daftar isi -...
TRANSCRIPT
1
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
DAFTAR ISI
I. Memulai Aplikasi 2
II. Beranda 3
III. Informasi 3
III.1. Manual Pengguna 3 III.2. Tentang PDLN 4 III.3. SOP 4 III.4. Regulasi 5 IV. Login 5
V. Layanan 6
V.1. Baru 6 V.2. Perpanjangan / Ralat 17 V.3. Pembatalan 18 V.4. Rekap 19 VI. Manajemen 19
VI.1. Kegiatan 20 VI.2. Permohonan 21 VII. Pengaturan 23
VII.1. Ubah Kata Sandi 23
2
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
I. Memulai Aplikasi
Aplikasi PDLN (Perjalanan Dinas Luar Negeri) merupakan aplikasi pengajuan
permohonan perjalanan luar negeri dari unit kerja di internal Kementerian Kesehatan
maupun dari instansi lain yang berhak mengajukan permohonan.
Setiap pemohonan akan diproses oleh Biro Umum yang kemudian permohonan tersebut
akan melalui beberapa tahapan selanjutnya seperti persetujuan KTLN Kementsetneg,
Biro Konsuler Kemlu dan Kedutaan Negara yang dituju.
Pada aplikasi PDLN ini, pemohon akan dengan mudah mengetahui setiap tahapan
proses permohonannya dan status akhir dari permohonan tersebut.
Setiap pegawai bisa mengakses informasi umum dari aplikasi PDLN ini seperti informasi
di beranda dan informasi mengenai buku pentunjuk pemakaian, SOP dan regulasi PDLN.
Sedangkan untuk dapat menginput data permohonan, pengguna harus mempunyai
pengguna login terlebih dahulu.
Adapun Struktur Menu dari Aplikasi PDLN adalah sebagai berikut:
a. Beranda
b. Layanan
b.1. Baru
b.2. Perpanjangan / Ralat
b.3. Pembatalan
b.4. Rekap
c. Manajemen
c.1. Kegiatan
c.2. Permohonan
d. Informasi
d.1. Manual Pengguna
d.2. Tentang PDLN
d.3. SOP
d.4. Regulasi
e. Pengaturan
e.1. Ubah Kata Sandi
3
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
II. Beranda
Informasi Beranda berisi informasi-informasi umum tentang kegiatan atau data-data lain
yang boleh dilihat oleh semua pengunjung.
Gambar 1. Halaman Beranda
untuk mengubah informasi yang ada di beranda, admin bisa mengubahnya pada modul
pengaturan beranda.
III. Informasi
Modul informasi ini digunakan untuk memberi informasi kepada semua pengunjung
mengenai pemakaian aplikasi PDLN dan SOP pengajuan permohonan. Semua modul
yang tersedia di informasi, bisa dimaintain datanya lewat modul pengaturan konten.
III.1. Manual Pengguna
Modul manual pengguna berisi informasi petunjuk penggunanaan aplikasi PDLN. Pada
modul ini pengunjung bisa mempelajari tata cara pemakaian aplikasi PDLN dari awal
pemohonan sampai permohonan tersebut disetujui atau tidak.
4
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 2. Manual Pengguna
III.2. Tentang PDLN
Modul Tentang PDLN berisi informasi umum tentang perjalanan dinas luar negeri.
Pengunjung akan disuguhkan data-data dan informasi mengenai seluk beluk
pemohonan dan melihat status dari masing-masing permohonan
Gambar 3. Tentang PDLN
III.3. SOP
Modul SOP berisi informasi tata cara pengajuan permohonan dan alur proses yang
harus diikuti oleh setiap pemohon.
5
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 4. SOP
III.4. Regulasi
Modul Regulasi berisi informasi mengenai regulasi atau aturan yang berkaitan
dengan perjalanan dinas ke luar negeri. Informasi regulasi ini akan sangat
membantu bagi para pemohon dalam proses pengajuan permohonan nantinya.
Gambar 5. Regulasi
IV. Login
Setiap penginputan data pengajuan permohonan diharuskan melakukan login terlebih
dahulu dengan mengklik link login yang ada di sebelah kanan atas.
6
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 6. login
Setelah berhasil login, maka akan ditampilkan menu utama yang lainnya seperti menu
layanan, manajemen dan pengaturan (untuk admin). Selain ditampilkan juga pengguna
(satker) yang aktif dan link logout untuk mengakhiri pemakaian aplikasi PDLN.
