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COVID-19 - Guía de cese de actividad

Guía.Diagnóstico Empresarial en tiempos de Covid-19

COVID-19 / MAYO 2021

Diagnóstico empresarial en tiempos de COVID-19 #ReactivateMurcia

Guía.¿Tienes claro el por qué y el para qué hacer el diagnóstico de tu negocio?

¿Cuáles son las preguntas correctas a las que me enfrento a la hora de realizar el diagnóstico de mi empresa?

¿Se ha visto afectado tu negocio por la COVID-19 y requieres de un diagnóstico para “resetear” tu empresa?

Si tu negocio parte de un problema, es fundamental el diagnóstico con la intención de hallar las causas y generar soluciones.

Entre las soluciones encontramos planes de mejora o estrategias.

El diagnóstico empresarial tiene como finalidad detectar las debilidades, amenazas o posibles fortalezas dentro de la organización, permitiendo a tu negocio definir el estado actual y tener unos resultados valorativos que sirvan para tomar decisiones en el factor tiempo, reestructurar la organización y cumplir con las metas proyectadas.

COVID-19 / MAYO 2021

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El diagnóstico empresarial se convierte en una herramienta de gran utilidad con el fin de conocer la situación actual de la empresa y los problemas que imposibilitan su progreso.

Actualmente, existen una gran variedad de metodologías para realizar un diagnóstico empresarial, donde algunas se enfocan a algunos aspectos de la empresa.

Para responder a tu preocupación, es imprescindible realizar preguntas claves, la base de todo diagnóstico empresarial.

Las empresas también “enferman”, por lo que requieren de tu atención para seguir creciendo de manera sana.

Es clave pensar en términos globales y no particulares o de áreas concretas dentro de la empresa. El diagnóstico no se centrará solamente en el ámbito financiero, sino que será un modelo de diagnóstico integral.

¿Qué acciones estás realizando para alcanzar

el objetivo de la empresa?

¿Dónde pretendes estar dentro de 3 o 4 años?

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¿Cuentas con equipamiento para

gestionar la información?

¿Aplicas mejoras e inno-vas en los procesos?

¿Haces cambios para mejorar la propuesta

de valor?

¿Conoces a tus clientes?

¿Qué canales utilizas para comunicarte con ellos?

¿Quiénes son tus principales competidores?

¿Comparas los precios con la competencia?

¿Qué tipo de información manejas y busca sobre

terceros en la empresa?

Preguntas tipo de un diagnóstico

¿Has pensado en alianzas con otras empresas o con proveedores?


HAZ CLIC en el título para ir directamente a la sección.

1. Clases de diagnóstico empresarial

2. Diagnóstico organizacional/funcional

3. Diagnóstico cultural

4. Diagnóstico integral

5. Áreas clave en el proceso de diagnóstico empresarial

6. La importancia del liderazgo en el diagnóstico empresarial

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Índice


Diagnóstico integral

Está conformado por las múltiples funciones a aplicar en cuanto a variables empresariales en el análisis. Un ejemplo, es el diagnóstico de competitividad, donde podrás conocer las debilidades, las amenazas, las fortalezas y oportunidades que presenta tu negocio respecto a la competencia en el mercado.

Diagnóstico funcional

Establecerás comunicación entre los diferentes factores e incidencias de tu negocio que afectan a la organización entre los trabajadores en los diversos ámbitos productivos y sociales. Este diagnóstico facilitará mediante el uso de cuestionarios, entrevistas, sistematización de experiencias y análisis grupal, establecer los mecanismos de comunicación generales de toda la organización.

Diagnóstico cultural

Muestra el clima organizacional en función de los principios y valores compartidos por los integrantes de la organización (factores sociales, espirituales, materiales y estructurales, etc.) que definen el comportamiento organizacional. Este análisis se realizará mediante técnicas como entrevistas y cuestionarios, técnicas proyectivas, entre otras.

El diagnóstico empresarial los clasificamos, en su mayoría, en cuatro grupos, diferenciándolos por la función de sus características y aplicaciones.

