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Especial Software Contable

Decálogo sobre el

software contable y el

Nuevo PGC

Decálogo sobre el

software contable y el

Nuevo PGC

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l pasado 16 de noviembre de 2007 se apro-

baron por Real Decreto el Plan General de

Contabilidad (en adelante el Nuevo PGC o el

Nuevo Plan) y el Plan General de Contabilidad de Pe-

queñas y Medianas Empresas (en adelante el PGC

Pymes) y los criterios específicos para microempresas.

Estos planes contables suponen el desarrollo re-

glamentario de la reforma contable que tuvo su hito

más importante en la Ley 16/2007, de 4 de julio, de

reforma y adaptación de la legislación mercantil en

materia contable para su armonización internacional

con base en las Normas Internacionales (NIC/NIIF)

aprobadas por la Unión Europea. Esta Ley modificó

los aspectos contables recogidos en el Código de

Comercio, el Texto Refundido de la Ley de Socieda-

des Anónimas y la Ley de Sociedades de Responsa-

bilidad Limitada.

Con anterioridad a la Ley 16/2007, y de acuerdo

con determinados Reglamentos de la Unión Euro-

pea recogidos en la normativa española, las socie-

dades cotizadas (para sus cuentas consolidadas) y

las entidades de crédito ya se habían visto obligadas

a elaborar sus cuentas anuales de acuerdo a las Nor-

mas Internacionales recogidas en dichos Reglamen-

tos para los ejercicios iniciados a partir de 1 de

enero de 2005.

Pero es la Ley 16/2007 la que va a iniciar la cre-

ación de un nuevo marco normativo en materia

contable en España con aplicación general para to-

das las empresas, cualquiera que sea su forma jurí-

dica, que estén obligadas a llevar contabilidad. Pre-

cisamente la disposición final primera de la Ley au-

torizó al Gobierno para que aprobara el Nuevo PGC,

el PGC Pymes y las modificaciones y normas com-

plementarias.

Al hablar de modificaciones y normas comple-

mentarias es fácil comprender que los nuevos planes

contables no son el punto final de la reforma que

se verá complementada por las adaptaciones secto-

riales del Nuevo PGC y por la revisión de las Normas

para la Formulación de las Cuentas Anuales Consoli-

dadas que vienen recogidas actualmente en el Real

Decreto 1815/1991.

Lógicamente, la aprobación del Nuevo PGC su-

pone la derogación del Plan General de Contabili-

dad de 1990 y de las normas de igual o inferior

rango que se opongan a lo dispuesto en el Nuevo

PGC. Por tanto, el Nuevo PGC, el PGC Pymes y las

nuevas normas que se aprueben serán las que deban

ser utilizadas por las empresas para los ejercicios

que se inicien a partir del 1 de enero de 2008.

Son muchas las novedades o diferencias que in-

troduce el Nuevo PGC respecto del Plan de 1990. Es

por ello que una adecuada formación sobre la re-

forma contable en general y sobre el Nuevo PGC en

particular es muy recomendable para los profesio-

nales que trabajen en las áreas de contabilidad y ad-

ministración de las empresas. Por su parte, el PGC

Pymes viene a ser como una versión simplificada del

Nuevo PGC que se limita, fundamentalmente, a eli-

minar la regulación contable de aquellas transaccio-

nes que, por lo general no son realizadas por este

tipo de empresas, tales como combinaciones de ne-

gocios, negociación con instrumentos financieros,

transacciones con pagos basados en acciones o re-

tribuciones a largo plazo al personal mediante, por

ejemplo, aportaciones a planes de pensiones.

La gran mayoría de las empresas en España, in-

cluso las pequeñas empresas, llevan su contabilidad

en programas o aplicaciones informáticas que tie-

nen mayor o menor conexión con otros programas

de gestión, o que forman parte de soluciones inte-

gradas de gestión o ERPs. Incluso las empresas más

pequeñas que, por criterios de coste-eficiencia, han

subcontratado la gestión administrativo-contable

con asesorías o despachos profesionales pueden es-

tar seguras de que su información económico-con-

table está siendo llevada en alguna de las aplicacio-

nes informáticas que existen en el mercado.

w

Ficha Técnica

E

www.estrategiafinanciera.es[ ]

