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TEJEDA VASQUEZ & ASOCIADOS, SRL FIRMA y FECHA

DIRECTOR, FIRMA y FECHA

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CONTROL DE CAMBIOS

FECHA DEL CAMBIO

REVISIÓN No.

FECHA DE VIGENCIA

PÁGINAS AFECTADAS

DESCRIPCIÓN GENERAL DEL CAMBIO

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TABLA DE CONTENIDO 1. Objetivo ............................................................................................................ 4

2. Alcance ............................................................................................................. 4

3. Documentos de Referencia .............................................................................. 4

4. Normas ............................................................................................................. 4

5. Términos y Definiciones ................................................................................... 8

6. Flujograma ....................................................................................................... 9

7. Procedimiento................................................................................................. 10

8. Registros ........................................................................................................ 18

9. Anexos ........................................................................................................... 18

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1. Objetivo

Establecer el control de pagos de todos los créditos recibidos en la compra de artículos

o prestación de servicios y su correcta contabilización.

2. Alcance

Abarca desde la aprobación del crédito hasta la contabilización del cobro en el sistema.

3. Documentos de Referencia 1. Norma ISO 9001:2008. Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos. 2. Norma ISO 9000. Sistemas de Gestión de la Calidad. Conceptos y Vocabulario

4. Normas

4.1. El departamento de recepción de mercancía es responsable de entregar

diariamente al departamento de almacén todos los documentos que soportan los productos que ingresan a los almacenes, debidamente firmados y sellados. Los expedientes que no cumplan con todos los requisitos debe de ser devueltos al departamento de costos para su corrección.

4.2. El departamento de almacén es responsable de entregar diariamente todas las facturas recibidas del área de recibo de mercancía al departamento de costos para su revisión.

4.3. El encargado de cuentas por pagar al recibir las entradas de almacén diariamente

por el departamento de costos debe de revisar que este completo el expediente con los siguientes soportes según sea el caso y en el siguiente orden:

Facturas en Original

Las facturas entregadas que afectan el inventario, deben estar soportadas por la orden de compra y nota de recepción respectiva con las cantidades y precios según acuerdos y cotización o lista del mercado del área de alimentos, firmado y sellado por almacén.

Las cotizaciones mínimo tres proveedores o comentarios en caso de no completarlas.

Soporte de autorización de compra cuando sean productos que no tengan orden de compra (emergencias) con un documento o correo de autorización de dirección o finanzas y fines de semana la guardia ejecutiva.

Sello del departamento de recibos donde conste la fecha de recibido, la hora de recibido, la persona que lo recibió y el encargado de áreas asignado para recibir productos de su área (Alimentos & Bebidas, Mantenimiento y demás)

4.4. El departamento de cuentas por pagar procede al registro de la factura del

proveedor en el sistema de cuentas por pagar y resguarda de manera organizada

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los documentos en orden alfabético por proveedor en un lugar accesible para los departamentos de contabilidad.

4.5. Es responsabilidad del departamento de cuentas por pagar mantener abierto un

archivo de proveedores para las facturas listas para pago con una carpeta para cada proveedor, los cuales deberán de ser de acuerdo a la misma numeración consecutiva de la cuenta pendiente por formalizar.

4.6. Toda esta documentación se archivará debajo de la entrada al diario contable en

el siguiente orden:

Entrada contable/listado de pago a suplidores generados por el sistema de la empresa y autorizado por gerencia y finanzas.

Reporte del banco evidenciando el pago en la cuenta de banco.

Facturas de los proveedores y acreedores con sus entradas de almacén, notas de créditos o débitos.

Y demás papeles en cada caso.

4.7. En lo que respecta a la cuenta de acreedores, el encargado de Cuentas por Pagar recibirá del Encargado de Costos un reporte elaborado con sus respectivas copias de facturas.

4.8. Una vez realizadas las revisiones correspondientes, el departamento de

contabilidad procederá a realizar los asientos contables dada su naturaleza en donde los cargos se aplicarán de la siguiente manera:

Todas las facturas por servicios directos, se procederá a realizar su provisión, cargando al gasto y/o provisión contra acreedores.

Una vez realizados los movimientos contables archivará las copias de las facturas junto con la entrada de diario en su respectiva carpeta.

4.9. Cuando se reciban las facturas originales se les anexara su análisis y se

archivarán en su carpeta individual correspondiente en donde permanecerán hasta que se llegue la fecha de pago establecida.

