d i s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
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P u bli s h e d M ar c h 2 0 2 0
D i s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
A p pr o v e d b y F ull C o u n cil
D at e a p pr o v e d 1 7 D e c e m b er 2 0 1 9
D at e i m pl e m e nt e d 9 M ar c h 2 0 2 0
O w n e r L D
R e vi e w d at e 9 M ar c h 2 0 2 3
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2
V e r si o n c o ntr ol
T hi s d o c u m e nt i s s u bj e ct t o r e g ul ar r e vi e w d u e t o l e gi sl ati v e a n d p oli c y c h a n g e s. T h e
l at e st v er si o n s of all o ur p u bli c ati o n s c a n b e f o u n d o n o ur w e b sit e. B ef or e c o nt a cti n g u s
a b o ut t h e c o nt e nt of t hi s d o c u m e nt, w e r e c o m m e n d t h at y o u r ef er t o t h e m o st r e c e nt
v e r si o n o n t h e w e b sit e a n d a n y r el e v a nt g ui d a n c e.
V e r si o n D at e a p pr o v e d A p pr o v e d b y N ot e s / c h a n g e s
1. 0 2 0 J ul y 2 0 1 1 F ull c o u n cil N e w p oli c y
2. 0 1 6 A pril 2 0 1 8 A n dr e a M al a m R ef or m atti n g
2. 1 1 7 D e c e m b er
2 0 1 9
C a bi n et N e w p oli c y
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3
C o nt e nt s
1. Ti m e s c al e s 5
2. R ol e s a n d r e s p o n si biliti e s 6 3. Fl o w c h art s 9
Fl o w c h art 1: o v er vi e w a n d i niti al c o n si d er ati o n s 9
Fl o w c h art 2: f or m al a cti o n 1 0
4. W h at ar e Di s ci pli n ar y m att er s ? 1 2
I ntr o d u cti o n 1 2
Mi s c o n d u ct 1 3 Gr o s s Mi s c o n d u ct 1 3
5. Di s ci pli n ar y G ui d a n c e 1 5
I niti al A n al y si s 1 5
Fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y 1 6 S af e g u ar di n g: Str at e g y M e eti n g / all e g ati o n s of a b u s e / i n a p pr o pri at e b e h a vi o ur t o w ar d s a c hil d or v ul n er a bl e a d ult 1 6 C a s e s r el at e d t o b ull yi n g a n d/ or h ar a s s m e nt 1 6
I niti al m e eti n g wit h e m pl o y e e a n d m a n a g er 1 7
1. N o c a s e t o a n s w er 1 7 2. I nf or m al a cti o n 1 7
3 a. F or m al a ct i o n – F a st Tr a c k Di s ci pli n ar y Pr o c e s s 1 7 3 b. F or m al a cti o n – F ull i n v e sti g ati o n 2 0
6. Di s ci pli n ar y M e eti n g G ui d eli n e s 2 2
O v er vi e w 2 2 R e pr e s e nt ati o n 2 2
A d mi ni str ati v e arr a n g e m e nt s pri or t o t h e m e eti n g 2 3 N ot e s d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g 2 4 R e a s o n a bl e a dj u st m e nt s 2 4 P o st p o n e m e nt 2 4
E x c e pti o n al cir c u m st a n c e s 2 5 F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g 2 5 F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g d u e t o si c k n e s s 2 6 Wit n e s s e s 2 6
7. Di s ci pli n ar y M e eti n g F or m at 2 7
C o n d u ct d uri n g t h e m e eti n g 2 7 T h e Di s ci pli n ar y m e eti n g: pri n ci pl e s 2 8
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 1: pr e s e nti n g t h e c a s e - I n v e sti g ati n g Offi c er 2 8 Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 2: t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e t o pr e s e nt t h eir c a s e 2 9
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 3: o v er all s u m m ar y 3 0 Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 4: m a ki n g a d e ci si o n 3 0
O ut c o m e s of a di s ci pli n ar y m e eti n g 3 1
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
4
All e g ati o n s n ot s u b st a nti at e d 3 1 All e g ati o n s s u b st a nti at e d 3 1
8. Di s ci pli n ar y S a n cti o n s 3 1
N o c a s e t o a n s w er 3 1 F or m al A cti o n: fir st writt e n w ar ni n g 3 2 F or m al A cti o n: fi n al writt e n w ar ni n g 3 2
F or m al A cti o n: fi n al writt e n w ar ni n g a n d r el e g ati o n ( d e m oti o n) 3 2 F or m al A cti o n: di s mi s s al 3 3
9. P o st Di s ci pli n ar y 3 4
S af e g u ar di n g a n d t h e d ut y t o r ef er 3 4 N otifi c ati o n t o pr of e s si o n al b o di e s 3 4
N oti c e p eri o d f or di s mi s s al 3 4 B ull yi n g a n d h ar a s s m e nt c a s e s 3 4
Ti m e li mit s o n w ar ni n g s: t o i n cl u d e s af e g u ar di n g 3 5 W ar ni n g s r el at e d t o C hil dr e n a n d V ul n er a bl e A d ult s 3 5
Di s ci pli n ar y r e c or d s 3 5
1 0. Di s ci pli n ar y A p p e al Pr o c e s s 3 5
1 1. S u s p e n si o n 3 5
C o ntr a ct u al arr a n g e m e nt s d uri n g s u s p e n si o n 3 6 I nf or mi n g t h e e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n 3 7
C o nfir m ati o n of t h e s u s p e n si o n 3 8 R e q u e st s f or a c c e s s 3 8
S u s p e n si o n of a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s 3 8 S u s p e n si o n of a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e 3 8 R et ur ni n g t o w or k aft er s u s p e n si o n 3 8
1 2. A d diti o n al i nf or m ati o n 3 9
Ri g ht t o ti m e off t o b e a wit n e s s 3 9
E m pl o y er R e q u e st s 3 9 E m pl o y e e r e q u e st s 3 9
Cri mi n al off e n c e s a n d mi s c ell a n e o u s c a s e s 3 9 Cri mi n al off e n c e s 4 0 F a ct or s t h at will b e c o n si d er e d pri or t o t a ki n g a cti o n 4 0 E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d or s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt 4 1 R e si g n ati o n s 4 2
Gri e v a n c e r ai s e d d ur i n g ot h er pr o c e e di n g s e. g. di s ci pli n ar y, r e d u n d a n c y et c. 4 2 W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e r el at e d 4 2 W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e n ot c o n si d er e d t o b e r el at e d 4 3
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
5
1. Ti m e s c al e s
Pl e a s e n ot e : F or t h e p ur p o s e of ti m e s c al e s, ‘ d a y s’ ar e cl a s s e d a s w or ki n g d a y s a n d ar e
b a s e d o n a f ullti m e w e e k ( M o n -Fri) a n d n ot t h e c o ntr a ct e d d a y s of a n e m pl o y e e.
A cti o n Mi ni m u m ti m e s c al e
Writt e n n oti c e f or f or m al m e eti n g s A mi ni m u m of 5 w or ki n g d a y s
Writt e n c o nfir m ati o n of s u s p e n si o n Wit hi n 3 w or ki n g d a y s of s u s p e n si o n b ei n g
i s s u e d
E m pl o y e e t o c o nfir m att e n d a n c e at
m e eti n g s a n d s u b mit f or m al
d o c u m e nt ati o n f or c o n si d er a ti o n
At l e a st 2 d a y s b ef or e t h e m e eti n g i s d u e t o
t a k e pl a c e – t h e e x a ct ti m e will b e
c o nfir m e d i n writi n g
M a n a g er t o r e vi e w s u s p e n si o n E v er y 4 w e e k s
E m pl o y e e n otifi e d of t h e o ut c o m e of t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g
Wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s
r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er
O p p ort u nit y t o a p p e al t h e di s ci pli n ar y
d e ci si o n
Wit hi n 1 0 d a y s of r e c ei vi n g t h e o ut c o m e
l ett er
E m pl o y e e n otifi e d of t h e o ut c o m e of t h e
a p p e al
Wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s
r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
6
2. R ol e s a n d r e s p o n si biliti e s
D e n bi g h s hir e L ei s ur e Lt d. ( D L L)
F or t h e p ur p o s e s of i nt er pr et ati o n of r ol e s a n d r e s p o n si biliti e s pl e a s e s e e b el o w:
D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil D e n bi g h s hir e L ei s ur e Lt d
H e a d of S er vi c e M a n a gi n g Dir e ct or / E x e c uti v e T e a m M e m b er
Dir e ct or C o m p a n y B o ar d Dir e ct or
S e ni or M a n a g e m e nt T e a m C o m p a n y E x e c uti v e T e a m
S e cti o n 1 5 1 Offi c er C o m p a n y A c c o u nt a nt
M o nit ori n g Offi c er C o m p a n y S e cr et ar y
T h e E m pl o y e e i s r e s p o n si bl e f or:
• c o-o p er ati n g wit h t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s
• m ai nt ai ni n g c o nfi d e nti alit y
T h e M a n a g e r i s r e s p o n si bl e f or:
• m a n a gi n g c o n d u ct, r e vi e wi n g cir c u m st a n c e s, d et er mi ni n g a p pr o pri at e c o ur s e of
a cti o n
• e n s uri n g t h at t h e Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e i s f oll o w e d a n d i m pl e m e nt e d
• r ef erri n g t o t h e c o u n cil’ s S af e g u ar di n g P a n el f or c hil d pr ot e cti o n or v ul n er a bl e
a d ult s i s s u e s
• s e e ki n g s u p p ort a n d a d vi c e fr o m H R a n d n otif yi n g t h e H R B u si n e s s P art n er of
a n y f or m al pr o c e d ur e s u n d er t hi s p oli c y
• e n s uri n g t h at all a d mi n t a s k s u n d er t hi s p oli c y ar e c arri e d o ut
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
7
• a d dr e s si n g c o n c er n s of mi n or mi s c o n d u ct wit h e m pl o y e e s a n d a gr e e t ar g et s
a n d ti m e s c al e s f or i m pr o v e m e nt
• e n s uri n g t h at all e m pl o y e e s ar e tr e at e d f airl y a n d c o n si st e ntl y
• e n s uri n g t h at c o nt a ct i s m ai nt ai n e d wit h t h e e m pl o y e e t hr o u g h o ut t h e pr o c e s s
T h e H e a d of S e r vi c e i s r e s p o n si bl e f or:
• a p p oi nti n g a D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er
• c arr yi n g o ut t h e r ol e of D e ci di n g Offi c er i n c o m pl e x c a s e s, or gr o s s mi s c o n d u ct
c a s e s
• a ut h ori si n g a n a ct of s u s p e n si o n al o n g wit h t h e H e a d of L e g al, H R a n d
D e m o cr ati c S er vi c e s or H R S er vi c e s M a n a g er
T h e D e ci di n g Offi c e r i s r e s p o n si bl e f or:
• c o m pili n g t h e t er m s of r ef er e n c e a n d i nf or mi n g t h e e m pl o y e e of all e g ati o n s a n d
f or m al pr o c e s s
• r e vi e wi n g t h e i n v e sti g ati o n r e p ort a n d d e ci di n g w h at a cti o n t o t a k e
• c h airi n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g a n d d e ci di n g o n t h e a p pr o pri at e di s ci pli n ar y
a cti o n t o t a k e
T h e I n v e sti g ati o n Offi c e r i s r e s p o n si bl e f or:
• c arr yi n g o ut i n v e sti g ati o n a n d pr o d u ci n g a r e p ort of fi n di n g s t o t h e D e ci di n g
Offi c er
• att e n d di s ci pli n ar y m e eti n g s t o pr e s e nt t h e i nf or m ati o n a n d a n s w er q u e sti o n s
H u m a n R e s o ur c e s ar e r e s p o n si bl e f or:
• m o nit ori n g, u s e, a p pli c ati o n, a n d r e vi e wi n g t h e p oli c y
• pr o vi di n g s u p p ort, a d vi c e a n d g ui d a n c e t o m a n a g er s a n d e m pl o y e e s
• c o a c hi n g a n d m e nt ori n g m a n a g er s w h o h a v e littl e or n o e x p eri e n c e of t hi s p oli c y
a n d pr o c e d ur e
• att e n di n g all di s ci pli n ar y m e eti n g s ( e x c e pt a n y f a st tr a c k m e eti n g s w hi c h m a y b e
h el d wit h o ut a H R offi c er)
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
8
• e n s uri n g t h at all di s ci pli n ar y a cti o n s ar e r e c or d e d o n t h e H R s y st e m a n d ar e
pr o c e s s e d i n li n e wit h D at a Pr ot e cti o n l e gi sl ati o n
• att e n di n g all a p p e al m e eti n g s
• a d vi si n g o n a n a ct of s u s p e n si o n al o n g wit h t h e r el e v a nt H e a d of S er vi c e
T h e A p p e al P a n el ar e r e s p o n si bl e f or:
• C o n d u ct t h e m e eti n g i n a n h o n e st a n d o bj e cti v e m a n n er.
• E n s uri n g t h at t h e pr o c e d ur e i s f oll o w e d a n d t h at ti m e s c al e s ar e a d h er e d t o,
m a ki n g s ur e t h at t h e e m pl o y e e i s a w ar e of t h e s e.
• R e mi n di n g t h e e m pl o y e e t h at t h e y h a v e t h e ri g ht t o b e a c c o m p a ni e d a n d t h at
t h e y n e e d t o n a m e t h eir r e pr e s e nt ati v e i n a d v a n c e of t h e m e eti n g.
