De do's en don'tsbij het gebruik

van de DHO-webservicesWelke webservices zijn er, hoe worden ze

gebruikt, welke aandachtspunten zijn er bij het gebruik?

Wim De PelsemaekerAdviseur, afdeling Hoger Onderwijs

2

Webservices? Beveiligd communicatietool om berichten met

gegevens te versturen of op te halen over internet Voordeel

Dynamisch Losse, onafhankelijke koppeling Kan in front-end, back-end gebruiker

Soorten in DHO Registreren Raadplegen

2

3

Doelstellingen webservices DHO

‘Gebeurtenisgestuurd’ en correct gegevens inzamelen De verwerkte gegevens worden ter beschikking gesteld

voor: Leerkrediet Inschrijvingsproces instellingen Studietoelage Kinderbijslag Financiering Rapportering Beleidsinfo Leer- en ervaringsbewijzendatabank

4

Mijlpalen registratiesafgesproken in gedragscode DHO

Inschrijving voor opleiding Uiterlijk 1 november JJJJ

Inschrijving voor onderdelen Uiterlijk 1 januari JJJJ+1

Resultaten voor onderdelen Uiterlijk 15 oktober JJJJ+1

Diploma’s Uiterlijk 15 oktober JJJJ+1

Resultaten in uitwisseling Uiterlijk 15 december JJJJ+1

Wijzigingen aan inschrijving voor opleiding of onderdelen

2010-2011: 1 juliVanaf 2011-2012: 1 juni

5

Webservices in vogelvlucht Soorten Webservices DHO:

Beheren van gebeurtenissen: Registreer

Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel Uitschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel Resultaat in opleidingsonderdeel of in uitwisseling Diploma

Wijzig Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel Resultaat in opleidingsonderdeel

Annuleer (≠ uitschrijven) Inschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel Uitschrijving in opleiding of opleidingsonderdeel Resultaat in opleidingsonderdeel of in uitwisseling Diploma

6

Webservices in vogelvluchtOpleiding Onderdeel Resultaat Resultaat in

uitwisselingDiploma

Schrijf in ✔ ✔

Annuleer schrijf in ✔ ✔

Schrijf uit ✔ ✔

Annuleer schrijf uit ✔ ✔

Wijzig ✔ ✔

Registreer resultaat ✔ ✔

Annuleer resultaat ✔ ✔

Wijzig resultaat ✔

Registreer diploma ✔

Annuleer diploma ✔

6

7

Proces in- en uitschrijving

7

8

Proces resultaten en diploma

8

9

Proces resultaten in uitwisseling

9

10

Schrijf in voor opleiding

Schrijf in Schrijf uit Wijzig inschrijving Annuleer inschrijving Annuleer uitschrijving

10

11

Schrijf in voor opleiding

=> =>

11

Pijnpunt AanpakA. Grote variatie in het aantal dagen tussen inschrijving en registratie

Streven naar gebeurtenisgestuurd registreren

B. Foute nationaliteiten Proces te verbeteren

C. Definitie inschrijving Cfr. evaluatie flex-decreet

D. Niet alle attributen van inschrijving zijn wijzigbaar

Werkgroep Data analyseert verdere mogelijkheden voor optimalisatie

E. Spanningsveld tussen decreet en beleidsinfo. Bv. werkstudenten

Decreet blijft toetssteen

F. Verschillende werkwijzen tussen instellingen

Verder afstemmen in stuurgroep, opvangen via gedragscode DHO

G. Heroriëntatie Automatiseren

H. Afstudeerrichtingen niet consequent gemeld

Implementatie OD XXI

12

Schrijf in voor opleiding

Vaak gemaakte fouten Nationaliteit en nationaliteitstype stemmen niet overeen Andere identiciatiegegevens, zoals geboortedatum, adres stemmen niet

overeen Onbekende postcode gebruikt Student heeft al inschrijving met ander stamnummer Student is eerder generatiestudent dan gemeld Administratieve groep niet geldig binnen vestiging ‘Heroriëntatie’ naar zelfde opleiding

Wat doen? Melden aan dho@vlaanderen.be m.b.v. sjabloon beschikbaar op

http://www.ond.vlaanderen.be/hogeronderwijs/databank/Documenten/12

13

Schrijf in voor opleidingsonderdeel

Schrijf in Schrijf uit Wijzig inschrijving Annuleer inschrijving Annuleer uitschrijving

14

Schrijf in voor opleidingsonderdeel

14

Pijnpunt AanpakA. Grote variatie in het aantal dagen tussen inschrijving en registratie

