daftar isi - evisem universitas indonesiasipma.ui.ac.id/files/manual/manualevisemkaprodi.docx ·...
TRANSCRIPT
MMANUALANUAL AAPLIKASIPLIKASI SIPMA SIPMA
UUNIVERSITASNIVERSITAS I INDONESIANDONESIAUUNTUKNTUK K KAPRODIAPRODI
HTTPHTTP://://SIPMASIPMA..UIUI..ACAC..IDID//MARETMARET 2014 2014
Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang berbasis
Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan
fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di
Universitas Indonesia.
DAFTAR ISI
DAFTAR ISI................................................................................................................................................ 1
DAFTAR GAMBAR.................................................................................................................................... 1
KATA PENGANTAR................................................................................................................................... 2
SEKILAS PANDANG.................................................................................................................................. 3
PROSES LOGIN.......................................................................................................................................... 5
MENU HOME.............................................................................................................................................. 7
Berita.................................................................................................................................................................8
FAQ...................................................................................................................................................................8
Kalender............................................................................................................................................................9
Download........................................................................................................................................................10
MENU ISIAN BORANG............................................................................................................................ 11
MENU HASIL ISIAN................................................................................................................................. 14
MENU ANALISIS...................................................................................................................................... 16
MENU USER.............................................................................................................................................. 17
MENU PROFILE....................................................................................................................................... 18
MENU LOGOUT....................................................................................................................................... 19
Dokumen ini berisi petunjuk penggunaan aplikasi Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) UI yang berbasis
Web bagi pengguna sebagai Pengelola Program Studi. Dokumen ini membahas dan memberikan petunjuk tentang penggunaan
fitur-fitur yang terdapat pada aplikasi SIPMA beserta contoh-contoh penerapannya sesuai dengan regulasi yang berlaku di
Universitas Indonesia.
DAFTAR GAMBAR
Gambar 1. Halaman Utama SIPMA...........................................................................................6Gambar 2. Login SSO................................................................................................................6Gambar 3. Menu Utama SIPMA................................................................................................6Gambar 4. Klik Berita................................................................................................................8Gambar 5. Halaman List Berita.................................................................................................8Gambar 6. Halaman Berita.........................................................................................................8Gambar 7. Halaman FAQ..........................................................................................................8Gambar 8. Klik Kalender...........................................................................................................9Gambar 9. Halaman Kalender Evisem.......................................................................................9Gambar 10. Evisem Update.....................................................................................................10Gambar 11. Klik Download.....................................................................................................10Gambar 12. Halaman Download Borang.................................................................................10Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan...............................................................................11Gambar 14. Klik Isian Borang.................................................................................................12Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis...................................12Gambar 16. Halaman Isian Borang..........................................................................................12Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang.................................................................................13Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang....................................................................................13Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi..........................................................................13Gambar15. Klik Hasil Isian......................................................................................................14Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester.................................................15Gambar 22. Klik Analisis.........................................................................................................16Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester...................................17Gambar 24. Klik User..............................................................................................................17Gambar 25. Halaman User.......................................................................................................18Gambar 26. Klik Pengaturan....................................................................................................18Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses.................................................................................18Gambar 28. Klik Profile...........................................................................................................19Gambar 29. Halaman Profile....................................................................................................19Gambar 30. Menu Logout........................................................................................................19Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses.....................................................................................20
KATA PENGANTAR
SIPMA UI dibangun untuk member kemudahan dalam penelusuran informasi seputar Penjaminan
Mutu Akademik, baik informasi yang dikeluarkan oleh internal maupun eksternal UI. Selain itu
SIPMA UI dikembangkan untuk mempermudah proses evaluasi internal program studi secara
online melalui Evaluasi Internal Semesteran (EVISEM) dan Evaluasi Internal Tahunan (EVITAH)
yang secara bersama-sama diisi oleh seluruh program studi sesuai kurun waktu yang telah
ditentukan.
Harapan kami seluruh informasi dan aktivitas dalam SIPMA UI dapat memudahkan dan
meningkatkan pengembangan proses penjaminan mutu akademik di Universitas Indonesia. Kritik/
masukan/ saran dan informasi terkait penjaminan mutu akademik dari sivitas akademika UI
sangat kami harapkan. Kritik/ masukan/ saran dan informasi dapat disampaikan kepada kami
melalui e-mail: [email protected]/fax 021-78849066. Untuk mengenal BPMA UI, Anda
dapat mengunjungi Web BPMA di http://bpma.ui.ac.id.