T h e Tr a d e U ni o n R e pr e s e nt ati v e or C oll e a g u e r ol e i s t o:
• Pr o vi d e S u p p ort a n d A d vi c e t o e m pl o y e e s
• Att e n d F or m al m e eti n g s a n d c a n:
o c o nf er wit h t h e e m pl o y e e d uri n g t h e h e ari n g
o p ut f or w ar d t h e e m pl o y e e’ s c a s e
o s u m u p t h e e m pl o y e e’ s c a s e
o r e s p o n d o n t h e e m pl o y e e’ s b e h alf o n a n y vi e w s e x pr e s s e d b y t h e
e m pl o y er
• S h o ul d r efr ai n fr o m:
o an s w eri n g q u e sti o n s o n t h e b e h alf of t h e e m pl o y e e
o ad dr e s si n g t h e h e ari n g if t h e e m pl o y e e i n di c at e s t h at h e or s h e d o e s n ot
w a nt t hi s t o h a p p e n
o u si n g t h eir ri g ht s i n a n y w a y t h at pr e v e nt s t h e e m pl o y er fr o m e x pl ai ni n g
it s c a s e or pr e v e nt s a n y ot h er p art y at t h e h e ari n g fr o m c o ntri b uti n g
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
9
3. Fl o w c h art s
Fl o w c h art 1: o v er vi e w a n d i niti al c o n si d er ati o n s
Li n e m a n a g er m e et s wit h t h e e m pl o y e e t o e st a bli s h t h e f a ct s
N o c a s e t o a n s w er I nf or m al a cti o n F or m al a cti o n
All e g e d mi s c o n d u ct / gr o s s mi s c o n d u ct
Li n e m a n a g er n otifi e s t h e e m pl o y e e
Li n e m a n a g er s et s e x p e ct e d st a n d ar d s a n d c o nfir m s t h e s e
i n writi n g
C o n si d er s af e g u ar di n g
s tr at e g y m e eti n g ( p art 4)
C o n si d er h a vi n g t hir d p art y wit n e s s f or i niti al di s c u s si o n s
G o t o fl o w ch art 2
C o n si d er s u s p e n si o n C o n si d er F a st Tr a c k
pr o c e s s
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 0
Fl o w c h art 2 : f orm al a cti o n
I nf or m e m pl o y e e of n e xt st e p s i n writi n g i n cl u di n g
T er m s of R ef er e n c e
N o st at ut or y ri g ht t o
r e pr e s e nt ati o n ( D C C p er mit a r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e at
t hi s st a g e) F or m al i n v e sti g ati o n c o n d u ct e d b y t h e
I n v e sti g ati n g Offi c er R e p ort pr o d u c e d a n d c o p y
gi v e n t o t h e e m pl o y e e
N o c a s e t o a n s w er
I nf or m al a cti o n F or m al a cti o n:
di s ci pli n ar y m e eti n g
D e ci di n g Offi c er r e vi e w s t h e fi n di n g s of t h e r e p ort , c o n cl u d e s a n d d e ci d e s o n c o ur s e of a cti o n
D e ci di n g Offi c er a p p oi nt e d I n v e sti g ati n g Offi c er
a p p oi nt e d b y H e a d of S er vi c e i n c o n s ult ati o n
wit h H R
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 1
Fl o w c h art 2: f or m al a cti o n ( c o nti n u e d)
D e ci di n g Offi c er i n vit e s t h e e m pl o y e e t o a f or m al di s ci pli n ar y m e eti n g e n cl o si n g a
c o p y of t h e I n v e sti g ati o n R e p ort
E m pl o y e e c o nfir m s t h eir att e n d a n c e, s u b mit s a n y
a d diti o n al i nf or m ati o n a n d c o nfir m s t h e wit n e s s e s t h at will
att e n d.
At l e a st 2 d a y s b ef or e t h e m e eti n g
or a s p er t h e d at e
r e q u e st e d i n writi n g
I n vit e i n writi n g Mi ni m u m of 5
d a y s’ n oti c e gi v e n a n d Ri g ht t o
r e pr e s e nt ati o n
F or m al di s ci pli n ar y m e eti n g t a k e s pl a c e
P art 2 : E m pl o y e e p ut s f or w ar d t h eir
c a s e
P art 1 : I n v e sti g ati n g
Offi c er pr e s e nt s t h e c a s e
P art 3 : E m pl o y e e a n d I n v e sti g ati n g Offi c er
s u m m ar i s e t h eir c a s e
D e ci di n g Offi c er a s s e s s e s t h e c a s e a n d r e a c h e s a n o ut c o m e
All e g ati o n s u b st a nti at e d
All e g ati o n n ot s u b st a nti at e d
C o nfir m e d t o e m pl o y e e i n
writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s
Di s ci pli n ar y a cti o n c o nfir m e d t o t h e
e m pl o y e e i n writi n g wit hi n 5
d a y s
G o t o Di s ci pli n ar y S a n cti o n s
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 2
4. W h at ar e Di s ci pli n ar y m att er s ?
I ntr o d u cti o n
T h e di s ci pli n ar y pr o c e d ur e d e al s wit h i s s u e s r el ati n g t o u n s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d ai m s t o
h el p a n d e n c o ur a g e e m pl o y e e s t o i m pr o v e t h eir c o n d u ct. T hi s pr o c e s s will b e u s e d t o
m a n a g e c o n d u ct i s s u e s wit h t h e ai m of bri n gi n g a b o ut i m pr o v e m e nt, r at h er t h a n
p u ni s h m e nt. H o w e v er, f or c a s e s of gr o s s mi s c o n d u ct, s a n cti o n s i n cl u di n g di s mi s s al m a y
b e i m p o s e d.
T h e p oli c y a n d pr o c e d ur e will a p pl y t o all e m pl o y e e s of t h e c o u n cil wit h t h e e x c e pti o n of:
• St aff a p p oi nt e d b y a S c h o ol G o v er ni n g b o d y
• Dir e ct or s a n d H e a d s of S er vi c e
• E m pl o y e e s u n d ert a ki n g t h eir pr o b ati o n ar y p eri o d
T h er e ar e t w o ki n d s of mi s c o n d u ct:
Mi s c o n d u ct
Br e a c h e s of t h e c o u n cil’ s r ul e s a n d pr o c e d ur e s w hi c h m a y attr a ct a r a n g e of
di s ci pli n ar y s a n cti o n s w hi c h will n ot n or m all y l e a d t o di s mi s s al wit h o ut pr e vi o u s
w ar ni n g s, u nl e s s t h er e i s a c urr e nt w ar ni n g o n fil e.
Gr o s s mi s c o n d u ct
Br e a c h e s w hi c h ar e c o n si d er e d t o b e s o s eri o u s t h at t h e b a si s of tr u st b et w e e n t h e
c o u n cil a n d t h e e m pl o y e e i s s eri o u sl y d a m a g e d or d e str o y e d. Gr o s s mi s c o n d u ct
c a n r e s ult i n s u m m ar y di s mi s s al wit h o ut n oti c e or p a y m e nt i n li e u of n oti c e.
T h e f oll o wi n g ar e e x a m pl e s of Mi s c o n d u ct a n d Gr o s s Mi s c o n d u ct – pl e a s e n ot e t hi s li st i s
n ot e x h a u sti v e .
Mi s c o n d u ct i s d efi n e d a s c o n d u ct of a d e gr e e l e s s s eri o u s, t h at d o e s n ot w arr a nt di s mi s s al
f or a fir st off e n c e, b ut w hi c h m a y n e v ert h el e s s l e a d t o di s mi s s al if p er si st e nt. S o m e m or e
s eri o u s a ct s of mi s c o n d u ct w hi c h f all s h ort of gr o s s mi s c o n d u ct mi g ht j u stif y a fi n al w ar ni n g
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 3
i n t h e fir st i n st a n c e if t h er e i s n ot a s ati sf a ct or y e x pl a n ati o n. T h e a cti o n s w hi c h m a y b e
t a k e n i n cl u d e:
Mi s c o n d u ct
E x a m pl e s of mi s c o n d u ct m a y i n cl u d e ( b ut ar e n ot li mit e d t o):
• U n s ati sf a ct or y att e n d a n c e at w or k e. g. p o or ti m e k e e pi n g, u n a ut h ori s e d or
u nr e p ort e d a b s e n c e or p er si st e nt a b s e n c e
• Mi s u s e of t h e c o u n cil’ s f a ciliti e s
• R ef u si n g or f ail ur e t o c arr y o ut a r e a s o n a bl e m a n a g e m e nt i n str u cti o n
• F ail ur e t o c o m pl y wit h a gr e e d w or ki n g pr a cti c e s a s o utli n e d i n t h e p oli ci e s a n d
g ui d a n c e d o c u m e nt s of t h e c o u n cil
• F ail ur e t o t a k e r e a s o n a bl e c ar e of c o u n cil pr o p ert y or u si n g it f or p er s o n al
b e n efit wit h o ut n e c e s s ar y p er mi s si o n
• I n a d e q u at e st a n d ar d s of w or k d u e t o n e gli g e n c e, c ar el e s s n e s s or i dl e n e s s
• F ail ur e t o di s c h ar g e o bli g ati o n s i n a c c or d a n c e wit h c o ntr a ct of e m pl o y m e nt or
pr of e s si o n al pr a cti c e
• Sl e e pi n g o n d ut y ( e x c e pt w h er e e x pr e s sl y p er mitt e d)
• K n o wi n gl y b ei n g a n a c c e s s or y t o a di s ci pli n ar y off e n c e
• M a ki n g a m ali ci o u s c o m pl ai nt of h ar a s s m e nt a n d/ or b ull yi n g a g ai n st a n ot h er
e m pl o y e e
• F ail ur e t o d e m o n str a t e b e h a vi o ur i n li n e wit h D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil’ s
c or e v al u e s a n d / or C o d e of C o n d u ct
• F ail ur e t o tr e at e m pl o y e e s/ c oll e a g u e wit h r e s p e ct.
• F ail ur e t o c o m pl y wit h H e alt h a n d S af et y R e g ul ati o n s
Gr o s s Mi s c o n d u ct
Gr o s s mi s c o n d u ct i s mi s c o n d u ct of s u c h a n at ur e t h at t h e c o u n cil i s j u stifi e d i n n o l o n g er
t ol er ati n g t h e c o nti n ui n g pr e s e n c e of t h e e m pl o y e e at t h e w or k pl a c e. If o n c o m pl eti o n of
a n i n v e sti g ati o n a n d di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e c o u n cil i s s ati sfi e d t h at gr o s s mi s c o n d u ct h a s
o c c urr e d, t h e a cti o n t h e c o u n cil m a y c o n si d er i s di s mi s s al.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 4
E x a m pl e s of gr o s s mi s c o n d u ct m a y i n cl u d e ( b ut ar e n ot li mit e d t o):
• M ali ci o u s d a m a g e t o c o u n cil’ s pr o p ert y
• N e gli g e n c e w hi c h c a u s e s or mi g ht c a u s e l o s s, d a m a g e or i nj ur y
• C o n vi cti o n of a cri mi n al off e n c e ari si n g fr o m or r el ati n g t o t h e e m pl o y e e’ s w or k
f or t h e c o u n cil, i n cl u di n g n o n-di s cl o s ur e of a cri mi n al c o n vi cti o n at t h e i nt er vi e w
st a g e w h er e t h e p o st i s c o v er e d b y t h e R e h a bilit ati o n of Off e n d er s A ct 1 9 7 4
• C o n d u ct (i n cl u di n g c h ar g e s r el ati n g t o a cri mi n al off e n c e) w h et h er i n si d e or
o ut si d e w or ki n g h o ur s w hi c h m a y a d v er s el y aff e ct t h e c o u n cil’ s r e p ut ati o n, or
w hi c h r efl e ct s o n t h e e m pl o y e e’ s s uit a bilit y f or t h e t y p e of w or k w hi c h t h e y
p erf or m or t h eir a c c e pt a bilit y t o ot h er e m pl o y e e s (t hi s i n cl u d e s c o n d u ct vi a
s o ci al m e di a c h a n n el s)
• U n a c c e pt a bl e c o n d u ct t o w ar d s t h e c o u n cil’ s c u st o m er s, cli e nt s a n d t h e l o c al
c o m m u nit y
• C o n d u ct t e n di n g t o bri n g t h e c o u n cil or t h e e m pl o y e e i nt o di sr e p ut e i n cl u di n g
vi ol e nt b e h a vi o ur or fi g hti n g w hil st at w or k or o n C o u n cil b u si n e s s or ot h er wi s e
o n t h e c o u n cil’ s pr e mi s e s
• R ai si n g a n i s s u e f al s el y or m ali ci o u sl y.
• T h eft, fr a u d or d eli b er at e f al sifi c ati o n of r e c or d s, e. g. m a k e f al s e tr a v el or fl e xi
ti m e cl ai m s
• A c c e pt a n c e of bri b e s, u n a ut h ori s e d gift s or gr at uiti e s or ot h er c orr u pt pr a cti c e s
• M a ki n g f al s e cl ai m s r e g ar di n g t h eir q u alifi c ati o n s (f or m al or n ot) f or a j o b
• F aili n g t o di s cl o s e a cri mi n al r e c or d i n a c c or d a n c e wit h t h e r e q uir e m e nt s of t h e
R e h a bilit ati o n of Off e n d er s A ct 1 9 7 4
• Br e a c h of r ul e s o n c o nfi d e nti alit y/i n a p pr o pri at e di s cl o s ur e of c o nfi d e nti al
i nf or m ati o n
• U n a ut h ori s e d a b s e n c e fr o m t h e w or k
• A b u s e of t h e c o u n cil’ s Att e n d a n c e at w or k p oli c y
• T a ki n g si c k n e s s a b s e n c e i n or d er t o f a cilit at e a h oli d a y
• P er si st e nt r ef u s al t o c arr y o ut a r e a s o n a bl e i n str u cti o n
• S eri o u s or p er si st e nt n e gl e ct of d uti e s or a n y m at eri al br e a c h or n o n -o b s er v a n c e
of t h o s e d uti e s
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 5
• R ef u s al or f ail ur e t o o b e y t h e l a wf ul i n str u cti o n s of t h eir m a n a g er/ a n d/ or ot h er
m e m b er s of m a n a g e m e nt
• S eri o u s or p er si st e nt a ct s of u n d er mi ni n g t h eir m a n a g er e. g. v er b all y ( p utti n g
t h e m d o w n) t o c oll e a g u e s or cli e nt s, i n cl u di n g vi a s o ci al m e di a
• D eli b er at e di sr e g ar d of t h e c o u n cil’ s p oli ci e s, pr o c e d ur e s a n d g ui d eli n e s
• F ail ur e t o o b s er v e a n y r e q uir e m e nt of t h e c o u n cil’ s E q u al o p p ort u niti e s i n
e m pl o y m e nt p oli c y i n cl u di n g s e x u al, r a ci al or di s a bilit y b a s e d di s cri mi n ati o n
(i n cl u di n g h ar a s s m e nt)
• B ull yi n g, h ar a s s m e nt, vi cti mi s ati o n or i nti mi d ati o n of c oll e a g u e s, i n cl u di n g vi a
e m ail a n d/ or s o ci al m e di a
• Br e a c h of h e alt h a n d s af et y r ul e s r e s ulti n g i n, or li k el y t o c a u s e, i nj ur y t o ot h er s
• B ei n g u n d er t h e i nfl u e n c e of al c o h ol or u n a ut h ori s e d s u b st a n c e s or mi s u si n g
s u b st a n c e s/ill e g al dr u g s w hil st at w or k, or o n c o u n cil b u si n e s s or ot h er wi s e o n
t h e c o u n cil’ s pr e mi s e s
• Fi g hti n g or a s s a ult o n a c oll e a g u e, cli e nt or m e m b er of t h e p u bli c d uri n g w or k
ti m e/ c o ur s e of d uti es
• V er b al, s e x u al or p h y si c al a s s a ult o n a c oll e a g u e, cli e nt or m e m b er of t h e p u bli c
d uri n g w or k ti m e/ c o ur s e of d uti e s
• F ail ur e t o r e p ort a ct u al or s u s p e ct e d a b u s e of a c hil d, or a n a d ult, b y a n ot h er
m e m b er of st aff or a n ot h er p er s o n
• N o n -a d h er e n c e t o t h e c o u n cil’ s I C T p oli ci e s a n d g ui d eli n e s (i n cl u di n g p oli ci e s
r ef err e d t o t h er ei n)
• E x c e s si v e p er s o n al u s e of t h e c o u n cil’ s m o bil e s a n d l a n dli n e p h o n e s
5. Di s ci pli n ar y G ui d a n c e
I niti al A n al y si s
I n or d e r t o d e ci d e o n t h e m o st a p pr o pri at e c o ur s e of a cti o n, li st e d b el o w a r e s o m e
i m p ort a nt f a ct or s f or c o n si d e r ati o n pri or t o t a ki n g a n y m a n a g e m e nt a cti o n
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 6
Fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y
If t h e cir c u m st a n c e s i n v ol v e s u s p e ct e d fr a u d, t h eft, irr e g ul arit y, i m pr o p er u s e or
mi s a p pr o pri ati o n of t h e c o u n cil’ s pr o p ert y or r e s o ur c e s, t h e m a n a g er s h o ul d i m m e di at el y
i nf or m t h e H e a d of Fi n a n c e/ S e cti o n 1 5 1 Offi c er i n c o m pli a n c e wit h t h e c o u n cil’ s Fi n a n ci al
R e g ul ati o n s b ef or e a n y d e ci si o n o n t h e c o ur s e of a cti o n i s t a k e n.
