das intranet performance cockpit

November 2016

Steuerung und Bewertung von Social Intranets

DAS INTRANET PERFORMANCE COCKPIT

SOCIAL INTRANETS: RAUM UND STRUKTUR FÜR KOMMUNIKATION & KOLLABORATION

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• Top-Down-Kommunikation

• Nachrichtenkanal

• Statisch/Dokumentenzentriert

• Abteilungsporträts

• Linksammlungen

• ...

• Themenabonnements

• Aktivitätenstrom/Newsfeed

• Personalisierung

• Virtuelle Projekt- und Teamräume

• Persönliche Nutzerprofile

• ...

DER MOMENT DER WAHRHEIT ...

3

Aber was bringt das

unserem Unternehmen

ganz genau?!

Herzlichen Glückwunsch,

es ist toll geworden!

Unser neues Intranet

ist live gegangen!

DEN WERTBEITRAG DES SOCIAL INTRANETSSICHTBAR MACHEN

4

Kernfragen des Managements beantworten –

mit dem Intranet Performance Cockpit

• „Wie stark wird das Intranet genutzt? Für was?“

• „Worin liegt der Nutzen für unser Unternehmen?“

• „Wie hilft uns das Intranet, unsere strategischen

Ziele zu erreichen?“

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PROJEKTABLAUF IM ÜBERBLICK

I. (optional) Analysephase und Interviews mit ausgewählten

Stakeholdern

II. Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets

inkl. Zielableitung und Identifizierung der Werttreiber

III. Entwicklung der Scorecard

IV. Daten-Erhebung und Auswertung, grafische Aufbereitung (Cockpit)

und Kommentierung/Management Summary

à Fortlaufende Weiterentwicklung/Optimierung des Social Intranets

I. (OPTIONAL) ANALYSEPHASE UND INTERVIEWS MIT AUSGEWÄHLTEN STAKEHOLDERN

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Sichtung und Auswertung von Strategiedokumenten und Konzepten

für die interne Kommunikation

Vertrauliche und anonymisierte Aufbereitung der Ergebnisse

für den Workshop zur Steuerung und Bewertung des Social Intranets

8-12 strukturierte Einzelgespräche als Leitfaden-Interviews

(persönlich oder telefonisch)

Einschätzungen von Status bzw. Zielen des Social Intranets

Abgleich mit Erwartungen und Einschätzungen aus anderen Unternehmen

II. WORKSHOP ZUR STEUERUNG UND BEWERTUNG EINES SOCIAL INTRANETS

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Intranet-Zielbild und Projektrahmen

Intranet-Aktivitäten: Bestandsaufnahme und Analyse

Bezug zu Zielen des Managements

Entwicklung von Wirkungs- und Leistungszielen des Intranets sowie von Messgrößen (Long List)

Auswahl von Erhebungsformaten für Messgrößen der Intranet-Scorecard

1

2

3

4

5

Beispielhafte Workshop-Agenda

II. GENERISCHE WERTTREIBER VON SOCIAL INTRANETS

8

Kenntnis der Vorteile und Funktionsweise des Social Intranets

Output

Gute Usabilitydes Social Intranets

Gute Aktualität und Qualitätvon Inhalten

Gute Reichweitedes Social Intranets

Outflow Verbesserung der Qualität Steigerung der Effizienz

Steigerung von Innovationsstärke und Wettbewerbsfähigkeit

Strategieunterstützung und Veränderungsbereitschaft

Wirtschaftlicher Einsatz von finanziellen und personellen RessourcenInput

Outcome

Hohe Bereitschaft zu Kooperation und Wissensaustausch

Offene Feedback-Kultur

Führungskräfte unterstützen SocialCollaboration

Mitarbeiter erkennenNutzen für eigene Arbeit

Wertschätzung von Engagement im Social Intranet

III. INHALTE UND OPTIONEN ZUR GESTALTUNG EINER SCORECARD

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Inhalt Beschreibung

Kommunikationsziel Aus den Unternehmenszielen abgeleitetes Ziel der Unternehmenskommunikation

