(C) Mèo Mun

Để gấp đôi hiệu suất làm việc

•Trình bày: Mèo Mun

Vị trí: phòng 2BIP Phone: 3100Mobile: 0937001144Email: longnn@fpt.netYahoo: ohvayha

(C) Mèo Mun

Phương pháp đèn giao thông – Tìm ý tưởng trong 3 phút

2 phút: Liệt kê ý tưởng,

không quan tâm đến tình khả thi, đúng

sai

1 phút: Gạch đi những ý tưởng bạn

cho là không phù hợp

(C) Mèo Mun

Tip 1 – Làm việc có mục tiêu

• Mục tiêu là kết quả chúng ta mong muốn đạt được sau những mốc thời gian cụ thể.

• Các đặc điểm của mục tiêu:1. Rõ ràng & nhất quán

2. Định lượng & đo lường được

3. Không thường xuyên thay đổi

4. Có mốc thời gian cụ thể

(C) Mèo Mun

Tip 1 – Làm việc có mục tiêu

• Step 1: Xác định mục tiêu• Step 2: Ghi nhớ mục tiêu vào tiềm thức• Step 3: Lập kế hoạch và triển khai

Tiềm thức

Ý thức

Đàn kiến bị tiềm thức tác động khiến chúng có những hành động vô thức để cùng

tha mồi về tổ

•Ý thức có được từ giáo dục, nghiên cứu, học tập, trải nghiệm…

•Tiềm thức có được do những mong muốn mãnh liệt đạt được mục tiêu nào đó

•Tiềm thức sẽ tác động và chi phối các phản xạ không có điều kiện, khiến bạn hành động vô thức để tiến đến mục tiêu

(C) Mèo Mun

Tip 1 – Làm việc có mục tiêu

Nếu làm việc không có mục tiêu?• Không xác định được đường đi ngắn nhất dẫn đến

thành công• Không biết mình thành công do đâu• Có thể thất bại khi đang ở đỉnh cao vì xác định sai

cách thức đạt được thành công• Khi thất bại cũng không biết vì sao mình thất bại

Làm việc Không mục tiêu = Chơi trò phóng phi tiêu nhưng không có hồng tâm

Làm việc Không kế hoạch = Triển khai kế hoạch “Làm sao để thất bại”

(C) Mèo Mun

Tip 2 – Áp dụng nguyên tắc 80/20

Bây giờ, vấn đề là của John chứ không phải của

anh nữa đâu Josep ạ!!!

Tuần trăng mật của Josep và Elena(Elena xoá đi 700 email của Josep. 2 tuần sau đó, những người đã gửi

cho Josep những email quan trọng đều liên lạc với Josep để hỏi, và gửi lại email nếu cần)

(C) Mèo Mun

Tip 2 – Áp dụng nguyên tắc 80/20

100% Thúy mặc Chỉ có 20% là quan trọng nhất

Chỉ có 20% là quan trọng nhất

(C) Mèo Mun

Tip 2 – Áp dụng nguyên tắc 80/20

Trong tất cả những nguyên nhân mà bạn cho rằng ảnh hưởng đến hiệu suất làm

việc của bạn, chỉ có 20% là nguyên nhân chủ chốt.

Hãy tìm kiếm, đối mặt và tiêu diệt nó. Bạn sẽ nâng cao hiệu suất làm việc lên

rất cao.

(C) Mèo Mun

Tip 3 – Xác định việc quan trọng

• Tròng dòng thác công việc mà bạn phải đối mặt mỗi ngày, chỉ có 20% là quan trọng, mang lại cho bạn, cho công ty, cho gia đình bạn nhiều lợi ích nhất, giúp bạn được tăng lương, giúp bạn thăng tiến và hạnh phúc.

• Không có gì cản trở việc bạn đi đến thành công tốt hơn nỗ lực cố gắng hoàn thành những việc… không cần thiết!!!