S af e g u a r di n g : Str at e g y M e eti n g / all e g ati o n s of a b u s e / i n a p pr o pri at e
b e h a vi o ur t o w ar d s a c hil d o r v ul n er a bl e a d ult
A n i m m e di at e r ef err al m u st b e m a d e t o D e n bi g h s hir e C hil dr e n’ s S er vi c e s or A d ult S o ci al
C ar e if:
• t h e cir c u m st a n c e s i n v ol v e a c o n c er n or all e g ati o n of t h e a b u s e of a c hil d or
v ul n er a bl e a d ult b y a n e m pl o y e e
• t h er e i s i nf or m ati o n i n di c ati n g t h at a n e m pl o y e e h a s b e h a v e d t o w ar d s a c hil d or
v ul n er a bl e a d ult i n a w a y t h at m a y m a k e t h e e m pl o y e e u n s uit a bl e t o w or k wit h
t h e i n di vi d u al.
At t hi s p oi nt, t h e m a n a g er m u st c o n si d er w h et h er a n y i m m e di at e a cti o n i s n e e d e d t o
pr ot e ct t h e c hil d or v ul n er a bl e a d ult. T hi s m a y i n cl u d e s u s p e n di n g t h e e m pl o y e e i n
q u e sti o n or m o vi n g t h e m t o a diff er e nt e n vir o n m e nt w h er e t h e y ar e n ot i n c o nt a ct wit h
c hil dr e n or v ul n er a bl e a d ult s.
C o nfi d e nti alit y m u st b e m ai nt ai n e d a n d n o i nt er n al i n v e sti g ati o n s h o ul d t a k e pl a c e b ef or e
C hil dr e n/ A d ult S er vi c e s pr o vi d e a d e ci si o n r e g ar di n g t h e n e xt st e p s. I n t h e s e c a s e s, t h e
r e s p o n si bilit y f or u n d ert a ki n g t h e i n v e sti g ati o n li e s wit h C hil dr e n/ A d ult S er vi c e s a n d t h e
P oli c e. A cti o n s will b e a gr e e d at a ‘ Str at e g y M e eti n g ’ t o w hi c h t h e m a n a g er will b e i n vit e d.
Pl e a s e r ef er t o S af e g u ar di n g P oli c y.
C a s e s r el at e d t o b ull yi n g a n d/ or h ar a s s m e nt
It m a y b e a p pr o pri at e at t hi s st a g e t o c o n si d er m e di ati o n. S e e B ull yi n g a n d H ar as s m e nt
P oli c y f or f urt h er d et ail s.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 7
I niti al m e eti n g wit h e m pl o y e e a n d m a n a g er
W h er e a m a n a g er h a s a r e a s o n t o q u e sti o n t h e c o n d u ct of a n e m pl o y e e, a r e vi e w of t h e
p arti c ul ar cir c u m st a n c e s will b e u n d ert a k e n t o d et er mi n e t h e a p pr o pri at e c o ur s e of a cti o n .
A m a n a g er will h ol d a n i niti al m e eti n g wit h t h e e m pl o y e e a n d fr o m t hi s m e eti n g will
d et er mi n e:
1 N o c a s e t o a n s w er
2 I nf or m al a cti o n ( L ett er of M a n a g e m e nt A d vi c e)
3 a. F or m al a cti o n : fa st tr a c k pr o c e s s
3 b. F or m al a cti o n : full i n v e sti g ati o n
1. N o c a s e t o a n s w er
Fr o m t h e r e vi e w of t h e cir c u m st a n c e s a n d i niti al m e eti n g, t h e m a n a g er m a y c o n cl u d e t h at
t h er e i s n o c a s e t o a n s w er. T h e m a n a g er will n otif y t h e e m pl o y e e eit h er f a c e t o f a c e a n d
c o nfir m e d i n writi n g.
2. I nf or m al a cti o n
C a s e s of mi n or mi s c o n d u ct ar e u s u all y b e st d e alt wit h i nf or m all y. If a m a n a g er h a s
c o n c er n s r e g ar di n g a n e m pl o y e e’ s c o n d u ct, t h e y s h o ul d s p e a k t o t h e e m pl o y e e i n a
pr of e s si o n al m a n n er, e x pl ai n e x p e ct ati o n s cl e arl y d efi ni n g t h e i m pr o v e m e nt s t h at ar e
r e q uir ed, li st e n t o w h at t h e y h a v e t o s a y a n d i d e ntif y a n y w a y s t o h el p i m pr o v e m e nt s b e
m a d e. T h e c o nt e nt of t hi s m e eti n g i n cl u di n g a gr e e d i m pr o v e m e nt s a n d ti m e s c al e s s h o ul d
b e c o nfir m e d i n writi n g t o t h e e m pl o y e e a n d will b e pl a c e d o n t h e e m pl o y e e fil e
M a n a g e m e n t A d vi c e L ett er T e m pl at e.
3 a. F or m al a cti o n – F a st Tr a c k Di s ci pli n ar y Pr o c e s s
T h er e m a y b e i n st a n c e s w h er e it i s p o s si bl e t o f a st tr a c k t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s.
T h e f a st tr a c k di s ci pli n ar y pr o c e s s all o w s f or c a s e s t o b e d e alt wit h i n a ti m el y m a n n er, t o
b e c o m pl et e d wit hi n o n e m o nt h of t h e i niti al a s s e s s m e nt, u nl e s s t h er e ar e e x c e pti o n al
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 8
cir c u m st a n c e s. A f or m al i n v e sti g ati o n will n ot b e r e q uir e d, h o w e v er, t h er e s h o ul d b e a n
i nf or m al i n v e sti g ati o n c o m pl et e d b y t h e m a n a g er p ulli n g t o g et h er all t h e k n o w n f a cts . T h e
pr o c e s s will m o v e dir e ctl y t o t h e di s ci pli n ar y m e eti n g.
T h o s e sit u ati o n s w h er e f a st tr a c k m a y b e s uit a bl e ar e a s f oll o w s:
• I n ci d e nt s t h at ar e r e g ar d e d a s “ mi s c o n d u ct” w hi c h w o ul d n or m all y r e s ult i n a fir st
writt e n w ar ni n g.
• T h e e m pl o y e e a g ai n st w h o m t h e all e g ati o n s ar e m a d e h a s a d mitt e d t o t h e m i n
f ull.
• W h er e t h e e m pl o y e e d o e s n ot a d mit t o t h e all e g ati o n b ut t h er e i s f a ct u al
e vi d e n c e w hi c h t h e e m pl o y e e c a n n ot r ef ut e, i. e. t h er e i s i n di s p ut a bl e e vi d e n c e.
If t h e m a n a g er f e el s t h at t h e f a st tr a c k a p pr oa c h i s a p pr o pri at e, t h e y m u st, i n t h e fir st
i n st a n c e, di s c u s s t hi s wit h a L e a d/ H R B u si n e s s P art n er. A r e vi e w of t h e i nf or m ati o n will b e
u n d ert a k e n i n c o nj u n cti o n wit h t h e m a n a g er, t h e e m pl o y e e a n d hi s/ h er
r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e a n d a d e ci si o n t a k e n a s t o w h et h er t h e f a st tr a c k pr o c e s s s h o ul d
b e a d o pt e d. T hi s m u st b e a gr e e d b y all p a rti e s i n w riti n g . F a st Tr a c k Pr o c e s s
C o nfir m ati o n L ett er T e m pl at e.
If t h e d e ci si o n h a s b e e n m a d e t o f a st tr a c k t h e n t h e f oll o wi n g pr o c e s s s h o ul d b e f oll o w e d:
St e p 1 : T h e D e ci d i n g Offi c er will e n s ur e (if n ot d o n e alr e a d y) t h at t h er e i s a writt e n
st at e m e nt fr o m t h e i n di vi d u al w h o r e p ort e d t h e i n ci d e nt a n d al s o fr o m t h e
e m pl o y e e i n v ol v e d, t o g et h er wit h a n y s u p p orti n g i nf or m ati o n g at h er e d.
St e p 2 : T h e D e ci di n g Offi c er will writ e t o t h e e m pl o y e e i n v ol v e d a s ki n g t h e m t o att e n d
t h e f a st tr a c k di s ci pli n ar y h e ari n g, a n d will pr o vi d e a c o p y of all i nf or m ati o n
g at h er e d pl u s t h e d at e, ti m e a n d v e n u e of t h e h e ari n g . At l e a st 5 d a y s’ n oti c e of
t h e m e eti n g s h o ul d b e gi v e n t o t h e e m pl o y e e a n d t h e e m pl o y e e s h o ul d b e
n otifi e d of t h eir ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d at t h e m e eti n g . S e e R e pr e s e nt ati o n
St e p 3 : T h e D e ci di n g Offi c er will h ol d t h e Di s ci pli n ar y m e eti n g a n d will b e s u p p ort e d b y
a H R r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e. T h e e m pl o y e e a n d t h eir r e pr e s e nt ati v e /
c oll e a g u e will al s o b e pr e s e nt. N o wit n e s s e s will b e c all e d.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
1 9
T h e pr o c e d ur e f or t h e f a st tr a c k m e eti n g i s a s f oll o w s:
1. I ntr o d u cti o n s ar e m a d e.
2. T h e D e ci di n g Offi c er o utli n e s t h e n at ur e of t h e all e g ati o n( s) a n d a d vi s e s t h at it
(t h e y) m a y r e s ult i n di s ci pli n ar y a cti o n u p t o a n d i n cl u di n g a fir st writt e n w ar ni n g.
3. T h e D e ci di n g Offi c er will c o nfir m t h at if a n i s s u e ari s e s a s p art of t h e f a st tr a c k
pr o c e s s, w hi c h w arr a nt s a f ull i n v e sti g ati o n, t h e m e eti n g will e n d a n d a f u ll
i n v e sti g ati o n will b e i n sti g at e d.
4. T h e D e ci di n g Offi c er c o nfir m s wit h t h e e m pl o y e e t h at t h e y a d mit t o t h e all e g ati o n s
pr e vi o u sl y st at e d or c o nfir m s t h e e vi d e n c e a v ail a bl e.
5. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will h a v e t h e ri g ht t o p ut f or w ar d
a n y c o m m e nt s or st at e m e nt s r el ati n g t o t h e i n ci d e nt (i n cl u di n g a n y miti g ati o n).
6. T h e D e ci di n g Offi c er will a dj o ur n bri efl y t o gi v e f ull c o n si d er ati o n t o t h e c a s e.
7. Aft er r e a c hi n g a d e ci si o n t h e D e ci di n g Offi c er will t h e n c o m m u ni c at e t h e d e ci si o n t o
t h e e mpl o y e e a n d t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e. T h e p e n alt y, if a n y, will n ot
e x c e e d fir st writt e n w ar ni n g. S h o ul d t h e D e ci di n g Offi c er c o n cl u d e t h at a hi g h er
p e n alt y b e i s s u e d, t h e n t h e f ull f or m al i n v e sti g ati o n pr o c e s s s h o ul d b e f oll o w e d.
8. T h e D e ci di n g Offi c er will s e n d a l ett er c o nfir mi n g t h e d e ci si o n of t h e m e eti n g t o t h e
e m pl o y e e, a d vi si n g t h e m of t h eir ri g ht of a p p e al.
P o s si bl e o ut c o m e s of t h e F a st Tr a c k Pr o c e s s ar e a s f oll o w s:
• N o c a s e t o a n s w er
• I nf or m al a cti o n
• Fir st Writt e n W ar ni n g
• Tr a n sf er t h e m att er i nt o F or m al A cti o n
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 0
3 b. F or m al a cti o n – F ull i n v e sti g ati o n
If t h e m a n a g er d et er mi n e s t h at t h e m att er r e q uir e s f or m al a cti o n w hi c h c a n n ot b e
a c c o m m o d at e d b y t h e f a st tr a c k pr o c e s s, t h e n t h e f ull f or m al i n v e sti g ati o n pr o c e s s s h o ul d
b e f oll o w e d. T hi s i s o utli n e d i n t h e 6 st e p s t h at f oll o w.
St e p 1 : A p p oi nt m e nt of t h e D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er
T h e H e a d of S er vi c e will a p p oi nt a D e ci di n g Offi c er a n d I n v e sti g ati n g Offi c er.
T h e D e ci di n g Offi c er will n or m all y b e t h e e m pl o y e e’ s dir e ct li n e m a n a g er,
p r o vi d e d t h e y ar e n ot i n v ol v e d i n t h e c a s e. If t h e e m pl o y e e i n t h e di s ci pli n ar y
sit u ati o n i s a s e ni or m a n a g er, or if t h e p ot e nti al o ut c o m e i s di s mi s s al, t h e H e a d
of S er vi c e s h o ul d t a k e t h e r ol e of D e ci di n g Offi c er. T h e D e ci di n g Offi c er s h o ul d
c o m pil e t h e t er m s of r ef er e n c e f or t h e i n v e sti g ati o n. I n v e sti g ati o n a n d T er m s of
R ef er e n c e T e m pl at e.
