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José Carlos Abbud Grácio – CSTI
Promoção: Comissão de Avaliação de
Documentos e Acesso – CADA
Out-2013
Analista de Informática - fev/1995
Diretor de Informática -1995-2009
Membro do CSTI - 2009
Graduação em Ciência da Computação – UNICAMP
Mestrado em Ciência da Informação – UNESP de Marília: Metadados
Doutorado em Ciência da Informação – UNESP de Marília:
Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino
superior
Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP
José Carlos Abbud Grácio - CSTI
Emissão de certificados com assinatura digitalizada
e trâmite de documentos digitalmente: informação
digital
Gestão da Informação e de Documentos Eletrônicos
em Arquivos Universitários
Preservação digital
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José Carlos Abbud Grácio - CSTI
A Tecnologia da Informação e Comunicação (TIC) na UNESP
Gestão da Informação
Contexto atual e a UNESP
Características da informação digital
Cultura organizacional e informacional
Preservação Digital: definição, iniciativas, aspectos e estratégias
Modelo de Gestão para Preservação Digital
Considerações e Encaminhamentos
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José Carlos Abbud Grácio - CSTI
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Resolução 39 de 11/10/2011
Histórico: 1ª reunião em 19/11/08; proposta à Reitoria; Comitê Provisório de TI
Abril/2009: CSTI
O CSTI é um órgão assessor do Vice-Reitor e tem como objetivo melhor ordenar os assuntos relativos à TI da UNESP.
www.unesp.br/csti
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Informação -> conhecimento e tomada de decisões
Criação de Processos: conhecimento -> Informação registrada
Necessário: políticas e estratégias
“[...] administração de uma rede de processos que adquirem, criam, organizam, distribuem e usam a informação” (CHOO, 2003, p. 403)
É estratégica, inclusive no contexto digital (TIC)
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Informação: “conjuntos significantes com a competência e a intenção de gerar conhecimento no indivíduo, em seu grupo e na sociedade” (Barreto, 1999).
Lei de acesso à informação - Art. 4o (BRASIL, 2011) “I - informação: dados, processados ou não, que
podem ser utilizados para produção e transmissão de conhecimento, contidos em qualquer meio, suporte ou formato.”
“Informação digital: um tipo de informação, com os mesmos objetivos, mas cuja especificidade se refere a suas formas de produção, organização, administração, distribuição e preservação, bem como quanto aos suportes de armazenamento.”
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Ferreira (2006) define objeto digital “como todo e qualquer objeto de informação que possa ser representado através de uma sequencia de dígitos binários, como por exemplo textos científicos, bancos de dados, fotos digitais, vídeos, páginas Web, software, etc.”
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Os avanços nas Tecnologias de informação e
comunicação (TIC) fez surgir um novo suporte, meio
digital, e com ele a necessidade de preservar um
novo patrimônio, a informação digital.
Como preservar a informação digital diante das
mudanças e dos avanços nas TIC?
Nova área de pesquisa
PRESERVAÇÃO DIGITAL
A Preservação Digital está fortemente relacionada
com a Gestão da Informação
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É representada por meio de uma sequência de bits;
É registrada em um ou mais objetos digitais e armazenada em um ou mais suportes digitais;
Necessita de um hardware, de um software, de um suporte e de um formato de representação;
Necessita de mecanismos de busca e recuperação;
Conteúdo esta dissociado do suporte;
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Permite mudanças no seu conteúdo (problema: garantir a autenticidade;)
Permite o compartilhamento por meio de redes de computadores;
Passa por processos constantes de readequação ao contexto digital, devido às mudanças e avanços constantes nas TIC;
Insere-se em uma cultura em rápida expansão, mas que ainda não atingiu toda a sociedade, como o papel.
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obsolescência do hardware e do software. Ex: micros
SEM drive de disquete, editor de texto, ...
mudanças e avanços nas tecnologias de acesso à
informação digital. Ex: troca de mensagem por
Facebook, Whatsapp
as mudanças no formato dos arquivos e das mídias
de armazenamento. Ex: e-book; disquete -> DVD ->
nuvem
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explosão da quantidade de informação armazenada
em meio digital.
“Os resultados da pesquisa mostram que 100% das
empresas brasileiras com 50 funcionários ou mais
utilizam computadores, e 97% delas possuem
computador com acesso à Internet.”(PESQUISA
SOBRE O USO DAS TICs NO BRASIL 2008. São
Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.)
