counterbooks. cv retail limited cv retail cv retail werdegang 1998 - chantrey vellacott dfk, einer...
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CounterBooks
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CV Retail Limited
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CV Retail
CV Retail Werdegang• 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden
Wirtschaftsprüfungsunternehmen in Groβbritanien, gründet CV Retail (~ 400 Mitarbeiter)
• 1999 – Erste Umsetzung bei Esso
• 2000-02 – Die internetbasierte Version CounterBooks wird entwickelt
• 2003 – CounterBooks wird in der Schweiz und Finnland eingeführt
• 2005 – CounterBooks wird in Deutschland eingeführt
• Heute - CounterBooks ist in Frankreich, Irland, Norwegen und Groβbritanien vertreten
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CounterBooksSteuerberater - Lizenzen in
Deutschland
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CV Retail
Steuerberater in Deutschland
•Wotax - Juni 2005 •Stümpges – Januar 2004• Contax – Oktober 2005• Egelseer – November 2005• Petro-Consult – Januar 2006• Kunkel - April 2006• Euro Tax – Mai 2006• Hansa Accounting - Januar 2007• Wesselmann & Persch -Januar 2007• Zebransky -Januar 2007
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CounterBooks
Das Zusammenspiel von…
Help Desk SteuerberaterRegionales Büro
Franchisee Gruppe
Multi-Anwender Zugang / Online
Berichte
Qualitätsmanagement / KeyPerformance Indikatoren
CounterBooks – Datenzentrum
Rücksprache
Franchisegeber
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Systemüberblick
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Systemüberblick
Dateneingabe Folien 10-20
Berichte Einzel – Filialen Folien 21-26
• Laufende Berichte Folien 22-24
• Kontrollberichte Folie 25
• Monatsenberichte Folie 26
Berichte Filialennetzwerke Folien 27-30
• Laufend Berichte Folien 29-30
• Monatsendberichte Folien 29-30
• Head Office Berichte Folien 31-45
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Systemüberblick
POS Schnittstelle Folien 46-47
• Umsatzdaten können direkt aus einem Kassensystem in CounterBooks geladen werden.
Help Desk Folien 48-49
• Sicheres Nachrichtensystem Folie 50
• Call Logging Folien 51-52
• Online Hilfe Folie 53
Zusätzliche Dienstleistungen Folien 54-70
Kosten Folien 71-72
Vorteile CounterBooks Folien 73-78
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CounterBooks Buchhaltung - Dateneingabe -
Einzel - Filialen
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Dateneingabe einzelne Filialen
Benutzerdefinierte Zugangsberechtigung
Für jeden Anwender gibt es einen Benutzerzugang – dieser ist individuell anpassbar
Der Zugang ist möglich zu einer einzelnen Filiale, Gebieten oder Gruppen
(Klicken Sie um fortzufahren)
Der Zugang kann auf bestimmte Bildschirme, Dateneingabe oder Berichte limitiert werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung – Umsatz
(Klicken Sie um fortzufahren)
Die Bildschirme für die Dateneingabe sind einfach zu verstehen und zu bedienen. Das System ist speziell geeignet für Einzelhandelsbetriebe und deren tägliche Buchhaltung. Die Reihenfolge der
Umsatzkategorien kann an das POS-System angepasst werden
Die täglichen Umsätze werden auf Kategorieebene verbucht. Die Summe des Gesamtumsatz wird mit dem Bericht der Kasse abgeglichen
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kreditverkäufe
Im Kreditverkäufebildschirm werden die Gesamtsumme der Kreditkartenverkäufe und Umsätz von Kreditkunden eingegeben
Die Reihenfolge und die vorgegebene Auswahl an Unternehmen/Personen ist individuell anpassbarAndere nicht regelmäßig
gebrauchte Unternehmen für Kreditverkäufe können individuell ergänzt und über das Drop Down Menü aufgerufen werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Barzahlungen
(Klicken Sie um fortzufahren)
In diesem Bildschirm werden alle Bareinzahlungen und Barauszahlungen, die die Kasse betreffen, eingegeben. Es werden Zahlungen mit und ohne Beleg sowie Bargeldeinnahmen mit einem Beleg erfasst
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Kassenbestand
Bankeinzahlungen auf andere Bankkonten können hier vorgenommen werden
CounterBooks errechnet den Endbestand der Kasse und zeigt die Abweichung von dem tatsächlichen Wert (Kassendifferenz) an
Der Kassenbestandsbildschirm zeigt eine Zusammenfassung aller eingepflegten Daten für diesen Tag
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Dateneingabe einzelne Filialen
Tagesabrechnung - Tagesabschluss
Der Tagesabschlussbildschirm zeigt zur Nachprüfung alle Eingaben des Tages
Bevor man den Tag abschließen kann, muss die Kassendifferenz akzeptiert werden
Die Tagesabschlussberichte können auch über das Berichtsmenü für jeden beliebigen Tag eingesehen werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Filialen
