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Diplomado en Administración yDirección de Proyectos

Módulo 03: Gestión de la Comunicación ylos Interesados en el Proyecto

Educación Profesional

Escuela de

Ingeniería

UC

Profesor: Guillermo Müller

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Acerca del Profesor

GUILLERMO MULLER J.

Ingeniero Comercial, Pontificia Universidad Católica de Chile; Magíster en Dirección de EmpresasMBA, Escuela de Negocios, Universidad Adolfo Ibáñez; Coach Ontológico, Newfield Network. Consultor de empresas; especialista en Desarrollo Organizacional y Gestión de RecursosHumanos por Competencias. Relator de programas de desarrollo de habilidades, tales como liderazgo, gestión del cambio,

formación y desarrollo de equipos, gestión del desempeño, formación de Instructores Internos,manejo Interpersonal, gestión de la comunicación en proyectos, presentaciones efectivas ygestión por competencias. Profesor del Departamento de Ingeniería en Gestión de la Construcción, Escuela de Ingeniería,Pontificia Universidad Católica de Chile.

Miembro del staff de relatores de Educación Profesional de laEscuela de Ingeniería, PontificiaUniversidad Católica de Chile. Actualmente se desempeña como Socio – Gerente de MEG Consulting & Training, empresaconsultora en Desarrollo Organizacional y Gestión del Capital Humano.

[email protected] 2224811150 / 9 4796680

2

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La dirección de proyectos se mueve entre un mundo

“formal”

y

un

mundo

“sutil”

ROL MUNDO FORMAL MUNDO SUTIL

Gestionador de recursos

Planificar, informar,

organizar,

controlar Entusiasmar,

generar

confianza,

motivar,

generar compromiso, hacer que los miembros del equipo avancen en su desarrollo profesional y personal. Otorgar feedback permanente.

Tomador de

decisiones

Plantear el problema, definir alternativas,

recoger toda

la

información

pertinente,

ponderar costo – beneficio, tomar la decisión más conveniente

Entender los intereses diversos de los actores

que se

ven

afectados.

Usar

la

intuición.

Dar

espacios de libertad y generar adhesión con la decisión.

Estratega Entender las tendencias de la Industria, comprender el comportamiento de los clientes, aprender de los competidores, desarrollar

alianzas con

proveedores,

Entender que la estrategia es también un proceso social, político y comunicacional. El éxito se logra cuando el grupo humano

comparte el

mismo

proyecto.

Guiar

el

proyecto

de cambio.

Comunicador Transmitir los mensajes en forma efectiva a todas las audiencias relevantes, tanto internas como externas.

Apelar a los afectos y emociones de la gente; no sólo a su razón, sino también a su corazón. “Contar una historia” atractiva y desafiante.

Basado en Majluf N., Prólogo en “Inteligencia emocional en el liderazgo”; Abarca N. (2004)

3

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Rueda trasera:

• Conocimiento de productos • Evaluación de Proyectos • Herramientas financieras

• Utilización de software • Gestión de la calidad • Control de costos

Rueda delantera:

• Comunicación • Manejo interpersonal Efectivo • Empatía • Liderazgo de grupos • Trabajo en equipo • Negociación• Manejo de conflictos

Pedales: • Automotivación

Manubrio: • Versatilidad y

flexibilidad

Contexto: Analogía con la Bicicleta

4

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Objetivos de Aprendizaje del Módulo

1. Comprender la importancia de la comunicación y las habilidades “sociales”

en la gestión de proyectos y cómo pueden impactar en su efectividad.

2. Identificar los distintos procesos relacionados con la gestión de la

comunicación y los interesados en un proyecto.

3. Ampliar el auto‐conocimiento del alumno, por medio de la aplicación de

un instrumento de evaluación de competencias en dirección de proyectos,

relativas a los temas del módulo.

4. Adquirir herramientas y mejores prácticas que les permitan gestionar demanera más profesional la comunicación y los interesados en un proyecto.

5. Aplicar las distintas herramientas adquiridas al proyecto integrador que

están desarrollando.

5

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Mapa

de

Ruta

del

Módulo

1. Apertura y generación del contexto.

2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo de

comunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.

3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el proyecto.Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.

4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias en

dirección de proyectos. Auto‐evaluación.

5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja de Registro deInteresados y el Plan de Gestión de los Interesados.

6. Herramientas para gestionar las comunicaciones en el proyecto. El Plan de Gestiónde las Comunicaciones y la Matriz de Comunicaciones.

7. Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.La dirección de reuniones productivas. La preparación y realización depresentaciones efectivas.

8. Integración y cierre.

6

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Forma de evaluar el Módulo

Entrega de una tarea grupal que se realizará durante eldesarrollo de las clases (20%).

Entrega de una tarea individual (20%). Entrega de un trabajo grupal que se realiza “en casa” (60%).

Se entregará una pauta con los términos de referencia.

Evaluación de 1 a 7, aprobando con una nota mínima de 4,0.

7

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Bibliografía Complementaria1. Chamoun, Yamal; Administración Profesional de Proyectos: La

GuÍa; Mc Graw Hill, 2002

2. Project Management Institute, Guía de los fundamentos de ladirección de proyectos (PMBOK), 5ª Edición, 2013.

3. Gido, Jack y Clements, James, Administración Exitosa deProyectos, International Thomson Editores, Segunda Edición,2003.

4. Lledó P., Rivarola G.; Gestión de Proyectos, Pearson, 2007

5. NCB, Bases para la competencia de dirección de proyectos,versión 3.0, 2006

6. Robbins, Stephen, Comportamiento Organizacional, 10ªEdición, Prentice Hall, México, 2004

7. Undurraga, Jaime, La ingeniería blanda o el lado incierto de losnegocios, Baco Ediciones, 2009.

8

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Mapa

de

Ruta

del

Módulo


2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto.Un modelo de comunicación para coordinar acciones en elcontexto de un proyecto.

9

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Transferencia y comprensión de significados,

con el propósito de satisfacer las expectativasde conducta entre las personas involucradas.

Espacios:

‐ Lenguaje

‐ Corporalidad

‐ Emocionalidad

Comunicación

10

EMOCIONALIDAD

CORPORALIDAD

LENGUAJE

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11

El Lenguaje tiene dos facetas

Escuchar

Hablar

EMOCIONALIDAD

CORPORALIDAD

LENGUAJE

Hablamos para ser escuchados; el escuchar valida el

hablar.

El fenómeno de la comunicación no depende de lo que

se entrega, sino de lo que le pasa al que lo recibe. Y

esto es muy distinto a transmitir información.

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12

Decir y escuchar son fenómenos distintos

Decimos lo que decimos y los demás

escuchan lo que escuchan.

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EMISORCodificación

MENSAJECANAL / MEDIO RECEPTOR

Decodificación

MENSAJE

Modelo de Comunicación uni‐direccional

RUIDO

13

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14/154

Comunicación Uni‐direccional

VENTAJAS

• Rápida y económica

• Cómoda para el emisor

DESVENTAJAS

• Bajo nivel de precisión. Alto riesgo de mal interpretación

• Frustración en los receptores

14

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15/154

Codificación

EMISORDecodificación

MENSAJECANAL / MEDIO

Decodificación

RECEPTOR

Codificación

MENSAJE

Modelo de Comunicación bi‐direccionalRUIDO

CANAL / MEDIO

MENSAJEMENSAJE

RUIDO

FEEDBACKFEEDBACK

15

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Comunicación bi‐direccional

VENTAJAS

• Más precisa, menor riesgo

de malinterpretación

• Da más confianza, tanto a emisor como al receptor

• Mayor

satisfacción

y

compromiso de los receptores

DESVENTAJAS

• Es más costosa en tiempo y

esfuerzo• Más exigente, tanto para

emisores como receptores

16

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Comunicación Efectiva en 3 Niveles

Primer Nivel

• La comprensión simultánea e idéntica del contenido ysignificado de un mensaje, tanto por el emisor como porel receptor.

• Al emisor le consta que su mensaje fue interpretado talcomo él lo quiso expresar.

• El receptor está seguro que su interpretación delmensaje recibido corresponde a lo que el emisordeseaba expresar.

17

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Segundo Nivel

• Grado en que se cumplen las expectativas de conducta,

tanto del emisor como del receptor.

• Emisor y receptor constatan que las conductas de cadauno son consistentes con lo esperado o comprometidoen la comunicación.

