www.aptean.fr

LE MODULE APPLICATION WORKFLOW PIVOTAL® CRMRationalisez les processus et collaborez efficacement grâce à des workflows personnalisés mis en œuvre directement par les responsables métier.

DATASHEET

Le module Application Workflow de Pivotal CRM donne la

possibilité aux analystes d’entreprise et aux « super-utilisateurs

» du CRM de définir, appliquer, et gérer des workflows

personnalisés et pilotés par des données. Cela permet aux

entreprises de mettre en œuvre rapidement et de manière

rentable leurs processus d’entreprise personnalisés au sein du

système CRM.

Dans la plupart des applications d’entreprise, la

personnalisation des workflows nécessite du développement,

ce qui les rend onéreux, complexes à intégrer, et nécessitant

beaucoup de temps. Le module Application Workflow

de Pivotal CRM supprime tous ces obstacles en donnant

aux utilisateurs dédiés la possibilité de créer leur propres

processus métier, sans recours au code ou au développement.

Cela permet aux entreprises de modéliser leurs processus

personnalisés et d’optimiser leur activité en s’adaptant plus

rapidement et à moindre coût.

Pivotal Application Workflow est un module applicatif de la

suite Pivotal CRM. Ce module vous vous permet de mettre

en œuvre des workflows en lien avec les entreprises, les

contacts, les prospects, les opportunités, ou tout autre type

d’enregistrement géré au sein de votre application Pivotal CRM.

RATIONALISEZ LES PROCESSUSModélisez les processus personnalisés de votre entreprise au

sein de Pivotal CRM en créant et en appliquant des workflows

pilotés par des données personnalisées.

Chaque processus métier est composé d’un certain nombre

d’étapes, chacune de ces étapes pouvant être elle-même

composée de plusieurs sous-étapes avec possibilité de

demander aux utilisateurs de saisir des données pour avancer

dans leur processus métier.

Les étapes de workflow peuvent être conçues pour fonctionner

de manière séquentielle, ou peuvent être ramifiées pour

Le module Application Workflow de Pivotal CRM fait

gagner du temps et de l’argent aux entreprises tout

en leur permettant de modéliser précisément leurs

processus personnalisés.

• Définissez des workflows personnalisés sans

codage

• Tirez parti de modèles pour créer facilement des

workflows pilotés par les données de différents

niveaux de complexité

• Affectez des étapes successives ou simultanées et

informez automatiquement le propriétaire de la

tâche

• Accédez simplement aux informations du workflow

grâce aux éléments de vos tableaux de bord

• Interagissez facilement avec des applications et des

sources de données tierces

• Faites des rapports sur les données de workflow

afin de suivre les performances et identifiez les

goulots d’étranglement des processus

2DATASHEET PIVOTAL® CRM APPLICATION WORKFLOW

www.aptean.fr

permettre de gérer et assigner de façon simultanée, ce qui

accélère la réalisation du processus. Ces étapes peuvent

être obligatoires ou facultatives. Enfin, l’approbation d’un

responsable peut être définie comme obligatoire pour

l’achèvement de certaines tâches.

Il est également possible de définir le délai de réalisation alloué

à chaque étape du modèle de workflow, les dates de réalisation

étant grâce à cela calculée automatiquement dès l’application

d’un modèle. Par ailleurs, ce module permet de suivre les

différentes étapes en fonction de leur statut (assignées,

commencées, terminées), rendant aisée l’ élaboration de

rapports de performance qui se révéleront utiles, ainsi que

l’identification des goulots d’étranglement.

Les utilisateurs peuvent visualiser facilement les étapes qui

leur sont attribuées ainsi que le statut et la date d’échéance

de chaque étape à travers un tableau de bord personnalisé sur

leur portail Pivotal. Ils sont ainsi en mesure de visualiser d’un

seul coup d’œil toutes les tâches qui leur sont assignées et

ainsi les prioriser. Ils peuvent agir sur chaque étape en cliquant

simplement sur l’étape souhaitée via le tableau de bord.