AUTOR: Herrara Agudo, Juan Pablo

TÍTULO: Decálogo sobre el software contable y el Nuevo PGC

FUENTE: Estrategia Financiera, nº 248. Marzo 2008

LOCALIZADOR: 17/ 2008

RESUMEN: Mucho se está hablando de las ventajas que supone contar conun potente software contable para hacer frente a los cambios impuestos porla nueva normativa contable de 2008. Sin embargo, antes de tomar cualquierdecisión al respecto hay que tener muy claro que lo más importante es quela herramienta nos facilite el cumplimiento de las obligaciones contables ymercantiles al tiempo que nos ayude en la transición del Plan de 1990 alnuevo Plan y siga facilitando la gestión diaria.

DESCRIPTORES: Especial Software Contable, Plan General Contable (PGC),Conversión contable, Patrimonio Neto, Estado de Flujos de Efetivo.

Diez son las claves o aspectos del nuevo Plan General Contable que no pueden faltar enningún software contable que se precie. Conocerlas le permitirá avanzar con seguridad en su

proceso de adaptación a la nueva realidad contable

, Juan Pablo Herrera Agudo

CFO de Sage España

Nº 248 • Marzo 2008 Estrategia Financiera 29

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Decálogo sobre el el software contabley el nuevo PGC

Especial Software Contable

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Existen ciertas operaciones habituales de las em-

presas que no deberían verse muy afectadas por la

aprobación del Nuevo PGC dado que la normativa

que las regula no cambia de forma significativa. Para

otras transacciones, de mayor o menor compleji-

dad, los gestores y contables deberán conocer y apli-

car nuevas normas de registro y valoración.

Adicionalmente, existe una cierto número de

procesos contables en la gestión empresarial tanto

diaria como periódica (por ejemplo en el cierre y

apertura del ejercicio o en la elaboración de las cuen-

tas anuales) para los que deben tenerse en cuenta

las novedades introducidas por el Nuevo PGC y, en

general, por la reforma contable. Algunos de esos

procesos diarios y periódicos son facilitados por di-

versas funciones incluidas en el software contable.

Como veremos a continuación, lo que debemos

buscar en el software contable es que nos siga faci-

litando la gestión diaria y el cumplimiento de las

obligaciones contables y mercantiles establecidas en

la nueva normativa, así como que nos ayude en la

transición del Plan de 1990 al Nuevo Plan.

Aunque las formas en que el software contable

nos puede ayudar en la implantación de la nueva

normativa contable en nuestra empresa son muy

variadas, hemos destacado los siguientes diez as-

pectos como claves.

1El nuevo plan de cuentas. La cuarta parte del

Nuevo PGC, cuadro de cuentas, contiene, como

ya sucedía en el Plan de 1990, los grupos, sub-

grupos y cuentas necesarios, debidamente codifica-

dos para su utilización por la empresa. Aunque la

utilización del cuadro de cuentas propuesta por el

Nuevo PGC no es obligatoria, como tampoco lo era

el cuadro del anterior Plan, es bien sabido que un

gran número de empresas lo usan por su general

aceptación y porque las cuentas del plan son un re-

ferente obligado en relación con las partidas de las

cuentas anuales.

Pues bien, el Nuevo PGC introduce un nuevo

cuadro de cuentas donde aparecen, desaparecen y

cambian su denominación o su numeración un gran

número de cuentas con respecto al Plan anterior. Es-

tas modificaciones se producen, en ciertos casos, por

los cambios en las normas de registro y valoración

de las diferentes transacciones y elementos patri-

moniales de la empresa que vienen recogidas, fun-

damentalmente, en la segunda parte del Nuevo PGC,

denominada normas de registro y valoración. En

otras ocasiones se producen cambios en la numera-

ción o en la denominación de las cuentas contables,

con respecto al anterior plan, sin que se produzcan

cambios sustanciales en las definiciones y relacio-

nes contables, es decir en los principales motivos de

cargo y abono de dichas cuentas. Por último hay

cuentas que se mantienen en el Nuevo PGC con el

mismo número, denominación y definición que te-

nían en el Plan de 1990.