18

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Tercer Nivel

• Calidad de la relación. La medida en que las partesquedan satisfechas por el tipo de relación implícita en

la comunicación.

• Tipos de relación: admiración, respeto, desprecio,

indiferencia, dominio, sumisión, colaboración,asertividad, paternalismo, etc.

19

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COMUNICACIÓN EFECTIVA

• Es imposible no comunicar

• Uno dice lo que dice y el otro escucha

lo que

escucha.

Decir

y escuchar

son

fenómenos distintos.

• Nosotros elegimos comunicarnos en

una o en

dos

direcciones

• La retroalimentación permite asegurar

al emisor y al receptor lo que quieren

comunicar; permite verificar que la

comunicación sea efectiva.

Resumen:

Puntos Claves

20

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Un modelo de comunicación efectiva para coordinar acciones en un Proyecto

21

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Nos vamos a focalizar en 3 actos l ingüísticos básicos:

Peticiones Ofertas Promesas

22

AREA DE HABILIDADESEXPRESIVAS

Cómo transmito a losdemás lo que siento, pienso

y necesito.

Capacidad de expresar,

pedir, ofrecer, prometer,

aclarar, resolver.

Unidad de Capacitación y Competencias Laborales - UCyC

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Las Peticiones

Iniciador / Orador

Receptor / Oyente

Acción futura

Tiempo

Condiciones de satisfacción

Presunción de competencia del receptor / oyente

Trasfondo de obviedad

Sinceridad / Credibilidad

Una Petición es un acto lingüístico en el cual una persona le solicita a la otra que

haga algo en el futuro.

“Yo te pido que hagas tal cosa en un tiempo determinado”.

Elementos constitutivos:

Elementos explícitos

Elementos implícitos

23

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Las

Ofertas

Iniciador / Orador

Receptor / Oyente

Acción futura

Tiempo


Presunción de competencia del iniciador / orador

Trasfondo de obviedad


Una Oferta es un acto lingüístico en el cual una persona le solicita a la otra

que acepte una promesa suya.

“Yo te ofrezco hacer tal cosa en un tiempo determinado”.




24

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Las

Promesas

Iniciador / Orador

Receptor / Oyente

Acción futura

Tiempo


Presunción de competencia Trasfondo de obviedad


Una Promesa es un acto lingüístico en el cual una persona se compromete

ante la otra a ejecutar una acción en el futuro.

“Yo te prometo a hacer tal cosa en un tiempo determinado”.




25

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CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA PETICIÓN :

CREACIÓN DELCONTEXTO

NEGOCIACIÓN

REALIZACIÓN EVALUACIÓN

Trasfondocompartido de

inquietudes

CONFIANZA

Proceso de seducción

Proceso dearticulación de lapetición

Petición Declinar Contra ofrecer

Posponer

Cancelar Posponer

Declaración decumplimiento

Lectura deinquietudes /

declaración de un

problema......................Declaración de

satisfacción

Reclamar

Declaración deaceptación de la

Petición=

Promesa

RE C E

P T OR

CICLO DE LA PROMESA

Otros ciclos

Modelo de comunicación para coordinar acciones

26

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Modelo de comunicación para coordinar accionesCICLO DE LA PROMESA

CUANDO SE ABRE EL CICLO CON UNA OFERTA :

CREACIÓN DELCONTEXTO

NEGOCIACIÓN

REALIZACIÓN EVALUACIÓN

Trasfondocompartido de

inquietudes

CONFIANZA

Proceso de seducción

Proceso dearticulación de laoferta

Oferta

Declinar Contra ofrecer Posponer

Cancelar Posponer

Declaración decumplimiento

Lectura deinquietudes /declaración de un

problema

Declaración desatisfacción

Declaración deaceptación de la

Oferta=

Promesa

I N I C I A D O R

Reclamar

Otros ci clos

27

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• Los pedidos, las ofertas y las promesas son actos

lingüísticos que utilizamos a diario. Por lo mismo es

relevante tener claro estas distinciones al momento de

comunicarnos con

otras

personas

cuando

coordinamos

acciones.

• Cuando nos piden hacer algo, es importante

establecer antes las condiciones de satisfacción para

que el proceso de comunicación sea efectivo.

• Establecer un

proceso

de

comunicación

basado

en

el ciclo de la promesa crea una cultura de trabajo

orientada al cumplimiento de compromisos.

Resumen:

Puntos Claves

28

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Mapa de Ruta del Módulo



3. La gestión de los interesados y la gestión de las

comunicaciones en el proyecto. Visión panorámica de ambasáreas del conocimiento.

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30

Inicio

Planificación

Ejecución

Seguimiento y Control Cierre

Tiempo

N i v e l d e A

c t i v i d a d

La

gestión

de

interesados

y

la

gestión

de

la

comunicación

atraviesan todas las fases del proyecto

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Gestión de los Interesados en el Proyecto

Se refiere a los procesos requeridos con el fin de identificar a las

personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verseafectadas por la ejecución del proyecto, analizar sus expectativas e

impactos, y desarrollar las estrategias y acciones más apropiadas para

lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles

resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo

de vida de éste.

31

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Área de Conocimiento

Grupos de Procesos de Administración de Proyectos

Inicio Planificación Ejecución Monitoreo y

Control Cierre

11.Gestión de

Riesgos del

Proyecto

11.1 Planificar gestión

del

Riesgo11.2 Identificación de Riesgos

11.3 Análisis Cualitativo

11.4 Análisis Cuantitativo

11.5 Plan de

Respuesta al

Riesgo

11.6 Monitoreo y

Control

de

Riesgos

12. Gestión de Adquisiciones del Proyecto

12.1 Plan de Adquisiciones del Proyecto

12.2 Conducción adquisiciones

12.3 Adm. de Adquis. del Proyecto

12.4 Cierre de Adquis. y Contratos

13. Gestión

de

Grupos de Interés del Proyecto

13.1 Identificar los grupos de interés

13.2 Planificar

gestión

de grupos de interés del Proyecto

13.3 Administrar

expectativas de grupos de interés

13.4 Control

de

gestión de grupos de interés Á

r e a

s d e C o n o

c i m i e n t o

s e g ú n e l

P M B

O K ,

P M I

32

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Gestión de los Interesados en el Proyecto: Overview

33

(PMBOK, 5ta. Edición, 2013)

• Análisis de los interesados• Juicio de expertos• Reuniones

Inputs:

Técnicas y herramientas:

• Project Charter• Documentos de adquisiciones• Factores ambientales de la

empresa• Activos de los procesos de la

organización

Outputs:

• Hoja de registro de los interesados

Identificar a los interesados

• Juicio de expertos• Reuniones• Técnicas de análisis

Inputs:


• Plan de gestión del Proyecto• Hoja de registro de los

interesados• Factores ambientales de la

empresa• Activos de los procesos de la

organización

Outputs:

• Plan de gestión de los interesados

Desarrollar el plan de gestión de los interesados

• Métodos de comunicación• Habilidades interpersonales• Habilidades de management

Inputs:

Técnicas

y

herramientas:

• Plan de gestión de los interesados

• Plan de gestión de las comunicaciones

• Activos de los procesos de la organización

Outputs:

• Situaciones resueltas

• Requerimientos

de

cambios• Actualizaciones al plan de gestión del proyecto

• Actualizaciones a los activos de los procesos de la organización

Gestionar el compromiso y la involucración de los interesados

• Sistemas de gestión de la información

• Juicio de expertos• Reuniones

Inputs:


• Plan de gestión del proyecto• Situaciones resueltas• Datos del desempeño del

trabajo• Documentos del proyecto

Outputs:

Controlar el compromiso y la involucración de los interesados

• Información del desempeño del trabajo

• Requerimientos de cambios• Actualizaciones al plan de

gestión del proyecto• Actualizaciones a los activos

de los procesos de la organización

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Gestión de la Comunicación en Proyectos

Se refiere a los procesos requeridos con el fin de lograr una

comunicación efectiva con todos los interesados y asegurar la

oportuna y apropiada generación, recopilación, distribución, archivoy disposición final de la información requerida durante todo el ciclo

de vida del proyecto.

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Área de Conocimiento

Grupos de Procesos de Administración de Proyectos

Inicio Planificación Ejecución Monitoreo

y Control Cierre

7. Gestión del Costo del Proyecto

7.1 Planificar gestión costos

7.2 Estimación de

Costos7.3 Elaboración de Presupuesto

7.4 Control de Costos

8. Gestión de la Calidad del Proyecto

8.1 Planificar la Calidad del Proyecto

8.2 Desarrollo del Aseguramiento de Calidad

8.3 Control de Calidad

.