Ils peuvent également cliquer directement sur le workflow

afin d’obtenir une vue d’ensemble de chaque étape et de son

placement dans le workflow.

Une option de «hiérarchisation» permet de regrouper les étapes

selon leur statut afin de faciliter la référence visuelle.

PERMETTRE LA COLLABORATIONLes étapes du workflow peuvent être affectées à des

employés en particulier ou à des départements ou groupes

d’individus, permettant ainsi aux tâches d’être accomplies de

façon collaborative ou individuelle, par le premier employé

disponible. Les responsables peuvent également affecter

des étapes aux employés, au niveau du département. Les

dépendances entre les étapes peuvent être facilement

définies et le système peut notifier automatiquement la partie

concernée lorsqu’une étape préalable est commencée ou

terminée et lorsque l’étape suivante est prête à être lancée.

Chaque étape du workflow peut se composer d’un certain

nombre de sous-étapes. L’achèvement d’une étape peut

consister en de simples cases à cocher ou des livrables

spécifiques tels que la saisie des données. Par exemple, il peut

être nécessaire de faire intervenir un utilisateur pour saisir

un numéro de carte de crédit afin de terminer une étape. Le

module Pivotal CRM Application Workflow est également

compatible avec les intégrations URL des systèmes et sources

de données tiers, permettant ainsi aux utilisateurs d’accéder

facilement à des informations issues de sources externes, sans

avoir à sortir du CRM. Ces intégrations peuvent faire référence à

n’importe quel domaine. Un champ d’identification de compte

peut être par exemple utilisé pour récupérer facilement de

l’information financière de votre système de comptabilité.

Cette capacité à insérer des paramètres dans les URL externes

référencés dans les workflows permet une intégration facile de

systèmes tiers.

Dans le cas d’intégrations plus complexes, il est possible

également d’associer à chaque étape du workflow un processus

issus d’un codage personnalisé, afin de fournir des mises à

jour en temps réel à / depuis d’autres systèmes ou gérer des

workflows prédéfinis et complexes pouvant mettre à jour

de nombreux types d’enregistrements ou implémenter un

processus d’entreprise spécifique.

Appliquez des workflows afin de rationaliser les processus à votre façon.

3DATASHEET PIVOTAL® CRM APPLICATION WORKFLOW

www.aptean.fr

Les utilisateurs disposant des droits nécessaires peuvent

visualiser tous les workflows appliqués à un type

d’enregistrement tel que l’entreprise, le contact, le prospect,

l’opportunité, afin de consulter l’historique ou d’identifier

leur statut actuel dans le workflow : quelles étapes ont été

réalisées, quand, par qui, et quelles étapes n’ont pas encore été

réalisées ou attribuées. Les utilisateurs en ayant la permission

peuvent également appliquer un nouveau workflow à un type

d’enregistrement en sélectionnant simplement un modèle

depuis la bibliothèque. Par exemple, lorsqu’un prospect devient

client, un responsable de compte peut décider d’appliquer un

workflow personnalisé à ce nouveau client et initier toutes les

étapes associées, telles qu’une lettre de bienvenue, l’installation

d’un compte, la création d’une archive client ou un suivi de

paiement, assignant automatiquement chaque étape à la

personne appropriée.

GÉRER LES WORKFLOWS L’interface administrative du module Application Workflow

propose des éléments de tableaux de bord spécifiques,

permettant aux administrateurs de visualiser, gérer et éditer

les modèles de workflow directement depuis leur portail. Les

administrateurs peuvent créer et nommer de nouvelles étapes,

modèles et workflows, de même que des URL externes et

autres paramètres associés. Les modèles peuvent être copiés

et modifiés afin d’économiser du temps et des ressources.

