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ＥＣＭオープン研究会

２００８年１０月１５日

日本画像情報マネジメント協会ＥＣＭ委員会委員上級内部統制管理士

溝上卓也

内部統制・CSRを支援するECMの役割


目次

■ JSOXにおけるECM貢献分野サーベイ■ JSOXの現場での困りごと■紙の電子化事例検討

■紙証憑の電子化手法スタディ


■JSOXにおけるECM貢献分野サーベイ・ECMは金融商品取引法（JSOX)ではどんな場面で有効なんだろう。


1.1 内部統制活動とＥＣＭによる貢献分野

情報の流れ

システムサポート統制

重要な勘定科目に関わる業務ﾌﾟﾛｾｽ、ｱﾌﾟﾘｹｰｼｮﾝの評価⇒「各業務が正しく処理されていることの証明」

IT業務処理統制

ITインフラの開発・管理の評価⇒「データの正当性を保証できるシステムであることの証明」

IT全般統制

経営者の資質・従業員への教育等の評価⇒「信用に足る組織・制度・人員であることの証明」

IT全般運営規定の評価⇒「信用に足るITの運用であることの証明」

IT全社的統制

全社的統制

ＥＣＭの貢献できる分野

ＥＣＭ環境の前提条件出典）「システム管理基準追補版（財務報告に係るIT 統制ガイダンス）平成１９年３月３０日経済産業省」に、加筆。


整備フェーズ改善・強化フェーズ企業に必要

な対応

企業価値

法の要求レベル

▲

現在

あるべき姿•経営効率の向上•戦略の共有• リスク体制の強化•監査の円滑化•情報開示への活用• IT基盤の強化

内部統制強化と

企業価値向上イメージ

文書化作業等による可視化を通じ改善点を把握

整備後

ITを活用した抜本的改善による内部統制強化

単なる性急なITの導入による対策を試みるのではなく、「整備フェーズ」にて徹底的可視化を行うことで、確実な内部統制強化を実現

内部統制レベル

最低限の内部統制整備を行うだけでなく、金融商品取引法（日本版SOX法）対応を契機に、企業価値向上を目指すことを推奨。

ITを活用した

経営基盤の強化

1.2 内部統制再構築

内部統制再構築

内部統制は従来から企業内に存在しており、既存の内部統制の考え方・仕組みを最大限に活かし、金融商品取引法（日本版SOX法）へ対応することが最善の方法。

整備

フェーズ改善・強化

フェーズ

ＥＣＭの貢献できる分野

出典）「第3回内部統制とＩＴフォーラム 2006年10月31日日立ソフト講演資料」に加筆


1.3 ＡｆｔｅｒＪＳＯＸとＥＣＭ適用拡大

レベル1：J-SOX以前の、個社レベルでのガバナンスを確立した状態。レベル2はJ-SOXに基づいて財務報告にかかる内部統制を確立した状態。レベル3はJ-SOXに基づく内部統制に加えて、業務の有効性・効率性やコンプライアンス（法令順守）に関する内部統制を確立した状態を表す。この段階で、グループ全体の業務の標準化や共通化が実現できているとする。

レベル4：レベル3の内部統制のレベルに加えて、企業戦略の実現にかかわるリスクマネジメントの体制を国ごとに整備する。レベル5：レベル4の状態を世界レベルで整備することを表す。この段階になれば、グローバルな連結経営が実現可能になる。

ＥＣＭ適用


Collaborationコラボレーション

Continuity継続性

Cost費用対効果

Complianceコンプライアンス

CustomerRelationship顧客サービス

ECMEnterprise Content Management

統合文書情報マネジメント

1.4 ＥＣＭの導入メリットとＪＳＯＸへの貢献

Source JIIMA ECM © 2008

ＪＳＯＸレベル２～

ＪＳＯＸレベル３～




JSOXレベル２：J-SOXベースの内部統制JSOXレベル３：包括的な内部統制JSOXレベル４：リージョナルERMJSOXレベル５：グローバルERM


1.5 ＥＣＭ導入のメリットとＪＳＯＸへの貢献

初期導入時のシステム開発コストの削減紙文書などの取り扱いに要する時間の削減ストックスペースの削減業務プロセスに要する時間の削減（生産性の向上）ＴＣＯの削減新規業務プロセス設計に掛かる開発コストの低減