9. Gestión de

los

RR.HH. del Proyecto

9.1 Planificar

gestión de RR.HH del Proyecto

9.2 Contratación

del

Equipo del Proyecto

9.3 Desarrollo del Equipo

9.4 Adm. del Equipo

10.Gestión de las Comunicaciones del Proyecto

10.1 Planificar

la

gestión de Comunicaciones del Proyecto

10.2 Administrar

las

comunicaciones10.3

Control

de

las Comuni‐caciones Á

r e a

s d e C o n o c i m i e n t o

s e g ú n e l

P M B O K ,

P M I

35

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•Tecnologías de comunicación•Modelos de comunicación•Habilidades de comunicación•Sistemas de Información•Reportes de desempeño

Inputs:


•Plan de Gestión de las comunicaciones

•Reportes de desempeño del

Proyecto•Factores ambientales de la

organización•Activos de los procesos de la

organización

Outputs:

•Comunicaciones del Proyecto•Actualizaciones del Plan de

Gestión del Proyecto•Actualizaciones de los

documentos del Proyecto•Actualizaciones de los activos de

los procesos de la organización

•Sistemas de Gestión de la Información

•Juicio de expertos•Reuniones

Inputs:


•Plan de Gestión del Proyecto•Comunicaciones del proyecto•Situaciones resueltas

•Datos y registros del proyecto•Activos de los procesos de la

organización

Outputs:

• Información del desempeño del proyecto

•Solicitudes de cambios•Actualizaciones del Plan de

Gestión del proyecto•Actualizaciones de los

documentos del proyecto•Actualizaciones de los activos de

los procesos de la organización

•Análisis de los requerimientos de información

•Tecnologías de comunicación•Habilidades de comunicación•Métodos de comunicación•Reuniones

Inputs:


•Plan de Gestión del proyecto•Registro de interesados•Plan de Gestión de los

interesados•Factores ambientales de la

empresa•Activos de los procesos de la

organización

Outputs:

•Plan de Gestión de las comunicaciones

•Matriz de Comunicaciones•Actualizaciones de los

documentos del Proyecto

Desarrollar el Plan de Gestión

de las Comunicaciones

Gestionar las Comunicaciones Controlar las Comunicaciones

Gestión de las Comunicaciones del Proyecto: Overview

(PMBOK, 5ta. Edición, 2013)

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3. La gestión de los interesados y la gestión de las

comunicaciones en el proyecto. Visión panorámica de ambasáreas del conocimiento.

4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las

competencias en dirección de proyectos. Auto‐

evaluación.

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¿ Qué son las competencias?

1. Con distintos matices, se tiende a coincidir en que las competencias son

aquellos conocimientos, destrezas y actitudes visibles que las personasutilizan en un ámbito específico de actividad para desempeñarse de maneraeficaz y satisfactoria.

2. El concepto de competencia laboral se refiere a las “actitudes,

conocimientos y destrezas necesarias para cumplir exitosamente lasactividades que componen una función laboral, según estándares definidospor el sector productivo” (Sence).

3. Las competencias consisten en la capacidad de vincular los conocimientos

teóricos de las personas (“Saber”) con ciertas destrezas prácticas (“Hacer”)y actitudes (“Ser”), en un “Saber Hacer”.

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Es capaz de realizar su función laboral de acuerdo al estándar definidopor la empresa o bien por el sector productivo, de manera que los

comportamientos esperados, el estilo, los procedimientos, los aspectosnormativos y los objetivos del quehacer son claramente demostrados.

Una persona es competente cuando…

39

39

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SABER ACTUAR

Ser competente ≠Actuar con competencia

ACTUAR CON COMPETENCIA

QUERER ACTUAR PODER ACTUAR

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1. Gestionar a los interesados del proyecto

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p y

Es la capacidad para identificar a las personas, grupos u organizaciones que pueden afectar o verse

afectadas por la ejecución del proyecto, analizar sus expectativas e impactos, y desarrollar las estrategias y

acciones más apropiadas para lograr su compromiso y apoyo o bien para minimizar las posibles

resistencias y amenazas que pudieran provenir de ellos durante el ciclo de vida de éste.

1.1 Identificar a los interesados

Recopilar, analizar y registrar demanera sistemática la información

cuantitativa y cualitativa de cada

uno de los interesados, con el fin

de determinar sus expectativas e

interés en el proyecto, grado de

poder e influencia que tienen,cómo se ven afectados, posibles

reacciones, nivel de compromiso y

apoyo, entre otros.

1.2 Planif icar la gestión de losinteresados

Planear las estrategias y

acciones más apropiadas quepermitan comprometer e

involucrar de manera efectiva a

los interesados durante las

distintas fases del ciclo de vida

del proyecto, basado en el

análisis de sus expectativas,poder, intereses, potenciales

impactos en el éxito del

proyecto y necesidades de

información.

1.3 Gestionar el compromisode los interesados

Involucrar y lograr el apoyo delos distintos interesados durante

todo el ciclo de vida del

proyecto, por medio de una

comunicación efectiva y

permanente con ellos, de modo

de poder satisfacer sus

requisitos y expectativas, ymanejar adecuadamente las

necesidades y cambios

emergentes que ocurren.

Elementos de la Competencia

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1.1 Identificar a los interesados

Recopilar, analizar y registrar de manera sistemática la información cuantitativa y cualitativa de cada

uno de los interesados, con el fin de determinar sus expectativas e interés en el proyecto, grado de

poder e influencia que tienen, cómo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso y

apoyo, entre otros.

Criterios de Desempeño:

1.1.1.- Identificar a todos los interesados y determinar la importancia e influencia de ellos en el

proyecto.

1.1.2.- Identificar los requisitos, los intereses y las expectativas de todos los interesados en el proyecto.

1.1.3.- Determinar los impactos potenciales que el proyecto ocasiona en los distintos interesados.

1.1.4.- Comunicar a los distintos interesados qué parte de sus requisitos y expectativas quedarán

satisfechos por el proyecto y qué partes no.

1.1.5.- Identificar y evaluar la manera en que los distintos interesados podrían reaccionar frente alproyecto a lo largo del ciclo de vida de éste.

1.1.6.- Elaborar un documento formal u hoja de registro que incorpore todos los análisis y las

evaluaciones que se hayan hecho para identificar a los distintos interesados.

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1.2 Planificar la gestión de los interesados

Planear las estrategias y acciones más apropiadas que permitan comprometer e involucrar de manera

efectiva a los interesados durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis

de sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el éxito del proyecto y necesidades de

información.

Criterios de desempeño:

1.2.1.- Incluir los intereses y expectativas de los distintos interesados en los requisitos, objetivos, alcance

y entregables del proyecto.

1.2.2.- Identificar el nivel de compromiso y apoyo de los distintos interesados a lo largo de todo el ciclode vida del proyecto.

1.2.3.- Determinar las necesidades de información e instancias de comunicación con los distintos

interesados para asegurar permanentemente su apoyo y colaboración con el proyecto.

1.2.4.- Identificar el proceso de escalamiento de decisiones entre el equipo de proyecto y los

interesados.

1.2.5.- Desarrollar estrategias y acciones para relacionase con los distintos interesados, de modo delograr su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

1.2.6.- Elaborar un Plan formal de Gestión de Interesados que permita lograr el apoyo de ellos y

asegurar la satisfacción de sus requisitos y expectativas.

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1.3 Gestionar el compromiso de los interesados

Involucrar y lograr el apoyo de los distintos interesados durante todo el ciclo de vida del proyecto, por

medio de una comunicación efectiva y permanente con ellos, de modo de poder satisfacer sus requisitos

y expectativas, y manejar adecuadamente las necesidades y cambios emergentes que ocurren.


1.3.1.- Ejecutar el Plan de Gestión de Interesados del proyecto y cumplirlo a cabalidad.

1.3.2.- Involucrar, hacer partícipes de las decisiones y lograr acuerdos con los distintos interesados paraobtener su apoyo durante todo el ciclo de vida del proyecto.

1.3.3.- Comunicar oportunamente a los distintos interesados los cambios que ocurren durante la

ejecución del proyecto.

1.3.4.- Realizar una actualización permanente y sistemática del Plan de Gestión de Interesados del

proyecto.

