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2020
T E L E O P O S I C I O N E S
Avda. Maisonnave 28, bis 4ª Planta, Alicante
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https://goo.gl/maps/tJa9Q64RXqQ2mailto:[email protected] escrito a máquina
xppoliTexto escrito a máquina
xppoliTexto escrito a máquina
xppoliTexto escrito a máquinaTEMA 15 LA TRAMITACIÓN DE LA FACTURA ELECTRONICA
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La facturación electrónica consiste en la transmisión de las facturas
o documentos análogos entre emisor y receptor por medios
electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenadora
otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos
(o cualificados), con la misma validez legal que las facturas emitidas
en papel.
Si buscamos una definición específica, podemos recurrir al artículo 1
de la Ley 56/2007: “La factura electrónica es un documento
electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente
exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de
su origen y la integridad de su contenido”.
Aunque existen varios mecanismos para garantizar la autenticidad
del origen, la integridad del contenido y la legibilidad de una factura,
ya sea en papel o en formato electrónico, desde el momento de su
expedición hasta el final del período de conservación de la factura,
en el caso de la factura electrónica, el uso de la firma electrónica es
el más generalizado en España.
La normativa reguladora de la facturación electrónica es la siguiente:
Directiva 2010/45/UE, de 13 de julio de 2010, por la que se modifica
la Directiva 2006/112/CE relativa al sistema común del Impuesto
sobre el Valor Añadido, en lo que respecta a las normas de
facturación.
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación.
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Orden EHA/962/2007 por la que se desarrollan determinadas
disposiciones sobre facturación telemática y conservación
electrónica de facturas, que mantiene su vigencia en cuanto no se
oponga al Real Decreto 1619/2012 anterior.
En términos generales, el proceso de facturación electrónica lo
formarían dos pasos básicos y diferenciados en todo sistema de
facturación: emisión y recepción de facturas.
1. En la emisión, el emisor, con la conformidad del receptor, transmite
a éste por medios telemáticos la factura electrónica (que
frecuentemente incluye una firma electrónica) y conserva copia o
matriz (la base de datos). Si se conserva la base de datos, no es
necesario conservar las copias de los documentos electrónicos
firmados.
2. El receptor recibe la factura en formato digital y la conserva en
soporte informático para su futura consulta e impresión, si fuera
necesario. Al ser la factura un documento firmado electrónicamente,
debe guardar la información relativa a la comprobación de la validez
de la firma electrónica, o que permita comprobar esta validez
transcurrido un tiempo.
De esta forma ya no se exige imprimir la factura para que ésta sea
válida legal y fiscalmente, y todo el tratamiento (emisión, distribución
y conservación) puede realizarse directamente sobre el fichero
electrónico generado por el emisor.
Para poder facturar de forma electrónica es necesario tener el
consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal
o escrito. En cualquier momento, el destinatario que reciba las
facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar al
proveedor su deseo de recibirlos en papel. Así, el proveedor deberá
respetar el derecho del cliente.
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Se podrá utilizar la facturación telemática con sólo un cliente y emitir
facturas en papel y telemáticamente en un mismo ejercicio para el
mismo cliente.
Para la implantación de la factura electrónica o digital no son
necesarios complejos requerimientos tecnológicos. Lo único que
tenemos que hacer es firmar digitalmente nuestra factura. La factura
puede ser un documento de Word, Excel, PDF, etc.
Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización
certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros
documentos que conserven en papel y que tengan carácter de
originales.
Las condiciones para la realización de la E-factura son:
Tener un formato electrónico de factura de mayor o menor
complejidad.
Transmisión telemática (de un ordenadora a otro).
Los formatos anteriores tienen que garantizar su integridad y
autenticidad mediante una firma electrónica reconocida.
Los campos obligatorios que toda factura (tanto en papel como
electrónica) son:
Número de factura.
Fecha de expedición.
Razón social del emisor y del receptor.
NIF del emisor y receptor.
Descripción de las operaciones (base imponible).
Tipo impositivo.
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Cuota tributaria.
Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
Obligaciones del expedidor:
Entre las obligaciones podemos destacar:
Creación de la factura mediante una aplicación informática que
contenga las obligaciones mínimas requeridas.
Poseer firma electrónica reconocida.
Remisión telemática.
Conservar copia o matriz de la factura.
Contabilización y anotación en registros de IVA.
Conservación durante el periodo de prescripción.
Garantía de accesibilidad completa: visualización, búsqueda
selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Subcontratación a un tercero: todas las fases anteriores pueden
subcontratarse a un tercero, sin perder su responsabilidad (es el
obligado tributario el responsable de cumplir todas las obligaciones).
