Institución Universitaria de Envigado

Fortaleza + importante No Conformidad + relevante

Oficina de Control Interno

2010-06-10

PROCESO DIRECCIONAMIENTO INSTITUCIONAL

AUDITORES: Líder: Juan Gabriel Vélez Manco, Jefe oficina InvestigaciónAcompañante: Nelson Enrique Monsalve, P.Univ Tesoreria

La fortaleza más importante:Se Define la planeación como instrumento estratégico institucional.

No conformidad más relevante:No hay registro del servicio de asesoría para construcción del POAI.

PROCESO DE COMUNICACIÓN INSTITUCIONAL AUDITORES:Líder: Arledy Estella Uribe Ríos, Jefe Oficina de Informática

La fortaleza más importante: El registro digital y físico de la gestión realizada.

No conformidad más relevante: El Procedimiento para atención de PQRS.

PROCESO DE ADMISIONES Y REGISTROS AUDITORES:Líder: Diana Luz Morales Urrego, Jefe Oficina PlaneaciónAcompañante: Lina Marcela Correa Escobar, P.Univ. Coor. Salas de Informática

La fortaleza más importante:Los integrantes conocen bien su proceso, tienen identificados tanto los aspectos positivos como los puntos a mejorar, y en su día a día trabajan por el cumplimiento de los objetivos y el mejoramiento continuo de la oficina

No conformidad más relevante:Incumplimiento de la Ley 594 de 2000, con respecto a la organización física del archivo de historias académicas.

PROCESO DE DOCENCIAAUDITORES:Líder: Ana Myriam Pinto Blanco, Asesora de Proyectos UniversitariosAcompañantes: Diana Pilar Jiménez Bedoya, P. Esp. Prácticas IngenieríasCarlos Fernando Hurtado Ocampo, P. Esp. Coor. Académico ContaduríaJulián Mauricio Granados Morales, P. EspecializadoGladys Yaneth Londoño, P. Univ. Coordinadora Administrativa – Ciencias SocialesGastón Rodríguez Santana, Jefe Oficina Acreditación

La fortaleza más importante:De acuerdo con la caracterización cuenta con suficiente recursos humanos (6.1)Se destaca la actitud propositiva de los auditados, por cuanto estuvieron muy atentos a responder cada uno de los asuntos auditados. Igualmente, tomaron nota de todos aquellos asuntos que consideraron cruciales para el proceso de auditoría externa.

No conformidad más relevante:El vice-rector académico, los 4 decanos y el equipo auditado no identifican sus responsabilidades y autoridades en el SGI, establecidas en la resolución 1410 de febrero de 2010

PROCESO DE PROYECCIÓN SOCIAL Y EXTENSIÓNAUDITORES:Líder: Diana Pilar Jiménez Bedoya, P.Esp. Coor. Proyectos y Prácticas Ingenierías. Acompañante: Gladys Adriana Betancur Jaramillo, Jefe Of. Ciencias Básicas.

La fortaleza más importante:Las personas involucradas en el proceso de proyección social y extensión (Jefatura de Extensión, Jefatura Oficina de Idiomas, coordinadores de consultorios, Coordinación del Centro de conciliación, Jefe Oficina de Empresarismo, Coordinación Egresados) evidencian mucho compromiso y responsabilidad en las actividades establecidas. Así mismo en la caracterización del Proceso establece otras dependencias que de involucrarlas efectivamente se constituirían en un gran apoyo en las diferentes acciones de planeación, diseño y ejecución.

No conformidad más relevante:7.2.1 del NTCGP-1000 y 2.2.1 del MECI La líder del proceso Proyección social y extensión no identificó en la caracterización la política de operación aplicable al proceso. (Como el estatuto básico de Extensión- Resolución Nº 347-2002).

7.3.1 c. del NTCGP-1000No es coherente que en cabeza de una sola persona (El jefe de oficina de extensión) se asuma responsabilidades de planeación, diseño, desarrollo y seguimientos de los servicios planeados en el procedimientos P- PE-01 y P- PE-02

PROCESO DE INVESTIGACIÓN

AUDITORES:Líder: Jonier Rendón Prado, Decano Facultad de IngenieríasAcompañante: María Isabel Yépes Restrepo, Coord. Académica Ing. Electrónica

La fortaleza más importante:La identificación y trazabilidad de los productos del proceso de Investigación y de todos los procedimientos que lo conforman, se lleva de acuerdo a las caracterizaciones, utilizando los formatos adecuados al SGI.

