1. Qu tipos de informacin debe buscarse en las entrevistas?

En la entrevista usted necesita obtener las opiniones de los entrevistados y su parecer acerca del estado actual del sistema, metas organizacionales y personales y procedimientos informales.2. Mencione los cinco pasos en la preparacin de una entrevista.

1. Leer los antecedentes2. Establecer los objetivos de la entrevista

3. Decidir a quin entrevistar

4. Preparar al entrevistado

5. Decidir el tipo de preguntas y la estructura

3. Defina lo que significan las preguntas abiertas de una entrevista. Mencione ocho beneficios y cinco desventajas de usarlas.

Preguntas abiertasDescribe las opciones del entrevistado para responder. La respuesta puede ser de dos palabras o dos prrafos.

Ventajas:

1. Hacen que el entrevistado se sienta a gusto.

2. Permiten al entrevistador entender el vocabulario del entrevistado, el cual refleja su educacin, valores, actitudes y creencias.

3. Proporcionan gran cantidad de detalles.

4. Revelan nuevas lneas de preguntas que pudieron haber pasado desapercibidas.

5. Hacen ms interesante la entrevista para el entrevistado.

6. Permiten ms espontaneidad.

7. Facilitan la forma de expresarse al entrevistador.

8. Son un buen recurso si el entrevistador no est preparado para la entrevista.

Desventajas:

1. Podran dar como resultado muchos detalles irrelevantes.

2. Posible prdida del control de la entrevista.

3. Permiten respuestas que podran tomar ms tiempo del debido para la cantidad til de informacin obtenida.

4. Dan la impresin de que el entrevistador es inexperto.

5. Podran dar la impresin de que el entrevistador "anda de pesca" sin un objetivo real en la entrevista.

4. Cundo es apropiado el uso de preguntas abiertas en una entrevista?

Cuando se necesita amplitud y profundidad para la contestacin pero las respuestas a las preguntas abiertas son difciles de analizar.

5. Defina lo que quiere decirse con preguntas cerradas de una entrevista. Mencione seis beneficios y cuatro desventajas de usarlas.

Preguntas cerradas:

Cuando se necesita limitar las opciones de los encuestados.

Ventajas:

1. Ahorrar tiempo.

2. Comparar las entrevistas fcilmente.

3. Ir al grano.

4. Mantener el control durante la entrevista.

5. Cubrir terreno rpidamente.

6. Conseguir datos relevantes.

Desventajas:

1. Aburren al entrevistado.

2. No permiten obtener gran cantidad de detalles [debido a que el entrevistador proporciona el marco de referencia para el entrevistado].

3. Olvidar las ideas principales por la razn anterior.

4. No ayudan a forjar una relacin cercana entre el entrevistador y el entrevistado.

6. Cundo es apropiado el uso de preguntas cerradas en una entrevista?

Cuando se necesita tener una respuesta rpida y concreta.7. Qu es una pregunta de sondeo? Cul es el propsito de utilizar preguntas de sondeo en las entrevistas?

Los sondeos permiten al analista de sistemas ahondar en las preguntas para conseguir respuestas ms detalladas.

El propsito del sondeo es ir ms all de la respuesta inicial para conseguir mayor significado, clarificar, obtener y ampliar la opinin del entrevistado. Los sondeos pueden constar de preguntas abiertas o cerradas.}8. Defina el significado de estructura de pirmide. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

Estructura de pirmide: Cuando se necesita que el entrevistador empieza con preguntas, a menudo cerradas, muy detalladas. Posteriormente, el entrevistador extiende los temas permitiendo preguntas abiertas y respuestas ms generalizadas.Debe utilizar una estructura de pirmide si cree que su entrevistado necesita motivacin para profundizar en el tema.

9. Defina el significado de estructura de embudo. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

Estructura de embudo: Cuando se necesita que el entrevistador adopte un mtodo deductivo al iniciar con preguntas generales y abiertas, y luego limitar las posibles respuestas utilizando preguntas cerradas.La forma de embudo es til cuando el entrevistado tiene opiniones fuertes acerca del tema y necesita libertad para expresar sus emociones.

