d-di-sredjeno

PANEVROPSKI UNIVERZITET APEIRONFAKULTET POSLOVNE EKONOMIJE

BANJA LUKA

INFORMACIONI SISTEM GRADSKE UPRAVE

DIPLOMSKI/SPECIJALISTIČKI RAD

Mentor: Student:Prof. dr Lazo Roljić Desanka Talić Br: indexa 081-06/VJU

Banja Luka, septembar 2010. godine

S A D R Ž A J

1 Uvod.......................................................................................................................................................................32 Definicija Gradske uprave......................................................................................................................................4

2.1 Pozicija institucija lokalne samouprave........................................................................................................53 Projekat izgradnje IS-a Gradske uprave Grad Banja Luka.....................................................................................9

3.1 Analiza ciljeva realnog sistema.....................................................................................................................93.1.1 Analiza informacionih tokova................................................................................................................10

4 Poglavlje - realizacija projekta.............................................................................................................................235 Dekompozicija procesa realnog sistema u podsisteme.........................................................................................26

5.1 Zajednički podsistemi.................................................................................................................................265.1.1 Standardizacija........................................................................................................................................265.1.2 Evidencija lica.........................................................................................................................................275.1.3 Evidencija nekretnina.............................................................................................................................27

5.2 Standardni podsistemi.................................................................................................................................285.2.1 Odobravanja............................................................................................................................................285.2.2 Finansijsko knjigovodstvo......................................................................................................................285.2.3 Upravljanje gotovinskim tokovima i platnim prometom........................................................................285.2.4 Praćenje prihoda.....................................................................................................................................295.2.5 Stalna sredstva........................................................................................................................................305.2.6 Obračun plata..........................................................................................................................................305.2.7 Obračun naknada.......................................................................................................................................305.2.8 Upravljanje nabavom..............................................................................................................................305.2.9 Arhiviranje..............................................................................................................................................31

6 Analiza interakcija izmedu definisanih podsistema.............................................................................................326.1 Realizacija aplikativnih funkcija.................................................................................................................32

6.1.1 Administrativno tehnicka podrška ili Dokument Menadžment..............................................................326.1.2 Matična evidencija..................................................................................................................................346.1.3 Kadrovska evidencija..............................................................................................................................386.1.4 Evidencija samostalnih privrednika........................................................................................................406.1.5 Poslovni prostori.....................................................................................................................................406.1.6 Javna nabava...........................................................................................................................................416.1.7 Finansijske aplikacije..............................................................................................................................426.1.8 Evidencija stalnih sredstava....................................................................................................................466.1.9 Podsistem plata.......................................................................................................................................476.1.10 Podsistem blagajna.............................................................................................................................486.1.11 Zalihe..................................................................................................................................................48

7 Računarska mreža.................................................................................................................................................518 Zaključak..............................................................................................................................................................559 Literatura...............................................................................................................................................................57

- 2 -

1 UVOD

Sistem koji omogućava prikupljanje, čuvanje, obradu, prenošenje i prikazivanje informacija zove se informacioni sistem. Pojava IK tehnologija je uticala na gotovo sve aspekte ljudskog života kako privatnog tako i u domenu profesionalnih i društvenih dostignuća.

IK tehnologije su zaslužne za ovaj stepen dostignuća jednog društva i donose veliki napredak - bez obzira na strukturu i stepen razvoja društva.

Važan stepen u aktivnostima društva su i poslovi gradske uprave - koji predstavljaju mehanizam kojim se uređuju interesi grada i njenih građana. Na lokalnom nivou, institucije predstavljaju mjesto na kojem su ti interesi neposredno zastupljeni, a ostvaruju se kroz neposredne kontakte građana i gradske administracije.

Funkcionisanje gradske uprave zasniva se na nekoliko načela, među kojima su - načelo efikasnosti, ekspeditivnosti, pravovremenosti, racionalnosti i slično, a upravo IK tehnologije predstavljaju sredstvo za njihovo ostvarenje.

Imajući u vidu navedeno, institucija lokalne uprave predstavlja početnu tačku za primjenu IK tehnologije i implentaciju koncepta gradske uprave.

Lokalna samouprava predstavlja temelj i osnovni oblik političkog osamostaljivanja građana, i jednu od najznačajnijih političkih institucija. Ona je stvarni i konkretni oblik upravljanja i odlučivanja građana u lokalnoj zajednici. Značaj lokalne samouprave danas je prihvaćen i podržan od evropskih institucija.

- 3 -

2 DEFINICIJA GRADSKE UPRAVE

Pod terminom ,,Gradska uprava” podrazumijeva se široka primjena savremenih informaciono-komunikacionih tehnologija u administraciji - koja bi omogućila građanima, poslovnim subjektima, vladinim i nevladinim organizacijama i drugim institucijama - pristup servisima javne uprave, a zaposlenima jednostavno i efikasno obavljanje poslova, uz smanjene troškove.

Tehnologija se mora kombinovati sa organizacionim promjenama i razvijanjem novih vještina - da se ostvari vizija gradske uprave.

Vizija gradske uprave je stvaranje toplog i sigurnog doma za ugodan život građana koji žive u gradu, konkurentna privreda, uređena infrastruktura, vrhunska kultura i obrazovanje, visok stepen socijalne sigurnosti, raznolikost sportske i turističke ponude, te uređena lijepa i zdrava okolina.

Stalno unapređenje kvaliteta usluga, uz pridržavanje evropskih standarda, podrazumjeva i primjenu novih znanja i tehnologija, kao i osposobljavanje kadrova.

U cilju postizanja razvoja informacionog društva, Vijeće Ministara Bosne i Hercegovine je usvojilo dokument, nazvan ,,Politika i strategija razvoj informacionog društva”, u novembru 2004. godine. Pored toga, u cilju daljeg stvaranja preduslova za ozbiljan razvoj informacionog društva, identifikovani su i konkretni projekti kroz ,,Akcioni plan”. Uspješnost implementacije Strategije i Akcionog plana je uslovljena povremenim mjerenjem njihovih dostignuća. Aktivnosti mjerenja razvijenosti informacionog društva, na lokalnom nivou predvodi UNDP primjenjujući kombinovanje pojedinih indikatora različitih metodologija (EU, SIBIS, UN i metodologije svjetskog ekonomskog foruma.), koje su, svaka za sebe, veoma kompleksne, te se kod nas teško mogu potpuno replicirati.

Za predmet rada, interesantni su, takozvani, dodatni indikatori kojima se služi SIBIS istraživanje, prema kojima postoje četiri razvojne faze e-Uprave.

Faza 1 - Informisanje. Jednostavni, direktni, jednosmjerni servisi prema građanima, u formi on-line dokumenata, ponegdje se mogu sresti formulisani i kao Prisustvo (državnih institucija).

Faza 2 - Jednosmjerna interakcija. Web portali koji nude mogućnost štampanja formulara i drugih usluga sa web-a.

Faza 3 - Dvosmjerna interakcija. Javno dostupan web portal, koji omogućava građanima podnošenje zahtjeva Upravi putem web-a ili e-maila.

Faza 4 - Potpuno elektronsko procesuiranje podataka. Kompletna komunikacija i elektronsko upravljanje dokumentima, bez papira u čitavom procesu.

Nasuprot navedenim fazama, postoji i potpuno odsustvo bilo kakve upotrebe ICT-a od strane Uprave, ili postoji web portal - čiji sadržaj ne pruža nikakve relevantne informacije.

- 4 -

Navedene faze e-Uprave podrazumijevaju razvijenu informatičku infrastrukturu i fokusirane su na Web tehnologije, odnosno na pogled i percepciju koju imaju krajnji korisnici servisa Javne uprave.

Za razliku od ovog, tema rada je pogled koji podrazumijeva izgradnju stabilnog i robusnog informacionog sistema, kao infrastrukturnog elementa koji će omogućiti servisiranje bilo koje od nabrojanih faza, pogotovo poslednje. Slika 1. Javni servisi

2.1 Pozicija institucija lokalne samouprave

Zašto je važno istaći poziciju institucija lokalne samouprave u odnosu na druge nivoe vlasti? Odgovor leži u činjenici da su te institucije u najbližem kontaktu sa građanima, i zato sistemi lokalne samouprave trebalo da budu razvijeni u najvećoj mogućoj mjeri, da zadovolje zahtjeve građana za različitim dokumentima i uvjerenjima.

Prema izvještaju [2] od 10.000 zaposlenih u institucijama lokalne uprave, njih oko 4.000 ima pristup računaru na poslu, što u procentima iznosi 42,2%. U tabeli 1, dato je poređenje podataka za 2005 sa podacima iz 2003. godine. Prema njemu, nije bilo značajnijih odstupanja u rezultatima. Ovakav pristup temi djeluje dosta nepotpuno, pojedini aspekti ostaju nejasni, npr. - koliko od broja ispitanih stvarno koristi tehnologiju u svom poslu.

- 5 -

Tabela 1. prikazuje Prikaz procentat zaposlenih u institucijama lokalne uprave

Sljedeći ispitivani indikator - je postojanje lokalne računarske mreže u organizaciji. Zaposleni moraju imati mogućnost da međusobno razmjenjuju informacije i da efikasno koriste računare - i to putem mreže. Prema istraživanju [1], str. 32, 38,5% opština su imale izgrađenu računarsku mrežu. Računarske mreže predstavljaju preduslov za zaposlene - da dijele informacije i efikasno komuniciraju, kako bi građani mogli potrebne odgovore dobiti u najkraćem roku.

Tabela 2. prikazuje Prikaz navedeni odnosa umreženih računara

Sljedeći indikator je - korištenje e-maila u komunikaciji sa građanima, koje se smatra važnim korakom kod uspostavljanja e-Uprave. Podaci iz izvještaja govore da 91,3% opština ima registrovanu e-mail adresu, što je impresivan podatak za sebe, no - na upit poslan na date adrese (127 opština), samo 12 je uputilo odgovor, od toga - 7 isti dan, a 5 - u sljedećih 5-7 dana. Ovo značajno govori o tome koju važnost u opštinama daju ovom vidu komunikacije. (primjer iz Danske govori o suprotnom, naime, tamo je 2004. donijet Zakon - po kojem građanin može odbiti pisanu pošiljku upućenu od nekog nivoa vlasti, i zahtijevati da mu se ona uputi e- mailom. Još jedna nepovoljna karakteristika, kada su u pitanju registrovane e-mail adrese, najčešće je u pitanju privatna adresa nekog od davalaca takve usluge besplatno, @hotmail.com, @yahoo.com i slicne, dok je mali broj propisno registrovanih institucija u smislu ispravno registrovane domene .ba, odnosno .rs.ba.

- 6 -

Tabela 3. prikazuje Prikaz procentat korišenja e-mail adresa

Kada je u pitanju istraživanje - koliko institucija ima web portal, podatak do kojeg su istraživači došli je: da 62,2% institucija ima sopstvenu web stranicu - na kojoj su prezentovani podaci o opštini i kontakt informacije, što, u poređenju sa EU metodologijom, govori da skoro sve opštine u BiH spadaju u Fazu 1, ili informacionu fazu. Rijetke su dospjele do Faze 2, a ne postoji institucija koja je otišla dalje, u Fazu 3 i 4 - kompletno elektronsko procesiranje.

Tabela 4. daje pProcentualnai pogled na zastupljenost web stranica u opštinama

Još jedan posmatrani indikator jeste način na koji opštine pristupaju internetu. Istraživanje je obavljeno među opštinama koje imaju internet konekciju. Pošlo se od pretpostavke - da ako opštine imaju za cilj djelimičnu isporuku svojih servisa građanima putem interneta, onda zaposleni u njima imaju pristup internetu, i brzina konekcije je visoka. Prema istraživanju, 51,8% opština koje imaju internet konekciju, ostvaruju je kroz dial-up, što je nedovoljno - da bi se iskoristile sve mogućnosti potencijala e-Uprave.

