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dal pensiero all’azione…
SaperePerFare.itInnovazione, praticità e concretezza nel mondo delle aziende e del lavoro
presenta:
Lucca , 23 settembre 2004
Responsabilità amministrativa delle società: modelli di organizzazione, gestione e controllo
Prof. Marco Allegrini (Università di Pisa)[email protected]; Tel 050/2216287
dal pensiero all’azione…
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Responsabilità amministrativa (Art.5) se...
un soggetto posto in “posizione apicale” ovvero
un sottoposto alla direzione e vigilanza di
quest’ultimo abbia commesso uno dei reati
previsti dal decreto
che il reato sia stato commesso nell’interesse o
a vantaggio dell’ente
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Clausola esimente (art. 6, I co.)
• l’organo dirigente ha adottato ed efficacemente attuato, prima della commissione del fatto, modelli di organizzazione e di gestione idonei a prevenire reati della specie di quello verificatosi;
• Il compito di vigilare sul funzionamento e l’osservanza dei modelli e di curare il loro aggiornamento è stato affidato ad un organismo dell’ente dotato di autonomi poteri di iniziativa e di controllo; continua...
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Clausola esimente (art. 6, I co.)
...segue
• Le persone hanno commesso il reato eludendo
fraudolentemente i modelli di organizzazione e
di gestione;
• Non vi è stata omessa o insufficiente vigilanza
da parte dell’o.d.v.
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L’avvio organizzativo del modello:Organi e funzioni aziendali da coinvolgere in sede di avvio:
legale e societario (aspetti generali, deleghe e poteri, modelli sanzionatori e codice etico;
personale (protocolli organizzativo- procedurali, codice etico);
amministrazione e finanza (gestione flussi finanziari nei processi a rischio);
commerciale (per tenere i rapporti con le terze entità comprese nel perimetro del modello di salvaguardia)
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L’organizzazione per gruppi di progetto:
un comitato-guida, formato dai manager di ogni funzione
coinvolta nei gruppi di lavoro e da un rappresentante dell’A.D.;
dei pool di lavoro per ogni campo da sviluppare (codici etici,
metriche di risk assessment, supporti organizzativi, etc.)
eventualmente affiancati da consulenti esterni;
Istituzione dell’odv
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L’individuazione delle attività a rischio
Oggetto: sviluppare un sistema che consenta:
preventiva individuazione dei processi/funzioni dove risulti possibile commettere un illecito e delle relative modalità di commissione; valutazione qualitativa del grado di rischio potenziale insito nei processi considerati; stima del rischio effettivo di commettere reati rilevanti, tenuto conto dei controlli preventivi in essere.
Misure da adottare: sviluppare un approccio che consenta di ponderare i processi a rischio di reato, eseguendo un rating degli stessi per ordine di relativa rischiosità e priorità, evidenziando così le attività eventualmente non coperte.
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Quali controlli?
Codice etico
Elementi base del controllo interno
Regole di comportamento aree a rischio 231
Controlli specifici attività sensibili
Focus controlli
Sistema disciplinare
+
-
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Elementi base del controllo
•Chiara attribuzione di responsabilità e dei poteri
•Definizione poteri di firma e autorizzativi coerenti con responsabilità gestionali
• Documentazione delle operazioni e tracciabilità del processo
• Documentazione dei controlli svolti (verbali)
• Separazione dei compiti e contrapposizione di funzioni
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Le regole di comportamento 231
• Evitare situazioni di conflitto di interesse con la PA
• Divieti di regali o omaggi tali da influenzare la discrezionalità pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio
•Accordare vantaggi di qualsiasi natura (assunzione..)
• Divieto di dichiarazioni non veritiere ad organismi pubblici
• Informare l’ODV su irregolarità individuate o a seguito dei controlli routinari o casualmente…
Per evitare il compimento dei reati i soggetti “apicali” li devono conoscere (attività di formazione)
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Controlli specifici•Chiara assegnazione delle deleghe nelle aree a rischio
•I pagamenti devono essere autorizzati e documentati
•Formalizzazione delle procedure interne aree a rischio
• Definizione dei controlli procedurali (manuali e informatici)
•Sistema delle segnalazioni verso OdV
•Whistleblowing (Intranet)
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Vigilare sull’effettività del modello
1) Svolgere verifiche periodiche nelle aree a rischio su:
• esistenza procedure e svolgimento controlli di linea;
• atti, documenti e altre informazioni comprovanti attività sensibili
2) Eseguire accertamenti (ispezioni, interviste) sulle segnalazioni ricevute
Anche queste attività devono essere documentate
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Poteri OdV
• Accesso alle informazioni e database
• Accesso ai documenti
• Ispezioni
• Interviste
• Raccolta segnalazioni e anomalie
• Utilizzo risorse proprie e/o consulenti esterni
• Proposte di misure sanzionatorie
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Caratteristiche dell’organismo di vigilanza
• “Organismo dell’ente”: “struttura che deve essere costituita al suo interno” (Relazione Ministeriale al Decreto)
• Indipendenza e autonomia dai vertici dell’ente (“autonomi poteri di iniziativa e controllo”)
• Professionalità
• Continuità di azione
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Problematiche inerenti
• L’organismo di vigilanza deve essere istituito ex-novo od è all’interno di altro organismo o funzione?
• Quali sono le professionalità che devono essere inserite in questo organo?
• Nelle PMI? E’ corretto identificare l’OdV con l’ “organo dirigente” (art. 6, punto 4)?
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Problematiche inerenti
• E’ possibile gestirlo in outsourcing?
• Nei gruppi, come viene gestito?• Quali linee di reporting?
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Prime esperienze a confronto. Caso Enel
• Attribuita responsabilità (compliance officer) al Direttore dell’Internal Audit, sia per la capogruppo che per le controllate.
• Qualora non esista nelle controllate di minori dimensioni la figura di i.a. il compito è attribuito all’organo dirigente.
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Prime esperienze a confronto. Caso Astaldi
Composto da:
• Un membro del Cda non esecutivo
• Soggetti esterni alla società
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Prime esperienze a confronto. Caso Ferrovie dello Stato
• L’OdV è l’Audit Committee nella capogruppo.
• Nelle controllate l’OdV è costituito dalla
Direzione Audit (ad es. Trenitalia), se
istituita ovvero dalla funzione Personale e
Organizzazione.
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Prime esperienze a confronto. Caso Aem
L’OdV è un comitato appositamente costituito e composto dai Responsabili pro-tempore di:– Internal Audit
– Affari generali
– Personale e Relazioni Industriali
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Prime esperienze a confronto. Caso Pirelli
L’OdV è un comitato appositamente costituito e composto da:– Presidente comitato controllo (amm.re
indipendente)
– Componente collegio sindacale
– Responsabile direzione Revisioni
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Organismo di vigilanza nei gruppi
• Organismo di vigilanza in ogni controllata;
• Possibilità di attribuire la f(x) all’organo dirigente per le controllate di piccole dimensioni (?)
• Utilizzo nel gruppo delle risorse presenti nell’OdV della capogruppo, con obbligo di riporto funzionale all’OdV della controllata.
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E nelle PMI?
• E’ accettabile (talora auspicabile) usufruire di consulenti esterni, specie
nelle PMI sprovviste di organi sociali di controllo
• Nelle PMI potrebbe anche essere il collegio sindacale, eventualmente integrato da un esperto (anche esterno) in materia di 231.