El software contable ha de incorporar, en las

versiones comercializadas a partir de 2008, el

nuevo cuadro de cuentas para su utilización, con

carácter voluntario, por los usuarios del programa.

Por supuesto que los usuarios deberían poder per-

sonalizar parcial o totalmente, si así lo desean, su

propio plan de cuentas pero el uso de las cuentas

del Plan suele facilitar en las aplicaciones conta-

bles el uso de otras funciones del propio programa,

tales como la obtención de estados financieros en

borrador o definitivos, o la regularización y el cierre

contable.

Por último, el software contable debería tener in-

cluido no sólo el cuadro de cuentas del Nuevo PGC

sino también el cuadro de cuentas del PGC Pymes

para su posible uso por aquellas empresas que, cum-

pliendo los requisitos establecidos tanto en el Texto

Refundido de la Ley de Sociedades Anónimas como

en el propio ámbito de aplicación recogido en el artí-

culo 2 del PGC Pymes, deseen utilizarlo, ya que de-

bemos recordar que la aplicación del PGC Pymes es

voluntaria para las empresas que cumplan dichos re-

quisitos.

2La conversión contable en la apertura del primer

ejercicio a partir del 1 de enero de 2008. Tal y

como se establece en la disposición transitoria

primera del Nuevo PGC, las empresas deberán aplicar

los criterios contenidos en el Plan en el primer ejerci-

cio que se inicie a partir del 1 de enero de 2008 y, a

tal efecto, elaborarán un balance de apertura regis-

trando, dando de baja, reclasificando o reevaluando

los elementos patrimoniales, activos y pasivos, de

acuerdo a dichos criterios. En otras palabras, en una

empresa con cierre al 31 de diciembre, el cierre con-

table del ejercicio 2007 se realizará con los criterios y

normas contables del Plan de 1990 y el ejercicio 2008

se abrirá con un balance de apertura que incorpore

los ajustes y reclasificaciones necesarios para cum-

plir con el Nuevo PGC desde su inicio. Los ajustes ten-

drán como contrapartida en esta primera aplicación

del Nuevo Plan una partida de reservas.

Para una empresa que viniera utilizando el cua-

dro de cuentas sugerido por el Plan de 1990, los

nuevos activos y pasivos a registrar, aquellos que

deben ser dados de baja y las reclasificaciones que

plantea la disposición transitoria primera, se corres-

ponderán, en gran medida, con nuevas cuentas,

El software contable debería tenerincluido no sólo el cuadro de cuentasdel nuevo PGC sino también elcuadro de cuentas del PGC de Pymes

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cuentas que desaparecen y cuentas que cambian de

denominación o definición en el Nuevo PGC con res-

pecto al Plan anterior. También los nuevos criterios

de registro y valoración podrán implicar que, utili-

zando las mismas cuentas contables, deban reali-

zarse ajustes sobre los saldos de cierre con contra-

partida en la cuenta de reservas ya mencionada.

Por otro lado, no hay que olvidar que si una em-

presa venía utilizando el cuadro de cuentas del Plan

de 1990 y quiere seguir utilizando el cuadro de

cuentas del nuevo PGC, tendrá que considerar aque-

llas cuentas que, sin cambiar de definición y rela-

ciones contables, cambian sin embargo de numera-

ción o denominación.

En este proceso complejo de apertura del ejerci-

cio bajo el nuevo Plan, el software contable puede

ser de gran ayuda para las empresas que quieran se-

guir el cuadro de cuentas del Plan si dispone de una

herramienta o módulo que, al menos, realice las si-

guientes funciones:

• Que traspase al balance de apertura todas las

cuentas que no sufren modificación en su nu-

meración, denominación y definición, con sus

respectivos saldos.

• Que traspase asimismo aquellas cuentas con sus

respectivos saldos que, si bien han modificado su

numeración o denominación, mantienen su defi-

nición y relaciones contables. Esto lo vemos fácil-

mente con dos ejemplos. Un ejemplo de cuenta

que mantiene su numeración y definición pero

que modifica su nombre sería la cuenta 259

“Desembolsos pendientes sobre participaciones en

el patrimonio neto a largo plazo”, anteriormente

denominada “Desembolsos pendientes sobre ac-

ciones”. Un ejemplo de cuenta que mantiene su

denominación y definición, pero modifica su nu-

meración sería la cuenta 228 “Elementos de Trans-

porte” que pasa a ser la 218 en el Nuevo PGC. Se

podrían añadir decenas de ejemplos más.