Streven naar gebeurtenisgestuurd registrerenOER en proces instelling

B. Spreiden van onderdelen over inschrijvingen i.f.v. financiering

Gedragscode DHO

C. Inschrijvingen zonder onderdelen Proces instelling

D. Vroegtijdig uitschrijven en studiepunten blijven opgenomen: toch volledige studietoelage

Evaluatie financieringsdecreet

E. Wachten met toekennen vrijstellingen Gedragscode DHO

F. Gebruik van vreemde tekens in de naam van het onderdeel

Aanpassen controle in DHO

15

Registreer resultaat voor onderdeel

Registreer resultaat Wijzig resultaat Annuleer resultaat

16

Registreer resultaat voor onderdeel

=> =>

16

Pijnpunt Aanpak

A. Na heroriëntatie is voor niet-uitgeschreven, actieve onderdelen resultaat vereist

Implementatie decreet

B. Alle actieve onderdelen krijgen een resultaat

Resultaatscode ‘niet verworven’

C. Resultaten niet registreren na registreren diploma

Proces instelling

D. Verschillende werkwijze tussen instellingen: na 1ste semester, na 1ste examenperiode, na 2de examenperiode…

OER instelling

E. Aanpassingen na uiterste beheersdatum Procedure materiële vergissingen, onderzoek validatieprocedure

17

Registreer resultaten in uitwisseling

Registreer Annuleer

18

Registreer resultaten in uitwisseling

=> =>

18

Pijnpunt Aanpak

A. Resultaten worden zeer laat vastgesteld Uiterste beheersdatum op 15/12Onderzoek validatieprocedure

B. Melden van gedelibereerde resultaten in uitwisseling is niet mogelijk

Beperkt volume, geen impact op leerkrediet of financiering

C. Verschillende werkwijze tussen instellingen

Toekomst: procesanalyse

19

Registreer diploma

Registreer Annuleer

20

Registreer diploma

20

Pijnpunt Aanpak

Vaststellen diplomadatum ≠ Proclamatiedatum≠ Datum voorlopig getuigschrift≠ Datum opsturen diploma…

Potentieel impact op EPD via LED

= Datum van geslaagd verklaren voor het geheel van de opleiding (flexibiliseringsdecreet)

Welke diploma’s en studiebewijzen registreren?

Te verruimen i.f.v. LED: alle programma’s die succesvol beëindigd zijn

Indien afstudeerrichtingen, opnieuw melden bij diploma

Proces instelling

21

Achter de schermen?

Webservices registreren dynamisch gebeurtenissen Gegevens worden historisch opgeslagen Leerkrediet wordt centraal berekend aan de hand van

geregistreerde gebeurtenissen Op ogenblik van raadpleging via WS Iedere avond in batch Studentenportaal wordt aansluitend iedere nacht bijgewerkt Voor financiering geldt: leerkredietsaldo op het ogenblik van

inschrijving in opleiding

22

Webservices in vogelvlucht

Soorten Webservices DHO: Raadplegen:

Studiehistoriek Lijst inschrijvingen Detail inschrijvingen Diploma secundair

Leerkredietsaldo

23

Webservices in vogelvlucht

Raadpleeg inschrijvingen Identificatie

Inschrijving in opleiding

Opleidingsonderdelen met resultaten

Resultaten in uitwisseling

Vrijstellingsvoorwaarden

Diploma

Raadpleeg leerkredietsaldo Huidig saldo

Saldo voor inschrijving

Raadpleeg diploma secundair Diploma

Laatste inschrijving

24

Raadplegen studiehistoriek

Raadpleeg studiehistoriek hoger onderwijs Vanaf 1999-2000 (conversie DTO) tot voorbije

academiejaar: onbeperkt Lopend academiejaar: generatiestudenten, andere

studenten onder voorwaarden Alle gegevens: inschrijvingen, onderdelen, diploma’s…

Raadpleeg diploma secundair onderwijs Diploma of laatste inschrijving SO

25

Raadplegen studiehistoriek Voorwaarden

Alles van de eigen instelling Generatiestudenten aan andere instellingen die in de eigen

instelling een actieve of uitgeschreven inschrijving hebben in huidig of toekomstig academiejaar=> evalueren n.a.v. automatiseren heroriëntatie

Van andere instellingen Geen geannuleerde inschrijvingen; of Geen actieve inschrijvingen

in huidig of toekomstig academiejaar en; zonder diploma en; zonder resultaten en; geen gezamenlijke opleiding met de eigen instelling.

26

Raadplegen leerkredietsaldo

Raadpleeg leerkredietsaldo Laatste saldo Saldo vlak voor de inschrijving