Depok, Maret 2014
BPMAUI
1
SEKILAS PANDANG
Evaluasi Internal Semester merupakan kegiatan Kontrol Mutu (Quality Control) dalam Sistem
Penjaminan Mutu Internal (SPMI) Universitas Indonesia. Instrumen EVIN semester dirancang
berdasarkan kebutuhan UI dalam melihat ketercapaian mutu penyeleggaraan program studi dalam
kurun waktu satu semester berdasarkan kriteria dan indikator yang telah ditetapkan. Indikator yang
digunakan merujuk kepada Standar Nasional Pendidikan, Komponen Mutu untuk Akreditasi
Program Studi oleh BAN PT serta Kriteria Mutu yang dikeluarkan oleh Asean University
Network-Quality Assurance (AUN QA). Tentunya tidak semua komponen mutu disajikan dalam
EVIN semester ini, tetapi dipilih komponen mutu yang cenderung selalu berubah setiap semester
dan dianalisis perkembangannya serta dapat dijadikan masukan untuk perbaikan kegiatan semester
berikutnya.
Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik (SIPMA) adalah aplikasi berbasiskan web yang
digunakan untuk menunjang pemantauan terhadap pencapaian mutu penyeleggaraan program studi
pada tiap semesternya. Aplikasi ini bersifat online dan dapat diakses oleh pengguna yang
terhubung ke jaringan Internet dari mana saja.
Sistem ini akan menjadi sistem pengisian data evaluasi internal semesteran program studi (semua
jenjang dan kelas) dan merupakan perbaikan mayor dari sistem SIPMA versi 1.0.
SIPMA memiliki 4 katagori pengguna, yaitu :
1. BPMA (login menggunakan User SSO)
2. Dekan (user yang digunakan adalah SSO Dekan)
3. Program Studi (user yang digunakan adalah user sesuai nama program studi masing - masing,
biasanya yang mengisi adalah ketua program Studi atau staff prodi yang ditunjuk)
4. UPMA (user yang digunakan adalah user SSO dari UPMA)
Fungsi SIPMA Untuk Pengelola Program Studi
Dokumen ini khusus membahas mengenai petunjuk pemakaian untuk pengguna sebagai pengelola
program studi, yaitu:
Proses evaluasi internal untuk setiap semester dapat dilakukan secara online.
Manfaat SIPMA Untuk Pengelola Program Studi
Fungsi diatas memiliki manfaat langsung terhadap pengguna, yaitu :
Memudahkan dalam proses evalusi.
Memudahkan dalam pemantauan terhadap perolehan hasil evaluasi, sehingga dapat diketahui
mutu penyeleggaraan program studi pada tiap semesternya.
SIPMA UI memuat dokumen mutu UI dan Evaluasi Internal Semester (EVISEM) secara online
yang dilaksanakan pada bulan April. Ujicoba EVISEM sudah mulai dilaksanakan bulan Februari
2014 untuk program studi jenjang S1 dan S2. Simulasi akan dilaksanakan pada bulan Maret tahun
2014.
Dokumen ini berisi hasil dari fase proses bisnis, functional dan non functional requirement, dan
use case list sistem dari masa pengembangan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik yang
dikembangkan oleh Universitas Indonesia di bawah naungan Pengembangan dan Pelayanan
Sistem Informasi.
2
PROSES LOGIN
Halaman utama dari SIPMA adalah halaman yang memberikan informasi mengenai jadwal dan
berita yang terkait dengan Sistem Informasi Penjaminan Mutu Akademik. Untuk menampilkan
halaman utama SIPMA, pengguna dapat mengakses URL http://sipma.ui.ac.id/ seperti Gambar 1.
Gambar 1. Halaman Utama SIPMA
Untuk mengakses sistem SIPMA, klik login seperti yang ditunjukkan panah pada Gambar 1.
Setelah itu sistem akan diarahkan ke halaman SSO (Single Sign On) UI. Pada halaman SSO,
masukkan username pada kolom pertama dan password pada kolom kedua sesuai dengan account
LDAP (account UI), kemudian tekan button untuk proses otentifikasi seperti pada
Gambar 2.
Gambar 2. Login SSO
Jika otentifikasi telah berhasil, akan ditampilkan menu utama bagi pengguna seperti Gambar 3.