10. Defina el significado de estructura de diamante. Cundo es til emplearla en las entrevistas?

Estructura de diamante: combinan las fortalezas de las otras dos estructuras, pero toman muchos ms tiempo para realizarse.Se emplea cuando nos interesan los casos en que esta pregunta supera las trabas y da paso al flujo de muchos datos nuevos.11. Defina el diseo conjunto de aplicaciones [JAD].

JAD: Joint Application Design.12. Liste las situaciones que justifican el uso de JAD en lugar de las entrevistas personales en la organizacin.Las razones para usar JAD son reducir el tiempo (y el costo) requerido por las entrevistas personales, mejorar la calidad de los resultados de la evaluacin de los requerimientos de informacin y generar una mayor identificacin del usuario con los nuevos sistemas de informacin como resultado de los procesos participativos.13. Mencione los beneficios potenciales de usar el diseo conjunto de aplicaciones.Considere el uso del diseo conjunto de aplicaciones cuando:

1. Los grupos de usuarios estn intranquilos y quieren algo nuevo, no una solucin comn a un problema tpico.

2. La cultura organizacional apoya los mtodos conjuntos de resolucin de problemas entre diversos niveles de empleados.

3. Los analistas prevn que la cantidad de ideas generadas por medio de las entrevistas uno a uno no ser tan abundante como la cantidad de ideas que se podran obtener de un ejercicio en grupo.

4. El flujo de trabajo de la organizacin permite la ausencia de personal importante durante un periodo de dos a cuatro das.14. Liste las tres desventajas potenciales de usar JAD como una alternativa a las entrevistas personales.

Requiere que todos los participantes dediquen una gran cantidad de tiempo. Si la preparacin para las sesiones de JAD es inadecuada en cualquier aspecto o si el informe de seguimiento y la documentacin de especificaciones estn incompletos. Quiz las habilidades y cultura que requiere la organizacin no se hayan es arrollado lo suficiente para permitir el esfuerzo concertado indispensable para ser productivo en un escenario JAD.

15. Qu tipos de informacin busca el analista de sistemas a travs del uso de cuestionarios o encuestas?

Son tcnicas de recopilacin de informacin que permite a los analistas de sistemas estudiar las actitudes, creencias, comportamiento y caractersticas de muchas personas importantes en la organizacin que podran resultar afectadas por los sistemas actuales y los propuestos.16. Mencione cuatro situaciones que hacen apropiado el uso de cuestionarios.

1. Las personas que necesita encuestar se encuentran en ubicaciones dispersas (diferentes instalaciones de la misma corporacin).

2. Una gran cantidad de personas est involucrada en el proyecto de sistemas, y es importante saber qu proporcin de un grupo dado (por ejemplo, los directivos) aprueba o desaprueba una caracterstica especfica del sistema propuesto.

3. Est haciendo un estudio preliminar y desea medir la opinin general antes de que se determine el rumbo que tomar el proyecto de sistemas.

4. Desea tener la certeza de que en las entrevistas de seguimiento se identificar y abordar cualquier problema relacionado con el sistema actual.17. Cules son los dos tipos bsicos de pregunta que se usan en los cuestionarios?

Abiertas y cerradas.18. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera utilizar una pregunta cerrada en un cuestionario.

Deben usarse cuando el analista de sistemas puede listar eficazmente todas las posibles respuestas a la pregunta y cuando todas las respuestas listadas son mutuamente excluyentes.19. Mencione dos razones por las cuales un analista de sistemas debera usar una pregunta abierta en un cuestionario.

Son adecuadas para situaciones en que usted desea descubrir las opiniones de miembros de la organizacin sobre algn aspecto del sistema, ya sea un producto o un proceso.20. Cules son los siete lineamientos para elegir el lenguaje del cuestionario?