Transaktionen
Der Transaktionenbildschirm wird für Rechnungen, die nicht bar sondern per Banküberweisung beglichen werden, Journalbuchungen, Rechnungsabgrenzungsposten und Rückstellungen verwendet. Die Liste der Unternehmen/ Personen (Handelskreditoren) ist für den einfachen Gebrauch alphabetisch nach Typ geordnet
Jede Transaktion wird automatisch mit einer einmaligen Transaktionsnummer versehen und kann zu jedem späterem Zeitpunkt wieder gefunden werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Filialen
Zahlungsaufträge
Im nächsten Schritt werde alle fälligen Zahlungen für den ausgewählten Tag angezeigt und ausgewählt, welche Rechnung per Bankübeweisung beglichen werden soll
Einzelne Positionen können nach Fälligkeitsdatum, Unternehmen/Person oder Rechnungsdatum geordnet werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Filialen
Kontobewegungen
Bankeinzahlungen von Debitoren und Zahlungen an Kreditoren werden hier verbucht
Für jede Buchung kann bei Bedarf ein Buchungstext eingegeben werden
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Dateneingabe einzelne Filialen
Kontoabstimmung
Der Kontobewegungsbildschirm zeigt alle eingegebenen Geldmittelbewegungen (Gutschriften und Zahlungen) auf den Konten für einen bestimmten Zeitraum an
Die erfolgten Gutschriften und Belastung werden mit dem tatsächlichen Bankauszug verglichen und bei Übereinstimmung abgehakt
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Systemüberblick
Berichte
Einzel - Filialen
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Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte
(Klicken Sie um fortzufahren)
Die laufenden Berichte gewährleisten eine vollständige Analyse aller eingegebenen Daten
Über die Benutzerbestimmung kann der Zugang zu den einzelnen Berichten kontrolliert werden
Schlüsseldaten wie Erfolg, Bruttoverdienst pro Kategorie und die Bilanz sind tagesaktuell einsehbar
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Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bruttoverdienst Der Bruttoverdienstbericht zeigt den Bruttogewinn pro Verkaufskategorie an. Anhand vorgegebener Margins wird der aktuelle Warenbestand täglich kalkuliert
Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden
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Berichte einzelner Filialen
Laufende Berichte – Bilanz
Die Bilanz kann für einen gewünschten Zeitraum eingesehen werden. Sie ist stets tagesaktuell
Die einzelnen Positionen können angeklickt werden und die dahinter stehenden Tranksaktionen eingesehen werden
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Dateneingabe einzelne Filialen
Kontrollberichte
U.a. gebuchte Rückstellungen, Rechnungsab-grenzungsposten und Transaktionen können für einen gewünschten Zeitraum aufgezeigt werden
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Berichte einzelner Filialen
Monatsendberichte
Monatsberichte werden nach der Datenüberprüfung des Steuerberaters erstellt und sind online als pdf einsehbar (siehe pdf Bericht anbei)
Die Zeitspanne zwischen dem Abschluss der Datenprüfung und dem Erstellen der Berichte beträgt 24 Stunden
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Berichte
Filialnetzwerke
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Berichte Filialnetzwerk
Zugangsberechtigung
(Klicken Sie um fortzufahren)
Der Franchisegeber erhält eine Auswahl aller Filialen und kann sich mit seinem Login zu allen Filialen Zugang verschaffen
Für einen Filial- oder Gebietsleiter kann ein limitierter Zugang eingerichtet werden. Der einzelnen Franchisnehmer hat nur Zugang zu seiner Filiale
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Berichte Filialnetzwerk
Berichte einzelner Filialen innerhalb eines Netzwerks
(Klicken Sie um fortzufahren)
Die laufenden Berichte einzelner Filialen eines Netzwerks beinhalten Tagesabrechnungsanalysen, Erfolgsrechnung, Bruttoverdienst pro Kategorie, sonstiges Einkommen und Kostenanalyse der Filiale
Die Monatsberichte werden für jede Filiale erstellt und beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen und Kosten
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Berichte Filialnetzwerk
Berichte einer Filial-Gruppe
Laufende Berichte für die Gruppe beinhalten eine Betriebsanalyse für die Gruppe als Ganzes (konsolidierte Berichte)
Monatsberichte für die Gruppe beinhalten Umsatz/Gewinn, Nettoeinkommen, Kosten und Bilanz
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Head Office Berichte
Möglichkeiten der Berichtsauswertung
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Datenanalyse• Für Gebietsleiter/Head Office
• Echtzeitdaten online verfügbar
• Multi-Filial Analyse und Berichtsystem
• Datenauszug für Excel
HO-Berichte Filialnetzwerk