- 7 -

Tabela 5. pPrikazuje internet pristupa - po tipu konekcije

Pored gore navedenih podataka, istraživanje je pokazalo - da skoro 50% opština (61) posjeduje specijalizirani softver - koji se odnosi na vođenje predmeta, matične podatke i druge podatke građana; u 52 opštine postoji softver za vođenje katastra, dok 28 opština posjeduje softver za podršku socijalnim naporima u opštinama.

Ovi podaci ukazuju da u opštinama postoji infrastruktura, koja predstavlja potencijal koji treba pretvoriti u djelotvorno e-Upravljanje, no, u ovom trenutku, nisu potpuno funkcionalni u svojoj orijentaciji ka građanima i poslovnom okruženju. Nijedna opština ne posjeduje on-line web servise. Ovaj zaključak je svakako u skladu sa ranije navedenim podacima - da je rijetko koja opština izašla iz razvojne Faze 1, u kojoj se osigurava samo informisanje zainteresovanih.

- 8 -

3 PROJEKAT IZGRADNJE IS-A GRADSKE UPRAVE GRAD BANJA LUKA

Informacioni sistem Gradske uprave - Grada Banja Luka razvijao se kroz sljedeće faze: planiranje, analize i dizajn, implementacije, funkcionisanje i održavanje, vrednovanje i kontrole.

Postojeći sistemi se pokazuju kao nedovoljni za ispunjavanje ukupne uloge koju opština ima u okruženju, uglavnom su orijentisani na podršku zaposlenima, dok elemenat podrške korisnicima ima mali značaj. Zadaci koji se stavljaju pred instituciju lokalne uprave su mnogo složeni - zahvaljujuci procesima koji se odvijaju u društvu (privatizacija, dionice-vaučeri, otkup stanova, novi dokumenti - CIPS i drugo) i potrebi da se odgovori na rastuće zahtjeve okruženja. Iz ovog razloga, institucije lokalne uprave su stavljene u poziciju da moraju razvijati sve efikasnije sisteme usluga, a najbolji način za postizanje takvog cilja je implementacija odgovarajućih informacionih sistema.

Pokretanje projekta IS u Gradskoj upravi treba da omogući integralan i konzistentan pristup upravljanju informacionim i poslovnim procesima - za razliku od postojećeg pristupa lokalnog karaktera, koji za rezultat ima nedovoljna i nekompatibilna rješenja.

Strateški gledano, projekat implementacije IS treba da pomogne:

Usluge građanima:• Povećanje zadovoljstva građana uslugama koje Gradska uprava pruža;• Omogućavanje direktiva u pronalaženju mjerljivog poboljšanja nivoa usluga u

okvirima fiskalnih ograničenja.

Procesi:• Podršku poslovnim procesima, sa potrebnom IT strukturom - da bi se povećao

nivo usluga;• Omogućavanje smjernica za reinžinjering, i ostale aktivnosti unutar gradske

uprave i njenih organizacionih dijelova.

Tehnologija:• Unapređenje i integrisanje IT strukture unutar Gradske uprave - u cilju

podrške jedinstvenoj viziji.

Ljudi/oganizacija:• Ponuditi humaniji pristup za usluge koje pruža Gradske uprava, na

zadovoljstvo građana i zaposlenih.

3.1 Analiza ciljeva realnog sistema

Organizaciona struktura GRADSKE UPRAVE:

A) GradonačelnikB) Skupština grada

1. Odjeljenje za opštu upravu

- 9 -

2. Odjeljenje za privredu3. Odjeljenje za prostorno uređenje4. Odjeljenje za finansije5. Odjeljenje za komunalne i stambene poslove i poslove saobraćaja6. Odjeljenje za boračko-invalidsku zaštitu7. Odjeljenje komunalne policije8. Odjeljenje za inspekcijske poslove9. Odjeljenje za društvene djelatnosti;

Kabinet Gadonačelnika,Kabinet predsjednika Skupštine Grada,

• Odsjek za odnose sa javnošću• Odsjek za informatiku• Odsjek za civilnu zaštitu• Odsjek za međunarodnu saradnju• Odsjek za razvoj lokalne samouprave i upravljanje kadrovima• Odsjek za imovinsko-pravne poslove• Odsjek za javne nabavke;

C ) Službe gradske uprave:1. Služba za poslove Skupštine Grada i Gradonačelnika,2. Služba za zajedničke poslove.

3.1.1 Analiza informacionih tokova

Za svaku organizacionu jedinicu (sa izuzetkom onih koje su u međuvremenu formirane), izvršena je analiza informacionih tokova - u okviru koje su analizirani sljedeći elemementi:

• Globalni procesi i podaci,• Učestalost procesa i obim podataka,• Organizacija rada i resursi,• Interakcija sa okolinom,• Stepen automatizacije,• Problemi.

Srodni ili isti informacioni tokovi u više organizacionih jedinica sa zajedničkim elementima postojećeg stanja, su analizom objedinjeni.

Kabinet Gradonačelnika

Globalni procesi i podaci

1. Stručno konsultativni poslovi - Poslovi koji se rutinski ne mogu riješiti u okviru pojedinačne službe, ili su eksternog karaktera;

- 10 -

2. Prikupljanje i prezentiranje menadžerskih informacija - nestruktuirani i polustruktuirani podaci o radu organa Grada, informacije o tenderima koje raspisuje Grad, budžetski kvantifikatori, status upravnih postupaka i akata poslovanja.

Učestalost procesa i obim podataka

1. Svi procesi se vode učestalo-svakodnevno. Obrađuje se veliki broj struktuiranih i nestruktuiranih podataka.

Organizacija rada

1. Periodično se prikupljaju globalni kvantifikatori - potrebni za donošenje menadžerskih odluka. Služba kabineta prikuplja informacije - struktuirane i nestruktuirane, i dostavlja ih Načelniku, ili drugim licima - po zahtjevu. Komunikacija se obavlja usmeno ili pismeno, unutar Opštine.

Interakcija sa okolinom

1. Interna - neposredno, svi zaposleni u gradskoj administraciji,2. Eksterna - građani i sva pravna lica, institucije.

Stepen automatizacije

Procesi su automatizovani.

Resursi

Zaposleni u Kabinetu – 17.

Barijere

Različitost, nestruktuiranost i nepredvidljivost podataka i zahtjeva za podacima koji se prikupljaju. Usporavanje procesa - zbog nepostojanja informacionog sistema kao osnove za menadžerski informacioni sistem.

Odjeljenje za privredu i društvene djelatnosti

Globalni procesi

1. Upravljanje poslovnim prostorima: evidentiranje, dodjela, ugovaranje, obračun zakupnine, praćenje naplate, podaci o poslovnim prostorima, zakupcima, zakup i naplata, finansijski pokazatelji, rješenja, ugovori, opomene, izvještaji, stanje naplate.

2. Evidencija samostalnih privrednika: izdavanje odobrenja za rad, određivanje namjene, izmjene rješenja, preregistracija, podaci o samostalnim privrednicima, fizičkim i pravnim licima, upravni postupci, rješenja, uvjerenja.

3. Evidencija nastavnog osoblja: podaci o osnovnim školama na području Opštine, podaci o zaposlenim i raspoloživom nastavnom osoblju.

- 11 -


1. Procesi se odvijaju svakodnevno, ugovaranje se vrši na godišnjoj osnovi. Izvještavanje se vrši periodično i po zahtjevu. Distribucija opomena po uvidu u stanje naplate. Evidencija se vodi za nekih 950 poslovnih prostora.

2. Upravni postupci: izdaje se 11 vrsta rješenja. Broj mjesečnih zahtjeva iznosi oko 80%.3. Poslovi su i periodičnog karaktera, i svakodnevni.

Organizacija rada1. Svi poslovi se vrše u Odjeljenju za komunalno-stambene poslove i poslove saobraćaja.

Vodi se evidencija poslovnih prostora, garaža, i garažnih mjesta. Dodjela prostora se vrši javnim oglasom, i samo u određenim slučajevima - neposrednom dodjelom. Evidentiraju se zakupci i elementi Ugovora. Obračun zakupa prostora vrši se na osnovu ugovora, mjesečno, izdaju se fakture i dostavljaju zakupcu.Prati se stanje naplate u saradnji sa odjeljenjem za finansije. Za neplaćene račune šalju se opomene. U Odjeljenju se vrši kontrola naplate i poslovi nadzora. Predmeti zakupaca koji kasne sa uplatama prosljeđuju se u dalju proceduru.

2. Vrši se prijem zahtjeva od fizičkih i pravnih lica - za evidentiranjem statusa samostalnog privrednika, izmjenu statusa ili prekid. Na osnovu priložene dokumentacije evidentiraju se promjene. Rješenja se dostavljaju strankama i Poreskoj upravi. Izdaju se različita uvjerenja na osnovu evidencija koje se vode po službenoj dužnosti.

3. Na osnovu postojećih evidencija i potreba škola za nastavnim osobljem, vrše se poslovi praćenja potreba škola za nastavnim osobljem i za drugim materijalnim i finansijskim resursima.


1. Građani, Pravobranilaštvo, Služba za finansije.a. Interna: Služba za finansijeb. Eksterna: Poreska služba, Ministarstvo privrede (Inspekcija), PIO, Zavod za

zdravstveno osiguranje RS, Privredna komora RS, Ministarstvo rada, Opština prebivališta korisnika.

2. Osnovne škole na području Grada, nastavno osoblje u školama.


1. Postoji softver za evidenciju poslovnih prostora, jednokorisnički. Automatizacija pokriva dio procesa.

1. Manji dio poslova se vode ručno.

Resursi

1. 41 - zaposleni,2. 5 - zaposlenih.

Prepreke

1. Nemogućnost automatskog generisanja ugovaranja, opomena i utuženja.

- 12 -

2. Obavještavanje stranaka oduzima vrijeme zaposlenima za obavljanje operativnih poslova. Zbog nepostojanja ažurne evidencije, izvještaji se generišu.

Odsjek za imovinsko-pravne poslove, geodetske poslove i katastar nekretnina


1. Imovinsko-pravni poslovi. Rješavanje upravnih postupaka, izdavanje u zakup slobodnih nekretnina u državnoj svojini. Katastarski podaci o zemljištu, nekretninama. Podaci o licima, zahtjevi, rješenja, izvještavanje.

2. Izrada i ažuriranje katastra nekretnina. Promjene u katastarskom operatu, izrada katastra nekretnina, izdavanje uvjerenja i prepisa. Katastarski podaci o zemljištu, nekretninama, podaci o posjednicima, uvjerenja, izvodi.


1. Poslovi se obavljaju svakodnevno. Upravni postupci: legalizacija, uzurpacija, eksproprijacija, deeksproprijacija, upis prava raspolaganja, otuđivanje prava nad nekretninama, dodjela zemljišta, davanje zemljišta u zakup. Broj predmeta je oko 50, mjesečno.

1. Poslovi se odvijaju svakodnevno.

Organizacija rada

1. Svi postupci se vode u Odsjeku - za imovinsko-pravne poslove. Nije ustanovljen katastar nekretnina, u postupku je izlaganje.

2. Svi postupci se vode svakodnevno u Odsjeku za geodetske poslove i katastar nekretnina. Na zahtjev stranaka izdaju se uvjerenja, prepisi. Vrše se izmjene na osnovu promjene realnog stanja u posjedničkim, odnosno vlasničkim odnosima.


1. Eksterna:

• Stranke• Zemljišno - knjižni ured• Nadležna uprava. Interna:• Odsjek za geodetske poslove i katastar nekretnina;

2. Eksterna: stranke,

Interna: Odsjek za imovinsko-pravne odnose, Odjeljenje za urbanizam, Služba za investicije, Odjeljenje za privredu.


- 13 -

1. Manji dio poslova se vode ručno.2. Postoji softver u Odsjeku za geodetske poslove za evidenciju posjednika zemljišta.

Uglavnom zadovoljava potrebe.

Resursi

1. Odsjek za imovinsko-pravne poslove - 17 zaposlenih;2. Odsjek za geodetske poslove i katastar nekretnina - 45 zaposlenih.

Problemi

1. Nestruktuirani poslovi. Obim varira od specifičnih poslova koji se periodično javljaju, na primjer legalizacija. Nije ustanovljen katastar nekretnina na nivou široke upotrebljivosti, već samo za pojedinačne katastarske opštine.