L’administrateur peut définir si les utilisateurs doivent recevoir

des notifications par email lorsque des étapes de workflow leur

sont attribuées et à quel moment (par exemple, lorsque l’étape

précédente est commencée ou terminée).

Portail d’administration

Les administrateurs peuvent également contrôler les modèles

de workflow terminés en cliquant simplement sur un bouton

« valider » ; cette manipulation permet de s’assurer que les

workflows fonctionnent correctement et peuvent être utilisés

en toute confiance. De plus, les administrateurs peuvent voir

en un coup d’œil la manière dont chaque modèle est utilisé et

appliqué ainsi que le statut de chaque type d’enregistrement,

ce qui permet une administration simple.

DATASHEET PIVOTAL® CRM APPLICATION WORKFLOW 4

Copyright © Aptean 2014. Tous droits réservés.www.aptean.fr

Plus de 5000 clients à travers le monde comptent sur nous pour leur donner un avantage concurrentiel. En fournissant des logiciels d’application entreprise innovants, axés sur l’industrie, Aptean aide les entreprises à satisfaire leurs clients, afin qu’ils soient les plus efficaces possible, et qu’ils restent à la pointe de leur industrie.

Pour plus d’informations, visitez le site: www.aptean.fr.

Création et gestion des modèles de workflow

Créez et gérez facilement les modèles de workflow ainsi

que les étapes. Editez, supprimez et copiez les modèles

de workflow.

Listes de contrôle des étapes et besoins de données

Créez des listes de contrôle des sous-étapes qui doivent

être réalisées afin de valider une étape. Les éléments

de la liste peuvent contenir de simples cases à cocher

afin d’indiquer la validation d’une étape ou des champs

de données devant être remplis afin de valider l’étape.

Chaque élément peut être défini comme obligatoire ou

facultatif.

Etapes simultanées et consécutives

Accélérez le processus de réalisation en insérant les

étapes dans un workflow qui sera affecté de façon

séquentielle ou à l’aide d’une logique de branche,

réalisée simultanément.

Attribution automatique des étapes

Affectez chaque étape de modèle de workflow à une

personne nommée ou à un groupe utilisateur afin

d’attribuer automatiquement les tâches lorsque le

workflow est appliqué.

Notifications par e-mail Mettez en place des notifications par e-mail

automatiques à destination du propriétaire de chaque

étape au début ou à la fin de l’étape précédente.

Eléments de tableaux de bord utilisateur

Visualisez facilement et accédez à toutes les étapes

qui vous sont attribuées personnellement ou à votre

groupe à travers des éléments de tableaux de bord

personnalisés.

Eléments de tableaux de bord administrateur

Visualisez les listes des modèles de workflow actuels,

URLs externes, workflows en attente de validation

et autres, grâce aux éléments de tableaux de bord

administrateur.

URL externes dynamiques

Intégrez simplement d’autres systèmes à votre workflow

grâce à la génération dynamique d’URL externes, qui

transmettent les données CRM et paramètres à des

applications tierces et ouvrent le lien via le système CRM.

Compatibilité de types d’enregistrements

Appliquez les workflows aux entreprises, contacts,

prospects ou opportunités ou personnalisez le

module afin d’appliquer les workflows à tout autre

type d’enregistrement personnalisé au sein de votre

application.

Outil de validation de modèle

Contrôlez instantanément les nouveaux modèles de

workflow créés afin de vérifier qu’ils ne comportent

pas d’erreur et peuvent être appliqués au type

d’enregistrement sélectionné au sein de votre

application CRM, puis déployez-les en toute confiance.

Scripts client

Pour mener à bien des étapes plus complexes, attachez

simplement des scripts client à suivre lorsque qu’une

étape est commencée ou terminée.

Reporting

Faites des rapports sur le temps nécessaire à

l’achèvement des workflows et des étapes individuelles

afin de tracer la performance et identifier les goulots

d’étranglement des processus.