1.3.5.- Asegurarse que los distintos interesados queden satisfechos en cada fase del proyecto y en el

cierre de éste.

1.3.6.- Documentar las lecciones aprendidas en relación a la gestión de los interesados para aplicarlas a

futuros proyectos.

48

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49

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50/154

Elementos de la Competencia

2. Gestionar las comunicaciones en el proyecto

Es la capacidad para lograr una comunicación efectiva con todos los interesados y asegurar la oportuna y

apropiada generación, recopilación, distribución, archivo y disposición final de la información requerida

durante todo el ciclo de vida del proyecto.

2.1 Planificar las comunicaciones

Determinar el enfoque, las estrategias y el plan

más adecuado para abordar las

comunicaciones durante todo el desarrollo del

proyecto, basado en las necesidades de

información de los distintos interesados yconsiderando las características del proyecto.

2.2 Gestionar las comunicaciones

Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar

la información relativa al proyecto, de acuerdo a

lo establecido en el plan de gestión de las

comunicaciones, así como interactuar y

comunicarse con los distintos interesados para

mantenerlos al tanto del status, los cambios ydesempeño del proyecto, de modo de facilitar el

apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.

50

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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2.1 Planificar las comunicaciones

Determinar el enfoque, las estrategias y el plan más adecuado para abordar las comunicaciones

durante todo el desarrollo del proyecto, basado en las necesidades de información de los distintos

interesados y considerando las características del proyecto.


2.1.1.- Determinar los requerimientos de información y la documentación necesaria que deberán ser

considerados en las distintas fases del proyecto para mantener una comunicación fluida y oportuna con

los interesados.

2.1.2.- Identificar las estrategias y los medios más apropiados para recopilar, elaborar y distribuir

oportunamente la información a los distintos interesados, en función de sus requerimientos.

2.1.3.- Definir la periodicidad y las fechas de entrega de la información requerida (informes,

presentaciones, comunicaciones verbales), según las estrategias establecidas y las características del

proyecto.

2.1.4.- Establecer el programa de reuniones con los distintos interesados, de acuerdo a los

requerimientos de comunicación y las características del proyecto.2.1.5.- Elaborar un plan formal para gestionar las comunicaciones del proyecto, incorporando por lo

menos aspectos tales como qué, a quién, por quién, cómo y cuándo deberá ser comunicada la

información requerida.

2.1.6.- Programar las actividades para ejecutar el plan de gestión de las comunicaciones del proyecto.

51

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2.2 Gestionar las comunicaciones

Generar, recopilar, distribuir, controlar y archivar la información relativa al proyecto, de acuerdo a lo

establecido en el plan de gestión de las comunicaciones, así como interactuar y comunicarse con los

distintos interesados para mantenerlos al tanto del status, los cambios y desempeño del proyecto, de

modo de facilitar el apoyo de ellos y satisfacer sus expectativas.


2.2.1.- Ejecutar y mantener actualizado el Plan de Gestión de las Comunicaciones del proyecto.

2.2.2.- Recopilar los datos y registros para llevar a cabo una actualización permanente acerca del status ydesempeño del proyecto, considerando las distintas disciplinas y variables relevantes.

2.2.3.- Comunicarse oportunamente con los distintos interesados para informar y gestionar los cambios

emergentes que suceden a lo largo de todo el ciclo de vida del proyecto.

2.2.4.- Presentar informes de avance, de cierre de etapas, registros, tendencias y planes de acción del

proyecto para mantener comunicados e involucrados a los distintos interesados.

2.2.5.- Asegurarse de recibir feedback de parte de los distintos interesados al término de cada fase parasaber si el proyecto está cumpliendo con sus requerimientos y expectativas.

2.2.6.- Documentar las lecciones aprendidas en materia de gestión de las comunicaciones para aplicarlas

a futuros proyectos.

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Cuestionario de Auto‐evaluación

Interpretación de los Resultados

Promedio de cada elemento 1,0 – 1,59 1,6 – 2,19 2,2 – 2,79 2,8 – 3,39 3,4 – 4,0

ivel de esarrollo Nada Básico En desarrollo Desarrollado Avanzado

Umbral

de aceptación

1,0 4,02,8

53

Plan de Desarrollo Individual de Competencias

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54

Competencia Elemento de lacompetencia

Desempeño quequiero mejorar

Acciones queimplementaré

Fecha derealización

Apoyo y/orecursos que

necesitaré

Seguimiento y evaluacióndel Plan

Seguimientoal:

Resultadofinal

Gestionar a losinteresados del

proyecto

Gestionar lascomunicacionesen el proyecto

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2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo

de comunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.3. La gestión de los interesados y la gestión de las comunicaciones en el

proyecto. Visión panorámica de ambas áreas del conocimiento.

4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias

en dirección de proyectos. Auto‐evaluación.

5. Herramientas para gestionar a los interesados del proyecto. La hoja deRegistro de Interesados y el Plan de Gestión de los Interesados.

55

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

56/154

Los interesados en el Proyecto

Son personas u organizaciones (clientes, patrocinadores, la

organización ejecutante, la comunidad, el público, etc.) que estánactivamente involucradas en el proyecto o cuyos intereses puedenverse afectados de manera positiva o negativa por la ejecución oterminación del mismo.

También pueden influir sobre el proyecto y sus entregables.

Pueden encontrarse en diferentes niveles dentro de laorganización y poseer diferentes niveles de autoridad, o bienpueden ser externos a la organización ejecutante.

56

Identificar a los interesados del proyecto

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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Organización

Desarrollar el

Charter del

proyecto

Desarrollar el Plan deAdquisiciones del

proyecto


Desarrollar el Plan deGestión de los

Interesados

Factores ambientales

de la empresa

Activos de los procesosde la organización

Charter del

Proyecto

Documentos deAdquisiciones

Registro de los interesados

(Adaptado del PMBOK, 5ta. Edición, 2013)

Identificación deRiesgos

Plan de Gestión de

las comunicaciones

Plan de Gestiónde las adquisiciones

Plan de Gestión de la Calidad

Plan de Gestión delos riesgos

Registro de los interesados

57

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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En general, se debe determinar:

Roles en relación al proyecto

Intereses que tiene en el proyecto

Niveles de conocimiento del proyecto

Expectativas con respecto al proyecto

Niveles de poder en el proyecto

Cómo impactará el proyecto en ellos

Cómo reaccionarán ellos

Es el proceso de recopilar, analizar y registrar de manera sistemática la

información cuantitativa y cualitativa de cada uno de los interesados, con el fin de

determinar sus expectativas e interés en el proyecto, grado de poder e influencia

que tienen, cómo se ven afectados, posibles reacciones, nivel de compromiso yapoyo, entre otros.


58

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

59/154

Output: Hoja de Registro de los interesados

Es un documento / matriz que contiene:

La información de identificación de cada interesado:nombre, puesto en la organización, ubicación, rol en elproyecto, información de contacto.

La información de evaluación de cada interesado:principales expectativas, influencia en el proyecto, faseen el ciclo de vida donde el interés es mayor, clasificación(partidario / neutral / opositor)

59

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

60/154

Output: Hoja de Registro de los interesados

Interesado Nombre Información de contacto

Rol en el Proyecto

Expectativas Poder / Interés en el

Proyecto

Fase del ciclo de vida del

proyecto en la que su interés

es mayor

Clasificación (partidario/

neutral / opositor)

60

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

61/154

Hoja de Registro de los interesados

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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62

Interesado

Información de

Contacto

Rol en el

proyecto Expectativas

Poder/Interés

que tiene en elproyecto

Fase del ciclo de

vida del proyecto

en la que su

interés es mayor

Clasificación

(partidario/

neutral/

opositor)

Áreas Usuarias deMantenimiento

Carlos Chá[email protected]: 222496534

Key User Disminuir los tiempos deproceso para la recolecciónde información.

Disminuir las multascursadas por la Autoridad

por no disponer de ladocumentación requerida. Disminuir papelería y migrar

toda la información adigital.

Tener disponible toda lainformación del área en unsolo lugar.

Alto / Alto Todo el proyecto Partidario

Áreas Usuarias deAbastecimiento

Rubén Cá[email protected]:222496598

Key User Administrar las versiones delos contratos.

Relacionar los contratos concualquier documentoasociado a los servicios.

