Leccin 9: ADMINISTRACIN DE CUENTAS POR COBRARLas cuentas por cobrar consisten en el crdito que una compaa otorga a sus clientes en la venta de bienes y servicios, es una modalidad de financiamiento a corto plazo que se les entrega a los clientes. Estas cuentas pueden tomar la figura de crdito comercial, el cual se refiere al crdito que la compaa le da a otras compaas, o bien, de crdito de consumo, el cual es el crdito que la compaa le extiende a los consumidores finales.Para que una compaa est en condiciones de otorgar crdito a sus clientes debe:Establecer polticas de crdito y cobranzasEvaluar cada solicitud de cada cliente, el crdito en particular.El establecimiento de una poltica ptima de concesin de crdito exige que la empresa examine y trate de medir los costos y rendimientos marginales asociados a las diversas polticas.En lo que se refiere a los beneficios desde el punto de vista ms abierto de otorgamiento de crdito posiblemente genere un aumento de las ventas y un aumento de las utilidades brutas, sin embargo, este aumento en los rendimientos se ve neutralizado por diversos tipos de costos marginales relacionados con el crdito como son los costos de oportunidad de los fondos adicionales empleados para mantener un mayor nivel de cuentas por cobrar.Adicionalmente, este aumento de las cuentas por cobrar puede llevar a un aumento de costos adicionales dados por los niveles de inventario, los costos de inversin en los mismos, el control de la cartera, y la mayor cantidad de cuentas por cobrar. Por otro lado, el riesgo tambin aumenta, ya que la probabilidad de poseer una mayor cartera vencida aumenta.A la hora de establecer polticas ptimas de crdito, los administradores financieros de una empresa deben considerar diversas variablesde gran importancia, la cuales puedan controlarse y utilizarse para alterar el nivel de cuentas por cobrar, entre ellas tenemos:Normas y estndares de crditoCondiciones de crditoProcedimientos y control de cobranza.Normas y estndaresLas normas y estndares de crdito son criterios que utiliza una compaa para estudiar los demandantes de crdito y establecer qu monto se les puede aprobar. El establecimiento de estas normas y estndares permite a la compaa obtener cierto grado de control sobre la calidad de las cuentas aprobadas.La calidad del crdito dado a los clientes es un concepto con diversas variables relacionadas con los siguientes elementos:El tiempo que le toma a un cliente pagar sus obligaciones de crdito efectivamente.La probabilidad de que un cliente no pague el crdito concedido.Para determinar el primer elemento podemos utilizar el indicador de perodo promedio de pago o cobranza. La razn nos muestra la cantidad promedio de das que una empresa debe esperar, despus de hacer la venta a crdito, para recibir el pago efectivo del cliente. Por supuesto, a mayor sea el perodo promedio de pago mayor sern los recursos invertidos en cuentas por cobrar de los crditos concedidos a los clientes.El segundo elemento tambin lo podemos llamar riesgo de incumplimiento y lo podemos determinar con la razn de cartera vencida, que es la proporcin del volumen total de cuentas por cobrar que una compaa nunca cobra, por lo tanto, a mayor sea el indicador de cartera vencida, mayores sern los costos de otorgamiento de crdito.Una tcnica popular que utilizan las empresas para el otorgamiento del crdito se denomina las cinco C del crdito:Carcter: se refiere a el historial de pago del crdito, cumplimiento.Capacidad: determina la capacidad que el solicitante del crdito posee para reembolsar el crdito solicitado, generalmente se analizan los estados financieros y los flujos de efectivo para el cumplimiento de los compromisos.Capital: se refiere el monto de la deuda en relacin con el capital propio, es un indicador del cubrimiento.Colateral: el monto de los activos que el cliente solicitante posee disponibles para garantizar la deuda. En cuanto mayor sean los activos disponibles, mayor es la probabilidad de otorgamiento del crdito.Condiciones: la aceptacin de las condiciones existentes en la industria y peculiaridades en torno a la operacin.Esta tcnica no genera una decisin de aceptar o rechazar una solicitud de crdito, solo pretende mostrar el panorama general de la situacin del cliente y el analista debe tener la experiencia necesaria para analizar los datos y tomar la decisin.Otro mtodo comnmente utilizado es la calificacin del crdito, ste aplica unos valores o puntajes a las diversas caractersticas financieras del crdito, con el fin de predecir si pagar a tiempo.En conclusin, el procedimiento debe generar una calificacin que mide la fortaleza crediticia general del solicitante, la utilizamos para aceptar o rechazar la solicitud de crdito.Revisemos la siguiente tabla donde se relajan las normas de concesin de crdito y se reflejan sus efectos en las utilidades.Tabla 15Efectos de la relajacin de estndares de crdito