No conformidad más relevante:7.2.1 NTCGP 1000, 2.1.1 MECI 1000 No se evidencia Acuerdo del Consejo de Facultad en el que se aprueba conformación de grupo, líneas y semilleros de Ciencias Empresariales, de acuerdo al punto 03 del procedimiento para la Gestión de Grupos y semilleros de Investigación (P-PI-04).

PROCESO DE SERVICIOS DE BIBLIOTECAAUDITORES:Líder: Gastón Darío Rodríguez Santana, Asesor Oficina de Acreditación

La fortaleza más importante: La conciencia de prestar un buen servicio, para satisfacción de los usuarios: estudiantes, docentes, personal administrativos y personal externo a la IUE.

La disponibilidad de tiempo, aún fuera de su jornada laboral, con la finalidad de cumplir con éxito la auditoría interna.

No conformidad más relevante: 7.1 NTGP1000 La Jefe y personal de biblioteca identifican el PDU – POA y PDI, pero no existe un seguimiento de su aplicación y cumplimiento.

7.1 NTGP1000 La Jefe de biblioteca no lleva registros de control de documentos, en los que se verifique el desarrollo y cumplimiento de los Planes estratégicos (PDU – POA), de acuerdo a la caracterización de cada proceso del SGI

PROCESO DE BIENESTAR UNIVERSITARIO

AUDITORES:Líder: Marcela Arrubla Madrigal, Profesional Universitario MercadeoAcompañante: Raquel Martínez Morales, Coordinador Académico Ingeniería de Sistemas

La fortaleza más importante:El conocimiento que tiene el líder del proceso de Bienestar Universitario de cada uno de los procedimientos que lidera.

No conformidad más relevante:El jefe de Bienestar Universitario no evidencia la tabulación de la última encuesta F-BU-01 (Instrumento Informativo Bienestar Universitario), aplicada a los estudiantes por parte de de dicho Proceso; recurso necesario para identificar las necesidades de la comunidad universitaria y realizar la planificación de la realización o prestación del servicio, según la norma NTCGP100 numeral 7.1

PROCESO DE GESTIÓN HUMANA AUDITORES:Líder: María Luisa Molina Pajón, Jefe Oficina Asesora de Control InternoAcompañante: Mabilia Sánchez Sánchez, Jefe Oficina de Calidad

La fortaleza más importante:Se evidencia el compromiso del personal de apoyo frente al proceso y las responsabilidades que tienen con la IUE.

No conformidad más relevante:No se evidencio que hasta el momento se hayan suscrito los Acuerdos de Gestión para el año 2010, 1.1.2, elemento MECI, incumpliendo con ello el procedimiento, donde “…La oficina Asesora de Planeación y la Oficina de Gestión Humana brindan el apoyo para garantizar el adecuado enfoque del acuerdo de gestión”.

PROCESO DE GESTIÓN TECNOLÓGICAAUDITORES:Líder: Paula Andrea Caicedo Herrera, Jefa Oficina de Admisiones y RegistroAcompañante: Juan Carlos Ramírez Velásquez, Jefe Oficina de Bienestar Universitario

La fortaleza más importante:El procedimiento para la administración de las publicaciones del portal web e intranet se está ejecutando adecuadamente, según lo establecido en la ficha técnica del servicio; los funcionarios responsables de esta actividad cuentan con los registros pertinentes además se destaca una buena aceptación por parte de los funcionarios de la IUE, ya que se está dando cumplimiento a las actividades del procedimiento dentro de los tiempos establecidos.

No conformidad más relevante: Se detecto que el aplicativo por medio del cual se atiende las solicitudes del procedimiento para el soporte informático no se encuentra relacionado, ni asociado en la ficha técnica de dicho procedimiento (Registros), por lo tanto las actividades que se vienen desempeñando bajo este aplicativo no están quedando registradas según lo requiere este procedimiento.

PROCESO DE SERVICIOS GENERALES AUDITORES:Líder: Claudia María Franco Ángel, Jefe BibliotecaAcompañante: Raquel Martínez Morales, P.Esp. Coor. Programa Sistemas

La fortaleza más importante:Que existe una actitud proactiva con la implementación del SGI, para la gestión en cada uno de los procedimientos.