1. Obim posla. Nepostojanje katastra nekretnina.

Odjeljenje za prostorno uređenje

Globalni procesi i podaci.

1. Urbanisticko-građevinski poslovi: izdavanje urbanističke saglasnosti, izdavanje odobrenja za građenje, izdavanje odobrenja za upotrebu objekta, podaci o licima, tehnički podaci o građevinskim objektima, lokacijama.

2. Stambeni poslovi: upravljenje nekretninama, rješavanje iz oblasti napuštenih nekretnina, zahtjevi, podaci o nekretninama (stanovi, kuće, poslovni prostori i garaže), podaci o licima (vlasnicima nekretnina, posjednicima i korisnicima), rješenja, obavijesti, zahtjevi.


1. Svakodnevni poslovi - u obimu od 350 - 500 predmeta mjesečno.1. Svakodnevni poslovi su: upravni postupci, vraćanje u posjed nekretnina, dodjela

stanova, prenos stanarskog prava, prodaja/otkup stanova, vođenje evidencije koja obuhvata oko 53000 nekretnina.

Organizacija rada

1. Svi procesi se vrše u Odjeljenju za prostorno uređenje. Stranka podnosi zahtjev za pokretanje upravnog postupka. Zahtjevi se rješavaju na osnovu dostavljene potrebne dokumentacije, i dostavljaju se strankama putem kancelarije za prijem i otpremu pošte.

2. Svi procesi se vrše u Odsjeku za stambene poslove. Stranke dostavljaju zahtjeve za pokretanje upravnog postupka. Zahtjevi se rješavaju i dostavljaju strankama, te posjednicima ili vlasnicima i korisnicima objekata. Izdaju se rješenja, uvjerenja, zahtjevi za asistenciju. Izvještaji međunarodnim organizacijama OHR-u, OSCE-u.


- 14 -

1. Eksterna - stranke, Zavod za zaštitu spomenika , Zavod za izgradnju.

2. Eksterna - stranke, policija.

Interni - Odsjek za informisanje. Stepen automatizacije je većinski, a manji dio

posla se radi ručno.

Resursi

1. Zaposleni u Odjeljenju za urbanizam - 45;

2. Zaposleni u Odjeljenju za stambeno komunalne poslove - 105.

Problemi

1. Obim podataka: nepostojanje kompletne evidencije, veliki broj zaostalih rješenja, nemogućnost generisanja rješenja, nemogućnost evidentiranja statusa zahtjeva.

1. Dinamičnost izmjene zakonske regulative.

Brojni periodični poslovi, koji imaju trend nestajanja.

Odjeljenje za za opštu upravu


1. Kancelarijsko poslovanje: komunikacija sa strankama, obrada predmeta, prijem pošte, otprema pošte, arhivski poslovi.

1. Matična služba: vođenje matičnih knjiga, izdavanje uvjerenja, izvještaji.2. Vođenje evidencije građana po mjesnim kancelarijama za različite potrebe, izdavanje

uvjerenja.

Učestalost i obim podataka

1. Svakodnevni poslovi. Svi dokumenti koji ulaze i izlaze iz Gradske uprave i svi dokumenti koji se kreću izmedu službi.

2. Vođenje evidencija građana po mjesnim zajednicama.

Organizacija rada

1. Svi poslovi se vode u Odjeljenju za poslove opšte uprave, i u ostalim organizacionim jedinicama Gradske uprave. Ulazni dokumenti u ovom odjeljenju predstavljaju početak toka koji se transformiše u kružni tok dokumenata unutar Gradske uprave, da bi, na kraju, izlazni tok takođe bio u ovom Odjeljenju (otprema pošte).

2. Svi poslovi se vode u Matičnoj službi, stranke direktno komuniciraju sa Matičnom službom.3. Svi poslovi se vode izdvojeno - po mjesnim kancelarijama, koje su teritorijalno alocirane.

- 15 -


1. Eksterna - stranke, pošta , ostala pravna i fizička lica. Interna - sa svim organizacionim jedinicama Gradske uprave.

2. Eksterna - stranke, MUP, druge Matične službe, Ministarstvo obrazovanja, Ministarstvo odbrane.Interna - Odjeljenje za opštu upravu - prijemna kancelarija (prijem i otprema pošte)

3. Eksterna - građani mjesnih zajednica.


1. Svi poslovi se vode automatizovano , osim manjeg dijela u prijemnoj kancelariji, gdje se poslovi vode djelimično ručno.

1. Večina poslova je automatizovana. Aplikacija je više korisnička.2. Svi poslovi se vode automatizovano.

Resursi

1. Zaposleni u Odjeljenju - 54. Poslovi prijemnih kancelarija se vode i u još dva mjesta u gradu - Boriku i Starčevici, pa se na ovaj broj dodaje još 6 zaposlenih.

1. Zaposleni u Matičnoj službi - 9.2. Zaposleni u mjesnim kancelarijama - 17.

Problemi

1. Veliki broj procesa i obim podataka. Nemogućnost generisanja potvrda o prijemu predmeta. Nemogućnost praćenja statusa predmeta i informisanja stranaka. Dupliranje predmeta i zahtjeva. Razvrstavanje arhive - neažurna arhiva zbog broja podataka.

1. Uneseni su svi podaci u postojeću aplikaciju matične evidencije.2. Loša komunikacija sa mjesnim zajednicama. Preopterećenost zaposlenih velikim

obimom podataka. Nemogućnost automatskog generisanja i evidentiranja građana po svim osnovama.

Odjeljenje za boračko invalidsku zaštitu.

Globani procesi i podaci

1. Boračko-invalidska zaštita. Ostvarivanje prava: lična invalidnina, porodična invalidnina, zdravstvena zaštita, porodično izuzetno materijalno obezbjedenje. Revizije svih rješenja - periodično. Svi upravni poslovi pokrenuti po zahjevu stranke postoje i u drugom obliku, po službenoj dužnosti. Podaci o licima - borcima, porodicama poginulih, ratnim vojnim invalidima. Rješenja i uvjerenja.

2. Socijalna pitanja. Evidencija korisnika dječijeg dodatka, jednokratna pomoć. Pomoć u prehrani novorođenčadi, pomoć za porodilje, pomoć civilnim žrtvama rata, subvencije troškova obdaništa. Podaci o porodicama, djeci, civilnim žrtvama rata, porodiljama. Izdaju se rješenja - rješava se po zahtjevima stranaka. Izdaju se potvrde iz evidencija. Vrši se obračun i isplate obuhvaćenim kategorijama.

- 16 -


1. Procesi se vode svakodnevno, Revizije svih rješenja - periodično, i po izmjeni Zakona ili na uputama nadležnog ministarstva.

2. Poslovi se obavljaju svakodnevno. Oko 7300 rješenja svih vrsta, godišnje. Revizije rješenja - periodično, i prema izmjenama Zakona ili uputama nadležnog ministarstva.

Organizacija rada i resursi

1. Svi poslovi se obavljaju u Odjeljenju - 27 zaposlenih;2. Svi poslovi se obavljaju u Odjeljenju - 4 zaposlenih.


1. Eksterna - stranke, Ministarstvo za pitanja boraca;2. Eksterna - stranke, nadležno Republičko ministartsvo.


1. Evidencija korisnika, višekorisnički softver. Veći dio poslova automatizovan, softver povezan do nadležnog ministarstva.

2. Evidencija korisnika, višekorisnički softver. Dio poslova automatizovan, softver .

Problemi

1. Nisu svi poslovi obuhvaćeni automatizacijom, izdaju se samo uvjerenja iz evidencije.2. Generisanje zbirnih izvještaja. Postoji veliki broj takvih izvještaja po raznim

parametrima i njihovim kombinacijama. Nisu automatizovani svi procesi. Postoje problemi sa podrškom i održavanjem softvera. Obim posla je uvećan zbog čestih revizija i izmjena Zakona ili uputa nadležnih institucija.

Odjeljenje za inspekcije poslove


Inspekcijsko-nadzorni poslovi. Kontrola izdatih rješenja građevinskih i upotrebnih dozvola. Podnošenje krivičnih prijava i zahtjeva za pokretanje prekršajnog postupka. Provodenje izvršnog postupka. Rad na terenu, utvrdivanje nalaza.


Poslovi se obavljaju svakodnevno. Poslovi su intenzivno nestruktuirani - generiše se oko 70 vrsta dokumenata i rješenja.


- 17 -

Svi poslovi se obavljau u odjeljenju sa 67 zaposlenih.


Eksterna - građani, Sud, MUP; Interna

-odjeljenje za urbanizam.


Svi poslovi se vode automatizovano.

Problemi

Veliki broj dokumenata i rješenja. Nestruktuirani poslovi.

Odjeljenje komunalne policije


1. Odsjek za investicije2. Odsjek za komunalne poslove. Rješavanje naknade korištenja javnih površina,

izdavanje upotrebnih dozvola za objekte komunalne infrastrukture, sanacija i regulisanje klizišta, održavanje puteva, rješenja. Evidencija javnih površina, evidencija ulica i objekata komunalne infrastrukture.


1. Poslovi se vode redovno, i periodično. Godišnje se pokrene 50 investicija.2. Upravni postupci. Zauzimanje javnih površina - oko 200 rješenja godišnje. Evidencije

katastaskih veličina - površine, ulice, komunalna infrastruktura. Ostalo su svakodnevni poslovi - održavanje objekata komunalne infrastrukture i intenzivna komunikacija sa građanima.

Organizacija rada

1. Poslovi se vrše u Odjeljenju. Na osnovu iskazanih potreba pravi se godišnji plan rada Odjeljenja i pokretanja investicija. Plan se usvaja na Skupštini grada. Projekti se finansiraju iz različitih izvora - Opština, Grad, FBiH, BiH. Odsjek se pojavljuje kao koordinator i realizator aktivnosti, planiranje, kontrola, revizija, nadzor.

2. Na osnovu prijava građana, i uvidom u stanje na terenu, vrše se poslovi održavanja puteva i ostalih objekata komunalne infrastrukture, registrovanje, zaštita i sanacija klizišta. Registrovanje klizišta se radi u saradnji sa kantonalnim Zavodom za izgradnju. Odjeljenje radi potrebne procjene klizišta i program sanacije - koji dostavlja Načelniku. Prilikom izvođenja radova na pojedinim mjesnim zajednicama,

- 18 -

Odjeljenje radi kao koordinator izmedu zainteresovanih strana. Kod zakupa javnih površina, po donošenju rješenja vrši se praćenje naplate, i zajedno sa Odjeljenjem za finansije, radi na povećanju stepena naplate.


1. Eksterna - građani, mjesne zajednice, komunalne institucije i druge - koje su u lancu realizacije projekta, kao investitori ili potencijalni investitori.Interna - informacije za poslove finansijske analize, proračuna i planiranja rade se zajedno sa Odjeljenjem za finansije.

2. Eksterna - stranke, komunalna preduzeća, mjesne zajednice, Zavod za izgradnju.


1. Svi poslovi se vode automatizovano.

2. Manji dio posla se vodi ručno.

Resursi

1. Odsjek za investicije - 15 zaposlenih.

2. Odjeljenje za komunalne poslove - 21 zaposleni.

Problemi

1. Nepostojanje blagovremenih i zbirnih informacija za menadžment.

2. Svi poslovi se teško sistematizuju - zbog kompleksnosti funkcija.3. Nepostojanje katastra infrastrukturnih objekata. Otežana komunikacija sa mjesnim

zajednicama.

Služba za zajedničke poslove


1. Evidencija ulaska stranaka u zgradu, evidentiraju se osnovni podaci o strankama, vremenu ulaska službi/službeniku kod koje stranka ide.

2. Nabavka, prikupljanje internih potreba, nabavka od izabranih dobavljača, raspodjela trebovanja po organizacionim jedinicama Gradske uprave.


1. Svi globalni procesi se obavljaju svakodnevno.2. Svi globalni procesi se obavljaju automatizovano. Nabavka se vrši sukcesivno prema

okvirnim ugovorima.