Funktion Verantwortung für die Erreichung des Kommunikationsziels

Wirkungsstufe Wirkungsstufe, auf der das Kommunikationsziel zu verorten ist

Messgröße Formel zur Berechnung der Kennzahl

Messeinheit Einheit, mit der die Messgröße angezeigt wird (z. B. %)

Erhebungsmethode (Empirische) Methode, mit der die Messgröße erhoben wird

Erhebungsfrequenz Frequenz, mit der die Messgröße zu erheben ist

Anspruchsgruppe(n) Stakeholdergruppe(n), auf die sich das Kommunikationsziel bezieht

Ist-Wert(e) Ergebnis der Erhebung, tatsächlicher Wert der Kennzahl

Soll-Wert Angestrebter Wert der Kennzahl

Durchschnitts-Wert Durchschnitt der Ist-Werte in einem definierten Zeitraum

Abweichung/Status Differenz zwischen Ist- und Soll-Wert (ggf. mit einem Status hinterlegt)

Trend Entwicklung des Ist-Werts im Vergleich zur letzten Erhebungsperiode

Mit Beitrag von Prof. Dr. Ansgar Zerfaß und Dr. Jan Sass zur Communication Scorecard

III. SCORECARD FÜR EIN SOCIAL INTRANET

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Scorecard Social Intranet (Muster)

Kommunikationsziel Messgröße Ist Soll Trend Vgl. 2015 Q1 Q2 Q3 Q4 Kommentare

Wirkungsziele

Unterstützung der Veränderungsbereitschaft Top 2-Boxes (Befragung) … … …

Höherer Wissenstransfer Intensität des von Dialog/Austausch … … …

Erkennen des Nutzens füreigene Arbeit Top 2-Boxes (Befragung)

(…) … … …

Leistungsziele

Hohe Nutzungsintensität Zugriffe, Kommentare … … …

Gute Usability Top 2-Boxes (Befragung) … … …

Hohe Funktionalität Nutzungstiefe

(…)

IV. DATEN-ERHEBUNG UND AUSWERTUNG

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Umfassende Datenbasis/

Analyse-

Grundlage

System-Statistiken

Nutzergenerierte,

anonymisierte Daten

Nutzer-Befragungen/

Pulse-Checks

IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE I

12

50%

60%

70%

45%

66%

Kategorie

Kategorie

Kategorie

Kategorie

Kategorie

50%

60%

70%

Kategorie

Kategorie

Kategorie

50%

60%

70%

Kategorie

Kategorie

Kategorie

50%

60%

70%

Kategorie

Kategorie

Kategorie

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Rezeption strategischer ThemenUsability








Reichweite Qualität der Inhalte

VeränderungsbereitschaftNutzen für die eigene Arbeit Wissenstransfer Feedbackkultur

Leis

tung

szie

leW

irku

ngsz

iele

1,221,22 1,221,22

InnovationsstärkeEffizienz

IV. COCKPIT-DARSTELLUNG FÜR SOCIAL INTRANET-ZIELE II

13

35%

25%

20%

20% Verbessert Leistung sehr

Verbessert Leistung

Verschlechtert Leistung

Verschlechtert Leistung sehr

55%

10%

20%

15% Sehr glaubwürdig

Glaubwürdig

Unglaubwürdig

Sehr unglaubwürdig

0,82 0,77 0,87 0,73

-2

-1

0

1

2

Q1 Q2 Q3 Q4

Strategieunterstützung: Strategische Bereitschaft | Glaubwürdigkeit

Innovationsstärke: Veränderungsbereitschaft | Feedbackkultur

Usability | Reichweite | Qualität der Inhalte

64% 61%

FY 2014 FY 2015

-3%-pts.