4.10. Cuando se realicen los pagos correspondientes, se archivarán junto con las facturas originales en su respectiva carpeta de la misma forma que los cheques y/o transferencia de proveedores.

4.11. El empleado de cuentas por pagar procederá a introducir en el sistema de cuentas

por pagar de la empresa todos los pagos a proveedores y suplidores que estén correctos con toda su documentación firmada y sellada y que su fecha de vencimiento para pago este dentro de los parámetros de la empresa.

4.12. Previo a una remesa los proveedores deben tener cuenta bancaria obligatoria en su ficha de la siguiente manera: los datos en rojo son obligatorios, los verdes son opcionales, código de Banco es los primeros 4 números de la cuenta.

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4.13. El empleado de cuentas por pagar introducirá en el sistema electrónico la relación de facturas a pagar por proveedor, tomando como referencia la fecha de la factura y el número de factura a pagar.

4.14. Generará archivo de texto que contenga listado de pago mínimo 48 horas antes

de la fecha programada de pago.

4.15. Imprimirá el listado de pago, soportándolo con las facturas conformadas que lo integren, pasándolo a firma de los ejecutivos encargados de su revisión y aprobación previo al pago para soportar la transmisión del archivo electrónico.

4.16. El Encargado de Finanzas se encargará de transmitir el pago a través del sistema

electrónico bancario.

4.17. Una vez transmitido el pago, el encargado de cuentas por pagar generará el archivo de texto con la entrada de diario contable y la aplicará en la contabilidad para dejar registrado el pago en el sistema de cuentas por pagar de cada proveedor.

4.18. Los gastos que se generen por medio de pagos directos de la caja general, por

compras de artículos destinados directamente al consumo inmediato, se cargará directamente a las diferentes cuentas de gastos.

4.19. Es responsabilidad de quien emite las facturas, revisar que no se presenten las

siguientes razones que puedan generar descuentos o devoluciones en la facturas a crédito:

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Aplicación a un cliente de condiciones de una oferta o contrato que no era el que correspondía.

Incorrecta aplicación de comisiones y acuerdos especiales que figuran en contrato.

Erróneas interpretaciones de las ofertas.

Concesiones posteriores a ofertas no concertadas o publicadas.

Acuerdos verbales directos con los clientes o empresas.

4.20. Cuando se realice un contrato por algún tipo de servicio o trabajo especial a realizar, el proveedor y/o acreedor según sea su caso deberá de extender un recibo o una factura fiscal por el anticipo.

4.21. Una vez efectuados los pagos correspondientes, deberá de abrir en ese momento su carpeta correspondiente en el archivo, en la cual deberá de integrar copia del contrato establecido, copia del cheque o transferencia bancaria de dicho anticipo y recibo y copia de la factura.

4.22. La manera de contabilizar estos anticipos será: cargo a la cuenta de anticipos correspondiente con crédito a la cuenta de bancos.

4.23. Una vez terminados los trabajos contratados o complementados los pedidos de mercancías según sea su caso, el proveedor o acreedor deberán de entregar una factura definitiva para pago complementario.

4.24. Cuando se tenga la factura definitiva se acudirá al archivo de anticipos, en donde sustraerán los anticipos correspondientes.

4.25. En este momento es cuando se realizará el movimiento contable definitivo de la siguiente manera:

Se deberá de cancelar el anticipo hecho previamente abonando a la cuenta de anticipos y cargando a la cuenta de proveedores y/o acreedores según sea su caso.

La parte complementaria de la factura se cargará directamente a la cuenta de proveedores y/o acreedores con crédito a la cuenta de bancos respectivamente.

Es importante verificar en los casos que proceda, que se haya realizado previamente el case de albaranes o facturas, para cerciorarse de que exista el pasivo correspondiente.

4.26. Las facturas por concepto de sobreventa deberán de ser revisadas, autorizadas, contabilizadas y pagadas con los siguientes lineamientos:

Cuando llegue a revisión la factura con las cartas de transferencia originales deberán pasarlas a revisión al departamento de Ingresos.

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Al momento de realizar el cheque o transferencia cargará a la cuenta de provisión con abono a bancos.

Por ningún motivo se elaborará cheque o transferencias si la factura no tiene la firma de revisión del departamento de Ingresos.

En caso de no existir provisión para el pago de alguna factura de sobre-venta, deberá informarse al Contralor General para recibir instrucciones

4.27. Al momento de recibir la solicitud de pago de comisiones, por parte del

departamento de contabilidad, debe verificarse que cumpla con los siguientes requisitos:

Deberá de anexar un reporte de comisiones por pagar y copia de la última página de la factura de la estadía del huésped.