• Que muestre el resto de cuentas y saldos no

traspasados en los pasos anteriores para que el

usuario de una forma sencilla pueda realizar los

ajustes y reclasificaciones necesarios para adap-

tar su balance de apertura a lo dispuesto en la

nueva normativa y usando las cuentas previstas

en el cuadro de cuentas del nuevo Plan. Nótese

que los ajustes y reclasificaciones mencionados

pueden afectar incluso a cuentas que no sufran

modificaciones en el Nuevo PGC pero cuyos sal-

dos deban ser corregidos por la aplicación de

nuevas reglas de valoración y registro.

• Que los ajustes y reclasificaciones, como conse-

cuencia del proceso, se incorporen como líneas

adicionales del asiento de apertura o, al menos,

puedan ser obtenidos por la empresa para su in-

corporación como un asiento en los libros ofi-

ciales de contabilidad.

• Que en el transcurso del proceso, el usuario

pueda guardar los cambios realizados hasta un

determinado momento y, en caso necesario, des-

hacer y repetir la conversión.

El proceso habrá concluido con éxito si habiendo

cerrado con las cuentas y los saldos resultantes de la

aplicación del Plan de 1990, después del saldo de

apertura sólo queda saldo en cuentas del cuadro

propuesto por el Nuevo PGC y, además, dichos sal-

dos son conformes a las nuevas normas de registro

y valoración.

3Los nuevos modelos de los estados financieros

tradicionales: balance y cuenta de pérdidas y ga-

nancias. Los programas de contabilidad suelen

incorporar la función de obtener el balance de situa-

ción y la cuenta de pérdidas y ganancias según los mo-

delos del Plan General de Contabilidad y, en algunos

casos, incluso los modelos oficiales del Registro Mer-

cantil. Ello es posible porque los modelos son preconfi-

gurados con las cuentas que debe recoger cada uno

de los epígrafes del activo, del pasivo y de la cuenta de

pérdidas y ganancias según viene determinado en el

propio Plan Contable. Adicionalmente, se permite al

usuario que pueda crear y modificar las relaciones con-

tables de cada cuenta con el epígrafe que quiera de los

estados financieros para que, de esta forma, pueda re-

alizar su propio plan de cuentas per-

sonalizado o sus estados financie-

ros personalizados.

Para facilitar el trabajo de

los usuarios que

quieran seguir el

plan de cuentas su-

gerido en el Nuevo

Plan el software conta-

ble debe incorporar los

modelos de balance

de situación y cuenta

de pérdidas y ganancias recogidos

en la tercera parte del Nuevo PGC.

4Los nuevos estados financieros: el estado de

cambios en el patrimonio neto y el estado de flu-

jos de efectivo. La gran novedad de la tercera

parte del Nuevo PGC viene dada por la incorpora-

ción de dos nuevos estados a las cuentas anuales: el

estado de cambios en el patrimonio neto y el estado

de flujos de efectivo. El primero es obligatorio para

todas las empresas mientras que el segundo no lo

será para las empresas que, por su tamaño, puedan

formular balance, estado de cambios en el patrimo-

nio neto y memoria en modelo abreviado.

El estado de cambios en el patrimonio neto se

presenta realmente en dos documentos:

• El estado de ingresos y gastos reconocidos.

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y el nuevo PGC

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• El estado total de cambios en el patrimonio

neto.

Lo ideal es que, de nuevo, el software contable

pueda ayudar a las empresas que sigan el cuadro de

cuentas del Plan, o que hayan definido adecuada-

mente su propio Plan de cuentas, a completar estos

estados financieros. Esto será más fácil en relación

con el estado de ingresos y gastos reconocidos que

con los otros documentos por una sencilla razón. Los

epígrafes del estado de ingresos y gastos reconoci-

dos guardan relación con cuentas contables de ma-

nera similar al balance y la cuenta de resultados

mientras que la información a incluir en el estado to-

tal de cambios en el patrimonio neto y en el estado de

flujos de efectivo, si bien puede obtenerse de la in-

formación contable, no se corresponde de forma di-

recta con los saldos contables.