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Clases de diagnóstico empresarial


Contar con la disposición, la intención de cambio

y el compromiso de respaldo de todos los

miembros de tu empresa, trabajando al unísono en un interés común,

la transformación interna del sistema.

Recopilación de la información necesaria

para no desviar ni entorpecer el proceso

de diagnóstico.

REQUISITOS PARA EL ÉXITO DE UN DIAGNÓSTICO ORGANIZACIONAL:

A continuación, profundizaremos en las dos tipologías de diagnóstico más utilizadas, la organizacional y la integral.El diagnóstico funcional debe iniciarse desde el origen de tu empresa, teniendo en cuenta su visión, misión, y propósitos definidos desde la estrategia principal de la organización.Cada estrategia diseñada va dirigida hacia el logro de los objetivos, donde éstos deben ser lo más eficientes y claros posibles.

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Diagnóstico organizacional/funcional


Diagnóstico organizacional/funcional Regresar al Índice

El diagnóstico funcional está orientado al análisis de las estructuras de tu negocio, formas e informales de la comunicación, las prácticas utilizadas de la comunicación aplicadas a la producción, la satisfacción del personal, el mantenimiento de la organización y la innovación.

OBJETIVOS:

Evaluar la estructura interna formal e informal del sistema de comunicación y de los diferentes canales de comunicación de tu empresa.

Analizar los sistemas que integra la empresa, los procesos de la comunicación a nivel interpersonal, grupal y departamental.

Impulsar la mejora de comunicación de los sistemas y procesos de la organización con entidades públicas y privadas.

Fomentar el papel fundamental, la eficiencia y la necesidad del uso de la tecnología de la comunicación organizacional.

Evaluar el impacto que generan los procesos de comunicación, en el ambiente de trabajo, en la productividad de los procesos, el compromiso y el trabajo que se realiza en equipo.



MÉTODOS Y TÉCNICAS:

Entrevista

Te permitirá recoger información que puede ser analizada de forma minuciosa, desde sus detalles, hasta una conversación personal con los miembros de una organización. Se puede complementar con los cuestionarios.

Cuestionario

Mediante los cuestionarios, podrás recoger mayor cantidad de información y alcanzar gran parte de tu público objetivo de una manera más rápida y más económica. Facilita el posterior análisis estadístico.

Análisis de transmisión de mensaje

Consiste en un cuestionario especializado que aflora los procesos de difusión del mensaje de tu negocio desde su punto de origen hasta que logra alcanzar a los diferentes miembros de la misma. Te permite conocer el tiempo que toma la difusión de un mensaje, su proceso comunicativo, quiénes bloquean la comunicación, las redes de comunicación informal y la manera de cómo se procesa la información.



Análisis de experiencias críticas de comunicación

Servirá para que puedas conocer las experiencias positivas y negativas que existen dentro de la organización, así como su eficiencia.

Análisis de redes de comunicación

Facilita el análisis de la estructura de comunicación de una organización y su efectividad. Podrás evaluar quién se comunica con quién, qué grupos existen dentro de tu empresa, los bloqueos que sufre la información, el contenido de la comunicación y el tráfico de datos.

La entrevista grupal

Con esta técnica seleccionas un determinado número de miembros representativos de tu empresa que serán entrevistados como grupo. La entrevista se suele centrar en aspectos críticos de la comunicación organizacional.


Analizar el papel de la comunicación en la

creación, mantenimiento y desarrollo de la cultura

de tu negocio.

OBJETIVOS: CATEGORÍAS:

Los valores y principios básicos de tu negocio se identificarán a través de las vías utilizadas para manifestarlos. Cuanta más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico. Las categorías que puedes encontrar son; Espirituales (ideología, historia, mitos, etc.), Conductales (comportamiento no verbal, lenguaje, rituales, etc.), Estructurales (políticas, normativa, procesos, etc) y Materiales (instalaciones, equipo, etc.)

El diagnóstico cultural permite descubrir los valores y principios básicos de tu empresa, el grado de conocimiento sobre ellos, si son compartidos por sus miembros y si van en sintonía con el comportamiento organizacional.