St e p 2 : C o n si d er if a str at e g y m e eti n g s h o ul d b e c o n v e n e d, s e e Str at e g y M e eti n g
St e p 3 : C o n si d er if t h e e m pl o y e e s h o u l d b e s u s p e n d e d, s e e S u s p e n si o n b el o w
St e p 4 : E m pl o y e e i nf or m e d of f or m al a cti o n b y l ett er - I nf or m e d of F or m al A cti o n L ett er
T e m pl at e
T h e D e ci di n g Offi c er will writ e t o t h e e m pl o y e e; i n w hi c h t h e y s h o ul d o utli n e:
• t h at a d etail e d i n v e sti g ati o n will b e c o n d u ct e d
• t h e all e g ati o n( s) u n d er i n v e sti g ati o n
• w h o t h e I n v e sti g ati n g Offi c er will b e
• t er m s of r ef er e n c e f or t h e i n v e sti g ati o n
• t h at t h e i n v e sti g ati o n i s n ot p art of t h e f or m al di s ci pli n ar y pr o c e s s
• t h at t h e e m pl o y e e will b e i nt er vi e w e d b y t h e I n v e sti g ati n g Offi c er
• t h at m e eti n g s wit h t h e I n v e sti g ati n g Offi c er s h o ul d t a k e pri orit y
• t h at t h e y n e e d t o c o-o p er at e f ull y
• ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n: t h e y d o n ot h a v e t h e ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n h o w e v er t h e y
m a y b e s u p p ort e d at t h e m e eti n g b y a Tr a d e U ni o n r e pr e s e nt ati v e or a
c oll e a g u e
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 1
Ri g ht t o r e pr e s e nt ati o n d uri n g i n v e sti g ati o n st a g e
T h e e m pl o y e e d o e s n ot h a v e t h e ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d at t h e i n v e sti g ati o n st a g e.
H o w e v er, if t h e e m pl o y e e f e el s t h e y w o ul d li k e t o h a v e a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e or a
c oll e a g u e pr e s e nt f or s u p p ort t h e n t hi s will b e all o w e d. It will b e u p t o t h e e m pl o y e e t o
arr a n g e f or s o m e o n e t o att e n d t h e i nt er vi e w i n t hi s c a p a cit y. S h o ul d t h eir c h o s e n s u p p ort
b e u n a v ail a bl e o n t h e d at e of t h e i nt er vi e w, t h e n t h e e m pl o y e e m u st eit h er att e n d o n t h eir
o w n or arr a n g e f or s o m e o n e el s e t o a c c o m p a n y t h e m i n st e a d. T h e i nt er vi e w will n ot b e
p o st p o n e d i n t h e s e cir c u m st a n c e s.
St e p 5 : F or m al i n v e sti g ati o n c o n d u ct e d
A f or m al d et ail e d i n v e sti g ati o n s h o ul d b e c arri e d o ut b y t h e I n v e sti g ati n g Offi c er
t o g at h er e vi d e n c e r e g ar di n g t h e all e g ati o n s. T hi s i n v e sti g ati o n m a y al s o
i n v ol v e i nt er vi e wi n g wit n e s s e s. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will h ol d a n
i n v e sti g at or y m e eti n g wit h t h e e m pl o y e e. T h e e m pl o y e e will h a v e t h e
o p p ort u nit y t o p ut f or w ar d t h eir c a s e. I n or d er t o c o m pl et e t h eir i n v e sti g ati o n, t h e
I n v e sti g ati n g Offi c er will h a v e t h e ri g ht t o a c c e s s el e ctr o ni c/ di git al pl atf or m s i. e.
e m ail s s e nt a n d r e c ei v e d b y t h e e m pl o y e e if d e e m e d n e c e s s ar y.
St e p 6 : R e vi e w i n v e sti g ati o n fi n di n g s a n d d et er mi n e a cti o n t o b e t a k e n
T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will s u m m ari s e t h eir fi n di n g s i n a r e p ort, w hi c h i s t o b e
pr e s e nt e d t o t h e D e ci di n g Offi c er. T h e r e p ort s h o ul d d et ail t h e f a ct s of t h e c a s e,
n ot e if t h e i n v e sti g ati o n h a s f o u n d a n y e vi d e n c e s urr o u n di n g t h e all e g ati o n s a n d
s h o ul d n ot e a n y p oi nt s t h e D e ci di n g Offi c er m a y wi s h t o c o n si d er.
T h e D e ci di n g Offi c er will t h e n d et er mi n e a n d pr o c e e d t o:
• N o c a s e t o a n s w er
• I nf or m al a cti o n
• F or m al a cti o n
I n a d diti o n t o t h e a b o v e s a n cti o n s, m e di ati o n c a n b e c o n si d er e d, b ut o nl y i n c a s e s w h er e
b ot h p arti e s a gr e e.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 2
I n m or e s eri o u s c a s e s it m a y b e n e c e s s ar y t o i n v ol v e t h e P oli c e, H e a d of Fi n a n c e/ S e cti o n
1 5 1 O ffi c er a n d/ or I nt er n al A u dit a n d Ri s k M a n a g e m e nt.
Tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e’ s di s ci pli n a r y a cti o n
N o di s ci pli n ar y a cti o n s h o ul d b e t a k e n a g ai n st a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e u ntil t h e
cir c u m st a n c e s of t h e c a s e h a v e b e e n di s c u s s e d c o nfi d e nti all y wit h a f ul l-ti m e offi ci al or
ot h er a p pr o pri at e r e pr e s e nt ati v e of t h e tr a d e u ni o n c o n c er n e d. T h e f ull ti m e offi ci al or ot h er
a p pr o pri at e r e pr e s e nt ati v e will b e e x p e ct e d t o m ai nt ai n c o nfi d e nti alit y at all ti m e s. T h e
m att er s h o ul d b e di s c u s s e d wit h t h e a p pr o pri at e H R B u si n e s s P art n er a n d a d e ci si o n
m a d e a s t o w h o will c o nt a ct t h e tr a d e u ni o n t h er e aft er.
6. Di s ci pli n ar y M e eti n g G ui d eli n e s
T h e f or m al di s ci pli n ar y m e eti n g s h o ul d b e arr a n g e d a n d c o n d u ct e d i n a c c or d a n c e wit h t h e
g ui d a n c e a s s et o ut i n t hi s s e cti o n.
O v er vi e w
T h e e m pl o y e e will b e i n vit e d wit h t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o att e n d a m e eti n g wit h
t h e D e ci di n g Offi c er a n d t h e I n v e sti g ati n g Offi c er t o di s c u s s t h e fi n di n g s of t h e
i n v e sti g ati o n. B ot h si d e s will h a v e t h e o p p ort u nit y t o pr e s e nt t h eir c a s e, c all wit n e s s e s a n d
a s k q u e sti o n s. If t h e e vi d e n c e pr e s e nt e d d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i s s uffi ci e nt t o
s ati sf y t h e D e ci di n g Offi c er t h at t h e all e g ati o n s ar e s u b st a nti at e d, t h e y m a y c o n si d er
di s ci pli n ar y a cti o n.
If t h e D e ci di n g Offi c er b eli e v e s t h at f urt h er i n v e sti g ati o n i s r e q uir e d, t h e m att er will b e
h alt e d a n d r e c o n v e n e d w h e n t h e i nf or m ati o n i s a v ail a bl e.
R e pr e s e nt ati o n
A n e m pl o y e e will h a v e t h e ri g ht t o b e r e pr e s e nt e d or a c c o m p a ni e d b y a tr a d e u ni o n
r e pr e s e nt ati v e or w or k pl a c e c oll e a g u e d uri n g a n y f or m al p art of t h e pr o c e d ur e.
If t h e e m pl o y e e i s n ot a m e m b er of a tr a d e u ni o n, t h e y m a y r e q u e st s u p p ort fr o m a n H R
Offi c er or i n d e p e n d e nt mi d dl e m a n a g er w h o c a n t al k t h e m t hr o u g h t h e pr o c e s s a n d
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 3
pr o vi d e a d vi c e o n t h eir ri g ht s. T h e H R Offi c er or m a n a g er will n ot h o w e v er b e a bl e t o
att e n d a n y di s ci pli n ar y m e eti n g s wit h t h e e m pl o y e e a n d t h e e m pl o y e e s h o ul d t h er ef or e
s e e k s u p p ort fr o m a c oll e a g u e if t h e y wi s h t o h a v e a r e pr e s e nt ati v e wit h t h e m. It will b e u p
t o t h e e m pl o y e e t o arr a n g e f or s o m e o n e t o att e n d t h e m e eti n g i n t hi s c a p a cit y.
T h e e m pl o y e e i s r e q uir e d t o n a m e t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i n a d v a n c e of t h e
m e eti n g. T h e r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e c a n p arti ci p at e i n t h e m e eti n g, a n d pr e s e nt t h e
c a s e o n b e h alf of t h e e m pl o y e e b ut t h e y c a n n ot a n s w er q u e sti o n s o n b e h a lf of t h e
e m pl o y e e.
It i s t h e r e s p o n si bilit y of t h e e m pl o y e e t o e n s ur e t h at t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i s
a v ail a bl e t o att e n d t h e m e eti n g.
S h o ul d t h eir c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e n ot b e a v ail a bl e o n t h e d a y of t h e m e eti n g,
t h e n t h e e m pl o y e e m a y r e q u e st a p o st p o n e m e nt. S e e P o st p o n e m e nt f or f urt h er
g ui d eli n e s .
A d mi ni str ati v e ar r a n g e m e nt s pri or t o t h e m e eti n g
T h e D e ci di n g Offi c er a p p oi nt e d t o h e ar t h e di s ci pli n ar y m e eti n g will writ e t o t h e e m pl o y e e
at l e a st 5 d a y s pri or t o t h e d at e of t h e m e eti n g. T h e l ett er will d et ail:
• D at e, ti m e, v e n u e a n d p ur p o s e of t h e m e eti n g
• W h o will b e i n att e n d a n c e (i n cl u di n g a n y wit n e s s e s t o b e c all e d)
• D et ail s of t h e all e g ati o n s t o b e di s c u s s e d
• P o s si bl e o ut c o m e s of t h e m e eti n g
• C o p y of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er’ s r e p ort a n d s u p p orti n g d o c u m e nt s t o b e
s u b mitt e d t o t h e m e eti n g. It i s t h e e m pl o y e e’ s r e s p o n si bilit y t o pr o vi d e t h eir
r e pr e se nt ati v e wit h a c o p y
• C o p y of t h e Di s ci pli n ar y pr o c e d ur e (i n cl u di n g t h e a p p e al pr o c e s s)
• Ri g ht t o b e a c c o m p a ni e d b y a r e pr e s e nt ati v e, eit h er a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e
or a c oll e a g u e
T h e e m pl o y e e will b e a s k e d t o pr o vi d e t h e f oll o wi n g i nf or m ati o n at l e a st 2 w or ki n g d a y s
b ef or e t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, c o nfir mi n g t o t h e D e ci di n g Offi c er:
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 4
• Att e n d a n c e at di s ci pli n ar y m e eti n g
• W h o will b e a c c o m p a n yi n g t h e m at t h e di s ci pli n ar y m e eti n g
• W h et h er t h e y i nt e n d t o r e q u e st t h e att e n d a n c e of a n y wit n e s s e s at t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g W h et h er t h e y r e q uir e a n y f urt h er i nf or m ati o n /
d o c u m e nt ati o n
• C o pi e s of a d diti o n al d o c u m e nt ati o n t h at t h e y i nt e n d t o s u b mit t o t h e di s ci pli n ar y
m e eti n g
N ot e s d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g
N or m al pr o c e d ur e will b e t h at all m e eti n g s ar e r e c or d e d u si n g v oi c e e q ui p m e nt s u p pli e d b y
D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil . If t h e e m pl o y e e d o e s n ot wi s h t o h a v e t h e m e eti n g r e c or d e d
el e ctr o ni c all y t h e n t h e y will n e e d t o i nf or m t h e D e ci di n g Offi c er 3 d a y s pri or t o t h e m e eti n g.
If t h er e ar e a n y r e a s o n s w h y it w o ul d n ot b e a p pr o pri at e, t h e n a n ot e t a k er will att e n d t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g a n d t a k e i n d e p e n d e nt n ot e s . T h e D e ci di n g Offi c er a n d E m pl o y e e m a y
t a k e t h eir o w n n ot e s t o a s si st t h e m wit h t h e pr o c e s s.
A n y r e c or di n g will b e tr e at e d a s p er s o n al d at a u n d er t h e G e n er al D at a Pr ot e cti o n
R e g ul ati o n ( G D P R) i n a c c or d a n c e wit h t h e G D P R Pri n ci pl e s.
R e a s o n a bl e a dj u st m e nt s
Pr o vi si o n will b e m a d e f or a n y r e a s o n a bl e a dj u st m e nt s t o a c c o m m o d at e t h e n e e d s of
t h o s e att e n di n g t h e m e eti n g. T hi s m a y i n cl u d e h ol di n g t h e m e eti n g i n a n a c c e s si bl e v e n u e,
pr o vi di n g a n i nt er pr et er, a d diti o n al e q ui p m e nt or all o wi n g e xtr a br e a k s et c. R e a s o n a bl e
n oti c e i s e x p e ct e d i n or d er f or s uit a bl e arr a n g e m e nt s t o b e m a d e.
P o st p o n e m e nt
If t h e e m pl o y e e s c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e i s n ot a v ail a bl e o n t h e d at e s et f or t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e e m pl o y e e h a s t h e ri g ht t o h a v e t h e m e eti n g p o st p o n e d o n c e f or
u p t o fi v e w or ki n g d a y s ( D a y s ar e cl a s s e d a s w or ki n g d a y s a n d ar e b a s e d o n a f ullti m e
w e e k ( M o n -Fri) a n d n ot t h e c o ntr a ct e d d a y s o f a n e m pl o y e e). It i s e x p e ct e d t h at all
r e a s o n a bl e st e p s will b e t a k e n t o att e n d t h e r e s c h e d ul e d m e eti n g. I n s u c h c a s e s o n e
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 5
alt er n ati v e d at e will b e off er e d b y t h e c o u n cil w hi c h will a s f ar a s r e a s o n a bl y p o s si bl e, t a k e
i nt o a c c o u nt t h e a v ail a bilit y of t h e c h o s e n r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e. If a n e m pl o y e e’ s
c h o s e n c o m p a ni o n will n ot b e a v ail a bl e at t h e ti m e pr o p o s e d f or t h e h e ari n g b y t h e
e m pl o y er, t h e e m pl o y er m u st p o st p o n e t h e h e ari n g t o a ti m e pr o p o s e d b y t h e w or k er
pr o vi d e d t h at t h e alt er n ati v e ti m e i s b ot h r e a s o n a bl e a n d n ot m or e t h a n fi v e w or ki n g d a y s
aft er t h e d at e ori gi n all y pr o p o s e d.
