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Curso de Procedimientos Administrativos de Secretaría Administrativa
SECRETARIA ADMINISTRATIVA ADQUISICIONES
http://a.uaslp.mx/PRCSAD14
Inventarios
• DEFINICIÓN
• Son aquellos movimientos de bienes que se hacen dentro de una Sub Unidad Organizacional.
• PROCEDIMIENTO
• Dar de alta las áreas y subáreas de la SUO en el módulo de bienes muebles (MBM).
• Realizar la transferencia interna en el MBM. • Transferir el bien físicamente.
Transferencias Internas
Alta de áreas
Inventarios
Alta de áreas
Inventarios
Alta de áreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Alta de subáreas
Inventarios
Transferencias Internas
Inventarios
Transferencias Internas
Inventarios
Subresguardo
Inventarios
Transferencias Externas
• DEFINICIÓN
• Son los cambios de ubicación de los bienes, entre Unidades Administrativas.
• PROCEDIMIENTO
• Enviar oficio a la Secretaría Administrativa, solicitando la transferencia externa.
• Solicitar la transferencia de inventario en el MBM.• Esperar a que se autorice en el MBM, ya que se emitirá
un nuevo resguardo y etiqueta con el nuevo responsable.• Mover físicamente el bien transferido.
Inventarios
Transferencias Externas
Inventarios
Transferencias Externas
Inventarios
Transferencias al Almacén de Bajas
• DEFINICIÓN
• Son aquellos bienes que ya no tienen utilidad dentro de la SUO (bajas).
• PROCEDIMIENTO
• Solicitar por oficio a la Secretaría Administrativa, la transferencia al almacén de bajas.
• Solicitar la transferencia al almacén de bajas, a través del MBM.
• Esperar respuesta por parte del área de bajas para agendar la recolección de los bienes.
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
Transferencias al Almacén de Bajas
Baja de Bienes Muebles
Baja de Bienes Muebles
La dependencia solicita
la baja de bienes
La Secretaria Administrativa autoriza la
baja
Baja de Bienes Muebles
Se programa fecha con la dependencia solicitante.
En la fecha acordada, se retiran los bienes
Baja de Bienes Muebles
Se realiza el traslado y almacenamiento
Se confirma la bajaen el sistema
• Se considera al Fondo Revolvente como una fuente de pago cuyo fin es el de sufragar solamente algunos conceptos catalogados como gastos menores o contingentes
http://www.isaf.gob.mx/compendio/Estatal/Otros/fondo_revolvente_2005.pdf
• Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva. Dicho monto es definido y autorizado por la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.
http://www.definicion.org/fondo-revolvente
Definiciones:
Caja Chica
• Importe o monto que en las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal se destina a cubrir necesidades urgentes que no rebasen determinados niveles, los cuales se regularizarán en periodos establecidos o acordados convencionalmente y que se restituyen mediante la comprobación respectiva
http://www.eco-finanzas.com/diccionario/F/FONDO_REVOLVENTE.htm
• El Fondo revolvente es una cantidad de dinero en efectivo reembolsable, que sirve para cancelar obligaciones no previsibles y urgentes, de valor reducido y que no sean factibles de satisfacer mediante la emisión normal y programada de pagos.
http://app.jalisco.gob.mx/PortalTransparencia.nsf/TodosWeb/582D1F4ADE19DB78862573A8008331DD/$FILE/REGLAMENTO%20DEL%20FONDO%20REVOLVENTE.pdf
Definiciones:
Caja Chica
• La utilización de estos fondos solo debe implementarse por razones de agilidad y costos, cuando la demora en la tramitación rutinaria de un gasto puede afectar la eficiencia de la operación y que por su naturaleza no ameritan ser previstos para su cancelación mediante la emisión de cheques, el monto deberá de ser determinado de acuerdo a las necesidades de cada SUO.
Objetivo:
Caja Chica
Consideraciones para el reembolso: Los documentos comprobatorios de gastos que se
adjuntan a la rendición de cuentas, deberán cumplir con los siguientes requisitos técnicos:
• Serán en original • Completamente legibles• Sin enmendaduras, ni borrones, ni uso de
corrector• El concepto del gasto será completamente
específico. La documentación que ampare los gastos
efectuados mediante el Fondo de caja chica, al momento de ser presentada a trámite, no deberá tener una antigüedad mayor a 30 días contados a partir de la fecha de emisión de la factura
Caja Chica
Consideraciones para el reembolso:
• Cuando se haya ejercido el 50% del monto establecido.
• El gasto no debe de exceder del monto autorizado.
• Los reembolsos deberán de efectuarse de ser posible en el mes al que correspondan los comprobantes.
• Gastos urgentes y no previsibles, así como aquellos que por su naturaleza no pueden ser gestionados vía crédito, además de los que por su costo no es conveniente adquirirlos vía orden de compra.
Caja Chica
Servicio de Mantenimiento y Construcción
El Servicio de Mantenimiento se encarga de mantener en óptimo estado de
funcionamiento las instalaciones de la Universidad. Evitando que se interrumpa la
actividad docente, investigadora y de gestión de la Universidad y manteniendo las instalaciones,
los edificios, los espacios y áreas verdes en armonía con la normativa vigente.