VariableDireccin del cambioEfecto en las utilidades

Volumen de ventasAumentoPositivo

Inversin en cuentas por cobrarAumentoNegativo

Gastos por deudas incobrablesAumentoNegativo

Como vemos, la relajacin del crdito puede traer unos beneficios en ventas pero a su vez aumenta los costos del manejo, si se deseara saber qu pasara con unas normas de crdito ms estrictas, los efectos serian los opuestos.Condiciones de crditoLas condiciones del crdito, o de venta, de una compaa especifican los trminos que rigen el pago de un crdito otorgado a un cliente. Estas condiciones incluyen la duracin del perodo de crdito y el descuento por pronto pago (cuando se ofrezca).La duracin del perodo de crditoes el lapso de tiempo del que un cliente dispone para el pago integro de su crdito el cual, generalmente, es determinado de acuerdo con las costumbres de la industria o sector.Este perodo normalmente afecta la rentabilidad de la empresa, ya que est directamente relacionado con la duracin de la mercanca en el inventario del cliente, entonces, los clientes que rotan rpidamente sus mercancas poseen perodos ms cortos de crdito que los que deben esperar ms tiempo para la realizacin de los inventarios.Es por esto que un fabricante de bienes de lujo (como joyas) ofrece perodos de tiempo ms largos para el cumplimiento de su crdito, que los fabricantes de bienes necesarios (como vestidos).Por otro lado, se ve afectada la rentabilidad de la compaa con el perodo de crdito, ya que ste, al generar cuentas incobrables, aumenta los costos para la empresa.El descuento por pronto pago es el descuento que se le ofrece al cliente con la condicin de que pague el crdito que se le ha otorgado antes de que concluya un perodo especfico.Normalmente se expresa como descuento porcentual sobre el monto neto del costo de los bienes adquiridos (excluyendo fletes e impuestos).Al ofrecer estos descuentos se debe especificar la duracin o tiempo para acceder al descuento. Por ejemplo: 2/10, neto 30, que significa que tendr el 2% de descuento sobre la compra, si cancela antes de 10 das, si no puede hacer el pago al valor neto hasta 30 das.Los descuentos por pronto pago se ofrecen con el fin de acelerar la cobranza y, por ende, reducir la inversin de fondos en cuentas por cobrar de la empresa y sus costos asociados.Procedimientos y control de cobranzasUna empresa debe considerar en su administracin de cuentas por cobrar la supervisin del crdito, la cual es una revisin continua de la situacin de pago de los clientes a los que se les concedi crdito por compras de los productos ofrecidos.Para ello, revisaremos dos procedimientos tradicionales: l perodo promedio de cobro y la antigedad de las cuentas por cobrar.Perodo promedio de cobroEl perodo promedio de cobro (PCC) es el segundo componente del ciclo de conversin de efectivo, el cual es el nmero de das que las ventas a crdito estn por cancelarse.Recordando, el perodo promedio de cobro est dado por las cuentas por pagar dividido en las ventas promedio diarias.Cuentas por PagarPerodo promedio de cobro = ---------------------------Ventas promedio / 365En la prctica, el perodo promedio de cobro posee 2 componentes: en primer lugar, el tiempo que transcurre desde la venta hasta que el cliente cancela (ya sea enviando el cheque o en las oficinas del vendedor), y en segundo lugar, el tiempo de recibir, procesar y cobrar el pago, adems del tiempo de la compensacin bancaria, si se requiere.Se asume que el perodo de recibir, procesar y cobrar cuando los clientes pagan sus cuentas es constante y conocido, lo que debemos estar monitoreando es el perodo promedio de cobro.Conocer este perodo de tiempo en el cobro le permite a la empresa determinar si existen problemas en su cartera de cuentas por cobrar.Edad de las cuentas por cobrarLas edades de las cuentas por cobrar se deducen de la realizacin de un calendario de vencimientos, el cual clasifica mensualmente los montos por cobrar. La tabla resultante nos indica los porcentajes del saldo total de cuentas por pagar organizado por edades.El propsito de la cartera por edades es permitir a la empresa detectar los problemas generados por el crdito concedido a los clientes.Veamos inicialmente un sencillo ejemplo en porcentajes:Tabla No 16Antigedad de la cuentaSaldo PendientePorcentaje del saldo total pendiente

De o a 30 das8.000.00040%

De 31 a 60 das3.600.00018%

De 61 a 90 das5.200.00026%

De 91 1a 120 das2.600.00013%

Ms de 120 das600.0003%

Total al 31/12/200820.000.000100%

Podemos ampliar la tabla colocando a cada uno de los clientes segn la edad de vencimiento, con el fin de determinar si existi algn problema en la otorgacin de crdito de un cliente o si el monto de una deuda es demasiado elevado y cambia todas las percepciones, etc.Procedimientos de cobroLos mtodos ms comunes que utilizan las empresas para el cobro de sus cuentas por cobrar son:Envo de cartas en que se informa al cliente que su obligacin venci y se solicita el pago lo antes posible.Llamadas telefnicas o visitas al cliente hasta conseguir el pago.Empleo de profesionales en cobro, como las agencias de cobranzas.Emprender acciones legales contra el cliente.Otro mtodo que en ocasiones resulta eficaz, es la negacin por parte de la empresa de despachar nueva mercanca hasta que cancele todas las obligaciones vencidas, esto sirve especialmente cuando el cliente se ve obligado a comprar a nuestra empresa.Aunque el objetivo de cobranzas es recuperar la cartera lo antes posible, las compaas deben evitar conflictos con clientes que normalmente cumplan sus obligaciones y no hayan cancelado por alguna iliquidez temporal.