Lorem ipsum dolor sit amet, consetetur sadipscing elitr



0,53 0,27 0,42 0,43

-2

-1

0

1

2

Q1 Q2 Q3 Q464%

36% Passive Nutzer Aktive Nutzer

Effizienz: Nutzen für die eigene Arbeit | Wissenstransfer


85 110 90 85

120 80 90 70

0

100

200

300

Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014

256135 132

203

89

112205

0

100

200

300

Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014

1,22


1,22

1,22

85 110 90 850

100

200

300

Q1 2014 Q2 2014 Q3 2014 Q4 2014

WIR BIETEN IHNEN EINE PASSGENAUE LÖSUNG AUS EINER HAND

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Deutschlands einzige reineFull-Service Intranet Agentur

Auf Kommunikationsmanagement spezialisierte Unternehmensberatung

• Konzeption und Beratung bei der Auswahl von Zielen und Messgrößen

• Erfassung und Erhebung der relevanten Daten

• Auswertung und Aufbereitung der Daten in Social Intranet-Scorecard und Cockpit

• Kommentierung und Handlungsempfehlungen

Unser Leistungsangebot

Mission

Wir unterstützen Unternehmen dabei, die Effizienz und die

Effektivität ihrer Unternehmens-kommunikation zu verbessern.

Leistungsspektrum

• Strategie & Positionierung: Kommunikation strategisch ausrichten

und steuerbar machen

• Organisation & Prozesse: Strukturen optimieren, Qualität

verbessern

• Controlling & Reporting: Kommunikation steuern und bewerten

Mission

Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Arbeits- und

Kommunikationslandschaft in die digitale Welt zu transformieren.

Leistungsspektrum

• Strategie und Informationsarchitektur: Den Bauplan

für das Intranet ausarbeiten

• Technische Umsetzung: SharePoint, Coyo, Just, Bitrix,

IBM, Interact, Staffbase – schlüsselfertige Intranets

• Kommunikationsmanagement: Einführung, Verankerung, dauerhafte

Nutzerakzeptanz

KOMPETENZ IM KOMMUNIKATIONS-CONTROLLINGMIT SPEZIALISIERTEM KNOW-HOW BEI SOCIAL INTRANETS

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• Langjährige Praxiserfahrung

• Ausgeprägte Expertise in Kommunikationsmanagement und Social Intranets

• Direkte Projekteinbindung der Partner

• Pragmatische, flexible Arbeitsweise

• Hohes Qualitätsbewusstsein

• Effiziente Abstimmungsprozesse

Unser Versprechen

Dr. Jan Sass ist Partner von LAUTENBACH SASS. Seine

Beratungsschwerpunkte sind die strategische Ausrichtung der

Unternehmenskommunikation und die Optimierung von

Strukturen und Prozessen in der Kommunikationsfunktion.

Außerdem unterstützt er Konzerne und öffentliche

Organisationen bei der Einführung von Steuerungslösungen für

die Unternehmenskommunikation.

Sass ist Ko-Leiter des DPRG Arbeitskreises „Kommunikations-

steuerung und Wertschöpfung“. Er hat zahlreiche

Fachbeiträge zum Thema Kommunikationsmanagement

veröffentlicht und zuletzt mit Prof. Dr. Lothar Rolke den

Sammelband „Kommunikationssteuerung. Wie Unternehmens-

kommunikation in der digitalen Gesellschaft ihre Ziele

erreicht“ veröffentlicht (de Gruyter 2016). Vor der Gründung

von LAUTENBACH SASS war Sass Partner bei Kohtes Klewes

(heute Ketchum Pleon)

Lutz Hirsch ist Executive Partner bei HIRSCHTEC und seit 1996

in der IT- und Internetbranche aktiv. Nach Stationen bei d.d.

synergy (Bereichsleiter Intranet/Groupware) und der IBM Global

Services (Principal Consultant) gründete er 2003 die Firma

HIRSCHTEC, die heute über 45 Mitarbeiter hat.

Oliver Chaudhuri ist Principal Consultant Kommunikation von

HIRSCHTEC. Er unterstützt Unternehmen dabei, Schwellen auf

dem Weg zum Social Workplace durch Kommunikation zu

überwinden und den kulturellen Wandel gemeinsam mit den

Mitarbeitern erfolgreich zu gestalten.

www.HIRSCHTEC.EUwww.lautenbachsass.de

WIR FREUEN UNS AUF DIE ZUSAMMENARBEIT!

Dr. Jan [email protected]+49 (069) 257 82 65 10

Lutz [email protected]+49 173 54 44 707

Oliver [email protected]+49 160 99 79 62 19

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