Es importante destacar que, al igual que sucedía

en el Plan de 1990, los modelos de los estados fi-

nancieros de las cuentas anuales incluidos en el

Nuevo PGC son de obligatoria aplicación tanto en

su formato como en sus denominaciones.

Por último, señalar que

el Nuevo PGC contempla,

como ya lo hacía el anterior,

modelos abreviados de ba-

lance, cuenta de pérdidas y

ganancias, estado de ingre-

sos y gastos reconocidos y

estado de cambios en el pa-

trimonio neto que podrán

ser usados por las empresas

que, por su tamaño, cum-

plan los requisitos estableci-

dos para su utilización. Pero

además, las empresas que

apliquen porque puedan y

quieran hacerlo el PGC

Pymes también dispondrán

de modelos de cuentas

anuales de Pymes que in-

corporan el balance de Pymes, la cuenta de pérdi-

das y ganancias de Pymes y el estado de cambios en

el patrimonio neto de Pymes que son similares pero

no idénticos a los modelos abreviados.

5La regularización y cierre del ejercicio bajo el

nuevo PGC. Una novedad importante del

Nuevo PGC es la posibilidad de que determi-

nados ingresos y gastos se contabilicen directa-

mente en el patrimonio neto hasta que se pro-

duzca el reconocimiento, baja o deterioro del ele-

mento con el que están relacionados, momento en

el cual, con carácter general, se contabilizarán en

la cuenta de pérdidas y ganancias.

Precisamente para dar cabida a esos ingresos y

gastos imputados al patrimonio neto, el cuadro de

cuentas del Nuevo PGC, como novedad respecto al

de 1990, incorpora dos nuevos grupos: el 8 y el 9.

El software contable suele facilitar el proceso de

regularización y cierre del ejercicio contable de la

empresa saldando las cuentas contables de los gru-

pos 6 y 7 con cargo o abono a la cuenta 129 de re-

sultado del ejercicio. Los programas deberán ser

adaptados adecuadamente para que las cuentas de

los grupos 8 y 9 no sean saldadas al cierre del ejerci-

cio con contrapartida en la cuenta 129 sino, en su

caso, en las cuentas del grupo 13 y en la cuenta 115

según correspondan por la aplicación del Nuevo PGC.

6La actualización de asientos predefinidos están-

dar. El software contable a menudo suele in-

corporar asientos predefinidos estándar que

facilitan la contabilización diaria de las operaciones

más corrientes de la empresa. Asimismo, los propios

usuarios del programa pueden modificar o añadir

nuevos asientos predefinidos que les ayuden en su

gestión contable.

Los fabricantes de software contable deberán re-

visar que los asientos predefinidos estándar que in-

corporen las nuevas versiones de los programas in-

cluyan exclusivamente cuentas contables y respon-

dan a relaciones contables del Nuevo PGC de cara a

evitar errores en la contabilización de los usuarios.

7El tratamiento de las diferencias en moneda es-

tranjera. Algunos programas contables inclu-

yen funciones de ayuda para la contabiliza-

ción de las diferencias de cambio motivadas por las

transacciones en moneda extranjera. Una de las no-

vedades en esta materia es el cambio de criterio en

el tratamiento de las diferencias positivas no reali-

zadas en partidas monetarias tales como la tesore-

ría, los préstamos o partidas a cobrar y los débitos o

partidas a pagar. En el Nuevo PGC se contabilizan

directamente en la cuenta de pérdidas y ganancias,

como consecuencia de la puesta en pie de igualdad

del principio de prudencia respecto a los otros prin-

cipios, y del consecuente tratamiento simétrico de

todas las diferencias de cambio: positivas y negati-

vas.

En consecuencia, el software contable que in-

cluya funciones que faciliten la contabilización de

las diferencias de cambio no realizadas deberá ac-

tualizar dicha funcionalidad para que otorgue el

mismo tratamiento a las diferencias positivas que a

las negativas.