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Falta de uma cultura de preservação por parte dos
criadores da informação digital e por parte das
instituições responsáveis em preservar essa
informação. Ex: disquetes de 3,5”
Custo elevado para as ações de preservação digital e
a necessidade de recursos financeiros permanentes
no orçamento das instituições. Ex: servidores de
dados com grande capacidade de armazenamento,
estrutura de gestão Workshop Preservação Digital de documentos eletrônicos em Sistemas Informatizados da UNESP
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Como tratar esses problemas e desafios?
Preservação Digital: são os processos de gestão envolvidos na administração das atividades necessárias para garantir que um objeto digital possa ser acessado e utilizado no futuro, a partir das TICs existentes na época, e com garantias de sua autenticidade (GRÁCIO, 2012, p. 61)
Envolve questões administrativas, técnicas, legais, econômicas e culturais
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Preservação digital implica na necessidade de mudança de elementos da cultura organizacional (valores, normas e comportamentos)
Implica também na mudança na cultura informacional
As pessoas devem entender a importância de preservar a informação digital para a UNESP
Mudança na gestão da universidade e o envolvimento de toda comunidade. Cultura voltada para PD.
Responsabilidades: produtor e da UNESP
Lei de Acesso à Informação, Art. 3º - diretrizes: ”IV - fomento ao desenvolvimento da cultura de transparência na administração pública;”
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Assim, a implementação de um modelo para preservação digital depende, além dos aspectos administrativos, legais e tecnológicos, de fatores relacionados à cultura organizacional e informacinal, como os valores, crenças, normas, processos de comunicação, comportamento organizacional e outros.
Dessa forma, a preservação digital busca preservar informações importantes para o conhecimento e para a tomada de decisão, auxiliando no desenvolvimento e no crescimento da instituição.
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UNESCO, por meio da “Carta para a Preservação do
Patrimônio Digital” (15/10/03): define, em 12 artigos, os
princípios que devem nortear o assunto
Na Europa, o projeto Eletronic Resource Preservation
and Access Network (ERPANET) - 2001
CEDARS (Reino Unido e Irlanda), CAMILEON (Reino
Unido e Estados Unidos) e NEDLIB (projeto colaborativo
entre bibliotecas da Europa)
Austrália: Biblioteca Nacional - Preserving Access to
Digital Information (PADI) e PANDORA
Online Computer Library Center (OCLC)
Projeto InterPARES do Canadá (International Research
on Permanent Authentic Records in Electronic System),
início em 1999, coordenado pela University of British
Columbia, com a participação de pesquisadores de
diversas áreas (Arquivologia, Biblioteconomia,
Tecnologia da Informação, Informática, Direito e outros)
da Europa, Ásia, África e Américas. O Brasil participa no
projeto com o Arquivo Nacional.
Tem como objetivo fomentar estudos e desenvolver
soluções para a preservação de documentos
arquivísticos digitais autênticos.
No Brasil, as iniciativas e os projetos publicados ainda
são incipientes quando comparados com o exterior, e não
há participação efetiva das IES. Uma participação
importante no Projeto Interpares é da Universidade
Estadual de Campinas(UNICAMP).
O Conselho Nacional de Arquivos (CONARQ): aprovou a
“Carta para a Preservação do Patrimônio Arquivístico
Digital: preservar para garantir o acesso”.
GRÁCIO, 2012, p. 75
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Vários aspectos envolvem a preservação digital, e a definição de uma política de preservação digital para as IES e a forma de atuação dos profissionais envolvidos dependem do modo pelo qual esses aspectos são tratados.
Política de Preservação Digital tem como objetivo garantir que as instituições tenham um planejamento e estratégias bem definidas para o armazenamento e uso de recursos de informação digital para longos períodos de tempo. Essa política deve garantir a continuidade do processo de preservação digital.
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GRÁCIO, 2012, p. 75
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Dizem respeito à gestão da instituição e têm o objetivo de dar continuidade às atividades de preservação digital, independente das mudanças que possam ocorrer na gestão das mesmas
Objetivos da instituição
Missão e Visão Institucional
Visibilidade acadêmica, científica, tecnológica e cultural da instituição
Definição de quais os tipos de informação institucional devem ser preservados.
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Equipe multidisciplinar
Política de preservação digital deve envolver vários aspectos (culturais, técnicos, legais e organizacionais) e várias áreas do conhecimento
Qual profissional tem essa formação?
Equipe Integrada <==> Objetivos Institucionais
Capacitação continuada
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Responsabilidades
Definir as responsabilidades do criador e da instituição. Ex: R$: Administração; Descrição dos metadados: Biblioteca; Backup: STI; Aspectos legais: Assessoria Jurídica; ...
