de haarlemse contracten voor beheer & onderhoud case... · 2015. 6. 1. · contractsystematiek...
TRANSCRIPT
De Haarlemse contracten
voor beheer & onderhoud
Enschede
28 mei 2015
Herman Wals
26 september 1965
Inhoud
Uitgangspositie
Werken in regie
Contractstructuur
Kenmerken
Domeinen
Spaarnelanden
Contractbeheersing
Proces & planning
Risico’s (1)
Uitgangspositie (1)
Anno 2000
traditionele, technische georiënteerde vakafdelingen
Civiel & Haven ♦ Natuur & Landschap ♦ RATD ♦ Verkeer & Vervoer
iedere afdeling voor zich ► openbare ruimte als optelsom
omvangrijke eigen onderhoudsploegen
intuïtief en incident-gestuurd beheer & onderhoud ► opzichter
geen beheerinstrumentarium
organisatie ► operationeel ♦ technisch ♦ monodisciplinair
Bomenploeg (1959)
Optelsom
Uitgangspositie (2)
Anno 2000
management stuurde op budget
geen verantwoording prestaties + effect
vervangingsinvesteringen ad hoc
geen areaalmutaties
jarenlange bezuinigingen
achterstallig onderhoud ► 84 miljoen euro
Rekenkamercommissie-onderzoek naar oorzaken achterstand (2005)
bewuste keuzen gemeenteraad
geen (adequaat) beleid ♦ ontoegankelijke cijferbrij
Risico’s (2)
Werken in regie (1)
Uitwerkingsplan GOB (december 2012)
ontstaan uit Stedelijke Projecten + Wijkzaken
ingangsdatum GOB 1 mei 2013
twee pijlers ► gebiedsgericht werken ♦ werken in regie
vermindering aantal fte’s
beheer- + planningstaken op afstand
concentratie op regie- + sturingstaken
professioneel contractmanagement
technische expertise blijft voorhanden bij gemeente ► gericht op
opdrachten geven, niet op zelf doen
Het organisatiemodel
Of zo…
Risico’s (3)
Werken in regie (2)
Dagelijks onderhoud anno 2014
takenpakket was nog op oude organisatie afgestemd
ondoorzichtig geheel van contracten
25 overeenkomsten met Spaarnelanden ► op vier niveaus
ruim 50 contracten met marktpartijen
arbeidsintensieve frequentiebestekken
dagelijks beheerders besteedden meeste tijd aan meldingen
RAW-bestek
Werken in regie (3)
B&W-nota Uitwerking B&O-contracten (februari 2014)
een bundeling van werkzaamheden in de openbare ruimte
die leidt tot verschuiving van taken naar marktpartijen
die de gemeente in staat stelt haar regierol op te pakken
en door middel van aanbesteding
een optimale balans tussen prestaties, prijs en kwaliteit bereikt
Aanpak
opdrachten geclusterd in samenhangende domeinen
per domein een DVO ► DDO
gunnen van B&O aan één opdrachtnemer per domein
verdeling van de domeinen over marktpartijen en Spaarnelanden
totale volume DVO’s Spaarnelanden blijft gelijk (29,5 miljoen euro)
Werken in regie (4)
Aanscherping
domeingericht contracteren en gebiedsgericht sturen
relatie tussen dagelijks onderhoud en groot onderhoud
van inspanningsverplichting naar resultaatsverplichting
kiezen voor de van-gevel-tot-gevel benadering
financiële taakstelling meegeven aan domeincontracten ► kadernota
2014 ► kwaliteitsniveau omlaag
Domeinen en gebieden
Kwaliteitsambitie
Risico’s (4)
Contractstructuur
Opbouw DDO’s
basisovereenkomst ► juridische mantel
vraagspecificatie algemeen ► geest van de overeenkomst
vraagspecificatie processen ► uitvoering van de overeenkomst ►
facturering ♦ wijzigingen ♦ meldingen ♦ schades ♦ rapportages ♦
inspecties ♦ enzovoort
vraagspecificatie resultaten ► resultaatbladen
looptijd vier jaar + (twee keer) verlenging van twee jaar
identieke opzet voor Spaarnelanden + marktpartijen
convenanten Spaarnelanden versus DDO’s ► allonge
DDO
Domein DienstverleningsOvereenkomst
Haarlem
BASISOVEREENKOMST
Annexen
Bijlagen
Vraagspecificatie
“Processen”
(deel B)
Vraagspecificatie
“Algemeen”
(deel A)
Vraagspecificatie
“Resultaten”
(deel C)
Procesbladen Resultaats
bladen
Procesblad meldingen
Resultaatblad wortelopschot
Risico’s (5)
Kenmerken (1)
contractpartner neemt verantwoordelijkheid voor domein
van voorschrijven naar samenwerken
verschuiving van beheer- en planningstaken naar marktpartijen en
Spaarnelanden
behandeling van meldingen + schades
verantwoordelijkheid voor inspecties + schouwen
kennispartner ► advisering + meedenken
maatschappelijke + bestuurlijke gevoeligheid
afstemming met andere opdrachtnemers ► BAM neemt voortouw
Kenmerken (2)
realiseren vastgesteld kwaliteitsniveau
taakstellende budgetten ► geen geld meer bij gemeente
geen meerwerkfacturen!