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filialauswahl
(Klicken Sie um fortzufahren)
In der Datenanalyse werden die Filialen ausgewählt, für welche die Datenanalyse erstellt werden soll
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorieauswahl
(Klicken Sie um fortzufahren)
Unterschiedliche Umsatzkategorien werden ausgewählt
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Metrische Auswahl
(Klicken Sie um fortzufahren)
Festlegung der Kennzahlen
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Filiale gegenüber Kategorie
Die Datenanalyse kann unterschiedlich dargestellt werden
Die Daten aller Filialen können auf einen Blick verglichen werden
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber Filiale
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Kategorie gegenüber metrische Auswahl
(Klicken Sie um fortzufahren)
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Export in Excel
(Klicken Sie um fortzufahren)
Die Daten können bei Bedarf in Excel exportiert und weiter verarbeitet werden
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen
(Klicken Sie um fortzufahren)
Bilanzposten können ebenfalls als Kennzahlen für die Datenanalyse ausgewählt werden
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Datenanalyse – Bilanzoptionen
Die Analyse kann unterschiedlich dargestellt werden
Die Bilanzposten der einzelnen Filialen können direkt verglichen werden.
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Komissions Bericht
Der Komissionsbericht zeigt die Umsätze und dazu gehörende Franchisegebühr pro Filiale auf
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Aktueller Stand Monatsabschluss – Monatsberichte
Dieser Bericht gibt eine Übersicht über den aktuellen Stand der Monatsabschlüsse durch den Steuerberater und den Pächter sowie der erstellten Monatsendberichte
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Graphische Berichtsanalysen (optional erhältlich)
• Für den Datenanalytiker im Head Office
• Überwachung von Kennzahlen
• Abweichungsbericht
HO-Berichte Filialnetzwerk
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HO-Berichte Filialnetzwerk
Frühwarnsystem - Liquidität & Kapital
• Das Head Office System zeigt die Daten aller Filialen an.
• Ein Abweichungsbericht zeigt Filialen ausserhalb der erwarteten Toleranzabweichung pro Monat auf
Budgetvergleich – Umsatz
• Vorjahresvergleich Umsatz / Filiale / Monat
(Klicken Sie um fortzufahren)
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System Überblick
POS Schnittstelle
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System Überblick
POS Schnittstelle• Optionen
• Vom POS System an der Station– Manuell– Automatisch
• Von einer zentralen Datenbank
• 1ste Schritte• Meeting POS Anbieter, HO, CVR• Ergebnisse des Meetings:
– Anforderungsdokument– Projektplan– Kosten
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System Überblick
Help Desk Service
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System Überblick
• Telefonische System- / Buchhaltungshilfe an Wochentagen
• Sicheres, integriertes Nachrichtensystem
• Filialen werden einem Steuerberater zugeordnet (kein Call Centre)
• Online Hilfe
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System Überblick
Sicheres Nachrichtensystem
(Klicken Sie um fortzufahren)
Das integrierte Nachrichtensystem ermöglicht den Benutzern Fragen und Probleme an das Helpdesk zu kommunizieren
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System Überblick
Help Desk – Call Logging
Das Call Loggin System ermöglicht dem Helpdesk Anfragen effektiv zu bearbeiten
Die Integration mit dem Nachrichtensystem ermöglicht es Nachrichten innerhalb des Calls zu versenden
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System Überblick
Integriertes Call Logging System
Zur einfachen Bezugsnahme wird jedem Call eine einzigartige ID Nummer zugeordnet
Die Calls sind nach Art und Priorität geordnet um die Arbeit des Helpdesks zu erleichtern
Nachrichten und Calls sind für das gesamte Helpdesk zugänglich. Anfragen können somit zügig von jedem Mitarbeiter bearbeitet werden
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System Überblick
Online Hilfe
Online steht dem Benutzer eine Auswahl unterschiedlicher Anleitungen zur Dateneingabe und Berichtserstellung zur Verfügung
(Klicken Sie um fortzufahren)
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Zusätzliche Dienstleistungen
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Sicherheit und Datenaufbewahrung
Zusätzliche Dienstleistungen
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Zusätzliche Dienstleistungen
Sicherheit• Der CounterBooks Server befindet sich in einem deutschen
Datenzentrum eines führenden professionellen Hosting Unternehmens mit 24 Stunden, 7 Tage die Woche Sicherheits- und Instandhaltungsservice.