V. Layanan
Modul layanan digunakan untuk mengajukan, memperpanjang/ralat dan pembatalan
permohonan perjalanan dinas keluar negeri. Pada modul ini pemohon akan diberikan
kemudahan dalam proses pengisian karena dalam pengisian data dilakukan secara
bertahap. pemohon juga disuguhkan informasi status dari masing-masing tahapan
permohonan mulai dari Biro Umum, KTLN Kementsetneg, Biro Konsuler Kemlu sampai
Kedutaan Negara yang dituju.
V.1. Baru
Pada proses pengajuan permohonan pengguna akan ditampilkan terlebih dahulu
daftar parmohonan yang sudah pernah diinput sebelumnya. pada daftar
permohonan, pengguna bisa melihat status permohonan dan sekaligus bisa
mendownload SP Setneg jika sudah ada.
a. List permohonan
Berikut adalah tampilan dari list permohonan yang sudah pernah diajukan.
7
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 7. List Layanan baru
Berikut adalah Penjelasan masing-masing bagian modul:
No Nama Bagian Keterangan Fungsi
1 Judul Modul Judul modul yang sedang digunakan
2 Pengaturan
jumlah record
Pengaturan jumlah record perhalaman
3 Tombol List Melihat list permohonan yang sudah diajukan
4 Tombol Add Menambah permohonan baru
5 Tombol Print Mencetak permohonan yang sudah dibuat.
fitur ini berlaku untuk admin
6 Tombol Del Menghapus permohonan. tombol ini hanya
bisa digunakan jika permohonan belum
dilakukan konfirmasi
7 Tombol
Informasi
Menambahkan informasi Surat Setneg dan
SP. Fitur ini hanya berlaku bagi admin
8 Tombol Edit Mengubah informasi permohonan. Fitur ini
hanya aktif jika permohonan belum dilakukan
konfirmasi
9 Paging Paging halaman
8
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Jika permohonan sudah dilakukan konfirmasi maka akan tampil no registrasi permohonan yang digenerate saat konfirmasi dilakukan. b. Tambah Permohonan Untuk mengajukan permohonan, pengguna bisa menekan tombol Add yang ada disisi kanan atas. Pada pengisian data permohonan, pengguna akan ditampilkan tahapan-tahapan pengisian. Adapun tahapan tersebut adalah: 1. Pengisian Detail Informasi Umum
Berikut adalah entitas data yang ada pada informasi umum.
Gambar 8. Detail Umum
Berikut adalah Penjelasan masing-masing bagian modul:
No Nama Bagian Keterangan Fungsi
1 Tombol Kembali Digunakan untuk ke tahapan sebelumnya.
fitur ini hanya aktif pada tahapan 2,3 dan 4
2 Tombol Lanjut Digunakan untuk ke tahapan selanjutnya.
Fitur ini hanya aktif pada tahapan 1,2 dan 3
3 Tombol Simpan Menyimpan data
4 Level pejabat Disi sesuai level peserta yang akan berangkat
5 No surat usulan
unit kerja
No surat yang dikeluarkan dari masing-
masing unit kerja
9
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
6 Tanggal surat
usulan
Tanggal surat usulan yang diajukan
7 Hal Surat Hal mengenai surat yang diajukan
8 Surat usulan
unit kerja
File surat yang diajukan. berbentuk PDF
9 Pejabat
penandatangan
surat
permohonan
Pejabat yang menandatangani surat
permohonan
Setelah data-data lengkap diisi, maka pengguna bisa menekan tombol simpan dan kemudian menekan tombol lanjut.
2. Pengisian Detail kegiatan Pada tahap ini, pengguna diwajibkan mengisi kegiatan yang akan dilakukan
Gambar 9. Detail Kegiatan
Yang perlu dilakukan pengguna pertama kali pada tahap ini adalah memilih jenis kegiatan. kemudian akan tampil nama kegiatan sesuai dengan jenis kegiatan yang dipilih. setelah kegiatan dipilih, maka detail informasi mengenai kegiatan yang akan tampil pada kolom penyelenggara, negara tujuan, kota tujuan, tanggal mulai kegiatan dan tanggal akhir kegiatan. Setelah dilakukan pengisian kegiatan, pengguna kemudian mengupload kelengkapan dokumen-dokumen yang diperlukan seperti:
10
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Dokumen undangan jika kegiatan yang dilakukan merupakan undangan dari penyelenggara
Dokumen KAK/TOR jika kegiatan diinisiasi sendiri dari kementerian atau lembaga
Dokumen jadwal kegiatan jika ada
Dokumen keterangan/penjelasan atas urgensi dari penugasan kegiatan.