(C) Mèo Mun

Tip 3 – Xác định việc quan trọng

• Sử dụng phương pháp “Búp bê Nga” để phân chia công việc theo các mức độ quan trọng từ thấp đến cao

(C) Mèo Mun

Tip 3 – Xác định việc quan trọng

(Búp bê ngoài cùng là quan trọng nhất. Chỉ nhìn thấy búp bê phía trong khi mở búp bê bao bọc bên ngoài)

Búp bê 5 Búp bê 4 Búp bê 3 Búp bê 2 Búp bê 1Những CV thiết

yếu, nhất định phải làm ngay.

Chỉ mình bạn có khả năng

và có đủ thẩm quyền

để giải quyết.

Nếu không làm bạn có thể sẽ phải hối tiếc,

phải gánh chịu những

hậu quả nghiêm trọng

Những CV nên làm. Tuy

nhiên, những CV này chỉ mang lại lợi

ích tương đối mà thôi.

Nếu không làm, có thể khiến

ai đó cảm thấy phiền lòng, ko vui nếu bạn ko

hài lòng

Vô thưởng vô phạt.

Nếu làm được thì vẫn tốt hơn.

Ko gây ra hậu quả nghiêm

trọng nếu ko thực hiện

Những việc có thể giao phó.

Lưu ý: Chỉ nên phân công cho

người khác những việc họ có thể

hoàn thành tốt.

Có thể gạt bỏ, loại bỏ

khỏi cuộc sống vì nó không đem lại lợi ích

cụ thể nào cho bạn hay cho

người khác

Tiếp xúc với khách hàng quan trọng, ký 1 HĐ hay hoàn thành bản báo cáo gửi cho cấp trên để sử dụng cho

buổi họp sắp tới

Kiểm tra lại thông tin

cuộc gọi xếp lịch họp từ email, tin

nhắn…

Gọi điện cho bạn bè, thưởng thức 1 tách

café, cùng ăn trưa với đồng nghiệp, làm

một việc riêng nào đó cho giờ hành

chính

Làm theo thói quen, theo quán tính

(C) Mèo Mun

Tip 4 – Xác định việc nào làm trước1. Đừng để một việc trở thành

“vừa quan trọng, vừa cấp bách”

2. Nếu bị rơi vào tình thế có việc ở ô số 1, hãy đừng giải quyết nó đầu tiên, trình tự tốt hơn cả cho bạn là 2134

3. Hãy “giải cứu” việc ở ô số 1 bằng cách:

1. Giảm bớt tầm quan trọng của nó (làm ra với kết quả không được 100% kỳ vọng, dự tính ban đầu)

2. Giảm bớt tính cấp bách của nó (gia hạn thời gian)

(C) Mèo Mun

1. Nếu làm việc ở ô số 1 đầu tiên; thì sau khi bạn giải quyết xong ô này, việc ở ô số 2 sẽ “biến thành” ô số 1. Và như thế, bạn sẽ mãi chạy theo công việc và bị công việc làm chủ, thay vì làm chủ được công việc của bạn.

2. Trong một khoảng thời gian không đủ lớn (rất cấp bách), bạn thường không thể hoàn thành được một việc rất quan trọng một cách tốt nhất.

Tip 4 – Xác định việc nào làm trước

1. Hãy báo trước cho những nhân sự liên quan (sếp, khách hàng…) biết rằng bạn sẽ cố gắng giải quyết việc này (ô số 1) nhưng có thể cần nhiều thời gian hơn, hoặc kết quả sẽ không hoàn hảo

2. Chấp nhận hy sinh phần việc này. Và bắt đầu một tiến trình mới tốt đẹp hơn. Nếu đang cầm 2 nắm kẹo ở 2 tay, bạn sẽ không cầm được thêm một viên kẹo nào nữa cả

(C) Mèo Mun

Tip 5 – Ứng dụng nguyên tắc 90/10#1

“Bỏ 10% thời gian cho việc lên kế

hoạch sẽ giúp bạn tiết kiệm 90% thời gian hoàn thành

công việc”

#1

(C) Mèo Mun

Tip 6 – Tập nói “KHÔNG”

Số lượng

Thời gian xử lý

1 đơn vịThời gian

phân tâm

Tổng thời gian

Email 100 email 3’ 5’ 800’

Điện thoại 5 cuộc 2’ 3’ 25’

SMS 15 tin nhắn 1 5 90’

Chat 3 giờ 3.5 3.5x60=110’

Comment FB 30 comment 30” 5’ (30”+5’)x30=165’

T8m và buôn trực tiếp

2 cuộc 15’ 15’ (15+15)x2 = 60’

Tổng 20 tiếng

1. Hãy thử ước tính xem bạn sử dụng thời gian của mình vào những việc gì?

2. Đó có phải là những công việc quan trọng? Góp phần quan trọng vào thành công của bạn?