S h o ul d t h e c h o s e n r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e r e m ai n u n a v ail a bl e f or t hi s alt er n ati v e d at e,
t h e e m pl o y e e will b e e x p e ct e d t o arr a n g e a n alt er n ati v e r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o att e n d
t h e r e s c h e d ul e d m e eti n g.
E x c e pti o n al cir c u m st a n c e s
T h er e m a y b e o c c a si o n s w h er e u nf or e s e e n, e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s t h at ar e b e y o n d
t h e c o ntr ol of t h e e m pl o y e e pr e v e nt t h e e m pl o y e e fr o m b ei n g a bl e t o att e n d t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g. I n s u c h c a s e s t h e e m pl o y e e will b e off er e d o n e alt er n ati v e d at e f or
t h e di s ci pli n ar y m e eti n g. W h er e t h e e m pl o y e e f ail s t o att e n d o n t h e r e arr a n g e d d at e, e v e n
f or a g o o d r e a s o n t h e c o u n cil i s r el e a s e d fr o m t h e r e q uir e m e nt t o i n vit e t h e m a g ai n, a n d
t h e p arti e s ar e r e g ar d e d a s h a vi n g co m pli e d wit h t h e pr o c e d ur e. I n s u c h cir c u m st a n c e s,
t h e m e eti n g will pr o c e e d a n d t h e e m pl o y e e’ s r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will b e pr o vi d e d
wit h a n o p p ort u nit y t o pr e s e nt a n a b s e nt e m pl o y e e’ s c a s e o n t h eir b e h alf. A n y s u b mi s si o n
i n writi n g b y t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will b e c o n si d er e d. I n t h e
a b s e n c e of t h e e m pl o y e e, a d e ci si o n will b e m a d e b a s e d o n t h e i nf or m ati o n pr o vi d e d. T h e
e m pl o y e e will b e i nf or m e d i n writi n g of t h e o v er all d e ci si o n a n d t h eir ri g ht t o a p p e al .
F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g
W h e n a n e m pl o y e e f ail s t o att e n d f or a di s ci pli n ar y m e eti n g a n d pr o vi d e s n o v ali d r e a s o n
f or n o n-att e n d a n c e wit hi n 2 4 h o ur s of t h e m e eti n g d at e, t h e e m pl o y e e will b e i nf or m e d of
a n alt er n ati v e d at e. S h o ul d t h e e m pl o y e e f ail t o att e n d o n t h e r e arr a n g e d d at e wit h o ut a
v ali d r e a s o n t h e n t h e m e eti n g will pr o c e e d a n d d e ci si o n s will b e t a k e n i n t h eir a b s e n c e.
S h o ul d a n e m pl o y e e c h o o s e n ot t o att e n d t h e di s ci pli n ar y h e ari n g, t h e n t hi s s h o ul d b e
c o nfir m e d i n writi n g a n d a n alt er n ati v e d at e f or t h e di s ci pli n ar y m e eti n g will n ot b e
arr a n g e d i n t hi s i n st a n c e.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 6
F ail ur e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g d u e t o si c k n e s s
A n e m pl o y e e w h o i s c ertifi e d m e di c all y u nfit f or w or k will b e e x p e ct e d t o att e n d t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g. If t h e e m pl o y e e b eli e v e s t h eir m e di c al c o n diti o n i s s u c h t h at t h e y
c a n n ot ( or s h o ul d n ot) att e n d t h e h e ari n g, t h e y s h o ul d c o nt a ct t h e p er s o n w h o wr ot e t h e
l ett er c o nfir mi n g t h e d et ail s of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i m m e di at el y.
I n e x c e pti o n al c a s e s, t h e a d vi c e of t h e c o u n cil’ s O c c u p ati o n al H e alt h A d vi s or or
I n d e p e n d e nt C o n s ult a nt m a y b e s o u g ht.
It i s u nli k el y t h at str e s s r el at e d ill n e s s e s w hi c h h a v e b e e n br o u g ht a b o ut b y t h e e m pl o y e e
b ei n g s u bj e ct t o di s ci pli n ar y pr o c e e di n g s, will b e a n a c c e pt a bl e r e a s o n f or a n e m pl o y e e
n ot t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g. I n s u c h cir c u m st a n c e s it i s i n t h e i nt er e st of t h e
e m pl o y e e t h at t h e pr o c e e di n g s ar e c o m pl et e d a s q ui c kl y a s p o s si bl e.
O n t h e v er y r ar e o c c a si o n s w h e n a n e m pl o y e e i s u n a bl e t o att e n d a di s ci pli n ar y m e eti n g
d u e t o si c k n e s s, t h e c o u n cil r e s er v e s t h e ri g ht t o c o n si d er ot h er m et h o d s t o f a cilit at e t h e
e m pl o y e e’ s i n v ol v e m e nt, t o e n s ur e t h at t h e pr o c e s s c a n c o nti n u e wit h o ut u nr e a s o n a bl e
d el a y. F or e x a m pl e, writt e n s u b mi s si o n s b y t h e e m pl o y e e or t h eir
r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e.
Wit n e s s e s
A s p art of t h e i n v e sti g ati o n, t h e I n v e sti g ati n g Offi c er i s li k el y t o h a v e i nt er vi e w e d r el e v a nt
wit n e s s e s. Eit h er si g n e d st at e m e nt s will b e t a k e n fr o m t h e wit n e s s e s or mi n ut e s of t h e
i n v e sti g at or y m e eti n g will b e pr o d u c e d a n d a gr e e d u p o n. S u c h st at e m e nt s or mi n ut e s ar e
li k el y t o f or m p art of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er’ s d o c u m e nt s t o b e pr o d u c e d at t h e
di s ci pli n ar y m e eti n g. H o w e v er, i n c ert ai n cir c u m st a n c e s, a n d at t h e di s cr eti o n of
D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil, it m a y b e a p pr o pri at e f or t h e I n v e sti g ati n g Offi c er t o r e q u e st
t h at wit n e s s e s att e n d t h e di s ci pli n ar y m e eti n g.
W h e n it i s n ot p o s si bl e, r e a s o n a bl e or a p pr o pri at e f or s u c h wit n e s s e s t o att e n d, t h e
I n v e sti g ati n g Offi c er will arr a n g e f or a st at e m e nt or mi n ut e s t o b e pr e p ar e d a n d si g n e d b y
t h e wit n e s s.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 7
Si mil a rl y, t h er e m a y b e cir c u m st a n c e s w h er e it i s i m pr a cti c al or i n a p pr o pri at e f or a wit n e s s
( at t h e r e q u e st of t h e e m pl o y e e) t o att e n d. I n s u c h c a s e s, a f or m all y r e c o g ni s e d
r e pr e s e nt ati v e of t h e e m pl o y e e’ s Tr a d e U ni o n or, if s u c h i s n ot a v ail a bl e, t h e I n v e sti g a ti n g
Offi c er will arr a n g e f or a st at e m e nt t o b e pr e p ar e d a n d si g n e d b y t h e wit n e s s.
T h e e m pl o y e e will b e gi v e n a n o p p ort u nit y t o q u e sti o n a n y wit n e s s e s c all e d b y t h e
I n v e sti g ati n g Offi c er. It i s i m p ort a nt t h at t h e r e s p e ct a n d di g nit y of wit n e s s e s w h o ar e
p r e s e nt at di s ci pli n ar y m e eti n g s i s h o n o ur e d at all ti m e s. S h o ul d t h e D e ci di n g Offi c er
b eli e v e t h at t h e wit n e s s e s ar e b ei n g s u bj e ct t o a b u s e, a g gr e s si o n or h ar a s s m e nt d uri n g
t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e y s h o ul d h alt t h e pr o c e e di n g s a n d r el e a s e t h e wit n e s s fr o m
t h e m e eti n g.
Wit n e s s a n o n y mit y
W h er e v er p o s si bl e t h e e m pl o y e e w h o i s s u bj e ct t o t h e di s ci pli n ar y pr o c e s s will b e pr o vi d e d
wit h all n e c e s s ar y e vi d e n c e a n d it s s o ur c e . H o w e v er, t h er e m a y b e o c c a si o n al
cir c u m st a n c e s w h er e i nf or m ati o n h a s b e e n c o m m u ni c at e d i n c o nfi d e n c e a n d t h at
i nf or m ati o n h a s a ' q u alit y' of c o nfi d e n c e a b o ut it a n d t h er ef or e t h e s o ur c e will b e k e pt
a n o n y m o u s ( i. e. si m pl y s a yi n g it’ s c o nfi d e nti al a n d m ar ki n g it a s s u c h i s n ot s uffi ci e nt-
t h er e h a s t o b e s o m et hi n g a b o ut t h e n at ur e a n d q u alit y of t h e c o m m u ni c ati o n w hi c h w o ul d
j u stif y n o n-di s cl o s ur e) .
7. Di s ci pli n ar y M e eti n g F or m at
C o n d u ct d uri n g t h e m e eti n g
T o e n s ur e e v er y o n e i s gi v e n t h e o p p ort u nit y t o st at e t h eir c a s e a n d r e s p o n d t o q u e sti o n s,
t h e f oll o wi n g g ui d eli n e s s h o ul d b e a d h er e d t o b y all pr e s e nt:
• All p arti e s s h o ul d e x er ci s e s elf -c o ntr ol t hr o u g h o ut t h e m e eti n g
• All p arti e s s h o ul d tr e at ot h er s wit h di g nit y a n d r e s p e ct
• All p arti e s s h o ul d li st e n t o w h at t h e ot h er s ar e s a yi n g, d o n ot i nt err u pt s o m e o n e
w hil e t h e y ar e t al ki n g, if y o u t hi n k of s o m et hi n g y o u w a nt t o s a y, m a k e a n ot e of
it
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 8
• All p arti e s s h o ul d b e h a v e i n a n o n -t hr e at e ni n g m a n n er, t hi s m e a n s a v oi di n g
s h o uti n g, r ai si n g y o ur v oi c e, p oi nti n g, r ai si n g y o ur h a n d/fi st, a n d l e a ni n g a cr o s s
t h e t a bl e. It i s u p t o t h e D e ci di n g Offi c er t o d et er mi n e w h e n s o m e o n e i s
b e h a vi n g i n a t hr e at e ni n g m a n n er
• All p arti e s s h o ul d r e m ai n s e at e d t hr o u g h o ut t h e m e eti n g
If t h e a b o v e g ui d eli n e s ar e n ot a d h er e d t o, t h e D e ci di n g Offi c er will h a v e n o alt er n ati v e b ut
t o a s k t h e off e n di n g p art y t o l e a v e a n d c o n d u ct t h e m e eti n g i n t h eir a b s e n c e.
T h e Di s ci pli n ar y m e eti n g : pri n ci pl e s
• A H R Offi c er will att e n d all di s ci pli n ar y m e eti n g s, h o w e v er f a st tr a c k m e eti n g s
m a y b e h el d wit h o ut a H R Offi c er pr e s e nt
• T h e D e ci di n g Offi c er s h all b e r e s p o n si bl e f or e n s uri n g t h at t h e di s ci pli n ar y
m e eti n g i s c o n d u ct e d i n a f air, e q uit a bl e, r e a s o n a bl e a n d t h or o u g h m a n n er
• T h e D e ci di n g Offi c er h e ari n g t h e c a s e will i ntr o d u c e all t h o s e pr e s e nt a n d
c o nfir m t h e p ur p o s e, st at u s a n d gr o u n d r ul e s of t h e m e eti n g
• T h e D e ci di n g Offi c er will c h e c k t h at t h e e m pl o y e e i s a c c o m p a ni e d b y a tr a d e
u ni o n r e pr e s e nt ati v e or c oll e a g u e, if n ot, c o nfir m t hi s i s fr o m c h oi c e a n d if
n e c e s s ar y t h e m e eti n g will b e a dj o ur n e d t o all o w r e pr e s e nt ati o n t o b e arr a n g e d.
• All r el e v a nt e vi d e n c e, t h at i s t o b e t a k e n i nt o a c c o u nt i n d et er mi ni n g t h e
o ut c o m e of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, i s pr e s e nt e d t o t h e e m pl o y e e
• T h e r e s p e ct a n d di g nit y of wit n e s s e s a n d all p arti ci p a nt s will b e h o n o ur e d at all
ti m e s b y b ot h p arti e s
• At a n y ti m e d uri n g t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e D e ci di n g Offi c er h e ari n g t h e
c a s e, m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n s t o b e u n d ert a k e n
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 1 : pr e s e nti n g t h e c a s e - I n v e sti g ati n g Offi c er
1. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will pr e s e nt t h eir i nf or m ati o n, c alli n g wit n e s s e s a n d/ or
r ef erri n g t o a n y ‘ pr e p ar e d writt e n wit n e s s st at e m e nt s’.
2. T h e r ol e of a wit n e s s, if c all e d, i s t o pr o vi d e p oi nt s of cl arifi c ati o n a n d n ot t o
r e st at e t h e e vi d e n c e t h e y h a v e alr e a d y pr o vi d e d t o t h e I n v e sti g ati n g Offi c er.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
2 9
3. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e m a y a s k q u e sti o n s of a n y
wit n e s s a n d/ or q u e sti o n t h e I n v e sti g ati n g Offi c er.
4. T h e I n v e sti g ati o n Offi c er m a y r e -e x a mi n e t h e wit n e s s e s, or r ef er t o t h e
st at e m e nt s.
5. T h e D e ci di n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e I n v e sti g ati n g Offi c er a n d/ or t h e
wit n e s s e s a n d m a y i nt er j e ct f or p oi nt s of cl arifi c ati o n
6. T h e D e ci di n g Offi c er will t h a n k t h e wit n e s s e s a n d a s k t h e m t o wit h dr a w fr o m t h e
m e eti n g r o o m, b ut r e m ai n a v ail a bl e, f or p oi nt s of cl arifi c ati o n if r e q uir e d l at er.
7. T h e D e ci di n g Offi c er at a n y ti m e d uri n g t h e m e eti n g m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o
e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n t o b e u n d ert a k e n.
