CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO

  SI NO OBSSOBRE PRESUPUESTO

1. Cuenta con manuales y directivas propias de gestión X    2. Para el presupuesto se toma en cuenta la priorización de

actividades X    

3. ¿Los saldos del período anterior no comprometidos fueron depositados en la cuenta del Tesoro Público?

X   

4. Los fondos transferidos mensualmente del Tesoro Público para el PVL son abonados íntegramente en una cuenta bancaria específica.

X    

5. Los fondos provenientes de otros tipos de fuentes, se depositan intactos y al día siguiente de su recepción

  X  

6. ¿Cuando existe atraso en la recepción de los fondos, la entidad ha efectuado los reclamos correspondientes ante el MEF?

X    

7. ¿La entidad asigna parte de los ingresos propios para la atención del P.V.L?

  X  

8. ¿Se emplea todos los recursos transferidos por el MEF en adquirir exclusivamente los insumos para el P.V.L?

X    

9. ¿Los fondos asignados al Programa han sido utilizados en su totalidad durante el año 2010 en el cumplimiento del objetivo previsto en la normativa

     

SOBRE CONTABILIDAD -TESORERIA      1. ¿La entidad cancela mensualmente al proveedor el valor

de los insumos??  X  

2. Cuenta con manuales y directivas propias de gestión X    3. ¿Las facturas de las órdenes de compra consignan el

sello restrictivo “Pagado?X    

4. ¿Previo al pago, se exige la conformidad de recepción de los insumos (guía de remisión, nota de ingreso?

  X  

5. ¿Los compromisos contraídos por adquisición de productos para el programa se cancelan con cheque y a nombre del proveedor?

 X  

6. ¿En relación a los cheques: Se controla su secuencia numérica?

X   

SOBRE DESARROLLO SOCIAL1. Se efectúa una conciliación periódica entre las firmas de

recepción de conformidad y los padrones que obran en la Municipalidad

  X   

2. ¿Las transferencias que se reciben del MEF son suficientes para atender a los beneficiarios del P.V.L.?

     

3. ¿ Las municipalidades pueden celebrar convenios entre sí para adquirir alimentos para el PVL

  X   

4. ¿Existe padrones de beneficiarios por cada Club y /o Comité del P.V.L?

X     

5. Se confirma y/o indaga en situ que la información consignada en los padrones es real

   X  

6. Se ha establecido que los beneficiarios del P.V.L. sean: Primera Prioridad

X     

7. Los padrones son actualizados permanentemente   X   8. ¿La atención del P.V.L se encuentra concentrada en

zonas de mayor pobreza? X    

9. ¿Los insumos o alimentos que se adquieren con los recursos del Programa del Vaso de Leche benefician solo a la población de la jurisdicción territorial de su municipalidad?

 X    

10.El Comité de Administración del P.V.L. esta constituido por el Alcalde, el Director Municipal y dos representantes de los Clubes de Madres y/o Comités del P.V.L?

 X    

11.¿Existe evidencia sobre la difusión del Programa en lugares de pobreza extrema?

  X   

12.¿A fin de asegurar de manera efectiva la distribución de las raciones diarias a los beneficiarios, se cuenta con el apoyo de organismos especializados en identificación tales como la ONPE o RENIEC?

   X  

SOBRE PROGRAMAS ALIMENTARIOS1. ¿Se lleva un registro detallado del control de ingresos del

Programa del Vaso de Leche mediante el libro bancos?X    

2. ¿Se cuenta con un manual y/o directiva interna del Programa del Vaso de Leche?

X    

3. ¿Se lleva un registro de los desembolsos para el Programa de Vaso de Leche?

X   

4. ¿Es un nutricionista quién tiene la responsabilidad de establecer los valores nutricionales mínimos que debe contener la ración diaria del PVL?

X    

5. ¿Se ha establecido un sistema adecuado de registro permanente de los movimientos de los productos por unidades de iguales características?

 X

6. ¿Si en algún mes no hubo atención, se reporta beneficiarios?