(C) Mèo Mun

Tip 6 – Tập nói “KHÔNG”

NO! no, no, no, no, no, no, no, no, no…

Say “NO” với những việc

không quan trọng

(C) Mèo Mun

Khi được thấu kinh tập trung vào một điểm. Ánh nắng mặt

trời có thể sinh ra lửa

Người nghệ sỹ xiếc đi giày cao gót trên dây được cũng

vì sự tập trung cao độ

Tip 7 – Tập trung cao độ

• Bạn cần nhiều thời gian để bắt đầu chuyển qua “Trạng thái dòng chảy” (trạng thái bị cuốn vào công việc, giải quyết mọi thứ rất nhanh và trôi chảy)

• Nếu không tập trung, bất cứ tác nhân nào xuất hiện bất thình lình cũng khiến bạn thoát khỏi “Trạng thái dòng chảy” mà bạn đã kỳ công kiến tạo. Bạn sẽ phải làm lại từ đầu.

(C) Mèo Mun

Tip 7 – Tập trung cao độ

Để tập trung cao độ và tránh phân tâm, bạn có thể• Đọc báo vào một (vài) giờ cố định trong ngày• Check email sau mỗi 2, 3 tiếng 1 lần và sau đó thì đóng lại. Chỉ tải về phần

header (subject) của email, vừa nhẹ vừa nhanh.• Nhất quyết ko đọc, xóa ngay những email mà mình cho rằng ko liên quan hay

ko quan trọng (đừng sợ, nếu thực sự quan trọng, họ sẽ gửi lại cho mình)• Không mở chat cho đến khi làm xong việc• Không vào Fb trong giờ làm việc• Chuyển phone qua silent và "giấu" nó đi thật kỹ khi tập trung làm những gì

quan trọng (thậm chí tối quan tọng thì tắt đi cũng được)• Đối phó với những tình huống chen ngang:

– Nếu đang tập trung mà bị ai đó làm phiền, hãy chuẩn bị tờ giấy và cây bút, nói với họ rằng bạn đang có những việc thực sự quan trọng cần giải quyết ngay. Sau đó ghi chú vào giấy (cho họ thấy), bạn sẽ liên lạc lại với họ khi giải quyết xong phần việc này. Họ sẽ cảm thấy được tôn trọng, và bạn cũng sẽ ghi nhớ cuộc gặp gỡ này.

– Sử dụng lịch bàn có ghi chú công việc để giải thích với người chen ngang rằng “tôi đang thực sự bận rộn vì có việc đến deadline”

(C) Mèo Mun

Tip 8 – Không là “Người cầu toàn”

• Khi làm việc, hay lên kế hoạch, bạn sẽ rơi vào một trong ba tình huống sau đây:

1. Hoàn thành đúng deadline

2. Bị trễ deadline

3. Hoàn thành sớm hơn deadline

• Sẽ thật may mắn nếu bạn rơi vào tình huống thứ 3. Thế nhưng, một vài người trong chúng ta sẽ bị ảnh hưởng bởi quy luật “Người cầu toàn”: luôn muốn mọi thứ phải hoàn hảo nhiều hơn nữa, và bắt đầu quá trình sửa chữa, bồi đắp… cho đến khi deadline kéo tới thì mọi thứ ban đầu là hoàn thiện nay trở thành dang dở.

Đừng để quy luật “Người cầu toàn” chi phối.

Đừng “Chữa lợn lành, thành lợn què”

(C) Mèo Mun

Tip 8 – Không là “Người cầu toàn”

1 2 3 4 5 6 7 8

Lập kế hoạch

Chỉnh sửaHoàn thiện

Chơi!!!