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Diagnóstico cultural


Técnicas cualitativas

Observación

Técnicas cuantitativas

Entrevistas individuales

Análisis de documentos

Discusión grupal

Técnicas proyectivas

Entrevistas personales

Encuestas telefónicas

Encuestas por correo

Encuestas por internet

Diagnóstico cultural Regresar al Índice

MÉTODOS Y TÉCNICAS:

El diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas, siendo las más conocidas y utilizadas, dos de ellas; el Enfoque Cualitativo y el Cuantitativo.

Con el enfoque cualitativo se busca la medición precisa de ciertas variables preestablecidas y su posterior comparación, mientras que el enfoque cuantitativo depende más de la interpretación del analista en cuanto al tratamiento de datos.


OBJETIVO PRINCIPAL:

Tu negocio está enmarcado por el cumplimiento de los objetivos diseñados y de las estrategias a implementar, por lo que es importante ser conscientes de la evolución empresarial que experimentas a diario y los cambios que se presentan en tu organización.

El diagnóstico empresarial te permite conocer el estado actual en que se encuentra su organización, por lo que es necesario aplicar los métodos correctos para lograr identificar los procesos y el flujo de información que fluye en el sistema.

El diagnóstico funcional/organizacional y cultural cubre dos aspectos muy importantes en tu negocio, donde a través de técnicas como la entrevista, cuestionarios, etc., recoges información específica para el análisis.

Como empresario, el diagnóstico integral se convertirá en una herramienta de apoyo en la toma de tus decisiones.

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El principal objetivo de este diagnóstico es realizar un análisis con las mejores prácticas, basadas en los modelos internacionales como la ISO 9000, BMP, entre otros, que te permitirán conocer el comportamiento de tu negocio frente a las prácticas de calidad internacionales establecidas.


Balanced scorecard (BSC)

Es una herramienta, en la que a través de un conjunto de indicadores con un peso de medida, muestran en un reporte global el estado en que se encuentra la estrategia principal de

tu negocio. Previamente, habrás definido la estrategia principal de tu

empresa, enfocada en la Misión y Visión del negocio. El siguiente paso se centra en el diseño de los objetivos agrupados bajo unas perspectivas, financiera, cliente, interna, aprendizaje y crecimiento.

Con el diseño de cada objetivo, podrás definir los indicadores

medibles que permitan alcanzarlos y conocer el alcance de la perspectiva y el grado de cumplimiento de la estrategia.

Los recursos necesarios para realizar un diagnóstico a través de un Balanced Scordcard pivotan en torno a la importancia de asignar los equipos claves de cada objetivo y el papel que cada responsable va a llevar a cabo sobre la implementación

del Balanced Scordcard.



Diagnóstico integral Regresar al Índice

Con la información recogida y analizada en el diagnóstico integral, podrás fácilmente interpretar y detectar las mejoras en los procesos organizacionales internos.

Esta información te permite analizar, tomar decisiones y diseñar los planes, estrategias y programas para balancear

los recursos y obtener un desempeño óptimo del rendimiento del negocio con el fin de alcanzar una mayor eficiencia los objetivos previstos.

Entre las herramientas más utilizadas para el diagnóstico integral, encontramos:

Matriz DAFO

Es una herramienta de diagnóstico empresarial que te permitirá analizar diversos elementos, tanto internos como externos, de programas y proyectos de tu empresa. Se representa a través de una matriz donde se analiza la situación competitiva utilizando las debilidades, oportunidades, amenazas y fortalezas.

La matriz DAFO se centra en los factores prioritarios para el éxito de la empresa, destacando las fortalezas y las debilidades diferenciales internas al confrontar de manera objetiva y realista con la competencia y con las oportunidades y amenazas claves del entorno.

Matriz DAFO

AmenazasFortalezas

Debilidades Oportunidades


¿Quién garantiza el cumplimiento de

mis objetivos?

¿Cuándo sabré si los objetivos que he diseñado

son los más adecuados para mi negocio?

¿Cuándo debo tomar acciones correctivas y/o preventivas para

alcanzar la excelencia, cumplir los objetivos y

obtener ganancias?