Integrar los contratos con losprocesos de compras

realizados en SAP. Disminuir papelería y migrartoda la información adigital.

Tener disponible toda lainformación del área en unsolo lugar.

Alto / Alto Todo el proyecto Partidario


Fase del ciclo de Clasificación

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

63/154


63

InteresadoInformación de

Contacto

Rol en el

proyectoExpectativas

Poder/Interés

que tiene en el

proyecto

Fase del ciclo de

vida del proyecto

en la que suinterés es mayor

Clasificación

(partidario/

neutral/opositor)

Patricio Campos(Responsable antela SEC).Usuario Interno

[email protected]:222496510

Usuario finalde laplataforma -interno

Disminuir los tiempos deproceso para la recolecciónde información.

Disminuir la papelería ymigrar toda la informacióna digital.

Administrar las versiones delos contratos.

Asegurar el cumplimientode la gestión documentalasociado a la SEC.

Relacionar toda laDocumentación Generadaen un Oficio.

Centralizar y Disponibilizartoda la información delárea en un solo lugar.

Bajo /Alto Factibilidad yejecución

Partidario

Contratistas(externo a lacompañía).

Juan [email protected]

Usuario finalde laplataforma -

externo

Continuar trabajando de lamisma manera.

No le interesa cambiar la

metodología de trabajo;piensa que será másengorroso.

Indican que no estánpreparados digitalmentepara el uso de la nuevaherramienta.

Bajo / Bajo Factibilidad yejecución

Neutral

Herramientas complementarias: Matriz

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

64/154


Poder / Interés

Poder

Interés

Alto

Bajo

Bajo

Alto

Gestionarde cerca

Mantenerinformado

Mantener

satisfecho

Monitorear

B

C

D

E

FA

H

G

64

Poder: grado en que

el interesado puedeinfluir en el desarrollo

del proyecto ó alterar

el orden de las cosas

Interés: grado en queel interesado le pone

foco al desarrollo del

proyecto


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

65/154

p

Poder / Interés

65

Cuadrante Poder Interés Estrategia

InferiorIzquierdo

Bajo Bajo Se debe monitorear a estos interesados,destinando una energía relativamente menoren ello

Inferiorderecho

Bajo AltoSe debe mantener informados, para no perder

su apoyo.

SuperiorIzquierdo

Alto Bajo

Se debe satisfacer sus necesidades yexpectativas y trasladar su nivel de

compromiso actual y llevarlo al compromisodeseado del proyecto.

SuperiorDerecho

Alto AltoIncrementar su apoyo a favor del proyecto y

manejarlos de manera muy cercana.


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

66/154

p

Poder / Interés

Poder

Interés

Alto

Bajo

Bajo

Alto

Gestionarde cerca

Mantenerinformado

Mantener

satisfecho

Monitorear

D

E

FA

H

66

Areas Usuarias

de Abastecimiento

Areas Usuarias

de Mantenimiento

Patricio Campos

Contratistas

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

67/154

Herramientas

complementarias:

Juicio

de

Expertos

Pueden ser:

Gerentes Senior Gerentes de Proyecto que hayan pasado por experiencias

similares

Miembros del equipo de Proyecto

Otras unidades de la organización

Otros interesados claves identificados

Expertos en la materia

Consultores

Otros

67

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

68/154

Desarrollar el Plan de Gestión de los interesados

Organización


del Proyecto

Desarrollar el Plan de Gestión de

los interesados

Recolección de losrequerimientos

Gestionar el

compromisode los interesados

Factores ambientalesde la empresa


Plan de Gestióndel Proyecto

Plan de Gestión de los interesados

Documentosdel Proyecto

Hoja de Registro delos

Interesados


Identificar a losInteresados

Desarrollar el Plan deGestión de las

Comunicaciones

Plan de

Gestión

de los interesados

Actualizacionesde los documentosdel

Proyecto

68

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

69/154

Desarrollar

el

Plan

de

Gestión

de

los

interesadosEs el proceso que consiste en Planear las estrategias y acciones más apropiadas

que permitan comprometer e involucrar de manera efectiva a los interesados

durante las distintas fases del ciclo de vida del proyecto, basado en el análisis de

sus expectativas, poder, intereses, potenciales impactos en el éxito del proyectoy necesidades de información.

69


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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En general, se debe determinar:

Alcance del impacto del proyecto en el interesado

Niveles de compromiso e involucramiento actual y deseado de los

interesados

Estrategias para potenciar los niveles de apoyo, compromiso einvolucramiento de los interesados

Estrategias para mitigar y/o reducir potenciales obstáculos

Requerimientos de información de los interesados en cada una

de las fases del proyecto Método para actualizar y redefinir la estrategia de gestión de los

interesados a medida que el proyecto se desarrolla.


70

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

71/154

Output:

Plan

de

Gestión

de

los

interesadosInteresado Impacto que

tendrá el proyecto en el interesado

Nivel de compromiso e involucramiento actual

Nivel de compromiso e involucramiento deseado

Acciones para potenciar su apoyo y compromiso y/o reducir obstáculos

Frecuencia (cuándo deberá realizarse la actividad)

Responsable

Interesado N°1

Interesado N°2

Interesado

N°3

71

NIVEL DECOMPROMISO

NIVEL DECOMPROMISO

IMPACTOQUETENDRÁELPROYECTO ACCIONESPARAPOTENCIARSUAPOYOYCOMPROMISO

Output: Plan de Gestión de los interesados

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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COMPROMISO

ACTUAL

COMPROMISO

DESEADO

IMPACTO QUE TENDRÁ EL PROYECTOEN EL INTERESADO

ACCIONES PARA POTENCIAR SU APOYO Y COMPROMISOY/O REDUCIR OBSTÁCULOS

MINERA HOYOGRANDE

AC AC

- Incorporación de tecnología depunta

- Pone a la empresa como referenteenel Industria

- Bonopor puestaenmarcha- Prestigio profesional

- Mantenerla al tanto del avance del proyecto y gestionar oportunamente los cambios importantes de alcance,calidad, tiempoycostos.

- Informaroportunamentelos riesgos.- Informar oportunamente las actividades excluidas de los

alcancesdelproyecto.

JULIO LÓPEZ AC AC

- Prestigio profesional- Posibilidaddeprofundizar la cuenta

haciaotroscontratos- Posibilidad de captar otros clientes

enel rubro- Retornodelproyecto

- Mantenerlo al tanto del avance del proyecto y de los

eventos que pudieran provocar cambios importantes enlosalcances, calidad, tiempoycostos.

- Presentarle sistemáticamente los informes de estado desatisfaccióndel cliente.

- Presentarle sistemáticamenteel estado demotivacióndelequipodeproyecto.

- Informar oportunamente la estrategia de control decambios, para mantener las actividades dentro delalcancey cobrar cualquier actividadnoincluida, demodo

demaximizarel retorno.

EQUIPO DEPROYECTO

A AC- Evaluación de desempeño

professional- Mayorempleabilidad- Capacitaciónyaprendizaje- Bonosporcumplimiento

- Llevar a cabo proceso de formación de equipo a labrevedad(team building)

- Informar del estado global del proyecto en formaperiódica

- Asegurar continuidad laboral- Cpacitación continua- Incentivos a través de bonos de cumplimiento

- Reconocimiento por logros y avances importantes

MUNICIPIPALIDAD DEHOYO GRANDE

N A- Aumentodeingresosmunicipales- Disminucióndetasadedesempleo- Buen posicionamiento en la

comunidadparaposible re-elección

- Influir para que el Alcandemantenga informada a lacomunidad de los beneficios del proyecto (fuente laboral)

- Proponer iniciativas que puedan ser incluidas dentro delPlan de Desarrollo Comunal

- Sugerir a la Autoridad que publicite el proyecto a travésde medios radiales y escritos

INTERESADO

72

INTERESADO


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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73

Interesado

Impacto delProyecto en el

Interesado

Nivel deCompromiso e

Involucramiento

Actual

Nivel deCompromiso e

Involucramiento

Deseado

Acciones para Potenciarsu Apoyo y Compromiso

y/o Minimizar su

Resistencia

Frecuencia

(Cuando deberá

realizarse la

Acción)

Responsable

Áreas UsuariasMantenimiento

Nueva Tecnologíapara su Gestión

Documental.

__

Mejoramiento en elProceso.

__

Disminución de HHpara Administrar

Documentos.