Deveres e responsabilidades para docentes, discentes e servidores técnico administrativos
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Recursos financeiros
Investimentos em tecnologia, infraestrutura e capacitação. Ex: registro de preços de computadores, rede de computadores com alta velocidade, treinamentos, ...
$ = investimento na preservação do capital intelectual da instituição e de sua história
Valor dependo de quais objetos digitais a instituição deseja preservar
Necessário prever no orçamento anual os recursos necessários
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Atos administrativos
Complementares às de leis (estatutos, regimentos, resoluções, portarias, ofícios ...)
Buscam adequar a instituição às suas finalidades, características e à sua cultura organizacional, buscando regulamentar e disseminar seus padrões de conduta relacionados à PD
As instituições devem definir através dos atos administrativos a estrutura de gestão dos processos envolvidos na preservação digital
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Buscam garantir a legalidade dos processos de preservação digital para as IES e para o criador do objeto digital
Leis
A política deve seguir a legislação vigente
Não existe legislação específica os processos
CONARQ – Doc. Arq. Eletrônico
Lei de Acesso à Informação: Lei nº 12.527, de 18/11/2011
Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras.
Art. 3o – defines as diretrizes III - utilização de meios de comunicação viabilizados
pela tecnologia da informação; Art. 5o – É dever do Estado garantir o direito de
acesso à informação, que será franqueada, mediante procedimentos objetivos e ágeis, de forma transparente, clara e em linguagem de fácil compreensão.
Art. 6o – Cabe aos órgãos e entidades do poder público, observadas as normas e procedimentos específicos aplicáveis, assegurar a:
II - proteção da informação, garantindo-se sua disponibilidade, autenticidade e integridade;
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Art. 7o – O acesso à informação de que trata esta Lei compreende, entre outros, os direitos de obter:
II - informação contida em registros ou documentos, produzidos ou acumulados por seus órgãos ou entidades, recolhidos ou não a arquivos públicos;
Art. 8o – É dever dos órgãos e entidades públicas promover, independentemente de requerimentos, a divulgação em local de fácil acesso, no âmbito de suas competências, de informações de interesse coletivo ou geral por eles produzidas ou custodiadas.
§ 2o – Para cumprimento do disposto no caput, os órgãos e entidades públicas deverão utilizar todos os meios e instrumentos legítimos de que dispuserem, sendo obrigatória a divulgação em sítios oficiais da rede mundial de computadores (internet).
http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
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Direitos autorais
Preservação digital => COPIAR
A política de estar amparada em leis que respaldam a instituição e garantam ao autor a propriedade intelectual
Brasil: Lei 9.610 de 1998. Projeto de revisão da Lei de Direito Autoral. Lei 12.853 de 14/08/2013.
Formação em Direito Digital e Propriedade Intelectual realizada (06/03/2013 - NEaD/Unesp).
http://acervodigital.unesp.br/handle/123456789/65695
Manual de Propriedade Intelectual – 02/05/2013 http://acervodigital.unesp.br/handle/123456789/65802
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Dizem respeito às questões técnicas, buscando tratar da obsolescência do hardware, do software, do formato e do suporte, da autenticidade e das mudanças/avanços nas TIC
Modelos, padrões e iniciativas Padronização de elementos que compõem a gestão
de objetos digitais a serem preservados
Participação em iniciativas e projetos corporativos possibilita a troca de experiências e informações entre instituições
Open Archival Information Systems (OAIS); formatos abertos; padrões de metadados; ODF, PDF/A, ...
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Infraestrutura tecnológica Atender e garantir além da preservação do objeto
digital, sua disponibilidade
1. Ambiente de Preservação: preservar os objetos digitais e os metadados
2. Ambiente de Acesso: proporcionar a busca, recuperação e acesso desses objetos digitais
Demandas: equipamentos (hardware) e software adequados, formato dos arquivos acessíveis, suporte seguros, capacidade de armazenamento, diferentes necessidades de acesso (“off-line” e/ou “on-line”), ...
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Repositórios institucionais/digitais Tem o objetivo divulgar e disponibilizar o acesso à
produção científica das instituições, através de um conjunto de serviços de acesso livre que a universidade oferece com o objetivo de gerenciar e disseminar o material digital criado por seus membros, como artigos, livros e outros
Aumenta a visibilidade, a confiança e o valor da instituição
Devem ser capazes de manter os objetos digitais disponíveis ao longo do tempo
Software DSPACE, Fedora, Eprints; metadados DC
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Seleção e descarte
Definir as informações digitais a serem preservadas - seleção
A política de seleção deve se basear:
Objetivos da instituição
Necessidades da comunidade interna e externa
Custos
Definir prioridades
Descarte: legislação vigente; atos administrativos; estabelecer tabelas de temporalidade
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Estratégias de preservação
Objetivo: adequação dos objetos digitais às tecnologias atuais
Dependem do objeto digital e das tecnologias existentes
Equipe técnica: avaliar mudanças nas TICs
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Estratégias de preservação
Dois tipos:
1. Conservar o objeto digital no seu formato original:
Refrescamento: transferir a informação de um
objeto físico de armazenamento (suporte) para
outro mais atual, antes que o primeiro deteriore.