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 2 : th e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e / c oll e a g u e
t o pr e s e nt t h ei r c a s e
1. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will pr e s e nt t h eir c a s e, c alli n g
wit n e s s e s a n d/ or r ef erri n g t o a n y ‘ pr e p ar e d writt e n wit n e s s st at e m e nt s’.
2. If wit n e s s e s ar e c all e d, t h e y will b e t h er e t o pr o vi d e p oi nt s of cl arifi c ati o n a n d n ot
t o r e st at e t h e e vi d e n c e t h at t h e y h a v e alr e a d y pr o vi d e d t o t h e I n v e sti g ati n g
Offi c er.
3. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e wit n e s s e s a n d/ or q u e sti o n
t h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e.
4. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e m a y r e -e x a mi n e t h e wit n e s s e s
or r ef er t o t h e st at e m e nt s.
5. T h e D e ci di n g Offi c er m a y a s k q u e sti o n s of t h e e m pl o y e e a n d/ or wit n e s s e s a n d
m a y i nt erj e ct f or p oi nt s of cl arifi c ati o n.
6. T h e D e ci di n g Offi c er will t h a n k t h e wit n e s s e s a n d a s k t h e m t o wit h dr a w fr o m t h e
m e eti n g r o o m, b ut r e m ai n a v ail a bl e, f or p oi nt s of cl arifi c ati o n if r e q uir e d l at er.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 0
7. T h e D e ci di n g Offi c e r at a n y ti m e d uri n g t h e m e eti n g m a y a dj o ur n pr o c e e di n g s t o
e n a bl e f urt h er i n v e sti g ati o n t o b e u n d ert a k e n.
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 3 : ov er all s u m m ar y
1. T h e I n v e sti g ati n g Offi c er will s u m u p t h e c a s e.
2. T h e e m pl o y e e or t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e will s u m u p t h e c a s e.
3. T h e D e ci di n g Offi c er m a y r e c all t h e wit n e s s e s f or p oi nt s of cl arifi c ati o n.
4. T h e D e ci di n g Offi c er will c h e c k t h at b ot h si d e s h a v e st at e d t h eir c a s e s t o t h eir
o w n s ati sf a cti o n a n d ar e s ati sfi e d wit h t h e pr o c e e di n g s t o d at e.
5. T h e D e ci di n g Offi c er will a s k t h e I n v e sti g ati n g Offi c er, t h e e m pl o y e e a n d t h eir
r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e t o l e a v e. O nl y t h e D e ci di n g Offi c er a n d H R Offi c er t o
t h e m e eti n g s h o ul d n o w b e pr e s e nt.
Di s ci pli n ar y m e eti n g p art 4 : ma ki n g a d e ci si o n
T h e D e ci di n g Offi c er will n o w c o n si d er t h e e vi d e n c e a s pr e s e nt e d, c o n s ulti n g a s t h e y wi s h
wit h t h e n ot e s of t h e m e eti n g. T h e D e ci di n g Offi c er will gi v e f ull c o n si d er ati o n t o t h e
i nf or m ati o n pr e s e nt e d a n d will d et er mi n e:
1. w h et h er or n ot t h e c a s e h a s b e e n s uffi ci e ntl y i n v e sti g at e d , a n d
2. if o n t h e b al a n c e of pr o b a biliti e s, t h e c a s e a g ai n st t h e e m pl o y e e h a s b e e n
s u b st a nti at e d.
If t h e a n s w er s t o b ot h ar e y e s, t h e D e ci di n g Offi c er t h e n m u st d et er mi n e t h e a p pr o pri at e
l e v el of di s ci pli n ar y a cti o n.
T h e D e ci di n g Offi c er m a y r e c all t h e e m pl o y e e, t h eir r e pr e s e nt ati v e/ c oll e a g u e a n d t h e
I n v e sti g ati n g Offi c er t o t h e m e eti n g t o a n n o u n c e t h e d e ci si o n. Alt er n ati v el y, t h e D e ci di n g
Offi c er m a y pr ef er n ot t o r e c all t h e t w o si d e s b ut t o d ef er t h eir d e ci si o n a n d t o c o nfir m t h e
d e ci si o n l at er i n writi n g.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 1
T h e d e ci si o n will b e c o nfir m e d i n writi n g t o t h e e m pl o y e e, i n a c c or d a n c e wit h t h e o ut c o m e s
li st e d b el o w:
O ut c o m e s of a di s ci pli n ar y m e eti n g
All e g ati o n s n ot s u b st a nti at e d
If t h e D e ci di n g Offi c er c o n cl u d e s t h at t h e all e g ati o n s ar e n ot s u b st a nti at e d, t h e e m pl o y e e,
will b e i nf or m e d i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s of t h e m e eti n g or a s r e a s o n a bl y
pr a cti c a bl e t h er e aft er of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g
All e g ati o n s s u b st a nti at e d
B ef or e m a ki n g a d e ci si o n o n a n y di s ci pli n ar y s a n cti o n, a c c o u nt will b e t a k e n of t h e
f oll o wi n g:
• T h e e m pl o y e e’ s c urr e nt di s ci pli n ar y a n d g e n er al w or k r e c or d
• A n y miti g ati n g e vi d e n c e
• S a n cti o n t a k e n i n a n y pr e vi o u s si mil ar c a s e s
• T h e e x pl a n ati o n s gi v e n b y t h e e m pl o y e e
• If t h e i nt e n d e d di s ci pli n ar y a cti o n i s a p pr o pri at e u n d er t h e cir c u m st a n c e s
8. Di s ci pli n ar y S a n cti o n s
T h er e ar e a n u m b er of a cti o n s a v ail a bl e t o D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil, a n d t h e s e ar e
s et o ut b el o w.
N o c a s e t o a n s w er
Fr o m t h e r e vi e w of t h e cir c u m st a n c e s a n d m e eti n g, t h e m a n a g er or D e ci di n g Offi c er m a y
c o n cl u d e t h at t h er e i s n o c a s e t o a n s w er . T h e m a n a g er or D e ci di n g Offi c er will n otif y t h e
e m pl o y e e i n writi n g. N o r ef er e n c e will b e m a d e o n t h e e m pl o y e e s H R fil e.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 2
F or m al A cti o n : fi r st w ritt e n w ar ni n g
If t h e d e ci si o n of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g i s t h e all e g ati o n s of mi s c o n d u ct ar e
s u b st a nti at e d, t h e u s u al fir st st e p w o ul d b e t o i s s u e a fir st writt e n w ar ni n g t o t h e e m pl o y e e.
T hi s will b e i n writi n g, s etti n g o ut t h e n at ur e of t h e mi s c o n d u ct, t h e i m pr o v e m e nt r e q uir e d
a n d t h e ti m e s c al e s o v er w hi c h t h e i m pr o v e m e nt s h o ul d b e a c hi e v e d. T h e e m pl o y e e will
al s o b e i nf or m e d t h at t h e w ar ni n g r e pr e s e nt s t h e fir st st a g e of t h e f or m al di s ci pli n ar y
pr o c e s s a n d t h at f ail ur e t o i m pr o v e or if a n y f urt h er mi s c o n d u ct o c c ur s, e v e n if it i s n ot
r el at e d t o t h e ori gi n al mi s c o n d u ct, c o ul d l e a d t o a fi n al writt e n w ar ni n g a n d s u b s e q u e ntl y
di s mi s s al. T h e e m pl o y e e will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n.
T h e fir st writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 1 2 m o nt h s a n d will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y
p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. Fir st Writt e n
W ar ni n g L ett er T e m pl at e.
F or m al A cti o n : fi n al w ritt e n w ar ni n g
If t h e mi s c o n d u ct i s m or e s eri o u s or o c c ur s w h e n a pr e vi o u s w ar ni n g i s still ‘li v e’, a fi n al
writt e n w ar ni n g m a y b e i s s u e d gi vi n g d et ail s of t h e c o m pl ai nt, o utli ni n g t h at if t h er e i s n o
s ati sf a ct or y i m pr o v e m e nt or i n st a n c e s of f urt h er mi s c o n d u ct t h e o ut c o m e m a y r e s ult i n
di s mi s s al.
T h e fi n al writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 2 4 m o nt h s b ut will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y
p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. T h e e m pl o y e e
will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n. Fi n al Writt e n W ar ni n g L ett er
T e m pl at e.
F or m al A ct i o n: fi n al w ritt en w ar ni n g a n d r el e g ati o n ( d e m oti o n)
W h er e p o or p erf or m a n c e d u e t o n e gli g e n c e h a s o c c urr e d a n d t h er e h a s b e e n i n s uffi ci e nt
i m pr o v e m e nt aft er a pr e vi o u s w ar ni n g or w ar ni n g s, t h e D e ci di n g Offi c er m a y c o n cl u d e
t h at, i n a d diti o n t o a fi n al w ar ni n g, d o w n gr a di n g t h e e m pl o y e e f or a p eri o d of 6 m o nt h s i s
a p pr o pri at e. D uri n g t h e 6 m o nt h s t h e e m pl o y e e will b e p ai d at a l o w er gr a d e s al ar y a n d will
r e c ei v e n e c e s s ar y tr ai ni n g, m o nit ori n g a n d r e g ul ar r e vi e w m e eti n g s.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 3
At t h e e n d of t h e 6 m o nt h s r el e g ati o n p eri o d i n a d diti o n t o t h e r e g ul ar r e vi e w m e eti n g s t h e
m a n a g er will i n vit e t h e e m pl o y e e t o att e n d a Di s ci pli n ar y R el e g ati o n R e vi e w H e ari n g t o
d et er mi n e t h e m o st a p pr o pri at e a cti o n. T hi s will t a k e t h e s a m e f or m at a s a di s ci pli n ar y
m e eti n g b ut will f o c u s o n t h e e m pl o y e e’ s p erf or m a n c e d uri n g t h e r el e g ati o n p eri o d.
If t h e e m pl o y e e’ s p erf or m a n c e i s s uffi ci e ntl y i m pr o v e d t h e y c a n b e r ei n st at e d t o t h eir
pr e vi o u s p o st. H o w e v er, t h e m a n a g er s h o ul d n ot w ait u ntil t h e e n d of t h e 6 -m o nt h p eri o d
b ef or e t a ki n g f urt h er di s ci pli n ar y a cti o n if it i s r e q uir e d.
If t h e e x p e ct e d l e v el of p erf or m a n c e h a s n ot b e e n a c hi e v e d t h e m a n a g er c a n al s o
c o n si d er p er m a n e ntl y m o vi n g t h e e m pl o y e e t o t h e l o w er gr a d e or t o di s mi s s wit h n oti c e.
T h e fi n al writt e n w ar ni n g will b e li v e f or 2 4 m o nt h s b ut will b e di sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y
p ur p o s e s aft er t hi s ti m e s u bj e ct t o s ati sf a ct or y c o n d u ct a n d p erf or m a n c e. T h e e m pl o y e e
will b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n. Fi n al Writt e n W ar n i n g a n d R el e g ati o n
L ett er T e m pl at e.
I n e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s, w h er e a n all e g ati o n of gr o s s mi s c o n d u ct h a s o c c urr e d a n d
i n st e a d of di s mi s s al, t h e c o u n cil m a y c o n si d er if t h e e m pl o y e e c o ul d b e p er m a n e ntl y
r el e g at e d t o a n ot h er p o siti o n. E x a m pl e s of s u c h i n st a n c e s i n cl u d e m o vi n g a n e m pl o y e e t o
a r ol e w hi c h d o e s n ot i n cl u d e m a n a gi n g p e o pl e or w or ki n g wit hi n a n ot h er t e a m. T hi s
a cti o n w o ul d n or m all y o nl y b e t a k e n t o pr e v e nt a di s mi s s al o c c urri n g if a p pr o pri at e .
T hi s s a n cti o n c a n o nl y b e c o n si d er e d w h er e t h er e i s a s uit a bl e v a c a n c y a v ail a bl e.
Fi n al Witt e n W ar ni n g a n d P er m a n e nt R el e g ati o n L ett er T e m pl at e.
F or m al A cti o n : di s mi s s al
If, a s a n o ut c o m e of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g, t h e e vi d e n c e s u b st a nti at e s gr o s s mi s c o n d u ct
t h e e m pl o y e e m a y b e di s mi s s e d wit h i m m e di at e eff e ct. Di s mi s s al m a y al s o o c c ur if t h e
e m pl o y e e c o m mit s a f urt h er s eri o u s mi s c o n d u ct or f ail s t o i m pr o v e t o t h e r e q uir e d
st a n d ar d i n t h e a gr e e d ti m e s c al e. T h e e m pl o y e e will b e n otifi e d i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g
d a y s of t h e m e eti n g or a s r e a s o n a bl y pr a cti c a bl e t h er e aft er i n writi n g wit hi n 5 w or ki n g d a y s
of t h e di s ci pli n ar y m e eti n g t h e r e a s o n s f or t h e di s mi s s al a n d t h e ri g ht t o a p p e al a g ai n st t h e
d e ci si o n. Di s mi s s al L ett er T e m pl at e.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 4
9. P o st Di s ci pli n ar y
S af e g u ar di n g a n d t h e d ut y t o r ef er
D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil h a s a l e g al d ut y t o r ef er a n e m pl o y e e w h o i s di s mi s s e d or
r e m o v e d fr o m a r e g ul at e d a cti vit y ( or m a y h a v e d o n e s o if t h e y h a d n ot l eft) b e c a u s e t h e y
h a v e h ar m e d or p o s e d a ri s k of h ar m t o a c hil d or v ul n er a bl e a d ult t o t h e Di s cl o s ur e a n d
B arri n g S er vi c e ( D B S) E d u c ati o n W or kf or c e C o u n cil ( E W C) a n d or S o ci al C ar e W al e s
( S C W). A n y c a s e s of t hi s n at ur e s h o ul d b e r e p ort e d b y t h e D e ci di n g Offi c er dir e ctl y t o t h e
H R S af e g u ar di n g Offi c er.
N otifi c ati o n t o pr of e s si o n al b o di e s
D e n bi g h s hir e C o u nt y C o u n cil i s o bli g e d t o r e p ort t o t h e a p pr o pri at e st at ut or y or
pr of e s si o n al b o d y a n y s eri o u s a ct of mi s c o n d u ct or gr o s s mi s c o n d u ct w h er e a p pr o pri at e.
T o e n s ur e c o n si st e n c y i n t h e a p pli c ati o n of t h e s e di s ci pli n ar y pr o c e d ur e s, c o pi e s of
c orr e s p o n d e n c e m u st b e pr o vi d e d t o H R S af e g u ar di n g Offi c er.
