de procedure voor vernietiging in het stadsarchief diest
TRANSCRIPT
Vernietigingsprocedure van het stadsarchief Diest
Petra Vanhoutte10/09/2015
cmw
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
• Context • Aanleiding • OCMW• Stad • Resultaat• Vernietigingsprocedure
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Stadsarchief Diest • Tot 2005: hoofdzakelijk
erfgoedfunctie • Vanaf 2007: combinatie van
erfgoedfunctie en hedendaags documentbeheer • Digitaal werken • Selectie • Archiveren van email
• Vanaf 2014: verantwoordelijk voor archieven van de stad en OCMW
• Personeelsbezetting: 1 VTE, verdeeld over 2 halftijdse medewerkers
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Aanleiding
• Opleidingen procesmanagement voor de leidinggevenden van de stad en het OCMW • 7 opleidingsdagen met externe lesgever • Focus op microniveau van procedures • Leren om proces te documenteren, te analyseren en
verbetervoorstellen te formuleren • Gemengde groepjes: ocmw en stad
• Eerste traject: overdracht van archieven • Tweede traject: vernietiging van archieven
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Voor de procedure: OCMW
- Het proces verloopt niet bij elke dienst op dezelfde manier (niet elke dienst zet elke stap)
- Geen uniforme wijze van registreren - Registratie verloopt zonder plaatsnummers - Er wordt geen toestemming gevraagd aan Rijksarchief - Diensthoofd heeft niet altijd inspraak in wat er wordt
vernietigd- Er wordt niet geregistreerd welke stukken vernietigd worden - Er wordt versnipperd terwijl dit geen efficiënte vernietiging
is
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Voor de procedure: STAD Eerste stap: deponeren in het archief (sinds 2011)
In 2014 werd deze procedure ook ingevoerd voor het OCMW
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
cmw
En daarna…
Voorlopig geen selectie maar opslag
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
cmw
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Resultaat:
• Geschatte hoeveelheid te vernietigen materiaal: • OCMW: 150 meter (900 dozen) • Stad: 2000-2500 dozen
• Geschatte hoeveelheid vanaf 2016: 100-150 dozen per jaar
cmw
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Voorstel nieuw proces
cmw
Goedgekeurd door college en managementteam in juni 2015
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Aanpassing depotomgeving
• Afstappen van het systeem van plaatsing per dienst (thematische plaatsing)
• Invoering plaatsing op moment van selectie (rekken van 2016 tot 2048)
• Depot voor permanent te bewaren archief apart van op termijn te vernietigen materiaal
• Inhalen van achterstanden (retroactieve deponeringslijsten)
cmw
Braktiviteit “De kunst van het vernietigen” 10/09/2015 – Petra Vanhoutte
Vragen?
Petra Vanhoutte Stadsarchief Diest 013 327 009 [email protected]
cmw