• Alle Daten, die im Bezug zum System stehen, sind in einer zentralen IBM Datenbank gespeichert, von der täglich eine Sicherheitskopie hergestellt wird. Diese Kopien befinden sich in einem sicheren unabhängigen Gebäude.
Datenaufbewahrung• Alle Daten werden mindestens zehn Jahre lang gelagert. Bei
Bedarf stellen wir GDPDU CD`s zur Verfügung.
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Zusätzliche Dienstleistungen
Service des Steuerberaters
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Zusätzliche Dienstleistungen
Steuerberater Leistungen• Schulung für CounterBooks
• Monatliche Nachprüfung der Buchhaltung
• Monatliche Geschäftsberichte
• Besuche bei den Filialen
• Monatliche MwSt-Rückzahlung
• Unternehmenssteuererklärung
• Nachprüfung des Jahresabschlusses und der Finanzberichte
• Lohnbuchhaltung
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Zusätzliche Dienstleistungen
Besuche der Filialen• Mindestens 3 Besuche während des 1. Jahres und 2 während
des 2. Jahres
• Zusätzliche Besuche auf Nachfrage/im Bedarfsfall
• Der erste Besuch wird der Dateneingabe und der Anwendung von CounterBooks gewidmet
• Besuche werden von dem zugewiesenen Steuerberater der Station vorgenommen
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Zusätzliche Dienstleistungen
Besuch der Filiale: Inhalt• Vorgehensweise zur Dateneingabe und Benutzung
CounterBooks
• Berichtserstellung
• Analyse der ökonomischen/finanziellen Situation
• MwSt (Vorgehensweise / Buchhaltung)
• Vorbereitung des Jahresabschlusses
• Budget / Bruttoverdienstspanne
• Steuer/ MwSt Änderungen
• Updates in CounterBooks
• Spezifische Fragen einzelner Filialen
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Zusätzliche Dienstleistungen
Jährliche Anpassung des Budgets• Jährliche Eingaben des Budgets und der Bruttoverdienstspannen
• Gegebenenfalls Hilfe bei der Erstellung des Budgets und den neusten Schätzungen
• Jährliche Überprüfung der Zielbruttoverdienstspannen
• Vergleich Ergebnis - Budget
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Schulung
Zusätzliche Dienstleistungen
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Zusätzliche Dienstleistungen
• Schulungsunterlagen
• Basisschulung
• Fortführende Schulung
• Praktische Schulung
• Theorie
• Übungen mit den eigenen Daten
• Schulung zum Berichtssystem
• Schulung für Fortgeschrittene
• Über Zeit, Anzahl der Schulungen und Anzahl der Teilnehmer muss entschieden werden
• Anwesenheit der Schlüsselpersonen ist Voraussetzung
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Implementierungsprozess
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Implementierungsprozess
Hardware / Software Anforderungen• Minimale Anforderungen
• Windows 2000 SP4
• 1Ghz, 256mb RAM
• Internet Explorer 5.5 SP2
• 128k/sec Broadband
• Adobe Acrobat 5
• Antivirus Software
• Third party firewall
• Empfohlene Anforderungen
• Windows XP SP2• 2Ghz, 512mb RAM• Internet Explorer 6.0• 512k/sec Broadband• Adobe Acrobat 7• Antivirus Software• Microsoft firewall
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Implementierungsprozess
• Vorgehensweise Buchhaltung
• Berichtsanforderungen• Franchisee• HO
• Schulung
• Eröffnungsbilanzen – Jahresabschluss
• Budgets
• Treffen mit Franchisees für Systempräsentation
• Change Management Angelegenheiten
• Unterstützung während der Implementierungsphase
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• Erste Schulung mit eigenen Daten (Monat 1)
• Zweite Schulung (Monat 2)
• Erster Besuch der Station (Monat 2-3)
• Zweiter Besuch der Station (Monat 6-7)
• Schulung zum Berichtssystem (Monat 9)
• Dritter Besuch der Station (Monat 10-11)
Implementierungsprozess
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Unterstützung neuer Franchisees
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Unterstützung neuer Franchisees
