En definitiva, ¿Qué es y qué objetivos persigue el ABC/M ?

Se podría afirmar que es un sistema de gestión "integral" que nos permite

conocer el flujo de las actividades realizadas en la organización que están

consumiendo los recursos disponibles y por lo tanto incorporando o imputando

costos a los procesos.

Las características que definen este sistema son:

1. Es un sistema de gestión "integral", donde se puede obtener información

de medidas financieras y no financieras que permiten una gestión óptima

de la estructura de costos.

2. Permite conocer el flujo de las actividades, de tal manera que se pueda

evaluar cada una por separado y valorar la necesidad de su

incorporación al proceso, con una visión de conjunto.

3. Proporciona herramientas de valoración objetivas de imputación de

costos.

Según (Galán Morera, 2005)

El costeo ABC es otro de los métodos utilizados para el análisis de costos en

una empresa, de carácter privado o público, de producción de bienes o de

servicios. Es un método estratégico y no es un sistema contable. Es un método

de análisis y no alternativo frente a los demás métodos. Es una herramienta

estratégica, no sistema de costos. Es un enfoque a la actividad como objeto de

costos y no del volumen de producción. Es diferente a los demás métodos

porque:

Cuantifica el costo y el desempeño de la actividad.

Cuantifica los recursos y los objetos del costo.

Asigna los costos indirectos en forma más acertada y equitativa.

Asigna los costos a la actividad que los consume.

Se basa en la relación casual existente entre: recursos – actividades –

servicios.

Objetivos del Costeo ABC

Gestionar lo que se hace, más que lo que se gasta.

Satisfacer las necesidades del usuario, por cuanto ellos son los que

determinan las actividades a realizar.

Analizar las actividades como partes integrantes del proyecto y no

aisladas.

Eliminar las actividades que no generan valor agregado a la empresa o

al usuario y no mejorar aquellas que no lo requieren.

Comprometer a todos los participantes en el desarrollo de las

actividades, a mejorar la información para racionalizar costos, cambiar

procesos, eliminar servicios y desarrollar otras tareas más importantes.

Implantación del Método de Costos ABC

Existen dos formas:

Por Descomposición de los costos: se parte de la identificación de las cuentas

en la contabilidad donde están registrados los gastos y costos. Luego se busca

el origen de los costos asi: primero de los recursos a los grupos homogéneos

de actividades y segundo, de los grupos a los servicios.

Por Modelación de Procesos: se parte de la identificación de las actividades

requeridas para prestar el servicio; seguidamente se determinan los recursos

utilizados en cada actividad y su respectiva proporción.

La modelación exige una clara comprensión de las características relacionadas

con las tres variables principales: recursos, actividades y objetos del costo.

Según (Duque & Osorio, 2003)

Sistema de costeo basado en actividades aplicado al sector salud

El presente trabajo describe de forma general las diferentes etapas que

componen la implementación de un sistema de costos para entidades

prestadoras de servicios de salud. La metodología empleada es el Costeo

Basado en Actividades, aunque dentro de la construcción del mismo, se utilizan

algunas herramientas del costeo por protocoles. Esta metodología ha sido

aplicada a hospitales de primer y segundo nivel en la ciudad de Medellín.

Costeo basado en actividades

El ABC es una metodología que surge con la finalidad de mejorar la asignación

de recursos a cualquier objeto de costo (producto, servicio, cliente, mercado,

dependencia, proveedor, etc.), y tiene como objetivo medir el desempeño de

las actividades que se ejecutan en una empresa y la adecuada asignación de

costos a los productos o servicios a través del consumo de las actividades; Io

cual permite mayor exactitud en la asignación de los costos y permite la visión

de la empresa por actividad. El ABC pone de manifiesto la necesidad de

gestionar las actividades, en lugar de gestionar los costos.