Apoyador ActivamenteComprometido

Envío de Informes deAvances

__

Participar en Reuniones deDefiniciones

__

Envío de Minutas de Todaslas Reuniones del Proyecto

Quincenal yContra Evento

Jefe deProyecto

Áreas UsuariasAbastecimiento

Nueva Tecnologíapara su Gestión

Documental.

__

Mejoramiento en el

Proceso. __

Disminución de HHpara Administrar

Documentos.

Apoyador ActivamenteComprometido

Envío de Informes deAvances

__

Participar en Reuniones deDefiniciones

__

Envío de Minutas de Todaslas Reuniones del Proyecto

Quincenal yContra Evento

Jefe deProyecto


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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74

Interesado

Impacto del

Proyecto en el

Interesado

Nivel de

Compromiso e

Involucramiento

Actual

Nivel de

Compromiso e

Involucramiento

Deseado

Acciones para Potenciar

su Apoyo y Compromiso

y/o Minimizar su

Resistencia

Frecuencia

(Cuando deberá

realizarse la

Acción)Responsable

Patricio Campos(Responsable ante

la SEC).

Usuario Interno

Modificación en laForma de Operar

__

Mejor Oportunidadde la Información

Apoyador Apoyador Realizar Capacitación paraEnfrentar Nuevo Modelo de

Operación

__

Enviar Informes de Avances

Al finalizar laPuesta en Marcha

/

__

Quincenal

ÁreaCapacitacion

__Jefe deProyectos

Contratistas (son

externos a lacompañía).

Modificación en laForma de Operar

__

Cambio Cultural

__

AlfabetizaciónDigital

No Consciente Apoyador Realizar Capacitación paraEnfrentar Nuevo Modelo de

Operación

__

Enviar díptico explicativo

Al finalizar laPuesta en Marcha

__

Cuando se difundael proyecto

ÁreaCapacitacion

___Jefe deProyectos

Herramientas complementarias: Clasificación del nivel de compromiso e involucramiento de los

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Los niveles de compromiso e involucramiento de los interesadospueden ser clasificados de la siguiente forma:

No consiente (NC): desconoce el proyecto y sus potencialesimpactos

Resistente (R): conciente del proyecto y de sus potenciales

impactos y resistente al cambio Neutral (N): conciente del proyecto e indiferente; ni apoyador niresistente

Apoyador (A): conciente del proyecto y de sus potencialesimpactos y colaborador con el cambio

Activamente comprometido (AC): conciente del proyecto y desus potenciales impactos y activamente involucrado en asegurarsu éxito.

p

interesados

75

Herramientas complementarias:

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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Matriz de compromiso e involucramiento de los

interesados

Interesado No conciente Resistente Neutral Apoyador Activamente

comprometido

Interesado 1 A D

Interesado 2 A D

Interesado 3 A D

A: nivel actualD: nivel deseado

Evaluación al 16‐11‐2015

76


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2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo decomunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.


4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias endirección de proyectos. Auto‐evaluación.



77

Desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

78/154

Organización


del Proyecto

Identificar a losInteresados

Desarrollar el Plan de Gestión delas Comunicaciones

Gestionar el compromiso e

involucramiento delos interesados

Gestionar lascomunicaciones


Plan de Gestióndel Proyecto

Hoja de Registro delos Interesados

Plan de Gestión de las comunicaciones

Matriz de Comunicaciones

Documentosdel Proyecto

Plan

de

Gestión

de los Interesados


Desarrollar el Plan de Gestión de los

InteresadosFactores ambientalesde la empresa

78

Desarrollar el Plan de Gestión de las Comunicaciones

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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Es el proceso que se utiliza para determinar el enfoque, las estrategias y elplan más adecuado para abordar las comunicaciones durante todo eldesarrollo del proyecto, basado en las necesidades de información de losdistintos interesados y considerando las características del proyecto.

En general, se debe definir por lo menos:

¿Quién necesita qué información? ¿Con qué nivel de detalle? ¿Cuándo la necesitará? ¿Cómo le será proporcionada? ¿Por quién?

¿Cómo se actualizará la información? ¿Con qué recursos se contará?

79

Output 1: Plan de Gestión de las comunicaciones (1)

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

80/154

p ( )

El Plan de Gestión de las comunicaciones proporciona orientaciones encuanto a:

– Requerimientos de comunicación de los participantes. – Información a ser comunicada (idioma, formato, contenido y

nivel de detalle). – Persona responsable de comunicar la información. – Personas o grupos que recibirán la información. – La persona responsable de autorizar la divulgación de

información confidencial. – Métodos o tecnologías a usar para transmitir la información. – El plazo y la frecuencia para la distribución de la información

requerida.

80

Output 1: Plan de Gestión de las comunicaciones 2)

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

81/154

El Plan de Gestión de las comunicaciones proporciona orientaciones en

cuanto a:

–La secuencia de autorizaciones requeridas para los reportes, tanto de avance

como finales.

–Pautas para la realización de reuniones del equipo de proyecto, tele / video

conferencias y el uso de correo electrónico / sitio WEB del proyecto.

–El proceso de escalamiento para aquellos incidentes que no pueden

resolverse a un nivel inferior

–Método para actualizar y afinar el plan a lo largo del proyecto.

–Los recursos asignados

–Eventuales restricciones en materia de comunicación, derivadas de políticasde la organización, uso de alguna tecnología específica o normativa interna.

–Glosario de terminología común

81

Output 2: Matriz de Comunicaciones

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

82/154

Interesado

(A quién)

Rol en el

proyecto

Información a

entregar (Que)

Responsable de entregar la

información

(Quién)

Medios o

tecnologías

(Cómo)

Frecuencia

(Cuándo)

82

Ejemplos:

Matriz

de

comunicaciones

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

83/154

INTERESADO ROL EN EL

PROYECTOINFORMACION A ENTREGAR

(QUE)

RESPONSABLE DE ENTREGAR LA

INFORMACION (QUIÉN)

METODOS O TECNOLOGIA (COMO)

FRECUENCIA (CUANDO)

FORMATO

MINERA HOYO

GRANDECliente

- Informe de Avance- Informe de

desviaciones en t y $- Solicitudes de cambio

- Documentación

técnica u otra información relacionada

- Minutas de reunión- Requerimientos de

información / acción

PROJECT

MANAGER

- Informe impreso- Informe impreso- Solicitud de

cambio

- Carta + memo

de

recepción- Acta de reunión- Memorando

- Mensual- Mensual- Sujeto a evento- Sujeto a

solicitud delcliente

- Semanal- Sujeto a evento

Documento Word

JULIO LÓPEZ Sponsor

- Informe financiero

- Informe de Avance- Informe de

desviaciones en T,$ yQ

- Solicitud de recursos- Solicitudes de cambio

(para validación)

PROJECT MANAGER

- Informe impreso

+ reunión

de

presentación + minuta de reunión

- Memorando- Solicitud de

cambio

- Quincenal- Sujeto a evento

Documento Word

PPT

EQUIPO DE PROYECTO Equipo de

proyecto- Visión global del

proyecto

- Reporte de avance

PROJECT MANAGERJEFATURAS

- Reunión con

minuta

- Informe impreso

- Al inicio del proyecto

- Semanal

PPTDocumento

word

83

Responsable de

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

84/154

Nombre Función Información a entregar que

entrega

de

informaciónquien

Métodos

o tecnologías

Como

FrecuenciaCuando

Administración Superior Celulosa Chile S.A.‐Directorio

‐Comité

de

Inversiones‐Presidente Ejecutivo‐Ejecutivos

Maximizar agregación de valor Planificación

del NegocioMáximos

responsables de la gestión del capital

Informe financiero, evolución del

proyecto, avance

físico, desvíos en tiempo y costo

Gerente de

Proyecto

Informe enviado

por correo

electrónicoReunión expositiva

Informe cada

15 díasReunión

Mensual

Equipo de trabajo del proyecto

Implementar y desarrollar el proyecto

Avance físico, desvíos en tiempo y costo,

división de

los

trabajos y responsabilidades, resolución de problemas de reunión anterior

Jefe de ProyectoReunión periódicaCorreo electrónicoTeléfono

Reunión semanal

Trabajadores Celulosa Chile S.A.

