database access 2010 - it univers · icdl ®, access 2010 . side . 3. af . 102. icdl . database,...

Side 3 af 97

Database Access 2010

Materialet må ikke kopieres Side 2 af 102

Af: Charlotte Cederstrøm

Forlag: IT-Univers ApS

Telefon: 2177 3463

E-mail: [email protected]

Web: www.it-univers.dk

År: 2014

ISBN: 978-87-91642-75-3

Gengivelse af denne bog eller dele heraf uden tilladelse er ikke tilladt ifølge gældende dansk lov om ophavsret.

ICDL ®, Access 2010

Side 3 af 102

I C D L

DATABASE, ACCESS 2010

IT Univers

København 2014



Indholdsfortegnelse

Introduktion ............................................................ 6

Introduktion til databaser ...................................... 7

Generelt .................................................................................. 7

Databaser Access ................................................ 10

Databasen - Tabeller .............................................................. 10

Forspørgsler .......................................................................... 10

Formularer ............................................................................ 11

Rapporter .............................................................................. 11

Makro/Moduler/Visual Basic ..................................................... 11

Minimere og genskabe bånd .................................................... 11

Placere kommandoer på Hurtig Adgangs linjen ........................... 13

Hjælp ................................................................................... 15

Åbn programmet Access .......................................................... 16

Opret database ...................................................................... 17

Oprette, gemme og lukke database .......................................... 20

Tabeller ................................................................. 21

Generelt ................................................................................ 21

Oversigt over Datatyperne ...................................................... 26

Indtaste data/oprette nye poster i en tabel ................................ 29

Redigering i databasen ........................................ 32

Redigere data ........................................................................ 32

Fortryd og annuller fortryd ...................................................... 32

Slette poster .......................................................................... 33

Søge efter bestemte data ........................................................ 37

Filtrere tabel .......................................................................... 39

Relationsdatabaser ................................................................. 41

Relationer ............................................................................. 41



Oprette og slette relationer...................................................... 43

Anvende regler på relationer .................................................... 45

Feltegenskaber ...................................................................... 51

Forespørgsler........................................................ 54

Generelt ................................................................................ 54

Kriterier ................................................................................ 57

Oprette en forespørgsel .......................................................... 60

Åbn/Luk forespørgsel/Skift mellem visningsformerne .................. 63

Formularer ............................................................ 66

Generelt ................................................................................ 66

Udskrivning og Sideopsætning ................................................. 73

Rapporter .............................................................. 78

Generelt ................................................................................ 78

Repetitionsøvelser ............................................... 93

DANSK IT – Modul 5 – Database .......................... 99



INTRODUKTION

Materialet er udviklet som undervisningsmateriale til kurser og selvstudium i grundlæggende Ac-cess bl.a. ICDL ® modul 5. De højrestillede talangivelser i parenteser i materialet henviser til kom-petencemålene i Syllabus 5.0 ICDL® fra DIT (DANSK IT).

Syllabus er sat ind på de sidste sider i dette hæfte.

Der skal anvendes øvefiler til øvelserne i hæftet. Øvefilerne kan downloades fra www.it-uni-vers.dk.

Materialet er godkendt af DIT (DANSK IT).



INTRODUKTION TIL DATABASER

GENERELT

(5.1.1.1, 5.1.1.2, 5.1.1.3)

En database er en samling af oplysninger, som er gemt elektronisk på en struktureret måde. Op-lysningerne er gemt i tabeller i en eller flere filer, alt efter hvilken database du bruger. Tabellerne er databasens byggestene.

Når du skal oprette en database, er du nødt til at danne dig et overblik over, hvilke informationer din database skal indeholde. Du skal endvidere have et overblik over, hvordan de ønskede infor-mationer skal kunne trækkes ud af databasen igen i form af formularer og rapporter.

Forestil dig, at du skal opbygge en database over medlemmer i en badmintonklub. Du er altid nødt til at starte med en grundig analyse af informationsbehovet, dvs. bl.a. finde ud af, hvilke in-formationer du skal bruge, samt i hvilke tabeller de bør ligge. I badmintonklubben kan du f.eks. bruge følgende registrant af medlemmerne:

• Navn og adresse • Telefon • Fødselsdato • Indmeldelsesdato • Type: junior eller senior • Kontingent: betalt/ikke betalt

Når du har analyseret informationsbehovet, har du måske fundet ud af, at der er flere oplysnin-ger, der skal registreres. F.eks. mangler der en meget vigtig oplysning, nemlig: Postnummer og by. Først når du er helt klar over, hvad du vil, skal selve databasen konstrueres, således at den kan fungere korrekt.

Tabellerne er som nævnt databasens byggesten, og det er derfor meget vigtigt, at man får kon-strueret tabellerne korrekt fra starten. Oplysningerne deles nemlig op i tabeller og knyttes sam-men via relationer imellem tabellerne. For at skabe relationerne knytter man såkaldte nøglefelter til hinanden i tabellerne. Når tabellerne har indbyrdes relationer, kaldes databasen en relations-database.



Vi vender et øjeblik tilbage til registranten over badmintonklubbens medlemmer, hvor vi fandt ud af, at der manglede postnummer og by. Postnummer og by hænger entydigt sammen (til et post-nummer svarer én og kun én by), så måske kan vi indrette vores database, så vi kan slippe for at taste alle bynavnene ind, når vi først har tastet postnummeret. Ovennævnte proces kaldes at normalisere en database. Når man deler informationer op i mindre enheder, undgår man at gen-tage data i tabellerne. Man kalder det for redundans, når en oplysning er gentaget, uden det er strengt nødvendigt.

Hvis vi ser på de data, vi skal registre i badmintonklubben, kan vi se, at vi skal registrere medlem-mets navn. Men navnet består jo både af et fornavn og et efternavn og indeholder i princippet to informationer: 1) et fornavn og 2) et efternavn. Hvis vi bibeholdt en registrering, der kun hed navn, så ville vi ikke kunne sortere vores felt ’Navn’ alfabetisk på efternavn (fordi feltet også inde-holder et fornavn), men hvis vi opdeler feltet i både fornavn og efternavn, så får vi mulighed for at sortere alfabetisk.

TO TABELLER MED EN RELATION.

Hver tabel består af nogle felter f.eks. Medlemmer består af felterne: Medlemsnummer, Fornavn, Efternavn, Adresse, Postnummer og Kategori.

En post består af de informationer i felterne der hører sammen:



Hvert felt er defineret med længde og type.

Fornavn er defineret som et tekstfelt (både tal og bogstaver kan indtastes) og har max. længde på 50 karakterer.



DATABASER ACCESS

Når du åbner programmet Access 2010 kan du straks vælge:

Som ved et dobbeltklik åbner en database, som er klar til at blive desig-net.

DATABASEN - TABELLER

Databasen opretter automatisk én tabel, det er udgangspunktet til hele databasen. Hvis databa-sen skal bestå af flere tabeller med relationer opretter du selv disse. Alle elementerne i Access kan du finde under fanen Opret.

FORSPØRGSLER

Når databasen er konstrueret og du har tastet data i den, så kan du begynder at anvende det. For-målet med en database er at finde oplysningerne igen. Til at udtrække bestemte oplysninger op-retter du forespørgsler f.eks. alle der spiller håndbold og som har et bestemt postnummer.



FORMULARER

Til at præsentere databasen på skærmen opretter du formularer. Du kan selv designe formula-rerne så data er lette at få overblik over.

RAPPORTER

Hvis data skal udskrives på papir, så opretter du rapporter, hvor du kan designe opsætningen af data – hvilke data skal vises og i hvilken rækkefølge osv.

MAKRO/MODULER/VISUAL BASIC

Disse avancerede funktioner og indgange falder uden for PC-kørekort®. Se eventuelt PC-kørekort® Avanceret for at få mere at vide.

MINIMERE OG GENSKABE BÅND

(5.2.1.4)

Her vises båndet under fanen Startside. Båndene består af en række knapper og valgmuligheder. Hvert faneblad har et bånd, som vises ved klik i fanens navn.



Minimér og genskab båndet

HVAD VIL JEG HVORDAN GØR JEG

Få skjult båndet Højreklik på båndet

eller [Ctrl] + [F1]

Få vist båndet Højreklik i menulinje

Fjern markering

eller [Ctrl] + [F1]

ØVELSE 1- MINIMÉR BÅNDET

1. Åbn en ny database 2. Minimér båndet 3. Genskab båndet



MENUPUNKTET FILER

Her ligger kommandoer som har at gøre med filer: Gemme, åbne, udskrive og så videre samt Ind-stillinger for programmet Access 2010. Dette punkt kaldes Microsoft Office Back-stage.

PLACERE KOMMANDOER PÅ HURTIG ADGANGS LINJEN

Når du arbejder i Access, kan det være nyttigt at placere flere kommandoer på Hurtig adgangs lin-jen. Den er placeret i toppen af skærmen og kan bruges som supplement til kommandoerne på båndene. Hvis der ikke er en knap for den kommando eller de funktioner, som du ofte bruger, kan du selv tilføje den. På den måde slipper du for at skulle ind under de samme faner og grupper mange gange. Det gør dit arbejde hurtigere og mere effektivt.

Her er f.eks. knappen Udskriv med i Hurtig Adgangs linjen

Placere flere kommandoer på Hurtig Adgangs linien


Placere flere kommandoer på Hurtig Ad-gangs linjen

Vælg hvilke fane kommandoen kommer fra via rullelisten



Markér ønsket kommando

Klik på Tilføj

Kommandoen flyttes til højre side

Klik OK når du er færdig

Ændre rækkefølgen af kommanoderne Klik på kommandoen til højre

Klik på

Klik OK når du er færdig

Fjerne kommandoer

Find kommando i højre side

OK

ØVELSE 2 – PLACERE KOMMANDOER PÅ HURTIG ADGANGS LINJEN

1. Tilføj ikonet Print til Hurtig Adgangs linjen



HJÆLP

(5.2.1.5)

Når du arbejder i Access, har du, som i de andre Office-programmer, en Hjælp funktion. Når du har aktiveret Microsoft Access Hjælp, kan du foretage en søgning efter et specifikt emne/begreb. Flere steder i Access kan du undervejs i dialogbokse aktivere Hjælp.



ÅBN PROGRAMMET ACCESS

(5.2.1.1)

Når du åbner programmet Access 2010, ser du dialogboksen fra punktet Nyt. Her fra kan du op-rettet en ny database ud fra en Tom database dvs. uden tabeller eller indhold eller vælge nogle Eksempelskabeloner eller Officeskabeloner, som er designet til særlige opgaver f.eks. en kartotek Contacts. Du vil blive ført igennem oprettelsen af en database. I dette materiale arbejder vi ud fra en Tom database og opretter selv alle nødvendige dele og faciliteter undervejs.

Access lukkes som andre vinduer/programmer i krydset øverst til højre.



OPRET DATABASE

(5.2.1.3)

Hvis du har valgt at oprette en ny Tom database, er det en gode idé med det samme at gemme databasen. I Access gemmes der nemlig løbende, mens du arbejder, og derfor skal du starte med at give din databasefil et sådant navn, at den kan kendes igen på navnet. Når du har givet din da-tabase et beskrivende navn, er du klar til at oprette den. Database får filtypen ”efternavnet” .accdb (Access DataBase). Dette bør ikke ændres.

Du kan flytte, kopiere og omdøbe en databasefil fra vinduet Åbn.

Når du valgt en Tom database, åbner Access med en tom tabel, som du skal designe.



I dette vindue kan du designe din tabel, dvs. bestemme kolonneoverskrifter i tabellen, som kaldes for felter eller feltnavne og vælge datatype Tekst, Tal, Valuta osv.

Når du arbejder i Dataarkvisning, så kan du se indholdet af posterne

Hvis du skal arbejde lidt grundigere med designet af felterne f.eks. be-stemme hvor mange karakterer (tegn) der må tastes f.eks. i feltet For-navn så skal du åbne Tabellen i Designvisning.

Dataarkvisning

Designvisning



Dit databasevindue er tomt, når du starter, men efterhånden som du opretter databaseobjekter, kommer de til at stå i databasevinduet, som du ser herunder, hvor databasen Klub er oprettet. Du kan se alle dine Access-objekter ved at slå visning til ved pilen:

Vis alle Access-objekter

Sæt visning af alle objekter



OPRETTE, GEMME OG LUKKE DATABASE

(5.2.1.2, 5.2.1.3)

Når du taster data ind i tabeller bliver de automatisk gemt. Access vil spørge om ændringer i ob-jekter skal gemmes. Dette giver en høj sikkerhed for, at arbejde bliver gemt, og er forudsætningen for at Access kan arbejde som flerbrugersystem.