Obligaciones del destinatario:
Tenemos;
Recepción de la factura por medio electrónico: verificando los
contenidos mínimos y exigibles y comprobación de la firma
electrónica.
Conservar la factura electrónica en su integridad, sin modificaciones.
Contabilización y anotación en registros de IVA.
Conservación durante el periodo de prescripción.
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Gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad
completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en
línea e impresión.
Todas las fases descritas se pueden subcontratar a un tercero, sin
perder su responsabilidad.
Factura expedida por una empresa extranjera:
Se deben de cumplir las mismas condiciones que tiene una factura
expedida y remitida en España.
En el caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en
España el que debe cerciorarse de que se trata de una firma
electrónica reconocida.
En el caso de la UE, la firma electrónica ha de cumplir:
El certificado indica su propio contenido que es un certificado
reconocido y la Autoridad de Certificación tiene públicamente
accesibles sus políticas de certificación en las que indica que cumple
con lo establecido en la Directiva Europa 1999/93/CE.
El certificado ha de estar inscrito en algún registro público de
autoridad competente en materia de firma o fiscal.
Con países que estén fuera de la UE:
El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la
UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo
con la Directiva 1999/93/CE .
Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con
terceros países.
La expedición de facturas fuera del territorio español está regulada
por la Orden EHA/962/2007 , indicando:
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Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en España, pero es residente en un país de la UE o
país con el que exista un instrumento jurídico: No es necesaria la
autorización previa de la Agencia Tributaria.
Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en España, ni en un Estado Miembro de la UE, ni en un
país con el que exista un instrumento jurídico: Es necesaria la
autorización previa de la Agencia Tributaria
Digitalización certificada de facturas recibidas y documentos
sustitutivos recibidos y de otros documentos o justificantes.
La Orden EHA/962/2007 define la forma de gestionar
electrónicamente las facturas recibidas en papel gracias al concepto
de digitalización certificada. Se trata de un proceso en que, partiendo
de una factura en papel, se genera una imagen digital firmada
electrónicamente a la que se le aplica la presunción de tener el mismo
valor probatorio que la factura original, mayor, incluso que el de una
compulsa electrónica, permitiendo por ello destruir la propia factura
original en papel.
A este respecto dispone el Art. 7 , ORDEN EHA/962/2007, de 10 de
abril , por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre
facturación telemática y conservación electrónica de facturas,
contenidas en el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre , por
el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las
obligaciones de facturación lo siguiente:
“1. Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización
certificada de las facturas, documentos sustitutivos y de cualesquiera
otros documentos que conserven en papel que tengan el carácter de
originales.
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Las facturas, documentos sustitutivos y otros documentos así
digitalizados permitirán que el obligado tributario pueda prescindir de
los originales en papel que les sirvieron de base.
2. Se entiende por digitalización certificada el proceso tecnológico
que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de
escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en
una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos
estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean
admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
(…)”
Obligaciones de los destinatarios en la conservación electrónica de
las facturas y documentos sustitutivos.
Aunque existe la posibilidad de almacenar facturas electrónicas en
papel mediante un código de barras, es posible otro mecanismo
alternativo. Cuando sea un tercero que actúa en nombre y por cuenta
de los obligados tributarios, el emisor o el receptor de facturas
electrónicas podrá poner a disposición de sus clientes aplicaciones
informáticas que gestionen un repositorio de facturas y documentos
sustitutivos emitidos o recibidos, según corresponda, junto con la
firma electrónica generada o verificada (según corresponda al rol de
emisor o de receptor de la factura), proporcionando un código seguro
de verificación del documento.
Este código permitirá el acceso al documento asociado existente en
el repositorio (por ejemplo, a través de un acceso web) y garantizará,
al que accede, el cumplimiento de los requisitos legales de la factura
electrónica.
En este supuesto, un documento impreso en papel con este código
es válido, como sistema de conservación en papel de la factura
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electrónica, siempre que se mantenga el mencionado repositorio en
el que se encuentra el documento y su firma electrónica, exista un
mecanismo de verificación de la firma en el mismo y se pueda
acceder de forma completa al documento mediante dicho código
electrónico de autenticación, tal y como aparece establecido en el
Art. 6 , ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril .
Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en
formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su
expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido
y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el
periodo de conservación.
La regulación reglamentaria en materia de facturación se encuentra
contenida en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones
de facturación, aprobado por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de
noviembre .
El Art. 8 , Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre establece en
relación con los medios de expedición de facturas que:
“1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o
en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su
expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido
y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el
periodo de conservación.
2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica,
garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de
la factura.
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La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica,
garantizará que el mismo no ha sido modificado.
3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la
factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier
medio de prueba admitido en Derecho.
En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido
de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión
usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.
Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de
auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura
y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma
documenta”
Se entenderá por factura electrónica aquella factura que se ajuste a
lo establecido en el Reglamento de facturación y que haya sido
expedida y recibida en formato electrónico.
La expedición de la factura electrónica estará condicionada a que su
destinatario haya dado su consentimiento, tal y como establece el Art.
9 , Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
Los obligados tributarios podrán proceder a la digitalización
certificada de las facturas, documentos sustitutivos y otros
documentos que conserven en papel y que tengan carácter de
originales. Las condiciones para la realización de la E-factura son:
Tener un formato electrónico de factura de mayor o menor
complejidad.
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Transmisión telemática (de un ordenadora a otro).
Los formatos anteriores tienen que garantizar su integridad y
autenticidad mediante una firma electrónica reconocida.
Los campos obligatorios que toda factura (tanto en papel como
electrónica) son:
Número de factura.
Fecha de expedición.
Razón social del emisor y del receptor
NIF del emisor y receptor.
Descripción de las operaciones (base imponible).
Tipo impositivo.
Cuota tributaria.
Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)
Obligaciones del expedido
Entre las obligaciones podemos destacar:
Creación de la factura mediante una aplicación informática que
contenga las obligaciones mínimas requeridas.
Poseer firma electrónica reconocida.
Remisión telemática.
Conservar copia o matriz de la factura.
Contabilización y anotación en registros de IVA.
Conservación durante el periodo de prescripción.
Garantía de accesibilidad completa: visualización, búsqueda
selectiva, copia o descarga en línea e impresión.
Subcontratación a un tercero: todas las fases anteriores pueden
subcontratarse a un tercero, sin perder su responsabilidad (es el
obligado tributario el responsable de cumplir todas las obligaciones).
Obligaciones del destinatario
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Recepción de la factura por medio electrónico: verificando los
contenidos mínimos y exigibles y comprobación de la firma
electrónica.
Conservar la factura electrónica en su integridad, sin modificaciones.
Contabilización y anotación en registros de IVA.
Conservación durante el periodo de prescripción.
Gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad
completa: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en
línea e impresión.
Todas las fases descritas se pueden subcontratar a un tercero, sin
perder su responsabilidad.
Si se han recibido facturas en papel, el destinatario podrá optar por
convertirlas y conservarlas en formato electrónico. Si se han recibido
facturas en formato electrónico, el destinatario podrá optar por
convertirlas y conservarlas en formato papel.
Autenticidad e integridad de la factura electrónica
La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura
electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios
señalados en el Art. 8 , Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
.
En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido
de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las
siguientes formas:
Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo
dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del
Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por
la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica,
basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un
dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto
en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o
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bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el
apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se
define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE
de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos
jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo
relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos
que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la
Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su
utilización y hayan sido validados por la misma.
En el caso de lotes que incluyan varias facturas electrónicas
remitidas simultáneamente al mismo destinatario, los detalles
comunes a las distintas facturas podrán mencionarse una sola vez,
siempre que se tenga acceso para cada factura a la totalidad de la
información
Factura expedida por una empresa extranjera
Se deben de cumplir las mismas condiciones que tiene una factura
expedida y remitida en España.
En el caso de uso de firma electrónica, es el cliente residente en
España el que debe cerciorarse de que se trata de una firma
electrónica reconocida.
En el caso de la UE, la firma electrónica ha de cumplir:
El certificado indica su propio contenido que es un certificado
reconocido y la Autoridad de Certificación tiene públicamente
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accesibles sus políticas de certificación en las que indica que cumple
con lo establecido en la Directiva Europa 1999/93/CE.
El certificado ha de estar inscrito en algún registro público de
autoridad competente en materia de firma o fiscal.
Con países que estén fuera de la UE:
El certificado se halle acreditado por una entidad establecida en la
UE conforme a un Esquema Voluntario de Acreditación de acuerdo
con la Directiva 1999/93/CE.
Que una entidad AC establecida en la UE avale el certificado.
Que el certificado esté reconocido en virtud de acuerdos de la UE con
terceros países.
La expedición de facturas fuera del territorio español está regulada
por la Orden EHA/962/2007, indicando:
Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en España, pero es residente en un país de la UE o
país con el que exista un instrumento jurídico: No es necesaria la
autorización previa de la Agencia Tributaria.
Si el tercero, o destinatario caso auto factura, que expide facturas no
es residente en España, ni en un Estado Miembro de la UE, ni en un
país con el que exista un instrumento jurídico: Es necesaria la
autorización previa de la Agencia Tributaria
Firma Electrónica.
Es el conjunto de datos en forma electrónica, consignados juntos a
otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio
de identificación del firmante.
Se considera firma electrónica reconocida la firma electrónica
avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante
un dispositivo seguro de creación de firma.
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