Gambar 3. Menu Utama SIPMA
Pastikan anda login sesuai dengan user yang anda gunakan dengan melakukan cek pada nama
akun yang ditunjukkan oleh tanda panah. Pada halaman ini ada 5 menu utama. 5 menu utama
tersebut adalah menu Home, Isian Borang, Hasil Isian, Analisis dan menu User.
3
MENU HOME
Menu Home adalah menu yang digunakan untuk melihat pengumuman maupun berita mengenai
SIPMA. Pada menu ini terdapat 4 menu utama, yaitu menu Berita, menu FAQ, Kalender dan
Download.
Berita
Halaman berita merupakan halaman yang memberikan informasi mengenai hal yang berkaitan
dengan Evisem. Untuk melihat berita, klik menu berita pada menu Home diatas. Lihat Gambar 4.
Gambar 4. Klik Berita
Setelah melakukan klik menu berita, maka sistem akan menampilkan halaman berita terbaru
seperti Gambar 5.
Gambar 5. Halaman List Berita
Untuk melihat berita yang dinginkan klik judul berita seperti pada Gambar 5 yang dilingkari dan
sistem akan akan menampilkan halaman berita seperti Gambar 6.
Gambar 6. Halaman Berita
FAQ
Halaman FAQ merupakan halaman yang berisikan pertanyaan dan jawaban yang berkaitan dengan
Evisem. Untuk melihat menu FAQ, klik menu FAQ pada menu Home diatas. Lihat Gambar 7
Gambar 7. Halaman FAQ
Halaman FAQ ini merupakan halaman informasi mengenai Evisem dan sistem SIPMA. Untuk
melihat informasi, klik pada judul informasi dan sistem akan menampilkan informasi di halaman
yang sama dengan hanya melakukan slide down dan slide up.
KalenderMenu lain yang dapat ditampilkan pada halaman utama SIPMA adalah menu Kalender. Untuk
mengakses jadwal pengisian evisem dapat dilihat pada menu Kalender seperti pada Gambar 8 dan
sistem akan menampilkan halaman kalender evisem seperti Gambar 9.
Gambar 8. Klik Kalender
Gambar 9. Halaman Kalender Evisem
Untuk melihat update pengisian dan tanggal submit pengisian dari program studi, lihat Evisem
Update pada sebelah kanan halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 10.
Gambar 10. Evisem Update
DownloadHalaman Download ini merupakan halaman yang berisikan file downlod borang. File borang
tersebut digunakan untuk pengisian manual sebelum melakukan pengisian online Evisem. Untuk
mendownload file borang, klik menu Download. Lihat Gambar 11.
Gambar 11. Klik Download
Setelah melakukan klik download, sistem akan menampilkan halaman download borang. Lihat
Gambar 12.
Gambar 12. Halaman Download Borang
Pada halaman ini pengguna dapat melakukan download file dengan melakukan klik pada jenjang
yang dipilih. Setelah melakukan klik, sistem akan menampilkan pop up penyimpanan. Lakukan
klik save as untuk menyimpan borang yang di download. Lihat Gambar 13.
Gambar 13. Pop Up Pilihan Penyimpanan
4
MENU ISIAN BORANG
Menu Isian Borang adalah menu yang digunakan untuk mengisi borang Evisem oleh Program
Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Isian Borang pada menu diatas. Lihat Gambar
14.
Gambar 14. Klik Isian Borang
Apabila jadwal pengisian borang telah habis, sistem akan memberikan notifikasi pada halaman
isian borang seperti yang ditunjukkan tanda panah pada Gambar 15.
Gambar 15. Notifikasi Waktu Pengisian Borang Evisem Telah Habis
Setelah klik menu isian borang, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal
semester seperti Gambar 16.
Gambar 16. Halaman Isian Borang
Untuk melakukan proses penyimpanan, isian borang harus diisikan secara lengkap. Bila pengisian
belum selesai dan pengguna melakukan klik proses, maka sistem akan menampilkan notifikasi
dalam bentuk pop up pada kolom isian yang masih kosong. Lihat Gambar 17.
Gambar 17. Notifikasi Pengisian Borang
Setelah melengkapi pengisian, klik untuk menyimpan isian. Pengguna akan dapat
melakukan penyimpanan isian secara temporary tanpa harus melakukan klik proses. Ketika
pengguna membuka kembali halaman pengisian borang maka sistem akan menampilkan data yang
sebelumnya sudah diisikan meskipun belum lengkap.
Setelah melakukan klik proses, sistem akan menmapilkan pop up. Lihat Gambar 18.