コストの削減

定量的

Cost

迅速な応答一元化された顧客情報管理個人情報保護の徹底

顧客サービスの向上

業務プロセスの見える化厳格なアクセス管理と履歴管理業務ルールに遵守したワークフロー

コンプライアンス

一元化された顧客コンテンツの長期デジタル保存コンテンツの多重化保存シームレスなＷｉｎｄｏｗｓ環境によるシステム構築

事業継続性

顧客コンテンツの共有による部門間連携の強化企業レベルの業務プロセス構築ＥＲＰとの連携

コラボレーション

定性的

Collaboration

Continuity

Customer Relationship

Compliance

Source JIIMA ECM © 2008

ＪＳＯＸレベル２～



ＪＳＯＸレベル３～ＪＳＯＸレベル３～

■ＪＳＯＸ観点からはコンプライアンスへの対応の優先順位が高いが、■企業の競争力強化視点からはコスト削減、顧客サービスの向上等も必要になってくる。


■JSOXの現場での困りごと• ワークフロー化できなければ、ECMの導入意義なしか。

• 紙帳票をなくさないと、ECM導入の意義なしか。


2.1 コンプライアンス重視時代の到来

個人情報保護法新会社法

JSOX金融商品取引法

プライバシーマークＩＳＭＳ

ＦＩＳＣＰＣＩＤＳＳインサイダー取引防止金融商品取引法第166 条・第167 条

営業部門製造部門設計部門調達部門広報部門人事部門品質保証部門

輸出管理部門

法規制法規制

製造物責任法

法規制規格取得・監査

国税 ISO19001ISO14001

法規制外部監査・査察

税務署

金融庁

監査法人

自己点検内部監査外部監査査察・訴訟

各部門担当者はさまざまな自己点検・内部監査・外部監査対応を求められている


2.2 まだまだ紙でのエビデンス保管は多い

• 内部統制のエビデンスにはまだまだ紙が多い

発注書見積り書生損保保険申込書約定管理各種請求書・注文書住宅ローン申込書求職申込書支払請求、明細書確定申告

決裁文書稟議書連絡文書社内申請書オフィス文書イントラ用ＷＥＢコンテンツ企業の財務報告・記録文書事業計画書社内規定集、教育資料契約書メッセージ（Ｅメール）

ＷＥＢコンテンツ販売促進用マニュアル製品カタログ販促用ビジュアルイメージ音声・映像ストリーミング

ビジネスコンテンツBusiness Content

販売促進コンテンツPersuasive Content

トランザクションコンテンツTransaction Content


2.3 JSOX現場の声

■いろんな自己監査、外部監査で、エビデンス（証憑）の提出を求められるケースが増えた。■紙で管理していることが、多く。エビデンス（証憑）の提示に手間を取られることも増えた。■監査・問い合わせ対応のため、複数部署で、エビデンス（証憑）の紙で写しを持つことも多くなった。

JSOX自己点検

JSOX外部監査

税務監査

内部監査

エビデンス提示お願いします。

原紙保管部門

A営業部

経理部

調達部

営業共通管理部

製造部

監査対応で必要だから控えを取っておこう

提出

・ファイルの保管場所の確保が大変・ファイルの保管・廃棄が面倒

・職制改正の度、ファイルの移管が面倒

・調査物件を探すのに手間取る

・ファイルの保管場所の確保が大変・ファイルの保管・廃棄が面倒

・職制改正の度、ファイルの移管が面倒

・調査物件を探すのに手間取る

提出書類の控え

ファイリング


2.4 現場はどうすれば楽になるか

■紙は原紙として残しても■監査用、自己監査、問い合わせ用として、電子化を行う。

JSOX自己点検

JSOX外部監査

税務監査

内部監査

エビデンス提示お願いします。原紙保管部門

A営業部経理部

調達部

営業共通管理部

製造部

提出

電子化・登録

ECM参照用レポジトリ

経理

調達

営業共通

製造

ECMサーバ

検索・参照

検索・参照楽々

・ファイルの保管場所不要・レポジトリ管理はECMで・検索・参照は確実で効率的

・ファイルの保管場所不要・レポジトリ管理はECMで・検索・参照は確実で効率的

部署の壁を越えた検索・参照


■紙の電子化事例検討

・営業部門での受注伝票（紙）を例に、紙の電子化を考えてみよう。


3.1 営業部門業務例

新規引合提案活動見積受注納品経理処理サポート＆サービス

提案書見積書注文書注文請書納品書受領書

検収書請求書

お客さま

■お客さまから受注伝票を紙で受領している。

ベンダー

信用調査採算性

見積書見積書見積書

Ｂ社Ａ社Ｃ社

納品

支払い

発注

購買部門

出荷部門経理部門サポート部門営業部門


3.2 紙での受注伝票の管理例

①各営業部署で、注文書の内容を確認しながら受注内容をERP等の基幹システムに登録。②各営業部署内で、上長承認などを行い受注処理を行う。③各営業部署で、手許控え用に注文書のコピーを取り、原紙を共通管理部署へ送達。