No conformidad más relevante:No se encontró evidencia del Plan Operativo Anual (POA), incumpliendo con lo establecido en el requisito NTCGP 1000 en los numerales 6.3, 6.4 y Elemento MECI 1000 numeral 2.1.1

PROCESO DE GESTIÓN FINANCIERA AUDITORES:Líder: Laura Pilar Hoyos Guerrero, Jefe de oficina Extensión Académica.Acompañante: William Alberto Moncada Ocampo, Jefe de Servicios Generales

La fortaleza más importante:El seguimiento y la medición que se hace a la gestión del recurso financiero, evidencia la asegurabilidad del mismo.

No conformidad más relevante:No se tiene identificado el Plan de Desarrollo y no se encuentra documentado totalmente la programación, preparación, elaboración, presentación, aprobación, modificaciones y ejecución del Presupuesto, acorde al Estatuto Orgánico de Presupuesto (Decreto 111 de 1996) y el procedimiento implementado en el SGI

PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

AUDITORES:Líder: Verónica Uribe Mejía, P. Universitaria Comunicadora Acompañante: Paola Andrea Espinosa López, Coor. Sistemas - Acreditación

La fortaleza más importante:En el Archivo Central se evidencia la organización y cumplimiento de la normatividad emanada por Archivo General de la Nación; y Seis de siete oficinas a las que se les auditó la organización de sus archivos de gestión, cumplieron con la reglamentación establecida.

No conformidad más relevante:El líder del proceso confirmó la no aplicación de indicadores y su respectiva medición dentro del proceso, incumpliendo el requisito 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009 mediante el cual se hace medición y seguimiento a los procesos a través del control de los indicadores que le apliquen.

PROCESOADQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS

AUDITORES:Líder: Mabilia Sánchez Sánchez, Jefe oficina de CalidadAcompañante: María Luisa Molina Pajón, Jefe Oficina Asesora de Control Interno

La fortaleza más importante:La buena voluntad y disposición de buscar mecanismos para mejorar el proceso.

No conformidad más relevante: No se evidencia el seguimiento al desempeño del proceso, no se tienen indicadores y por consiguiente no han hecho seguimientos a los mismos, incumpliendo con ello el numeral 8.2.3 de la NTCGP 1000:2009

PROCESO GESTIÓN JURÍDICA

AUDITORES:Líder: Carlos Andrés Acevedo Mesa, P.Esp. Coor. Investigaciones Jurídicas Acompañante: Carlos Alberto Mejía Álvarez, Jefe Of. Gestión Humana

La fortaleza más importante:Se evidencia una buena comunicación entre el líder del proceso y los contratistas de apoyo.

No conformidad más relevante:Se evidenció en los procedimientos P – GJ – 01, 02, 03, 04, 05, 06 que NO se realiza el registro en el formato F-AM-05 (registro de solicitud de servicios), lo cual no permite hacer seguimiento a los servicios, a las no conformidades, indicadores y consecuentemente al estado de los riesgos asociados al proceso.

PROCESO AUTOEVALUACIÓN Y MEJORAMIENTO CONTINUO

AUDITORES:Líder: Ángela Maryed Flórez Ríos, Docente tiempo completoAcompañante: George Herrera Pórtela, Coordinador Prácticas y trabajo de grado

La fortaleza más importante:El conocimiento que en “general” se tienen de los procesos, los auditados conocen el S.G.I. y las rutas para encontrar documentos y procedimientos.

No conformidad más relevante:A pesar del conocimiento descrito, las personas no han empezado a gestionar o a apropiar el registro de sus actividades en las planillas de prestación de servicios, no conformidades y acciones correctivas, preventivas y de mejora, así como tienen poco conocimiento de los indicadores.

PROCESO DE EVALUACIÓN INDEPENDIENTE AUDITORES:Líder: Juan Carlos Ramírez Velásquez, Jefe Oficina de Bienestar Universitario

La fortaleza más importante:Se cuenta con un plan organizado de auditorías, este identifica de manera acertada el lugar, la duración y los recursos necesarios para ejecutar el mismo.

No conformidad más relevante:El formato asociado para la elaboración del informe ejecutivo de avances del sistema de control interno que se registra en el aplicativo DAFP, el cual es un aplicativo en línea, no tiene el hipervínculo relacionado como un registro en la ficha de procedimiento. El funcionario lo tiene identificado y tramitado pero no relacionando con la ruta para diligenciar este informe.

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Proceso de Evaluación Independiente Oficina de Control Interno