- 19 -


1. Svi poslovi se vrše unutar Službe.2. Poslovi se vrše unutar Službe, ali ulazne informacije (potrebe) se dobijaju od drugih

organizacionih jedinica.


1. Eksterna - građani,2. Eksterna - dobavljači;

Interna - sve organizacione jedinice.

Stepen automatizacije. Svi poslovi se vode automatizovano.

Služba civilne zaštite


1.Evidencija obveznika civilne zaštite prikupljanje podataka, klasifikacija, ažuriranje, generisanje pripremnih listinga za obavještavanje. Evidentiraju se podaci o fizickim licima, njihovi matični podaci i posebni podaci, kvalifikacija, sposobnost, formacija, mjesto raspoređivanja, zaduženja. Poslovi popune Štaba civilne zaštite.

2. Evidencija objekata, evidencija klizišta, skloništa, minskih polja, ulaza po zgradama, objekata koji predstavljaju opasnost (ruševni objekti i sl).


1. Podaci se periodično ažuriraju i evidentiraju.2. Podaci se periodično ažuriraju i evidentiraju. Na evidenciji se vodi oko 120 klizišta.


Svi poslovi se vrše unutar Službe - 16 zaposlenih.


Eksterna, građani, specijalizovane agencije.


Vodi se sistem evidencije ljudstva. Većina poslova se vode automatizovano.

Problemi

Neažurnost i nepotpunost evidencija.

Očekuje se usvajanje Zakona na nivou Republike.

Nepotpunost katastarskih podataka.

- 20 -

Opštinsko Pravobranilaštvo


1. Sudski poslovi. Pokretanje tužbi na osnovu zahtjeva odjeljenja. Po dostavljanju dokumentacije od strane Službe, pokreće se postupak pred nadležnim Sudom. Zastupanje Gradske uprave - u slučajevima kada je gradska uprava tužena strana.

2. Predmeti kod kantonalnih organa uprave. Tretiraju se upravni postupci, povrat stana, prenos stanarskog prava.

3. Predmeti kod odjeljenja Gradske uprave. Zakonsko zastupanje gradske uprave pred opštinskim organima uprave. Inicijativu za vodenje postupka pokreće gradonačelnik.

4. Ugovori o kupoprodaji stanova. Na osnovu kupoprodajnih ugovora pripremljenih od strane Odjeljenja za stambene poslove, vrši se ovjera kupoprodajnih ugovora (stanovi u vlasništvu Grada).

5. Pravna mišljenja za pojedine poslove gradske uprave (dodjela zemljišta i sl.)6. Dostava informacija, generisanje izvještaja.

Učestalost i obim podataka

Poslovi se vode svakodnevno, i periodično.

Organizacija rada

Poslovi se vode unutar Pravobranilaštva i nadležnih sudova.


Eksterna - građani, nadležni Sudovi, nadležna pravobranilaštva. Interna - sve Službe i Odsjeci, Gradonačelnik.


Manji dio poslova se vode ručno.

Problemi

Nepostojanje blagovremenih i potpunih informacija od strane Službi koje zahtijevaju pokretanje postupka.Komplikovan i spor pristup potrebnim informacijama, prema protokolu i arhivi.

Služba za poslove Skupštine Grada


Priprema i evidentiranje akata Skupštine, odjeljenja i komisija, priprema akata,

- 21 -

evidentiranje, arhiviranje dokumenata, pristup arhiviranim dokumentima.

Pripremanje materijala za Skupštinu grada. Skupštinom predsjedava predsjednik, a izvještaje o rada dostavljaju sve Službe i Odjeljenja.

Učestalost procesa i podataka

Periodično - najmanje jedanput mjesečno; pristup dokumentima i arhiviranje dokumenata - više puta mjesečno.

Organizacija rada

Služba priprema dokumente za komisije Skupštine grada, zatim te akte evidentira po njihovom kompletiranju. Arhivira dokumente u opštinsku arhivu, a na osnovu zahtjeva, uzima na revers dokumente iz arhive.

Po nalogu Gradonačelnika, službe obrađuju materijale za Skupštinu Grada. Po njihovom dostavljanju, vrši se njihovo objedinjavanje i ispravke. U slučaju potrebe, materijal se vraća u službu, na doradu. Materijal se dostavlja na ovjeru - Gradonačelniku.


Interna - sve službe, Gradonačelnik, Načelnik Odjeljenja.


Generisanje dokumenata - MS Word (tekst procesor) Razmjena dokumenata izmedu službi - diskete.

Resursi

U službi 4+1, uz angažman zaposlenih na pripremi izvještaja iz drugih službi.

Problemi

Pristup arhiviranim podacima.

Poslovi imaju kampanjski karakter, veliki obim u kratkom vremenskom roku. U toku godine generiše se više hijada stranica teksta.

- 22 -

4 POGLAVLJE - REALIZACIJA PROJEKTA

Postoji nekoliko dilema, koje treba riješiti prije započinjanja izgradnje jedinstvenog informacionog sistema, a to su: šta sa postojećim elementima informacione arhitekture, i koji je stepen njihove adaptacije u sistemu koji se gradi. Radi se o elementima LAN-a i ponekom bazom podataka - koje imaju značaja zbog svog obima i napora koji su bili potrebni za njihovu realizaciju, kao i o pojedinim aplikacijama koje su u funkciji. Određivanje prema ovim kategorijama će biti postavljeno kao standard tokom izgradnje IS.

Zatim, odredivanje prioriteta - koji su to podsistemi koji će se prvo implementirati. S obzirom da se radi o izuzetno složenom i troškovno i vremenski zahtjevnom projektu - čija realizacija zavisi i od broja i kvaliteta angažovanih kadrova, sistem će morati biti modularno koncipiran - da bi se omogućila fazna izgradnja, imajući u vidu činjenicu da ne postoji kritična masa resursa, ni ljudskih ni materijalnih.

Sljedeće pitanje je: kojim snagama izgrađivati sistem? Unutrašnjim - kojih trenutno nema angažovanih u potrebnom kapacitetu, ili outsorsing (spoljašnjim) koji, u tom slučaju, zahtijeva i izgradnju trajnog partnerskog odnosa sa firmom koja bude zadovoljila tražene uslove. Ovo pitanje, s obzirom na njegov značaj, treba prvo razjasniti. Imajući u vidu osnovnu djelatnost organizacije poslova Javne uprave i Lokalne samouprave, te prenesenih nadležnosti sa viših institucionalnih nivoa vlasti - koji se obavljaju, sa neznatnim odstupanjima, na isti način na čitavom državnom prostoru, u takvoj situaciji IKT treba da budu servis, koji će doprinijeti efikasnijem, racionalnijem i djelotvornijem načinu vršenja poslova iz djelokruga organizacije. Znači, nije uputno u organizacionoj strukturi uvoditi i funkciju razvoja softvera, jer bi to moglo dati različita rješenja za svaku pojedinu instituciju Lokalne samouprave - što bi otežalo međusobnu komunikaciju i saradnju, i stvorilo zavisnost organizacije od pojedinaca i rješenja koja su oni razvili sa svim posljedicama. Drugo, specijalizovani kadrovi za razvoj softvera imaju na tržištu visoku vrijednost, te bi ekonomski bilo neopravdano angažovati ih na trajnoj osnovi za zadatke razvoja jednog IS-a, jer u - fazi održavanja životnog ciklusa sistema, ne postoji potreba za takvim stepenom produktivnosti. Dakle, očito opredjeljenje na osnovu navedenog - jeste outsorsing softvera od odabrane firme.

Za evaluaciju postojeće računarske mreže pošlo se od nekoliko parametara:

Skalabilnost, Broj postavljenih priključaka, Pokrivenost objekata računarskom mrežom.

Skalabilnost: prvi problem je nepostojanje odgovarajuće izvedene dokumentacije. Postojeći LAN je u principu moguće proširivati, ali ne jednostavnim dodavanjem aktivnih komponenti (svič, ruter i sl. u komunikacione ormare), već izgradnjom novih, ili nove mreže sa zasebnim komponentama i pasivnim i aktivnim.

Broj aktivnih prikljucaka (320) odgovara broju računara i krajnjih korisnika, što je za projektovane potrebe nedovoljno, kao i njihov raspored. Pokrivenost LAN-a. Postojećom računarskom mrežom su obuhvaćeni skoro svi prostori Gradske uprave.

- 23 -

Procjenjujući napore potrebne za realizaciju potrebnih proširenja, i napore za realizaciju nove sveobuhvatne lokalne mreže, zaključeno je da postoji razlika u potrebnim resursima u korist postojeće, ali i da se isplati ulaganje u novu računarsku mrežu, jer će se uspostaviti cjelovita i pravilno dimenzionisana računarska mreža čije mogućnosti nisu ograničene, bez obzira na buduće događaje.

Ovaj problem je moguće riješiti odvojeno od ostalih pitanja, pošto u odnosu na druge elemente informacione strukture, lokalna računarska mreža predstavlja infrastrukturnu komponentu. Ujedno, treba imati na umu - da je poželjno da izvođač ovog projekta bude različit od onog koji će izvoditi softverske radove. Inače je poželjno izbjegavati firme koje se bave svim i svačim, nego birati iz jedne domene - da budu angažovane za svaki segment složenog projekta, s obzirom na to je teško biti ,,najbolji u svemu“, odnosno treba specijalizovati sve podoblasti.

Pitanje ,,legacy“ aplikacija i baza podataka treba rješavati u početnoj fazi projekta razvoja i implemetacije softvera, pošto se radi o složenom problemu - čije rješavanje zahtijeva učešce multidisciplinarnog tima, koji se sastoji od eksperata iz partnerske firme i od lokalnog osoblja koje ima autoritet i znanje za pojedine oblasti koje se koriste postojećim aplikacijama.

Na osnovu evaluacije utroška vremena i troškova novčanih sredstava za importovanje podataka iz legacy baza, njihove provjere, ispravke, dodavanje nedostajućih atributa i iskustva sa takvim procesima, usvojen je stav da se podaci u bazu podataka unose od početka.

Druga situacija se odnosi na paralelno vođenja aplikacija, preporuka je: ne dozvoliti ga. Iako je momenat prelaska sa jednog sistema na drugi kritičan iz više razloga (strah od novog i drugi otpori), istrajati na novom rješenju, a eventualne poteškoće i nedostatke rješavati u hodu. Oko ovog stava potrebno je obezbijediti podršku rukovodnog osoblja za datu oblast u kojoj starta aplikacija, a u toku implemetacije, pobrinuti se za dovoljnu podršku operativnog osoblja iz čijih redova se mogu očekivati otpori, putem odgovarajućih metoda.

Pitanje prioriteta podsistema koji će se uvoditi, rješavati u toku rada na projektu, takođe u početnoj fazi, na prvim timovima za vođenje projekta. Takva pitanja, po sebi, nameću sastav tima koji će učestvovati u realizaciji projekta. Radi se o višestepenoj strukturi, dio koji ima moć donošenja odluka, drugi dio - koji koordinira operativne aktivnosti, i timovi čije aktivnosti se odnose na konkretne oblasti koje su obuhvaćene procesom informatizacije. Ovakva struktura obezbjeđuje potreban tok informacija neophodnih za ukupne ativnosti. Odgovornost za konkretna pitanja podijeljena je, i svako se bavi ,,svojim dijelom posla", nema ponavljanja naloga i informacija, odgovornosti.

Od pitanja koja na ovom mjestu treba razmotriti - svakako je struktura podataka u organizaciji, a povezano je i sa dodjelom prioriteta. Podatak koji se elektronski obrađuju u institucijama lokalne uprave moguće je podijeliti na tri kategorije, u zavisnosti od dinamike promjena ulaznih podataka i orijentacije prema okruženju - servis za građane i unutrašnji servis . Ova podjela izražava autorski stav, kada je u pitanju konkretna institucija lokalne uprave (Gradska uprava - Grada Banja Luka).