‐Profesionales‐Técnicos‐Trabajadores‐Contratistas

Proveer servicios

eficientes y segurosCumplir con tareas encomendadas con excelencia operacional

LicitacionesTareas especificas, lineamientos, entrega y seguimiento de plazos, licitaciones, ordenes de cambio

Gerente de

Contratos

Equipo de trabajo del proyecto

Publicadas licitaciones

en

concurso publico, Reuniones de seguimientoCorreo electrónicoTeléfono

Licitaciones al

comienzo del proyectoReunión seguimiento semanal

84

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

85/154

Responsable Información a

transmitir Frecuencia Áreas Receptoras Medio Finalidad

Comité de Proyecto

Validación etapas proyecto

Trimestral1 Representante

de cada área involucrada.

Reuniones Validación por parte de la

alta Gerencia.

Representante de cada área

Validación y avances etapas

proyecto

Mensual ‐Trimestral

El representante informa a su

equipo de trabajo.Reuniones

Transmitir a todos los miembros de los equipos la información de avance que fue comunicada al jefe de

grupo.

Jefe de Proyecto

Principales

avances proyecto (aspectos generales)

Mensual1 Representante

de cada área involucrada.

Audio conferenci

a

Enfocar el trabajo y reforzar lo realizado.

Ingeniería Avances

de

Implementación Mensual

1 Representante

de cada

área

involucrada.Mail

Conocer avance de la

implementación y

cuantificar posibles retrasos

85

Plan de Gestión de Comunicaciones

Proyecto:

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

86/154

Información a ser comunicada

Responsable de Comunicar

Grupo que recibirá la

Información

Método o tecnología a utilizar

Frecuencia de la comunicaciónContenido Formato

Nivel de Detalle

Acciones Correctivas y

preventivas gatilladas

por

el

sistema de Control de Riesgos del proyecto

Presentación

formato power point

Alto Analista de Calidad

Comité de

ProyectoPresencial

en

reunión

de seguimiento. Mensual

Resultados de la Evaluación de Desempeño del equipo de trabajo

Documento Word:

“Evaluación de Desempeño”

Medio Jefe de Proyecto Comité de

proyecto

Presencial en reunión de seguimiento y distribución vía correo electrónico

Mensual

Desviaciones criticas con respecto a línea base en las distintas áreas de conocimiento

Documento Word: “Informe

de desviaciones”

Alto Patrocinador Comité de

proyecto

Se discute en reunión de Sesión extraordinaria de comité de proyecto y se distribuye vía correo electrónico

Inmediato

Resultados de las Auditorías de Calidad

Documento Word: “Informe

de Auditoria”Alto

Jefe DeptoAseguramiento de Procesos

Equipo de

Proyecto.Integrantes de

Comité de proyecto

Correo Electrónico

De acuerdo

a

programa de Auditorias

internas de Calidad[1]

86

Participante ROL EN EL Statusl

Reporte

l

Minuta de reuniones

d l i

Minuta de

i /

Ordenes de

bi

Ordenes de Control

t i

Status de Evaluación de

d

Plan del

P t

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

87/154

PROYECTO semanal mensual del equipo reuniones c/contratistas

cambio pago presupuestario compras proveedores Proyecto

Semanal Mensual Semanal Semanal c / vez Quincena Mensual Mensual Otro Mensual

ComitéDirectivo

Cliente e-mail Impreso e-mail Impreso Impreso Impreso

RubénGonzález

Patrocinador e-mail Impreso e-mail Impreso Impreso Impreso e-mail e-mail Impreso

MarcoGutiérrez

Gerente delProyecto

e-mailGenera

Genera e-mail e-mail Impreso Impreso Impreso e-mail e-mailGenera

ImpresoGenera

Equipo interno Staff interno e-mail Impreso e-mailGenera

e-mailGenera

Genera Genera Genera e-mailGenera

e-mail Impreso

Gloria Rí os Responsable de

la mudanza

e-mail e-mail Impreso

Claudia Silva Responsable delos sistemas

e-mail e-mail e-mail Impreso

Malú Rivas Responsable deeventos / cambiode imagen

e-mail e-mail Impreso

Arquitecto Diseño e-mail Impreso

Contratistas yproveedores

Implementación e-mail Impreso

87


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

88/154


2. La comunicación y su impacto en la efectividad de un proyecto. Un modelo decomunicación para coordinar acciones en el contexto de un proyecto.


4. Las competencias en dirección de proyectos. El “ojo” de las competencias endirección de proyectos. Auto‐evaluación.



7. Herramientas complementarias para gestionar las comunicaciones en un proyecto.La dirección de reuniones productivas. La preparación y realización depresentaciones efectivas.

88


8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

89/154

Pautas para planear y realizar reuniones productivas

89

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

90/154

Tipos de Reuniones de Proyecto Reuniones de constitución del proyecto

Reuniones para revisar el estado de avance / situación delproyecto

Reuniones para solucionar problemas

Reuniones de revisión y validación de etapas

Reuniones de cierre del Proyecto

90

El ciclo de las reuniones

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

91/154

Diseñar y preparar la reunión- Planear la agenda

Recopilar la informaciónnecesaria para preparar la

próxima reunión

Conducir la reunión- Revisar la agenda

- Discutir los puntos

- Acuerdos y actividades futuras- Evaluar la reunión

Llevar a cabo las tareasasignadas entre reuniones

91

Consideraciones importantes para una reunión efectiva

Usar agendas (Puntos de la agenda personas que presentan los

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

92/154

Usar agendas (Puntos de la agenda, personas que presentan lostemas, tiempos para cada punto)

Asistencia, puntualidad, hora y lugar de la reunión

Tener un moderador

Mantener la discusión enfocada en el punto

Intervenir si la discusión se convierte en múltiples diálogos

Impedir que alguien sea dominante o pase inadvertido Concluir las discusiones y resumir los acuerdos

Controlar el tiempo asignado a cada punto

Evaluar la reunión

Hacer la minuta de la reunión: decisiones y acuerdos tomados

92

Antes de la reunión

Determine si la reunión es realmente necesaria

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

93/154

Determine si la reunión es realmente necesaria

Defina y establezca los objetivos de la reunión

Prepare el temario, tabla o agenda

Dimensione adecuadamente el tiempo para cada punto

Determine quiénes necesitan participar. Invite a personas que requiera

el grupo para cumplir su temario; personas con capacidad decontribuir o aprobar decisiones

Cite a los participantes con anticipación, especifique el temario,duración y lugar

Prepare el material que va a requerir

Asegúrese que todo esté dispuesto

93

Durante la reunión

Comience la reunión a tiempo

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

94/154

Comience la reunión a tiempo

Haga una breve introducción (el objetivo y temario de la reunión)

Motive permanentemente la participación

Mantenga la discusión en el tema

Evite transformarse en un participante más

Esté atento a la comunicación no verbal Haga que la discusión avance y progrese

Resuma los acuerdos y próximos pasos

Termine a la hora fijada

94

Responsabilidades de los asistentes a la reunión

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

95/154

Prepararse para la reunión

Llegar a la hora fijada

Participar de modo activo

Hablar y escuchar correctamente

Respetar las opiniones de los demás

No salirse del tema

Estar preparado para aceptar críticas

Cooperar y estar preparado para aceptar un compromiso

95

Después de la reunión

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

96/154

Evalúe la reunión

Su desempeño La participación Los acuerdos Qué hacer distinto para la próxima vez

Redacte la minuta (acta) y consigne los acuerdos por escrito

Envíe el acta a los asistentes

96

P. Scholtes

Ejemplo: Las reglas del juego para hacer nuestras reuniones de Proyecto (1)

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

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La asistencia a las reuniones no es opcional. Estas reuniones son laprioridad, debido a su importancia para el desarrollo y la mantencióndel equipo de Proyecto.

Puntualidad. Si no comenzamos y terminamos puntualmentedesperdiciamos un gran recurso: nuestro tiempo.

Nuestras reuniones no se deben improvisar. Debemos planear laagenda y citar a los participantes con la debida anticipación.

Nuestra reunión resultará más eficaz si existe un moderador. Su rol esel de facilitar el correcto desarrollo de ésta.

Todos debemos participar en la reunión. Si los miembros fueroninvitados es porque se requiere el aporte de todos y cada uno deellos.

97

P. Scholtes

Ejemplo: Las reglas del juego para hacer nuestras reuniones de Proyecto (2)

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98/154

Nos escuchamos activamente, no nos interrumpimos ni llevamos varias

conversaciones a la vez. Los desacuerdos entre nosotros son constructivos para el equipo deProyecto, están permitidos.