X    

7. Se solicita a los Comités y /o Club de madres la relación diaria de las personas que han recibido su ración de P.V.L?

  X   

8. Existe padrones de beneficiarios por cada Club y /o Comité del P.V.L.?

 X    

9. Estos padrones contienen información básica como: Niños de 0 – 6 años y de 7 a 13 años, Nombre y apellidos del Beneficiario, Nombres y apellidos de la madre, Dirección, Edad, Fecha de Nac. Firma o huella digital de la madre, Firma del Presidente del Comité del P.V.L

 X    

10.Se confirma y/o indaga en situ que la información consignada en los padrones es real

  X   

11.Los padrones son actualizados permanentemente   X   12.Existen otras solicitudes de Comités y/o Club de madres

que desean acogerse al Programa del Vaso de Leche. X    

13.Los insumos o alimentos que se adquieren con los recursos del Programa del Vaso de Leche benefician solo a la población de la jurisdicción territorial de su municipalidad

 X    

14.Se deja constancia de los productos recibidos, a través de una firma de recepción por parte del almacenero

  X   

15.Al distribuirse la leche con otro agregado tales como: avena u otros productos equivalentes, se calcula el volumen de la ración, de tal forma que ésta no sea inferior a los 250 cc

   X  

16.Se cuenta con un cronograma de fechas de entrega de productos

 X    

17.Se solicita a los Comités y /o Club de madres la relación diaria de las personas que han recibido su ración de P.V.L?

  X   

18.Se ha instruido a los Presidentes de los Comités y/o Club de Madres la forma que se debe preparar los insumos del PVL

 X    

19.Se ha efectuado entrevistas a los beneficiarios para determinar si vienen recibiendo su ración diaria del PVL

  X   

20.La Distribución se efectúa en forma inmediata, después de haber recibido los productos del proveedor

 X    

21.La Municipalidad ha organizado y determinado los Clubes de Madres o Comités del Vaso de Leche que se encargarán de la atención del programa

 X    

22.Se cuenta con un cronograma de fechas de entrega de productos

 X    

SOBRE SUPERVISION DEL PROGRAMA VASO DE LECHE1. Se cuenta con un Plan de supervisión y control del

programa en su jurisdicción     

2. En los avisos de licitación o concurso se da preferencia a la adquisición de leche fresca

  X  

3. Se efectúan visitas de supervisión a los diversos Comités  X    4. La supervisión efectuada por la Municipalidad, tiene

receptividad de parte del Comité X    

5. Se deja evidencia de la acción realizada en la supervisión   X   6. La Municipalidad cuenta en forma permanente con el

apoyo de Instituciones especializadas que brindan capacitación sobre el valor nutritivo, higiene, manipuleo de alimentos, conservación y condiciones de salubridad de los insumos adquiridos

  X   

7. La preferencia por la leche fresca a ser adquirida, está acorde con las condiciones climáticas, de tal forma que no afecte su conservación

 X    

8. En caso de no existir en el mercado local leche fresca o en polvo, ésta es sustituida por otro producto equivalente de producción local

 X    

9. En las Bases y condiciones de Compra, se fija la responsabilidad del proveedor de garantizar el abastecimiento puntual y permanente de leche fresca, leche en polvo u otros productos agrarios de origen local

 X    

10.Se exige previamente al proveedor el cumplimiento de las condiciones y frecuencia de entrega de distribución, de tal forma que la calidad no se vea deteriorada o merme la cantidad o peso de los productos

 X    

11.¿La Municipalidad remite a la CGR dentro de los 15 días del mes vencido, la información del P.V.L?

  X   

12.El formato del P.V.L es llenado y suscrito por el Presidente del Comité de Administración del Programa del Vaso de Leche y por el Director de Administración o quien hace sus veces

   X  

13.La documentación original, sobre la ejecución del P.V.L, se conserva en poder de la Municipalidad y se encuentra debidamente foliada y archivada

 X    

MEMORANDUM DE CONTROL INTERNO

INTRODUCCION

El presente memorándum ha sido elaborado por los Señores encargados de

realizar la Auditoria del Órgano de Control Institucional para realizar el Examen

Especial: Programa del Vaso de Leche de la Municipalidad Provincial Mariscal

Nieto en el tiempo del 01 de Enero hasta el 31 de Diciembre del año 2010. En

razón a sus competencias. Fue realizado de acuerdo con las Normas

Internacionales de Auditoría y las Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU)

emitidas por la Contraloría General de la República del Perú. Tales normas

requieren que planifiquemos y realicemos el examen con la finalidad de

obtener seguridad razonable de los empadronados queden satisfechos con el

Programa del Vaso De Leche y a su vez que los estados de ingresos y egresos

no contenga errores importantes. Una auditoría comprende el examen basado

en comprobaciones selectivas de evidencia que respaldan los importes y las

divulgaciones reveladas en una investigación exhaustiva. Una auditoría

también comprende una evaluación de los principios de contabilidad aplicados

y de las estimaciones significativas efectuadas por la Dirección de la

Municipalidad, así como una evaluación de la presentación del estado

financiero. Consideramos que nuestro examen constituye una base razonable

para fundamentar nuestra opinión.