Exemplo: cd-rom para cd-rom; Disquete para CD
Emulação: técnica de criar um ambiente tecnológico que emule o ambiente original do objeto digital.
Exemplo: software e jogos de computador
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Estratégias de preservação:
2. Conservar o conteúdo intelectual do objeto digital:
Migração: técnica que consiste em transferir
periodicamente um objeto digital de uma
tecnologia de hardware e/ou software para
outra mais atual.
Exemplo: MySQL para Postgree; PHP para
JAVA; Redator para Word; Word para Libre; ...
Descrever o histórico das estratégias de
preservação aplicadas aos objetos digitais =>
Metadados
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Metadados “[...] conjunto de elementos que descrevem as
informações contidas em um recurso, com o objetivo de possibilitar sua busca e recuperação” (GRÁCIO, 2002, p. 23).
Chave para as estratégias de preservação digital e essenciais para a descrição do conteúdo de um objeto digital e para preservação do mesmo.
Autenticidade
Exemplos: MARC, Dublin Core (DC) e Metadata Encoding and Transmission Standards (METS).
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Metadados Devem acompanhar todo o ciclo de vida do recurso e
apoiar todo o processo de preservação digital ao longo do tempo, registrando todas as estratégias aplicadas e as mudanças ocorridas.
Exemplo: fotos, artigo digital, banco de dados, ...
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Autenticidade “refere-se à capacidade de garantir que o objeto
digital seja autêntico, ou seja, que reflita o conteúdo original de sua criação” (GRÁCIO, 2012, p. 62).
as IES devem garantir a autenticidade dos documentos digitais, ou seja, garantir que os mesmos estejam protegidos contra acréscimos, supressão, alteração, uso e ocultação indevidos.
Aplicar métodos, técnicas e rotinas adequados que garantam a autenticidade do objeto digital, e registrar todos os procedimentos executados (metadados).
A instituição deve definir através de sua política o que é e como deve ser tratada a autenticidade
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Suporte Digital meio físico para preservação, busca e recuperação
Deterioração e obsolescência (disquete -> CD-ROM -> DVD -> nuvem -> ...)
Vida útil do suporte varia de acordo com o tipo
Confiabilidade: temperatura; umidade relativa do ar; tempo de uso; qualidade da mídia; campos magnéticos; manipulação; poluição e as pessoas
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GRÁCIO, 2012, p. 151
A partir dos aspectos, dos modelos de gestão da
informação e da carência de estudos relacionados
à gestão da preservação digital nas IES
Modelo processual de preservação digital
para gestão da informação
Proposta: gestão com um conjunto de processos
Processos: cíclicos, correlatos e dinâmicos
Inserido na cultura organizacional (pessoas, grupos
e comportamento)
Envolvidos pelas TIC existentes e disponíveis
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Interação com os usuários (produtores e consumidores)
Adequar-se ao tipo de informação e de objeto digital, com
a adoção de critérios, requisitos e um organograma
GRÁCIO, 2012, p. 166
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Cultura Organizacional/TIC ◦ Processos (7)
◦ Entidades: Usuários
IES
TIC
Ambiente externo
◦ Aspectos
◦ Resultados esperados
◦ Fluxos
Identificação das
necessidades
Definir políticas, normas
e tipos de informações e
os objetos digitais, de
responsabilidade da IES,
que devem ser
preservados
Descarte e
manutenção
Definir o que deve ser
descartado e como
fazê-los
Definitivo ou
Arquivo digital
permanente
Organização Montar infraestrutura
técnica e de pessoal
Tratamento e
armazenamento Objetos digitais novos
Metadados
Tratamento e
armazenamento
Objetos digitais sob
custódia da IES
Aplicação das estratégias
de preservação digital
Desenvolvimento de
produtos e serviços
Criar e disponibilizar
ferramentas para busca e
recuperação da informação
digital preservada
Premissas: facilidade,
eficiência, adaptabilidade e
acessibilidade
Distribuição e
acesso
Verificar privilégios de
acessos dos usuários,
definir os formatos e
gerar o pacote de
informação para
encaminhar aos usuários
Uso Avaliação
Se os objetos digitais
e os produtos e
serviços relacionados
a eles estão
atendendo à IES e
aos usuários
Levantar dados
Monitoramento
informacional
Atividade de
acompanhamento e
adequação constante dos
processos que abrangem
o modelo às
necessidades da IES e
dos usuários
Observação, análise e
avaliação dos dados
O modelo busca subsidiar
as IES nas atividades
envolvidas na preservação
digital (15 aspectos, TIC,
cultura e usuários internos e
externos)
Pode ser aplicado e
adaptado a vários tipos de
informação e objetos digitais
relacionados às atividade de
ensino, pesquisa, extensão e
gestão.