Surat tugas dari instansi asal (apabila PDLN dari instansi lain)
Dokumen Kertas Posisi/Rancangan Perjanjian (Khusus Penugasan Dalam Rangka Sidang Atau Penandatanganan Dokumen Bersama)
Dokumen Surat Pernyataan Biaya Sendiri (Apabila Terdapat Komponen Pembiayaan Yang Ditanggung Pribadi).
Dokumen Surat Keterangan Pembiayaan
Dokumen SP Kemsetneg Sebelumnya (Khusus Permohonan Ralat/Pembatalan/Perpanjangan).
Berikut adalah form pengisian dokumen yang diperlukan
Gambar 10. Detail kelengkapan dokumen
Setelah data kelengkapan dokumen diupload, pengguna kemudian menekan tombol simpan dan klik lanjut.
3. Pengisian Peserta Pada tahap ini, para peserta yang mengikuti kegiatan diisi data dan kelengkapan informasi lainnya.
11
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 11. Pengisian modul peserta
Untuk memilih peserta, klik tombol Data Pemohon. Setelah diklik data pemohon, akan tampil pop window untuk memilih peserta
Gambar 12. list pemohon
Kemudian lakukan pemilihan pemohon dengan mengklik tombol . Setelah diklik tombol tersebut, maka data akan masuk ke dalam form detail peserta seperti berikut.
12
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 13. data pemohon
Kemudian lengkapi data tanggal penugasan.
Gambar 13. Tanggal penugasan
pengguna harus mengisikan juga pembiayaan pesertanya. Jika pembiayaannya tunggal maka pengguna hanya memilih instansi dan jumlah biaya yang didanai. sedangkan jika jenisnya campuran maka pengguna harus memilih jenis instansi pemerintah dan donor yang akan menanggung pembiayaan.
13
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 14. Pembiayaan peserta
Setelah data peserta dilengkapi, kemudian pengguna bisa menekan tombol Simpan Peserta. Kemudian akan terlihat list peserta seperti berikut :
Gambar 15. List peserta
Jika ingin menambah peserta, pengguna bisa mengklik kembali tombol Data Pemohon dan melengkapi data-data lainnya seperti yang sudah diterangkan sebelumnya. Jika ingin mengubah data tanggal penugasan dan pembiayaan, pengguna bisa mengklik row baris peserta pada list peserta. jika ingin menghapus peserta, pengguna bisa menekan tombol del pada list peserta. Setelah selesai mengisi data peserta, pengguna bisa mengklik tombol lanjut untuk masuk ke tahap berikutnya (konfirmasi)
14
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
4. Konfirmasi
Tahap konfirmasi ini merupakan tahap klarifikasi terhadap data permohonan yang sudah diajukan peserta. setelah melakukan tahap ini, setiap permohonan akan mendapatkan nomor register dan data permohonan sudah dikunci dan tidak bisa dilakukan perubahan maupun penghapusan. Berikut tampilan konfirmasi data permohonan
Gambar 16. Konfirmasi permohonan
Setiap pengguna yang akan melakukan konfirmasi diharuskan membaca
disclaimer dan mencentang pernyataan persetujuan terhadap syarat dan
ketentuan yang berlaku.
Gambar 17. Disclaimer dan pernyataan persetujuan.
15
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Setelah dilakukan konfirmasi, maka permohonan tadi akan tampil pada list
permohonan. Pada kolom informasi surat ke Setneg akan diisikan oleh admin
Jika konfirmasi dilakukan, maka permohonan akan mendapatkan nomor register
baru. Tetapi jika tidak dilakukan konfirmasi, maka nomor register tidak akan
dibuat untuk permohonan tersebut.
Setiap permohonan yang sudah dilakukan konfirmasi tidak akan bisa diubah data
permohonannya. yang bisa dilakukan adalah meralat atau membatalkan
permohonan tersebut. Tetapi jika permohonan belum dilakukan konfirmasi,
maka data permohonan masih bisa dilakukan perubahan.
4. Status Permohonan
Untuk melihat status permohonan, pengguna bisa melihat kolom status pada list
permohonan baru. Pada halaman list permohonan bisa dilihat keterangan detail
status.
Gambar 18. Keterangan Detail Status Permohonan
Untuk melihat detail dari status permohonan, pengguna bisa mengklik status
permohonan. Pada status permohonan ditampilkan detail dari permohonan,
dimulai dari rincian informasi umum, kegiatan, peserta sampai catatan dari
admin biro umum mengenai masing-masing status dari permohonan tersebut.