El Sistema de Control Interno de la Municipalidad Provincial Mariscal Nieto

comprende su plan de organización, métodos procedimientos y la función de

auditoría interna; establecidos para salvaguardar su patrimonio contra el gasto

inadecuado, las probables pérdidas, el uso indebido de los fondos, verificar la

exactitud y veracidad de la información financiera y administrativa, promover

la eficiencia en sus operaciones, así como verificar el cumplimiento de los

objetivos y políticas establecidos por la entidad. Nuestra revisión en lo que

respecta al Programa Vaso de Leche reveló ciertos cambios que podrían ser

aplicados, con la finalidad de permitir a la Municipalidad Provincial Mariscal

Nieto, salvaguardar sus intereses en forma más efectiva.

Las siguientes debilidades

1. Los Padrones de Beneficiarios no están adecuadamente Elaborados

sustentados ni aprobados oficialmente.

2. No todos los Beneficiarios empadronados reciben su ración diaria

completa de leche y Avena preparada, sin embargo en los cuadernos de

control figura la entrega normal.

3. La Supervisión ejecutada por los promotores y funcionarios es débil y no

se implementa medidas correctivas para mejorar el funcionamiento de

los comités del Programa del Vaso de Leche.

II DEBILIDADES DEL CONTROL INTERNO

Desorden en la documentación que sustenta la programación y

ejecución de la administración del Programa Vaso de Leche, con lo

PROGRAMADO EN EL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL DEL 2010

De la revisión y evaluación efectuada a las actividades del Programa

Vaso de Leche para el ejercicio 2010 aprobado mediante Ley Nº 24059

Crean el Programa del Vaso de leche en todos los municipalidades

provinciales de la República. Dicha gerencia debe realizar 14

supervisiones a los órganos desconcentrados.

Sobre el particular cabe mencionar que la documentación sustentatoria ha sido

difícil su ubicación.

RECOMENDACIÓN DE LAS DEBILIDADES

1. De revisión a los documentos de gestión; Documentación detallada para

la elaboración del empadronamiento, se recomienda que cada persona

que ha sido empadronada cuente con una copia de todos los

documentos que se llenan en el momento que se realiza el

empadronamiento, con todos los vistos y firmas de todos los

responsables del Programa de vaso de leche. Estos documentos deber

estar bien resguardados y escritos de manera legible por un personal

especializado en el tema de digitación para evitar errores en el momento

de llenar la base de datos con los detalles de los empadronados.

2. De la revisión de documentos que dan sustento a la forma del registro

de los empadronados para que puedan recibir su ración diaria, se

recomienda que constantemente la gerencia encargada realice

supervisiones y encuestas a las personas que reciben su ración diario, a

fin de poder constatar como indica los libros de registros donde se

manifiesta que todos reciben su ración, y poder conciliar con los

documentos fuentes, para que lleven un mejor control y que todos los

empadronados se beneficien de este programa, ya que es el requisito

primordial que todas las personas de menores recursos económicos

gocen de dicho beneficio.

3. La supervisión que realizan los promotores y demás funcionarios

encargados es deficiente, por lo que se sugiere que periódicamente se

supervise no solo los promotores, si no también por los responsables,

para tener una buena supervisión y al término poder realizar una

conciliación entre los promotores y demás encargados de las

supervisiones.

“AÑO DEL BICENTENARIO MACHUPICCHU Y PARA EL MUNDO”

Moquegua 02 de Febrero 2011

OFICIO Nº. 001 - 2011 – UDITORES – MSG. /MOQ.

Señor:

Ing. Freddy Zevallos Gámez

MUNICIPALIDAD PROVINCIAL MARISCAL NIETO- Moquegua

PRESENTE

ASUNTO : Remisión de Memorándum de Control Interno

REF : estructura del Control Interno

*************************************************************************

Tengo el agrado de dirigirme a Ud. a fin de remitir adjunto un (01)

ejemplar del Memorándum de Control Interno conteniendo debilidades evidenciadas durante el

trabajo de campo de la acción de control denominada examen especial del Inventario Física

Valorizado de Activo Fijo del Mes de Enero hasta el mes de Junio.

Precisar que las debilidades de control detectadas no constituyen

la totalidad de las mismas ya que fueron determinadas como resultados de evaluaciones selectivas

de actividades y procesos relacionados con los objetivos de nuestra acción de control con el

propósito de evaluar la estructura de control interno..

Sin otro particular y esperando la atención al presente, es propicia

la ocasión para expresarle los sentimientos de mi especial consideración y estima.

Atentamente,

AUDITORES ASOCIADOS SA.

CPC. MILAGROS SILVA GOMEZA U D I T O R I A