INTRODUCCION
Servicio de Mantenimiento y Construcción
El desempeño de la universidad estará en la calidad de mantenimiento por lo cual, es de suma importancia tener una visión a futuro,
planificar y programar el mantenimiento para cubrir toda el área en el tiempo, ya sea a
mediano o largo plazo y además reducir costos de repuestos y materiales para un mejor
desempeño.
IMPORTANCIA DEL MANTENIMIENTO
Servicio de Mantenimiento y Construcción
• MANTENIMIENTO CORRECTIVO: Atiende a la reparación de los elementos constructivos y de las instalaciones cuando se produce un fallo de cualquiera de estas partes.
• MANTENIMIENTO PREVENTIVO: Trata de anticiparse a la aparición de averías, efectuando revisiones de forma cíclica y programada. De este modo evitamos futuros fallos en los sistemas constructivos y de instalaciones.
• MODIFICACION O MEJORA DE ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS E INSTALACIONES: Realiza obras de modificación de espacios e instalaciones, para adaptar los sistemas constructivos a las necesidades de los usuarios
CLASIFICACION DEL MANTENIMIENTO
Servicio de Mantenimiento y Construcción
Al aplicar el mantenimiento eficiente y correctamente, en forma general que garantice
el BUEN FUNCIONAMIENTO y mantener los espacios operables.
VENTAJAS DEL MANTENIMIENTO
Servicio de Mantenimiento y Construcción
Se cuenta con los siguientes servicios:1. Mantenimiento eléctrico y construcción.
– Áreas: Herrería, Cerrajería, Carpintería, Plomería, Vidriería, Albañilería, Electricidad y Jardinería y recolección de basura.
2. Servicio de apoyo: traslado de mobiliario, montaje y armado de mamparas y otros.
AREAS DE SERVICIO
Servicio de Mantenimiento y Construcción
MANTENIMIENTO ELECTRICO Y CONSTRUCCIÓN
JEFE DEPTO. JEFE DEPTO.
ADMON. ADMON.
ENCARGADODE AREA
ENCARGADODE AREA
SOLICITUD SOLICITUD
TICKET TICKET
TEL. TEL.
EMERG. EMERG.
DIAGNOSTICO(MEDIDAS Y MATERIAL)
DIAGNOSTICO(MEDIDAS Y MATERIAL)
SUPERVISOR SUPERVISOR
SOLICITUD DE MATERIAL
SOLICITUD DE MATERIAL
ADMINISTRACIONADMINISTRACION
DEPTO. COMPRASDEPTO. COMPRAS
PROPORCIONA PROPORCIONA
HABILIT. TRAB.TALLERES
HABILIT. TRAB.TALLERES
ORDEN DE TRABAJO ORDEN DE TRABAJO
PROCESO ELABORACION
PROCESO ELABORACION
ENTREGA DE
TRABAJO
ENTREGA DE
TRABAJO
CERRAR ORDENCERRAR ORDEN
Servicio de Mantenimiento y Construcción
JARDINERIA Y RECOLECCION DE BASURA
JEFE DEPTO. JEFE DEPTO.
ADMON. ADMON.
ENCARGADODE AREA
ENCARGADODE AREA
SOLICITUD SOLICITUD
TICKET TICKET
TEL. TEL.
EMERG. EMERG.
MANT. JARDINERIA
MANT. JARDINERIA
AREAS COMUNES
AREAS COMUNES
PROGRAMAPROGRAMA
RECOLECCION DE BASURARECOLECCION
DE BASURA
ESC. ESC.
DEPTO. DEPTO.
AREA COMUN
AREA COMUN
TIRADERO PEÑSCOTIRADERO PEÑSCO
BOLSASBOLSAS
SELECCIONSELECCION
40 KM
Servicio de Mantenimiento y Construcción
AREAS DE LIMPIEZA
ZO
NA
UN
IVE
RS
ITA
RIA
Servicio de Mantenimiento y Construcción
HORARIO SEMANAL DE LIMPIEZA: AREAS COMUNES
ZO
NA
UN
IVE
RS
ITA
RIA Hora Lunes Martes Miércoles Jueves Viernes Sábado
7:00 -11:00 Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A Limpieza Areas A
* Limpieza de estacionamiento 1
y 2 * Limpieza Zona Oriente
Limpieza de periferia Z.U.
11:00 - 11:30 Lonche Lonche Lonche Lonche Lonche Recoleccion de basura.