All r e c or d s will b e k e pt a n d pr o c e s s e d i n li n e wit h D at a Pr ot e cti o n L e gi sl ati o n
N oti c e p eri o d f or di s mi s s al
T h e p er s o n m a ki n g t h e d e ci si o n t o di s mi s s a n e m pl o y e e f or r e a s o n s ot h er t h a n gr o s s
mi s c o n d u ct will d et er mi n e w h et h er t h e e m pl o y e e i s di s mi s s e d wit h a p pr o pri at e n oti c e i n
li n e wit h t er m s a n d c o n diti o n s a n d st at ut or y e ntitl e m e nt. Di s mi s s al a s a r e s ult of gr o s s
mi s c o n d u ct will n or m all y b e wit h o ut n oti c e or p a y m e nt i n li e u of n oti c e.
B ull yi n g a n d h ar a s s m e nt c a s e s
I n c a s e s of all e g e d b ull yi n g a n d h ar a s s m e nt, t h e D e ci di n g Offi c er s h o ul d m e et wit h
c o m pl ai n a nt a n d all e g e d p er p etr at or wit hi n 3 m o nt h s of t h e i s s u e b ei n g r ai s e d t o r e vi e w
t h e sit u ati o n. T h e D e ci di n g Offi c er m a y w a nt t o c o n si d er m e di ati o n a s a n o ut c o m e or t o
s u p pl e m e nt t h e r e vi e w s.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 5
Ti m e li mit s o n w ar ni n g s : t o i n cl u d e s af e g u ar di n g
I n cir c u m st a n c e s w h er e a n e m pl o y e e i s a b s e nt d u e t o si c k n e s s w h e n a di s ci pli n ar y
d e ci si o n i s m a d e a g ai n st t h e m or at a n y ti m e wit hi n 4 w e e k s of a di s ci pli n ar y d e ci si o n
b ei n g m a d e a g ai n st t h e m, t h e d ur ati o n of t h e si c k n e s s a b s e n c e will n ot b e c o u nt e d w h e n
d et er mi ni n g w h e n a w ar ni n g will e x pir e. T hi s al s o a p pli e s t o a n y d ur ati o n s of l o n g t er m
si c k n e s s a b s e n c e d uri n g t h e ti m e li mit s. I n s u c h i n st a n c e s t h e a b o v e ti m e li mit s f or e x pir y
of e a c h l e v el of w ar ni n g will i n cr e a s e b y t h e d ur ati o n of t h e si c k n e s s a b s e n c e.
W ar ni n g s r el at e d t o C hil dr e n a n d V ul n er a bl e A d ult s
W h er e di s ci pli n ar y a cti o n i s t a k e n a s a r e s ult of a c o m pl ai nt c o n c er ni n g t h e s af et y of
c hil dr e n, y o u n g p e o pl e a n d v ul n er a bl e a d ult s, a n y w ar ni n g s will n ot b e di sr e g ar d e d aft er
t h e ti m e p eri o d s gi v e n a n d m a y b e u s e d a s e vi d e n c e i n a n y f ut ur e i n v e sti g ati o n s a n d/ or
di s ci pli n ar y m e eti n g s c o n c er ni n g a n y all e g ati o n s i n v ol vi n g c hil dr e n, y o u n g p e o pl e a n d
v ul n er a bl e a d ult s.
Di s ci pli n ar y r e c or d s
All d o c u m e nt ati o n a s s o ci at e d wit h i n di vi d u al di s ci pli n ar y m att er s will b e k e pt i n a c c or d a n c e
wit h d at a pr ot e cti o n l e gi sl ati o n. C o pi e s of all di s ci pli n ar y w ar ni n g s will b e k e pt o n t h e
e m pl o y e e’ s H R fil e, w hi c h m a y b e p a p er b a s e d or el e ctr o ni c. H o w e v er, t h e y will b e
d i sr e g ar d e d f or di s ci pli n ar y p ur p o s e s at t h e e n d of t h eir ‘li v e’ p eri o d.
All r e c or d s r el ati n g t o all e g ati o n s of a b u s e of C hil dr e n or V ul n er a bl e A d ult s i n cl u di n g a n y
i n v e sti g ati o n a n d di s ci pli n ar y m e eti n g r e c or d s will b e k e pt o n t h e e m pl o y e e’ s H R fil e
w h at e v er t h e o ut c o m e.
1 0. Di s ci pli n ar y A p p e al Pr o c e s s
Pl e a s e r ef er a n d a d h er e t o t h e C or p or at e A p p e al s P oli c y f or t hi s pr o c e s s.
1 1. S u s p e n si o n
S u s p e n si o n i s a n o n -j u d g e m e nt al, c arr yi n g n o i m pli c ati o n of g uilt a n d t h er ef or e s h o ul d n ot
b e vi e w e d a s a di s ci pli n ar y s a n cti o n. It i s i m p ort a nt t h at t h e e m pl o y e e i s n ot gi v e n t h e
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 6
i m pr e s si o n t h e y ar e b ei n g di s ci pli n e d or di s mi s s e d, or t h at a n y d e ci si o n h a s b e e n t a k e n
c o n c er ni n g t h eir f ut ur e.
A S u s p e n si o n ri s k a s s e s s m e nt m u st b e c o m pl et e d b y t h e M a n a g er wit h H R a n d a gr e e d b y
H e a d of S er vi c e.
S u s p e n si o n o n f ull p a y f oll o wi n g c o n s ult ati o n a n d a d vi c e fr o m H R will b e c o n si d er e d
w h e n:
• T h e c o nti n u e d pr e s e n c e of t h e e m pl o y e e wit hi n t h e w or k pl a c e w o ul d pl a c e t h e
c o u n cil at ri s k
• T h e n e c e s s ar y i n v e sti g ati o n w o ul d b e i m p e d e d b y t h e c o nti n u e d pr e s e n c e of t h e
e m pl o y e e at t h e w or k pl a c e
• W h er e t h e e m pl o y e e c o ul d n ot ot h er wi s e b e r e m o v e d fr o m t h e p o s si bilit y of
r e p e ati n g t h e gr o s s mi s c o n d u ct
• W h er e, b e c a u s e of t h e n at ur e of t h e all e g ati o n s, t h e e m pl o y e e m a y b e s u bj e ct
t o or al or p h y si c al a b u s e b y ot h er e m pl o y e e s.
A s a n alt er n ati v e t o s u s p e n si o n, a n e m pl o y e e c a n b e tr a n sf err e d t o ot h er w or k i n ot h er
d e p art m e nt s at t h e di s cr eti o n of t h e c o u n cil, d uri n g t h e i n v e sti g ati o n pr o c e s s.
If s u s p e n si o n i s d e e m e d a p pr o pri at e a f ull e x pl a n ati o n of t h e r e a s o n f or t h e s u s p e n si o n
will b e gi v e n t o t h e e m pl o y e e. E v er y eff ort will b e m a d e t o e x p e dit e t h e i n v e sti g ati o n
pr o c e s s t o li mit t h e l e n gt h of t h e s u s p e n si o n.
C o ntr a ct u al arr a n g e m e nt s d uri n g s u s p e n si o n
A n e m pl o y e e w h o i s s u s p e n d e d fr o m t h e w or k pl a c e will r e c ei v e f ull p a y, h o w e v er, if t h e
e m pl o y e e i s n ot willi n g or a bl e t o att e n d w or k t h e n t h e a ut h orit y will c o n si d er s u s p e n di n g
t h e e m pl o y e e’ s p ay u ntil t h e m att er i s r e s ol v e d, i. e. t h e p a y t h e y w o ul d h a v e r e c ei v e d if
w or ki n g n or m all y a n d will b e b o u n d u n d er t h e t er m s a n d c o n diti o n s of t h eir c o ntr a ct of
e m pl o y m e nt. S h o ul d t h e e m pl o y e e wi s h t o t a k e l e a v e w hil st s u s p e n d e d, t h e n or m al l e a v e
r e q u e st pr o c e d ur e s will a p pl y.
S u s p e n si o n i s n ot a di s ci pli n ar y s a n cti o n, h o w e v er t h e e m pl o y e e will b e r e q uir e d t o a d h er e
t o t h e di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e s a n d will b e e x p e ct e d t o b e a v ail a bl e f or w or k
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 7
a n d/ or att e n d m e eti n g s. T h e n or m al n oti c e p eri o d f or m e eti n g s a s st at e d i n t h e p oli c y will
b e gi v e n. F ail ur e t o c o m pl y wit h t h e c o n diti o n s of t h e s u s p e n si o n or t o c o -o p er at e wit h t h e
i n v e sti g ati o n s u c h a s; n o n-att e n d a n c e at m e eti n g s or n ot c o m pl yi n g wit h r e a s o n a bl e
r e q u e st s f or i nf or m ati o n, m a y r e s ult i n t h e e m pl o y e e’ s p a y b ei n g s u s p e n d e d.
T h e s u s p e n si o n will b e r e vi e w e d o n a c al e n d ar m o nt h b a si s, i n c a s e s of u n a v oi d a bl y
l e n gt h y s u s p e n si o n s a p pr o pri at e c o u n s elli n g/ s u p p ort will b e off er e d t o t h e e m pl o y e e vi a
t h e O c c u p ati o n al H e alt h s er vi c e.
S h o ul d t h e e m pl o y e e b e a b s e nt d u e t o si c k n e s s d uri n g s u s p e n si o n, t h e c o u n cil’ s si c k p a y
pr o c e d ur e a n d p oli c y will a p pl y a n d t h e m a n a g er m a y r ef er t h e e m pl o y e e t o O c c u p ati o n al
H e alt h f or s u p p ort d uri n g t h e p eri o d of s u s p e n si o n.
I nf or mi n g t h e e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n
T h e e m pl o y e e s h o ul d b e i nf or m e d of t h e n at ur e of t h e all e g ati o n( s) a n d w h er e p o s si bl e,
s h o ul d b e a c c o m p a ni e d b y a n ot h er p er s o n or t h eir r e pr e s e nt ati v e.
W h e n b ei n g i nf or m e d of t h e s u s p e n si o n t h e e m pl o y e e s h o ul d b e a d vi s e d t h e y ar e n ot t o
e nt er t h eir pl a c e of w or k or a n y ot h er c o u n cil pr e mi s e s u nl e s s i n vit e d t o d o or a s a s er vi c e
u s er. If t h e y n e e d t o att e n d t h eir a ct u al pl a c e of w or k a s a s er vi c e u s er, t h e n pri or
p er mi s si o n of t h e H e a d of S er vi c e or H R S er vi c e s M a n a g er will b e r e q uir e d.
If t h e e m pl o y e e wi s h e s t o c oll e ct p er s o n al b el o n gi n g s, t hi s s h o ul d b e all o w e d, h o w e v er
t h e y s h o ul d b e a c c o m p a ni e d at all ti m e s.
W hil st s u s p e n d e d t h e e m pl o y e e s h o ul d r efr ai n fr o m c o nt a cti n g c oll e a g u e s i n a n y c a p a cit y,
w h o m a y b e i n v ol v e d i n t h e i n v e sti g ati o n. If c o nt a ct i s m a d e wit h o t h er c oll e a g u e s or
e m pl o y e e s of t h e c o u n cil, t h e e m pl o y e e s h o ul d n ot di s c u s s t h e c a s e wit h t h e m.
T h e e m pl o y e e s h o ul d r et ur n a n y k e y s, i d e ntif y c ar d s, s e c urit y i nf or m ati o n a n d e q ui p m e nt,
w hi c h t h e y w o ul d n or m all y h ol d. If a n y it e m i s n ot a v ail a bl e at t h e ti m e of i nf or mi n g t h e
e m pl o y e e of t h e s u s p e n si o n, s uit a bl e arr a n g e m e nt s s h o ul d b e m a d e f or s u c h it e m s t o b e
r et ur n e d a s s o o n a s p o s si bl e. T h e e m pl o y e e s h o ul d b e r e mi n d e d of t h e c o ntr a ct u al
arr a n g e m e nt s gi v e n a b o v e.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 8
T h e e m pl o y e e s h o ul d b e e s c ort e d fr o m t h e pr e mi s e s.
C o nfi r m ati o n of t h e s u s p e n si o n
S u s p e n si o n a n d a s s o ci at e d arr a n g e m e nt s s h o ul d b e c o nfir m e d i n writi n g wit hi n 3 w or ki n g
d a y s fr o m b ei n g s u s p e n d e d
R e q u e st s f or a c c e s s
If t h e e m pl o y e e r e q uir e s a c c e s s t o i nf or m ati o n t o a s si st i n pr e p ari n g t h eir c a s e t h e y s h o ul d
a p pr o a c h H R f or p er mi s si o n, s p e cif yi n g t h e i nf or m ati o n t h e y ar e s e e ki n g a n d t h e r e a s o n
w h y s u c h i nf or m ati o n i s r e q uir e d. T h e H R S er vi c e s M a n a g er will m a k e t h e d e ci si o n a s t o
w h et h er a c c e s s i s t o b e gr a nt e d or if t h e i nf or m ati o n s h o ul d b e r etri e v e d o n t h eir b e h alf. If
a c c e s s i s gr a nt e d f or t h e s u s p e n d e d e m pl o y e e, t h e y s h o ul d b e a c c o m p a ni e d at all ti m e s.
S u s p e n si o n of a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s
T h e c o u n cil’ s d e ci si o n t o s u s p e n d a n e m pl o y e e d uri n g p oli c e i n v e sti g ati o n s will b e m a d e
b y c o n si d eri n g t h e a b o v e f a ct or s.
A n e m pl o y e e w h o i s s u s p e n d e d fr o m t h e w or k pl a c e will r e c ei v e f ull p a y, h o w e v er, if t h e
e m pl o y e e i s n ot willi n g or a bl e t o att e n d w or k t h e n t h e c o u n cil will c o n si d er s u s p e n di n g t h e
e m pl o y e e’ s p a y u ntil t h e m att er i s r e s ol v e d.
S u s p e n si o n of a tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e
S u s p e n si o n a n d/ or i n v e sti g ati o n of tr a d e u ni o n r e pr e s e nt ati v e s will b e c o nfi d e nti all y
di s c u s s e d wit h t h e f ull -ti m e offi ci al, pr ef er a bl y b ef or e h a n d b ut if n ot p o s si bl e, a s s o o n a s
p o s si bl e aft er w ar d s. F ull -ti m e offi ci al s will b e e x p e ct e d t o m ai nt ai n c o nfi d e nti alit y at all
ti m e s.