Este diseño permite mayor exactitud en la asignación de los costos y permite la

visión de la empresa por actividad. El ABC pone de manifiesto la necesidad de

gestionar las actividades, en lugar de gestionar los costos. Los componentes

básicos del sistema de costeo basado en actividades son los siguientes:

Recursos: son todos los elementos económicos que se requieren para poder

ejecutar las actividades de la empresa. Se clasifican en dos categorías: Costos

y Gastos agrupados teniendo en cuenta el segmenta de la organización que los

consume y se encuentran básicamente en el sistema contable. Ejemplo:

sueldos y salaries, prestaciones sociales, horas extras, seguridad social,

aportes parafiscales se agrupan en un recurso denominado gastos de personal,

depreciación de maquinaria, mantenimiento maquinaria, pólizas de las

máquinas se agrupan en un recurso que se puede denominar Maquinaria,

materia prima, fletes, bodegaje se agrupan en el recurso denominado Materia

Prima, entre otros.

Actividades: es el conjunto de tareas elementales que son realizadas por los

miembros de la organización en forma secuencial y lógica, y en cuya ejecución

se consumen recursos. Las actividades pueden clasificarse en operativas o de

apoyo de acuerdo con el segmente de la organización que las lleve a cabo.

Procesos: son un conjunto de actividades que consumen recursos, los

transforman y entregan un producto final. Los procesos se pueden clasificar de

igual forma que las actividades, en procesos operativos y procesos de apoyo.

Objetos de costo: son un conjunto de procesos que constituyen un producto o

servicio final por el cual se obtienen ingresos. También puede considerarse

objeto de costo: el trabajo, proyecto, orden de fabricación, actividad, proceso,

servicio, producto, cliente o mercado que se desea costear y representan las

entidades que en últimas consumen recursos.

Direccionador: son todos aquellos criterios o bases de asignación que se

toman como referencia para realizar una asignación objetiva de los recursos

hacia los diferentes niveles que se desean costear. Se deberán definir tantos

niveles de direccionadores como niveles tenga el sistema de costos.

Para implementar el sistema de costos, deberán seguirse una serie de etapas,

cada una de las cuales es fundamental en el éxito del proyecto. A continuación

se enumerarán y seguidamente se describirán los aspectos más importantes

que contempla cada una:

1. Definición del alcance del sistema

2. Levantamiento de procesos y actividades

3. Análisis del sistema financiero

4. Construcción del modelo esquemático

5. Identificación y captura de recursos

6. Determinación de direccionadores

7. Tabulación de la información

8. Implementación y seguimiento

Etapa 1 Definición del alcance del sistema: En esta etapa deberá definirse si

el sistema de costos se implantará para todas las actividades de la entidad o si

sólo se costeará un segmenta de la misma. Así mismo deben realizarse

capacitaciones con todo el personal involucrado en el proyecto y deben

detectarse cuales son las expectativas que tiene la dirección de la entidad

sobre los resultados finales del modele a implementar de modo que no se

generen falsas expectativas que luego no se cumplan.

Etapa 2 Levantamiento de información sobre procesos y actividades: En

esta etapa se deben determinar que procesos de apoyo y operativos se

realizan en la entidad y una vez se tengan definidos, se procederá a identificar

cada una de las actividades realizadas en ellos. Esta fase debe generar como

producto final un diccionario de actividades y procesos clasificadas por

procesos.

Etapa 3 Análisis del sistema financiero: Se debe analizar detalladamente la

estructura del Sistema Contable en Io relacionado con las cuentas de costos y

gastos, para recomendar los cambios que sean necesarios. Estas cambios

incluyen la creación de nuevas cuentas y centras de costos.

Fase 4 Construcción del modelo esquemático: Una vez recorridas las

etapas anteriores se cuenta con Ia suficiente información para preparar un

mapa de costos en el cual se muestre de manera esquemática el ciclo del ABC

desde los recursos hasta la determinación de los costos para cada objeto del

costo definido, así mismo se busca identificar los diferentes niveles que

componen el modelo.

Nivel 5 Procesos: los procesos como se definió anteriormente son el conjunto

de actividades similares y los cuales pueden clasificarse en dos grandes

categorías:

Procesos de apoyo: son aquellos que agrupan actividades administrativas y de

apoyo asistencial, ejemplos de procesos de apoyo son:

* Gestión financiera

* Gestión humana

* Planeación

* Jurídico

* Logístico

* Facturación

Procesos operatives: son aquellos que agrupan actividades asistenciales, en el

área de la salud y de acuerdo con la regulatión existente

Fase 6 Determinación de direccionadores: Dentro del modelo de costos, se

establecieron 3 niveles de direccionadores básicos, los cuales se explicarán a

continuación:

Direccionadores de primer nivel: Una vez agrupados todos aquellos recursos

compartidos en el centro de costo especial, este se encarga de asignarlo a los

centres de costos finales con una base de asignación definida para cada uno

de ellos.