11:30 - 14:00 Limpieza Areas B Limpieza Areas C Limpieza Areas B Limpieza Areas C Limpieza Areas B
14:00 - 15:00 Recoleccion de basura
Recoleccion de basura
Recoleccion de basura
Recoleccion de basura
Recoleccion de basura
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
LUNES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I Zona Universitaria• Fac. Hábitat • Fac. Ciencias• Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario• Fac. Estomatología• Finanzas, C.U.A.T.E y Anexos
MARTES• Instituto de Física • Fac. Enfermería • Físico Matemáticas• Fac. Ingeniería • Fac. Hábitat• Fac. Química • Instituto de Geología • Fac. Estomatología• Biblioteca Biomédica
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
MIERCOLES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I. Zona Universitaria • Fac. Hábitat• Fac. Ciencias• Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario• Fac. Estomatología• Finanzas, C.A.T.E Y Anexos
JUEVES• Instituto de Física • Fac. Enfermería• Físico Matemáticas• Fac. Ingeniería• Fac. Hábitat• Fac. Química• Instituto de Geología• Fac. Estomatología• Biblioteca Biomédica
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RECORRIDO SEMANAL DE RECOLECCION DE BASURA
Camioneta FORD placas TC-6125-E Zona Universitaria.
VIERNES• Fac. Enfermería• Fac. Ingeniería• D.U.I Zona Universitaria• Fac. Hábitat• Fac. Ciencias • Biblioteca de Área C.I.C.T.D• Centro de Salud Universitario • Fac. Estomatología• Finanzas, C.U.T.E. y Anexos
SABADO• Instituto de Física• Fac. Enfermería• Físico matemáticas• Fac. Ingeniaría• Fac. Hábitat• Fac. Química• Fac. Estomatología
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
LUNES• Torre Administrativa• Ciencia de la Comunicación• I.I.C.O• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Posgrado Comercio• Posgrado Derecho• Unidad Posgrado• Metalurgia• C.Y.A.C.Y.T• Bicentenario• Fac. Economía• Clínica Mario García (Morales)
MARTES• Torre Administrativa• Fac. Psicología• Unidad Deportiva• Clínica Psicología• Clínica USIS (Palmar)• Zonas Desérticas• Talleres
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
MIERCOLES• Torre Administrativa• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Archivo General (c/15 días)
JUEVES• Torre Administrativa• Ciencias de la Comunicación • I.I.C.O• Posgrado Comercio• Posgrado Derecho• Unidad de posgrado• Metalurgista• C.Y.A.C.Y.T• Bicentenario• Fac. Economía• Clínica Mario García (Morales)
Servicio de Mantenimiento y Construcción
RUTA EXTERNA (TC-6124-E)
VIERNES• Torre Administrativa• Tienda Universitaria• Fac. Medicina• Fac. Psicología
SABADO• Centro de Idiomas• Edificio Central• Fac. Comercio• Fac. Derecho• D.U.I. Centro• Centro de Idiomas Infantil• Biblioteca Comercio
Servicio de Mantenimiento y Construcción
SERVICIO DE APOYO
JEFE DEPTO. JEFE DEPTO.
ADMON. ADMON.
ENCARGADODE AREA
ENCARGADODE AREA
SOLICITUD SOLICITUD
TICKET TICKET
TEL. TEL.
PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS
PROGRAM. PERSONAL Y VEHICULOS
ARMADO O MONTAJE ARMADO O MONTAJE
TRASLADO TRASLADO
CARPINTEROSALBAÑILESHERREROS
ETC
CARPINTEROSALBAÑILESHERREROS
ETC
ESTACIONAM. ESTACIONAM. CARGA/DESCARGA CARGA/DESCARGA
ESTIBAR ESTIBAR
REGRESAR MOB.
REGRESAR MOB.
RECORRIDO RECORRIDO
Servicio de Limpieza y Gasolina
FECHANo. DE
AFILIACIÓNHORARIO ASISTENCIA FIRMA
SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
OBSERVACIONES
Vo.Bo. DIRECTOR ADMINISTRADOR
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218 Tel. 102 73 24 y 102 74 24
(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)
EMPRESA NOMBRE
LIMPIEZA YSEGURIDAD
Servicio de Limpieza
Servicio de asignación de Gasolina
FECHA DEL VALE
VEHICULO PLACASFOLIO DEL
VALETIPO DE
COMBUSTIBLELITROS
CARGADOSKM PREVIO A
CARGARKM DESPUES DE
CARGARKM
RECORRIDOSRENDIMIENTO ACTIVIDADES
ADMINISTRADORDIRECTORVo.Bo.SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
(DEPENDENCIA Y FECHAS A COMPROBAR)
UNIVERSIDAD AUTÓNOMA DE SAN LUÍS POTOSÍ SECRETARÍA ADMINISTRATIVA
Cordillera de los Alpes esq. Villa de la Paz, Colonia Villas de Pedregal C. P. 78218 Tel. 102 73 24 y 102 74 24
PERIODO:
CONTROL VEHICULAR
Bitácora de Rendimiento
http://a.uaslp.mx/PRCSAD14
Nombre Correo E Ext. Tema
C.P. Guillermo Escobedo Cabrero
[email protected] 7539 Inventarios
Juan Carlos Vázquez Ascencio [email protected] 7511 Bajas
Lic. Miguel Ángel Hernández Franco
[email protected] 7348 Caja Chica
Arq. Eloy Villela Govea [email protected] 8182700
Servicio de Mantenimiento y Construcción
C.P. Gabriela G. Luna Sánchez [email protected] 75204445073789
Servicios de Limpieza y Gasolina
GRACIAS
Mayo 2014