注文書注文書

部署A 受注登録・受注処理

注文書（写し）

写しコピー＆ファイリング

手許控え

注文書

部署B 受注登録・受注処理



手許控え

部署C

注文書

受注登録・受注処理



手許控え

営業共通管理部署

注文書

注文書

原紙管理

ファイリング

基幹システム

ERP/CRM/SCM等）


3.3 集中受注処理による対応例

注文書

部署A受注処理

部署B 受注処理

部署C 受注処理

注文書注文書

原紙管理

ファイリング


基幹システム

ERP/CRM/SCM等）

注文書

ECMレポジトリ

電子化・受注登録

①共通管理部署で、注文書をECMレポジトリに登録し、原紙をファイリングする。②共通管理部署で、ECMレポジトリ内の注文書の内容を確認しながら受注内容をERP等の基幹システムに登録。

③各営業部署で、各営業部署内で、上長承認などを行い受注処理を行う。

受注内容が定型化しているケースに適している

職務分掌度合いも高いが、社内規則・組織の変更要特徴

ECMサーバ


3.4 分散登録での対応例

注文書注文書

部署A 受注登録・受注処理

注文書

部署B 受注登録・受注処理

部署C

注文書

受注登録・受注処理


注文書

注文書原紙管理

ファイリング

基幹システム

ERP/CRM/SCM等）

ECMレポジトリ

①各営業部署で、注文書の内容を確認しながら受注内容をERP等の基幹システムに登録。②各営業部署内で、上長承認などを行い受注処理を行う。③各営業部署で、注文書をECMレポジトリに登録、原紙を共通管理部署へ送達。

受注内容が非定型で複雑な場合にも対応化

従来業務の流れであり、社内規則・組織の変更が不要特徴

ECMサーバ


■紙証憑の電子化手法スタディ

・紙証憑は必ずしも無くさなくてもいい。

電子化の取組みについてケース分けして考えてみよう。


4.1 紙証憑の電子化手法の整理

紙

・お客様・発注先（社外）

・発注先・お客様（社外）

社外受領

社外提出

紙

法的に紙が必要

ＹＥＳ

Ｎｏ

（社外）法的に紙が必要

ＹＥＳ

Ｎｏ

（社内）法的に紙が必要

ＹＥＳ

Ｎｏ

社内利用

法的に紙が必要

ＹＥＳ

Ｎｏ

自社自社

紙

紙を証憑としているケース


4.1.1 社外からの受領のケース例

社外受領のケース例

法的に紙が必要？

Ｙｅｓ

Ｎｏ

受領先に電子処理を提案

④紙を廃止、電子ファイルをＥＣＭに登録＆処理

不調

受諾

Ｅ文書法対応化？

Ｎｏ

Ｙｅｓ

②紙にて、処理。紙は保存。検索用に、スキャンして、ＥＣＭに登録

③スキャンして、ｅ文書化処理を実施。紙は廃棄、処理はＥＣＭにて


①スキャンして、ＥＣＭに登録。紙は保存のみ、処理はＥＣＭにて

①スキャンして、ＥＣＭに登録。紙は保存のみ、処理はＥＣＭにて

OR

OR


4.1.2 社外への提出のケース例

社外提出のケース例

（社外）法的に紙が必要

Ｎｏ

Ｙｅｓ

提出先に電子処理を提案


不調

受諾




4.1.3 社内利用のケース

社内利用のケース

法的に紙が必要？

Ｙｅｓ

Ｎｏ




4.2 業務形態と文書形態（紙・電子）推定

Ad-hocアドホック

Administrativeアドミニストレーティブ

Productiveプロダクティブ

Collaborativeコラボレイティブ

オフィス文書（Born Digital）技術文書・提案書・共同企画ソフトウェア開発・製品管理

資料回覧・社内連絡稟議書・決済文書、

企画書

出張清算（伝票）物品購入、各種申請

予算管理

定型業務

繰り返し

支援業務（組織の目的達成を支援）

基幹業務（組織の目的達成に直結）

見積り書、注文伝票、注文請書、納品書、検収書、請求書、

保険等請求処理ローン、クレジット、保険申込配送伝票・納付書・金券等

会計処理

提案書、技術文書、共同企画ソフトウェア開発、製品管理

Source JIIMA ECM © 2007に加筆

社外者との取交し

社内文書

非定型

ユニーク

社内文書

社内文書

Born Digital主体

企業ではBorn Digitalでも、非定型な稟議書等は、まだ、紙保管主体。

電子保管主体

紙保管主体

紙保管主体

Born Digital主体

Born Digital主体

電子保管主体

内部統制・CSR対象範囲


まとめ

• ワークフロー化できなければ、ECMの導入意義なしか？

• 紙帳票をなくさないと、ECM導入の意義なしか？

・紙原本はなくさなくても、検索対象を電子化することで、様々な自己点検・内部監査対応への現場負担を減らことができる。・その後は、ステップバイステップ進めていこう。


社団法人日本画像情報マネジメント協会ＥＣＭ委員会

http://www.ecm-portal.jp

ご清聴ありがとうございました

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