Las decisiones las tomamos por consenso, esto es, discutiremos el temahasta que haya un acuerdo, una decisión con la cual estemos

comprometidos y la apoyemos. Mantenemos minutas que reflejen los acuerdos tomados y las tareas que

se compromete llevar a cabo cada uno de los miembros. Sólo de esta formapodremos hacer un seguimiento de las actividades y los compromisosasumidos en nuestras próximas reuniones.

Nos damos el tiempo para evaluar nuestra reunión. Esta es una actividadde vital importancia para mejorar la efectividad de nuestras reuniones ydesarrollarnos como equipo.

98


Té i li P t i f ti

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Técnicas para preparar y realizar Presentaciones efectivas

99

Una Presentación puede hacerse para cumplir múltiples objetivos...

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100/154

Convencer

100

... Sin embargo, todos estos objetivos apuntan a

un propósito común que es que la audiencia

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101/154

un propósito común, que es que la audiencia

Recuerde, Aprenda, ó

Compre …

una idea y/o contenido

101

Para que la Audiencia recuerde, aprenda o compre

una idea / contenido no basta con que ésta sea

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

102/154

una idea / contenido, no basta con que ésta seabuena…

50 % es tener una buena idea

50

%

es

saber

presentarla

102

Pero muchas presentaciones son

deficientes

debido

a

problemas

de

forma

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

103/154

103

deficientes debido a problemas de forma

El material a exponer ( láminas, Cuadros,

Papelógrafos, etc.) no contienen la información

adecuada.

Las láminas están sobrecargadas de información

El código de la Presentación es muy técnico o

complejo y la secuencia temática no moviliza a tomar

decisiones o acciones

La manera de realizar la presentación es confusa y

poco amena

Mala Presentación

Otras tienen serias

deficiencias

de

fondo

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

104/154

104

deficiencias de fondo

No hay claridad respecto

a la idea que se quieretransmitir.

Los mensajes no se

adecuan a la audiencia.

La presentación no sigue

un camino lógico hacia la

conclusión deseada

No logran transmitir un

mensaje convincente

Una buena presentación se construye con

técnica, creatividad y habilidades sociales

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

105/154

105

, y

• Conocimiento del tema

• Objetivos de la presentación• Estructura• Secuencia lógica• Mensajes coherentes• Láminas adecuadas

TÉCNICA

• Formato de la presentación• Diseño de las láminas

HABILIDADES SOCIALES+

CREATIVIDAD+

• Claridad en la exposición• Capacidad de Persuasión• Manejo corporal• Manejo de las emociones• Manejo de la Audiencia

El objetivo de esta sección es orientar a los

alumnos para que:

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

106/154

106

1. Puedan organizar y estructurar una presentación

atractiva y efectiva.

2. Puedan real izar una presentación generando un alto

impacto en la audiencia.

3. Puedan preparar la presentación de su proyecto del

Diplomado de acuerdo a mejores prácticas.

p q

¿Cómo

preparar

y

estructurar

una

Presentación?

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

107/154

¿Cómo preparar y estructurar una Presentación?

107

Primero, determine el propósito de la Presentación

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

108/154

¿Qué quiere lograr?

¿Es para informar o convencer?

¿Para enseñar contenidos o desarrollar habilidades?

Ejemplo: ¿Quiere que la audiencia comprenda los pasos de un determinado proceso o que modifique las conductas para aplicar dicho proceso?

Convencer

108

A veces el tema en cuestión no es necesariamente

el

objetivo

de

la

presentación

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

109/154

TEMA EN CUESTIÓN :

Estamos con índices de

pérdida por sobre lo

tolerable

OBJETIVO DE LA PRESENTACIÓN:

Convencer a laGerencia de cambiarla política de Control Totalde Pérdidas

109

También debe conocer la audiencia

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

110/154

ASPECTOSOBSERVABLES DE LA

AUDIENCIA

ASPECTOS Y MOTIVOSSUBYACENTESDE LA AUDIENCIA

110

Aspectos observables en una audiencia

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111/154

¿Cuál será su tamaño?

¿Cómo se compone la audiencia?

Nivel (Profesional, Operario) Edad Sexo

¿Están familiarizados con el tema y el lenguaje?

¿Cuánto tiempo podrán dedicar a su presentación?

¿Quiénes son los que toman las decisiones?

¿Líderes de opinión? ¿Influenciadores?

LA PRESENTACIÓNDEBE ADECUARSE

A LAS CARÁCTERÍSTICASOBSERVABLES DE LA AUDIENCIA

111

Aspectos subyacentes de la audiencia

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112/154

¿Qué querrá escuchar la audiencia?

¿Cómo reaccionarán ante la presentación?

¿Qué imagen tienen de mí?

¿ Qué expectativa tendrá el que toma la decisión?¿Y el influenciador?

¿Habrá alguna agenda oculta?

¿Cómo le gustará que le presenten la información?

¿Con qué se sentirán a gusto?

LA PRESENTACIÓNDEBE ADECUARSE

TAMBIÉN A LOS ASPECTOSSUBYACENTES

DE LA AUDIENCIA

112

Ahora recién piense en la estructura que le

quiere dar a la presentación

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

113/154

Una buena estructura es fundamental para dar una buena presentación:

‐ Ubica a la audiencia‐ Permite llegar a las conclusiones en forma ordenada‐ Disminuye las distracciones‐ Permite acortar los tiempos de una presentación

La estructura de una presentación no debiera tener más de 5‐6 secciones

CÓMO

ARMARUNA

PRESEN-

TACIÓN

CÓMO

PREPARARAPOYOS

VISUALES

EFECTIVOS

CÓMO

DARUNA

PRESEN-

TACIÓN

Secciones

113

VISIÓN GENERAL:

INTRODUCCIÓN‐

Para

qué

sirve

una

presentación‐ Deficiencias habituales de las presentaciones‐ Objetivo del Manual

Se puede estructurar la presentación a través de un bosquejo tipo “índice de libro”

8/16/2019 Dap II 2016 - Mod 03 (Gm)

114/154

COMO PREPARAR LOS APOYOS VISUALES‐ Definición del tipo de presentación‐ Uso de Softwares‐ Definición de Transparencias

‐ Uso

de

mensajes

PRINCIPALES TIPOS DE LAMINAS‐ Textos‐ Gráficos‐ Ilustraciones‐ Diagrámas

CÓMO ESTRUCTURAR UNA PRESENTACIÓN‐ Cuando comenzar a trabajar‐ Definición de objetivos y audiencia‐ Definición del contenido‐ Estructura‐ Método de la historieta

COMO DAR

UNA

PRESENTACIÓN

‐ Razones del fracaso‐ Distracción y atención‐ Cómo leer los contenidos‐ Cómo usar láminas con mucho texto

CÓMO

ARMAR

UNA

PRESEN-

TACIÓN

CÓMO

PREPARAR

APOYOS

VISUALES

EFECTIVOS

CÓMO

DAR

UNA

PRESEN-

TACIÓN

Secciones

114

BENEFICIOS

RealzarPREGUNTAS Y

EVITARSi / NoNo interrumpa

TIPOS

Informativo

Informe sobre progresos

Formación

(*) Tony Buzan

Hacer un Mapa Mental también puede ayudar a estructurar la Presentación (*)

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115/154

PRESENTACIONES

Establecer autoridad

Crear imagen

Suplementar

Centrar la atención

Implicar

Expandir

Forza preparaciónRESPUESTAS

Preguntar Grupos pequeños

Información ??

Opinión

?? Antecedentes

T i m i n gGeneral a específico

ResumenGrupo Individual

Responder

Límite de tiempo

Capta la ??

Contenido / intención

Reconocimiento

Parafrasear

Claridad

Respuestar

Verificar

EVITAR

Falta de respuesta

Sentimientos negativos

Posponer Tangentes

MATERIALES

Ideas sobre acciones

Interpretación de papeles

Cuadros

Impresos evaluaciones

ImpresosDiagrámas

Glosarios

Rempresiones

Hojas de discusión

Esquemas

MatricesVisual parcial

CIERRE

Anécdota

Como el principio

Retórico?

Recapitulación

Minisumario

DURANTE INCICIO

Historia

Ocasión

Halago

Promesa

Estadística

Afirmación

ORGANIZACIÓN

Hacer asociaciones

Una herramienta

Movimiento

Organizar después

Explosiones creativas

Escribir notasFluir lib

dap ii 2016 - mod 03 (gm)

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