kwaliteitsborgingsplan voor hele contractperiode
jaarlijks uitvoeringsplan
rapportages door marktpartij/ Spaarnelanden
audits namens gemeente door ingenieursbureau
beoordeling uitvoering contract + samenwerking
escalatieladder
als werkwijze aan eisen voldoet ► vertrouwen in goed eindresultaat
Relatie tussen plannen (BAM)
Samenwerkingsmonitor
Hoofdthema Onderdeel
1. Hoe doordacht en realistisch
is het operationeel
uitvoeringsplan?
2. Hoe wordt het operationeel
uitvoeringsplan nageleefd?
1. Hoe wordt de samenwerking
(partnerschap) tussen OG en
ON ervaren?
2. Hoe worden de meldingen
verwerkt door ON?
3. Hoe behartigt de ON de
belangen van de OG?
1. Is de ON zelfsturend en
handelt pro-actief?
2. Werkt de ON volgens het
kwaliteitborgingsplan?
Veiligheid en
gezondheid
1. Hoe gaat de ON om met de
aspecten veiligheid en
gezondheid?
1. Hoe gaat de ON om met de
leefbaarheidsaspecten (overlast
voor omgeving)?
2. Hoe wordt omgegaan met
duurzaamheid en
milieuaspecten?
Revisies en
(bewijs)documen
ten
1. Hoe gaat de ON om met het
verwerken van mutaties in
gemeentelijk registratie systeem
Planmatig
werken
Beoordeling
Pro-activiteit en
samenwerking
Deskundigheid
en kwaliteit
Houding naar de
omgeving
Toelichting
Risico’s (6)
Domeinen
Markt
openbare verlichting (perceel) ► Volker Infra
VRI’s (perceel) ► Vialis
civiele kunstwerken + oevers (perceel) ► Volker Infra
beweegbare bruggen (perceel) ► Strukton
riolering + grondwater ► BAM
asfalt + markeringen (perceel) ► BAM
Spaarnelanden
afval & reiniging
elementenverhardingen + straatmeubilair (perceel)
groen & spelen
parkeren
coördinatie piket & meldingen
wagenparkbeheer
Risico’s (7)
Spaarnelanden (1)
Startproblemen
RATD (2005) ♦ SBH (2009)
budgetten overgeheveld, maar prestaties niet omschreven
meerwerkfacturen
‘rugzakjes’
niet marktconform
monitoring + rapportages ▼
weinig assertief opdrachtgeverschap
Gemeenteraad
motie van ChristenUnie over Spaarnelanden (30 oktober 2014)
voor eind 2014 duidelijkheid over status van convenanten
voor de zomer van 2015 toekomstscenario’s
Spaarnelanden (2)
Nieuwe start
hergroepering van domeinen
‘inbesteding’
inschrijven zoals bij marktpartijen
beoordelingsteams
Plan visie nieuwe taken ▲ ♦ Transitieplan ▼
operationeel sterker geworden
meldingen onder controle
gesteggel over kleine aanpassingen
geen staat van hoeveelheden, maar afspraak over kwaliteit areaal
tactisch niveau moet nog verbeteren
Sturingsdriehoek
Risico’s (8)
Contractbeheersing (1)
contractdriehoek per domein ► procesmanager ♦ technisch adviseur ♦
beheerder gebied √
operationeel overleg √ ♦ tactisch overleg √ ♦ (strategisch overleg) (√)
implementatieadviseur √
auditbureau PHBM + PPES √ ► systeemtoets (√) ♦ procestoets (√) ♦
producttoets (√) ♦ resultaattoets (√)
opstellen risicodossiers (√)
dagelijks beheerders voeren resultaattoetsen buiten uit (√)
cursus SCB in 2014 als opmaat √
opleidingen + trainingen medewerkers ► menukaart
contractbeheersingsplan (√)
Contractbeheersing (2)
De regieacademie
Risico’s (9)
Proces (1)
definitiefase (zomer 2013 – maart 2014)
van onderop ▼
Van de Bunt
voorbeelden bij andere gemeenten ▼
second opinion Haskoning DHV
ontwerpfase (maart – augustus 2014)
taskforce 1.0
contractsystematiek ► UAV-gc 2005
Cyber + Aratis