Oprette, gemme og lukke en database


Oprette og gemme en ny database

(Microsoft Office )

Angiv Filnavn og placering og vælg Opret

Lukke database

Eller [Alt] + [F4]

ØVELSE 3 – OPRETTE EN TOM DATABASE

1. Opret en tom database - gem den med navnet Familie og venner 2. Luk databasen



TABELLER

GENERELT

(5.1.2.1, 5.1.2.2, 5.1.2.5, 5.3.2.5)

Når du vil oprette en database, skal du designe og oprette de tabeller, der skal indeholde de op-lysninger, der skal registreres. Det første skridt, når du vil oprette en tabel, er at du skal designe betingelserne for tabellen. Det vil sige, at du skal overveje, hvilke datatyper, der skal indtastes. For at definere det indhold, der skal indtastes i tabellen, skal man både definere Feltnavne – den ind-holdsmæssige side, så som f.eks. Fornavn, Efternavn etc. - og hvilken datatype der skal tilknyttes til selve Feltnavnet, f.eks. vil Feltnavnet Fornavn have datatype Tekst. Derimod vil et felt, hvor der skal indtastes Fødselsdatoer skulle sættes til datatypen Dato og Klokkeslæt. Datatypen skal du vælge ud fra en liste, og den er afgørende for, hvilke data du senere kan indtaste i feltet.

Når man vælger et Feltnavn, er det meget vigtigt, at man bruger navne, der kun beskriver en egenskab (et attribut) for at sikre tabellens entydighed. F.eks. er Feltnavn Navn ikke entydig i for-hold til, om der skal indtastes både fornavn og efternavn. Derfor vil man altid vælge to felter, nemlig Fornavn og Efternavn.

Primær nøgle



Denne tabel i designvisning har fået indtastet Feltnavne og de dertil hørende Datatyper, såvel som en beskrivelse.

Hver tabel bør tildeles en primærnøgle. Primærnøglen er ét felt, som er unik for alle poster. Det kan f.eks. være cpr-nummer, varenummer og lignende. En primærnøgle kan (og må) ikke inde-holde samme værdi (dubletter) i flere poster.

Access bruger primærnøglen til at kende forskel på posterne i en tabel og i forbindelse med relati-oner, det vil sige sammenkædning af data i flere tabeller.

Du placerer en primærnøgle ved at sætte markøren i feltnavnet og så klikke på knappen

Når du er færdig med at definere din tabel i Designvisningen, kan du indtaste de oplysninger, dvs. poster, som skal registreres i selve tabellen. For at kunne gøre det skal du skifte til en anden vis-ningsformen Dataarkvisning.

Herunder ser du en færdig tabel, der allerede er udfyldt med oplysninger i dataark-visning:

Post

Postvælger



De felter du har defineret i Designvisningen for din tabel, vises nu som kolonneoverskrifterne i din tabel. Nu kan du indtaste dine oplysninger i de enkelte rækker. En række viser en post i databa-sen. En række svarer faktisk til et kartotekskort i gamle dage, hvor vi opbevarede kartotekskort i sorte kasser.

I bunden af din tabel kan du ved hjælp af postvælgere blade rundt i din tabel. Du kan indtaste nye poster direkte i en tabel i dataarkvisning eller bruge en tom formular til at hjælpe med indtastnin-gen.

OPRETTE EN TABEL

(5.2.2.1, 5.3.2.1)

Inden du kan taste oplysninger ind i en database, skal du have designet tabellen, som skal inde-holde dine data. Det svarer til at lave et spørgeskema, hvor der gøres klar til, at brugeren kan skrive oplysninger ind i bestemte felter.

Oprette en tabel


Oprette en tabel i en åbnet database

Vælg datatype for det første felt

Navngiv feltet og fortsæt med øvrige feltnavne

Vælg Designvisning hvis du vil knytte begrænsninger til feltet (f.eks. antal tegn). Gem tabel med sigende navn



Angive et nøglefelt I designvisning: Markér det felt, du ønsker at bruge som nøgle-felt

Fjerne nøgle fra et felt Marker rækken for det felt, som har fået tildelt primær nøgle Klik på knappen for primær nøgle og nøglen bliver fjernet

ØVELSE 4 - OPRETTE EN TABEL

1. Opret databasen Familie og venner 2. Opret en tabel i databasen 3. Opret tabellen i Designvisning 4. Tabellen skal indeholde følgende felter. Du vurderer selv hvilke datatyper, der skal anvendes:

Fornavn

Efternavn

Adresse

Postnummer

Telefonnummer

Fødselsdag

5. Luk den færdige tabel 6. Gem tabellen under navnet Grunddata 7. Access oplyser dig om, at du ikke har valgt en primær nøgle og spørger, om programmet skal

oprette et nøglefelt. Klik på Ja 8. Tabellen lukkes 9. Åbn tabellen Grunddata fra databasevinduet igen i Designvisningen og se, hvor Access har op-

rettet et nøglefelt

OBS! Når Acces opretter et nøglefelt, bruges som standard altid Feltnavn ID og Datatype Auto-nummerering. Dette kan du selv ændre.



LUKKE/ÅBNE EN TABEL

(5.2.2.1)

Når du er færdig med at arbejde med en tabel, kan den lukkes uden at gemme, fordi de poster, som du indtaster gemmes automatisk.

Luk eller åbn en tabel


Lukke en tabel Klik på krydset til højre under båndet

Åbne en tabel Dobbeltklik på tabellen til venstre på skærmen

ØVELSE 5 – ÅBN ELLER LUK TABEL

1. Åbn tabellen Grunddata i Familie og venner i dataarkvisning 2. Luk tabellen



OVERSIGT OVER DATATYPERNE

(5.1.2.3, 5.1.2.4)

Når du vælger en datatype, så fortæller du Access, hvilken form for data du vil indtaste i feltet. Der findes følgende datatyper:

Datatype Forklaring Eksempel

Tekst Maks. 255 tegn (angiv altid maksimum) Nyvej 3 (alfanumerisk)

Notat Bruges til længere tekster 65.535 tegn Bemærkninger /kommentarer m.m.

Tal Brug tal hvis der skal laves beregninger (vælg un-dertype under format)

1250

Dato og klokkeslæt Bruges til datoer og tidspunkter 18.04.2005

Valuta Sætter valutasymbol automatisk foran tal Kr. 15,-

Autonummerering Kan bruges til at give forløbne numre 1-2-3-4….

Ja/nej Sand/falsk (vælg type under format)

OLE-objekt Bruges til billeder og dokumenter

Hyperlink Hvis du skal indsætte en web adresse eller bruge e-mail

www.it-univers.dk

Vedhæftet fil En fil som er knyttet til posten Et Worddokument

Beregnet Et felt som indeholder en beregning ud fra for-mel/udtryk du opstiller

Læg tallene fra to an-dre kolonner sam-men

Guiden Opslag Bruges til at lave opslag fra én tabel til en anden

I eksemplet på s. 10 kan du se, at feltet Fornavn er et tekstfelt, som har en feltstørrelse på 50 tegn (det felt, hvor feltmarkøren er placeret).

Det betyder, at du maksimalt kan skrive 50 tegn i feltet Fornavn. Dette tal kan ændres ved sim-pelthen at skrive et andet tal i stedet for. Feltet kan maksimalt være på 255 tegn. Du skal imidler-tid være opmærksom på, at hvis du sætter tallet for højt, så vil din database komme til at fylde mere og derfor være langsommere at arbejde med. Bruger du kun 4 tegn, men har sat feltstørrel-sen til 50, så vil hver post bruge 50 tegn i feltet.

http://www.it-univers.dk/



Du kan se mere om datatyper ved at gå ind i en tabel i designvisning, stille dig i et felts datatype og trykke på F1-tasten på dit tastatur. Inde i hjælpefunktionen vil du få en beskrivelse af de en-kelte datatyper.

Hvis du vil arbejde videre med Access, bør du finde tid til at læse disse igennem.

Udgangspunktet for at arbejde med en database er, at du har mindst én tabel med informationer.

OVERSIGT OVER VISNINGSFORMER

(5.2.2.2)

I Access arbejder vi med "visningsformer". Når du ser på dataene eller indtaster dataene i en for-mular, så arbejder vi med følgende begreber:

Hvad vil jeg Visningsform

Vise data i en tabel Dataarkvisning

Vise data i en formular Formularvisning

Vise data i en forespørgsel Dataarkvisning

Vise data i en rapport Rapportvisning

Ændre eller oprette en tabel Designvisning

Ændre eller oprette en formular Designvisning

Ændre eller oprette en forespørgsel Designvisning

Ændre eller oprette en rapport Designvisning

Dataarkvisning og Designvisning



Når du f.eks. vil ændre eller oprette noget i en database, kan du se i skemaet, at du skal bruge de-signvisning. Det svarer til, at en designer laver snitmønstre til en kjole. Når du vil vise eller se data, du har indtastet, skal du bruge dataarkvisning, formularvisning eller rapportvisning.

Ændre visningsformen i tabellen


Skifte mellem tabellens: Designvisning til Dataarkvisning

Når du står i visningsformen Dataarkvisning vælg Designvis-ning

Skifte mellem tabellens: Designvisning til Dataarkvisning

Når du står i visningsformen Designvisning vælg Dataarkvis-ning

ØVELSE 6 – ÆNDRE VISNINGSFORMEN I TABELLEN

1. Åbn tabellen Grunddata fra databasevinduet i Designvisning 2. Skift til Dataarkvisning 3. Skift tilbage til Designvisning 4. Luk tabellen



INDTASTE DATA/OPRETTE NYE POSTER I EN TABEL

(5.3.1.1, 5.3.1.2)

Når du har designet en tabel, er den klar til, at du kan taste dine data ind. Informationerne kan du have på papir som kartotekskort, telefonlister, varelister m.m. Hvis du har dataene elektronisk f.eks. i et regneark, er det muligt at ”hælde” dem over i en database, så du ikke skal taste det hele ind igen. Til dette formål findes der en Guide, der hjælper dig med at importere data.

Den visningsform, du anvender til indtastning, kaldes Dataarkvisning.

Indtaste data i en tabel


Indtaste data i en tabel Dobbeltklik på den tabel du vil åbne

Sæt markøren under første felt i første række indtast

Indtaste data Indtast i de forskellige felter.

Brug [TAB] til at komme fra et felt til det næste

Brug [ENTER] til at skifte til næste række

Nøglefeltet skal altid udfyldes – hvis det ikke er et autonum-mereret felt som Access udfylder

ØVELSE 7 – INDTAST DATA I TABEL

1. Åbn databasen Familie og venner 2. Indtast mindst fem personer i tabellen Grunddata. Du finder selv på navne 3. HUSK: Du har valgt autonummerering for dit nøglefelt. Her, i dette tilfælde, nummererer Ac-

cess automatisk, så du blot behøver at tabulere [TAB] til næste felt 4. Luk databasen



NAVIGERE I TABELLER VED HJÆLP AF KNAPPER

(5.2.2.4)

Du kan navigere i tabeller ved hjælp af Navigationsknapperne, der er placeret nederst i vinduet.

ÆNDRE KOLONNEBREDE/INDSÆT NY KOLONNE/FLYT KOLONNE

(5.3.2.7, 5.3.2.8)

Du kan ændre kolonnebredden i en tabel ved at trække i den lodrette streg mellem to kolonne-overskrifter eller dobbeltklikke på stregen. Hvis du dobbeltklikker, vil kolonnens bredde bestem-mes af indholdet i kolonnen.

Første post Forrige post Næste post

Tom (ny) Tast det nummer der skal flyttes til

Sidste post



Du kan ændre rækkefølgen af kolonnerne ved at klikke på kolonnens overskrift én gang – så den bliver markeret og derefter trække den hen til den nye placering.

Du har mulighed for at indsætte en ny kolonne i din tabel i dataarkvisning for så at definere felt-navn og datatype i Designvisningen. Det anbefales dog at gøre det direkte i Designvisningen.

Redigere kolonnebredde i en tabel/indsæt kolonne/flyt kolonne


Ændre bredde eller række-følge af rækker i en tabel

Åbn tabellen i dataarkvisning

Træk i den lodrette streg mellem to kolonneoverskrifter eller – sort dobbeltpil

dobbeltklik på stregen

Indsætte ny kolonne i data-arkvisning

Markér en eksisterende kolonne

Vælg Fanen Dataark Gruppen felter & kolonner Indsæt

Den nye kolonne indsættes til venstre af den markerede ko-lonne

Skift til Designvisning og definere Feltnavn og datatype!

