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Evaluación opciones cambio de ERP


ANTECEDENTES:CRONOLOGÍA HISTORICA BAAN-Danec

Año 1996 se instala el sistema BAAN TRITON para empresa Danec. Año 2000 se realiza migración al sistema BAAN IV C2 con base de datos BISAM propia de BAAN. Año 2006 se realiza migración de base de datos BISAM a Oracle 10g. Año 2007 se implementa sistema BAAN para las compañías PDE y PDA En la actualidad Grupo Danec posee 107 licencias del Sistema ERP BAAN IV C2.

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ANTECEDENTES:INSTALACIÓN ACTUAL BAAN IV C2

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PARA QUE CAMBIAR ERP BAAN IV:A.) PARA SUPERAR LA PROBLEMÁTICA

ACTUAL Para tener un sistema que no presente frecuentemente fallas, problemas e inconsistencias. Para tener un sistema que proporcione los reportes adecuados en el momento oportuno. Para que el ingreso de información sea más ágil y menos complejo. Para tener un sistema con soporte asegurado. Para tener un mejor rendimiento de los procesos.

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PARA QUE CAMBIAR ERP BAAN IV:B.) PARA CUBRIR NUEVAS NECESIDADES FUNCIONALES IMPLEMENTACIÓN DE CONTABILIDAD SEGÚN NIIF.

IMPLEMENTACIÓN DE MÓDULOS DE MANUFACTURA Y MANTENIMIENTO DE LA PLANTA.

IMPLEMENTACIÓN DE SOLUCIONES AGRÍCOLAS INTEGRADAS.

CONSOLIDACIÓN DIRECTA DE INFORMES FINANCIEROS.

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PARA QUE CAMBIAR ERP BAAN IV:C.) PARA APROVECHAR MEJORAS TECNOLÓGICAS

PARA PODER DESARROLLAR DINÁMICAMENTE CAMBIOS Y ADECUACIONES AL SISTEMA

PARA REALIZAR APLICACIONES QUE PERMITAN INGRESAR Y CONSULTAR INFORMACIÓN VIA INTERNET

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DETERMINACIÓN DE REQUERIMIENTOS

PARA QUE CAMBIAR

REQUERIMIENTOSNUEVO ERP

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REQUERIMIENTOS NUEVO ERP: REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

GENERAL FINANZAS DISTRIBUCIÓN PRODUCCIÓN PLANIFICACIÓN Y CONTROL AGRÍCOLA

REQUERIMIENTOS DE MARCA Y SOPORTE DEL SISTEMA O PRODUCTO DE SOFTWARE DEL IMPLEMENTADOR

REQUERIMIENTOS DE INVERSIÓN LICENCIAS, CONSULTORÍA-IMPLEMENTACIÓN, INVERSIÓN DE HARDWARE,INVERSIÓN EN BASE DE DATOS

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EVALUACIÓN CUMPLIMIENTOREQUERIMIENTOS

PARA QUE CAMBIAR

REQUERIMIENTOSNUEVO ERP

EVALUACIONCUMPLIMIENTO

REQUERIMIENTOS

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OPCIONES ERP Preseleccionadas

CRITERIOS DE PRESELECCIÓN Que sean sistemas ERP reconocidos internacionalmente. Que tengan implementadores locales. Que tengan implementaciones nacionales. Que cumplan con por lo menos el 70% de las necesidades. Que ofrezcan algún tipo de reconocimiento o descuento por licencias de sistema BAAN.

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PONDERACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQUERIMIENTOS

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PONDERACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE

REQUERIMIENTOS FUNCIONALESEVALUACIÓN PONDERADA REQUER. FUNCIONALES INFOR LN (BAAN) JD-EDWARDS ORACLE S A P ALL IN ONE

% PUNTAJEPONDERADO PUNTAJE

PONDERADO PUNTAJE

PONDERADO

REQ. FUNCIONALES GENERALES 20% 100.00 20% 100.00 20% 100.00 20%

REQ. FUNCIONALES FINANZAS 20% 96.25 19% 100.00 20% 96.25 19%

REQ. FUNCIONALES DISTRIBUCIÓN 20% 94.50 19% 99.70 20% 100.00 20%

REQ. FUNCIONALES PRODUCCIÓN 20% 86.00 17% 98.00 20% 98.00 20%

REQ. FUNCIONALES AGRÍCOLAS 20% 0.00 0% 95.00 19% 95.00 19%

TOTAL 100% 376.75 75% 492.70 99% 489.25 98%

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQ. MARCA Y

SOPORTE

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO DE REQ.

INVERSIÓNEVALUACIÓN PONDERADA INVERSIÓN INFOR LN (BAAN) JD-EDWARDS ORACLE S A P ALL IN ONE

% PUNTAJE PONDER. PUNTAJE PONDER. PUNTAJE PONDER.