16
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 19. Status Approval dan catatan dari admin
Pada status approval pengguna bisa melihat status dan catatan dari masing-
masing tahapan approval permohonan yang diupdate oleh admin. Untuk
melihat detail catatan, pengguna bisa mengklik tombol catatan. untuk tombol
berwarna merah, menandakan bahwa ada catatan baru yang diupdate oleh
admin. setelah diklik tombol catatan akan berubah menjadi berwarna biru yang
menandakan bahwa catatan tersebut sudah dibuka atau dibaca oleh pengguna.
Catatan ditampilkan dalam bentuk windows popup
Berikut adalah contoh popup catatan yang ditampilkan
17
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 20. Catatan status
V.2. Perpanjangan/Ralat
Jika ada permohonan yang ingin diralat atau diperpanjang, pengguna bisa
menggunakan fitur perpanjangan/Ralat. Berikut adalah list permohonan yang sudah
dilakukan perpanjangan/ralat
Gambar 21. List Perpanjangan Surat
18
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Untuk melakukan perpanjangan atau ralat, pengguna bisa menekan tombol Add
yang ada di sebelah kanan atas
Gambar 22. Perpanjangan / Ralat permohonan
Pengguna bisa mencari nomor register permohonan yang ingin dibatalkan dan
kemudian lakukan perubahan informasi sesuai yang diperlukan.
V.3. Pembatalan
Modul pembatalan permohonan digunakan untuk membatalkan permohonan yang
tidak jadi dilaksanakan. Berikut tampilan permohonan yang sudah dibatalkan
Gambar 23. List pembatalan
19
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Adapun untuk membatalkan permohonan, pengguna bisa mengklik tombol Add
yang ada di sebelah kanan atas
Berikut tampilan pembatalan yang dilakukan terhadap suatu nomor register
permohonan
Gambar 24. Form pembatalan permohonan
V.4. Rekap
Modul rekap digunakan untuk menampilkan data rekap permohonan yang sudah
pernah diajukan
Gambar 25. Rekap permohonan
VI. Manajemen
Modul manajemen berisi modul kegiatan dan modul pemohon yang nantinya akan
digunakan dalam layanan pengajuan permohonan
20
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
VI.1. Daftar Kegiatan
Modul Kegiatan digunakan untuk mendaftar kegiatan yang akan diikuti oleh setiap
pemohon.
a. List Kegiatan
Berikut adalah list data kegiatan yang sudah pernah diinput sebelumnya
Gambar 26. List Kegiatan
b. Tambah Kegiatan
Untuk menambah data kegiatan, pengguna bisa mengklik tombol Add yang ada
di sebelah kanan atas. Pada semua kolom yang ada tanda *, menandakan
bahwa isian tersebut wajib diisi. Pada kegiatan yang sudah dipakai untuk
permohonan maka data kegiatan tersebut tidak akan dapat diubah kembali.
21
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 27. List Kegiatan
VI.2. Daftar Pemohon
Modul Pemohon digunakan untuk data pemohon yang akan mengikuti kegiatan
perjalanan dinas luar negeri
a.List Pemohon
Modul List Pemohon menampilkan data-data pemohon yang pernah diinput
sebelumnya.
22
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 28. List Data Pemohon
b.Tambah Pemohon
Modul tambah pemohon digunakan untuk menambah data pemohon yang akan
melakukan perjalanan dinas. Berikut tampilan modul tambah data pemohon
Gambar 29. Isian profil pemohon
23
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Pada modul isian pemohon ada 2 tab yaitu isian data profil pemohon dan isian
dokumen pemohon. Berikut isian dokumen pemohon
Gambar 30. Isian Dokumen pemohon
Setelah dilakukan pengisian data, data nama dan NIK hanya bisa diubah oleh
admin.
VII. Pengaturan
Modul pengaturan berisi modul pengaturan standar yang berlaku bagi pengguna VII.1. Ubah Kata Sandi
Modul ubah kata sandi digunakan untuk mengubah kata sandi pengguna.
24
Panduan Pemakaian Aplikasi Perjalanan Dinas Luar Negeri (PDLN)
Gambar 31. Ubah kata sandi
Pengguna harus memasukkan kata sandi yang berlaku, kata sandi baru dan konfirmasi kata sandi. jika berhasil diubah, akan tampil konfirmasi bahwa kata sandi sudah berubah.