Ændre rækkefølge af kolon-nerne

Åbn tabellen i Dataarkvisning

Marker den kolonne, der skal flyttes

Hold venstre musetast ned og træk til den ønskede position



REDIGERING I DATABASEN

(5.2.2.4)

REDIGERE DATA

En gang imellem har man brug for at ændre data i en tabel, uden at lave om på designet. F.eks. hvis en person i tabellen har skiftet adresse. Dataændringer foregår i dataarkvisning.

Redigere data i en tabel


Ændre data i en tabel Åbn tabellen i dataarkvisning

Klik i det felt, hvor du vil ændre data (brug slette/rette taster)

Se evt. afsnittet:

Søge efter bestemte data

Afslut ved at klikke på

Access gemmer dine ændringer

ØVELSE 8 - REDIGERE DATA

1. Skift adresse og navn på et par af de indtastede personer i tabellen Grunddata

FORTRYD OG ANNULLER FORTRYD

Næsten alle handlinger, du foretager i programmet, kan fortrydes Det er også muligt at annullere fortryd, hvis du opdager, at det alligevel var godt nok, det du havde lavet.

Du skal være opmærksom på, at du IKKE KAN FORTRYDE sletning af poster i en tabel. Derfor får du et vindue på skærmen, der advarer dig om konsekvensen ved at slette posten.

Fortryd funktion


Fortryde handling eller [Ctrl] + [z]

Annullere fortryd

eller [Ctrl] + [y]

ØVELSE 9 – FORTRYD FUNKTION

1. Afprøv fortryd og annuller fortryd 2. Ændre f.eks. et efternavn i en af dine poster 3. Fortryd



SLETTE POSTER

(5.3.1.1)

I en database vil du have brug for at slette poster, f.eks. kunder, der ikke længere ønsker at være registreret i vores database. Poster slettes i dataarkvisning. Når du sletter en post, kan du ikke for-tryde denne handling.

Slette post


Slette en post Markér post – helt til venstre så hele rækken er markeret

eller højreklik i post:

ØVELSE 10 – SLETTE POSTER

1. Åbn databasen Familie og venner 2. Slet en post i tabellen i Grunddata 3. Indtast en ny post og undersøg, hvilken konsekvens sletningen af den ene post har på nøgle-

feltet, når tabellens primære nøgle har datatype autonummerering 4. Luk databasen

TILFØJE ELLER SLETTE FELT I TABEL

(5.3.2.4)

Efter at du har oprettet en tabel, opdager du, at du har informatio-ner, der ikke er afsat noget felt til – det kan f.eks. være faxnummer eller e-mailadresse.

Dette skal nu tilføjes til den eksisterende tabel.



Det kan også være, at du under indtastning opdager, at du har valgt en forkert datatype, f.eks. tal i stedet for tekst.

Nu er det selve udformningen af tabellen, du skal ændre på, og det foregår som nævnt i designvis-ning.

Tilføje og slette et felt i tabel


Tilføje et felt Åbn tabellen i designvisning

Tilføj det nye feltnavn under de andre og vælg datatype og Ja for at gemme

eller

Klik for at tilføje og vælg datatyper og tast derefter feltnavn

Slette et felt – alle data i fel-tet slettes også

Åbn tabellen i designvisning

Marker feltet

eller

Åbn tabellen i dataarkvisning

Højreklik i feltnavn og vælg

Ændre datatype på felt Åbn tabellen i designvisning

Klik på det felt, du ønsker at ændre

Skift datatype fra rullelisten

Omdøbe et feltnavn Åbn tabellen i designvisning

Marke det feltnavn, du ønsker at ændre og tast nyt navn oveni

Vælg Ja for at gemme når du skifter til dataarkvisning



ØVELSE 11 – TILFØJE OG SLETTE FELT I TABEL

1. Åbn databasen Familie og venner 2. Tilføj feltet email til tabellen Grunddata 3. Slet feltet fødselsdag 4. Skift til dataarkvisning og se forandringen, der er sket med tabellen 5. Luk databasen 6. Åbn databasen klub og tilføj et felt i tabellen Medlemmer: Indmeldelsesdato af datatypen –

dato. Indtast derefter værdier i dataarkvisningen. Gem og luk.

SLET EN TABEL

(5.2.2.3)

Hvis du vil slette en tabel, skal du slette den fra listen over tabeller i databasen. Når tabellen slet-tes forsvinder også alle de data du eventuelt har tastet ind i tabellen.

Slette en tabel


Slette en tabel Marker tabellen i oversigten over Access-objekter

Højreklik på tabellen Slet

Eller Tast [Delete]

Ingen øvelse til denne funktion.



UDSKRIV EN TABEL

(5.6.2.1, 5.6.2.2)

For at få overblik over data, kan du have brug for at udskrive en tabel. Oftest anvender man rap-porter i Access til udskrifter – mere om det senere.

Udskriv en tabel


Udskriv en tabel Åbn tabellen i dataarkvisning

Vælg Alt, evt. antal sider eller markerede poster

Skift evt. til liggende A4 under



SØGE EFTER BESTEMTE DATA

(5.4.1.1)

Når man arbejder med en database, vil hovedparten af arbejdet ofte gå ud på at finde en bestemt post eller en bestemt oplysning. En database vil måske indeholde tusindvis af poster. Hvis du le-der efter en bestemt post eller oplysning, kan du derfor spare tid ved at anvende søgemulighe-derne i programmet.

Søge efter en post


Finde en bestemt post ud fra ord, tal eller dato

Åbn en tabel i dataarkvisning

Klik i det felt, som skal være kriterium for din søgning

Indtast det ord du søger efter i Søg efter:

Ændre Kriterium for søgnin-gen

I Søge-dialogboksen kan f.eks. vælges at der skal søges i alle felter ”Aktuelt dokument” i stedet for kun i feltet, som markøren er i.

Ved Søg på: kan f.eks. vælges Starten af feltet

Her vil en søgning efter Hans i starten af feltet finde Hansen



ØVELSE 12 – SØGE EFTER EN POST

1. Brug søgefunktionen til at finde en post ud fra et fornavn, du ved findes i tabellen 2. Søg efter et postnummer ved at søge på alle felter i tabellen. 3. Søg efter en oplysning, som du ved ikke findes i tabellen

SORTER POSTER

(5.2.2.5, 5.4.1.2)

Når du arbejder med store mængder data, kan det være en fordel at kunne sortere dine poster enten alfabetisk eller numerisk i stigende eller faldende rækkefølge. Sorteringen kan give et hurtig overblik over, hvilke typer af poster findes i tabellen.

Sorter Poster


Sortere poster efter be-stemt rækkefølge

Åbn tabellen i Dataarkvisning

Sæt markøren i det felt som der skal sorteres efter

ØVELSE 13 – SORTERE POSTER

1. Åbn tabellen Grunddata i databasen Familie og venner.mdb i dataarkvisning 2. Vælg et felt efter hvilket du vil sortere 3. Sæt markøren i feltet 4. Sorter stigende 5. Sorter faldende



FILTRERE TABEL

(5.4.1.2, 5.4.1.3)

I Access har du mulighed for at filtrere dataarket for en række ens oplysninger. Du kan herved hurtigt danne dig et overblik over f.eks. de personer, der står i databasen med postnummer 2300.

Filtrere tabel


Finde bestemte oplysninger ved hjælp af filtrering

Åbn en tabel i dataarkvisning, sæt markøren i den kolonne (feltnavn) du vil filtrere på

Fjern flueben ved

Sæt flueben for det/de kriterier du vil filtrere efter



Få mulighed for at rette i filteret via filterknappen ved feltnav-net

Fjern filtrering

Filtrere efter formular Åbn tabellen i dataarkvisning

Udvælg hvad der skal filtreres efter via rullelister

Også flere felter samtidigt (flere betingelser)

Afslut eventuelt med

Filtrere poster, der skal slet-tes

Anvend det filter, der filtrerer de poster, som skal slettes

Markér alle poster [Delete]

ØVELSE 14 – FILTRERING AF DATA

1 Åbn tabellen Grunddata i dataarkvisning 2 Indstil et filter f.eks. filtrér efter et bestemt postnummer 3 Slå filtreringen fra 4 Anvend filter efter formular med et eller to kriterier 5 Slå filtreringen fra



RELATIONSDATABASER

PROFESSIONELLE DATABASER

(5.1.1.4, 5.1.4.1, 5.1.4.2, 5.1.4.3, 5.1.4.4)

En gennemsnitsdansker er registreret i mindst 4000 databaser. Der findes store offentlige data-basesystemer som f.eks. cpr-registret, centralregistret for motorkøretøjer, skattevæsenets regi-stre og sygdomsregistre og kommunernes digitale borgerservice. De fleste private virksomheder har også store databaser som f.eks. bankernes systemer, firmaers kundesystemer, ordresystemer, nettjenester osv.

Disse databasesystemer udvikles af professionelle databasespecialister. De professionelle data-baseudviklere designer og opsætter systemerne, så brugerne - f.eks. hospitalsansatte eller bank-ansatte har nogle overskuelige skærmbilleder, hvor de kan taste og udtrække informationer i. Da-tabaseadministratoren tildeler de enkelte medarbejdere adgang til databasen, ud fra hvad de skal have skrive- og læserettighed til databasen. Databaseadministratoren sørger også for at der hele tiden tages back-up af systemet, så data kan gendannes, hvis der sker et nedbrud.

RELATIONER

(5.1.3.1, 5.1.3.2)

Når du skal oprette en mindre database, er det vigtigt at finde frem til de bedst mulige tabeller og den bedst mulige struktur eller sammenhæng mellem tabellerne. Man skal stræbe efter at undgå redundans, dvs. overflødige, gentagne indtastninger af data. Den procedure, der går ud på at ud-forme de rigtige tabeller og opbygge de bedste relationer mellem tabellerne, kaldes som allerede nævnt normalisering.

Hvis man ikke bruger tilstrækkelig tid på normalisering, risikerer man, at databasen ikke fungerer efter hensigten.

Der er selvfølgelig altid en logisk sammenhæng mellem de elementer, der indgår i en database. Den mest anvendte relation er én til mange relation. Èn til én relationer kan forekomme, når to tabellers nøglefelter har éns poster, men mange til mange relationer kan ikke oprettes i databa-ser.

Forestil dig at du skal oprette en database på et kursuscenter, og den skal kunne klare følgende opgaver:

Det skal være muligt at registrere både medarbejdere og kursister på kursuscentret.

Det skal være muligt at registrere kursisternes uddannelsesmæssige baggrund.

Det skal være muligt at holde styr på, hvilke moduler de enkelte kursister indtil i dag har gennem-ført.

Endvidere skal det være muligt for de enkelte kursister på en nem måde at undersøge deres egen status mht. beståede moduler.

Der indgår tre elementer (også kaldet entiteter) i problemstillingen: Kursister, Uddannelser og Moduler (egentlig er det de beståede moduler, vi er interesserede i).



Vi kan også allerede fastslå, hvilke karakteristika, der som minimum må høre til disse 3 entiteter (disse karakteristika for de enkelte entiteter kaldes for attributter):

• For Kursister vil felter som Kursist-id, Fornavn, Efternavn osv. være oplagte. • For Moduler kunne man forestille sig felterne Modulnavn og Modulnummer. • For Uddannelser et Uddannelsesnavn og en Uddannelseskode.

De oplagte kandidater til nøglefelter er Kursist-id, Modulnummer og Uddannelseskode.

For entiteterne Kursister, Uddannelsesbaggrund og Moduler må det være sådan, at disse elemen-ter er logisk sammenhængende, det er jo kursisterne, som gennemfører modulerne, og det er kursisterne, der har de forskellige uddannelsesmæssige baggrunde.

ÉN-TIL-ÉN-RELATIONEN

Forestil dig først at kurset skal lave en database over medarbejderne, hvor man skal kunne se hvem, der er klasselærer for hvilken klasse, dvs. en relation hvor begreberne Klasse og Klasselæ-rer indgår. Det er normalt sådan, at én klasse kun har én klasselærer. Relationen mellem klasse og klasselærer vil da skulle noteres sådan (idet rektanglerne angiver entiteterne og romben angiver relationen mellem disse): én klasse har én klasselærer.

EN-TIL-MANGE-RELATIONEN

Lad os forsøgsvis antage, at hver kursist kun kan have én uddannelse, men mange af kursisterne kan selvfølgelig have en eller anden uddannelse. Relationen mellem kursister og uddannelser si-ges da at være af relationstypen én-til-mange, som noteres ved at sætte en gaffel på mange-si-den, dvs. den side, der har mange ens elementer, altså der er flere kursister der har en af uddan-nelse.