arealen + kostenkengetallen ► normbudgetten
overdrachtsdocumenten met nulsituatie
Proces (2)
aanbestedingsfase (september – december 2014)
Europees niet-openbaar aanbesteed ► vijf partijen per domein
inbesteding Spaarnelanden
inschrijvingen ► beoordelingsteams per domein
ondertekening 19 december 2014
uitvoering (januari 2015 – december 2018)
transitieperiode ► inrichting processen ♦ meldingen ♦ incidenten
kwaliteitsborgingsplan ♦ operationeel uitvoeringsplan
monitoring & evaluatie (idem)
risicodossiers
rapportages contractpartij ► kwartaal ♦ tweewekelijks operationeel
toetsen door auditbureau
Consistoriekamer
Rekenmatrix EMVI-score K&O Criterium subcriterium
100%
Maximale kwaliteitswaarde
Beoordelingscijfer in concensus bepaald
Behaalde kwaliteitswaarde
Totalen
1. Samenwerking & Partnering
1A. Visie op samenwerking en partnering
55%
35,00% € 210.000 7 € 52.500
1B. Scope-, beleids- en budget- wijzigingen
15,00% € 90.000 6 € 0
1C. Efficienty in werkwijze 5,00% € 30.000 7 € 7.500
2. Pro-actief, risico-gestuurd en domeinoverstijgend handelen
2A. Pro-actief en risico-gestuurd handelen
28%
15,00% € 90.000 8 € 45.000
2B. Domeinoverstijgend handelen 12,50% € 75.000 7 € 18.750
3. Transitieperiode en 0-meting
3A. "Nul-meting"
12,5%
7,50% € 45.000 8 € 22.500
3B. Werkzaamheden in Transitie- periode bij start DDO
5,00% € 30.000 8 € 15.000
4. Domeinspecifiek 4A Meenemen personeel 5,0% 5,00% € 30.000 6 € 0
20% van de aanneemsom > € 600.000,00
€ 161.250
Kwaliteitswaarde prestatiecriterium SROI: 5% boven het minimum van 5% € 7.900,00 € 39.500
Totale kwaliteitswaarde € 200.750
Aanneemsom voor Domein voor de totale looptijd van de DDO KW&O 4
€ 690.000,00 + extra wzh: € 410.000,00 € 3.170.000
Fictieve inschrijvingssom (aanneemsom minus Totale kwaliteitwaarde) € 2.969.250
Toetscyclus (PHBM♦PPES)
Ondertekening (19 december 2014)
Risico’s (10)
Achter de etalage (1)
kleine aannemers kansloos?
transitiefase!
areaal eigen maken ► aanvullingen op nulmeting
meldingen onder controle krijgen
systemen gemeente niet ingericht op gebruik door
contractpartners
lager kwaliteitsniveau kan afstralen op B&O-contracten
scharrelruimte is verdwenen ► evenementen
discussie met Spaarnelanden op paaltjesniveau
calamiteiten ► Schoterbrug ▲ ♦ Nieuwe Gracht ▼
Meldingen onder controle (krijgen)
Schoterbrug
Nieuwe Gracht
Achter de etalage (2)
contractmanagers, technisch adviseurs + beheerders in hun
rol krijgen
contractdriehoeken nog sterk operationeel gericht
bij beheerders spagaat tussen gebied en stadsbreed domein
van hit & run ► nadenken
‘daar ben ik niet meer van’ ♦ ‘daar hebben we geen geld
meer voor’
verschil in abstractieniveau tussen gemeente en BAM enz.
zakelijker opstelling nodig ► ‘persoonlijk leiderschap’
niet alleen kennis, maar ook vaardigheden verbeteren en
versterken
Risico’s (11)
Taskforce 2.0
‘inregelen’ B&O-contracten
operationele overleggen gestart
toegang regelen voor meldingen, GBI enz.
duidelijkheid creëren ► meldingen ♦ schades ♦ evenementen ♦ VTW’s ♦
inspecties enz. ► werkoverleggen ♦ spreekuur
begeleiding Spaarnelanden ► spreekuur
cursussen + trainingen ► menukaart
sleutelen aan houding & gedrag
start auditbureau ► risicosessies ♦ toetsen
inhuren operationeel contractbeheerder
POW-projecten
ontwikkelprojecten
Risico’s (12)