50% 20% 10%

Thoát khỏi tầm ảnh hưởng của quy luật “Người cầu toàn”

(C) Mèo Mun

Tip 9 – Đối mặt với “Nghịch lý thời gian”

• Nếu bạn e ngại một công việc quá khó, mình không đủ thời gian để hoàn thành, bạn sẽ phát sinh tâm lý chần chừ. Thế nhưng càng chần chừ thì thời gian càng bay đi mất. Công việc ngày một… giữ nguyên, thời gian càng ngày càng giảm.

• Cách duy nhất để giải quyết là hãy làm việc đó ngay (chúng ta sẽ giải toả tâm lý e ngại bằng tip số 10)

(C) Mèo Mun

Tip 10 – Bí quyết “Ăn thịt ếch”

11

22

33

44

55

66

Hãy ăn con to nhất, xấu xí nhất, kinh khủng

và ghê tởm nhất (con số 2)

(C) Mèo Mun

Tip 10 – Bí quyết “Ăn thịt ếch”

Cách ăn:1. Không nghĩ đây là con ếch

kinh khủng khiếp, hãy thay đổi cách nhìn

2. Chia nhỏ nó ra từng phần, nhỏ đến mức bạn không còn thấy (quá) ngán và ghê sợ (lên kế hoạch chi tiết và chia nhỏ công việc)

3. Chuẩn bị sẵn viên kẹo (cách uống thuốc) hay bịch nước sâm (cách uống nước đắng). Sau khi ăn một miếng thịt ếch, hãy ăn kẹo hoặc uống nước sâm (hãy tự thưởng cho mình để động viên khích lệ)

4. Hãy nghĩ đến phần thưởng mà bạn có sau khi ăn xong toàn bộ con ếch

“Con ếch kinh khủng nhất, xấu xí nhất chính là phần công việc khó

khăn nhất, tốn nhiều thơi gian nhất nhưng sẽ mang lại sự thay đổi lớn trong sự nghiệp. Đừng giấu mình sau những công việc giản đơn và nhàm chán, đừng lẩn tránh thành

công một giây một phút nào nữa cả. Hãy bước ra, đối mặt với những công việc đầy thách thức, những công việc tạo ra đột phá trong sự nghiệp và nâng bạn lên một tầm

cao mới. Bạn hoàn toàn có thể làm điều đó, vì bạn tốt đẹp hơn những

gì mà bạn đang suy nghĩ”

(C) Mèo Mun

10 – Đừng giấu mình sau những việc vặt vãnh và

không quan trọng bằng “Bí quyết ăn

thịt ếch”

7 – Tập trung cao độ để tạo ra trạng thái

dòng chảy

6 – Nói KHÔNG

với việc

không quan trọng

5 – Nguyên tắc 90/10 giúp tiết kiệm 90% thời gian làm việc

4 – Cắt bánh

chưng để làm việc

trước sau

3 – Búp bê Nga giúp tìm ra việc quan trọng nhất

2 – Áp dụng linh hoạt nguyên tắc 80/20

1 – Làm việc có mục tiêu#1

8 – Phân bổ thời gian tránh việc cầu toàn 9 – Tránh Nghịch lý

thời gian = cách bắt tay vào làm việc

(C) Mèo Mun

Chia sẻ cá nhân – Làm sao để thực hành?

Bạn sẽ làm được khi bạn nghĩ rằng bạn làm được.

Hãy gớ chiếc công tắc phụ của bạn đi.

Hãy nghĩ về bài học và

thực hành mọi lúc mọi nơi

Để biến kinh nghiệm thành thói quen thì phải kiên trì

và không thoả hiệp

(C) Mèo Mun

Chia sẻ cá nhân – Sách hay nên đọc

Sách do bạn Thanh Trúc MCC giới thiệu:

• Con người 80/20• Sống theo phương thức 80/20• Nguyên lý 80/20

Sách do bạn Kim Phụng MCC giới thiệu:

• Quẳng gánh lo đi mà vui sống

Ghi chú của Mèo Mun:• Những sách liên quan đến chủ

đề lãnh đạo rất tốt cho các bạn trong việc “lãnh đạo bản thân và công việc” chứ không có nghĩa chỉ dành cho lãnh đạo

Sách do Mèo Mun giới thiệu:

(C) Mèo Mun

Bạn sẽ thành công