Klasselæ-rerfunk-

Gennem-ført uddan-nelse

Kursist Uddannelse

Klasse Lærer



OPRETTE OG SLETTE RELATIONER

Når du arbejder med mange data, kommer du til at oprette flere tabeller.

Sammenhængen mellem disse tabeller gør at du nemt kan trække data ud fra flere tabeller samtidigt. De er relationerne der binder dataene sammen. Det er muligt at slette relationer, men pas på at du ikke taber data. (mere om det under referentiel integritet, kaskadevis opdatering og kaskadevis sletning på de følgende sider)

Oprette og slette relationer


Oprette en relation mellem tabeller

Tilføj på de to tabeller, der skal oprettes relationer mellem Markér et felt i én tabel og træk med musen til det tilsva-rende felt eller andet nøglefelt i den anden tabel, hvor ta-bellerne skal forbindes. Der oprettes en streg imellem fel-terne

OBS!

Relationer skal oprettes mellem samme felt(type) med samme datatyper, ellers får du en fejlmeddelelse.



Slette en relation

Marker stregen der forbinder de to felter [Delete]

Der kommer en advarsel inden relationen slettes perma-nent

ØVELSE 15 – OPRETTE/SLETTE RELATIONER

1. Åbn databasen Klub 2. Åbn relations vinduet 3. Slet den eksisterende relation 4. Opret den samme relation igen 5. Luk og gem



ANVENDE REGLER PÅ RELATIONER

(5.1.3.3)

GENNEMTVING REFERENTIEL INTEGRITET

Der må (kan) ikke forekomme data i en relateret un-derordnet tabel, som ikke findes i hovedtabellen.

Eksempel: Der kan ikke forekomme/oprettes et post-nummer i en medlemsliste-tabel, som ikke findes i den tabel, hvor postnumret er nøglefelt.

Ved at vælge referentiel integritet, sikrer du databa-sens integritet og fejlmuligheder mindskes.

Gennemtving referentiel integritet


Sørge for at tabeller med relation al-drig har uoverensstemmende poster i de relaterede felter

Højre klik i relationen/stregen

Sæt flueben i Gennemsving referentiel integritet OK

ØVELSE 16 – GENNEMTVING REFERENTIEL INTEGRITET

1. Åbn database Klub 2. Gennemtving referentiel integritet 3. Åbn tabellen Medlemmer i dataarkvisning 4. Indtast en post med et postnummer, som ikke findes i tabellen Byer 5. Åbn tabellen Byer og tilføj en ny post med postnummer og by 6. Åbn tabellen Medlemmer igen og indtast en post med det nye postnummer 7. Luk



KASKADEVIS OPDATERING/SLETNING AF RELATEREDE FELTER

Begge funktioner kræver, at vi har oprettet en relationsdatabase. Kaskadevis opdatering eller slet-ning kan kun gennemføres mellem relaterede felter. Ændres en post i den overordnede tabel, op-dateres alle poster i de underordnede automatisk til den nye værdi. Eksempel: Ændres et post-nummer i tabellen Byer, bliver alle postnumre med samme værdi tilsvarende ændret i alle relate-rende tabeller – f.eks. tabel Medlemmer. Brug denne mulighed med forsigtighed.

Slettes en post i den overordnede tabel, slettes alle poster med samme værdi i de underordnede tabeller. F.eks.: Slettes et postnummer i tabel Byer, slettes alle poster med det samme postnum-mer i tabellen Medlemmer, forudsat at vi har oprettet kaskadevis sletning.

Kaskadevis opdatering/Sletning af relaterede poster


Opdatere samme type post i alle relaterede tabeller samti-dig ved at ændre den i den tabel, hvor feltet er nøglefelt

Højreklik i relationen /stregen

OK

Slette en post i tabellen, hvor feltet til denne post er nøgle-felt og samtidig slette alle po-ster i alle relaterede tabeller

Se ovenstående ”vej” til dialogboksen Rediger relationer

OK



ØVELSE 17 – KASKADEVIS OPDATERING/KASKADE VIS SLETNING AF RELATEREDE POSTER

1. Åbn databasen Klub

2. Indstil Kaskadevis opdatering 3. Åben tabellen Byer i dataarkvisning 4. Ændre et eksisterende postnummer 5. Åben tabellen Medlemmer og se resultatet 6. Indstil Kaskadevis sletning 7. Slet et postnummer i tabellen Byer 8. Se resultatet i tabellen Medlemmer

OPRETTE SIMPLE VALIDERINGSREGLER

(5.3.2.3)

For at sikre at brugeren taster korrekt ind i databasen, kan du oprette valideringsregler, som undersøger, om de indtastede tegn er korrekte.

F.eks., når et felt har datatype Dato og klokkeslæt, så skal posterne indtastes med et bestemt format – standardformat er ”00-00-00”. Indtastes forkert nægter Access at godkende indtastingen. Eller hvis der f.eks. er et talfelt i tabellen, i hvilket der aldrig må indtastes et tal under 10, kan man oprette en valideringsregel, som igen kommer med en fejlmeddelelse til brugeren, hvis værdien ikke kan accepteres.



Oprette simpel valideringsregel


Oprette en regel for indtast-ninger i felter

Åbn tabel i Designvisning

Markér det felt, du vil oprette regel for

Sæt markør ved Valideringsregel

Klik på knappen til højre med de tre prikker

Tast og/eller brug udtryksgeneratoren til at oprette regel

OK

ØVELSE 18 – OPRETTE SIMPEL VALIDERINGSREGEL

1. Åbn tabel Byer fra Klub databasen 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i feltet Postnummer i kolonnen Feltnavn 4. Opret under Generelt følgende valideringsregel for feltet: >=2000 And <=3500 5. Gem 6. Nu kan man kun indtaste postnummer, som befinder sig i intervallet, som er større eller lig

med 2000 og som er mindre eller lig med 3500 7. Prøv at indtaste en ny post med et postnummer, som ligger udenfor valideringsreglen 8. Gem



Eksempler på valideringsregler

<>0 Indtast en værdi forskellig fra 0.

0 Or >100 Værdien skal enten være 0 eller over 100.

Like "K???" Værdien skal være på fire tegn begyndende med K.

<#1/1/06# Indtast en dato før 2006

>=#1/1/06# And <#1/1/08# Datoen skal være i 2007.

INDEKSERING

(5.1.2.6, 5.3.2.6)

At oprette et Indeks er en selvstændig tabel i databasen og den oprettes for, at man hurtigere kan finde data frem. Et Indeks er en slags indholdsfortegnelse, som indeholder adresser på alle de oplysninger (poster), der er i databasen.

Indekstabellen indeholder nummeret på posten og adressen på hvor den er placeret, så denne tabel er mindre end selve tabellen

Denne tabel kan så gennemsøges hurtigt, da den ligger i numerisk rækkefølge fra 1 – måske 100.000. Hvis man ønsker at se post nr. 34.654, kan den straks slå op i indekset og se, hvor på harddisken dataene skal hentes i stedet for at lede samtlige poster igennem. Til gengæld kan det tage længere tid at opdatere en tabel.



Indeksering


Indeksere en tabel Åbn tabel i Designvisning

Markér det felt du vil oprette regel for i kolonne Feltnavn

På faneblad Generelt vil alle feltegenskaber af det marke-rede felt vises.

Klik i feltet Indeksering i bunden af fanebladet

Ved at klikke på den sorte pil, kan du vælge mellem:

Se til højre forklaringen til indekseringen – dubeletter tilla-des betyder at der må forekomme ens data i flere poster i dette felt f.eks. flere der må hedde Hansen. Men ingen dubletter i f.eks. medlemsnummer.

ØVELSE 19 – OPRETTE INDEKSERING

1. Åbn tabellen Medlemmer fra Klub databasen. 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i nøglefeltet under kolonnen Feltnavn 4. Vælg: Ja - ingen dubletter 5. Læs forklaringen til højre på fanebladet 6. Gem



FELTEGENSKABER

(5.3.2.2)

Hvert felt har sine egne egenskaber, som kan indstilles. Egenskaberne kan være bestemmende for, hvordan feltets data formateres – f.eks. hvor mange decimaler tal vises med og hvilke data brugere får lov at indtaste i feltet. Egenskabsvinduet ændrer karakter efter hvilken datatype, der er valgt. Er feltet af datatypen tekst, er feltets egenskaber anderledes, end hvis datatypen er tal.

Hvis du er i tvivl om, hvorledes et felt skal indstilles, så sæt markøren i feltet og tryk på F1-tasten. Du skal være forsigtig med at ændre på feltegenskaber efter at du har tastet data ind. Der kan op-stå konflikt mellem de data du har tastet ind og de ændringer du laver f.eks. hvis du ændre felt-type fra tekst til tal, og data indeholder bogstaver eller hvis du gør feltet mindre fra 50 til 30 og der er data som indeholder over 30 karakterer.

Feltegenskaber

Feltstørrelse Beskriver størrelse af den valgte datatype. Her kan du f.eks. indstille et tekstfelt til max 25 karakterer. Har du i et felt med navnet Fornavn bestemt, at feltet skal have en størrelse på 50, så fylder feltet 50 tegn, selvom personen hedder Bo. Så vurdér hvad der er behov for. Du kan også vælge imellem flere typer af tal, hvis du har valgt data-typen tal. [F1] hvis du er i tvivl.

Format Her kan du vælge, hvorledes feltet skal vises på skærmen. Har du valgt datatypen dato og klokkeslæt, kan du vælge imellem flere former - kort datoformat, mellemlangt osv. Valg af format har ingen indflydelse på, hvorledes dataene gemmes i feltet. [F1] vis du er i tvivl.

Inputmaske Du kan bruge Inputmaske til at kontrollere indtastninger af data i et felt: i en tabel, fo-respørgsel, kontrolelement, en formular eller rapport. Du kan bruge guiden til at op-rette inputmasker til tekstfelter og dato og klokkeslæt. For tal og valuta skal de opret-tes manuelt.

Titeltekst Her kan du lave et alias for kolonneoverskriften. Hvis dit feltnavn f.eks. er Fornavn, men du ønsker at vise noget andet i kolonneoverskriften i dit dataark, så skriver du navnet her. Pas på hvis du senere skal referere til feltet, så skal du bruge det rigtige navn.

Standardværdi Her kan du hjælpe brugeren. F.eks. kan du indsætte dags dato per automatik ved at skrive ’=date()’ (du skal ikke skrive citationstegnene).

Valideringsregel Her kan du bestemme data af en bestemte type ikke kan indtastes. F.eks. har du et felt der hedder udmeldelsesdato, kan du bestemme at datoen ikke kan ligge ud i fremtiden ’<=date()’

Valideringsmedde-lelse

For at brugeren kan forstå han/hun ikke kan indtaste data, så kan du give en forklaring på valideringsreglen. I ovennævnte eksempel "En udmeldelse kan ikke ske ud i fremti-den. Skal ligge en dato tilbage eller være dags dato."

Obligatorisk Her kan du bestemme, om der skal indtastes noget i et felt. Hvis egenskaben er sat til Ja, så skal brugeren indtaste noget.



Tillad null-længde Her kan du skelne imellem, om der tillades blanke tegn. Der findes to typer i forbin-delse med Tekst, Notat og Hyperlink. Et felt kan i nogle tilfælde være tomt, da oplys-ningerne kan eksistere, men ikke er kendte på nuværende tidspunkt, eller fordi feltet overhovedet ikke anvendes på posten.

Hvis en tabel f.eks. har et felt af typen Tal, kan du lade feltet stå tomt, hvis du ikke kender kundens faxnummer, eller ved om kunden overhovedet har en fax. I de til-fælde, hvor du lader et felt stå tomt, indtastes en Null-værdi, der betyder "Ved ikke".

Indekseret Hvis du sætter egenskaben til "Ja - dubletter tillades" så vil feltet blive indekseret, hvilket betyder, at du kan optimere søgning på feltet.

Et indeks gør søgning og sortering i feltet hurtigere, men kan gøre opdatering lang-sommere.

Du kan forhindre dublerede værdier ved at bruge ”Ja – ingen dubletter”.

Access vil automatisk indeksere et nøglefelt og sætte værdien til ingen dubletter.

