La SfidaIl rapporto di Harveys con OKI è iniziato diversi anni fa. Durante tutto questo periodo, l'azienda ha utilizzato dispositivi di stampa a colori e in bianco e nero OKI. Tuttavia, Harveys ha utilizzato anche dispositivi di altri fornitori che sono installati presso le sue diverse sedi. Nel tempo, questo approccio si è rivelato piuttosto difficile da gestire, sia dal punto di vista logistico che amministrativo, in particolare considerando la rapida crescita dell'azienda e l'apertura regolare di nuovi negozi.

Harveys ha riscontrato varie difficoltà nel controllare l'acquisto di diversi tipi di materiali di consumo. I contratti di servizio e le garanzie di cui disponeva l'azienda, offrivano solo informazioni limitate su quantità e costi di stampa.

Informazioni sul clienteHarveys Furniture è la più grande azienda specializzata in mobili di arredamento nel Regno Unito, con oltre 160 negozi in tutto il paese. Poiché l'azienda vende una gamma completa di arredi per soggiorno e sala da pranzo, ha bisogno continuamente di risorse di stampa di alta qualità. Per soddisfare questa esigenza occorrono necessariamente stampanti affidabili e robuste e un modello di stampa in grado di ridurre i costi e migliorare l'efficienza operativa in tutta l'azienda e, contemporaneamente, avere un impatto limitato sull'ambiente e aumentare la produttività.

Case study OKI

Crescita continua di Harveys con Managed Print Services di OKI

IL SERVIZIOOKIINCLUDE

risposta in loco

entro 4 ore

Settore d'impiego: Vendita al dettaglio Soluzione: Managed Print Services Luogo: Regno Unito

La gestione delle stampanti stesse stava iniziando a diventare sempre più complessa. In ogni negozio Harveys erano installati due singoli dispositivi, quindi in caso di guasto o fine del ciclo di vita di uno dei due dispositivi, l'azienda era costretta a sostituirlo con uno dello stesso tipo oppure a sostituire entrambi i dispositivi.

Ciascuna delle stampanti gestiva un carico di lavoro elevato ed era utilizzata frequentemente per la stampa degli ordini di vendita, pertanto, l'affidabilità e la resistenza dei dispositivi era fondamentale per Harveys. Ogni acquisto di un cliente può richiedere fino a 7 pagine, più altre 9 pagine se l'acquirente sottoscrive un contratto di finanziamento. Harveys utilizza anche la funzionalità a colori delle stampanti per progettare e produrre documentazione per il punto vendita (POS) e di marketing in grado di catturare l'attenzione, spesso a breve preavviso, da integrare nelle promozioni in negozio.

La SoluzioneQueste considerazioni sono state tutte fattori chiave alla base della decisione di Harveys di standardizzare le sue soluzioni OKI e sottoscrivere un contratto di servizio centralizzato con Printware, un rivenditore OKI, nell'ambito dell'offerta della soluzione Managed Print Services (MPS). Questo contratto è stato completamente personalizzato in base alle esigenze di Harveys.

Cameron Mitchell, Direttore Generale di Printware, ha dichiarato: "OKI, Printware e Harveys hanno lavorato insieme per progettare la soluzione. Lavorando in team, abbiamo compreso gli obiettivi di Harveys e realizzato tali obiettivi offrendo i prodotti giusti, con il supporto dell'innovativa soluzione MPS di Printware".

" Il tempo di risposta entro quattro ore è una condizione del contratto, quindi siamo certi che eventuali problemi verranno risolti rapidamente".

Mark Spicer, Direttore IT, Harveys

OKI ha aiutato Harveys a identificare questa esigenza tramite una valutazione dettagliata del suo parco stampanti esistente e dei suoi tipici flussi di lavoro di stampa. Sulla base di questa valutazione, OKI ha implementato i dispositivi adeguati presso le sedi di Harveys.

OKI ha installato una stampante a colori A4 ES2632 e un prodotto multifunzione ES5460 (MFP) in ciascuno dei 160 negozi di Harveys nel Regno Unito, per un totale di 320 unità, insieme a quattro stampanti A3 ad alto volume OKI ES3640 presso la sede centrale a Cheltenham. Ha anche installato stampanti in una vasta gamma di aziende associate, tra cui: Bensons For Beds, che ora ha installato una singola soluzione ES2632 in tutti i suoi 200 negozi nel Regno Unito; Bed Sheds, che ha implementato la stampante nei suoi 40 outlet nel Regno Unito e Reid Furniture, che aveva 35 dispositivi installati.

Tuttavia, le stampanti stesse erano solo uno degli elementi, anche se critico, della soluzione MPS generale offerta, che includeva anche una gamma di servizi, tra cui pianificazione, gestione, manutenzione/supporto continuo e monitoraggio dei dispositivi.

Nei servizi forniti era incluso un servizio di risposta in loco entro quattro ore con riparazione garantita entro due giorni lavorativi, sebbene i problemi spesso vengano anticipati dal software di gestione del parco macchine intelligente, che monitora le sedi ed è in grado di identificare potenziali problemi per consentire un intervento preventivo. Il software consente anche a Printware di gestire l'uso dei materiali di consumo ed evitare tempi di inattività delle macchine grazie al rifornimento anticipato.