1. Use el lenguaje de los encuestados siempre que sea posible. Utilice una redaccin sencilla.

2. Esfurcese por ser especfico en lugar de divagar en la redaccin. Tambin evite las preguntas demasiado especficas.

3. Haga preguntas breves.

4. No sea condescendiente con los encuestados ni los subestime con opciones de lenguaje de bajo nivel.5. Evite la parcialidad en la redaccin. Evitar la parcialidad implica tambin evitar preguntas ofensivas.

6. Dirija las preguntas a los encuestados adecuados (es decir, aquellos que las puedan responder]. No d por sentado que stos tendrn demasiado conocimiento.

7. Asegrese de que el aspecto tcnico de las preguntas es preciso antes de incluirlas.

8. Use software para verificar que el nivel de redaccin de las preguntas sea apropiado para los encuestados.

21. Defina el significado de escalamiento.

Es el proceso consistente en asignar nmeros u otros smbolos a un atributo o caracterstica con propsitos de medicin.22. Cules son los dos tipos de informacin o escalas ms utilizados por los analistas de sistemas?

Las escalas nominales.

Las escalas de intervalos.

23. Para qu se utilizan las escalas nominales?

Se utilizan para clasificar cosas.24. D un ejemplo de escala de intervalos.

Qu tan til es el apoyo que ofrece el Grupo de Soporte Tcnico?

No tiene utilidad

Es sumamente alguna til

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525. Cundo debe usar escalas de intervalos el analista?

Cuando se necesita realizar un anlisis ms cuantitativo.26. Defina qu es la confiabilidad en la construccin de escalas.

La confiabilidad refleja si los resultados son consistentes.27. Defina qu es la validez en la construccin de escalas.

Validez significa que el cuestionario mida lo que el analista de sistemas requiera medir.28. Mencione tres problemas que pueden ocurrir debido a la negligencia en la construccin de escalas.

1. Condescendencia.

2. Tendencia central.

3. Efecto de halo.29. Mencione cuatro acciones que se pueden tomar para asegurar que el formato del cuestionario propiciar una buena tasa de respuesta.

1. Deje bastante espacio en blanco.

2. Proporcione suficiente espacio para escribir las respuestas.

3. Facilite a los encuestados que marquen con claridad sus respuestas.

4. Mantenga un estilo consistente.30. Qu preguntas deben ponerse primero en el cuestionario?

1. Colocar primero las preguntas ms importantes para los encuestados.

2. Agrupar los elementos de contenido similar.

3. Incorporar primero las preguntas menos polmicas.31. Por qu deben agruparse las preguntas sobre temas similares?Para aprovechar el tiempo de respuesta del cuestionario y para no confundir al encuestado ya que si se colocan preguntas de un mismo tema en diferentes etapas del cuestionario tiende a confundir y podemos tener respuestas incoherentes o no contestadas.32. Cul es el lugar apropiado para colocar las preguntas polmicas?No hay un lugar preciso para realizar las preguntas polmicas pero preferiblemente es mejor al final de la entrevista o cuestionario.33. Mencione cinco mtodos para la aplicacin de cuestionarios.

1. Citar al mismo tiempo a todos los encuestados.

2. Entregar personalmente los cuestionarios en blanco y recogerlos cuando estn terminados.

3. Permitir a los encuestados que llenen el cuestionario por s mismos en su trabajo y que lo dejen en una caja colocada en algn punto central.

4. Mandar por correo los cuestionarios a los empleados de las sucursales e indicarles una fecha lmite, instrucciones y enviarles sobres con envo pre pagado para que devuelvan los cuestionarios llenos.

5. Aplicar el cuestionario a travs de correo electrnico o la Web.34. Qu consideraciones son necesarias cundo los cuestionarios se aplican mediante Internet?

Los estudios muestran que los encuestados tienen disposicin para responder preguntas a travs de Internet sobre temas muy delicados. As, preguntas que sera muy difcil plantear en persona acerca de problemas de sistemas podran responderse fcilmente a travs de una encuesta en la Web.