Feltegenskaber


Se/ændre egenskaber for fel-ter

Åbn tabel i Designvisning

Markér det felt du vil oprette regel for øverst i kolonne Felt-navn

På fanebladet Generel vil alle feltegenskaber af det markerede felt vises

Klik i feltet Feltstørrelse øverst på fanebladet

Indtast en ny værdi

Eller: vælg en anden egenskab fra listen for feltet



ØVELSE 20 – FELTEGENSKABER

1. Åben tabellen Medlemmer fra Klub databasen 2. Skift til Designvisning 3. Sæt markøren i Fornavn under kolonnen Feltnavn 4. Undersøg hvilken feltstørrelse, feltet har 5. Se til højre på fanebladet, reglen for tekstfelters størrelser 6. Ændre størrelsen til 15 tegn 7. Skift til tabellens dataarkvisning og prøv at indtaste et fornavn med mere end 15 tegn. Læs

den fejlmelding Access kommer med. Gem.



FORESPØRGSLER

GENERELT

(5.4.2.1)

Når du skal have trukket oplysninger ud af din database, kan du bruge forespørgsler. Forespørgs-len er krumtappen i din database, fordi den lader dig udvælge data fra dine tabeller ud fra krite-rier, du selv opstiller, og viser dem i den form du ønsker. Det kan være, at du leder efter alle, der hedder Jensen, og du ved, at der er mange i din database. Du kan f.eks. vælge at få alle Jensen-poster vist sorteret efter fornavn. Det er en god ting at kunne gemme forespørgsler, hvis der spør-ges efter det samme igen og igen.

UDVÆLGELSESFORESPØRGSLER

Denne type af forespørgsler lader dig se udtræk af databasen på din skærm, hvor resultatet vil blive vist i dataarksvisning.

Da det kan være uoverskueligt at se data i dataarkvisning, kan det være en fordel at benytte en formular, der er en mere brugervenlig opstilling af de data, der viser resultatet af din forespørgsel på skærmen. En formular kan have et layout, der ligner et kartotekskort.

På samme måde kan en forespørgsel knyttes til en rapport, så resultatet af den kan udskrives på papir.

DESIGNE EN FORESPØRGSEL

(5.4.2.2)

Inden du kan foretage forespørgslen og se resultaterne, skal forespørgslen designes. Du skal for-tælle programmet i hvilken tabel (evt. flere tabeller), du vil lede efter data, og du skal oplyse, hvad du leder efter. Du kan i designet af forespørgslen bestemme, i hvilken rækkefølge felterne skal vi-ses, sorteres m.m.



Vælg Fanen og

så får du ovenstående skærmbillede.

Her vælges den/de tabeller, du ønsker at bruge til din forespørgsel ved at klikke på Tilføj. Når begge tabeller er vist, klikker du på Luk.

Nu ser dit skærmbillede ud som vist herover.



Træk feltnavnene ned i kolonnerne eller dobbeltklik på et felt.

Når alle de felter, du har brug for, er udfyldt, vælger du



KRITERIER

(5.4.2.3, 5.4.2.4, 5.4.2.5, 5.4.2.6)

For at få noget fornuftigt ud af dine forespørgsler er du nødt til at opstille nogle kriterier for, hvilke data du vil have vist. De kriterier, du opstiller, skal ”matche” den datatype der er for feltet. Hvis datatypen ikke passer til det kriterium, du opstiller, får du en fejlmeddelelse eller ingen po-ster fundet.

Hvis du leder efter et bestemt ord f.eks. Jensen, kan du taste det direkte under kriterier. Det samme gælder for tal. Hvis det er et felt af datatypen Ja/Nej taster du f.eks. Ja ved kriterium.

Du kan også anvende mere komplicerede kriterier i en forespørgsel, og til det kan du have brug for operatorer. Du kan bruge regneoperatorer (+, -, *, /, .), logiske operatorer (AND, OR, NOT) og andre operatorer (Is, Like, In, Between). De logiske operatorer og andre operatorer skal skrives på engelsk, for at Access kan forstå dem.

Nedenfor er vist nogle eksempler på, hvorledes du kan bruge operatorer i et felt.

Ope-rator

Betydning Indtast i kriteriefelt Resultat

< mindre end <3000 Viser alle postnumre, der er mindre end 3000.

<H* mindre end sammen med et Joker tegn

<H* Viser alle poster, som begynder med A til og med poster, som be-gynder med G.

<= mindre end eller lig med <= 3000 Viser alle postnumre, der er mindre end eller lig med 3000

> større end >5000 Viser alle postnumre, der er større end 5000.

>= større end eller lig med >= 5000 Viser alle postnumre, der er lig med 5.000 eller større

<> forskellig fra <>4000 Viser alle postnumre i hele landet bortset fra 4000 (Roskilde)

Like vurderer om en tekst-streng begynder med et eller flere bogstaver

Like "ha*"

Like "afdeling??"

Returnerer henholdsvis et felt, hvor posterne begynder med ha eller et felt, hvor posten begynder med af-deling 1 osv. Access sætter selv Like foran, hvis du kun skriver ha* og sætter det i citationstegn



Ope-rator

Betydning Indtast i kriteriefelt Resultat

In vurderer om en tekst-streng er i en liste

In ("DK";NO";"D") Viser de poster, som har Danmark, Norge eller Tyskland som lande-kode

Bet-ween

vurderer om tallene lig-ger i et interval inklusive tallene

Between 1 AND 5

Between #01-02-08# AND #01-06-08#

Returnerer poster, som ligger i in-tervallet 1 til 5 begge tal inklusive. Access sætter selv #-tegn omkring når forespørgslen køres

Ønsker du at oprette en forespørgsel med kun en del af posterne, skal du indtaste kriteriet under den post, du vil bruge. I nedenstående forespørgsel er der indsat to kriterier. Access leder nu kun efter de poster, som opfylder disse to kriterier.

Der er valgt en Kategori, i dette tilfælde "Fodbold".

Der skal vises alle medlemmer, der er indmeldt efter 1. januar 2005.

Alle kriterier står på den samme linje, derfor virker de som et "AND" (OG - kriterium). Hvis nogle af kriterierne rykkes ned på næste linje, gælder de som et "OR" (ELLER -kriterium).



Her er der valg ENTEN Fodbold ELLER Golf.

VIS/SKJUL KOLONNE/FELT

(5.4.2.8)

Hvis du vil skrive et kriterium i kolonnen By, og ikke ønsker at se kolonnen By når forespørgselen er kørt, fjerner du tjekmærket i rækken Vis



OPRETTE EN FORESPØRGSEL

(5.4.2.7, 5.4.2.9)

Du kan trække poster med bestemte kriterier ud af en eller flere tabeller vha. af en forespørgsel.

Oprette en forespørgsel


Oprette en fore-spørgsel

Tilføj tabellerne

Luk

Dobbeltklik på feltnavne i tabellerne for at tilføje felterne i rækken Felt – eller træk feltnavnet til forespørgelsesvinduet

Sæt kriterier for udvælgelse af data

Klik i rækken kriterier under det felt, som skal være bestemmende for de poster, der skal udvælges

Indtast kriteriet

Se resultatet Klik på ikonet Kør

Resultatet vises i Dataarkvisning

Vælg for at vende tilbage til Designvisning

Vis/skjul kolonne Fjern/tilføj afkrydsning i bokserne i rækken Vis



Sortere de ud-valgte poster

Sæt markøren i rækken Sorter under det felt, efter hvilket der skal sorteres

Ændre tabellen for et bestemt felt

Sæt markøren i rækken Tabeller under det felt, hvor ophavstabellen skal ændres

Ændre fletnavnet Sæt markøren i rækken Felt i det felt, der skal ændres

Gemme en fore-spørgsel

(øverste venstre hjørne)

Vælg et sigende navn

OK

ØVELSE 21 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL FOR SAMMENKØRSEL AF ALLE DATA

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg intet kriterium for at køre alle data sammen 5. Sorter Stigende efter Postnummer 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Alle



ØVELSE 22 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED TAL SOM KRITERIET

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg et postnummer som kriterium 5. Skjul feltet Medlemsnummer 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Postnummer

ØVELSE 23 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED TEKSTKRITERIET

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt felterne Fornavn, Efternavn 4. Vælg et efternavn som kriterium 5. Sorter Faldende 6. Kør forespørgslen 7. Gem forespørgsel med navnet Efternavn

ØVELSE 24 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED LOGISK OPERATOR AND

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg kriteriet for feltet Kategori Fodbold And Håndbold 5. Kør forespørgslen 6. Gem forespørgsel med navnet And

ØVELSE 25 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED LOGISK OPERATOR OR

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg kriteriet for feltet Kategori Fodbold OR Håndbold 5. Kør foresprøgslen. 6. Gem forespørgsel med navnet Fodbold eller håndbold

ØVELSE 26 - OPRETTE EN FORESPØRGSEL MED VALIDERING

1. Åbn databasen Klub 2. Opret en forespørgsel på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 3. Indsæt alle felter fra begge tabeller 4. Vælg som kriterium under felt Postnummer: >=2300 5. Kør foresprøgslen. 6. Gem forespørgsel med navnet Validering



ÅBN/LUK FORESPØRGSEL/SKIFT MELLEM VISNINGSFORMERNE

Når du har designet en forespørgsel på en eller flere tabeller, kan du når som helst

køre forespørgslen igen og se hvilke poster, der bliver trukket ud. Tag udgangspunkt i database-vinduet. Du kan vælge at se forespørgslen enten i Designvisning eller Dataarkvisning.

Visninger/kørsel af en forespørgsel


Vise resultatet af fore-spørgsel

Dobbeltklik på den forespørgsel, du ønsker at se i databasevinduet

Lukke en forespørgsel

Skifte mellem objektets visningsformer

Markér den forespørgsel, du ønsker at se i databasevinduet

ØVELSE 27– ÅBEN/LUK/SKIFT VISNINGER FOR FORESPØRGSEL

1. Åbn forespørgsel Alle i Dataarkvisning 2. Skift herfra til Designvisning 3. Luk forespørgslen



ÆNDRING I EN FORESPØRGSEL

Det kan være, at din forespørgsel ikke er konstrueret korrekt eller at du ønsker at

modellere videre på den. Det er muligt at ændre i en eksisterende forespørgsel.

Ændringer i en forespørgsel


Ændre en forespørgsel Åbn den forespørgsel, du ønsker at ændre

Vælg designvisning

Foretag ændring

Gem ændringer

ØVELSE 28 - ÆNDRING I EN FORESPØRGSEL

1 Åbn databasen Klub 2 Åben forespørgsel Validering i Designvisningen 3 Ændre dit valideringskriterium til <=2500 4 Kør forespørgslen 5 Gem forespørgslen Validering2 6 Luk databasen

SLETTE EN FORESPØRGSEL

Hvis du vil slette en forespørgsel, skal du slette den fra listen over forespørgsler i databasen.

Højreklik



Slette en forespørgsel


Slette en forespørgsel Højreklik på forespørgsel i oversigt over databaseobjekter

Eller [Delete]



FORMULARER

GENERELT

(5.5.1.1)

En formular kan bruges til at præsentere data fra en tabel eller en forespørgsel. Formularen kan også bruges til at indtaste nye poster og redigere i gamle - det er en mere brugervenlig måde at vise data på end i dataarkvisning, som minder om et skema eller regneark. Du kan i formularen få vist en post ad gangen, og så bladre videre i po-sterne - det minder lidt om kartotekskort.

Når du ændrer data i en formular, ændrer du altid i den eller de bag-vedliggende tabeller!

OPRET AUTOFORMULAR

(5.5.1.2)

Den letteste og hurtigste måde at lave en formular på er at vælge den tabel eller forespørgsel, som skal danne grundlag for formularen.

Vælg Fanen Opret Gruppen Formularer Formular

Herefter får du følgende billede frem på skærmen:

Du kan også klikke på ikonet Formulardesign og oprette en formular helt fra bunden.



(5.3.1.4)

Nederst i formularen ligger navigeringspanelet. Herfra kan du bladre til næste, forrige post – til første og sidste post – til en bestemt post (nummeret på posten i tabellen) og med den sidste knap til højre med *, kan du oprette nye poster via formularen (oprettelsen sker i tabellen).

Oprette Formular


Oprette en formular for en tabel eller forespørgsel

Markér den tabel eller forespørgsel, som skal danne grundlag for formularen

Gemme en formular

Ja

Giv den et sigende navn

OK

ØVELSE 29 – OPRET FORMULAR

1. Opret en formular for tabellen Medlemmer i databasen Klub 2. Gem formularen med navnet Medlemmer



OPRET FORMULAR MED GUIDEN

(5.5.1.2)

Hvis du bruger guiden, er det også hurtigt at oprette en formular. Guiden fører dig gennem de en-kelte processer, og giver dig bl.a. mulighed for at vælge de felter, du vil have med i din formular, samt layout på formularen osv.