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Na UNESP, reconhecida como uma organização de produção de conhecimento científico, a gestão da informação é estratégica, também no contexto digital, e o conhecimento produzido e socializado, quando registrado, permite conhecer sua história, sua trajetória e sua contribuição para o desenvolvimento científico, político, social e tecnológico.
Implantação de uma política de preservação digital
Objetivo principal: garantir a autenticidade dos objetos digitais sob custódia da UNESP
Consolidar a Preservação Digital como valor da cultura organizacional
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Necessidade de um Modelo processual de gestão para preservação da informação digital na UNESP, que trate dos aspectos culturais, organizacionais, legais e técnicos.
Primeiro passo: inserção da preservação digital nos objetivos da UNESP e nos projetos de TIC.
Criação de uma Comissão Permanente de Preservação Digital (multidisciplinar).
Entender os aspectos que envolvem a PD e seus desafios
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Estabelecer parcerias com outros instituições e projetos
Garantir a autenticidade de seus objetos digitais
Necessidade do envolvimento, comprometimento e capacitação de profissionais de várias áreas da UNESP nos processos de preservação digital
Participação dos usuários é fundamental (internos e externos)
“Temos muito mais a discutir sobre documento digital antes de chegarmos a qualquer fórmula ou resultado, porém, é assustador imaginar que enquanto discutimos, muitos documentos foram e estão sendo perdidos” - Humberto Innarelli (UNICAMP)
Aprofundar as discussões sobre a Gestão da Informação na UNESP
Definir uma Política de Preservação Digital para a UNESP
Estabelecer um Modelo Processual de Preservação Digital para Gestão da Informação
Debater o uso da Assinatura/Certificado Digital. Onde e como usar?
Entender o que a Lei de Acesso à Informação afeta a gestão da informação na UNESP
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Barreto, Aldo Albuquerque (1999). A oferta e a de-manda da informação: condições técnicas, econômicas e políticas. // Ciência da Informação. 28:2 (1999) 168-173.
BRASIL. Lei nº 12.527, de 18 de novembro de 2011. Dispõe sobre os procedimentos previstos para assegurar o direito fundamental de acesso à informação, para orgãos públicos, autarquias e outras. Brasília, DF, 2011. Disponível em: http://www.planalto.gov.br/ccivil_03/_ato2011-2014/2011/lei/l12527.htm
CHOO, C. W. A organização do conhecimento: como as organizações usam a informação para criar significado, construir conhecimento e tomar decisões. Tradução Eliana Rocha. São Paulo: Senac, 2003. 431 p.
Ferreira, Miguel (2006). Introdução à preservação digital – Conceitos, estratégias e atuais consensos. Guimarães, Portugal: Escola de Engenharia da Universidade do Minho, 2006. https://repositorium.sdum.uminho.pt/bitstream/1822/5820/1 /livro.pdf (2007-01-17).
Grácio, José Carlos Abbud. Metadados para a descrição de recursos da Internet: o padrão Dublin Core, aplicações e a questão da interoperabilidade. Marília: Unesp, 2002. 104f. Dissertação (Mestrado) – Programa de Pós-Graduação em Ciência da Informação, Faculdade de Filosofia e Ciências, Universidade Estadual Paulista, Marília, 2002.
______. Preservação digital na gestão da informação: um modelo processual para as instituições de ensino superior. 1 ed. Cultura Acadêmica. São Paulo. 2011. 218p.
Innarelli, Humberto Celeste, Santos, B. V. e Sousa, R. T.. Arquivística: temas contemporâneos. 1 ed. Editora Senac São Paulo. 2007. 224p.
Pesquisa sobre o Uso das Tecnologias da Informação e da Comunicação no Brasil : TIC Domicílios e TIC Empresas 2008 / [coordenação executiva e editorial, Alexandre F. Barbosa]. São Paulo : Comitê Gestor da Internet no Brasil, 2009.
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Digitais da Pró-Reitoria de Pós-
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