Confirmará que estén firmados de revisado por el departamento de contabilidad.

De no cumplir con alguno de los requisitos anteriores procederá a regresar la solicitud de pago y todos los comprobantes al departamento de contabilidad para su corrección.

Después de haber realizado el pago a las Agencias, procederá a entregarle el soporte al departamento es contabilidad.

4.28. El Analista de cuentas por pagar, semanalmente deberá emitir un resumen ejecutivo donde indique:

Facturas registradas / Facturas canceladas

% de facturas pendiente por cancelar.

Antigüedad de saldo a proveedores

Retenciones de Compra

5. Términos y Definiciones

5.1. Factura de Compras Inventariadas: Son todas aquellas facturas que afectan el

inventario, que son recibidas y registradas por el personal de almacén.

5.2. Facturas de Compras (Gastos): Son todas aquellas facturas originadas por

concepto de gastos / servicios que no afectaran al inventario.

5.3. Órdenes de Pago: Son todos aquellos pagos efectuados a beneficiarios sin que

la misma posea factura de compra.

5.4. Remesa: La finalidad de la remesa es generar un pago en lote que luego es

enviado a un archivo exportable el cual es insertado en una entidad bancaria para

pagar de manera electrónica.

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6. Flujograma

No Aplica

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7. Procedimiento

7.1 Registro de documentos a cancelar.

Analista de Cuentas por Pagar

1. Recibe documentos de compra según la solicitud de pago: Facturas de Compra

(con soportes en los casos que aplique).

2. Verifica que los documentos recibidos cumplan con las normativas estipulas en cuanto a:

Montos facturados por el proveedor iguales a los montos cotizados en orden de compra, cotizaciones o presupuestos.

Firmas Autorizadas, según el tipo de documento a cancelar.

Días de crédito, en los casos que aplique.

¿Documentos aptos para el registro?

Si. Ir al 3

No. Ir al 2.1

2.1 Devuelve documentos y solicita correcciones. Regresa al Paso 2.

3. Coloca sello y fecha de recibido en los documentos que recibe.

4. Registra el documento en el sistema.

¿Se registrara una factura de compra?

Sí. Ir al paso 5.

No. Ir al paso 4.1

4.1 En los casos de no encontrar el beneficiario, crea el beneficiario en el sistema.

4.2 Coloca el centro de costo asociado al tipo de pago a originarse.

5. Verifica datos del proveedor en el sistema.

¿Proveedor esta creado?

Si. Ir al paso 6.

No. Ir al paso 5.1

5.1. Si el proveedor no está creado, realiza el registro del proveedor en el sistema.

5.2. Valida datos del proveedor en el portal de la DGII.

5.3. En campos libres del proveedor se debe colocar obligatoriamente el banco y el tipo de cuenta.

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5.4. Ingresa factura a cancelar en el sistema según si es factura inventariada o factura de gastos.

5.5. En caso que el artículo presentado en la factura no esté en el sistema, crea el artículo correspondiente.

5.6. Verifica en el reporte del sistema Diario de Apuntes, las facturas registradas.

6. Genera asiento contable en el sistema.

7. Finalizado el registro, imprime el reporte del sistema Diario de Apuntes y archiva con los soportes del registro.

7.2. Pagos:

Gerente General: 1. Valida mediante firma de autorización los pagos a efectuar con el reporte de

Antigüedad de saldos.

1.1. Entrega reporte validado al analista de cuentas por pagar.

Analista de Cuentas por Pagar 2. Recibe directrices para la emisión de pagos.

3. Emite los pagos en el sistema.

¿El pago se hace a través de transferencias?

Sí. Ir al paso 4.

No. Ir al paso 3.1.

3.1. Genera Cheque en el sistema, imprime y solicita firmas autorizadas.

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3.2. Entrega cheque al beneficiario solicitando firma correspondiente. Ir al paso

11.

4. Valida que antes de generar la remesa los documentos a pagar deben estar

pendiente de pago.

5. Genera la remesa de pagos a ejecutar, revisando en el sistema lo pendiente y genera la plantilla de pago a proveedores.

5.1. Ir al Finanzas ->pagos -> seleccionar los documentos pagos que se van a

pagar con (Ctrl + seleccion) --> luego revisamos el monto total de la

remesa,-> confirmado el monto se oprime el botón remesa

5.2. Se levanta la siguiente pantalla:

5.3. Selecciona “transferencia Sepa”, coloca contrapartida (Banco de la

transferencia, en este caso Banco popular), fecha de elaboración se deja

así, fecha de pago es la fecha en que se liquidan los pagos, seleccionar

generar resumen impreso y cuantas copias, seleccionar enviar e-mail y

seleccionar comprobante de pago por transferencia, finalmente oprimir

aceptar en la parte superior.