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Algunas de las preguntas que debes hacerte para saber si tu negocio requiere de un diagnóstico empresarial a través de BSC son:


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Áreas clave en el proceso de diagnóstico empresarial

Financiera: Comprende el área contable y de gestión de la empresa, evalúa todos los datos relacionados con números y analiza cuál es la situación actual. Te facilitará conocimientos sobre tus inversiones y fuentes de financiación.

Consumidores: Evalúa todos los datos relacionados con el comportamiento de tus clientes y su trato.

Comercial: Se centra en mantener la excelencia en la relación con los clientes, así como, su fidelización. Con el despliegue de una óptima estrategia de ventas, conseguirás un mejor posicionamiento en el mercado y la consecución de los objetivos de ventas que permitan incrementar tu cifra de negocios.

Personal: Realiza una comparativa con las capacidades que posee el personal activo de la empresa y las que teóricamente se deberían de tener para alcanzar altos niveles de eficiencia.

Con independencia de la tipología de diagnóstico empresarial que decidas implementar en tu negocio, tienes dos áreas claves en las que debes incidir durante el análisis, el área financiera y comercial.


Llevas años con tu negocio, o quizás,

decidiste emprender hace meses.

Consolidaste tu posición en el mercado y las ventas

iban creciendo. Tu proyecto semilla estaba dando sus frutos porque

habías conseguido inversores que apostaran

por la viabilidad.

Y ahora, de forma inesperada, nos azota una pandemia global causada

por el SARS-Cov 19 haciendo temblar

todos los cimientos de lo construido.

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Porque sin estabilidad financiera, no hay crecimiento:

Con el diagnóstico financiero obtendrás un informe preliminar de la salud económico-financiera de tu empresa, basado en mediciones objetivas mediante indicadores clave y el análisis de evolución sobre los estados financieros.

El diagnóstico financiero te dará una “primera conclusión objetiva” sobre la situación, pero nunca sustituirá al análisis económico-financiero global de la empresa.

Áreas clave en el proceso de diagnóstico empresarial

ANÁLISIS FINANCIERO:


Regresar al ÍndiceÁreas clave en el proceso de diagnóstico empresarial

ÁREAS A CUBRIR POR EL ANÁLISIS FINANCIERO:

LA RENTABILIDAD

Indicadores:

Rentabilidad: Se centra en la actividad de tu negocio y su capacidad de generar beneficios.

Equilibrio financiero: Se centra en la capacidad de inversión y la calidad de financiación de tu empresa.

Endeudamiento, liquidez y solvencia: Se centra en la capacidad de generar caja y satisfacer pagos.

Rentabilidad de la actividad: Ingresos por ventas/Gastos soportados

Rentabilidad de la inversión (ROA): Beneficio neto/Activos totales

Rentabilidad sobre fondos propios (ROE): Beneficio neto/Patrimonio neto

Con el análisis de la rentabilidad medirás la relación entre los recursos invertidos y el beneficio obtenido por los mismos.



EL EQUILIBRIO FINANCIERO

Indicadores:

Fondo de maniobra: Activo corriente/Pasivo Corriente

Rotación de inventarios: Coste de bienes vendidos/Promedio de inventario

Período promedio de cobro: [Clientes medios/(Ventas x (1+IVA)) x 365]

Período promedio de pago: (Saldo medio de proveedores/compras) x 365

Rotación de los activos totales: Ingresos netos/Promedio de activos totales

Mediante el equilibrio financiero medirás la integridad y la coherencia entre los recursos de tu empresa y la fuente de financiación con la intención de detectar posibles problemas de capacidad para hacer frente a tus obligaciones dentro de los plazos requeridos.



ENDEUDAMIENTO, SOLVENCIA Y LIQUIDEZ

Indicadores:

Nivel de endeudamiento: Total pasivo/Patrimonio Neto

Calidad de endeudamiento: Pasivo corriente/Total de pasivo

Ratio de solvencia: Activo total/(Pasivo corriente + Pasivo no corriente)

Ratio de liquidez: Activo corriente/Pasivo corriente

Ratio de liquidez inmediata: Efectivo en caja y bancos/Pasivo circulante

A través de los ratios de endeudamiento podrás conocer cómo de saneado se encuentra tu negocio, la autonomía financiera que dispones y la capacidad de generar cash, permitiéndote una optimización de la utilización y gestión de ellos para evitar recursos ociosos.