U prvu kategoriju spadaju informacije o matičnim podacima građana, kao i nekretnina koje čine relativno obimne evidencije, inicijalno one se unose kampanjski, a poslije - prema prilici i u zanemarivo manjem obimu u odnosu na ukupan broj, na osnovu kojih se izdaju tipska uvjerenja o katastarskim česticama, rođenju, vjenčanju, državljanstvu, smrti, i uvjerenja o slobodnom

- 24 -

bračnom stanju. Promjene nad unesenim slogovima nisu ustaljene i statistički su malog značaja, namijenjeni su servisiranju potreba građana.

Drugu kategoriju čine podaci koji su predmet obrade konfekcijskih aplikacija (finansije, osnovna sredstva, materijalno knjigovodstvo, plate i sl.) - kao osnove za planiranje budžeta, transparentnosti rada i učvršćenja finansijske discipline u instituciji, i predstavljaju unutrašnji servis organizacije, a tokom procesuiranja, izloženi su ustaljenoj dinamici promjena ulaznih podataka.

Treću kategoriju čine podaci koji su predmet dinamičkih promjena u procesu upravljanja tokom dokumenata (dokument menadžmenta) u organizaciji. Prilikom obrade, podaci prolaze šest (6) organizacijskih instanci, najmanje jednom tokom jedne iteracije, krajnja informacija predstavlja složen skup podataka koja sadrži i podatke dobijene od svake instance, u svakoj iteraciji. Predstavlja u istoj mjeri i unutrašnji i servis - orijentisan prema građanima. Kao unutrašnji servis, ima ulogu upravljačko-kontrolnog mehanizma, a kao servis orijentisan prema građanima, i on doprinosi transparentnosti rada organizacije i poboljšanju komunikacije sa građanima.

Očito je da se radi o kompleksnom sistemu za upravljanje podacima koji mora da zadovolji zahtjeve okruženja, a isto tako i svakodnevne zahtjeve koji pred njega postavljaju poslovni procesi koji se odigravaju unutar institucije.

Imajući u vidu sistemski pristup procesu informatizacije organizacije, odnosno poslovnih procesa koji se izvršavaju u okviru djelokruga rada, jedan od temeljnih koraka čini i izbor robusne softverske platforme, odnosno sistema za upravljanje bazom podataka.

- 25 -

5 DEKOMPOZICIJA PROCESA REALNOG SISTEMA U PODSISTEME

Na osnovu stanja realnog sistema - u kojem postoje procesi i podaci koji se odvijaju i koriste u nekoliko, ili u svim organizacionim jedinicama, i potrebe za informatizacijom poslovanja na bazi usvojenih principa i standarda, za informacioni sistem Gradske uprave - Grada Banja Luka, dekompozicija procesa realnog sistema se vrši kroz sljedece zajedničke podsisteme:

i Standardizacija,

Evidencija lica,

Evidencija nekretnina;

kroz standardne podsisteme:

Odobravanja/upravljanje transakcijama,

Finansijsko knjigovodstvo,

Upravljanje platnim prometom,

Praćenje prihoda,

Stalna sredstva,

Obračun plata,

Obračun naknada,

Upravljanje nabavkom,

Arhiviranje.

U nastavku slijedi - opis definisanih podsistema, njihova prezentacija na elementarnom nivou - sa globalnim procesima koje podsistem obuhvata. Elementi koji obuhvataju ciljeve podsistema, opis organizacije rada, organizaciona veza sa drugim podsistemima, pozicija podsistema - u, i izvan realnog sistema, stepen automatizacije podsistema - uslovi su koje treba zadovoljiti a dio su opisa u prethodnom poglavlju - u kojem su opisani globalni informacioni tokovi u Gradskoj upravi - Gradu Banja Luka .

5.1 Zajednički podsistemi

5.1.1 Standardizacija

Ovaj podsistem ne postoji kao posebna cjelina u realnom sistemu. Pripada kategoriji podsistema koji servisiraju sve elemente Informacionog sistema. Ovaj podsistem je bitan kao mjesto smještanja podataka koji više nisu potebni za operativni rad, ali za kojim se povremeno ukazuje potreba - da se dobiju na uvid ili provjeru u dužem vremenskom periodu. Određivanje šifarnika koji pripadaju ovom podsistemu, najčešce vrši projektant (dizajner) sistema, vodeći računa o zahtjevima koji se tiču integralnosnosti sistema i konzistentnosti podataka.

- 26 -

Procesi realnog sistema obuhvaćeni ovim podsistemom su:

Prikupljanje i definisanje konstanti,

Održavanje šifarnika i konstanti,

Prezentacija (distribucija).

5.1.2 Evidencija lica

Ni ovaj podsistem ne postoji kao cjelina u realnom sistemu; namijenjen je za stvaranje evidencione osnove za ostale podsisteme unutar Matične službe, a istovremeno i unutar Integralnog informacionog sistema Gradske uprave. Podsistem predstavlja rezultat uvođenja računarske podrške realnom sistemu, a da bi se izbjegla redundancija podataka, podsistem sadrži osnovni skup podataka o licima, kojem se pridružuju varijabilni skupovi podataka iz drugih podsistema. Ostali podsistemi IS-a Gradske uprave koriste ovaj podsistem za identifikaciju lica po raznim evidencijama, dokumentima, procesima i koriste iste podatke koji se ponavljaju u svakom podsistemu, pa se njegovim korištenjem izbjegava redudancija osnovnog skupa podataka.

Globalni procesi sadržani u ovom podsistemu, su:

- evidentiranje osnovnog skupa podataka o licima,- ažuriranje podataka,- distribucija podataka po podsistemima - prema organizaciono - hijerarhijskom

nivou.

5.1.3 Evidencija nekretnina

Podsistem Evidencija nekretnina je namijenjen za implementaciju svih aplikacija - koje u bilo kojem obliku, sadrže evidencije ciljnih objekata. Skup aplikacija je širok, kao i različit broj atributa koji se vode za objekte. Zato ovaj podsistem ima intenzivne reakcije sa svim ostalim aplikacijama i podsistemima.

Globalni procesi obuhvaćeni ovim podsistemom, su:

- Evidentiranje osnovnog skupa podataka o nekretninama,- Upravljanje stanjima objekata u integrisanom IS Gradske uprave,- Ažuriranje podataka,- Kontrola i verifikacija podataka na višem hijerarhijskom nivou,- Izvještavanje temeljno na uspostavljenim evidencijama,- Distribucija podataka po podsistemima i nižim hijerarhijskim nivoima,- Prihvatanje i distribucija podataka prema GIS sistemima.

5.2 Standardni podsistemi

- 27 -

5.2.1 Odobravanja

Podsistem ,,Odobravanja” obezbjeđuje jedinstven pristup upravljanju transakcijama i njihovim tokovima, te načinu donošenja odluka putem integralnog informacionog sistema.

Upravljanje transakcijama i njihovim tokovima, praktično - znači mogućnost uticaja na funkcionalne veze izmedu elementarnih transakcija definisanih u pojedinačnim sistemima.

Svi vidovi donošenja odluka su koncentrisani u ovom podsistemu. Kako bi proces donošenja odluka bio što kvalitetniji, podsistem odobravanja treba imati neposredan uvid (u realnom vremenu) u transakcije podsistema - kroz koje se obavlja pružanje usluga građanima (,,servisi za građane”).

Globalni procesi koje obuhvata podsistem ,,Odobravanja” su:

- Upravljanje uzročno-posljedičnim vezama izmedu dokumenata (transakcija sistema),- Upravljanje odobravanjem pojedinih dokumenata.

5.2.2 Finansijsko knjigovodstvo

Finansijsko knjigovodstvo treba da obezbijedi podlogu za centralizovano upravljanje finansijskim transakcijama Gradske uprave, tako što ce registrovati i verifikovati sve relevantne transakcije koje utiču na finansijsko stanje Gradske uprave, i prezentovati ih u obliku pogodnom za donošenje odluka.

Finansijsko računovodstvo omogućava defmisanje i praćenje realizacije usvojenog budžeta. Komponenta koja treba da omogući dodatnu kontrolu i upravljanje potrošnjom je knjiga rezervacije sredstava, kojom se prate troškovi koji su posljedica izdatih narudžbi i sklopljenih ugovora, kao i ostalih troškova planiranih budžetom.

Svaka finansijska transakcija - bilo eksternog bilo internog tipa, pripada određenom podsistemu koji je zadužen za specificnu transakciju, u kojem se obrađuje. Informacije iz svakog od ovih podsistema se slijevaju u Finansijsko knjigovodstvo. Za realizaciju ovog scenarija podsistem, Finansijsko knjigovodstvo mora diktirati određene uslove ostalim podsistemima ili, bolje rečeno, modulima koji su mu podređeni.

Podsistem obuhvata sljedeće globalne procese:

- Računovodstveni nadzor,- Računovodstvena analiza,- Računovodstveno informisanje,- Izrada budžeta,- Praćenje realizacije budžeta.

5.2.3 Upravljanje gotovinskim tokovima i platnim prometom

Podsistem se popularno naziva i ,,Cash managament”(Keš menadžment) i podržava prihvatanje i obradu informacija o platnim transakcijama iz platnog prometa, kao i zahtjeve za

- 28 -

izvršenje internih plaćanja. Kao rezultat obrade, ažurira se stanje svih računa.

Dalje, podsistem prati postupak oročavanja depozita, i vrši rezervaciju sredstava za posebnu namjenu.

Može se, takođe, koristiti za registrovanje transakcija kroz koje se vrši fizički protok novca, a odnosi se na interno blagajničko poslovanje.

Obrađene informacije se prosljeđuju podsistemima plaćanja i praćenja prihoda, iz čega je jasno da im je ,,Cash managament” podređen podsistem.


- Obrada protoka gotovinskih sredstava - izvršeno u platnom prometu,- Obrada informacija o gotovinskim transakcijama - izvršenim na blagajni,- Prosljeđivanje informacija o protoku gotovinskih sredstava - inicijatorima informacija,- Praćenje gotovinskih tokova,- Obrada oročenih depozita,- Predviđanje/planiranje gotovinskih tokova.

5.2.4 Praćenje prihoda

Praćenje prihoda - prikuplja sve informacije o realizaciji i praćenju priliva sredstava iz svih izvora finansiranja, i o naplati potraživanja. Podsistem registruje priliv sredstava i po drugim osnovama, poput kamata na depozitna sredstva, i slično.

Proces naplate ne predstavlja samo uobičajenu naplatu koja se obavlja redovno i pravovremeno, već dodatno predstavlja podršku aktivnostima koje obuhvataju i primjenu sudskog postupka prema dužniku. U tom smislu, sistem sadrži i mehanizme koji podržavaju takve postupke.

Iz navedenog je jasno - da je ovaj podsistem u intenzivnoj sprezi sa drugim podsistemima informacionog sistema, ali, isto tako, i sa nizom vanjskim činiocima. Praćenje prihoda je podsistem - u koji se slivaju brojni podaci iz drugih podsistema, u svrhu evidentiranja nastalih potraživanja (uključujući i ona koja nisu dospjela) i prikupljanja informacija koje omogućuju precizno finansijsko definisanje potraživanja. Podsistem prihvata i informacije o primljenim uplatama.


- Prihvatanje i obrada uplata,- Registrovanje potraživanja,- Redovna naplata potraživanja,- Naplata zakašnjelih potraživanja,- Kontakti sa komitentima,- Analiza naplate.

- 29 -

5.2.5 Stalna sredstva

Podsistem „Stalna sredstva“ obuhvata sve poslove vezane za definisanje i održavanje informacija o stanju i vrijednosti stalnih sredstava.


- Vođenje knjige stalnih sredstava,- Periodični obračun stalnih sredstava (obračun amortizacije prema zadatim stopama i sl.) - Inventurisanje stalnih sredstava (popis).

5.2.6 Obračun plata

Podsistem „Obračun plata“ je dio integralnog informacionog sistema - koji servisira obračun plata zaposlenih.

Podsistem je uvezan sa podsistemima „Kadrovska evidencija“ i „Plaćanja“.

Obračun plata vrši praćenje obračunatih plata i obustave iz plate. Podaci se dobijaju na osnovu podataka o izvršenim časovima rada, i o drugim mjerilima i kriterijumima utvrđenim normativnim aktima Gradske uprave.