I VantaggiHarveys è soddisfatta del suo nuovo contratto MPS. In base ai termini del contratto, l'azienda si impegna a garantire un determinato volume di stampa a colori e in bianco e nero ogni trimestre, che si traduce in un costo fisso per il periodo. Se Harveys aumenta il volume, è previsto un ulteriore costo fisso per pagina, per stampa a colori e in bianco e nero.

In base al contratto, inoltre, l'azienda ha diritto a un pacchetto di servizi di 42 mesi, che copre parti di ricambio, manodopera e assistenza. Harveys si aspetta una riduzione significativa dei costi per il periodo del contratto.

Mark Spicer, Responsabile reparto IT di Harveys, ha descritto i vantaggi del nuovo approccio: "Eravamo certi che, nonostante la crisi economica, il nostro volume di stampa sarebbe aumentato nel tempo. Eravamo anche consapevoli che i costi dei materiali di consumo stavano aumentando rapidamente al momento. Pertanto, è un vantaggio notevole essere in grado di limitare in modo efficiente i nostri costi per il periodo del contratto adottando un approccio MPS pianificato attentamente e studiare il nostro budget in modo più preciso, sicuro ed evitando spiacevoli sorprese".

Printware consente ad Harveys di controllare in modo ancora più efficiente la situazione, offrendo report di budget dettagliati ogni tre mesi, in base ai volumi di stampa effettivi associati a ciascun dispositivo, e consentendo, quindi, ad Harveys di estendere il ciclo di vita del suo parco stampanti. Se un dispositivo viene utilizzato frequentemente, mentre un altro è sottoutilizzato, le sedi possono scambiare i due dispositivi per equilibrare l'usura delle singole stampanti.

Vantaggi a colpo d'occhio: • Maggiore visibilità finanziaria

e controllo del budget • Monitoraggio continuo del parco

stampanti per identificare in anticipo eventuali problemi di manutenzione

• Ottimizzazione delle stampanti in base ai requisiti del negozio

Il FuturoNell'attuale situazione economica, molte organizzazioni stanno cercando dei metodi per identificare e ridurre i costi e, contemporaneamente aumentare la produttività. Avere spese mensili prevedibili, oltre all'accesso a informazioni dettagliate sull'uso, semplifica notevolmente il processo di budget e consente agli utenti di ottenere il massimo valore dalle proprie soluzioni di stampa.

Per un'azienda di successo e in rapida crescita come Harveys, che ha costantemente necessità di documentazione stampata ed efficienza operativa, i vantaggi di costi fissi e prevedibili, visibilità nei costi e risparmi in generale sui budget di stampa possono essere fondamentali. Con il suo nuovo contratto per servizi di stampa gestiti, l'azienda può guardare al futuro con la sicurezza che le capacità di stampa in azienda aiutino a promuovere l'efficienza operativa e a battere la concorrenza.

Il miglioramento continuo offerto da questa soluzione consente di aumentare ulteriormente i risparmi durante il periodo del contratto.

"Oltre a tutto questo, abbiamo il vantaggio aggiunto di ricevere nuove soluzioni di stampa di alta qualità, solide e affidabili e di marca, completamente gestite e supportate da un singolo fornitore", ha aggiunto Spicer. "Il tempo di risposta entro quattro ore è una condizione del contratto, quindi siamo certi che eventuali problemi verranno risolti rapidamente".

La combinazione di MFP e stampanti indipendenti in ciascuna sede Harveys offre ulteriore tranquillità. "Avere due soluzioni significa poter essere sempre attivi anche in caso di guasto di un dispositivo", ha detto Spicer. "Avere un dispositivo MFP OKI in ciascuna sede significa anche che qualsiasi documentazione cartacea che arriva in negozio può essere sottoposta a scansione nel sistema e acquisita in modo elettronico per essere inviata via e-mail all'ufficio centrale. Non sarà più necessario inviare i documenti tramite fax".

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Il programma Smart Managed Print Services di OKI comprende una gamma di metodi e strumenti comprovati e collaudati per stabilire lo stato corrente dei costi e dei processi relativi alla stampa di un'organizzazione, prima che OKI possa creare una proposta professionale su misura tale da soddisfare tutti i requisiti specifici del singolo cliente. I nostri dipendenti del reparto tecnico e vendite lavorano a stretto contatto con i nostri

partner principali per offrire un approccio Managed Print Solutions con il massimo valore per i clienti.

www.oki.com/eu

Le immagini mostrate sono state prese a solo scopo illustrativo da fotografie stock e non rappresentano la gamma di prodotti dell'azienda.

" Abbiamo il vantaggio aggiunto di ricevere nuove soluzioni di stampa di alta qualità, solide e affidabili e di marca, completamente gestite e supportate da un singolo fornitore".

Mark Spicer, Direttore IT, Harveys