Emisión del diagnóstico

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Datos generales

Te permitirán asentar las bases para un análisis posterior a la situación concreta de tu empresa. Es imprescindible contar con datos como; Nombre de la empresa y fecha de constitución, sector y actividad, tipología y cantidad de productos vendidos o servicios ofrecidos, plantilla media y estructura interna, canales de venta y distribución, entre otros.

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FASES PARA LA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS FINANCIERO:



ANÁLISIS COMERCIAL:

Realizando un diagnóstico comercial podrás identificar, analizar e interpretar los datos de tu negocio en un momento concreto del tiempo, ver su evolución y prever posibles necesidades.

Con el diagnóstico comprenderás cuáles son las áreas más importantes de la empresa y, dependiendo de esta importancia, diseñar el plan estratégico se convertirá en el siguiente paso a dar.

Comparar tu beneficio actual permitirá saber de dónde partes, dónde estás y a dónde quieres llegar. Por lo que cada uno de estos datos puede indicarte lo que necesitas mejorar y lo que puedes esperar de ello.

El diagnóstico comercial facilita el grado de madurez de tu negocio, sacando a la luz si estás en un nivel primario o si ya eres lo suficientemente maduro como para ampliar horizontes e incorporar nuevos objetivos a los ya establecidos.

Con el diagnóstico comercial es posible saber exactamente dónde están los errores y qué está fallando en tu empresa para llegar a un nuevo nivel de administración y optimización de la gestión.



LA IMPORTANCIA DE UN ANÁLISIS COMERCIAL

Comprobar la efectividad de las estrategias y los procesos organizacionales. Esto te permitirá conocer qué está funcionando y lo que debe modificarse o eliminarse del sistema.

Mejoras en la comprensión del rendimiento del negocio. El diagnóstico empresarial te ayudará a entender con mayor facilidad el funcionamiento y

el rendimiento en la empresa.

Identificar debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas para facilitar el diseño de las líneas estratégicas y de acción.

Determinar las brechas de habilidades en tu fuerza laboral que permitan conocer el potencial de tus empleados junto con las necesidades de la empresa.

Te ayudará a planificar y diseñar actividades de capacitación y gestión profesional, mejorando la motivación de los trabajadores, haciéndoles partícipes de la gestión

de la empresa y consolidando su compromiso durante su desempeño en el puesto de trabajo.

El análisis comercial se utiliza para:



FASES PARA LA REALIZACIÓN DEL ANÁLISIS COMERCIAL:

Analizar el resultado

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Formular las preguntas correctas según la situación actual de tu negocio

Diseñar una hoja de trabajo de diagnóstico comercial facilita toda la estructura de preguntas y áreas.

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Responder las preguntas de la manera más honesta posible

Cuanto más realista y sinceras sean las respuestas, mayor calidad presentará el análisis comercial, permitiendo el diseño de los planes de acción y, la posterior ejecución de las líneas estratégicas.

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Desarrollar las estrategias y planes de acción


Necesitas personas en tu equipo capacitadas y motivadas para facilitar los procesos de cambio

y desarrollo social.

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La importancia del liderazgo en el diagnóstico empresarial

Para conseguir que tu negocio perviva en el tiempo, necesitarás de un cambio significativo en las estrategias que usas en el área de personal, o también llamada de recursos humanos, no sólo a nivel organizacional sino también educacional.Como empresario, debes contar en tu equipo con personas que, además de un nivel de cualificación adecuado al cargo, desarrollen su capital intelectual para ser más autónomos, amplíen su repertorio conductual para ser más flexibles y muestren capacidad en la toma de decisiones.