- Obračun primanja zaposlenih, - Obračun poreza i doprinosa,- Obračun odbitaka.

5.2.7 Obračun naknada

Obračun naknada je centralizovani podsistem - u kojem se vrši obračun naknada za sve usluge koje pruža Grad. Informacije iz ovog podsistema se prosljeđuju podsistemu ,,praćenje prihoda” na odobravanje i realizaciju potraživanja.

Podsistem obuhvata sljedeće realne procese:

- Obračun naknada za pružene usluge,- Održavanje cjenovnika usluga,- Upravljenje kalkulacijama.

5.2.8 Upravljanje nabavom

Upravljanje nabavom obuhvata sve poslove vezane za prikupljanje i odobravanje internih narudžbi, odnosno trebovanja, te konsolidovanje i realizaciju narudžbi dobavljačima. Podsistem pruža podršku obavljanju svih poslova oko raspisivanja tendera, prikupljanja i poređenja ponuda, te unosa i održavanja svih dokumentovanih relacija sa dobavljačima.


- 30 -

- Obrada internih narudžbi,- Ugovaranje poslova sa dobavljačima.

5.2.9 Arhiviranje

Podsistem arhiviranja - po svom karakteru, pripada kategoriji servisnih podsistema kompletnog informacionog sistema. Ovj podsistem je bitan kao mjesto odlaganja podataka koji više nisu potrebni za operativni rad, ali za kojima postoji potreba da se dobiju na uvid ili provjeru, u dužem vemenskom periodu.

Podsistem uključuje i pohranjivanje skenirane dokumenacije.

Arhiviranje obuhvata sljedece globalne procese:

- Arhiviranje podataka iz pojedinih podsistema,- Uvid u arhivski materijal i štampanje istih, - Brisanje podataka koji više nisu potrebni.

- 31 -

6 ANALIZA INTERAKCIJA IZMEDU DEFINISANIH PODSISTEMA

Prethodno definisani i opisani posistemi čine osnovu za realizaciju funkcija realnog sistema, odnosno pojedinačnih aplikativnih cjelina. Realizuju se na osnovu prihvaćenih uslova u principima i standardima Projekta IS Gradske uprave.

Odgovarajućom realizacijom globalnih procesa i implementacijom veza između definisanih podsistema vrši se realizacija aplikativnih funkcija realnog sistema, odnosno zadovoljenje potreba i zahtjeva realnog sistema u Gradskoj upravi Grada Banja Luka.

6.1 Realizacija aplikativnih funkcija

Na osnovu zajedničkih osobina informacionih tokova unutar Grada, objedinjeni su pojedini tokovi funkcionalno materijalnih dijelova informacionog sistema (podrška poslovima i procesima iz realnog sistema, upravljanje, unos, ažuriranje, za koje postoji potreba za interakcijom - na nivou Grada i sa višim nivoima uprave, kao i sa nižim), što omogućava izdvajanje posebnih aplikativnih funkcija koje se naslanjaju na njih:

- Administrativno- tehnička podrška,- Matična evidencija,- Kadrovska evidencija (Human Resources),- Upravljanje nekretninama,- Evidencija samostalnih privrednika,- Poslovni prostori,- Javna nabava,

Grupa finansijskih aplikacija:

- Glavna knjiga,- Budžet,- Osnovna sredstva,- Plate,- Blagajna,- Zalihe (sitan inventar i kancelarijski materijal).

Moguće je da se pojavi potreba da se još neki procesi kandiduju - u smislu informacione podrške; u tom slučaju, biće predmet posebnih projekata - jer spadaju u kategoriju lokalnih aplikacija.

6.1.1 Administrativno tehnička podrška ili ,,Dokument Menadžment“

Pozicija unutar realnog sistema

Obuhvata poslove kancelarijskog poslovanja, a koristi se unutar svih Službi i organa Gradske uprave, kao i u komunikaciji izmedu Službi. Poslovi kancelarijskog poslovanja se vrše u Pisarnici, koja pripada Odjeljenju za opštu upravu. Predstavlja podršku procesima i aktivnostima upravljanja kretanjem dokumenata u kompletnoj organizaciji - kroz upravljanje ulaznim, procesnim i izlaznim dokumentima. U tu svrhu, razvijena su tri modula:

- 32 -

- Evidencija dokumenata, - Workflow,- Arhiva.

Globalni poslovi- Evidentiranje akata po prijemu i klasifikaciji,- Distribucija podataka o aktima po organizacionim jedinicama,- Evidencija generisanja dokumenata unutar službi,- Razvođenje predmeta i akata,- Evidencija otpremljene pošte,- Prezentacija i statistička obrada.

Da bi se izbjeglo duplo vođenje (vođenje odgovarajućih knjiga koje je obavezno prema Zakonu), prilagoditi izlazne izvještaje zakonski zadatim formama - čime se omogućuje tražena hard- kopija (na kraju perioda izvršiti koričenje - čime se u potpunosti zadovoljavaju zakonski uslovi), a zaposleni u Pisarnici - rasterećuju viška obaveze.

Kada su u pitanju resursi, ranije je rečeno - da poslove vrše zaposleni u Pisarnici, i po jedan administrativno-tehnički referent u svakoj organizacionoj jedinici, koji vrši poslove prijema pošte, evidentiranje kretanja predmeta i dostavljanje predmeta natrag, u Pisarnicu.

Na slici 2. je prikazana gruba ilustracija toka predmeta kroz pojedine procese.

Slika 2. Šema toka procesa u ,,Dokument Menadzment“ podsistemu

Procesi u Pisarnici Procesi u Službama

- 33 -

6.1.2 Matična evidencija


Poslovi evidencije matičnih knjiga se vrše u Odjeljenju za opštu upravu, obuhvata poslove evidencije građanskih stanja, i predstavlja važan servis - orjentisan prema građanima.

Globalni poslovi- Evidencija rođenih,- Evidencija vjenčanih,- Evidencija državljana,- Evidencija umrlih,- Izdavanje izvoda i potvrda,- Generisanje izvještaja;

Realizaciju poslova vrše zaposleni u Službi.

Aplikacija Matične službe predstavlja automatizaciju procesa vođenja evidencije, obrade i predstavljanja matičnih podataka građana. Centralno mjesto, iako ne postoji u realnom sistemu kao posebna cjelina, zauzima podsistem matičnih podataka o licima (MPL). Namijenjen je za stvaranje evidencione osnove za ostale podsisteme unutar Matične službe, a istovremeno i unutar Integralnog informacionog sistema Gradske uprave. MPL podsistem predstavlja rezultat uvođenja računarske podrške realnom sistemu, da bi se izbjegla redundancija podataka. Podsistem MPL sadrži osnovni skup podataka o licima, kojem se pridružuju varijabilni skupovi podataka iz drugih podsistema.

Podsistem Matična knjiga rođenih (MKR) je evidencioni sistem za lica rođena na području Matične službe Grada Banja Luka. Za razliku od MPL-a, proces evidentiranja činjenice rođenja podrazumijeva ažuriranje samo varijabilnog skupa podataka koji se odnose na upis rođenja.

Matična knjiga vjenčanih predstavlja podsistem za vođenje evidencije i dokumentovanje vjenčanja, takođe ažurira samo varijabilni skup podataka.

Knjiga državljana - podsistem koji predstavlja vođenje evidencije državljana koji su u nju upisani. Podsistem ne sadrži nove upise, pošto prema zakonskom rješenju, ovu funkciju obavlja Matična knjiga rodenih.

Matična knjiga umrlih predstavlja vođenje evidencije podataka o umrlim licima.

Zajednička karakteristika svih podsistema je da predstavljaju osnovu za izdavanje izvoda i uvjerenja, koja su predmet odnosnih evidencija.

Postupak unosa podataka, dakle, izgleda ovako: prvo se unosi zajednički skup podataka o licu (MPL), po unosu podataka u taj podsistem, dopunjavaju se varijabilni skupovi podataka u drugim podsistemima (MKU, MKV, MKR). Aplikacija komunicira sa šifarskim sistemom, iz kojeg preuzima sve potrebne šifrirane pojmove.

- 34 -

Slika 3. Pojednostavljena šema strukture baze podataka Matične evidencije

- 35 -

Slika 4. Glavni meni aplikacije

- 36 -

Slika 5. Matična knjiga rođenih

- 37 -

Slika 6. Matična knjiga vjenčanih

6.1.3 Kadrovska evidencija


Poslovi Kadrovske evidencije, ili u trendu naziva - ljudski resursi (Human Resources), prema svojoj prirodi treba da se obavljaju unutar poslova Kabineta gradonačelnika, no s obzirom da se sistem dizajnira da ne zavisi od organizacione strukture, može biti pozicioniran u drugu (srodnu ) Službu, u našem slučaju u Odsjek za upravljanje kadrovima. Aplikacija ima intenzivne veze sa podsistemom plate, čiji procesi se obavljaju u Službi za finansije.

- 38 -

Slika 7. Glavni meni aplikacije kadrovske evidencije

Globalni poslovi

- Evidentiranje osnovnog skupa podataka o licu zaposlenom u Gradu/Opštini,- Evidentiranje/izdavanje dokumenata (rješenja, uvjerenja, odluka) koji se odnose na lica

zaposlena u Gradu/ Opštini,- Evidentiranje sistematizacije radnih mjesta i kadrovskih resursa rasporedenih prema

sistematizaciji radnih mjesta u Gradu/ Opštini,- Izrada pojedinačnih i zbirnih izvještaja – zaposlenog.

Slika 8. Podaci o zaposlenim licima

- 39 -

Poslove obavljaju sedam zaposlenih u Službi

6.1.4 Evidencija samostalnih privrednika


Aplikacija obuhvata poslove koji se vode u Službi za privredu i društvene djelatnosti. U okviru aplikacije, formiraće se tri registra:

Obrtni registar,

Registar trgovačkih radnji, i

Registar prevoznika.

Globalni poslovi

Registrovanje i evidencija samostalnih privrednika,

Obrada i analiza podataka o privrednicima.

Realizaciju poslova iz ove oblasti vrše zaposleni unutar predmetne Službe.

6.1.5 Poslovni prostori


I ova aplikacija obuhvata poslove koji se vode u Odjeljenju za privredu. Vode se podaci o poslovnim prostorima u vlasništvu Opštine, i o poslovnim prostorima na kojima Opština ima pravo raspolaganja. Aplikacija je i interakcija sa Finansijskim poslovanjem (Knjiga izlaznih faktura, Naplata, Glavna knjiga).

Slika 9. Glavni meni aplikacije- poslovni prostori

- 40 -

Globalni poslovi

Vođenje evidencije poslovnih prostora,

Vođenje evidencije i obrada korisnika i njihovih Ugovora.

Praćenje naplate,

Izvještavanje

Slika 10. Maska sa podacima poslovnog prostora

Realizaciju poslova vode zaposleni unutar Službe.

6.1.6 Javna nabava


Poslovi vezani za Javnu nabavku se vode u Odsjeku za nabavku - pri kabinetu Gradonačelnika. Aplikacija se funkcionalno naslanja na module evidencija, a koristi izvještaje iz drugih funkcionalnih modula. Ova aplikacija dobija na značaju pod uticajem evropske Komisije i drugih evropskih tijela - koji se javljaju kao zainteresovani u procesima koji prethode pridruživanju EU. U tom smislu, donijet je državni Zakon - koji se oslanja na evropske direktive (postoje četiri), kada su u pitanju javne nabavke.

Globalni poslovi Definisanje potreba (Plana) i zahtjeva za nabavku (prikupljanje podataka na kojoj stavci

budžeta stoje sredstva na raspolaganju za namjeravanu nabavku, procijenjena vrijednost nabavke, postupak nabavke, i druge informacije vezane za postupak),

Generisanje pratećih dokumenata, Evidencija prispjelih ponuda, Evidencija rezultata provedenih postupaka i dodjeljenih Ugovora,

- 41 -

Evidencija dokumenata u žalbenom postupku, Zaključivanje procesa nabave.

Realizacija poslova je odgovornost zaposlenih u kabinetu Gradonačelnika.