Vælg og

I det første skærmbillede: Guiden formular skal du også vælge den tabel/de tabeller eller fore-spørgsel, der skal danne grundlag for din formular.



Herefter skal du vælge hvilke felter, du skal have med i din formular. Du kan klikke på det enkelte felt for at vælge det, og derefter klikke på den enkelte pil for at tage det med i din formular. Øn-sker du alle felterne, klikker du bare på dobbeltpilen. Herefter vil du få flere skærmbilleder frem ved at vælge knappen Næste nederst i dialogboksen.

Du kan vælge imellem fire forskellig layouts. Ved at klikke på radioknapperne kan man se, hvorle-des de enkelte layouts tager sig ud. For at bevare overblikket kan det tit betale sig at vælge en-keltkolonne, således der kun vises en post ad gangen. Det bevarer overblikket, imens du taster ind.

Herefter skal du vælge, hvilken baggrund du vil have for din formular. Du skal blot huske på, at jo mere spræl der er i dine formularer, desto mere datakraft kræves der, og det kan gå ud over hur-tigheden i din database samt gøre, at brugeren mister overblikket over indholdet.

Til sidst skal du give din formular et sigende navn. Access vil selv foreslå et navn, som svarer til den tabel eller forespørgsel, du har brugt som grundlag for formularen.

Du bliver så spurgt, om du ønsker at åbne formularen, starte indtastningen eller at du vil ændre i designet for formularen.



Hvis du har indtastet flere poster i din tabel, vil formularen vise dig den første post i tabellen. Det fremgår af postvælgerpanelet i bunden af din formular.

Ønsker du at indtaste en ny post, klikker du på og du får en blank formular.

Du skal huske, at formularen beholder de egenskaber, som den i starten har "arvet" fra tabellen. Hvis du f.eks. senere tilføjer et nyt felt, så opdateres din formular ikke automatisk, og du skal en-ten tilføje feltet til formularen eller lave en ny autoformular, hvilket ofte er det hurtigste.

Anvende en guide til oprettelse af formular


Anvende Guiden Formular

Vælg i dialogboksen Tabeller/forespørgsel de tabeller eller fo-respørgsel, hvor på du vil basere din formular

Vælg de felter der skal indgår i formularen ved at markere dem i feltet Tilgængelige felter og flyt dem til Valgte felter vha. af pileværktøjet i midten.

Ønsker du at alle felter skal være tilgængelige, klik på dobbelt-pilen.

Næste

Vælg layout (= opstilling)

Næste

Gem formularen under et navn

Udfør

ØVELSE 30 - OPRETTE FORMULAR MED GUIDE

1. Opret en formular ved hjælp af formular-guiden og baser den på tabellerne Medlemmer og Byer

2. Vælg alle tilgængelige felter 3. Følg de næste trin 4. Gem formularen med navnet Klub

ANVENDELSEN AF FORMULAR

(5.5.1.3, 5.5.1,4, 5.5.1,5)

En formular viser som sagt en post af gangen og giver dermed et meget godt overblik over de en-kelte oplysninger. Formularen er det objekt, som er mest anvendt ved indtastning, ændring og re-digering af poster. Alle handlinger, der kan foretages i tabellens dataarkvisning, kan også anven-des i formularvisningen. Et kartotekskort i formularen er lig med en post.



(5.3.1.3)

Indtastning og sletning af poster/søgning og sortering


Anvende Formular Dobbeltklik i den ønskede formular i Access objektoversigten:

Bladre gennem de enkelte formularer

Navigeringsværktøjet er det samme som for tabellerne

Indtaste ny post Åbn formularen

i gruppen Poster

Indtast oplysninger for alle felter – brug [TAB]-tast for at flytte markør mellem felter.



Slette post Posten, der skal slettes, skal være aktuelt i vinduet

Sortere poster Sæt markøren i det felt efter hvilket, du ønsker at sortere

Søge efter poster Klik i det felt, som skal være kriterium for din søgning

Indtast det ord du søger efter

I dialogboksen Søg i vises det felt, hvor markøren står, og her fortages søgningen efter det indtastede kriterium

Skift til Aktuelt dokument, hvis du ønsker at søge på alle felter samtidig

ØVELSE 31 – ANVENDELSE AF FORMULAR

1. Åbn formular Formular_Klub 2. Gennemse de enkelte poster 3. Indtast ny post 4. Slet posten igen 5. Sortér poster efter Postnummer stigende 6. Søg alle forekomster af et bestemt postnummer. Søg derefter efter et efternavn uden at lukke

vinduet Søg ned



FORMULARENS VISNINGSFORMER

(5.2.2.2)

Formularen har visningsformer ligesom tabeller og forespørgsler. Formularen har tre visninger: Formularvisning, dataarkvisning og Designvisning. Formularvisning er den såkaldte hovedvisning, hvor man arbejder med posterne. Dataarkvisning giver overblik over posterne i tabelform, og De-signvisning er selvfølgelig ansvarlig for ændringerne i selve layoutet.

Visningsformer for formular


Åbne formular i For-mularvisning Lay-outvisning eller De-signvisning

Dobbeltklik i formularen i Access-objektvinduet

Redigere i formula-rens layout

I Layoutvisning og Designvisning kan du ændre i formularen

Det er lettest at redigere i Layoutvisning – via

ØVELSE 32 – VISNINGSFORMER AF FORMULAR

1. Åbn formular Klub fra databasevinduet i Formularvisningen 2. Skift mellem alle tre visninger

UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING

(5.6.2.3, 5.6.2.4)

Alt, du ser på skærmen, kan printes. Det er normalt kun rapporter, som er beregnet til at printe. Men du kan udskrive dine formularer, når du ønsker det. Hvis formatet er bedre egnet til liggende A4, kan du ændre papirretning og/eller margen.



Udskrivning og Sideopsætning


Udskrive hele formularen

Vælg evt. Vis udskrift, inden du printer

OK

Udskriv en enkelt formu-lar

Ændre papirretning til lig-gende

I dialogboksen Udskriv

OK

ØVELSE 33 – UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING

1. Åbn formular Formular_Klub 2. Vælg format Liggende for den første post i Formularvisningen 3. Udskriv denne post



ÆNDRINGER I EN FORMULARS DESIGN

(5.5.1.6)

Ønsker du at ændre på din formular, kan det ske i designvisning eller layoutvisning. I layoutvisnin-gen kan du ikke foretage så mange tilpasninger som i designvisningen.

I designvisning kan du med et højreklik i Formularhoved – selve teksten – få vist Sidehoved/side-fod:

I designvisning kan du udvide sektionerne Formularhoved og Sidehoved i højden ved at holde markøren i overkanten af en sektionsbjælke og trække nedad, når pilen bliver til en dobbeltlinje.

Endvidere har du nogle værktøjer, som specielt bru-ges i forbindelse med design af formularer og rappor-ter. De ses under gruppen Kontrolelementer



En etiket er til fri tekst eller til at beskrive indholdet i en tekstboks.

Her ses etiket og tekstboks for Medlemsnummer i De-signvisning og Formularvisning.

Objekt er et fælles navn for alle disse ele-menter

Egenskab er f. eks farve, størrelse, place-ring

Ændring af formularlayout


Ændre i layout for en formu-lar

Dobbeltklik på den formular du ønsker at ændre på

Vælg Layoutvisning

Afprøv temaer

Formatere teksten i tekst-bokse eller etiketter

Markér den/de tekstboks(e)

Anvend Formatering under Startside for at ændre skrifttype, pkt. størrelse, Fed, Kursiv, Understreg og Skriftfarve. Husk at ændre på størrelsen af holderen hvis teksten gøres meget stor

Ændre størrelse i detaljesek-tionen

Træk i dobbeltpil med mus ved overgang mellem sektion – f.eks. ved ordet Detaljesektion



Åbne for området sideho-ved/sidefod

Højreklik i en sektionsbetegnelse f.eks. Detaljesektion og vælg aktiv Sidehoved/sidefod

Træk ned indtil området for Sidehovedet er stort nok

Indsæt etiket i Sideho-ved/sidefod

Træk etikettens tekstboks ud og indtast den ønskede tekst

Indtaste oplysninger i Formu-larhoved

Ved logo skal der åbnes en billedfil

Titel giver adgang til overskriften – redigering

Dato og klokkeslæt kan der vælges format for felt som indsæt-tes i formularhoved

Slette tekstbokse eller etiket-ter

Markér objektet [Delete]

ØVELSE 34 – ÆNDRE I FORMULAREN I DESIGNVISNINGEN

1. Åbn formularen Klub i databasen Klub 2. Indsæt/skift etiket med titlen Idrætsklub i Formularhovedet 3. Rediger størrelsen af tekstboksene i detaljesektionen, hvor nødvendigt 4. Indsæt en etiket i Sidehovedet og indtast dit navn. Formater teksten i etiketten 5. Indsæt et logo/billede i formularhovedet 6. Skift til Formularvisning 7. Gem ændringerne

LUK OG SLET FORMULAR

(5.2.2.1, 5.2.2.3)

Du lukker en formular på samme måde, som alle andre former for vinduer, der skal lukkes. Ved at

klikke på det lille X i vinduets øverste højre hjørne.

Du kan slette en formular ved at markere formularen og [Delete] eller knappen fra Startside



RAPPORTER

GENERELT

(5.6.1.1)

Når du arbejder med databaser, kan du få behov for at udskrive rappor-ter i forskellige sammenhænge. Da det er specifikke oplysninger, du øn-sker, vil du oftest lave den enkelte rapport på basis af en forespørgsel.

Du opretter rapporter på samme måde som formularer, enten ved at klikke på Guiden Rapport i gruppen Rapporter, eller ved i databasevin-duet at markere den forespørgsel, som skal danne grundlag for din rapport, klikke på Rapport.

GUIDEN RAPPORT

(5.6.1.2)

Vælg Fanen og hvor du skal tage stilling en række spørgsmål og klikke Næste indtil at du har en rapport.



Ved gruppering opdeles medlemmerne i udskriften efter hvilken kategori sport dyrker.

Og en sortering på f.eks. Efternavn



Vælg layout og papirretning

Navngiv rapporten så den kan gemmes og genbruges.



Du kan ved hjælp af guiden få rapporten sorteret, f.eks. efter Kategori. Du kan også indsætte tota-ler, hvis du har felter med f.eks. priser eller medlemskontingent.



Du kan vælge imellem stigende og faldende orden og flere niveauer. Herefter kan du vælge, om din rapport skal være stående eller liggende, og hvilket layout den skal have med hensyn til op-bygning.

Du kan rette tekst, layout og farve i sin rapport i designvisning på samme måde som i en formular.

Oprette rapport


Oprette en rapport

Vælg i dialogboksen Tabeller/forespørgsel de tabeller eller den fore-spørgsel hvorpå du vil basere din rapport

Vælg de felter, der skal indgår i rapporten ved at markere dem i feltet Tilgængelige felter og flyt dem til Valgte felter vha. af pileværktøjet i midten.

Ønsker du, at alle felter skal være tilgængelige, klik på dobbeltpilen.

Næste

Vælg Grupperingsniveau (her kan posterne vises grupperes efter en kategori)

Næste

Vælg sortering efter det ønskede felt

Næste

Vælg layout (opstilling)

Næste

Gem rapporten under et navn

Udfør

ØVELSE 35 – OPRETTE RAPPORT

1. Opret en rapport på basis af tabellerne Medlemmer og Byer 2. Vælg alle tilgængelige felter fra begge tabeller 3. Vælg et grupperingsniveau for Kategori 4. Sorter efter Efternavn 5. Vælg layout 6. Gem rapporten som Klubrapport 7. Udskriv rapporten fra visningen Vis Udskrift



RAPPORTENS VISNINGSFORMER

(5.2.2.2)

Rapporten har tre visninger ligesom formularen: Vis udskrift, Vis layout og Designvisning. Vis ud-skrift er den som automatisk kommer frem når du har gennemført oprettelsen af en rapport

For at komme til de andre visninger for at redigere i rapporten skal du vælge

Herefter er de andre visninger tilgængelige som i Formularer, Forespørgsler og Tabeller:

Designvisning er selvfølgelig også her du foretager ændringerne i selve layoutet. Layoutvisning bruges for at se resultatet af de ændrin-ger, som er blevet foretaget i Designvisningen og der kan også foreta-ges lidt justeringer f.eks. indsætte Sidehoved og Sidefod.