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5.4. En este momento se envia un comprobante de pago a cada uno de los

proveedores con el detalle de las facturas que se están pagando.

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6. Genera el archivo TXT asociados a los pagos.

6.1. Se debe ubicar la remesa en finanzas pagos y se filtra solo documentos

de remesa. En este caso se puede ver resaltado en rojo que la remesa

generada es la numero 9, este número se necesita para generar el txt.

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6.2. Ir al menu estadisticas -> importar exportar datos - > exportar datos ->

Seleccionar el mapping : Popular

6.3. Ingresa el número de la remesa: en este ejemplo 9 y aceptar- >Selecciona

directorio donde se guardar el archivo txt del bod-> coloca un nombre

aleatorio y guardar.

Luego mostrará el ejemplo del txt- > oprimir salir.

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Finalmente ubicar el directorio donde se guardo el archivo y montar el archivo en el Banco.

los archivos tienen el nombre similar a este PE0546569120205110000002E.TXT

¿Qué sucede contablemente?

Al generar la remesa se realiza un asiento contable del proveedor contra la cuenta de la

forma de pago pendiente, en este caso 111100001 Banco popular, luego al saldar se hace

un asiento desde la cuenta transitoria hasta el banco. Si no hay cuenta transitoria al generar

la remesa no se genera asiento, si no al saldar

y es directo contra el banco.

¿Cómo ubicar una remesa para saldarla si

contiene varios pagos de factura de diferentes

proveedores?

En filtro del menú finanzas - Pagos utilizar el

filtro remesa y seleccionar el número de la

misma.

Una vez aparecen los documentos de la

remesa, debe seleccionarlos con Ctrl +

seleccionar (mouse) y oprimir saldar.

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¿Qué sucede si hay un error y se envió en la remesa una factura que no debió ser

pagada?

Salda la remesa, luego devolverla y vuelve a seleccionar los documentos y la genera.

¿Qué sucede si el banco reversa el pago de un proveedor que se encontraba en una

remesa y se requiere volver a generar el pago en otra forma de pago u otra remesa?

Localiza el documento en finanzas -> pagos -> filtra por número de remesa, seleccionar solo

la línea de documento(s) a devolver -> saldar y luego ubicar los documentos saldados y

devolver. Finalmente tiene el o los documentos de nuevo para emitir pago o remesa.

¿Qué sucede si hoy monto la remesa y mañana realizo el txt?

Tiene en cuenta la fecha de pago que se seleccionó al confeccionar la remesa, si es menor

o igual al día en que va a generar el txt lo puede generar sin inconvenientes.

7. Ingresa a la página de la entidad bancaria y genera la solicitud de transferencias máxima de pagos a proveedores, subiendo el txt de los mismos.

8. Envía vía correo electrónico, solicitud de aprobación a Director de Finanzas

8.1. Entrega reportes del sistema Remesa de Pagos y Antigüedad de Saldos a proveedores aprobados al Director de Finanzas.

Director de Finanzas 9. Valida remesas de pagos elaborada contra pagos autorizados por la Gerencia.

¿Remesa de pago correcta?

Si. Ir al paso 11.

No. Ir al paso 9.1

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9.1. Valida con Analista de cuentas por pagar las discrepancias detectadas.

9.2. Solicita corrección en los casos que aplique.

Analista de Cuentas por Pagar 10. Asocia el correlativo de pago efectuado en el sistema ( Nro. de Transferencia /

Nro. de Cheque)

11. Archiva pagos efectuados según reporte Remesas de Pago en la carpeta correspondiente.

8. Registros CODIGO DENOMINACIÓN DEL REGISTRO TIPO DE REGISTRO CUSTODIO TIEMPO DE

RETENCIÓN

Solicitud de Orden de Pago Manual Analista de Cuentas

por Pagar 10 años

Diario de Apuntes Electrónico Analista de Cuentas por Pagar

10 años

Antigüedad de Saldos Electrónico Analista de Cuentas

por Pagar 10 años

Remesa de Pagos Electrónico Analista de Cuentas

por Pagar 10 años

9. Anexos

No Aplica. Autorizado por: Angelly Chevalier Gerente General Aladino Aparta Hotel SRL