6.1.7 Finansijske aplikacije


Poslovi se vode u okviru Službe za finansije i treba da obezbjede podršku centralizovanom upravljanju finansijskim transakcijama Grada/ Opštine, tako što će registrovati i verifikovati sve relevantne transakcije koje utiču na finansijsko stanje Opštine, i prezentovati informacije u obliku pogodnom za donošenje odluka. Sistem treba da omogući veći stepen discipline i kontrole protrošnje novčanih sredstava. Finansijsko knjigovodstvo treba da omogući definisanje, usvajanje, praćenje realizacije i promjene (rebalans) budžeta. Postoji interakcija sa većim brojem podsistema unutar informacionog sistema.

Finansijske transakcije, bilo eksterne bilo interne, pripadaju različitim, ranije definisanim podsistemima, i obrađuju se u njima, a obrađeni podaci se slivaju u finansijsko knjigovodstvo. Podsistem Finansijskog knjigovodstva diktira određene uslove ostalim podsistemima, i - u tom smislu, ono je nadređeni sistem podsistemima koji komuniciraju sa njim.

Slika 11. Finansijsko knjigovodstvo

- 42 -

Action Edit Query Block Record Field Window Help

Glavnaknjiga Urg i 1 P E R E | StQm VI

pa NUL |7 PUM |- UtV r bHV r |23-JAN-2008 Knl MT SubAn Saldo Od 1 Do 1

Duguje Potrazuje

1

Konto

Komintent <l 1 H

FRM-40350: C

uery caused no ecords to be retrieved. |Record:1/1

Slika 12. Maska modula Glavne knjige

Globalni procesi Računovodstveni nadzor, Računovodstvena analiza, Računovodstveno informisanje, Izrada budžeta, Praćenje izvršenja budžeta, Rebalans budžeta, Knjiga ulaznih faktura, Knjiga izlaznih faktura.

Globalni procesi su, najvećim dijelom, podržani kroz dva podsistema - Glavnu knjigu i Budžet.

Podsistem ,,Glavna knjiga” poznaje dvije vrste naloga: automatski formirani nalog, i ručno uneseni nalog.

Automatski formirani nalog nastaje u drugim modulima - pokretanjem posebnih obrada, na osnovu podataka koji se nalaze u izvornim modulima:

Nalog za knjiženje izdatih faktura koje generiše podsistem poslovnih prostora, Nalog za knjiženje obaveza po raznim osnovama (plate zaposlenih, evidentirane obaveze

prema dobavljačima), Nalog za knjiženje plaćenih obaveza, Nalog za knjiženje plaćenih faktura po osnovu zakupa,

- 43 -

Nalog za knjiženje skladišta, Nalog za knjiženje amortizacije stalnih sredstava, Nalog za knjiženje izvoda.

Ručni unos naloga se vrši prema nastanku događaja - koji zahtjeva transakciju, i sadrži iste atribute, kao i automatski formirani nalog za knjiženje, plus - informaciju o podacima referenta koji vrši unos.

Knjiženje naloga je moguće kada sistem provjeri saldo naloga, pri čemu saldo mora biti jednak nuli. U slučaju potrebe da se vrše korekcije podataka na nalogu, one se vrše u modulu u kojem je nalog nastao, a ne u Glavnoj knjizi. Knjženje se može vršiti na dva načina:

Pojedinačno knjiženje naloga, i Istovremeno knjiženje više naloga.

Izvještavanje - kao bitnu komponentu, karakteriše hijerarhijski selektivan pristup izvještajima koje sistem generiše. Izvještajima određene vrste može da pristupi samo onaj koji ima odgovarajuće ovlaštenje.

Finansijski podaci - potrebni za planiranje budžeta, se uzimaju iz izvještaja Glavne knjige za prethodni period, koji su bazirani na ekonomskoj, funkcionalnoj, organizacionoj i fondovskoj klasifikaciji praćenja budžeta.

Planiranje budžeta se odvija u tri faze, od kojih prva nije automatizovana, a odnosi se na distribuiranje uputstva za pripremu zahtjeva budžetskim korisnicima, sa zadatim rokovima i ograničenjima. Slijede dvije automatizovane faze:

1. Priprema plana prihoda - po mjesecima, pri čemu se vrši praćenje prihoda po prethodnim periodima, te projekcija povećanja prihoda u narednoj fiskalnoj godini.

2. Priprema plana rashoda - na mjesečnoj osnovi, po kapitalnim izdacima, na osnovu zahtjeva pojedinačnih korisnika, odnosno zahtjeva pojedinih organizacionih jedinica koji su uvršteni u plan budžeta i klasifikovani na osnovu zadatih kriterija, pri čemu prioritet imaju rashodi po osnovu investicija, koji su započeti u prethodnim fiskalnim periodima.

Na osnovu nastalog dokumenta, vrši se unos plana budžeta - sa podacima po organizacionim (bilansnim) jedinicama, koje reflektuju organizacioni kod, klasifikaciju po odgovarajućim kontima, funkcionalnu i fondovsku klasifikaciju.

Rebalans budžeta vrši referent - na osnovu dokumenta, nastalog na višem organizacionom nivou, nad kojim je izvršena kontrola i knjiženje, odnosno ,,odobravanje" unesenog rebalansa.

Svi izvještaji za praćenje budžeta, kao i izvještaji koji se oslanjaju na poređenje podataka planiranog i realizovanog budžeta - unutar posmatranih perioda, uključujući i izvještaje propisane Zakonom, definišu se putem generatora finansijskih izvještaja - u Glavnoj knjizi (alat, sastavni dio modula Glavne knjige, koji omogućava konfigurisanje izvještaja od strane korisnika).

Knjiga ulaznih faktura, i knjiga izlaznih faktura - spadaju u podređene sisteme podsistemu finansija. Knjiga ulaznih faktura registruje obaveze koje Grad/Opština ima po svim osnovama.

- 44 -

Za obaveze - koje se plaćaju u fiksnom iznosu i u pravilnim vremenskim razmacima, unosi se trajni nalog, pomoću kojeg sistem vodi računa o vremenu i iznosima plaćanja, ostale obaveze se unose ručno, nakon čega se pokreće obrada, koja formira pojedinačne obaveze. Ulazne fakture se prebacuju u Glavnu knjigu, gdje se formiraju nalozi za knjiženje. Obaveze po tim nalozima se zatvaraju na osnovu reference naloga za plaćanje, na bankarskom izvodu. Izvještavanje iz ovog podsistema je, zbog svog značaja, sveobuhvatno i detaljno (pregled evidentiranih i plaćenih obaveza, analitičke kartice dobavljača, analitičke kartice po kontima troškova, pregled otvorenih stavki, pojedinačno i zbirno, pregled obaveza prispjelih za plaćanje).

Knjiga izlaznih faktura se odnosi na potraživanja - koja Opština ima po osnovu naplate usluga (izdavanje dozvola i rješenja, zakup, kapitalni grantovi sa drugih nivoa). Izlazne fakture, nakon kontrola kao i ulazne prebacuju se u Glavnu knjigu. I za ovaj podsistem važi da se potraživanja zatvaraju na osnovu referentne oznake na izvodu. Izvještavanje iz ovog modula je detaljno, kao i u prethodnom, prošireno za izvještaje o neizmirenim fakturama. Slika 13. Potraživanja

Slika 14. Unos ulaznih faktura

6.1.8 Evidencija stalnih sredstava

- 45 -

6.1.9 Evidencija stalnih sredstava

Pozicija u realnom sistemu

Poslovi evidencije stalnih sredstava se vrše u Službi za finansije, i obuhvata sve poslove vezane za informacije o stanju i vrijednosti stalnih sredstava.

Slika 15. Maska za opciju Stalna sredstva

Globalni poslovi

Podsistem osnovnih sredstava pripada knjigovodstvenim evidencijama, i obuhvata sljedeće globalne poslove:

Vodenje knjige stalnih sredstava,

- 46 -

Periodični obračun stalnih sredstava,

Inventurisanje stalnih sredstava.

Slika 16. Maska za unos osnovnog sredstva

Realizacija poslova je odgovornost zaposlenih u Službi za finansije, a sami poslovi nisu stalnog karaktera.

6.1.10 Podsistem plata


Poslovi obračuna plata se vrše u Službi za finansije, a postoji interakcija sa modulom Kadrovske evidencije i modulom Plaćanja. U podsistemu se vrši praćenje obračunatih plata, izvršenih obustava, izrada godišnjih obrazaca - obaveznih po Zakonu.

- 47 -

Slika 17. Meni podsistema plataPlata

Globalni poslovi

Podsistem obuhvata sljedeće globalne poslove:

Obračun ukupnih primanja zaposlenih,

Obračun poreza i doprinosa,

Obrada odbitaka,

Realizacija poslova je odgovornost zaposlenih u Službi.

6.1.11 Podsistem blagajna


Poslovi blagajne se vrše u Službi za finansije. Zbog specifičnih zahtjeva koji trebaju biti ispunjeni, postoje dvije blagajne, glavna blagajna i šalter blagajna; šalter blagajna evidentira samo prijem (administrativne takse, uplate po osnovu zakupa, uplate za tendersku dokumentaciju i druge), a glavna blagajna evidentira i prijem i izdatke (putne naloge, sitne račune u okviru blagajničkog maksimuma). Podsistem je u interakciji sa Glavnom knjigom.

Globalni poslovi

Podsistem obuhvata sljedeće globalne poslove:

Unos uplata/isplata - evidentiranje promjena, blagajnički dnevnik,

Izvještavanje.

- 48 -

Realizacija poslova je odgovornost zaposlenih u Službi.

6.1.12 Zalihe


Podsistem upravljanje Zalihama je organizacijski smješten u Službu za zajedničke poslove i obezbjeđenje. Obuhvata sve poslove koji se odnose na definisanje i održavanje informacija o stanju i vrijednosti zaliha kancelarijskog materijala i sitnog inventara, planiranju i predviđanju zaliha i vođenju statistika prometa po raznim osnovama. Modul je u interakciji sa modulima Stalnih sredstava, Nabavkom i Glavnom knjigom.

Slika 18. Glavni meni modul zaliha

Globalni poslovi

Vođenje asortimana, Obrada rukovanja robom, Vođenje pojedinačnih cijena i proizvoda, Praćenje stanja zaliha, Vođenje zaduženja sredstava i materijala u upotrebi.

- 49 -

| ffl Ocean * Skladista 2007 -|n|x| Registar artikala 12-APR-20B7 3risanje artikla Brisa

r r

~ije prornet Org Naziv

|14B161 Skladiste kancelarijskog materijala. potros. materijala i sitnog inventara Kartica Nomenklatura Naziv Lkc 1.2 i Jnn Tarifa Cijena, Cjn+Porez Zaliha Odjeljenj Stara sifi

I31

1010001 Karo papir 0 0 ark 1 .0234 |0234 0 140K |33 1010002 Sveska mala 0 0 ko

m 1 .9 |.9 0 140K

|32 1010003 Sveska velika 0 0 kom

1 1.93 |1.93 0 14011

1010009 Knjiga KUF 0 0 kom

1 7.02 |7.02 0 14011

66 101000A Knjiga KIF 0 0 kom

1 7.02 |7.02 0 14BK 23 101000B Selotejp mali 0 0 ko

m 1 .07 |07 0 140K

283 101000C Selotejp veliki 0 0 kom

1 1.17 |1 17 0 140K 2G8 101000D Ljepilo u tubi 0 0 ko

m 1 .82 j.82 o 140K

26 101000H Klamerice 0 0 kut 1 745897|.74589 ° 1401f 43 1010001 Spajalice 1/100 0 0 kut 1 181042|.18184 0 14BK 28 101000M Telefax rolna 0 0 ko

m 1 1 2.106 |2.1B6 0 148K

Serijski broj Proizvodjac Obracun Nivelacija Faktuma c Nabav cijer Kataloski I Odrz.

|406 |1107 |.0234 j.0234 |l | Skladiste kancela

Slika 19. Maska registra artikala u modulu zaliha

Realizacija poslova je odgovornost zaposlenog u Službi.