PRECIO DE LICENCIAS (INCLUYE BASE DE DATOS) 0% $ 118,650.00 $ 226,000.00 $ 300,782.85

PRECIO DE MANTENIMIENTO ANUAL DE LICENCIAS 0% $ 61,485.00 $ 49,720.00 $ 66,172.23

Explicación de Puntaje: En el valor del mantenimiento de BAAN esta sumado el 20% de los 120,498 + el valor que de este año nos resta por pagar a BAAN por las licencias que poseemos en la actualidad.

PRECIO DE CONSULTORÍA 0% $ 251,700.00 $ 350,460.00 $ 715,000.00

TOTAL 0% $ 431,835.00 100% $ 626,180.00 69% $ 1,081,955.08 40%

Explicación de Puntaje:Se le da 100% a la oferta más baja (BAAN) y se calcula el puntaje para las otras 2 calculando el porcentaje que la oferta más baja representa del total de las otras dos ofertas

PRECIO DE HARDWARE 0% $ 80,000.00 $ 80,000.00 $ 80,000.00

Explicación de Puntaje: El valor de hardware necesario para el proyecto es similar en las 3 propuestas pues se dimensiona el servidor de acuerdo al tamaño de la base de datos. Por eso no tomamos en cuenta este rubro para la evaluación de INVERSION

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INVERSIÓN

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO TOTAL DE

REQUERIMIENTOSEVALUACIÓN PONDERADA CONSOLIDADA INFOR LN (BAAN) JD-EDWARDS ORACLE S A P ALL IN ONE

% PUNTAJEPONDERADO PUNTAJE

PONDERADO PUNTAJE

PONDERADO

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 50% 75 38% 99 49% 98 49%

REQUERIMIENTOS DE MARCA Y SOPORTE 25% 93 23% 96 24% 93 23%

REQUERIMIENTO DE INVERSIÓN 25% 100 25% 69 17% 40 10%

TOTAL 100% 269 86% 264 91% 230 82%

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO TOTAL DE

REQUERIMIENTOS

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SEGUNDO ESCENARIO DE EVALUACIÓN DE INVERSIÓN SIN

IMPLEMENTACIÓN DE MANUFACTURA Y

MANTENIMIENTO DE PLANTA

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INVERSIÓN 2DO ESCENARIOEVALUACIÓN PONDERADA INVERSIÓN (OPCION 2) INFOR LN (BAAN) JD-EDWARDS ORACLE S A P ALL IN ONE

% PUNTAJE PONDER. PUNTAJE PONDER. PUNTAJE PONDER.

PRECIO DE LICENCIAS (INCLUYE BASE DE DATOS) 0% $ 16,350.00 $ 151,000.00 $ 300,782.85

PRECIO DE MANTENIMIENTO ANUAL DE LICENCIAS 0% $ 41,025.00 $ 33,220.00 $ 66,172.23

Explicación de Puntaje:En el valor del mantenimiento de BAAN esta sumado el 20% de los 120,498 + el valor que de este año nos resta por pagar a BAAN por las licencias que poseemos en la actualidad.

PRECIO DE CONSULTORÍA0% $ 178,200.00 $ 234,520.00 $ 630,000.00

TOTAL 0% $ 235,575.00 100% $ 418,740.00 56% $ 996,955.08 24%

Explicación de Puntaje: Se le da 100% a la oferta más baja (BAAN) y se calcula el puntaje para las otras 2 calculando el porcentaje que la oferta más baja representa del total de las otras dos ofertas

PRECIO DE HARDWARE 0% $ 80,000.00 $ 80,000.00 $ 80,000.00

Explicación de Puntaje: El valor de hardware necesario para el proyecto es similar en las 3 propuestas pues se dimensiona el servidor de acuerdo al tamaño de la base de datos. Por eso no tomamos en cuenta este rubro para la evaluación de INVERSION

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INVERSIÓN 2DO ESCENARIO

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CALIFICACIÓN DE CUMPLIMIENTO TOTAL DE REQ.

2DO ESCENARIO

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DECISIÓN RECOMENDADA

Después análisis fundamentado en calificaciones ponderadas se recomienda compra de opción JD EDWARDS ORACLE. En primer escenario la diferencia en la calificación es mayor. En el segundo escenario se disminuye la diferencia pues BAAN reduce sus costos al no necesitar licencias adicionales. Aún así JD Edwards consigue mejor calificación.

El análisis ha tratado de ser lo más objetivo en las calificaciones de los distintos rubros. Para determinar los requerimientos que debían ser evaluados se realizaron talleres y reuniones en las que participaron funcionarios de los departamentos de Operaciones, Dat, Comercialización, Sistemas, Adquisiciones, Gerencia Agrícola, Sub Gerencia General, Gerencia Proyectos, Contraloría y Contabilidad.

Los porcentajes o ponderación de las características se han realizado desde el punto de vista del área de Sistemas. Por ello se da mayor porcentaje al cumplimiento de Requerimientos Funcionales.

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