R et ur ni n g t o w or k aft er s u s p e n si o n
W h e n t h e e m pl o y e e r et ur n s t o w or k aft er a p eri o d of s u s p e n si o n, t h e m a n a g er will di s c u s s
wit h t h e m w h at a cti o n s, if a n y, c a n b e t a k e n t o h el p wit h t h eir r et ur n t o w or k, t hi s m a y
i n cl u d e; a c c o m p a n yi n g t h e m o n t h eir fir st m or ni n g, s p e a ki n g t o c oll e a g u e s b ef or e h a n d,
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
3 9
r ef erri n g t h e m t o O c c u p ati o n al H e alt h f or s u p p ort. Alt h o u g h t h e m a n a g er c a n s u g g e st
w h at c a n b e d o n e, it i s u p t o t h e e m pl o y e e t o i nf or m t h e m a n a g er if t h er e i s s o m et hi n g
s p e cifi c w hi c h w o ul d h el p t h e m. T h e m a n a g er will b e l e d b y t h e e m pl o y e e o n t hi s i s s u e.
1 2. A d diti o n al i nf or m ati o n
Ri g ht t o ti m e off t o b e a wit n e s s
E m pl o y e r R e q u e st s
A n e m pl o y e e w h o h a s b e e n c all e d a s a wit n e s s a s p art of t h e c o u n cil’ s i n v e sti g ati o n,
di s ci pli n ar y or a p p e al pr o c e s s i s e ntitl e d t o r e a s o n a bl e ti m e off t o f ulfil t h at r ol e, b y pri or
arr a n g e m e nt wit h t h eir m a n a g er. T hi s s h o ul d i n cl u d e ti m e t o pr e p ar e b ef or e t h e m e eti n g
a n d t o att e n d t h e m e eti n g.
T h e m a n a g er h a s t h e ri g ht t o r ef u s e if n ot gi v e n s uffi ci e nt n oti c e or if u n a bl e t o c o v er t h e
a b s e n c e. H o w e v er, t h e y s h o ul d n ot u nr e a s o n a bl y pr e v e nt t h e e m pl o y e e fr o m att e n di n g.
E m pl o y e e r e q u e st s
E m pl o y e e s d o n ot h a v e t o a c c e pt a r e q u e st t o b e a wit n e s s a n d t h e y s h o ul d n ot b e
pr e s s uri s e d t o d o s o, h o w e v er t h e y s h o ul d b e e n c o ur a g e d t o c o -o p er at e a s m u c h a s
p o s si bl e t o e n s ur e a f air a n d r e a s o n a bl e pr o c e s s.
Cri mi n al off e n c e s a n d mi s c ell a n e o u s c a s e s
A n e m pl o y e e s h o ul d n ot b e di s mi s s e d or ot h er wi s e di s ci pli n e d s ol el y b e c a u s e t h e y h a v e
b e e n arr e st e d, c h ar g e d wit h, or c o n vi ct e d of a cri mi n al off e n c e. C o n si d er ati o n m u st b e
gi v e n a s t o w h et h er t h e off e n c e i s o n e t h at p ut s i nt o q u e sti o n t h e e m pl o y e e’ s c o nti n u e d
s ui t a bilit y f or t h e r ol e i n w hi c h t h e y ar e e m pl o y e d.
If a cri mi n al c o n vi cti o n l e a d s t o a c u st o di al s e nt e n c e, t h e e m pl o y m e nt c o ntr a ct m a y b e
e n d e d b y fr u str ati o n of c o ntr a ct ( b ot h p arti e s ar e willi n g t o f ulfil t h e c o ntr a ct b ut it i s n ot
p o s si bl e d u e t o a sit u a ti o n b e y o n d t h eir c o ntr ol) or br e a c h of c o ntr a ct a s it will n ot b e
p o s si bl e f or t h e e m pl o y e e t o att e n d w or k.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
4 0
It i s t h e r e s p o n si bilit y of t h e e m pl o y e e t o i nf or m t h eir m a n a g er a n d r e p ort all off e n c e s of
w hi c h t h e y h a v e b e e n c h ar g e d a n d/ or c o n vi ct e d. W h er e di s ci pli n ar y a cti o n i s t h o u g ht t o b e
n e c e s s ar y, t h e m att er m u st fir st b e f ull y i n v e sti g at e d a n d t h e c o u n cil’ s f or m al pr o c e d ur e
i n sti g at e d. If it l at er c o m e s t o li g ht t h at a n e m pl o y e e h a s f ail e d t o d e cl ar e a cri mi n al c h ar g e
or c o n vi cti o n, t hi s m a y l e a d t o di s ci pli n ar y a cti o n.
Cri mi n al off e n c e s
W h er e a cri mi n al off e n c e h a s all e g e dl y b e e n c o m mitt e d b y a n e m pl o y e e i n si d e or o ut si d e
of w or k t h e n t h e f oll o wi n g pr o c e d ur e will a p pl y:
• A n i n v e sti g ati o n of t h e f a ct s will o c c ur i n a c c or d a n c e wit h t hi s pr o c e d ur e
• T hi s i n v e sti g ati o n will n ot n or m all y a w ait t h e o ut c o m e of a n y p ar all el P oli c e
i n v e sti g ati o n s
• W h er e it i s e st a bli s h e d t h at t h er e i s a c a s e t o a n s w er a di s ci pli n ar y m e eti n g will
n or m all y b e arr a n g e d
• W h er e t h e all e g e d cri mi n al off e n c e i s c o n n e ct e d wit h a n e m pl o y e e ’ s
e m pl o y m e nt, t h e H e a d of S er vi c e s h all r e p ort t hi s t o t h e H e a d of
Fi n a n c e/ S e cti o n 1 5 1 Offi c er a n d I nt er n al A u dit S er vi c e s w h o, if t h e y d e e m it
a p pr o pri at e, s h all r ef er t h e c a s e t o t h e P oli c e.
F a ct or s t h at will b e c o n si d er e d pri or t o t a ki n g a cti o n
W h e n a n e m pl o y e e i s s u s p e ct e d of a cri mi n al or p ot e nti all y cri mi n al off e n c e, t h e d e ci si o n
b y t h e c o u n cil t o s u s p e n d t h e e m pl o y e e a n d/ or t a k e di s ci pli n ar y a cti o n will b e d et er mi n e d
b y t h e D e ci di n g Offi c er i n c o n s ult ati o n wit h t h e s er vi c e H R B u si n e s s P art n er t a ki n g
a c c o u nt of t h e f oll o wi n g f a ct or s:
• W h et h er or n ot t h e off e n c e i s r el e v a nt t o t h e j o b a n d w h et h er or n ot it i m pi n g e s
o n t h e c o ntr a ct of e m pl o y m e nt
• T h e br e a c h of tr u st a n d r e s p o n si bilit y v e st e d o n t h e e m pl o y e e t o d o t h e j o b f or
w hi c h t h e y ar e e m pl o y e d
• T h e e xt e nt t o w hi c h t h e off e n c e m a k e s t h e e m pl o y e e u n a c c e pt a bl e t o ot h er
w or k c oll e a g u e s
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
4 1
• T h e p ot e nti al ri s k t o t h e p u bli c, ot h er e m pl o y e e s or t h e e m pl o y e e hi m s elf a n d
D C C s er vi c e u s er s
• T h e eff e ct o n t h e c o u n cil’ s i m a g e or r e p ut ati o n
• W h et h er, h a vi n g i n v e sti g at e d t h e m att er t h e c o u n cil b eli e v e s t h at o n t h e b al a n c e
of pr o b a biliti e s t h e cri mi n al off e n c e w a s c o m mitt e d. It s h o ul d b e r e m e m b er e d
t h e st a n d ar d of pr o of f or a n e m pl o y er i s n ot t h e st a n d ar d of pr o of a p pli e d i n
cri mi n al pr o c e e di n g s t h at i s ‘ b e y o n d r e a s o n a bl e d o u bt’.
E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d or s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt
E m pl o y e e s h el d o n r e m a n d p e n di n g t h e o ut c o m e of cri mi n al pr o c e e di n g s or f o u n d g uilt y
a n d s e nt e n c e d t o i m pri s o n m e nt will n ot b e p ai d b y t h e c o u n cil a n d m a y c e a s e t o a c cr u e
h oli d a y e ntitl e m e nt s or a n y ot h er c o ntr a ct u al b e n efit f or t h e d ur ati o n of t h e r e m a n d or
s e nt e n c e. I n d et er mi ni n g w h et h er t h e m att er s h o ul d b e s u bj e ct t o t h e c o u nt y’ s di s ci pli n ar y
pr o c e d ur e, t h e c o u n cil will c o n si d er t h e m att er f ull y t a ki n g a c c o u nt of t h e a b o v e f a ct or s a s
w ell a s t h e li k el y l e n gt h of r e m a n d or t h e c u st o di al s e nt e n c e.
If it i s d e e m e d t h at t h e m att er s h o ul d b e s u bj e ct t o t h e c o u n cil’ s di s ci pli n ar y pr o c e d ur e t h e
f oll o wi n g m o difi c ati o n s t o t h e pr o c e d ur e s will a p pl y:
• T h e e m pl o y e e will b e writt e n t o at t h e l a st k n o w n a d dr e s s, s etti n g o ut t h e
r e a s o n s w h y di s ci pli n ar y a cti o n i s f elt a p pr o pri at e a n d t h e li k el y o ut c o m e of t hi s
di s ci pli n ar y a cti o n. T hi s l ett er will al s o i n vit e t h e e m pl o y e e t o s u b mit a writt e n
d ef e n c e t o t h e c o u n cil wit hi n 2 1 c al e n d ar d a y s of t h e d at e of t h e l ett er .
• F oll o wi n g t h e 2 1 d a y s fr o m t h e e m pl o y e e b ei n g writt e n t o, t h e c o u n cil will t h e n
c o n si d er t h e m att er f ull y a n d will a d vi s e t h e e m pl o y e e of t h e o ut c o m e of t h e
di s ci pli n ar y a cti o n a n d t h e r e a s o n s f or t h e d e ci si o n i n writi n g. T h e e m pl o y e e will
b e i nf or m e d of t h eir ri g ht t o a p p e al t hi s d e ci si o n w hi c h s h o ul d b e l o d g e d wit hi n
2 1 d a y s fr o m t h e d at e of n otifi c ati o n.
• If t h e e m pl o y e e wi s h e s t o a p p e al t hi s m u st b e i n writi n g i n a c c or d a n c e wit h t hi s
pr o c e d ur e. T h e c o u n cil will c o n si d er t hi s writt e n s u b mi s si o n a n d writ e t o t h e
e m pl o y e e wit h t h e fi n al d e ci si o n.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
4 2
If d uri n g t h e c o ur s e of t h e a b o v e pr o c e d ur e, t h e e m pl o y e e i s n o l o n g er o n r e m a n d or
c o m pl et e s a c u st o di al s e nt e n c e, t h e r el e v a nt st a g e of t h e f ull pr o c e d ur e will a p pl y.
R e si g n ati o n s
T h er e will b e o c c a si o n s w h e n a n e m pl o y e e s u b mit s t h eir r e si g n ati o n d uri n g a di s ci pli n ar y
i n v e sti g ati o n, or i m m e di at el y pri or t o a h e ari n g. T h e d e ci si o n t o c o nti n u e wit h t h e
di s ci pli n ar y pr o c e s s will b e d e p e n d e nt o n t h e all e g ati o n s a n d t h e n at ur e of t h e i n di vi d u al’ s
e m pl o y m e nt; st a n d ar d pr a cti c e i s t o s e e t h e pr o c e s s t hr o u g h t o c o m pl eti o n. T h er e m a y b e
sit u ati o n s w h er e t h e c o u n cil i s o bli g e d b y ot h er st at ut or y b o di e s t o p ur s u e t h e m att er t o
c o n cl u si o n, f or e x a m pl e, i n c a s e s of c hil d pr ot e cti o n or t h e pr ot e cti o n of v ul n er a bl e a d ult s
a n d s u b mi s si o n s t o r el e v a nt b o di e s will b e a d h er e d t o.
G ri e v a n c e r ai s e d d uri n g ot h er pr o c e e di n g s e. g . di s ci pli n ar y,
r e d u n d a n c y et c.
T h er e m a y b e o c c a si o n s w h er e a n e m pl o y e e, w h o i s s u bj e ct t o a n ot h er pr o c e d ur e, r ai s e s
a gri e v a n c e. T h e w a y i n w hi c h t hi s i s h a n dl e d will d e p e n d o n t h e f a ct s of e a c h c a s e. A n
a s s e s s m e nt of t h e f a ct s s h o ul d t a k e i nt o a c c o u nt h o w t h e gri e v a n c e i s r el at e d (if at all) t o
t h e m att er i n h a n d.
W h et h er or n ot t h e gri e v a n c e a n d t h e o n g oi n g c a s e ar e r el at e d will b e d et er mi n e d b y t h e
a p p o i nt e d D e ci di n g Offi c er of t h e di s ci pli n ar y c a s e.
W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e r el at e d
I n e x c e pti o n al cir c u m st a n c e s it m a y b e a p pr o pri at e t o t e m p or aril y s u s p e n d t h e o n g oi n g
pr o c e e di n g s w hil st t h e gri e v a n c e m att er i s i n v e sti g at e d f urt h er. T h e ai m h er e i s t o
e st a bli s h w h et h er t h e c o m pl ai nt h a s a m at eri al i m p a ct o n t h e c a s e a n d e v e nt u al o ut c o m e.
It m a y al s o b e a p pr o pri at e f or d et ail s of t h e gri e v a n c e t o b e i n c or p or at e d i nt o t h e
di s ci pli n ar y i n v e sti g ati o n, d u e c o n si d er ati o n s h o ul d b e gi v e n t o t hi s.
Pl e a s e n ot e t h at ot h er o n g oi n g pr o c e e di n g s s h o ul d n ot b e d el a y e d u n n e c e s s aril y.
Di s ci pli n ar y p oli c y a n d pr o c e d ur e
4 3
W h er e t h e gri e v a n c e a n d t h e di s ci pli n ar y c a s e ar e n ot c o n si d er e d t o b e
r el at e d
I n s u c h c a s e s it i s a d vi s e d t h at b ot h c a s e s ar e d e alt wit h s e p ar at el y a n d t h at t h e y r u n
c o n c urr e ntl y. T h e di s ci pli n ar y pr o c e e di n g s m a y n ot b e i m p a ct e d b y t h e gri e v a n c e r ai s e d
a n d s h o ul d t h er ef or e b e a bl e t o c o nti n u e a s pl a n n e d.
R ef er t o t h e Gri e v a n c e pr o c e d ur e f or d et ail s r el ati n g t o t h e gri e v a n c e pr o c e s s.