- 50 -

7 RAČUNARSKA MREŽA

Važan element informatičke infrastrukture je računarska mreža, koja u ovom slučaju predstavlja preduslov za implementaciju informacionog sitema Gradske uprave - Grada Banja Luka.

U objektima Gradske uprave Grada, postoji potreba za intenzivnim korištenjem računarske opreme. U objektima je zato, postojala potreba za instalacijom - koja će omogućiti uvezivanje računara u mrežu, te njihovu međusobnu komunikaciju i komunikaciju sa računarima u udaljenim računarskim mrežama .

Opšte je prihvaćeno - da se za objekte, koji će koristiti veliki broj računara, predvidi univerzalna instalacija - koja omogućuje ne samo organizovanje računarskih mreža - na različite načine, nego i univerzalno korištenje priključaka instalacije, bilo za priključenje računara u mrežu, bilo za priključenje telefona na telefonsku centralu.

Da bi instalacija zadovoljila za dalju budućnost (oko 15 godina), a kako se radi o oblasti u kojoj se događaju izuzetno brze promjene, sada urađena instalacija mora imati visoke performanse, od kojih su najvažnije:

• mora se ostvariti dovoljna gustoća priključaka,• korištena instalacija treba da omogući prenos podataka velikom brzinom, tj. da zadovoljava

trenutno važeći standard za najveće brzine prenosa podataka,• broj žila u kablu treba da zadovolji i kasnije zahtjeve.

Karakteristike kablova i ostalih elemenata instalacije su definisane međunarodnim standardom. Standardi ISO/IEC 11801 i TIA/EIA 568 - definišu parametre koje moraju zadovoljiti priključci za visoke brzine prenosa podataka na vezi, dužine do 100 m.

Mrežna instalacija u objektima Gradske uprave Grada je realizovana kao univerzalna instalacija, kategorije 6.

S obzirom na prostorne osobine lokacije, usvojeno je osam mjesta za koncentraciju kablova koji dolaze od priključaka iz svih objekata, šest u objektu A, i dva u objektu B.

Pozicija ormara za koncentraciju instalacije od priključaka je određena tako da se postigne minimalna dužina kablova i optimalno korištenje postojećih paralelnih kanala.

Pozicija servera u objektu je ranije definisana, i nalazi se u objektu A, na trećem spratu. Uz server se nalazi glavni ormar koncentracije - koji je povezan ostalim ormarima koji služe za koncentraciju instalacije aktivne opreme. Između ovog ormara i spratnih koncentracija su realizovane dvije vrste veza - za potrebe komunikacije između uređaja za prenos podataka, i za potrebe napajanja uređaja koji se nalaze u spratnim koncentracijama.

Napajanje svih uređaja u spratnim koncentracijama će se vršiti iz zajedničkog izvora neprekidnog napona (UPS-a), smještenog u prostoriji servera.

- 51 -

Takođe se realizuju i međusobne veze između bliskih spratnih ormara, za potrebe prenosa podataka.

Slike koje slijede prikazuju način realizacije računarske mreže. Odabrani su karakteristični tlocrti za svaki od objekata koji pripadaju instalaciji.

Prizemlje objekta A, sa šalter salom;

Prvi sprat objekta ,,A” (ostali spratovi umaju istu ili neznatno drugačiju strukturu).

- 52 -

Slika 20. Prizemlje objekta objekta ,,A” sa šalter salom

- 53 -

Slika 21. Prvi sprat objekta ,,B” (ostali spratovi imaju istu ili neznatno drugačiju strukturu).

Postoji još i objekat ,,C”, a pošto ima samo tri mrežna priključka, radi se o sali za sjednice i druge javne skupove, te nema potrebe da bude i grafički prikazan u ovom radu.

- 54 -

8 ZAKLJUČAK

U ovom dijelu rada je riječ o barijerama i stečenim iskustvima tokom procesa implementacije projekta integralnog informacionog sistema u državnoj instituciji. Iako se ovdje konkretno radi o Gradu Banja Luka, poznavanje situacije u ,,svojoj kući”, kao i u određenom broju drugih iste vrste, daje osnovu za iznošenje zaključaka - koji imaju opšti karakter.

Zakonski okvir za informatizaciju društva i državnih institucija ne postoji, iako postoje odgovorne studije koje daju dobru osnovu za donošenje istih.

Pošto se radi o baznim projektima - koji su finansijski i vremenski vrlo zahtjevni, istovremeno su projekti vrhunske složenosti, to predstavlja problem za sebe - u smislu kontinuiteta projekta i očuvanja njegovog integriteta.

Projekat, bez sumnje, dobije deklarativnu političku podršku, no, kada dođe do planiranja budžeta, u prvi plan izbijaju drugi prioriteti, koji, nažalost, nemaju razvojnu ulogu, već ulogu održavanja postojeće komunalne infrastrukture, i drugi - koji imaju uticaja na biračko tijelo.

Pošto ,,rigidnost ustanova” najčesće potiče od stavova i promišljanja osoba koje su zaposlene u njima - kao i neformalnog nasljeđa - kada su u pitanju državne institucije, takve prepreke se mogu prevazići primjenom strategije dodatnog motivisanja zaposlenih (ovdje nije riječ o materijalnom elementu), pozivanjem na odgovornost ili nekim drugim metodama koje mogu izazvati suprotne reakcije. Naime, prilikom implementacije informacionog sistema, zaposlenima treba ponuditi i određene servise koje tehnologija donosi, a koji će zadovoljiti lične interese i radoznalost, dakle njihov ego. Radi se o e-mailu, internet konekciji, određenim dodacima uz računar, poneka igrica za relaksiranje, novi računar. Često - vrsta monitora (LCD, TFT), i njegova veličina, imaju značajnu ulogu u pridobijanju korisnika sistema. Radi se o servisima čija se upotreba može kontrolisati (sa aspekta sigurnosti informacionog sistema), i - kao takva, poslužiti postizanju cilja - uvođenju i odgovarajućoj eksploataciji informacionog sistema. Ovi dodatni ,,motivacioni” faktori često stvaraju pozitivno raspoloženje, i energiju za zajednički poduhvat.

Primjena ovih mjera ne ograničava niti isključuje stalne napore na podizanju svijesti zaposlenih- o potrebi informatizacije institucije, motivaciju i mjere - koje su odgovornost direktno nadređenih, i kontinuiranu edukaciju. Bitan faktor je i stvaranje osjećaja kod takvih korisnika da neće biti prepušteni sami sebi nakon implementacije projekta, da će uživati podršku liderskog tima, i biti njegov član i u buduće.

S obzirom da smo društvo u tranziciji (popularan izraz koji obuhvata mnogo toga, često i alibi), koje je na putu evropskih integracija, sigurno je da će donošenje zakona u oblasti koja se odnosi na informatizaciju društva doći na red; do tada - uporište za odgovoran pristup i pravila ponašanja treba tražiti u studijama i drugoj stručnoj literaturi, koje su opšteprihvaćene i koriste se u društvima čiji razvoj je evidentan.

Imajući u vidu da je projekat razvoja informacionog sistema trajnog karaktera, odnosno da dobri projekti nikad ne završavaju, treba uložiti napore na obezbjeđivanju različitih uslova da bi implementacija projekta efikasno funkcionisala. Jedan od uslova je - prilagođavanje strukture organizacije, odnosno nužno je u organizacionoj strukturi uspostaviti mjesto odgovornosti za

- 55 -

poslove informatizacije, formirati organizacionu jedinicu, visoko pozicioniranu u strukturi organizacije, čiji je predmet djelatnosti informatizacija organizacije. Uspostavljanjem samo radnog mjesta, ili dva, sa odgovarajućim opisom poslova, koje je smješteno u neku postojeću organizacionu jedinicu, čija djelatnost nije u bliskoj vezi sa informacionim tehnologijama, može - samo u određenoj mjeri, doprinijeti uspjehu, a mnogo toga će zavisiti od individualnih karakteristika te osobe, ili osobe rukovodilaca. Na taj način se stvara zavisnost od ličnosti, a zanemaruju se sistemska rješenja, nasuprot tome organizaciona jedinica čija je djelatnost i odgovornost - informatizacija institucije, po prirodi stvari, funkcioniše prema dokumentima koji su usvojeni na višem nivou - čime su postavljena pravila ponašanja u takvoj organizacionoj jedinici. Naravno, neophodno je pravilno dimenzionisati i pozicionirati takvu jedinicu u organizacionoj strukturi, vodeći računa da ona treba da isporuči servise - da bi organizacija efikasno ispunjavala svoje zadatke u društvu, kako sadašnjem tako i budućem. Ne treba stvoriti još jedno mjesto troška, već mjesto autoriteta i primjerene odgovornosti - koje će ispuniti svoju misiju. Stvaranje organizacione jedinice predstavlja mjesto - u kojem će biti koncentrisan dio kolektivne svijesti iz segmenta informacionih tehnologija u državnim institucijama, čija uloga je održanje integriteta projekta, i njegovo održanje pod uticajem razlicitih faktora, kao što su - promjene rukovodnih struktura (politički izbori) i varijabilan stepen raspoloživih, budžetskih, sredstava za informatizaciju - u različitim vremenskim periodima.

U nedostatku zakonske regulative, politička podrška projektu je poželjna u onoj mjeri koliko i obezbjeđivanje finansiranja projekta, no često gubi zamah protekom vremena. Pod političkom podrškom se misli na ličnost gradonačelnika Grada i načelnika Opštine, koji kreiraju lokalnu politiku. Ovakvo razmišljanje je još jedan argument stavu, koji je zastupan u prethodnom paragrafu, dio napora organizacione jedinice - čija je odgovornost informatizacija, a mora biti usmjeren na održanje stepena zainteresovanosti osoba koje imaju stvarnu moć da dugoročno riješe probleme finansiranja i neometanog funkcionisanja projekta informatizacije institucije.

Dosada izloženo - predstavlja potvrdu stava da je moguće izgraditi informacioni sistem po mjeri građana i sa zahtjevima koje aktuelni društveni trenutak postavlja pred institucije lokalne samouprave. Primjer za to je informacioni sistem koji je razvijen u Gradu Banja Luka, utemeljen u poslovnim procesima koji se vrše u svim opštinama u Republici Srpskoj.

- 56 -

9 LITERATURA

1. http://www.itbusiness.ba/ITB/documents/brosure/eGovStudy.pdf , (20.09.2007. 08:00)

2. http//www.is.gov.ba/documents/publications/izvestaj_o_eSpremnosti.pdf (eng. 20.09.2007. 08:23)

3. ,,Idejni projekat informacionog sistema Grada Banja Luka”, rev. 1.0, decembar 2002.

4. ,,Jedinstveni informacioni sistem Grada Sarajeva”, rev. 1.1 Sarajevo, novembar 2002. OCEAN d.o.o. autor- projektni tim.

5. ,,Strategija za razvoj informacionog društva u Bosni i Hercegovini”, ver. 5.2. 24.09.2004. Vijeće ministara BiH, UNDP- expertni tim.

6. ,,Akcioni plan za razvoj informacionog društva u Bosni i Hercegovini”, ver. 5.1. 5.08.2004. Vijeće ministara BiH, UNDP expertni tim.

7. ,,Infrastruktura informacionog društva“, konferencijski materijal, Sarajevo, maj 2003. UNDP, eksperni tim.

8.,,Integralni informacioni sistem opštinske uprave Čačak – Grad IS“: prof.dr. Alempije Veljović, Eremija Zoran, Gordan Đordević,17.10.2006. www.edrastvoscg.org.yu/download/isdos2006/03isopstinecacak.pdf

9. Roljić Lazo, Informacioni sistemi javne uprave eGovernment , Elektronska. Knjiga, F I TPanevropski univerzitet “ Apeiron”, Banja Luka, april 2010.

- 57 -

http://www.edrastvoscg.org.yu/download/isdos2006/03isopstinecacak.pdf

http://www.is.gov.ba/documents/publications/izvestaj_o_eSpremnosti.pdf

http://www.itbusiness.ba/ITB/documents/brosure/eGovStudy.pdf

d-di-sredjeno

Documents