Visningsformer for rapport


Åbn rapport i Vis ud-skrift

Dobbeltklik på den rapport, du vil åbne

Rapport åbnes i Vis Udskrift-visning

Skifte mellem rappor-tens forskellige vis-ninger

ØVELSE 36 – VISNINGSFORMER FOR RAPPORTEN

1. Åbn formular Klubrapport fra databasevinduet i Vis udskrift 2. Skift til Designvisning 3. Skift herfra til vis layout

REDIGERE EN RAPPORT

I rapportens Designvisning finder du ligeledes forskellige Sektioner: Rapporthoved/fod, Detalje-sektion og Sidehoved/fod. Du kan ligesom i formularen ændre på rapportens udseende og ind-sætte f.eks. etiketter i henholdsvis Rapporthoved/fod og Sidehoved/fod.

(5.6.1.3, 5.6.1.5)

Du kan redigere layoutet i en rapport ved at flytte/tilføje nye og slette eksisterende felter og over-skrifter.



Herover kan du se en rapport med sektioner. For at kunne tilføje tekst i f.eks. Sidehoved – skal du trække i den vandrette bjælke og dermed ”åbne” området.

Som du kan se her, er der allerede skrevet i området for Sidefod.

Ændring af rapportlayout/rapportdesign


Ændre i layout for en rapport Åbn den rapport du ønsker at ændre på

Vælg nyt tema



Justere teksten i en etiket Markér objektet

I Egenskabsarket kan skriftstørrelse mm tilpasses

Eller vælg Startside og tilpas under gruppen Tekstformatering

Ændre størrelse i detaljesek-tionen

Markér tekstboksen

Ændre størrelsen ved at trække på håndtagene

Flyt placeringen vha.

Indtaste oplysninger i Sideho-ved/fod

Indsæt en etiket i det valgte område

Indtast tekst

Slette tekstbokse eller etiket-ter

Markér objektet [Delete]

ØVELSE 37 – ÆNDRE I RAPPORTEN I DESIGNVISNINGEN

1 Åbn rapport Klubrapport 2 Indsæt etiket med dit navn i Rapportfoden og formater teksten 3 Rediger størrelsen af tekstboksene i detaljesektionen, hvor nødvendigt 4 Aktivér feltlisten for alle tilgængelige felter for rapportens Detaljesektion 5 Skift til Vis udskrift 6 Gem ændringerne



ANVENDE BEREGNING

(5.6.1.4)

Du kan lave beregninger i rapporterne. Det opsætter du undervejs i guiden rapport hvor du angi-ver hvilke/t felt der skal beregnes på f.eks. optælles en sum af alle restancebeløb for kontingent fra fodboldspillere. Du kan også få beregnet gennemsnittet af tallene i et bestemt felt f.eks. antal points pr. medlem. Du skal vælge et gruppeniveau for at kunne foretage opsummeringer via guiden rapport.

Vælg Sum/Gns(Gennemsnit),Min/Maks



Beregne data i rapport


Beregne data i rapport

Vælg hvilken forespørgsel eller tabel, der skal levere data til rapporten

Du skal vælge et grupperingsniveau (for at få adgang til bereg-ningerne) – det felt du vil foretage beregningerne på

Næste

Klik på knappen Opsummeringsindstillinger

Vælg om du vil have beregning for Sum, Gennemsnit, Mini-mum og/eller Maksimum af det felt, for hvilket du har valgt grupperingsniveauet

Færdiggør layout Navngiv og gem rapporten

Se koderne for beregninger Åbn rapporten i Designvisningen

Se koderne for beregningerne i de forskellige sektioner

ØVELSE 38 – ANVENDE BEREGNING I RAPPORTEN

1. Opret et felt Kontingent i Klubdatabasen i tabellen Medlemmer 2. Indtast værdier for posterne 3. Opret en ny rapport på Medlemmer 4. Vælg alle tilgængelige felter 5. Vælg grupperingsniveau for Kategori 6. Vælg Opsummeringsindstillinger for Kontingent og vælg SUM og GNS. 7. Følg guiden til ende 8. Se resultatet i Vis udskrift 9. Skift til Design og se koden for beregningen 10. Gem som Medlemmer_Total



ÆNDRE GRUPPERINGEN OG SORTERINGEN I RAPPORT

(5.6.1.3)

I en rapport kan du ændre de valgte grupperinger eller sorteringer.

Gruppere og sortere data i rapport


Ændre Gruppering og sorte-ring i rapport

Åben rapporten i Designvisning

I bunder af skærmbilledet vises nu de valg der er foretaget:

Du kan slette en gruppe ved at markere den

i højre side

Vælg Tilføj gruppe eller Tilføj sortering

Vælg derefter Vis udskrift for at se, om data er grupperet og sorteret korrekt

ØVELSE 39 – ÆNDRE GRUPPEREDE OG SORTEREDE DATA I RAPPORT

1. Åbn rapporten Medlemmer_Total i Designvisning 2. Aktivér vinduet for gruppering og sortering 3. Tilføj at der også skal sorteres på Fornavn (efter først at være sorteret efter Efternavn) 4. Gem



SLETTE/LUKKE EN RAPPORT

(5.2.2.3)

Du kan slette en formular ved at markere rapporten og vælge Slet fra Startside eller taste [De-lete].

EKSPORTERE TABELLER ELLER FORESPØRGSLER

(5.6.1.6)

Hvis dine data i en tabel eller en forespørgsel skal anvendes i f.eks. et regneark eller et dokument, skal de gemmes i et format som de pågældende programmer kan vise.

Access tilbyder en række formater du kan gemme dine data i:

Du kan vælge at eksportere til Excel, så du kan sætte tabellen ind i et regneark, og dér arbejde videre med dine data fra tabellen eller forespørgslen.

XML-filer anvendes hvis du skal dele data med andre via et websted.

Hvis du vælger at eksportere dine data til pdf, sikrer du bla. at andre kan læse data selv, om de ikke har Office2010.

Hvis du gemmer, som en tekstfil gemmes den som en .txt. og du mister du noget af formateringen. Men det kan være nød-vendigt, hvis du skal anvende data i andre systemer, som ikke er produceret af Microsoft.

Under Mere kan du gemme som en Word-fil til .rtf

Eksport af tabel til Word (rtf)



Eksportere tabel eller forespørgsel


Anvende data i andre pro-grammer

Åbn den tabel eller forespørgsel som skal eksporteres

Vælg hvilket format data skal eksporteres til (Excel, Word, pdf osv.)

Vælg hvor filen skal gemmes (drev, mappe)

Vælg eventuelle indstillinger for filen

OK

ØVELSE 40 – EKSPORTERE TABEL ELLER FORESPØRGSEL

1. Åbn klub.accdb og åbn tabellen Byer 2. Eksportér tabellen til henholdsvis Excel og Word. 3. Åbn de eksporterede filer 4. Luk og gem

UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING

(5.6.2.1, 5.6.2.5)

Alt, du ser på skærmen, kan printes. Det er normalt kun rapporter, som er beregnet til at printe.

Hvis formatet er bedre egnet til liggende A4, f.eks. en tabel med mange felter - kan du ændre papirretning

Udskrivning og Sideopsætning


Udskrive en rapport Dobbeltklik i rapporten

Foretage evt. valg af antal kopier

OK



Ændre papirretning til liggende Dobbeltklik i rapporten

Vælg

Ændre margener Dobbeltklik i rapporten

Vælg

OK

ØVELSE 41 – UDSKRIVNING OG SIDEOPSÆTNING

1. Åbn rapport Klubrapport 2. Vælg format Liggende og ændre eventuelt margener 3. Udskriv



REPETITIONSØVELSER

REPETITIONSØVELSE1 - OPRET TABEL OG ANVEND SØGEFUNKTION

1. Opret en database, og kald den for Byer. 2. Opret tabellen Svenske byer. I tabellen er brug for følgende felter:

Bynavn

Indbyggere

Antal elge

Antal søer

Findes der en lufthavn (ja/nej)

3. Du skal selv bestemme, hvilken datatype felterne skal være. Opret et ID-felt, der skal være nøglefelt

4. Indtast i tabellen Svenske byer følgende oplysninger om fem byer:

Bynavn Indbyggere Antal elge Antal søer Lufthavn

Oseby 3.600 8 2 nej

Ljungby 8.714 157 7 nej

Värnamo 13.683 209 7 ja

Vaxjö 25.978 106 17 ja

Borås 5.721 666 4 ja

5 Brug søgefunktionen til at finde “Oseby” og ret det til Osby 6 Brug søgefunktionen til at finde posten “8.714” i feltet Indbyggere og ret det til 9.314 7 Brug søgefunktionen til at finde posten “157” i feltet Antal elge og ret det til 203

REPETITIONSØVELSE2 - FORESPØRGSLER OG SORTERING

1 Åbn databasen Svenske byer 2 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har over 6000 indbyggere 3 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har en lufthavn 4 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har under 15.000 indbyggere og en luft-

havn 5 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har færre end 5 søer men ingen lufthavn 6 Sortér tabellen så den er ordnet alfabetisk efter svensk bynavn 7 Sortér tabellen efter antallet af elge - stigende 8 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilke byer, der har færre end 200 elge



REPETITIONSØVELSE3 - DIT EGET ADRESSEKARTOTEK

1. Opret en database med navnet Min adresseliste 2. Opret en tabel med de felter, som du mener, er nødvendige i et adressekartotek 3. Indtast oplysninger om seks personer - lav en autoformular til indtastninger 4. Tilføj et nyt felt: kategori (som kan indeholde: familiemedlem, ven, kollega el. lign.) 5. Indtast oplysninger om kategori for de seks personer 6. Gem en forespørgsel, der viser navnene + nogle flere relevante felter for de som er familie 7. Lav en forespørgsel, som viser alle dem, som bor i Jylland 8. Lav din autoformular om, så den bliver flottere 9. Slet feltet kategori fra tabellen 10. Tilføj et nyt felt: fødselsdag (hvis du ikke har det i forvejen) 11. Indtast oplysninger om de seks personer - feltet kan godt være tomt for nogle

REPETITIONSØVELSE4 - OPRET TABEL MED FORESPØRGSLER

1. Opret en database og kald den for Ostehandel 2. Opret tabellen Oste

I denne tabel skal der være følgende felter: Varegruppe

Varenr

Navn

Stk pris

Point

3 Bestem selv hvilken datatype felterne skal have, samt hvilket felt der skal være nøglefelt 4 Indtast følgende data i tabellen:

Varegruppe Varenr Navn Stk pris Point

2 24 Gorgonzola kr. 105,60 723

2 26 Gedeost kr. 206,75 486

3 17 Camembert kr. 246,50 623

4 19 Gudbrandsdalsost kr. 105,30 254

4 20 Flødemyseost kr. 321,45 623

5 30 Mozzarella kr. 99,50 100

5 31 Parmesan kr. 356,50 486

5 Gem en ny forespørgsel, der viser navn og point for varegruppe nr. 2 eller 4 (OR) 6 Gem en ny forespørgsel, der viser navn og stk. pris for oste med over 500 points 7 Gem en ny forespørgsel, der viser alle oste, hvis navne starter med G



REPETITIONSØVELSE5 - FLERE FORESPØRGSLER

1. Åbn databasen Ostehandel 2. Tilføj et nyt felt til tabellen og kald det Leverandør 3. Opret en autoformular for tabellen 4. Indtast følgende oplysninger om leverandører i autoformularen:

Navn Leverandør

Gorgonzola Friis Oste A/S

Gedeost Øko-oste Aps

Camenbert Jensen ost

Gudbrandsdalsost Skønne oste

Flødemyseost Skønne oste

Mozarella Italia ost

Parmesan Italia ost

5. Gem en ny forespørgsel, der viser navn og leverandør for oste, der har fået under 300 points 6. Gem en ny forespørgsel, der viser navnet på oste fra Italia ost 7. Gem en ny forespørgsel, der viser navnet på oste fra varegruppe 2, der har Friis Oste A/S som

leverandør 8. Formularen skal have gul baggrund 9. I Formularhoved skal være følgende overskrift: Herlige oste 10. Indsæt et ClipGallery billede i Formularhoved. Hvis du ønsker at ændre på størrelsen af bille-

det, skal du markere det, og vise egenskaberne for det. Ændr egenskaben Tilpas størrelsestil-stand til: zoom

11. Opret en rapport, som viser navn, varenr, stk pris og leverandør for alle ostene. De skal være sorteret efter navn - stigende (brug Guiden Rapport)

12. Opret en autoformular for den forespørgsel, der viser navnene på oste fra Italia ost (punkt 6)



REPETITIONSØVELSE6 - OPRET TABEL MED FORESPØRGSLER

1 Opret en database og kald den for Legetøj 2 Opret tabellen Varer 3 I tabellen er brug for følgende felter: Navn Materiale

Pris i kr

Aldersgruppe

4 Du skal selv bestemme, hvilken datatype felterne skal være og hvilket felt, der skal være nøg-lefelt

5 Indtast i tabellen varer følgende oplysninger om fem legetøjstyper:

Navn Materiale Pris i kr Aldersgruppe Briotog Træ 359 2-4 år

Barbie Plastic 199 5-8 år

Bamse Tøj 99 2-4 år

Puslespil Træ 149 2-4 år

Bold Plastic 39 2-4 år

Der skal nu udarbejdes nogle forespørgsler, som vil lette søgearbejdet i databasen:

6 Gem en ny forespørgsel, der viser hvilket legetøj, der er lavet af træ 7 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj for aldersgruppen 2-4 år 8 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj, der koster mindre end 200 kr. 9 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj, hvis navn starter med B 10 Gem en ny forespørgsel, der viser legetøj lavet af træ til under 200 kr.



