de heusdense manier van werken versie 2.0 (met het differs zaaksysteem)
DESCRIPTION
Presentatie van Hokie FoTRANSCRIPT
De Heusdense Manier van Werken 2.0
Congres Digital Groep
23 september 2010
De heer H. FoTeam-& programmamanager Informatievoorziening
443.000 inwoners
4gebied tussen ‘s-Hertogenbosch en Waalwijk
43 grote kernen: Drunen, Vlijmen, Heusden
4bestaat sinds 1997
‘s-HertogenboschWaalwijk
Tilburg
Heusden
NOORD BRABANT
Welkom bij Heusden!
DoelstellingenHeusdense Manier van Werken
Drie hoofddoelstellingen• Burger centraal• Integraal werken• Locatieongebonden
werken
Vijf subdoelstellingen• Kennisdeling
optimaliseren• 100% digitaal• Procesoriëntatie • Professionalisering• Corporate identity
Een integraal conceptHeusdense Manier van Werken
• Vanuit de 8 projectdoelen
• Totaal concept ontwikkeld vanuit 4 deelgebieden
• Interactie met medewerkers
• ICT
• Organisatie
• Werk-• omgeving
• Informatie• beheer
• HMW
Onze missie en visie
• De burger centraal stellen door– Op innovatieve wijze– Integraal en – Flexibel samen te werken
• Verbetering van de informatievoorziening is essentieel voor onze manier van werken.
• Sturing op kernwaarden klantgerichtheid, samenwerken en verantwoordelijkheid nemen.
Onze geschiedenis
• Tot 2000 kanteling van activiteiten via focus op producten naar focus op processen
• 2001 start Heusdense Manier van Werken (HMW) en Heusden gaat voor 100% digitaal– Alle processen digitaliseren in workflow– Document slechts op 1 plek – Informatie beschikbaar en toegankelijk op intranet en
internet
Onze geschiedenis(vervolg)
• 2006 evaluatie– 10% digitaal met 55 werkprocessen– Documentaire en digitale informatie niet goed geordend– Originelen zwerven rond bij medewerkers & lockers
zitten vol met dossiers
• 2007 besluit bundeling I&A, WFM en DIV in nieuw team IV
• 2008 start team IV en ontwikkeling Programma Informatievoorziening
• 2009 bouwen, organiseren en voorbereiden
De Heusdense win-win- oplossing
• Combineer procesgericht werken met zaakgericht werken
• Verbindt het unieke van documentaire informatievoorziening met mogelijkheden van ICT
• Dat is het Zaaksysteem dus!
De vervolgstappen
• Zaaksysteem verder uitbouwen met nog meer functionaliteiten op basis van gebruikerservaringen
• Implementeren zaaktype besluitvorming en omgevingsvergunning (wabo)
• Aansluiten nieuwe gemeentelijke website• Realiseren van een klantvolgsysteem• Verrijken met geo-informatie
Onze toekomst
• Een universeel bruikbaar informatiesysteem voor gemeenten, provincie en centrale overheid
• Voor burger, bestuur en medewerker op elk moment van de dag passende informatie beschikbaar, doorzoekbaar en toegankelijk
Quiz: waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden
1. Worden alle documenten centraal opgeslagen in 1 systeem?
2. Weet u ook altijd of het gaat om een concept of een definitieve versie?
3. Kunt u ook relevante mailtjes, telefoonnotities, opmerkingen voor collega’s opslaan bij het werkdossier?
4. Kunt u zoeken op alles wat er is?
5. Weet u ook altijd wat de status is van het werkdossier?
Quiz: waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden
6. Weet u wie er allemaal bij betrokken zijn?
7. Weet u ook wie wat wanneer gedaan heeft?
8. Komt een digitaal aanvraagformulier rechtstreeks en zonder menselijke tussenkomst in uw werkvoorraad?
9. Heeft u altijd inzicht in uw werkvoorraad (nieuw vs. bestaand, aantallen, deadlines)?
10.Kan elke collega bij uw werkdossier als u op een congres bent en er is bijvoorbeeld paniek?
Waar staat u?Uw werkdossier getoetst aan Heusden
• Bonusvraag: en geldt dit voor alle in de gemeente voorkomende werkprocessen?
• Wie had op alle 10 de vragen “ja” geantwoord?
• Heusden wel!!!
• En dat sinds 12 april 2010.
Mijn werkbakje
Sneakpreview Zaaksysteem
Heusden & Het Nieuwe Werken
• Is de implementatie van het Zaaksysteem een belangrijke mijlpaal voor Heusden?
• Ja, het Zaaksysteem is een mooi hulpmiddel– Klant beter van dienst kunnen zijn– Versterking professionalisering medewerkers– Aantrekkelijk voor nieuwe medewerkers– Beter voorbereid voor de toekomstige uitdagingen
• Vindt u dat Heusden HNW-proof is?
Enthousiast & nieuwsgierig?
• Wilt u meer weten over het Zaaksysteem? Neem dan contact op met Janneke Kromkamp van de Digital Groep +31 6 2481 8520 of [email protected].
• Heeft u andersoortige vragen? Neem dan contact op met Hoki Fo (073-5131789 of [email protected]).