8Posibilidad de obtención de información segmen-

tada. La tercera parte del Nuevo PGC, Nor-

mas de Elaboración de las Cuentas Anuales,

establece dentro de las normas de contenido mí-

nimo de la memoria, que la empresa informará de

la distribución del importe neto de la cifra de ne-

gocios correspondiente a sus actividades ordina-

rias por categorías de actividades, así como por

mercados geográficos siempre que dichas catego-

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Nº 248 • Marzo 2008 Estrategia Financiera 33

rías y mercados difieran entre sí de una forma con-

siderable. Las empresas que puedan formular

cuenta de pérdidas y ganancias abreviada podrán

omitir esta información.

De lo anterior se deduce que esta obligación de

proporcionar información segmentada será de apli-

cación a un número limitado de empresas medianas

y grandes con varias actividades diferenciadas o que

operan en diferentes mercados, por ejemplo, me-

diante la exportación.

Para facilitar esta labor de información en la me-

moria de las cuentas anuales, el software contable o,

en su caso, el de gestión comercial de la empresa po-

drá incluir funciones que permitan distinguir las ven-

tas por categorías o mercados geográficos, bien sea

mediante la configuración de los maestros de artí-

culos, de las fichas de clientes o de la definición de

las cuentas o subcuentas contables o analíticas.

9Posibilidad de obtención del resultado del ejerci-

cio procedente de operaciones interrumpidas.

Las normas de elaboración de las cuentas

anuales del Nuevo PGC establecen también que las

empresas deberán registrar en un epígrafe único y

separado de la cuenta de pérdidas y ganancias el

resultado después de impuestos de las actividades

interrumpidas, según se definen estas actividades

en el propio Plan. Adicionalmente, en la nota co-

rrespondiente de la Memoria se deberá proporcio-

nar información detallada acerca de estas activida-

des.

Como en el caso anterior, la necesidad de propor-

cionar este tipo de información en las cuentas anua-

les será más probable en empresas medianas y gran-

des que se dediquen a varias actividades o negocios y

que, en algún momento, procedan a la venta o dispo-

sición por cualquier otra vía de alguna de ellas.

De nuevo, el software contable puede facilitar el

cumplimiento de esta obligación de información

contable si, mediante determinadas funciones como

la posibilidad de contabilidad analítica, permite dis-

tinguir los ingresos, gastos y elementos patrimonia-

les de las diversas actividades de la empresa o, al

menos, de aquellas actividades interrumpidas o dis-

ponibles para la venta.

10Adecuada formación e información sobre las

novedades del software contavle en relación

con el nuevo PGC. Como ya hemos comen-

tado una formación adecuada es imprescindible para

garantizar el éxito de la aplicación del Nuevo PGC y

en general de la nueva normativa contable en las

empresas. Una vez que los usuarios contables de las

empresas, asesorías y despachos profesionales han

comprobado que tienen la versión de su programa

contable que contiene las adaptaciones al nuevo Plan

y quieren aprovecharse de las mismas parece razo-

nable que reciban una formación no sólo teórica so-

bre la nueva normativa contable sino también prác-

tica sobre las novedades y funcionalidades de que

dispone su aplicación para realizar el proceso de con-

versión de su contabilidad al Nuevo PGC y para la

gestión día a día en el nuevo ejercicio aplicando ya

ese Nuevo Plan.

CONCLUSIÓN

La aprobación de las nuevas normas contables

de obligado cumplimiento para las empresas en los

ejercicios que se inicien a partir del 1 de enero de

2008 supondrá un esfuerzo importante para las em-

presas tanto en lo que se refiere a la formación ne-

cesaria para conocer de forma suficiente la nueva

normativa como en su aplicación práctica en la ges-

tión contable a partir de la entrada en vigor de di-

chas normas, incluyendo el esfuerzo puntual nece-

sario para realizar una adecuada conversión de la

contabilidad en la apertura del primer ejercicio su-

jeto al Nuevo PGC o al PGC Pymes.

Los editores de software contable han introdu-

cido lo que se conoce como “adaptaciones” de los

programas que comercializan a algunos requeri-

mientos de las nuevas normas de manera que facili-

ten el cumplimiento de las mismas y la gestión con-

table diaria y periódica a las empresas. 9

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y el nuevo PGC

El software contable ha deincorporar, en las versiones

comercializadas a partir de 2008, elnuevo cuadro de cuentas para su

utilización, con carácter voluntario,por los usuarios del programa

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