REPETITIONSØVELSE7 - DATABASE MED TO TABELLER

1 Åbn databasen Klub 2. Gem en forespørgsel, der viser navn, postnummer og adresse på alle, der spiller fodbold. Fo-

respørgslen skal sorteres alfabetisk i stigende orden 3. Lav en ny forespørgsel, der viser navn, adresse og by på de personer, der spiller golf uden for

Storkøbenhavn, dvs. med postnr. højere end 2400. Gem forespørgslen under navnet Golfspil-lere uden for København

4. Gem en ny forespørgsel, der viser medlemsnr. og kategori på dem, der har et efternavn, der starter med H

5. Gem en ny forespørgsel, der viser Medlemsnummer, efternavn, adresse, postnummer og by på dem, der spiller håndbold

6. Gem en ny forespørgsel, der viser fornavn og efternavn på dem, som har postnummer 2930 og som spiller fodbold

7. Gem en ny forespørgsel, der viser efternavn, postnr. og by på alle medlemmer. De skal være sorteret efter efternavn

8. Gem en ny forespørgsel, der viser efternavnet på alle medlemmer, som bor i Ishøj



REPETITIONSØVELSE8 – FORESPØRGSLER, VALIDERINGSREGEL OG FORMULARER

1. Opret en database over software. Opret følgende felter – find selv primær nøgle: a. Navn (tekst 50 tegn) b. Pris (valuta med 2 dec.) c. Dato for køb (dato) d. Type e. Skal licens fornyes ja/nej f. Producent (tekst 50 tegn)

2. Indtast 5- 8 poster f.eks.:

Navn Pris Dato for køb Type Skal licens fornyes

Producent

Outlook 2010 1200 kr. 01-08-2010 Mailprogram Nej Microsoft

Microsoft C5 2300 kr. 03-10-2008 Bogføring Ja Microsoft

Avira 800 kr. 02-03-2010 AntiVirus Ja Avira

Adobe CS5 4000 kr. 05-05-2009 Multimedie Nej Adobe

Excel 2007 1200 kr. 01-03-2008 Regneark Nej Microsoft

Cuteftp 400 kr. 02-05-2007 ftp Nej Global Scape

3. Opret en forespørgsel som viser navn og pris på software til under 1200 kr 4. Opret en forespørgsel som software hvor licens skal fornyes og som er købt før 01-01-2009 5. Opret en forespørgsel som viser producent og navn for software der begynder med A eller

O 6. Opret en forespørgsel som viser typer af software som er enten bogføring eller regneark og

som koster under 2000 kr. 7. Opret en forespørgsel som viser software købt mellem 01-01-2008 og 01-01-2009 8. Opret en formular for tabellen - enkeltkolonne 9. Opret en formular for forespørgslen punkt 7 10. Opret en rapport som grupperer software efter producent og summerer prisen for produk-

terne 11. Tilføj en valideringsregel, så der ikke kan tastes datoer ind for køb der er fra før 01-01-2010.

Find på en passende valideringsmeddelelse. 12. Tilpas formularen med en sidefod med en etiket i med en selvvalgt tekst 13. Skift retning fra liggende/stående på rapporten 14. Eksporter tabellen til Excel. Åbn i Excel og kontroller data.



DANSK IT – MODUL 5 – DATABASE

Formål for modulet

Kandidaten skal være i stand til at:

Forstå hvad en database er og hvordan den er organiseret og virker. Lave en simpel database og se databaseindhold i forskellige visninger. Oprette en tabel, definere og modificere felter og deres indstillinger; indsætte og redigere data i

en tabel. Sortere og filtrere en tabel eller formular, herunder oprette, modificere og køre forespørgsler

for at modtage specifik information fra en database. Forstå hvad en formular er og oprette en formular til at indsætte, ændre eller slette data i po-

ster. Oprette rutinerapporter og forberede udtræk til at være klar til distribution.

Kategori Kompetencemål Ref. Indhold

5.1 Forstå data-baser

5.1.1 Database-be-greber

5.1.1.1 Forstå hvad en database er.

5.1.1.2 Forstå forskellen på data og information.

5.1.1.3 Forstå hvordan en database er opbygget med tabeller, po-ster og felter.

5.1.1.4 Kende nogle anvendelsesmuligheder for store databaser, fx bookingsystemer, offentlige registre, bankoplysninger, hos-pitalsjournaler.

5.1.2 Database-op-bygning

5.1.2.1 Forstå at hver tabel i en database indeholder data for et en-kelt objekt.

5.1.2.2 Forstå at hvert felt i en tabel kun må indeholde én informa-tion.

5.1.2.3 Forstå at indholdet i et felt er associeret med en datatype fx tekst, tal, dato/tid og ja/nej.

5.1.2.4 Forstå at felter har associerede feltegenskaber fx feltstør-relse, formater og standardværdi.

5.1.2.5 Forstå begrebet primær nøgle.

5.1.2.6 Forstå begrebet indeks. Forstå hvordan et indeks øger ha-stigheden af søgninger.

5.1.3 Relationer 5.1.3.1 Forstå at hovedformålet med relationer er at mindske antal-let af gentagne (redundante) data i databasen.

5.1.3.2 Forstå at en relation er dannet ved at sammenkæde et unikt felt i en tabel med et felt i en anden.

5.1.3.3 Forstå vigtigheden af at sikre referentiel integritet for relati-oner mellem tabeller.



5.1.4 Funktion 5.1.4.1 Vide at en professionel database er designet og udviklet af databasespecialister.

5.1.4.2 Vide at dataindtastning, datavedligeholdelse og informati-onshentning udføres af brugeren.

5.1.4.3 Vide at en databaseadministrator tildeler adgang til speci-fikke data for relevante brugere.

5.1.4.4 Vide at databaseadministratoren er ansvarlig for databasen, herunder gendannelse af data efter nedbrud og fejl.

5.2 Anvende pro-grammet

5.2.1 Arbejde med databaser

5.2.1.1 Kunne åbne og lukke et databaseprogram.

5.2.1.2 Kunne åbne og lukke en database.

5.2.1.3 Kunne oprette en ny database og gemme den på et drev.

5.2.1.4 Vise og skjule de værktøjslinjer, der som standard findes i programmet. Genskabe eller minimere båndet.

5.2.1.5 Kunne anvende tilgængelige hjælpefunktioner.

5.2.2 Generelle opga-ver

5.2.2.1 Kunne åbne, gemme og lukke tabeller, forespørgsler, formu-larer og rapporter.

5.2.2.2 Kunne skifte mellem visninger i tabeller, forespørgsler, for-mularer og rapporter.

5.2.2.3 Kunne slette tabeller, forespørgsler, formularer og rappor-ter.

5.2.2.4 Kunne navigere mellem poster i: tabeller, forespørgsler og formularer.

5.2.2.5 Kunne sortere poster i tabeller, forespørgselsudtræk og for-mularer, i faldende og stigende orden.

5.3 Tabeller 5.3.1 Poster 5.3.1.1 Kunne tilføje og slette poster i en tabel.

5.3.1.2 Kunne tilføje og ændre samt slette informationer i en post.

5.3.2 Design 5.3.2.1 Kunne oprette og navngive en tabel og associere felter med deres felttyper fx tekst, tal, dato/tid eller ja/nej.

5.3.2.2 Kunne tildele feltegenskaber fx feltstørrelse, talformat, dato-/tidsformat eller standardværdi.

5.3.2.3 Kunne danne en valideringsregel for tal, dato/tid eller va-luta.

5.3.2.4 Forstå konsekvenserne af at ændre felttyper og feltegenska-ber i en tabel.

5.3.2.5 Markere et felt som en primær nøgle.

5.3.2.6 Indeksere et felt (med og uden gentagne data).

5.3.2.7 Tilføje et felt til en eksisterende tabel.



5.3.2.8 Ændre bredden af kolonner i en tabel.

5.4 Udtrække in-formation

5.4.1 Hoved-funktio-ner

5.4.1.1 Søge efter et specifikt ord, et tal eller en dato i et felt.

5.4.1.2 Anvende filtrering i tabeller og formularer.

5.4.1.3 Fjerne filtrering i tabeller og formularer.

5.4.2 Forespørgsler 5.4.2.1 Forstå at forespørgsler anvendes til at udtrække og analy-sere data.

5.4.2.2 Oprette og navngive en forespørgsel baseret på én tabel med et specifikt søgekriterie.

5.4.2.3 Oprette og navngive en forespørgsel baseret på to tabeller med et specifikt søgekriterie.

5.4.2.4 Tilføje kriterier til en forespørgsel med en eller flere opera-torer: = (lig med), <> (ikke lig med), < (mindre end), <= (min-dre end eller lig med), > (større end), >= (større end eller lig med).

5.4.2.5 Tilføje kriterier til en forespørgsel med en eller flere logiske operatorer: AND, OR, NOT.

5.4.2.6 Anvende et wildcard i en forespørgsel: * eller %, ? eller _.

5.4.2.7 Redigere en forespørgsel herunder tilføje, ændre og fjerne kriterier.

5.4.2.8 Redigere en forespørgsel herunder tilføje, fjerne, flytte, skjule og vise felter.

5.4.2.9 Køre en forespørgsel.

5.5 Objekter 5.5.1 Formularer 5.5.1.1 Forstå at en formular anvendes til at vise og vedligeholde poster.

5.5.1.2 Oprette og navngive en formular.

5.5.1.3 Anvende en formular til at indsætte nye poster.

5.5.1.4 Anvende en formular til at slette poster.

5.5.1.5 Anvende en formular til at tilføje, ændre og slette data i en post.

5.5.1.6 Tilføje og ændre tekst i sidehoveder samt sidefødder i en formular.

5.6 Udtræk 5.6.1 Rapporter og dataeksport

5.6.1.1 Forstå at rapporter anvendes til udskrivning af udvalgt infor-mation fra en tabel eller forespørgsel.

5.6.1.2 Oprette og navngive en rapport baseret på en tabel eller fo-respørgsel.

5.6.1.3 Ændre opstillingen af felter og overskrifter i rapportlayout.



5.6.1.4 Præsentere udvalgte felter i en grupperet rapport med fx sum, minimum, maksimum eller gennemsnitssum ved pas-sende inddelinger.

5.6.1.5 Tilføje og ændre tekst i sidehoveder samt sidefødder i en rapport.

5.6.1.6 Eksportere en tabel samt forespørgsel til regneark, tekst, (.txt, .csv) og XML-format til en placering på et drev.

5.6.2 Udskrivning 5.6.2.1 Ændre orientering (stående eller liggende) for tabeller, fore-spørgsler og rapporter. Ændre papirstørrelse.

5.6.2.2 Udskrive en side, udvalgte poster eller hele tabellen.

5.6.2.3 Udskrive alle poster med formularlayout eller specifikke si-der med formularlayout.

5.6.2.4 Udskrive resultatet af en forespørgsel.

5.6.2.5 Udskrive udvalgte sider af en rapport eller hele rapporten.

Side 0 af 102

IT Univers udvikler undervisningsmateriale til blandt andet ICDL®, ICDL® Avanceret og PC-Erhverv®. Alt materialet er godkendt af DIT (DANSK IT).

Vi har udviklet en række læringsfilm til ICDL® og ICDL® Avanceret. Du kan se dem på YouTube. Links til filmene er på www.it-univers.dk un-der Film. Filmene kan også åbnes med SmartPhones eller iPad med qr-scanner via indsatte qr-koder i materialet.

ICDL®, Access 2010, Database

Af IT Univers, Charlotte Cederstrøm.

http://www.it-univers.dk/

database access 2010 - it univers · icdl ®, access 2010 . side . 3. af . 102. icdl . database,...

Documents