Gambar 18. Pop Up Pengisian Borang
Pop up tersebut dimunculkan untuk memastikan borang yang diisikan sudah dilengkapi dan
pemberitahuan pengisian 0 untuk jawaban yang belum diisikan karena tidak memiliki data. Klik
ok untuk melanjutkan penyimpanan dan sistem akan menampilkan notifikasi pengisian berhasil
pada halaman utama SIPMA. Lihat Gambar 19.
Gambar 19. Notifikasi Borang Berhasil Diisi
5
MENU HASIL ISIAN
Menu Hasil Isian adalah menu yang digunakan untuk melihat hasil dan status pengisian Evisem
oleh Program Studi. Untuk melihat status pengisian, klik menu Hasil Isian pada menu diatas.
Lihat Gambar 20.
Gambar20. Klik Hasil Isian
Setelah melakukan klik hasil isian, sistem akan menampilkan halaman hasil isian evaluasi internal
semester. Lihat Gambar 21.
Gambar 21. Halaman Hasil Isian Evaluasi Internal Semester
Halaman hasil isian ini merupakan hasil perhitungan dari isian borang oleh Kaprodi. Hasil
perhitungan ditunjukkan pada kolom isian dan nilai hasil isian pada kolom nilai.
6
MENU ANALISIS
Menu Analisis adalah menu yang menampilkan halaman analisis atau rekomendasi untuk setiap
jenjang program studi oleh UPMA dan Dekan. Untuk mengakses, pilih menu Analisis seperti
Gambar 22.
Gambar 22. Klik Analisis
Setelah melakukan klik Analisis, sistem akan menampilkan halaman analisis hasil isian evaluasi
internal semester. Lihat Gambar 23.
Gambar 23. Halaman Analisis Hasil Isian Evaluasi Internal Semester
Pada halaman ini, sistem menampilkan hasil rangkuman dan rekomendasi UPMA dan hasil
Rekomendasi Dekan berdasarkan input, proses dan output dari isian borang program studi.
7
MENU USER
Menu User adalah menu yang menampilkan daftar user yang dapat mengakses sistem SIPMA.
Pada role Kaprodi, tidak dapat menambahkan user. Untuk mengakses daftar user, klik menu User.
Lihat Gambar 24.
Gambar 24. Klik User
Setelah melakukan klik user, sistem akan menampilkan halaman user. Lihat Gambar 25
Gambar 25. Halaman User
Pada halaman user, pengguna dapat melihat jumlah user yang telah di assign oleh UPMA untuk
dapat mengakses SIPMA. Untuk melakukan perubahan, klik pengaturan pada kolom pengaturan
(untuk UPMA dan BPMA). Lihat Gambar 26.
Gambar 26. Klik Pengaturan
Setelah melakukan klik pengaturan, sistem akan menampilkan halaman seperti Gambar 27.
Gambar 27. Notifikasi Peringatan Akses
Untuk role Kaprodi, halaman user hanya dapat dilihat dan tidak dapat melakukan perubahan.
Ketika pengguna melakukan pengaturan pada user, maka sistem akan menampilkan notifikasi
peringatan bahwa pengguna tidak dapat mengakses pengaturan user.
8
MENU PROFILE
Menu Profile adalah menu yang memberikan informasi mengenai akun dari pengguna yang
mengakses SIPMA pada saat itu. Menu ini merupakan menu yang terdapat pada akun pengguna
sebelah kanan atas tampilan SIPMA. Untuk mengakses profile, klik pada panah sebelah kanan
nama user. Lihat Gambar 28.
Gambar 28. Klik Profile
Setelah melakukan klik profile, sistem akan menampilkan halaman profile pengguna. Lihat
Gambar 29.
Gambar 29. Halaman Profile
Data atau informasi pengguna yang didapat merupakan data yang ditarik dari http://sipeg.ui.ac.id/
sehingga pada sistem sipma pengguna tidak dapat melakukan perubahan.
9
MENU LOGOUT
Menu Logout adalah menu yang digunakan oleh pengguna untuk keluar dari akses sistem. Untuk
mengakses menu logout, klik panah pada kanan nama pengguna dan klik logout. Lihat Gambar 30.
Gambar 30. Menu Logout
Setelah melakukan klik logout sistem akan menampilkan notifikasi logout sukses seperti pada
Gambar 31 dan akan kembali pada menu login SSO UI seperti Gambar 2.
Gambar 31. Notifikasi Logout Sukses