Direccionadores de segundo nivel: son aquellos que se utilizan para asignar

los recursos ubicados en centras de costos finales a las actividades tanto

administrativas, de apoyo asistencial y asistenciales.

Direccionadores de tercer nivel: son aquellos que se utilizan para asignar los

procesos de apoyo a las actividades asistenciales. Esta distribución se realiza

debido a que las actividades asistenciales son el nivel más importante de

información dentro del sistema de costos, ya que cada una de ellas tiene una

tarifa asignada y se hace de suma importancia conocer tanto los costos como

los gastos que le corresponden.

Fase 7 Tabulación de la información: Toda la información recogida por el

sistema de costos debe tabularse e ingresarse a una aplicación computacional

específica para el cálculo de los costos, ya que es una gran cantidad de

información que obligatoriamente requiere la utilización de esta herramienta.

Fase 8: Implementación y seguimiento: La última fase en la implementación

del sistema de costos la constituye la generación de informes para los

diferentes usuarios dentro de la institución y el establecimiento de indicadores

de gestión que permitan medir el cumplimiento de las metas trazadas. Esta es

una de las etapas más importantes porque es aquí donde se evalúa el

desempeño de las actividades que integran la operación del negocio y los

recursos empleados para su ejecución.

Según (Gómez & Duque, 2005)

Costo ABC en las Empresas

La metodología de Costeo Basado en Actividades, surge como una

herramienta que permite distribuir de manera más precisa los costos, nunca

exacta, pues esta condición sólo se puede dar para una empresa que maneje

un único producto, ya que siempre que exista la necesidad de distribuir algún

costo se presentarán desviaciones. Sin embargo, dicha metodología contempla

como elemento importante la clasificación y procesamiento de todos los

recursos (independiente de si son costos o gastos) para el establecimiento del

costo, pero con fundamento en las actividades, es decir, cuáles de estos

recursos son necesarios para desarrollar las actividades, y como los productos

o servicios las requieren realmente, con esto se obtiene mayor confiabilidad en

el costo final.

Antes de proceder con la aplicación de la metodología, es importante definir

cada una de las fases que componen la implantación de un sistema de costeo

basado en actividades, realizando una descripción general de cada una de

ellas.

* Fase 1: Planeación e iniciación del proyecto: tiene como objetivo fundamental

conocer la empresa y realizar una planeación adecuada del trabajo. La

planeación incluye un cronograma detallado con tiempos, recursos y

responsables y la definición del personal de la empresa que hará parte del

proyecto.

* Fase 2: Sensibilización y capacitación: en esta fase se crea la cultura de

costos a todo nivel dentro de la empresa con el objetivo de que los funcionarios

reconozcan los costos como uno de los caminos para lograr la eficiencia. La

sensibilización involucra a todos los empleados que de una u otra manera se

relacionan con el sistema de costos, mientras que la capacitación va dirigida a

los funcionarios directamente relacionados con el sistema.

* Fase 3: Determinación de los objetos de costo: los objetos de costo

representan los productos o servicios en los cuales se fundamenta la razón de

ser de la empresa y son el punto de partida de todo sistema de costos. En esta

fase se debe hacer un recorrido por toda la organización recogiendo las

expectativas que se tienen sobre la información que debe generar el sistema

de costos y se debe socializar el listado final de los mismos.

* Fase 4: Análisis y diagnóstico de los sistemas de información: En esta etapa

se hace análisis de los diferentes sistemas de información que tiene la empresa

y que alimentarán al modelo de costos tanto con información financiera como

con información estadística. Del análisis se obtiene un diagnóstico en el cual,

de ser necesario, se propondrán cambios en el manejo de la información.

* Fase 5: Levantamiento del diccionario de actividades: El diccionario de

actividades identifica la relación entre funciones, procesos y actividades y

describe la estructura del costo en términos del consumo de actividad. En el

diccionario de actividades se identifican las diferentes actividades tanto

operativas como administrativas o de apoyo que se realizan en la empresa

para el desarrollo de su objeto social y/o para su normal funcionamiento. Se

pretende la mayor objetividad en la determinación del diccionario de las

actividades.