El objetivo es ser un líder eficaz, tener claro los objetivos que persigue tu negocio y las decisiones a tomar en sintonía con la misión y los valores de tu empresa. Como líder, tu atención se centra en motivarles, inspirarles e involucrarles en esa tarea que requiere el esfuerzo de toda la organización.


Regresar al ÍndiceLa importancia del liderazgo en el diagnóstico empresarial

La aparición de la pandemia causada por la Covid-19 ha llevado al extremo y puesto a examen las capacidades de dirección, planificación y gestión de los líderes en las empresas, los cuales se han visto forzados a proyectar y ejecutar cambios significativos en distintos aspectos:

Las dos características que identifican a un líder nato son la objetividad y la humildad. Bajo estas dos dimensiones, pivotan las personas que dirigen proyectos, empresas u organizaciones, fundamentales no sólo para alcanzar los objetivos previstos, sino para crear el clima organizacional adecuado que permita el triunfo de la empresa y de los propios trabajadores en sí mismos.

El líder debe ser consciente e identificar si está capacitado para adaptarse a la situación actual o ha cambiado, ante situaciones como las actuales, es necesario que la persona que dirija la organización tome decisiones acertadas en el corto plazo sin ver afectado sus cualidades personales.

Modificaciones en la producción, distribución y venta de tus productos o servicios dadas las preferencias emergentes de los consumidores ante los cambios de tendencias en el consumo.

El uso de la infraestructura tecnológica y física, el rediseño y optimización de los procesos de trabajo y del mismo modelo de negocio en sí.


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¿CÓMO PODEMOS DEFINIR EL LIDERAZGO?


“Capacidad de innovar, de permanecer flexible y adaptable, de fijar metas ambiciosas, de pensar globalmente, de actuar con rapidez, de asumir riesgos”

Es importante esclarecer la notable confusión existente entre el concepto de liderazgo y el concepto de gestión.

Los líderes están destinados a generar cambios basados en valores e ideales. En cambio, los gerentes velan por el cumplimiento de las obligaciones contractuales establecidas y por los objetivos establecidos.

Los gerentes valoran la estabilidad, el orden, la eficiencia, mientras que los líderes priorizan la flexibilidad, la innovación y la adaptación. Los gerentes se ocupan de definir cómo llevar a cabo las estrategias y forman a las personas para que las realicen de forma apropiada. Los líderes, sin embargo, se preocupan por las necesidades de cada una de las personas que componen su equipo o división y además las hacen participar en la toma de decisiones.


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PROPUESTAS PARA SER UN BUEN LÍDER EN TU NEGOCIO


Cultivar las relaciones con tus empleados, mostrarles atención, orientación y empatía. Tu empresa no crecerá por obra de una persona sino por la unión de todo el equipo. Está demostrado que si tu equipo se siente apoyado y reconocido en su trabajo, aumentarán sus productividades.

Organizar reuniones periódicas con tu equipo con el fin de estrechar lazos y fomentar la comunicación entre todos los miembros, aclarar aspectos que puedan estar confusos, y hacer a los empleados partícipes de la situación real de la empresa en cada momento.

Fomentar la formación continua de empleados y directivos. El conocimiento que se posee nunca es suficiente.

Coaching empresarial, con el objetivo de desarrollar habilidades específicas como la toma de decisiones, la administración del cambio o la capacidad organizativa.

Promover desde la dirección un ambiente de entusiasmo y positividad. Los entornos laborales difíciles y tensos no favorecen el rendimiento laboral.


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LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL DEL LÍDER


La comunicación se convierte en una herramienta estratégica clave en tu papel como líder de tu negocio, debido a la necesidad que existe en la expresión de ideas, en la organización de procesos y dirección de tu equipo de trabajo.

La forma y el lenguaje que utilices para comunicar tus ideas es determinante a la hora de generar confianza, expectativas y buenos resultados. Se convierte en indispensable la concienciación como gerente de tu negocio de la importancia de la comunicación organizacional como base de un liderazgo efectivo con el fin de crear y consolidar un vínculo con todos los miembros de la empresa que facilite la consecución de objetivos, las inquietudes y la adaptación a la implementación de futuros procesos de mejora.

COVID-19 - Guía de cese de actividad

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