• One-to-one Training
• Gleiches Konzept wie für das Gruppentraining
• Option der Dateneingabe für die ersten Monate
• Falls notwendig:
• Unterstützung in allen administrativen Angelegenheiten• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung/ Budgetierung• Unterstützung bei finanziellen Debatten
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Zusätzliche Dienstleistungen
• Unterstützung bei Betriebsprüfungen
• Temporäre Dateneingabe (Neue Stationen/ Probleme)
• Steuerrückzahlung/ Steuerberatung
• Cash Flow und Budgetierung
• Unterstützung bei Insolvenzgefahr/ Liquiditätsproblemen
• Unterstützung bei Bankgesprächen
• Wirtschaftlichkeitsuntersuchung
• Gesellschaftsgründung
• Sonstiges
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Kosten
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Kosten
• Implementierung
• Buchhaltungsservice für Franchisees
• Zusätzliche Dienstleistungen
• Einmalige Entwicklungskosten
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Vorteile CounterBooks
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Geschäfts- und Finanzberichte sind stets „up-to-date“
Ein innovatives System, in dem alles über das Internet verar-beitet und organisiert wird
Kein Warten auf Daten und Auswertungen – Berichte sind sofort erhältlich, 24 Stunden am
Tag, 7 Tage die Woche
Echtzeitberichte...
Vorteile CounterBooks
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Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss
Bessere Kontrolle für Franchisegeber...
Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet Sie an keinen bestimmten Ort
Direkte Vergleichsmöglichkeiten der Filialen unter einander, kein Zusammentragen von Daten nötig
Unterschiedliche betriebswirtschaftliche Berichte, Auswertungen und Datenanalysen einzelner Filialen und Ihres ganzen Filial-Netzwerks einsehbar
Vorteile CounterBooks
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Ermittelt Gewinn und Verlust VOR dem Monatsabschluss
Interaktive Cash- und Bankabstimmung, Kreditoren- und Debitorenkonten Management
Bessere Kontrolle für Franchisenehmer...
Flexibel – Zugang von jedem PC mit Internetanschluss bindet den Benutzer an keinen bestimmten Ort
Eine konfigurierbare Schnittstelle mit Ihrem Kassensystem erspart Ihnen die manuelle Eingabe von Daten
Keine speziellen PC- und Buchhaltungskenntnisse benötigt, da einfache Handhabe
Kein Warten auf Meetings – Ein integriertes Nachrichten- und Helpdesksystem ermöglicht effiziente Kommunikation und Service
Vorteile CounterBooks
![Page 77: CounterBooks. CV Retail Limited CV Retail CV Retail Werdegang 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen in](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062417/55204d7349795902118c804c/html5/thumbnails/77.jpg)
Management Fragen - Probleme können früher erkannt und vermieden werden, da Daten online eingegeben werden und eine umfassende Betreuung durch den Steuerberater geleistet wird
Minimierung des operativen Risikos...
Sicherheit - Der Sever befindet sich im Datenzentrum eines professionellen deutschen Hosting Unternehmens; tägliche Sicherheitskopien werden erstellt
Vorteile CounterBooks
![Page 78: CounterBooks. CV Retail Limited CV Retail CV Retail Werdegang 1998 - Chantrey Vellacott DFK, einer der 20 führenden Wirtschaftsprüfungsunternehmen in](https://reader036.vdocuments.pub/reader036/viewer/2022062417/55204d7349795902118c804c/html5/thumbnails/78.jpg)
Geringere Kosten durch früheres Problemlösen und
sofort erhältlichen Berichten
Durch die eigene Dateneingabe werden Steuerberaterkosten und Zeit für die Aufarbeitung von Unterlagen reduziert
Reduzierte Kosten...
Papierdokumente, Bücher und das Versenden von Rechnungen
gehören der Vergangenheit an
Effizienteres Management von Netzwerken mit Zugang zu Dateneingabe und Berichten unterschiedlicher Filialen
Vorteile CounterBooks