Introducción al taller de gestión de cambios organizativos

ICGFM 19 al 23 de mayo de 2014

Richard Hudson – Evans Incorporated

Jim Wright – Evans Incorporated Doug Hadden - FreeBalance

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¿Qué es la gestión de cambios?

“El proceso de ayudar a las personas a comprender la

necesidad del cambio y motivarlas a realizar acciones que resulten en

cambios sostenidos en el comportamiento”.

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La gestión exitosa del camio ayuda a las organizaciones y sus empleados a alcanzar un mejor rendimiento.

La realidad del cambio - Rendimiento

REN

DIM

IEN

TO

TIEMPO

REALISTA

ESPERADO

REAL

CAMBIO INTRODUCIDO CAMBIO INTRODUCIDO

REAL

Sin gestión de cambios

REALIZADO

Con gestión de cambios

Menos interrupciones

Adopción más rápida del cambio

Optimizar los resultados

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La realidad del cambio - Personas

Resistencia Exploración

Compromiso Negación

Preparación Aceptación

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Gestión del cambio - Errores comunes

Planificación Ejecución Comenzar tarde Enfocarse solo en lo racional

El diseño del programa no incluye cambios

No maneja proactivamente la resistencia

Crea demasiadas expectativas No comprende la red de información

No hay sentido de la urgencia Solo se utilizan estructuras y sistemas para cambiar el comportamiento

No se involucra a los participantes No se envían comunicaciones dirigidas no se establecen mecanismos de comentarios

No se crea una coalición de líderes Se utiliza en exceso el servicio de consultores

Se ignora la cultura No se considera la capacidad organizativa

Se fuerza un cambio excesivo Se declara la victoria demasiado pronto 5

La gestión exitosa del cambio requiere

1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas

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Resistencia - Canalizar la resistencia de forma constructiva

Pensar

Sentir

Hacer

Conciencia de la necesidad de cambio

Comprender y comprometerse al cambio

Traducir los pensamientos y sentimientos en acciones

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Resistencia - Tomar acciones enfocadas

Gerente Gerente

Supervisor Supervisor

Administrador

Técnico

El cambio debe ser conducido y gestionado por personal dentro de las organizaciones afectadas

Líderes

Gerencia intermedia

Personal de atención del

cliente

Deben convertirse en representantes

Ejecutivo de servicio civil

FUNCIONARIO POLÍTICO

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Resistencia - Reforzar el cambio, no la resistencia

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Comunicar la visión

Gestionar el cambio por medio de un programa formal

Alinear los sistemas de recompensas

Proporcionar capacitación y soporte

Construir la capacidad de cambio y adaptación

Organización Grupos Vender el problema

Proporcionar información

Fomentar la participación

Construir la confianza, cumplir los compromisos

Anticipar, reconocer y respetar los sentimientos

Permitir la renegociación

Construir la capacidad de cambio y adaptación

Individual

La gestión exitosa del cambio requiere

1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación – evaluar el riesgo del

cambio 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas

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Riesgo intermedio Riesgo bajo

Riesgo del cambio - Innovaciones en la evaluación de la preparación

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Vista de cartera - Riesgo del camio

Evaluación de la preparación Análisis del cambio

1 Riesgo 5

Com

plej

idad

del

pro

gram

a

Capacidad de cambio

Riesgo intermedio Riesgo alto

BAJO ALTO BAJO

ALTO

Programa de cambio

Base de conocimiento

Gerencia

Marco institucional Recursos

Capacidad de cambio de la organización post-implementación Capacidad de cambio de la organización pre-implementación

La gestión exitosa del cambio requiere

1. Liderazgo activo 2. Manejo de la resistencia - gestión de los participantes 3. Construcción de la confianza 4. Consideración de la cultura 5. Asegurar la preparación – evaluar el riesgo del

cambio 6. Gestionar el proceso de cambio 7. Comunicaciones efectivas

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I. Contacto

II. Conciencia

III. Comprensión

V. Adopción

VI. Institucionalización

IV. Instalación

Falta de conciencia

Confusión

Percepción negativa

Falta de Soporte

Cambio abandonado

Preparación

Aceptación

Compromiso

Comunicaciones del cambio - ¿Entra o sale?

Gra

do d

e so

port

e pa

ra e

l cam

bio

Tiempo 13

Regularidad Tipo de mensaje Mensajero

Liderazgo Senior

Supervisores

Participante Afectado

Visión - Beneficios - Plan - Expectativas - Confianza

Actualizaciones - Hitos - Éxitos - Empatía - Problemas

Consistente

Cíclico

Continuo

Conocimiento - Experiencia - Problemas - Emociones - Soluciones

Descubrimientos - Acciones - Resoluciones Todo Situacional

Comunicaciones del cambio - Orientadas y continuas

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Instrucciones del taller

Ejercicios grupales 60 minutos

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Instrucciones del taller - Escenarios • Tres escenarios únicos de cambio: uno por mesa

1. Evaluar el riesgo del cambio de la reforma de compras 2. Planificar el compromiso de los participantes para una

reforma de presupuesto del desempeño 3. Administrar las comunicaciones asociadas con la

introducción de la contabilidad acumulada • Hojas de trabajo para la mesa

– Descripción del escenario – Instrucciones para el equipo – Plantilla para ayudar en el análisis

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Instrucciones del taller - Expectativas Preguntas del equipo

– ¿Cuál es su análisis de la situación en el escenario descripto? – ¿Qué recomienda el equipo como actividades específicas para la

gestión del cambio? – Comparar y contrastar el ejemplo del estudio de caso con las

situaciones del país de los participantes de la mesa

Informar – Preparar un resumen de tres minutos de los hallazgos – Nominar a un vocero para la presentación del equipo

Soporte – Los moderadores deben recorrer las meses

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