* Fase 6: Determinación de los recursos: En esta fase se identifican los

elementos económicos que son aplicados o utilizados en la ejecución de las

actividades. Es necesario recorrer aquellas dependencias encargadas de la

administración y control de estos recursos.

* Fase 7: Diseño y construcción del modelo de costos: Consiste en configurar el

modelo ABC con la información y los resultados obtenidos en las pasos

anteriores, garantizando que todos los recursos sean asignados a las

actividades y éstas a su vez a los objetos de costo.

* Fase 8: Definición de direccionadores a todo nivel: En este paso se

determinan los direccionadores o conductores de costos más adecuados en

cada uno de los niveles de distribución que permitan realizar asignaciones

objetivas y razonables de los recursos, identificando los responsables de su

reporte, la metodología para recolectar la información y la periodicidad en la

cual deben calcularse.

* Fase 9: Implantación del sistema de costos: El aplicativo en el cual se

procesa la información de costos y se generan los informes que apoyan las

decisiones de la empresa, es uno de los insumos fondamentales para

garantizar el éxito del proyecto. En esta fase se debe llevar a cabo la

alimentación de la aplicación con el modelo de costos diseñado, realizar las

pruebas de escritorio que garanticen la idoneidad de los resultados y generar

los informes de costos. Así mismo, se debe estructurar una dependencia que

sea la encargada de la implantación del modelo y que permita la adecuada

gestión estratégica de los mismos.

* Fase 10: Análisis de Costos: una vez se procesen los datos del modelo, el

área de costos debe emitir periódicamente los informes necesarios para que

cada dependencia evalúe sus costos y programe reuniones de discusión de los

mismos, para que haya retroalimentación y cada día el sistema sea más

eficiente en resultados.

* Fase 11: Documentación y entrega del sistema: el modelo de costos diseñado

y su montaje en la aplicación, debe ser debidamente documentado a través de

la construcción de manuales de usuario que le permitan a la persona

encargada de administrarlo, la consulta permanente de la filosofía

implementada y la metodología empleada.

El ABC como un factor en el rendimiento

(Marques, 2012) El sistema ABC surgió en los años ochenta debido a la creciente

falta de 1870 y 1920. En esa época, las industrias eran intensivas en trabajo,

no había ningún tipo de automatización, la variedad de los productos era

reducida y los costos directos e indirectos (overheads) de las empresas eran

generalmente muy bajos comparados con los de hoy. Sin embargo, a partir de

1960 y particularmente desde 1980, todo cambió rápidamente. Por estas y

otras razones, la contabilidad de costos tradicional pasó a ser considerada el

"enemigo número uno de la producción" y se levantaron dudas sobre si se

trataba de "un activo o de una responsabilidad".

El sistema ABC es una metodología que mide el costo y el rendimiento de las

actividades, de los recursos y de los objetos de costo. El método ABC es un

proceso de repartición de costos indirectos dividido en dos etapas: en la

primera, los recursos son consumidos por las actividades y en la segunda, los

objetos de costo (productos, clientes, mercados, etc.) consumen las

actividades.

El ABC no es solamente un método de cálculo del costo de producción, sino

también un método de control de gestión. Este provee información contable útil

y fundamental para reflejar el posicionamiento competitivo de la empresa. Lo

importante ahora es saber si el sistema ABC supera estas cuestiones y la

respuesta es sí. Más aún, el ABC fue considerado como una de las

innovaciones más importantes de la gestión en los últimos cien años.

Entonces, ¿cuál es realmente la diferencia entre el sistema ABC y el método

tradicional de contabilidad de costos? A pesar de la enorme diferencia en el

rendimiento, hay apenas tres diferencias importantes, según el anterior autor.

En la contabilidad de costos tradicional, se supone que los objetos de

costo consumen recursos, mientras que en ABC, se supone que esos

objetos de costo consumen actividades.

La contabilidad de costos tradicional utiliza principalmente bases de

afectación relacionadas con el volumen, mientras el ABC usa inductores

en varios niveles.

La contabilidad de costos tradicional es una estructura orientada, en

tanto que el sistema ABC es un proceso orientado.